Đề tài Quản lý khách sạn

lý nắm được nhanh chóng chính xác đồng thời giảm được các chi phí, các thao tác thủ công và đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Qua đó nó cũng giúp người quản lý nắm bắt được số lượng khách, tình trạng phòng, thời gian lưu trú của khách … để làm cơ sở cho việc thanh toán sau này. Bài toán “ Quản lý khách sạn” ra đời nhằm giải quyết và đáp ứng một cách hiệu quả các nhu cầu về mặt quản lý thông tin trong khách sạn trong điều kiện cơ sở vật chất và cơ sở hạ tầng ở Việt Nam còn nhiều khoảng cách so với các nước phát triển trên thế giới. Trong phạm vi đề án em không thể trình bày được cặn kẽ về hệ thống quản lý do việc hoạt động kinh doanh trong thực tế còn nhiều phức tạp đòi hỏi có tính chuyên môn cao, do đó em chỉ nêu lên những vấn đề mà mình đã thực hiện được trong việc phân tích và thiết kế hệ thống xây dựng chương trình . Ngoài các phần lời giới thiệu, kết luận, phụ lục, và danh sách các tài liệu tham khảo, đề án tốt nghiệp gồm 4 chương : Chương 1 : Đặt vấn đề. Chương 2 : Khảo sát bài toán. Chương 3 : Phân tích và thiết kế hệ thống cho bài toán Chương 4 : Thiết kế giao diện cho chương trình. Tuy nhiên, do việc nghiên cứu và xây dựng chương trình trong thời gian không dài cho nên đề án “Quản lý khách sạn” chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót, em momg nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy cô giáo và các bạn để chương trình này ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các thầy cô giáo trong khoa đã dạy dỗ và giúp đỡ em trong suốt thời gian học qua, và đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo-Phùng Tiến Hải đã tận tình chỉ bảo và tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt bản đề án này. Chương 1 Đặt vấn đề I. Tính cấp thiết của đề tài Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và cùng với sự xâm nhập nhanh chóng của tin học vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội thì vệc sử dụng máy tính trong công tác quản lý đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nó là một trong những yếu tố không thể thiếu nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý. Trong lĩnh vực kinh doanh thì hoạt động kinh doanh khách sạn là một trong những ngành đã gặp phải rất nhiều khó khăn khi phải quản lý toàn bộ trên giấy tờ. Khi khách đến có nhu cầu thuê phòng, nhân viên luôn phải có những thông tin về tình trạng phòng có thể cho thuê nhanh chóng, chính xác để trả lời cho khách, nhân viên phải báo cáo tình hình hoạt động của khách sạn sau mỗi ca làm việc hàng ngày tới ban quản lý. Việc điều chỉnh và bổ sung thông tin thực hiện rất khó khăn và không rõ ràng, việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian, độ chính xác kém. Đồng thời việc ghi hoá đơn còn rề rà, chưa đáp ứng yêu cầu về thời gian và thẩm mỹ. Những công việc trên nếu thực hiện trên giấy tờ thì sẽ mất rất nhiều thời gian mà độ chính xác không cao. Điều đó dẫn đến một hiệu quả kinh doanh thấp. Do đó, việc Tin học hoá các hoạt động kinh doanh và quản lý ngày càng trở nên bức thiết. Việc ứng dụng Tin học trong công tác quản lý giúp cho con người thoát khỏỉ lao động thủ công, nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hệ thống thông tin quản lý khách sạn ra đời có ý nghĩa quan trọng vì nó có thể góp một phần nào đó để giải quyết những khó khăn, vướng mắc còn tồn tại trong thực tế quản lý. Ta cũng có thể coi đó là một đóng góp tích cực của khoa học kỹ thuật vào cuộc sống. II. Mục đích và yêu cầu của đề tài Kinh doanh khách sạn là ngành kinh doanh dịch vụ cho con người, nó ra đời là để đáp ứng nhu cầu của con người trong quá trình đi công tác cũng như nghỉ ngơi. Hoạt động chính của kinh doanh khách sạn là cho thuê phòng. Trong khách sạn có nhiều loại phòng với nhiều mức giá khác nhau có thể là theo tiền Việt hoặc ngoại tệ để phục vụ khách. - Khách đến thuê phòng trong khách sạn có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Khách có thể đi đơn lẻ hoặc theo đoàn. Khi có khách đến thuê phòng, tuỳ theo nhu cầu của khách muốn ở trong thời gian bao lâu, phòng hạng mấy, giá cả…nhân viên lễ tân sẽ tìm ra danh sách các phòng thoả mãn cho khách lựa chọn. - Khi khách rời khỏi khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ nhận phòng trả từ khách. Căn cứ vào thời gian ở nhân viên lễ tân sẽ làm thủ tục thanh toán cho khách. Hình thức thanh toán có thể bằng tiền Việt hay ngoại tệ, có thể trả bằng tiền mặt hoặc séc. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn cho khách Hoạt động quản lý khách sạn thì có nhiều lĩnh vực như quản lý Lễ tân, quản lý Dịch vụ, quản lý Bar, Restaurant… . Qua khảo sát thực tế, em nhận thấy hầu hết các giao tiếp với khách hàng, các báo cáo gửi cho ban quản lý khách sạn đều do nhân viên lễ tân đảm nhiệm. Do vậy, trong phạm vi đề tài này, em đi sâu vào lĩnh vực quản lý Lễ tân với các chức năng : Đặt trước phòng: + Tìm phòng trống. Đưa ra danh sách các phòng còn trống cho khách lựa chọn. + Nhập thông tin về phòng được đặt trước để giữ phòng cho khách. Khi khách đến thuê phòng: + Tìm phòng đã đặt trước. + Tìm phòng theo yêu cầu đăng kí của khách. Đưa ra danh sách các phòng còn trống cho khách lựa chọn. + Nhập thông tin: . Thông tin thuê phòng . Thông tin về khách và đoàn khách ở trong khách sạn Khi khách rời khỏi khách sạn: + Làm thủ tục trả phòng và thanh toán cho khách + In hoá đơn thanh toán cho khách Tra cứu: + Cho phép tìm kiếm khách, phòng theo yêu cầu Báo cáo: + Báo cáo thường nhật về số lượng khách đang ở trong khách sạn + Báo cáo về tình hình phòng đang cho thuê III.Phạm vi hoạt động Hệ thống hoạt động trong phạm vi một đơn vị Công tác quản lý: Thực hiện các chức năng như trên Chương 2 Khảo sát bài toán I. Phát biểu bài toán ãCHƯƠNG TRèNH ĐĂNG Kí BUỒNG CHO KHÁCH YấU CẦU: Nhập tất cả cỏc dữ liệu ban đầu cú liờn quan đến thanh toỏn tiền cho một khỏch hàng như:tờn buồng(nếu cú khỏch đặt thỡ để trống),ngày vào,ngày ra,loại tiền thanh toỏn,đơn giỏ một ngày thuờ buồng Khi nhập mó đoàn(hoặc mó khỏch lẻ ) thỡ hiện tờn đoàn(hay tờn khỏch )đó được liệt kờ Khi đưa vào mó chưa nhập túm tắt về khỏch hàng thỡ phải kết thỳc việc nhập dữ liệu để nhập túm tắt về khỏch hàng Trong một số trường hợp đối với đoàn khỏch ,người ta khụng quan tõm đến tờn của từng thành viờn trong đoàn mà chỉ quan tõm đến từng buồng mà đoàn khỏch đú thuờ.vỡ vậy trong trường hợp này chỳng ta khụng cần nhập mó khỏch hàng cựng với tờn khỏch chỉ cần nhập mó đoàn và tờn buồng. Tệp nhập liệu cú cấu trỳc như sau: ãCHƯƠNG TRèNH NHẬP CÁC PHÁT SINH HÀNG NGÀY YấU CẦU Khi cú một phỏt sinh xảy ra đối với một khỏch hàng (hay một đoàn khỏch) Cần phải đưa vào mỏy để lưu trữ .cỏc phỏt sinh này bao gồm:tiền thuờ xe ,tiền điện thoại,tiền uống(tại phũng ngủ),tiền giặt là,cỏc khoản tiền khỏc đối với một đoàn khỏch,cú thể là thờ cho cả doàn ,vớ dụ như thuờ xe.cũng cú thể do cỏ nhận thuờ riờng,vỡ vậy cần phõn biệt ai thuờ xe thờm để đoàn khỏch biết.Cũn đối với thuờ theo cỏc buồng thỡ ghi thờm vào tờn buồng.Cỏc phỏt sinh khỏc như tiền điện thoại,tiền giặt là,tiền ăn,tiền uống thường được ghi theo cỏc buồng bởi vỡ cỏc phỏt sinh thường khỏc nhau nhau giữa cỏc buồngvà trong nhiều trường hợpvẫn in chi tiết từng buồng để tiện việc theo dừi và kiểm tra ãCHƯƠNG TRèNH NHẬP CÁC PHÁT SINH VỀ THU NỢ YấU CẦU Nhập cỏc phỏt sinh về thu nợ của hàng thỏng (hoặc hàng quớ) và đưa vào tệp quản lý nợ hàng thỏng.khi thực hiện chương trỡnh bỏo cỏo về nợ,mỏy sẽ hỏi tờn tệp làm việc hiện thời và tờn tệp làm việc hàng thỏng(để lưu số dư) Khi nhập dến mó khỏch hàng,phải thụng bỏo số tiền khỏch hàng đú cũn nợ ãCHƯƠNG TRèNH THANH TOÁN CHO MỘT KHÁCH HÀNG YấU CẦU Chương trỡnh này đưa ra phiếu thanh toỏn cho một khỏch hàng trong trương hợp cần thiết cú thể xem chi tiết cho tưng phỏt sinh cho của khỏch. Sau khi đưa tụng số tiền phải trả,mỏy sẽ hỏi số tiền khỏch trả (vỡ cú thể trả phiếu );nếu cú vấn đề gỡ xem xột lại cần phải kiểm tra thỡ ghi số 0 vào giỏ trị tiền trả và mục ngày để trống.Nếu số tiền trả là 0 thỡ bạn ghi ngay vào mục ngày trả ngày thanh toỏn để phõn biệt ngày thanh toỏn và số khụng muốn thanh toỏn .Nếu bạn ghi một giỏ trị khỏc thỡ coi như khỏch hàng đó chấp nhận thanh toỏn ãCHƯƠNG TRèNH THANH TOÁN CHO MỘT ĐOÀN KHÁCH YấU CẦU: Chương trỡnh dưa ra phiếu thanh toỏn cho một đoàn khỏch. Trong trường hợp cần thiết cú thể xem chi tiết từng phỏt sinh của một đoàn khỏch trong đoàn. Sau khi đưa ra tổng số tiền phải trả ,mỏy sẽ hỏi số tiền khỏch trả(vỡ cú thể trả thiếu )nếu cú vấn cần xem xột lại cần phải kiểm tra thỡ ghi số 0 vào giỏ trị tiền và mục ngày trả cần phải để trống.Nếu doàn khỏch chưa trả tiền thỡ bạn ghi giỏ trị 0 vào mục tiền trả và ghi vào mục mục ngày trả thanh toỏn,Nếu bạn ghi một giỏ trị khỏc thỡ coi như khỏch hàng đó chấp nhận thanh toỏn Cỏc phỏt sinh dược nhập trong FORM QUẢN Lí BUỒNG,số tiền nợ nếu cú)được ghi lại trong tệp THUNO.DBF ãCHƯƠNG TRèNH TỔNG HỢP MỘT NGÀY -Chương trỡnh yờu cầu phải dưa ra được bỏo cỏo tổng hợp trong một ngày -Số liệu đưa ra theo từng buồng ,số tiền phỏt sinh của cỏc khoản :tiền buồng ,tiền điện thoại ,tiền thuờ xe ,tiền giặt … -Tớnh số tiền nợ đó thu được của cỏc loại tiền trờn -Tớnh số tiền nợ chưa thu được của cỏc loại tiền ãCHƯƠNG TRèNH TỔNG HỢP CÁC NGÀY -đưa ra dược tổng hợp thực thu và đó thu của cỏc ngày tớnh từ đầu thỏng đến một ngày nào đú ãCHƯƠNG TRèNH BÁO CÁO KHÁCH NỢ YấU CẦU -chương trỡnh dưa ra bỏo cỏo về cỏc khoản nợ của khỏch hàng cỏc số liệu cần phõn biệt theo cỏc loại tiền thanh toỏn trong khỏch sạn -cỏc số dư cuối kỳ cần lưu để chuyển sang thỏng mới ãCHƯƠNG TRèNH BÁO CÁO KHÁCH ĐẶT YấU CẦU Để cú được kế hoạch chuẩn bị cũng như bố trớ buồng cho khỏch ,chương trỡnh phải đưa ra được tỡnh hỡnh khỏch đặt của một ngày bất kỳ và đưa ra bỏo cỏo Xây dựng chương trình Quản lý Khách sạn nhằm hỗ trợ cho công tác nghiệp vụ : lễ tân, buồng trong khách sạn Chương trình được xây dựng với các chức năng sẽ trợ giúp lễ tân từ Reservation -> Check In -> Check Out . II. Quy trình nghiệp vụ 1. Quy trình đăng kí thuê phòng tại khách sạn (Check In) Đối với khách hàng: Khách đến đăng kí phòng mang theo CMND (đối với khách trong nước) hoặc Hộ chiếu (đối với khách nước ngoài). Nếu khách đi theo đoàn thì chỉ cần một người đứng ra làm các thủ tục cần thiết, những người khác trong đoàn có thể được đảm bảo bởi người đại diện đó. Nếu khách đi lẻ thì cũng coi như là một đoàn và người đó chính là người đại diện của đoàn. Đối với lễ tân: Khi có khách đến đăng kí thuê phòng, họ có thể thuê một hoặc nhiều phòng, nhân viên lễ tân ghi nhận các thông tin.Với việc đặt phòng, lễ tân sẽ kiểm tra nếu là khách đã đặt phòng trước thì tìm phòng đã đặt và hướng dẫn họ làm các thủ tục cần thiết và nhận phòng, ngược lại thì sẽ kiểm tra xem khả năng phục vụ phòng của khách sạn có đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hay không bằng cách tìm các phòng còn trống theo các tiêu chí của khách hàng đưa ra như loại phòng, thời gian ở … Khi tìm ra được danh sách các phòng trống thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách làm thủ tục nhập phòng cho khách và cập nhật danh sách những người trong phòng đã đăng kí. Khách hàng có thể Check In vào bất cứ thời gian nào trong ngày. 2. Quy trình trả phòng (Check Out) Khi khách trả phòng thì viên lễ tân đứng ra nhận phòng từ khách hàng và làm thủ tục Check Out cho khách. Căn cứ vào thời gian nghỉ tại khách sạn, thủ tục thanh toán cho khách được thực hiện một lần duy nhất khi khách rời khỏi khách sạn. Cách thanh toán này nhằm tránh phiền hà cho khách, hạn chế khe hở trong hoạt động kinh doanh. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ in hoá đơn tính tiền cho khách. - Công tác quản lý khách sạn từ trước đến nay đã và đang quản lý hầu như toàn bằng phương pháp thủ công nhưng các thao tác điều hành quản lý đều có tính khoa học và tổ chức hệ thống tốt. ã Đối với hệ thống này, các phòng có trong khách sạn gồm nhiều hạng, mỗi phòng có một mức giá cố định theo ngày bằng tiền Việt, các thông tin chi tiết của mỗi phòng bao gồm: phòng số, hạng, giá, số giường đơn, số giường đôi… - Khách đến thuê phòng trong khách sạn có thể là người Việt Nam hoặc người nước ngoài. Các thông tin chi tiết về khách bao gồm: tên khách, tên, giới tính, ngày sinh, quốc tịch, địa chỉ, số điện thoại… - Khách có thể đi đơn lẻ hoặc theo đoàn. Trong một đoàn có thể có nhiều người. Để thuận tiện cho việc tra cứu và thanh toán sau này, khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân sẽ ghi nhận thông tin về tên đoàn khách cùng với ngày đến tức là mỗi đoàn sẽ có một tên duy nhất. Nếu sau đó đoàn này lại đến thuê phòng tại khách sạn thì tên đoàn lại được gắn với ngày đến thuê đó và tên đoàn cũng là duy nhất. Các thông tin chi tiết về đoàn khách bao gồm: tên đoàn, phòng số…. - Khi có khách đến thuê phòng, tuỳ theo nhu cầu của khách muốn ở trong thời gian bao lâu, phòng hạng mấy, giá cả…nhân viên lễ tân sẽ tìm ra danh sách các phòng thoả mãn cho khách lựa chọn. Thông tin chi tiết về thuê phòng bao gồm: tên đoàn, phòng số,từ ngày, đến ngày - Khi khách rời khỏi khách sạn, nhân viên lễ tân sẽ nhận phòng trả từ khách. Căn cứ vào thời gian ở nhân viên lễ tân sẽ làm thủ tục thanh toán cho khách. Hình thức thanh toán được thực hiện duy nhất một lần bằng tiền mặt (tiền Việt Nam). Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn cho khách. Thông tin chi tiết về hoá đơn bao gồm: số hoá đơn, tên nhóm, ngày thu, số tiền thu... 1.1 Quá trình đăng ký phòng : Khi có khách đến đăng kí thuê phòng mang theo CMND ( đối với khách trong nước ) hoặc hộ chiếu ( đối với khách nước ngoài ). Nếu khách đi theo đoàn thì chỉ cần một người đứng ra làm các thủ tục cần thiết, những người khác trong đoàn có thể được đảm bảo bởi người đại diện đó. Nếu khách đi lẻ thì cũng coi như là một đoàn và người đó chính là người đại diện của đoàn. Khách có thể thuê một hoặc nhiều phòng trong cùng một khoảng thời gian nhất định, nhân viên lễ tân ghi nhận các thông tin cần thiết như loại phòng, giá, thời gian ở … .Với việc đặt phòng, khách có thể đặt trước trong một khoảng thời gian nào đó để phục vụ cho các chuyến đi công tác hoặc du lịch, nhân viên lễ tân sẽ căn cứ vào các thông tin mà khách đưa ra để chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách và giữ phòng cho khách trong khoảng thời gian đó. Khi khách đến thuê phòng, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra nếu là khách đã đặt phòng trước thì tìm phòng đã đặt và hướng dẫn họ làm các thủ tục cần thiết và nhận phòng, ngược lại thì sẽ kiểm tra xem khả năng phục vụ phòng của khách sạn có đáp ứng các yêu cầu của khách hàng hay không bằng cách tìm các phòng còn trống theo các tiêu chí của khách hàng đưa ra như loại phòng, thời gian ở … Khi tìm ra được danh sách các phòng trống thoả mãn yêu cầu của khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ chọn phòng phù hợp với yêu cầu của khách làm thủ tục nhập phòng cho khách và ghi nhận các thông tin về nhóm thuê phòng, thời gian ở … cũng như danh sách những người trong phòng đã đăng kí. 1.2. Quá trình trả phòng : Với giả thiết bài toán đặt ra là khi khách hàng đến đăng kí phòng có thể là một hoặc nhiều phòng trong cùng một khoảng thời gian nhất định. Khi khách trả phòng thì viên lễ tân đứng ra nhận phòng từ khách hàng và làm thủ tục Check Out cho khách. Căn cứ vào loại phòng, giá mỗi phòng được tính cố định theo ngày bằng tiền Việt Nam và thời gian nghỉ tại khách sạn, thủ tục thanh toán cho khách được thực hiện một lần duy nhất khi khách rời khỏi khách sạn. Cách thanh toán này nhằm tránh phiền hà cho khách, hạn chế khe hở trong hoạt động kinh doanh. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ lập hoá đơn tính tiền cho khách. 1.3. Để giúp cho khách hàng hay ban quản lý khách sạn có thể tra cứu về một khách hàng hay một đoàn khách nào đó thì sẽ có một danh sách các đoàn đang ở trong khách sạn với các thông tin chi tiết như : tên khách, tên nhóm, quốc tịch, địa chỉ, phòng số…. Chỉ cần nhớ một trong các thông tin tên khách hoặc tên nhóm hoặc phòng số thì có thể tra cứu dễ dàng. 1.4. Sau mỗi ngày làm việc thì nhân viên lễ tân sẽ phải tổng hợp số lượng khách đang ở trong khách sạn, tình hình các phòng đang cho thuê, các phòng còn trống cũng như doanh thu trong ngày thu được từ tiền cho thuê phòng là bao nhiêu để báo cáo lên ban quản lý khách sạn. Từ những báo cáo đó sẽ làm cơ sở cho ban quản lý lên kế hoạch sử dụng phòng hợp lý. ã Đánh giá hệ thống hiện tại Qua quá trình khảo sát sơ bộ như trên, chúng ta có thể thấy được một số nhược điểm trong công tác quản lý cũ : - Với khách hàng: Các thủ tục làm việc với khách hàng đều được thực hiện qua lễ tân với các thao tác thủ công. Khả năng vấn tin của khách hàng là rất thấp. Nếu khách muốn biết tình trạng buồng của khách sạn hoặc muốn tìm một khách nào đó thì buộc lễ tân phải tìm kiếm các giấy tờ có liên quan của khách sạn. - Với bộ phận lễ tân: Cuối mỗi ngày làm việc phải lập báo cáo tốn rất nhiều thời gian để xử lý bằng tay các dữ liệu. - Hệ thống thủ công không cho ra được những thông tin kịp thời, gây ra nhiều sai sót nhất là trong việc quản lý khách. - Không đưa ra được các thông tin có tính chất tổng kết. - Khi số lượng khách lớn thì các công việc như cập nhật thông tin mới, sửa đổi thông tin…là rất khó khăn, thậm chí còn gây ra nhầm lẫn khó có thể khắc phục ngay được . - Các thao tác nghiệp vụ hoàn toàn thủ công nên hiệu quả trong công tác quản lý không cao, phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và kỹ năng của ngưòi quản lý. ã Yêu cầu của hệ thống mới Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật trên thế giới, đặc biệt là ngành Công nghệ thông tin đã góp phần rất lớn vào sự phát triển chung của xã hội. Hơn thế nữa, việc ứng dụng Tin học giúp cho khâu quản lý thuận tiện, chính xác, nhanh chóng và nâng cao hiệu quả kinh trong kinh doanh. Hệ thống mới phải đáp ứng được các yêu cầu sau: - Quản lý được thông tin một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. - Việc lập và in các hoá đơn, báo cáo nhanh chóng với độ chính xác cao. - Phải có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Từ thực tế khảo sát, bài toán đặt ra là hệ thống phải đáp ứng được những yêu cầu của người dùng như sau: - Cho phép người dùng cập nhật các dữ liệu về thuê phòng và trả phòng cho khách. - Cho phép in hoá đơn thanh toán tiền phòng. - Lưu hóa đơn bán. - Cho phép thực hiện các báo cáo nhanh chóng với độ chính xác cao. - Yêu cầu với các đối tượng khách hàng : phải đưa ra được các thông tin cần thiết về một khách hàng khi có yêu cầu, cho phép tra cứu, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác. Khi cần có thể đưa vào các thông tin mới, hoặc bổ sung trong danh sách khách các thông tin về một khách hàng mới. Ngoài ra, hệ thống này luôn sẵn sàng để phát triển dựa trên một số thành phần cơ bản được xây dựng ban đầu. chương III Phân tích và thiết kế hệ thống cho bàI toán Phân tích hệ thống là bước cơ bản quan trọng trong quá trình xây dưng triển khai một hệ thống quản lý thông tin trên máy tính. Hiệu quả của hệ thống phụ thuộc vào kết quả phân tích ban đầu. Nếu phân tích thiết kế hệ thống tốt thì sản phẩm là chương trình quản lý sẽ được triển khai đúng mục đíchh, đúng đối tượng và có hiệu quả sử dụng cao hơn. Hơn nữa, chương trình sẽ sáng sủa hơn, dễ hiểu, dễ bảo trì, giúp cho ta nhẹ được các chi phí phần mềm. Với hệ thống này, hành theo hướng phân tích từ trên xuống (phân tích Top-Down), phân rã hệ thống từ tổng thể đến chi tiết, từng bước phân hoá các chức năng của hệ thống thành những chức năng nhỏ hơn và tới xây dựng các môdul chương trình nhằm xây dựng chương trình một cách hiệu quả. Thiết kế chi tiết : Trờn Thực tế ta chỉ quan tõm đến cỏc cụng đoạn cần tin học hoỏ.Trong Hệ quản lý khỏch sạn chỳng ta cần tin học hoỏ 2 bộ phận đú là phũng lễ tõn và phũng kế toỏn.Để xõy dựng chỳng ta dựa vào cỏc IFD sau: Từ đú ta xõy dựng DFD sau: Sơ Đồ DFD ãCHƯƠNG TRèNH ĐĂNG Kí BUỒNG CHO KHÁCH Trường Tờn trường Kiểu Độ rộng Chỳ thớch 1 MAĐOAN chữ số 6 mă doàn khỏch .nếu đú là khỏch lẻ thỡ trương này để trống 2 TENĐOAN ký tự 24 tờn đoàn khỏch.Nếu là khỏch lẻ thỡ trường này để trống 3 SOPHONG số 3 số phũng ,số để đăng ký số phũng cần thuờ cho một đoàn khỏch 4 MA chữ số 6 mă khỏch hàng(khỏch lẻ) nếu đoàn khỏch thỡ trường này để trống 5 TEN ký tự 25 tờn khỏch lẻ 6 GT số 1 giới tớnh số 1 là nam số 0 là nữ 7 QUOCTICH ký tự 10 quốc tịch 8 NAMSINH thời gian 10 năm sinh 9 DIACHI ký tự 12 địa chỉ của khỏch lẻ hay đoàn khỏch 10 DIENTHOAI 6 điện thoại liờn hệ 11 GHICHU 80 ghi chỳ Trường Tờn trường Dạng Độ dài Ghi chỳ 1 MADOAN chữ số 3 mă doàn khỏch nếu là đoàn khỏch.nếu mó lẻ thỡ trường này cũn trống 2 TENDOAN ký tự 20 tờn đoàn 3 MA chữ số 4 mó khỏch hàng(khỏch lẻ) 4 TENKHACH ký tự 22 tờn khỏch 5 NGAYVAO thời gian 8 ngày vào 6 NGAYRA thời gian 8 ngày ra 7 BUONG số 3 tờn buồng.nếu là đặt thuờ thỡ khụng ghi tờn buồng.khi đến ngày cần thuờ và khỏch đó đến khỏch sạn thỡ lễ tõn mới ghi tờn buồng.điều này để phõn biệt đõu là khỏch đặt và đõu là khỏch đó thuờ buồng 8 LOAI ký tự 3 loại tiền thanh toỏn(USD,AUD,VND) 9 DONGIA số 6 đơn giỏ một ngày thuờ buồng 10 DATRA số 7 đó trả số lượng tiền.thụng thường một khỏch truớc khi rời khỏi khỏch sạn mới thanh toỏn toàn bộ số tiền,ớt trường hợp khi vào đó trả trước một khoản tiền nào đú 11 GHICHU ký tự 20 ghi chỳ 12 NGAY thời gian 8 ngày trả tiền ãCHƯƠNG TRèNH NHẬP CÁC PHÁT SINH HÀNG NGÀY trường tờn truờng kiểu độ rộng ghi chỳ 1 MADOAN chữ số 4 mă đoàn 2 TENDOAN ký tự 20 tờn đoàn 3 BUONG số 3 buồng 4 MA chữ số 4 mó khỏch hàng nếu khỏch lẻ 5 TEN ký tự 25 tờn khỏch hàng 6 NGAY thời gian 8 ngày 7 DT số 7 tiền điện thoại 8 XE số 7 tiền thuờ xe 9 GL số 7 tiền giặt là 10 UONG số 7 tiền uống 11 AN số 8 tiền ăn 12 DATRA số 8 đă trả số lượng tiền .thụng thường một khỏch khi rời khỏi khỏch sạn mới thanh toỏn toàn bộ chứ khụng thỉnh thoảng trả một số 13 GHICHU ký tự 80 ghi chỳ ãCHƯƠNG TRèNH NHẬP CÁC PHÁT SINH VỀ THU NỢ trường tờn trường dạng độ dài ghi chỳ 1 DAU 1 truờng này dựng để phõn biệt nợ phỏt sinh trong thỏng trước hay phỏt sinh trong thỏng 2 MA 6 mă khỏch hàng nếu khỏch là đoàn khỏch thỡ ghi theo mó đoàn(vỡ tiền nợ tớnh theo cả đoàn) 3 TEN 25 tờn khỏch hàng,nếu là đoàn khỏch thỡ phải ghi theo tờn đoàn 4 LOAI 4 loại tiền(VND,USD,AUD,EURO) 5 BUONG 3 tờn buồng,trường nàychỉ cú ý nghĩa đối với cỏc khỏch sạnthu nợ nhanh 6 PHAITRA 8 số tiền cũn nợ 7 DATRA 8 đă trả 8 NGAYTRA 8 ngày trả 9 GHICHU 80 ghi chỳ ãCHƯƠNG TRèNH THANH TOÁN CHO MỘT KHÁCH HÀNG ãCHƯƠNG TRèNH THANH TOÁN CHO MỘT ĐOÀN KHÁCH ãCHƯƠNG TRèNH TỔNG HỢP MỘT NGÀY ãCHƯƠNG TRèNH TỔNG HỢP CÁC NGÀY ãCHƯƠNG TRèNH BÁO CÁO KHÁCH NỢ ãCHƯƠNG TRèNH BÁO CÁO KHÁCH ĐẶT Chương IV Thiết kế giao diện 1. Giao diện chính của chương trình Giao diện chính của chương trình bao gồm các chức năng cho phép người dùng cập nhật và xử lý các thông tin về thuê phòng, trả phòng cũng như công tác tra cứu, tìm kiếm và báo cáo. 2. Giao diện đặt phòng trước Để phục vụ khách hàng có nhu cầu đặt trước phòng ta sử dụng giao diện Đặt trước phòng bằng cách từ menu Đăng kí phòng chọn menu con Đặt trước với các mục chọn tương ứng để nhập các thông tin cần thiết . 3. Giao diện Tìm phòng trống Khi khách hàng có nhu cầu thuê phòng ta sử dụng giao diện Tìm phòng trống theo nhu cầu của khách bằng cách từ menu Đăng kí phòng chọn menu con Tìm phòng trống, sau khi nhập ngày đến và ngày đi chương trình sẽ tự động tìm và đưa ra những phòng có thể đáp ứng yêu cầu của khách để khách lựa chọn, sau đó sẽ cập nhật các thông tin cần thiết . 4. Giao diện Thuê phòng Sau khi chọn được các phòng theo yêu cầu, sử dụng giao diện Đăng ký phòng bằng cách từ menu Đăng kí phòng chọn menu con Nhập thông tin phòng thuê để cập nhật với các mục chọn tương ứng để nhập các thông tin cần thiết . 5. Giao diện nhập khách Sau khi cập nhật các phòng đã đăng ký, sử dụng giao diện Nhập khách bằng cách từ menu Đăng kí phòng chọn menu con Nhập thông tin khách hàng để cập nhật các thông tin về đoàn khách và các thành viên trong đoàn với các mục chọn tương ứng để nhập các thông tin cần thiết . 6. Giao diện Trả phòng – Thanh toán Để thanh toán tiền cho khách khi khách rời khỏi khách sạn, chọn menu con Thanh Toán bằng cách chọn từ menu Trả Phòng, sau đó nhập các thông tin cần thiết để thực hiện thủ tục thanh toán cho khách 7. In hoá đơn Sau khi làm thủ tục thanh toán, để in hoá đơn cho khách, từ menu Trả Phòng chọn menu con In hoá đơn hoặc có thể ấn nút In hoá đơn trên giao diện Trả Phòng 8. Giao diện tìm kiếm Khi có một người muốn tìm một khách đang ở trong khách sạn thì trên menu Tìm kiếm chọn menu con Tìm khách để biết được người khách cần tìm đang ở trong phòng nào và thuộc đoàn nào. Kết luận Hệ quản trị quản lý khách sạn rất rộng lớn cần rất nhiều thời gian, công sức để hoàn thiện tốt hơn. Đặc biệt trong thời gian tới khi Việt Nam chính thức đăng cai tổ chức Seagame. Hoạt động trong lĩnh vực quản lý khách sạn không những đem lại lợi nhuận cho các khách sạn mà còn thuận tiện cho cacs du khách từ các nước đến. Điều đó có ý nghĩa rất quan trọng khi Việt Nam đứng ra vận động đăng cai các thế vận hội lớn hơn như Olimpic.. Trong thời gian có hạn em đã cố gắng hoàn thành bản ph