Đề tài Quản lý thư viện tại trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình

tổ chức của thư viện trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình . Ban giám đốc p.Tổ chức và bảo quản kho p.phòng phục vụ bạn đọc p.Thông tin thư mục p.bổ xung và sử lý kỷ luật Phòng hành chính Phòng đóng sách Phòng nghiệp vụ Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức năng. Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành viên đều có một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể. Để thực hiện tốt công việc được giao cho mỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quản lý . b. Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện : Phiếu quản lý sách Thư viện PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH Trường THPT Năng khiếu TB Mã số sách...................... Tên sách ........................................................................................... Tập ..............................................Số trang......................................... Số lượng .....................................Năm xuất bản ............................... Mã nhà xuất bản .......................Nhà xuất bản ................................. Mã thể loại .............................Thể loại .......................................... Mã tác giả ................................Tác giả ......................................... Mã vị trí ..............Vị trí .............Khu..........Kệ...............Ngăn...... Chú ý : Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật danh mục sách vào thư viện. Nhận độc giả mới : Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ .Phòng phục vụ bạn đọc tiến hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo vào mẫu theo hình thức như sau: Thư viện PHIẾU ĐĂNG KÝ Trường THPT Năng khiếu TB Họ và tên .............................Năm sinh ........................................ Lớp chuyên ................................................................................. Khối................................khoá học.............................................. Ngày đăng ký ............................................................................. Xác nhận của cơ quan Sau đó độc giả, sẽ được phòng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với mỗi thẻ bạn đọc sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau : Số ......... THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB THẺ BẠN ĐỌC Họ và tên .......................................................................................... Lớp chuyên ..................................................................................... Khối.......................................khoá học........................................... Ngày đăng ký ................................................................................. Ngày........Tháng..........Năm............ Trưởng phòng công tác bạn đọc Quá trình mượn sách : Khi bạn đọc đến mượn sách sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ phiếu này bạn đọc vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn, để quản thư căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mượn sách trong ngày đó . PHIẾU MƯỢN SÁCH Số thẻ TV..........................Số phiếu mượn ............................................. Họ tên.............................................................................................. Lớp chuyên ..................................................................................... Khối.......................................khoá học........................................... Hình thức mượn ............................................................................. Mã số sách Tên sách Tác giả Mã thể loại ....................... ........................ ........................ ....................... Ngày.......Tháng.......năm.......... Phòng hành chíPhòng đóng sách nh Khi bạn đọc chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để mượn . THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB DANH MỤC SÁCH CÓ SẴN Mã sách Tên sách Tác giả Vị trí ....................... ...................... ....................... .................. Trong quá trình theo dõi việc mượn sách nếu như bạn đọc chỉ mượn và tham khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được tiến hành trong ngày . Nếu như độc giả mượn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời gian cho phép, mà vượt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi giấy báo thu hồi lại sách đã cho mượn theo mẫu sau : THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB DANH SÁCH ĐỘC GIẢ MƯỢN SÁCH QUÁ HẠN Mã độc giả Họ và tên Tên sách Ngày mượn Ngày quy định trả Ngày trả Phòng hành chính Thư viện Trường THPT Năng khiếu TB GIẤY BÁO MƯỢN SÁCH QUÁ HẠN Kính gửi ......................................................................................... Lớp chuyên...................................................................................... Khối.......................................khoá học........................................... Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mượn sách của thư viện nhà trường những quyển sách có Mã số................................................. Tên sách ......................................................................................... Vào ngày ....................................................................................... Đến hôm nay quá hạn .................................................................... Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả Và mang theo số tiền ...............và ..............để trả phí sách trễ hẹn Hình 7:Giấy thông báo trễ hẹn Báo cáo thống kê : Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn đọc(độc giả), còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định từ đó lắm được số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn theo mẫu sau : Thư viện Trường THPT Năng khiếu TB BÁO CÁO TÌNH HÌNH BẠN ĐỌC Từ ngày .................Đến ngày.................... Mã độc giả Họ và tên Lớp chuyên Khoá học Số sách mượn Báo cáo số sách mà độc giả đã mượn đến ngày theo mẫu sau : Thư viện Trường THPT Năng khiếu TB BÁO CÁO MƯỢN SÁCH Từ ngày ............... Đến ngày ....................... Mã sách Tên sách Tác giả Lượt mượn c. Các nghiệp vụ cơ bản Phần này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống Với độc giả : Độc giả sau khi cấp thẻ nếu muốn dùng tư liệu phải lên phòng phục vụ bạn đọc để tra cứu tài liệu mình cần tìm, xác định mã tư liệu, nơi để tư liệu . Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mượn trả tư liệu, độc giả sẽ được đáp ứng nếu tư liệu còn và độc giả đã đáp ứng đầy đủ điều kiện của thư viện hoặc ngược lại độc giả sẽ được thông báo không có hoặc không được mượn. Với nhân viên quản lý : + Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ như yêu cầu về mượn tư liệu thì sẽ thực hiện như sau : Kiểm tra xem độc giả có được mượn hay không. Nếu không sẽ bị từ chối, nếu có sẽ kiểm tra tư liệu bạn đọc muốn có còn hoặc có tư liệu đó không. Nếu không còn thông báo hết với tư liệu với bạn đọc hoặc không có tư liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc giả mượn và ghi thời gian mượn và thời gian phải trả cho bạn đọc. + Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ : Kiểm tra các điều kiện về độc giả(có phải là học sinh, giáo viên trong trường không ?).Nếu thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ từ chối. + Khi cần thực hiện thống kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện theo đúng chức năng của từng phòng. Ví dụ : Thống kê lượng sách trong thư viện : Thuộc phòng tổ chức và bảo quản; thống kê mượn trả thuộc phòng mượn trả, sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng quản lý . Đánh giá những nhược điểm của hệ thống cũ Với cách tổ chức như trên, hệ thống quản lý thư viện của trường còn có một số nhược điểm sau: Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống thư viện đều được tiến hành hoàn toàn thủ công. Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất lớn, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót . Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng của các cán bộ thư viện. Nếu trình độ không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc. Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả và cán bộ thư viện . Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê ...là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay được . 2.4.Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn: Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi áp dụng những ứng dụng của tin học vào trong công tác quản lý thư viện . + Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác quản lý thư viện sẽ mang lại : Giảm bớt được một số công việc thủ công nhàm chán, mất thời gian cho các cán bộ thư viện . Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mượn trả một cách nhanh chóng. Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và mang lại tính chuyên nghiệp cao . Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin được với các môi trường máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên thư viện +Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây: Phải chi phí cao hơn để trang bị cho hệ thống máy tính . Phải đào tạo hướng dẫn lại các nhân viên thư viện vốn đã quen với các công tác thủ công . Phải có hướng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là trường thư viện của một trường cấp III, nên hầu hết các em còn nhỏ, và đây là một lĩnh vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có tâm huyết và hướng dẫn nhiệt tình cho các em .... Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một hệ thống quản lý thư viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các công tác thủ công truyền thống. Chương III : PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 3.1. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hệ thống quản lý thư viện được tổ chức với 5 chức năng sau : Chức năng quản lý sách Chức năng quản lý độc giả Chức năng mượn trả Chức năng tra cứu tìm kiếm Chức năng thống kê, báo cáo 3.1.1. Chức năng quản lý sách gồm - Nhập thông tin về sách Sửa thông tin về sách Huỷ thông tin về sách Thanh lý sách * Giải thích: Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan đến sách như : Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng, nơi để.... vào cơ sở dữ liệu. Trường hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ thư viện sẽ vào chức năng sửa sách và cập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách. Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ được thực hiện loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó . Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tin về một đầu sách đã từng tồn tại trong kho dữ liệu và được thanh lý bởi một lý do nào đó(Bán, chuyển nhượng ....) ra khỏi kho lưu trữ. 3.1.2. Chức năng quản lý độc giả gồm Nhập các thông tin về độc giả . Sửa thông tin về độc giả . Huỷ thông tin về độc giả . *Giải thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin về độc giả, thực hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc giả như : Số thẻ thư viện của độc giả, họ tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ, ngày hết hạn .... Trong trường hợp thông tin về độc giả có sai lệch, thì sẽ sửa lại thông qua chức năng sửa độc giả. Đây là trường cấp III nên thẻ thư viện chỉ có giá trị trong vòng 3 năm mà học sinh theo học, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì lý do khác sẽ bị loại khỏi thư viện sẽ được chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL. 3.1.3. Chức năng quản lý mượn trả gồm Mượn sách Trả sách Xử lý quá hạn *Giải thích : Đây là chức năng giao dịch chính của thư viện với độc giả khi đến mượn hoặc trả sách . Bạn đọc có nhu cầu mượn sách hoặc trả sách sẽ được cán bộ thư viện kiểm tra tính hợp lệ (Số thẻ TV, số sách mượn, trả...). Nếu hợp lệ độc giả sẽ được phép cung cấp mượn sách hoặc trả sách, ngược lại không thoả mãn những điều kiện mà cán bộ thư viện đưa ra sẽ bị từ chối. Chức năng mượn trả cũng lưu qúa trình mượn trả của độc giả vào CSDL. Khi độc giả mượn sách quá hạn thủ thư có thể in giấy báo quá hạn và gửi đến độc giả yêu cầu trả sách. Độc giả trả sách quá hạn sẽ phải chịu hình thức kỷ luật của thư viện. Thông tin về sự quá hạn của độc giả cũng lưu vào CSDL. 3.1.4. Chức năng tra cứu gồm Tra cứu sách Tra cứu độc giả Tra cứu mượn trả * Giải thích : Chức năng này được ba phần : + Phần tra cứu sách : Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên thư viện tra cứu tìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên sách, chủ đề hoặc tác giả của cuốn sách đó. + Phần tra cứu độc giả : Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liên quan đến một độc giả theo các tiêu chí sau : Số thẻ thư viện, tên độc giả, lớp chuyên, khoá học.... + Phần tra cứu mượn trả : Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trình mượn trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mượn trả của một độc giả . 3.1.5. Chức năng thống kê gồm có : Thống kê sách Thống kê độc giả Thống kê trả mượn trả *Giải thích : Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá trình mượn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác nhằm giúp ban quản lý thư viện có được những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho mục đích tốt hơn . 3.2. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG: TK mượn/trả HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Quản lý sách Quản lý độc giả Quản lý mượn/ trả Tra cứu Thống kê Nhập Huỷ bỏ Sửa đổi Thanh lý Nhập Huỷ bỏ Sửa đổi Mượn sách Trả sách Xử lý quáhạn Tra cứu sách Tra cứu độc giả Tra cứu mượn trả TK sách TK độc giả * Giải thích : Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)là một loạt biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây . * Đặc điểm của các BPC là : Cho một cách nhìn khái quát dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện (Thường ở mức diễn tả lôgic). Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống . Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý. Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng . Vì những đặc điểm trên mà BPC (Biểu đồ phân cấp chức năng) thường được sử dụng làm mô hình chức năng trong các bước phân tích, hoặc cho các hệ thống đơn giản. Nếu hệ thống quá phức tạp, thì một mô hình chức năng dưới dạng BPC là quá sơ lược và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối ở trên là không thể châm trước được. Lúc đó ta thường dùng biểu đồ luồng dữ liệu, thay cho biểu đồ phân cấp chức năng BPC. 3.3. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU : 3.3.1. Dữ liệu vào ra của hệ thống . Hệ thống quản lý thư viện có các luồng dữ liệu vào ra như sau: + Dữ liệu gồm có : Thông tin về các đầu sách Thông tin về tác giả Thông tin về mượn sách Thông tin về trả sách Các yêu cầu tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo....... + Dữ liệu ra : Các thống kê về sách, độc giả, mượn trả Thông báo quá hạn Các thông tin tra cứu được Các yêu cầu của thư viện 3.3.2. Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu : * Biểu đồ luồng dữ liệu: Viết tắt là BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau : Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào ?” Chỉ rõ các chức năng (con) cần thực hiện để hoàn tất quá trình cần mô tả . Chỉ rõ các thông tin cần được chuyển giao giữa các chức năng đó. * * Các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng năm loại yếu tố sử dụng sau đây : và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng . . Các chức năng : + Định nghĩa : Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (Thay đổi, giá trị, cấu trúc, vị trí của một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới ) + Biểu diễn : Một chức năng thường được biểu diễn (trong BLD) bởi một hình tròn hay một hình ôvan, bên trong có tên của chức năng đó . Tên chức năng Tên chức năng phải là một động từ, cho phép hiểu một các vắn tắt chức năng này làm gì: VD Thống kê sách Quản lý bạn đọc . Các luồng dữ liệu : + Định nghĩa : Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó . Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin được chuyển đến một chức năng để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng như một kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay điện thoại v..v.. ).Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn (có thể là tên bạn đọc ), cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc (như thẻ thư viện ). Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến ), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng. Biểu diễn : Một luồng dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên của biểu đồ luồng dữ liệu . Tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao.VD Tên độc giả . Các kho dữ liệu : + Định nghĩa : Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc ) được lưu lại, để có thể được truy nhập nhiều lần về sau . Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu . Tên kho dữ liệu Tên kho dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ . VD Độc giả Các đối tác. + Định nghĩa: Một đối tác (Còn gọi là một tác nhân ngoài, hay điểm mút) là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống . + Biểu diễn : Đối tác trong BLD được vẽ bằng một hình chữ nhật, bên trong có tên các đối tác . Tên đối tác Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì ? VD: Độc giả Cán bộ quản lý Các tác nhân trong : + Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ thống, được mô tả một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình . Như vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu + Biểu diễn : Tác nhân trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thống con). Tên tác nhân Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình thành lập dần dần các BLD, diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức. Mỗi mức là một tập hợp các BLD : 3.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh : Mức 0 hay còn gọi là mức khung cảnh, chỉ gồm có một BLD, trong đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống) trao đổi các luồng thông tin với các đối tác . Biểu đồ này dùng để vạch danh giới hệ thống và xem xét mọi dàng buộc của hệ thống. Nó diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau, trong quá trình xử lý và bàn giao thông tin cho nhau. Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện bao gồm : Có hai tác nhân ngoài là : + Độc giả + Cán bộ quản lý Chức năng hệ thống : Quản lý thư viện Quản lý thư viện Độc giả Cán bộ quản lý thông tin yêu cầu độc giả yêu cầu thông tin, yêu cầu TV báo cáo,thốngkê 3.3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : Mức 1, còn gọi là mức đỉnh, cũng chỉ gồm một BLD, và các mức 2,3,4,...., mỗi mức gồm nhiều (>1) BLD, được thành lập như sau: Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu BLD, ở mức dưới, gọi là BLD định nghĩa (hay giải thích), chức năng đó theo cách sau : + Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con ; + Vẽ lại các luồng dữ liệu vào ra chức năng trên, nhưng phải vào hay ra ở chức năng con thích hợp ; + Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con , nhờ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ. Trong biểu đồ này : Các tác nhân ngoài vẫn được bảo toàn Chức năng quản lý thư viện được phân giã thành 5 chức năng con là : Quản lý độc giả ; Quản lý sách ; Quản lý mượn trả ; Tra cứu tìm kiếm ; Thống kê- báo cáo. Các luồng dữ liệu vẫn được bảo toàn, có thêm luồng dữ liệu nội bộ, xuất hiện các kho dữ liệu . Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Quản lý sách Quản lý mượn trả Thống kê Tra cứu Cán bộ quản lý Độc giả Cán bộ quản lý Quản lý độc giả 3.3.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh . Biểu đồ này phân rã các chức năng chính của biểu đồ mức đỉnh thành các chức năng nhỏ hơn. Cụ thể như sau : a. Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách : Cán bộ quản lý Nhập sách Thanh lý Chỉnh sửa thông tin sách Huỷ thông tin sách Cập nhật Sách thanh Thông tin đầu lý sách đã thanh lý * Giải thích: Thông tin về sách được cập nhật và lưu trữ trong kho sách. Nếu quá trình cập nhật bị sai hoặc thiếu thì lấy thông tin đầu sách cần sửa trong kho sữa chữa lại, sau khi sửa xong thì kết quả dữ liệu được trả về kho. Khi cần huỷ một đầu sách thì tiến hành đối chiếu lại với thông tin đầu sách ta thực hiện chức năng thanh lý nhằm lưu trữ thông tin tạm thời về đầu sách đó (kho thanh lý) trong một thời gian nào đó. b) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý độc giả. Độc giả Nhập độc giả Sửa thông tin về độc giả Huỷ thông tin về độc giả *Giải thích : Thông tin về độc giả được cập nhật và lưu trữ vào kho độc giả. Nếu quá trình nhập bị sai hoặc thiếu thì lấy thông tin độc giả cần sửa từ kho và sữa chữa lại, sau khi trả xong lại trả thông tin về kho. Khi cần huỷ thông tin một số độc giả, thì đối chiếu với dữ liệu độc giả có trong kho và xoá bỏ toàn bộ thông tin về độc giả đó . c) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý mượn trả : Độc giả Mượn sách Trả sách Xử lý quá hạn Giải thích: Khi độc giả có yêu cầu mượn sách sẽ kiểm tra độc giả có hợp lệ không (kho độc giả ), sách độc giả mượn có còn hay không (xem trong kho sách) việc mượn trả của độc giả nếu có(trong kho mượn trả). Nếu tất cả đều đúng với nội quy, những quy định mà thư viện đề ra, thì độc giả (hay bạn đọc đều có quyền mượn sách ), ngược lại một trong các yêu cầu từ phía cán bộ đưa ra với độc giả, không thoả mãn thì không được mượn sách trong thư viện. Khi có yêu cầu trả sách từ phía bạn đọc, sẽ tiến hành kiểm tra việc mượn trả của độc giả như : Các thông tin liên quan đến sách, thí dụ như đầu sách, tên sách, mã số sách(có trả đúng không ). Thời hạn (đúng hay quá hạn ). Nếu các yêu cầu đều hợp lệ thì chấp nhận việc trả sách của độc giả là hợp lệ, thông tin được trả sẽ được đưa về kho sách. Ngược lại nếu bạn đọc vi phạm sẽ có thông báo về việc vi phạm và có hình thức xử phạt độc giả. Trong trường hợp bạn đọc cố tình vi phạm, thì ban quản lý kết hợp với cô giáo chủ nhiệm để có hình thức kỷ luật thích đáng. Thông tin vi phạm của độc giả sẽ được lưu trữ vào kho dữ liệu. Khi độc giả mượn sách quá hạn sẽ có thông báo quá hạn gửi đến độc giả để nhắc nhở trước. d) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu ĐỘC GIẢ Tra cứu độc giả Tra cứu sách Tra cứu mượn trả *Giải thích: Khi có yêu cầu tra cứu sách từ độc giả hoặc từ nhân viên quản lý, theo một yêu cầu cụ thể nào đó thì sẽ thực hiện và kiểm tra và lấy thông tin từ kho sách, nếu yêu cầu phù hợp sẽ trả thông tin tra cứu được lại cho bạn đọc hoặc nhân viên quản lý, ngược lại sẽ đưa thông báo cụ thể. Khi nhân viên thực hiện quản lý thực hiện tra cứu thông tinviệc mượn thì việc trả dữ liệu được lấy từ kho bạn đọc hoặc kho mượn trả thì trả dữ liệu được lấy từ kho độc giả hoặc kho mượn trả và trả về tương tự. e) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng thông kê : YCTK: yêu cầu thống kê từ phía cán bộ quản lý KQTK: kết quả thống kê *Giải thích : Khi cán bộ thư viện cần thông kê thông tin về sách, độc giả hay quá trình mượn trả dữ liệu thông tin sẽ được lấy từ các kho dữ liệu tương ứng và sẽ được in thành các báo cáo thông kê, sẽ được gửi tới cho cán bộ quản lý. 3.4. MÔ HÌNH QUAN HỆ THỰC THỂ 3.4.1. Xác định các thực thể + Thực thể là một đối tượng hợp thành để chúng ta nghiên cứu đối tượng đó Tiêu chuẩn để xác nhận các thực thể : Có ích trong quản lý, phân biệt giữa các thực thể với nhau. + Kiểu thực thể là một tập thể nhiều thực thể cùng loại được mô tả bằng những đặc trưng giống nhau. Sau đây là một số thực thể của hệ thống : Hệ thống quản lý thư viện gồm các thực thể sau : Sách Độc giả Mượn trả Nhà xuất bản Thể loại Thanh lý Qúa hạn Trong đó “Sách” và “Độc giả” là hai thực thể chính, “Mượn trả và quá hạn” là hai thực thể trung gian . 3.4.2. Xác định mối quan hệ giữa các thực thể . Khái niệm : + Liên kết là sự ghép nối có ý nghĩa giữa hai hay nhiều kiểu thực