Đề tài Quản lý xuất nhập kho tại công ty thương mại Quang Vinh

Vinh đã áp dụng phần mềm vào quản lý vật tư đã đem lại hiệu quả cơ bản sau: Số liệu cập nhật đầy đủ chính xác, nhanh đáp ứng kịp nhu cầu hoạt động kinh doanh của công ty. Sau cập nhật đầy đủ, chính xác phiếu nhập, phiếu xuất vào cơ sở dữ liệu. Hệ thống có thể đáp ứng được những yêu cầu về thông tin vật tư cho các thành viên của công ty quan tâm, như thẻ kho, tính đơn giá vật tư, khảo sát so sánh giá giữa nhà cung cấp và khả năng đáp ứng yêu cầu của các nhà cung cấp thường xuyên, quyết toán vật tư từ một công trình nhất định Các quy ước dùng mã trong công ty Đây là quy định bắt buộc được ban giám đốc thông qua khi nhập, sửa, xoá dữ liệu để thống nhất và tiện dùng cho tin học hoá các công tác quản lý vật tư Mã của phiếu nhập phải bắt đầu bằng “N” và 4 ký tự tiếp theo ví dụ như: N1 Mã của phiếu xuất phải bắt đầu bằng chữ “X” và 4 ký tự tiếp theo, ví dụ như X2 Mã vật tư trong đó 2 ký tự đầu đại diện cho nhóm vật tư đó, ví dụ nhóm hàng hoá: vt1. Định kỳ hàng quý kế toán vật tư phải tiến hành đối chiếu vật tư với thủ kho và tiến hành kiểm kê vật tư để thông tin giữa sổ sách , chứng từ và thực tế là khớp nhau. Ban giám đốc và phòng kỹ thuật phải thường xuyên xem thông tin về vật tư tiến độ và giá trị cấp cho công trình... Phòng kế toán và phòng vật tư phải thường xuyên quan tâm đến số lượng, chủng loại, giá trị, khách hàng cũng như nhà cung cấp vật tư Chương II Phân tích hệ thống hệ thống, thiết kế cơ sở dữ liệu của bài toán quản lý Xuất nhập kho Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng Từ việc khảo sát hiện trạng của bài toán, quá trình bắt đầu bởi việc phân tích các nhu cầu của bài toán. Các nhu cầu của bài toán thể hiện qua việc phỏng vấn người quản trị trong tương lai hệ thống và đựơc diễn tả bằng các chức năng, đó là một ngôn ngữ rất gần với người dùng. Với bài toán quản lý, việc phân phải qua nhiều bước và theo trình tự hợp lý. Hai chương trên đã phân tích được các vấn đề: Một là mô tả hệ thống cũ hoạt động như thế nào, đã đưa ra các nhược điểm của kiểu quản lý thủ công, bước này còn mang nhiều yếu tố vật lý. Nên hệ thống hoạt động hiệu quả về thời gian, tiền của cũng như tính chính xác của thông tin. Đã đi vào phân tích logic, phân tích kỹ hơn các chức năng dữ liệu của hệ thống, lọc bỏ nhược điểm của hệ thống cũ, thêm vào yêu cầu của hệ thống mới, loại bỏ dần những yếu tố vật lý. Chương này tiếp tục bước phân tích và phân tính hệ thống. Đây là bước chuyển tiếp kết quả của chương trình trên, mô tả cụ thể hệ thống mới làm gì qua phân tích hệ thống theo phương pháp có cấu trúc. Phương pháp này cho các giai đoạn phân tích và thiết kế theo quá trình phát triển hệ thống. Điều này thực hiện được bằng cách phân tích từ trên xuống và kiểm tra chéo từ dưới lên để hoàn thiện quá trình phân tích. Phương pháp này gọi là Top – Down. Phân tích và thiết kế hệ thống là công cụ để diễn tả quá trình xử lý dữ liệu. Do đó việc đầu tiên của phân tích thiết kế hệ thống là xuất phát kết quả khảo sát, phân tích thành các nhóm dữ liệu vào, nhóm dữ liệu ra. Cụ thể như sau: Dữ liệu vào: Dữ liệu chung của vật tư : hợp đồng, hoá đơn mua bán hàng, đề nghị cấp vật tư cho công trình có ký duyệt của lãnh đạo, phiếu nhập, xuất vật tư, danh mục khách hàng, danh mục vật tư, danh mục kho vật tư, danh mục vụ việc,.. Dữ liệu giao dịch: Căn cứ vào phiếu nhập có chữ ký của người giao, thủ kho và phó giám đốc phụ trách vật tư, phiếu xuất có chữ ký của người nhận, thủ kho và phó giám đốc phụ trách về vật tư. Biên bản kiểm kê vật tư Dữ liệu ra Quyền truy nhập vào hệ thống để sử dụng thông tin Các mẫu biểu thống kê báo cáo Thẻ kho Các chức năng xử lý Cập nhật dữ liệu Xử lý dữ liệu Tra cứu dữ liệu:Đưa ra bảng kê danh sách các loại vật tư, đơn giá, số lượng để người quản lý tham khảo giá mua Quyết toán vật tư của từng công trình:Tính được số lượng, giá trị vật tư đã xuất cho công trình, số lượng vật tư nhập lại từ công trình, từ đó tính được số lượng, giá trị vật tư thực dùng cho từng chương trình, tính được vật tư tồn kho 1. Phát hiện các chức năng của hệ thống Tìm kiếm các chức năng của hệ thống như thế nào? Thông thường việc xác định và hiểu rõ các yêu cầu của hệ thống là công việc khó khăn vì yêu cầu mô tả lộn xộn và thường không có cấu trúc, thiếu thông tin và không chính xác, chủ yếu là do khách hàng không hiểu nhiều về nghiệp vụ tin học. Chức năng được đưa vào để biểu thị các yêu cầu từ phía người dùng. Xuất phát từ quan điểm là hệ thống xây dựng trước hết là do người sử dụng chúng. ta nên tiến hành phân hoạch các yêu cầu của hệ thống để xác định các chức năng cho dễ dàng. Thường để tìm kiếm các chức năng thì ta nên tiến hành tìm kiếm các tác nhân trước. Tác nhân là thực thể bên ngoài hệ thống và tương tác với hệ thống. Tác nhân có thể là con người, sự vật, thiết bị hay một hệ thống khác có tương tác với hệ thống đang xét. Sau khi tìm hiểu yêu cầu người dùng và khảo sát hiện trạng của bài toán ta tiến hành tìm kiếm các đối tác của hệ thống. Để phát hiện các đối tác của bài toán ta trả lời các câu hỏi sau: Ai sẽ sử dụng chức năng chính của hệ thống? Ai giúp giúp hệ thống làm việc hằng ngày? Ai quản trị, bảo dưỡng để hệ thống làm việc liên tục? Hệ thống quản lý thiết bị nào? Ai hay cái gì quan tâm đến kết quả hệ thống tương lai? Qua phân tích và khảo sát ta thấy các tác nhân ngoài của hệ thống là:Phân xưởng: có yêu cầu cấp vật tư, Nhà cung cấp: Cung cấp vật tư, Ban quan lý: Có nhu cầu cần biết các thông tin về vật tư... Hệ thống quản lý vật tư cung cấp nhiều chức năng, nhưng không phải mọi đối tượng truy cập hệ thống đều có thể sử dụng được tất cả các chức năng xây dựng trong nó. Dựa vào từng đối tượng mà hệ thống sẽ đưa ra một tập các chức năng tương ứng phù hợp cho từng loại đối tượng cụ thể để có thể sử dụng hệ thống. Việc phân loại đối tượng của hệ thống quản lý vật tư là cực kỳ quan trọng đối với việc quản lý. Dựa trên các chức năng mà đối tượng đó được pháp sử dụng hay còn gọi là phân quyền cho các đối tượng Vai trò của mỗi tác nhân như sau: Người quản trị:Chịu trách nhiệm kiểm soát mọi hoạt động của người dùng và thiết lập tình trạng của hệ thống. Ngừơi quản lý:Những người thực hiện sử dụng chức năng chính của hệ thống. Sau khi đã phát hiện được tác nhân, để tìm được các chức năng ta trả lời các câu hỏi sau: Tác nhân yêu cầu hệ thống thực hiện các chức năng nào? Tác nhân cần đọc, tạo lập, bãi bỏ, lưu trữ, sửa đổi thông tin nào trong hệ thống? Có cần thông báo thông báo cho tác nhân về sự kiện xảy ra trong hệ thống? Có tác nhân thông báo hệ thống cái gì đó không? Hệ thống cần vào/ ra như thế nào? vào ra đến đâu hay từ đâu đến? Từ đó đưa ra một số chức năng của hệ thống. 2. Sơ đồ phân cấp chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng nhằm mô tả điều cần thực hiện của hệ thống quản lý, nó cho phép phân rã chức năng mức cao thành các chức năng chi tiết mức thấp hơn, kết quả được biểu diễn thành cây gồm nhiều mức. Cây chức năng này cho ta thấy được rõ ràng dễ hiểu của một hệ thống quản lý Biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm: Chức năng được ký hiệu là hình chữ nhật bên trong có gán tên nhãn Kết nối giữa các chức năng có tính phân cấp được ký hiệu bằng đoạn thảng. Biểu đồ phân cấp chức năng ở hình 2.1 cho ta 4 mức phân cấp chức năng: Mức 1: Cho biết đối tượng quản lý vật tư có tên là “ Quản lý vật tư” Mức 2:Thể hiện 3 chức năng của hệ thống 1.”Cập nhật dữ liệu”:Liên quan đến dữ liệu vào 2.”Danh mục”:Liên quan đến dữ liệu vào 3.”Thống kê”:lấy kết quả từ chức năng trên 4.”Tìm kiếm ” :Là tác động vào dữ liệu để dáp ứng yêu cầu quản lý 5.”Thiết lập hệ thống”:Quản lý người sử dụng Mức 3:Thể hiện phân rã 4 chức năng trên, đó là cập nhật dữ liệu,xử lý dữ liệu, báo cáo, Thiết lập hệ thống. Mức 4: Phân rã chức năng 3 Biểu đồ luồng dữ liệu có tính trực quan, các chức năng được nhìn một cách tổng quát. Thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng. Nó trình bày một hệ thống phải làm gì hơn là hệ thống phải làm như thế nào. Sơ đồ này gần giống sơ đồ tổ chức nhưng không đồng nhất Sơ đồ phân cấp chức năng: Hệ thống quản lý kho hàng Quản trị hệ thống Cập nhật dữ liệu Thống kờ/Bỏo cỏo Đăng nhập hệ thống Húa Đơn mua/bỏn Tồn kho Cập nhật DM user Phiếu xuất/nhập Nhập kho Xuất kho DM khỏch hàng/nhan viờn vien DM nhà cung cấp Hàng mua DM vật tư/kho Hàng bỏn DM HTTT Tỡm kiếm Khỏch hàng/Nhà cung cấp Vật tư Biểu đồ luồng dữ liệu(BLD) Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng của hệ thống Mỗi mức biểu đồ phân cấp chức năng mô tả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng với các mức: * Mức khung cảnh( mức 0): Là mưc tổng quát nhất trong toàn bộ hệ thống, là một chức năng xuất hiện đầy đủ các tác nhân ngoài. Quy tắc xây dựng biểu đồ mức khung cảnh: Các luồng dữ liệu phải có tên luồng Giữa các tác nhân không có luồng dữ liệu Luồng dữ liệu xuất hiện trong biểu đồ có thể là luồng giữ liệu tổng hợp và được mô tả chi tiết ở các biểu đồ phân rã sau * Mức đỉnh (mức 1): Là phân rã của biểu đồ mức khung cảnh. Hệ thóng phân thành nhiều chức năng con, giữa các chức năng xuất hiện các luồng dữ liệu, các kho giữ liệu, nhưng phải chú ý tới việc bảo toàn các tác nhân ngoài, các mối quan hệ giữa các tác nhân và hệ thống là luồng giữ liệu vào ra * Mức dưới đỉnh(2,3...) Là phân rã cho các chức năng kế cận trên nhằm giải thích rõ hơn về chức năng đó Trong khi xây dựng các biểu đồ phân rã chức năng có thể xuất hiện thêm các kho dữ liệu trung gian giữa các chức năng con. Các luồng dữ liệu có thể phân rã thành nhiều luồng dữ liệu ở các mức dưới, nhưng phải đảm bảo các luồng thông tin vào ra. 1. BLD mức khung cảnh của hệ thống xuất nhập kho: NCC QL Xuất Nhập Kho Khach Ban QL y/c nhập Phiếu nhập y/c mua Phiếu xuất y/c báo cáo thống kê báo cáo thống kê 2. BLD mức đỉnh của hệ thống quản lý xuất nhập kho: Ban QL Quản trị hệ thống Cập nhật dữ liệu Thống kê báo cáo Tìm kiếm Ban QL NCC Khách Phiếu xuất Phiếu xuất Vật tư Vật tư Phiếu nhập DM người dùng Phiếu nhập Yêu cầu 3. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh của chức năng quản trị hệ thống Biểu đồ này là quá trình phân rã từng chức năng ở mức 3 BPC.Nó thể hiện được mức 3 của BPC đồng thời tương ứng với BLD ở mức dưới đỉnh là phân rã từng khối chức năng xử lý. 3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phân rã chức năng:Thiết lập hệ thống Thụng tin về nguời sử dụng Ban QL éăng nhập Danh mục nguời sử dụng USER Cập nhật DMUSER Thụng tin phản hồi Đăng nhập hệ thống Thờm, bớt nguời sử dụng/ Sửa thụng tin nguời sử dụng Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng Thiết lập hệ thống Thiết kế và xây dựng cơ sở dữ liệu 1. Thiết lập cơ sở dữ liệu Sau khi đã xác định xong mọi phần tử dữ liệu cần thiết cho ứng dụng, tiếp theo phải tổ chức các dữ liệu đã phân tích theo từng chủ thể, trong chương này tiếp đến thực hiện chuyển các chủ thể đó vào bảng của CSDL và thực hiên khai thác CSDL Các bảng xây dựng phải tuân theo những nguyên tắc chuẩn hoá, cụ thể phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Mỗi trường trong bảng phải chứa một loại thông tin duy nhất. Mỗi bảng phải có một yếu tố xác định duy nhất gọi là khoá cơ bản, nó được tạo ra bởi 1 hoặc nhiều trường trong bảng. ứng với mỗi giá trị duy nhất của khoá cơ bản, phải có một và chỉ một giá trị trong mỗi cột dữ liệu và giá trị đó phải liên quan đến chủ thể của bảng Phải có thể thay đổi được một trường bất kỳ ( trừ các trường trong khoá cơ bản) mà không làm ảnh hưởng đến môi trường khác Trong các bảng phải định nghĩa loại dữ liệu( như số, ngày..), định nghĩa quy cách lựa chọn dữ liệu (độ dài xâu văn bản, độ chính xác số học, độ chính xác của thời gian...)Ngoài ra còn có thể định nghĩa các quy tác hợp lệ đơn giản hoặc phức tạp để đảm bảo rằng chỉ có các dữ liệu chính xác tồn tại trong CSDL Trên cơ sở đó có cac bảng cho CSDL như sau: 1. Bảng khachhang có khoá chính là makhach Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá makhach Mã khách hàng Text 10 x tenkhach Tên khách hàng Text 50 diachi Địa chỉ Text 50 dienthoai Điện thoại Text 10 sotk Số tài khoản Text 50 fax Fax Text 15 2. Bảng vattu: Có khóa chính là Mavt Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá mavt Mã vật tư Text 10 X tenvt Tên vật tư Text 50 donvitinh Đơn vị tính Text 15 3. Bảng Kho: Có khóa chính là Makho Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá makho Mã kho vật tư Text 10 X tenkho Tên kho vật tư Text 50 diachikho Địa chỉ kho Text 50 4. Bảng phieunhap: Có khóa chính là Sophieunhap Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá sophieunhap Số phiếu nhập Text 15 X sohd_mua Số hóa đơn mua text 10 ngaynhap Ngày nhập date mancc Mã nhà cung cấp Text 10 makho Mã kho Text 10 manv Mã nhân viên text 10 5. Bảng phieuxuat: Có khóa chính là sophieuxuat Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá sophieuxuat Số phiếu xuất Text 15 X sohd_ban Hóa đơn mua text 10 ngaynhap Ngày nhập date makhach Mã khách hàng Text 10 makho Mã kho Text 10 manv Mã nhân viên text 10 6. Bảng dong_hdmua: Có khóa chính là sohd_mua,mavt Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá sohd_mua Số hóa đơn mua Text 10 X mavt Mã vật tư Text 10 X soluong Số lượng Number dongia Đơn giá Currency 7. Bảng dong_hdban: Có khóa chính là sohd_ban,mavt Tên Trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá sohd_ban Số hóa đơn bán Text 10 X mavt Mã vật tư Text 10 X soluong Số lượng Number dongia Đơn giá Currency 8. Bảng nhapct, sophieunhap là khoá chính Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá sophieunhap Số phiếu nhập Text 50 X mavt Mã vật tư Text 50 soluong Số lượng Number 9. Bảng xuatct, sophieunhap là khoá chính Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá sophieuxuat Số phiếu xuất Text 50 X mavt Mã vật tư Text 50 soluong Số lượng Number 10. Bảng hdmua, sohd_mua là khoá chính Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá sohd_mua Số hóa đơn mua Text 10 x ngayhd Ngày mua date mancc Mã nhà cung cấp Text 10 mahttt Mã hình thức thanh toán Text 10 manv Mã nhân viên Text 10 11. Bảng hdban, sohd_ban là khoá chính Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá sohd_ban Số hóa đơn bán Text 10 X ngayhd Ngày bán date makhach Mã khách hàng Text 10 mahttt Mã hình thức thanh toán Text 10 manv Mã nhân viên Text 10 12. Bảng hinhttt, mahttt là khoá chính Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá mahttt Mã hình thức thanh toán Text 10 x tenhttt Tên hình thức thanh toán text 50 13. Bảng nhacungcap có khoá chính là mancc Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá mancc Mã đối tượng Text 10 X tenncc Tên đối tượng Text 50 diachi Địa chỉ Text 50 dienthoai Điện thoại Text 10 sotk Số tài khoản Text 50 fax Fax Text 15 14. Bảng nhanvien có khoá chính là manv Tên trường Mô tả Kiểu Độ rộng Khoá manv Mã nhân viên Text 10 X tennv Tên nhân viên Text 25 diachi Địa chỉ Text 50 dienthoai Điện thoại Text 10 2. Mối quan hệ giữa các bảng Dữ liệu có ý nghĩa chỉ khi xác lập được mối quan hệ giữa các bảng. Khi bảng đã được thiết kế hợp lý, Access tự động xác được mối quan hệ giữa các bảng, đồng thời đảm bảo tính nhất quán về tham chiếu, tính nhất quán về tham chiếu được thể hiện ở chỗ: Cascade Update Related Fields : tức là nếu bên một thay đổi thì bên nhiều thay đổi. Cascade Delete Related Fieldss: Tức là nếu bên một bị huỷ bỏ thì bên nhièu cũng bị huỷ bỏ Nhờ mối quan hệ được thiết lập này mà các bảng được hìnhthành một CSDL có quan hệ, phần mềm nhờ nó mà khai thác, xử lý, tổ chức các quan hệ được gọi là quản trị CSDL. Bảng thhứ 1 Quan hệ Bảng thứ 2 nhacungcap 1 – nhiều phieunhap nhacungcap 1 – nhiều hdmua nhanvien 1 – nhiều phieunhap nhanvien 1 – nhiều phieuxuat nhanvien 1 – nhiều hdmua nhanvien 1 – nhiều hdban khachhang 1 –nhiều hdban khachhang 1 –nhiều phieuxuat hinhttt 1 –nhiều hdmua hinhttt 1 –nhiều hdban vatu 1 –nhiều nhapct vatu 1 –nhiều xuatct vatu 1 –nhiều dong_hdmua vatu 1 –nhiều dong_hdban phieuxuat 1 –nhiều xuatct hdban 1 –nhiều dong_hdban Hdban 1 –nhiều phieuxuat hdmua 1 –nhiều phieunhap hdmua 1 –nhiều dong_hdmua Kho 1 –nhiều phieunhap Kho 1 –nhiều phieuxuat phieunhap 1 –nhiều nhapct Hình 2.18: Mối quan hệ từng cặp hai bảng khi thiết kế Hình 2.19: Mối quan hệ từng cặp hai bảng khi thiết kế Chương III Thiết kế giao diện và sử dụng chương trình Lựa chọn và tìm hiểu công cụ quản trị cơ sở dữ liệu 1. Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu Cụ thể với bài toán đặt ra, phải lựa chọn công cụ quản lý để có thể chuyển sang một hệ quản lý CSDL. Trên cơ sở của CSDL sẽ thiết kế để xử lý hệ CSDL này theo hướng yêu cầu mà người quản lý vật tư đặt ra. Phần chương trình có thể xử lý, thay đổi dữ liệu được gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Về lý thuyết có thể chọn nhiều loại công cụ cho một bài toán quản lý cụ thể. Ví dụ có thể chọn công cụ Foxpro của Microsoft Software. Nhưng thực tế cho thấy công cụ này không tiện cho thiết kế và khai thác bằng Access. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle được dùng với quy mô bài toán lớn với mức quản lý CSDL nhiều. Nó được phát huy sức mạnh khi dừng thử hệ thống mạng. Bài toán quản lý một số ngành lớn thường sử dụng hệ cơ sở dữ liệu này hoặc informix, Sysbase được dùng ở bài toán quản lý ngân hàng vì chúng có đặc điểm là tốc độ xử lý dữ liệu nhanh, độ chính xác cao, số liệu lớn, an toàn. Với bài toán quản lý vật tư ở doanh nghiệp nhỏ và qua thực tế khảo sát, phân tích ở trên thì hệ quản trị cơ sở dữ liệu được chọn là Microsoft Access kết hợp với ngông ngữ lập trình VBA vì lý do sau: Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windown, là phần mền trong Microsoft ofice, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi đáp ứng được chương trình cho bài toán quản lý Microsoft Access là một ứg dụng chất lượng cao của Microsoft, nên có thể sử dụng tất cả các phương tiện của cơ chế trao đổi dữ liệu động (DDE), nhúng và liên kết đối tượng (OLE). Microsoft Access là một hệ cơ sở dữ liệu quan hệ đầy đủ các chức năng định nghĩa dữ liệu , xử lý dữ liệu và kiểm soát dữ liệu. Điều này cần thiết cho quản lý một dữ liệu lớn. Microsoft Access có một hệ thống lưu trữ dữ liệu và cũng như tất cả các hệ CSDL quan hệ khác, nó cho phép dễ dàng các thông tin có quan hệ. Microsoft Access người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu công việc cần giải quyết với các thao tác thực hiện dễ dàng. Microsoft Access sử dụng ngôn ngữ SQL rất mạnh để sử lý dữ liệu trong bảng, dùng các mối quan hệ doi người dùng tự động liên kết các bảng cần thiết Microsoft Access có một phương tiện định nghĩa truy vấn đồ hoạ đơn giản nhưng rất mạnh(QBE). Với phương tiện này Microsoft Access cho phép người sử dụng thực hiện các thao tác trực tiếp với dữ liệu. Microsoft Access được thiết kế để sử dụng một hệ quản trị cơ sở dữ liệu đơn lẻ trên một tram làm việc duy nhất hoặc theo thể thức dùng chung trên mạng, có thể chia sẻ cơ sở dữ liệu của Microsoft Access với người sử dụng vì Access có tính toàn vẹn dữ liệu và bảo mật dữ liệu. Microsoft Access có thể quy định những người hoặc nhóm người nào được quyền truy cập vào các đối tượng trong một CSDL. Microsoft Access tự động cung cấp truy nhập vào các đối tượng trong một CSDL. Microsoft Access tự động cung cấp các cơ chế khoá để đảm bảo không cho hai người sử dụng có thể đồng thời cập nhật cùng một đối tượng. Microsoft Access cũng hiểu và chấp nhận các cơ chế khoá của của các cấu trúc CSDL khác được gắn kèm với Access . Microsoft Access có khả năng kiết xuất dữ liệu theo thiết kế WYSIWWYG(what you see is What you get) cho phép thiết kế được những mẫu biểu và báo cáo phức tạp đáp ứng đày đủ yêu cầu đề ra. Có thể tác động dữ liệu, kết hợp các kiểu mẫu và báo cáo tổng một tài liệu và trình bày kết quả theo dạng thức chuyên nghiệp. Microsoft Access còn là một công cụ dễ nâng cấp hiệu xuất làm việc, đồng thời giảm bớt khó khăn cho người sử dụng. Việc thiết kế Wizard và Marcro, người sử dụng có thể tự động hoá công việc mà không cần phải mất nhiều thời gian để lập trình. Đối với nhu cầu quản lý dữ liệu ở mức cao hơn, Access cũng có một ngôn ngữ lạp trình CSDL khá mạnh mẽ, đó là ngôn ngữ lập trình Visual Basic. 2. Lập trình VBA Bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office phải nói là nổi tiếng nhất thế giới trong lĩnh vực tin học văn phòng. Word cung cấp khả năng chế bản điện tử đẹp đẽ và hiện đại; Excel với khả năng bảng tính điện tử mạnh mẽ; FrontPage với khả năng tạo ra các trang web sống động; Access với khả năng quản trị CSDL;tất cả các phần mềm đó đã tạo nên sự phổ biến của bộ phần mềm này với hầu hết người dùng máy tính trên toàn thế giới. Không dừng ở mức ứng dụng có sẵn, bộ phần mềm này còn có một ngôn ngữ lập trình đi kèm VBA – Visual Basic for Application để giúp người dùng có thể tạo ra các tuỳ biến mạnh hơn, thân thiện hơn với trong công việc của mình. Với Word, Excel bạn hoàn toàn có thể tự tạo ra các macro để tăng tốc độ sử dụng ứng dụng; hơn thế nữa VBA trên Access đã thể hiện tính chuyên nghiệp trong lập trình, phần nào biến được một CSDL đơn giản trở thành những sản phẩm đóng gói thương mại. Màn hình làm việc ngôn ngữ VBA thường có dạng: Trong đó: (1) Hệ thống thực đơn và thanh công cụ Cũng như bất kỳ môi trường làm việc nào đều có hệ thống thực đơn và thanh công cụ đi kèm. Trên đó có chứa các lệnh để gọi, thi hành hoặc thiết lập các điều khiển cần thiết. (2) Cửa sổ Project Explorer; Có rất nhiều các thành phần có thể lập trình được bởi VBA như: Forms, Reports, Modules. Cửa sổ Project Explorer là cây phân cấp lớp các đối tượng có chứa mã lệnh VBA, đồng thời giúp lập trình viên dễ dàng trong việc viết (coding) cũng như quản lý các mã lệnh VBA đã viết. (3) Cửa sổ viết lệnh; Cửa sổ viết lệnh là nơi soạn thảo các dòng lệnh VBA. Mỗi cửa sổ sẽ chứa toàn bộ mã lệnh cho một đối tượng như: Forms, Reports, Modules. Trong mỗi cửa sổ có thể có nhiều phần được viết lệnh, mỗi phần có thể là nội dung một khai báo, một chương trình con, nội dung một thủ tục đáp ứng sự kiện. a. Các kiểu dữ liệu cơ bản Cũng như các ngôn ngữ lập trình khác, VBA đều hỗ trợ các kiểu dữ liệu cơ bản. Dưới đây giới thiệu chi tiết về từng kiểu. Boolean: Kiểu lô gíc, tương tự kiểu Boolean trên Pascal. Kiểu này chiếm 2 byte bộ nhớ; chỉ nhận một trong 2 giá trị là: Yes – No hoặc True – False hoặc đôi khi thể hiệndưới dạng số 0 tương đương với False, True tương ứng với bất kỳ số nào khác 0. Khi lập trình CSDL, kiểu Boolean tương ứng với kiểu Yes/No trong bảng dữ liệu. Byte :Kiểu số nguyên dương trong phạm vi từ 0..255. Kiểu này chiếm 1 byte bộ nhớ. Integer:Kiểu nguyên, có giá trị trong khoảng -32768...32767. Kiểu này chiếm 2 bytes bộ nhớ. Long :Kiểu số nguyên dài, có giá trị trong khoảng 2,147,483,648 .. 2,147,483,647. Kiểu này chiếm 4 bytes bộ nhớ. Single :Kiểu số thực, có giá trị trong khoảng 1.401298E-45 to 3.402823E38. Chiếm 4 bytes bộ nhớ. Double :Kiểu số thực có đợ lớn hơn kiểu Single, có giá trị trong khoảng 4.94065645841247E-324 to 1.79769313486232E308. Chiếm 8 bytes bộ nhớ. Currency :Kiểu tiền tệ. Bản chất là kiểu số, độ lớn 8 bytes, có giá trị trong khoảng -922,337,203,685,477.5808 to 922,337,203,685,477.5807. Đặc biệt, kiểu này luôn có ký hiệu tiền tệ đi kèm. String :Kiểu xâu ký tự. Kiểu này tương ứng với kiểu String trong Pascal, tương ứng với kiểu Text trong các trường CSDL Access. Độ lớn tối đa 255 bytes tương đương với khả năng xử lý xâu dài 255 ký tự. Variant :Variant là kiểu dữ liệu không tường minh. Biến kiểu này có thể nhận bất kỳ một Object :Object là một loại biến kiểu Variant, chiếm dung lượng nhớ 4 bytes, dùng để tham chiếu tới một loại đối tượng (Object) nào đó trong khi lập trình. Tất nhiên muốn khai báo biến Object kiểu nào, phải chắc chắn đối tượng đó đã được đăng ký vào thư viện tham chiếu VBA bởi tính năng Tool | Reference. Chúng ta sẽ còn trở lại vấn đề này khi lập trình CSDL. b. Biến – khai báo biến đơn giản Biến (Variable) là thành phần của một ngôn ngữ lập trình, giúp xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và mềm dẻo. Thông thường trong các ngôn ngữ lập trình, mỗi biến khi tồn tại phải được định kiểu, tức là phải nhận một kiểu dữ liệu xác định. Tuy nhiên trong VBA thì không, mỗi biến có thể định kiểu (được khai báo trước khi sử dụng) hoặc không định kiểu (không khai báo vẫn sử dụng được). Trong trường hợp này biến đó sẽ tự nhận kiểu giá trị Variant. Biến có thể được khai báo bất kỳ ở đâu trong phần viết lệnh của VBA. Tất nhiên, biến có hiệu lực như khai báo chỉ bắt đầu từ sau lời khai báo và đảm bảo phạm vi hoạt động như đã qui định. Vì biến trong VBA hoạt động rất mềm dẻo, nên có nhiều cách khai báo biến như: Dim i As Integer - Biến cục bộ: Biến cục bộ được khai báo sau từ khoá Dim, nó chỉ có tác dụng trong một chương trình con, cục bộ trong một form hoặc một module nào đó. Dưới đây sẽ chỉ ra 3 trường hợp biến cục bộ này: - Trong một chương trình con, nếu nó được khai báo trong chương trình con đó; - Trong cả một Form, nếu nó được khai báo trong phần Decralations của Form đó; - Trong cả một Reports, nếu nó được khai báo trong phần Decral