Đề tài Thiết kế trạm bơm xăng tự động

u ban quản lý 850,000,000 Thuê đội khảo sát địa hình 1,500,000,000 Đội ngũ nhân viên tư vấn 80,000,000 Đội ngũ nhân viên dự án 3,500,000,000 Chi phí khác 150,000,000 Tổng chi phí dự án 20,369,000,000 3. Quản lý tổng mức đầu tư thiết kế 3.1. Quản lý chi phí CV (cost variance): Biến thiên về chi phí CV = BCWP – ACWP Kết quả - Chi phí Nếu CV> 0, dự án dưới chi phí (under cost) Nếu CV <0, dự án vượt chi phí (over cost) Chỉ số đánh giá chi phí hoạt động của dự án (CPI - cost performance index) CPI = BCWP/ACWP Nếu CPI > 1, dự án dưới chi phí Nếu CPI <1, dự án vượt chi phí Nếu CPI =1, dự án vận hành đúng chi phí Chi phí dự tính tại thời điểm hoàn thành ( ECAC – estimated cost at completion) ECAC = (BCAC – BCWP)/CPI + ACWP Trong đố BCAC là chi phí ước tính ban đầu tại thời điểm hoàn thành. Chi phí dự tính đến điểm hoàn thành dự án (ECTC - estimated cost to complete) ECTC = ECAC – ACWP 3.2. Quản lý, kiểm soát tổng mức đầu tư Khi lập dự án, chúng tôi đã xác định tổng mức đầu tư để tính toán hiệu quả đầu tư, từ đó đưa ra số vốn dự trù yêu cầu của chủ đầu tư. Nếu có sự thay đổi từ phía chủ đầu tư, chúng tôi sẽ có thông báo kịp thời đến nhà thầu để có kế hoạch điều chỉnh phù hợp. 3.3. Quản lý kiểm soát tổng mức thiết kế Tổng dự toán, dự toán công trình trước khi phê duyệt đều phải qua Hội đồng thẩm định. Nội dung thẩm định như sau: Kiểm tra sự phù hợp giữa khối lượng thiết kế và khối lượng dự toán. Kiểm tra tính đúng đắn của việc áp dụng các định mực kinh tế, kỹ thuật, định mức chi phí, đơn giá và các chế độ chính sách liên quan. Giám đốc dự án phê duyệt tổng dự toán, dự toán công trình và phải trịu trách nhiêmk trước pháp luật về kết quả thẩm định, phê duyệt của mình. V. Quản trị chất lượng dự án (project quality maentement) Quản trị chất lượng là quá trình định hướng, triển khai và kiểm soát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng sản phẩm dự án phải đạt được theo yêu cầu của dự án. 1. Kế hoạch quản trị chất lượng Chất lượng là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của mọi dự án. Chất lượng của các dự án quy hoạch hiện nay lại càng được sự quan tâm đặc biệt của các đối tượng liên quan. Vì thế chúng tôi mong muốn quy hoạch một dự án có chất lượng tốt. 1.1. Chính sách quản trị chất lượng Mục tiêu của chúng tôi là quy hoạch một công trình có chất lượng cao theo “Quy chế đánh giá và công nhận công trình, sản phẩm xây dựng đạt chất lượng cao của ngành xây dựng”. Quy trình quản lý chất lượng dự án phải tuân theo Luật xây dựng và các văn bản luật liên quan, các thủ trình tự quản lý đầu tư và xây dựng theo Nghị định số 16/2005/NĐ-CP ngày 7/2/2005 và nghị định số 209/2004/NĐ - CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ về quản lý chất lượng dự án công trình. Các tiêu chuẩn áp dụng cho dự án công trình của chúng tôi bao gồm: Tiêu chuẩn xây dựng dự án của Việt Nam năm 1997 về quản lý chất lượng, quy hoạch và nghiệm thu. Nghị định số 209/2004/NĐ - CP ngày 16/12/2004 của Chính phủ. Công trình quản lý dự án phải đảm bảo đúng thiết kế, đúng chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ và yêu cầu của chủ đầu tư. 1.2 Sơ đồ quản trị chất lượng (trang sau) Quản trị chất lượng Quản trị chất lượng khảo sát quy hoạch Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc Quản trị chất lượng nhân viên dự án Quản trị chất lượng nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình Quản trị chất lượng khảo sát quy hoạch Bao hàm cả khảo sát địa chất, thuỷ văn, khảo sát hiện trạng, đo đạc địa hình của dự án công trình. Nhiệm vụ khảo sát do đơn vị thiết kế lập, được chủ đầu tư phê duyệt phải phù hợp với quy mô, các bước thiết kế. Đặc biệt khảo sát đầy đủ, phù hợp với các quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng tại Việt Nam. Khảo sát không được xâm hại mạng lưới kỹ thuật công trình công cộng và những công trình xây dựng khác trong phạm vi khảo sát dự án. Chất lượng của cuộc khảo sát dự án tốt thì chất lượng thiết kế sẽ được đảm bảo. Quản trị chất lượng thiết kế kiến trúc Quản trị chất lượng thiết kế dự án công trình bao gồm quản lý chất lượng thiết kế cơ sở và quản lý chất lượng thiết kế bản vẽ thi công. Thiết kế hai bước đã được Giám đốc dự án phê duyệt. Các thiết kế được lập trên cơ sở báo cáo và nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng dự án đã tiến hành trước đó. Bản vẽ thiết kế kỹ thuật phải thể hiện chi tiết về các kích thước, thông số kỹ thuật chủ yếu, vật liệu chính đảm bảo đủ điều kiện để lập dự toán, tổng dự toán và lập thiết kế bản vẽ thi công công trình xây dựng. Thiết kế bản vẽ thi công phải thể hiện chi tiết tất cả các bộ phận của công trình Tổ hợp Garage ôtô ngầm, các cấu tạo với đầy đủ kích thước, vật liệu và thông số kỹ thuật để thi công chính xác và đủ điều kiện để lập dự toán thi công xây dựng công trình. Bản thiết kế phải thể hiện tính hiện đại, tiện dụng và tính thẩm mỹ của công trình, phù hợp với tổng thể. Kiến trúc nội thất đảm bảo sự tiện dụng tối đa cho người đến gửi xe và sử dụng các dịch vụ khác, mang những nét đặc trưng của khu tổ hợp Garage ô tô ngầm, khác với những khu để xe khác. Thiết kế xây dựng công trình dự án sẽ là căn cứ để thực hiện các giai đoạn khác của dự án. Quản trị chất lượng nhân viên dự án Thành lập ban quản lý dự án, phân công chức năng nhiệm vụ quyền hạn cụ thể và có chính sách sử dụng lao động hợp lý để đảm bảo việc cống hiến của từng thành viên trong sự thành công chung của dự án. Bên cạnh đó, sẽ thành lập ban kiểm tra cán bộ, nhân viên thường trực tại dự án. Giám đốc dự án trực tiếp quản lý ban kiểm tra nhân viên này. Quản trị chất lượng nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình Sản phẩm thiết kế trước khi đưa ra thi công phải được đánh giá chất lượng thiết kế, được chủ đầu tư nghiệm thu và xác nhận Ban tư vấn phải có đủ điều kiện năng lực để thực hiện thẩm tra thiết kế và chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra. Nếu thiết kế không đảm bảo yêu cầu theo đúng hợp đồng thì nhà thầu thiết kế phải thiết kế lại và chịu mọi chi phí, cà chi phí thẩm tra thiết kế. Nhà thầu thiết kế xây dựng công trình chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật về chất lượng thiết kế xây dựng công trình và phải bồi thường thiệt hại khi sử dụng thông tin, tài liệu, quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng, giải pháp kỹ thuật, công nghệ không phù hợp gây ảnh hưởng tới chất lượng công trình xây dựng và các hành vi vi phạm khác gây ra thiệt hại. 2. Đảm bảo chất lượng Tất cả các hạng mục của dự án Tổ hợp Garage ô tô ngầm phải đảm bảo các TCVN về chất lượng. Tất cả các cấu trúc của các hạng mục của công trình đều được thiết kế, tính toán và kiểm tra theo chất lượng TCVN. Lập sổ theo dõi thiết kế xây dựng công trình Tổ hợp Garage ô tô ngầm theo từng hạng mục. Lập và kiểm tra thực hiện biện pháp xây dựng dự án, tiến độ quy hoạch dự án. Tạm dừng dự án để kiểm tra kỹ các vị trí nghi ngờ về chất lượng của dự án đó. Kiên quyết xử lý các sai phạm trong khi quy hoạch. Mọi thay đổi đều phải có sự nhất trí giữa các bên có liên quan. Trong quá trình quy hoạch dự án, ban quản lý dự án giám sát được tất cả các công việc vào bất cứ lúc nào. Mọi sai phạm kỹ thuật phải được sửa chữa kịp thời. 3. Kiểm soát chất lượng Phạm vi: Quản trị chất lượng trong phạm vi dự án, không vượt quá mức phạm vi của dự án. Các hạng mục trong Tổ hợp Garage ô tô ngầm, khu điều hành phải tuân thủ theo đúng bản vẽ thiết kế chung của dự án. Nếu có sự điều chỉnh phải thông báo ngay với ban quản lý để ban quản lý xem xét có phù hợp với tổng thể của dự án. Tiêu chuẩn: Hoàn thành đúng quy hoạch trong thời gian đề ra. Mọi hạng mục trong khu phải được quy hoạch tỷ mỉ và cặn kẽ. Dễ dàng đưa vào thi công, xây dựng sau này. Dự án xây dựng phải được đăng ký tham gia cuộc vận động đảm bảo và nâng cao chất lượng ngay từ khi xây dựng dự án. Quy trình xây dựng dự án phải tuân thủ trình tự quản lý đầu tư và xây dựng , Nghị định số 209/2004/NĐ - CP ngày 16 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về Quản lý chất lượng công trình xây dựng dự án. Nội dung các tiêu chí, tiêu chuẩn đăng ký phải được cụ thể hoá và phổ biến cho những người trực tiếp thiết kế các hạng mục trong tổ hợp Garage ô tô ngầm. Ban quản lý dự án phải nghiên cứu kỹ thiết kế, nếu phát hiện được các thiếu sót, những chi tiết không hợp lý trong thiết kế thì kịp thời đề nghị bằng văn bản cho chủ đầu tư để thiết kế bổ sung sửa đổi nhằm đảm bảo chất lượng của dự án. Thực hiện tốt kiểm tra các vật liệu xây dựng, cấu kiện xây dựng, thiết bị công trình và các đầu vào khác để khẳng định đảm bảo yêu cầu kỹ thuật của thiết kế. Có hệ thống quản lý chất lượng, lập kế hoạch chất lượng cụ thể cho công trình xây dựng dự án. Có ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ xây dựng và sáng kiến cải tiến. Quy định : Thành viên ban dự án không được bớt xén thời gian, kinh phí làm ảnh hưởng tới chất lượng bản quy hoạch dự án. Các tiêu chuẩn phải được đề cao và tuân thủ chặt chẽ. Trách nhiệm của Ban quản lý dự án đảm bảo và nâng cao chất lượng công trình, sản phẩm xây dựng dự án. Quy định về việc tiếp tục phát triển và nâng cao hiệu quả đảm bảo, nâng cao chất lượng công trình, sản phẩm dự án trong kế hoạch. Ban quản lý chịu trách nhiệm toàn bộ về chất lượng của công trình xây dựng dự án, lãnh đạo Ban quản lý dự án phải có đầy đủ điều kiện, năng lực theo quy định. Chỉ được ký hợp đồng giao nhận thầu đối với những tổ chức tư vấn doanh nghiệp xây dựng có đủ điều kiện năng lực hoạt động xây dựng, theo quy định hiện hành. 4. Hệ thống đảm bảo chất lượng Đảm bảo chất lượng là yếu tố cốt lõi của quản trị chất lượng. Bởi vậy, trong dự án này chúng tôi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 13823: 2008 làm cơ sở cho việc thực hiện đúng các yêu cầu của pháp luật, các tiêu chuẩn xây dựng và các quy trình hoạt động, các quy trình đánh giá hoạt động của dự án, đảm bảo dự án đáp ứng được yêu cầu của dự án. VI. Quản trị nhân lực (Project human resource management) Quản trị nhân lực là quá trình hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của các đối tượng liên quan đến dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án với hiệu quả cao nhất. Đối với mỗi dự án yếu tố nhân lực đóng vai trò quan trọng. Do đó chúng tôi đã thiết lập một ban điều hành quản lý có trình độ cao cho dự án này Ban điều hành dự án Ban thiết kế và Quy hoạch tổng thể Ban tài chính Ban tư vấn Ban thông tin Ban thanh tra Giám sát Ban thư ký, trợ giúp 1. Sơ đồ và kế hoạch quản lý nhân sự của ban quản lý dự án 1.1. Ban điều hành dự án Số lượng: 4 người Nhiệm vụ: Ban điều hành của dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều tra, tiến hành và ra quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác. Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lý các thông tin. Kỹ năng cần có: Có khả năng lãnh đạo nhóm làm việc. Có kinh nghiệm đàm phán, thương thuyết hợp đồng Hiểu biết về quản trị trong các dự án liên quan đến Garage ô tô ngầm và quy hoạch phát triển đô thị nói chung. Có mối quan hệ tốt giữa các nhà thầu và các ban ngành có liên quan. Những công việc của ban điều hành Tiếp nhận yêu cầu và các phản hồi từ phía chủ đầu tư. Ra quyết định dựa trên việc phân tích thông tin của bộ phận phụ trách. Xây dựng kế hoạch tổng thể và lịch trình của dự án. Tổ chức họp bàn và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận. Gắn kết và thống nhất các bộ phận phụ trách, đưa ra những điều chỉnh kịp thời. bảng phân tách công việc WBs của ban điều hành dự án STT Wbs Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ chủ đầu tư. Có văn bản. 2 1.1 Nghiên cứu, góp ý cho chủ đầu tư Phối hợp với các trưởng ban 3 1.2 Thông tin lại cho chủ đầu tư. 4 2.0 Họp toàn bộ các ban và liên kế hoạch. Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư. 5 2.1 Họp truyền đạt ý tưởng và mục đích. Lưu ý bám sát ý tưởng quản lý dự án quy hoạch Tổ hợp Garage ô tô ngầm. 6 2.2 Phân công công việc cụ thể cho từng ban, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc. Trưởng ban chịu trách nhiệm phân công công việc cho thành viên trong ban mình. 7 3.0 Kí kết hợp đồng. Có tham khảo ý kiến của các ban. 8 3.1 Hợp đồng với các nhà thầu thiết kế. 9 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế. Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định gồm các đại diện của từng ban. 10 4.1 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của nhà thầu. 11 4.2 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối. Phải thông qua các ban chức năng. 12 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các ban. Phối hợp chặt chẽ với các ban kiểm tra giám sát. 13 6.0 Kết thúc dự án. 14 7.0 Họp tổng kết và rút kinh nghiệm. 1.2. Ban thiết kế và quy hoạch tổng thể Số lượng: 6 người Nhiệm vụ: Trực tiếp nghiên cứu và thực hiện quy hoạch tổng thể khi có thông tin đầy đủ. Tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ đầu tư và tư vấn để đưa ra ý tưởng cuối cùng. Theo yêu cầu của chủ đầu tư, quyết định của ban điều hành, ý kiến tư vấn và các thông tin của các nhóm khác để đưa ra bản quy hoạch sơ bộ. Tổ chức khảo sát thực địa và tiếp thu những thông tin cần thiết. Thực hiện các yêu cầu và chỉnh sửa trong việc thực hiện quy hoạch. Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cùng và trình cho ban điều hành và chủ công trình. Báo cáo tiến độ làm việc với ban điều hành Kỹ năng cần có: Có chuyên môn về thiết kế, quy hoạch. Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ. Sáng tạo, có khả năng đưa ra những tư vấn cần thiết cho ban điều hành. bảng phân tách công việc wbs của ban thiết kế và quy hoạch tổng thể STT WBS TÊN CÔNG VIệC CHú THíCH 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Họp bàn và thiết kế bản quy hoạch. Bám sát hoá ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư. 3 2.1 Xác định địa hình, vị trí thực hiện các công việc. 4 2.2 Lên kế hoạch bản thiết kế tổng thể. 5 3.0 Phối hợp với cá ban có liên quan để điều chỉnh cho phù hợp. 6 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các khu vực có liên quan. 7 5.0 Trình bày bản thiết kế lên ban điều hành dự án và chủ đầu tư Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể hạng mục công trình. 1.3. Ban thanh tra giám sát Số lượng: 4 người Nhiệm vụ: Theo dõi tiến độ của thực hiện các hạng mục. Giám sát quá trình thực hiện dự án, kịp thời phát hiện ra sai sót. Kiểm tra chất lượng của từng bộ phận. Tổng hợp và báo cáo thường xuyên lên ban điều hành của dự án. Yêu cầu: Có khả năng làm việc độc lập với các bộ phận. Hiểu biết sâu sắc về các tiêu chuẩn thiết kế. Làm việc có trách nhiệm, trung thực. bảng phân tách công việc wbs của ban kiểm tra giám sát stt wbs Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ giám đốc dự án. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Lên kế hoạch kiểm tra giám sát. Nắm rõ ý tưởng và mục đích của dự án. 3 2.1 Họp ban và phân công nhiệm vụ cho từng nhân viên. Có căn cứ vào trình độ chuyên môn và phẩm chất đạo đức. 4 2.2 Thu thập thông tin. Đa phương, khách quan phối hợp chặt chẽ với ban thông tin. 5 2.3 Vạch kế hoạch giám sát cụ thể. Trình cho giám đốc dự án trước khi tiến hành giám sát. 6 3.0 Tiến hành giám sát báo cáo lên ban điều hành. Liên tục báo cáo cho giám đốc dự án quản lý và giám sát đặc biệt với bộ phận thi công của nhà thầu. Định kỳ vào cuối tuần, báo cáo trực tiếp lên giám đốc dự án bằng văn bản hoá. 1.4. Ban tài chính Số lượng: 4 người Nhiệm vụ Quản lý điều hành chung về mặt tài chính, khai thác lập kế hoạch về vốn. Nghiên cứu thị trường giá cả để tính toán các chi phí cho phù hợp với số chi phí dự tính. Giải ngân phù hợp với trình tự thực hiện dự án, đảm bảo theo đúng tiến độ và chất lượng của dự án. Báo cáo thay đổi về tài chính xảy ra trong quá trình thực hiện dự án và báo cáo đề xuất liên quan đến tài chính với ban điều hành. Thanh toán và lập báo cáo tài chính lên ban điều hành và chủ đầu tư. Sơ đồ Thực hiện quản lý tài chính Luồng tiền vào Nhận tiền từ chủ đầu tư Luồng tiền ra Luồng tiền vào Thanh toán chi phí của ban quản lý dự án. Thanh toán tiền lương cho ban quản lý dự án Giải ngân cho hạng mục của dự án. Yêu cầu Trung thực, có kinh nghiệm trong vấn đề quản lý tài chính. Xử lý linh hoạt trong các tình huống. Bảng phân tách công việc wbs của ban tài chính stt wbs Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ ban điều hành dự án. Văn bản hoá thông tin. 2 1.1 Phân tích thông tin. Khách quan. 3 1.2 Tổng hợp thông tin. Phải đảm bảo chính xác và đầy đủ. Báo cáo bằng văn bản hoá. 4 1.3 Báo cáo cho ban điều hành. 5 2.0 Lập kế hoạch chi phí. Được sự thống nhất bằng văn bản của các ban có liên quan. 6 2.1 Phân bổ chi phí cho từng giai đoạn. Theo văn bản thống nhất. 7 3.0 Lập báo cáo định kỳ Vào cuối mỗi tháng. 8 3.1 Lập báo cáo thanh quyết toán. Vào cuối mỗi quý. 9 3.2 Thanh quyết toán số tiền còn dư khi kết thúc dự án. Báo cáo trực tiếp cho chủ đầu tư, gồm các hoá đơn chứng từ có liên quan. 1.5. Ban cố vấn Số lượng: 5 người. Nhiệm vụ: Tư vấn cho ban điều hành những vấn đề sau Tư vấn kĩ thuật công nghệ. Tư vấn kinh tế: tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ công trình thong qua ban điều hành, dự trù quy mô và các khoản khác của công trình dựa trên các tiêu chí đã đưa ra. Tư vấn pháp luật: giải quyết và tư vấn các vấn đề tranh chấp bất đồng về mặt pháp luật giữa các bên với nhau hoặc với cơ qua bên ngoài. Phối hợp với ban điều hành và ban thiết kế để xem xét và đánh giá bản quy hoạch. Yêu cầu: Am hiểu tường tận về các lĩnh vực mình phụ trách. Bảng phân tách công việc wbs của ban cố vấn stt wbs Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận yêu cầu từ ban điều hành. Văn bản hoá thông tin 2 1.1 Phân tích yêu cầu. 3 1.2 Tìm hiểu nhu cầu thực tế. 4 1.3 Tổng hợp, báo cáo lại lên ban điều hành. Đảm bảo đầy đủ, chính xác. 5 2.0 Phối hợp với các ban liên quan để xem xét và đưa ra phương án. Sau khi nội bộ ban đã có ý kiến đề xuất. 1.6. Ban thông tin Số lượng: 3 người Nhiệm vụ Quản trị nguồn thông tin đến và đi, đảm bảo tính chính xác, kịp thời và bí mật cho thông tin nội bộ. Đảm bảo nguồn thông tin chính xác, độ tin cậy cao, cập nhật thường xuyên thông tin. Theo dõi và truyển tải thông tin đa phương giữa các bên có liên quan: chủ đầu tư, ban điều hành, các nhóm thực hiện dự án và các thông tin bên ngoài. Đảm bảo thông suốt về thông tin giữa các bộ phận. Ghi chép đầy đủ biên bản họp của ban điều hành. Phân tích thông tin và tính rủi ro dựa vào số liệu thu thập được. Lập báo cáo thường xuyên lên ban điều hành. Yêu cầu Có khả năng cập nhật và xử lý thông tin. Ngoại giao và truyển tải thông tin tốt. Sử dụng thành thạo các phần mềm quản trị dự án và quản trị thông tin. Bảng phân tách công việc wbs của ban thông tin stt wbs Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận công việc từ ban điều hành. Nội dung công việc được văn bản hoá. 2 2.0 Xử lý, phân tích thông tin đến. Tham khảo ý kiến của các ban liên quan. 3 3.0 Họp ban. Thông qua văn bản hoặc các công cụ truyền thông như email, web…. 4 3.1 Truyền đạt thông tin đến các ban chức năng. Bám sát ý tưởng và mục tiêu. 5 3.2 Thu thập thông tin phản hồi từ các ban. 6 3.3 Phân tích và trao đổi thông tin. 7 4.0 Lên kế hoạch lấy thông tin bên ngoài. 8 4.1 Kiểm tra và chọn lọc thông tin. Bao gồm các dự án quy hoạch bệnh viện khác. 9 4.2 Báo cáo kết quả cho ban điều hành dự án. Kèm theo bảng phân tích. 10 5.0 Họp các ban chức năng và truyền đạt lại thông tin lần cuối Saukhi đã tổng hợp toàn bộ thông tin cần thiết. 1.7. Ban thư ký và trợ giúp Số lượng: 4 người Nhiệm vụ Ghi chép các vấn đề phát sinh trong dự án. In sao, photo và chuyển tài liệu cho các bộ phận. Sơ đồ mô tả trách nhiệm Ban điều hành dự án Ban thanh tra giám sát Ban thông tin Ban tài chính Ban thư ký Chủ đầu tư Nhà thầu thiết kế Ban thiết kế Các chuyên gia tư vấn N, A R, S N, S R, S S, N N, A, S R, N, A, S, C R, N C Trong đó: R: Responsible (Trách nhiệm) S: Support (Hỗ trợ) C: Consult (Tư vấn) N: Notification (Thông báo) A: Approval (Chấp thuận) 2. Phát triển nhóm dự án Vì nhóm dự án là tập hợp người từ nhiều đơn vị nên phải xây dựng nhóm đồng nhất. Cần tránh đội hình không tương ứng với nội dung công việc Hiểu lầm nội dung của dự án Trách nhiệm không rõ ràng Quyền hạn không rõ ràng Phân việc không đều, không rõ ràng Không xác định được những người liên quan đến dự án Mục tiêu chung không rõ Thông tin không thông suốt Thành viên thiếu tin tưởng nhau – nghi kị nhau quyền lợi cá nhân của thành viên không phù hợp với công việc của dự án Không cam kết thực hiện kế hoạch Không có tinh thần đồng đội thực sự Không quan tâm tới chất lượng công việc Thiêú định hướng, trở ngại cho quản lý dự án Việc đưa vào kỉ luật quản lý dự án không dễ dàng. Một số người chống lại việc thực hành quản lý dự án bởi vì họ cảm thấy nó đụng chạm tới “ độc lập chuyên môn “ của mình, muốn “ giấu nghề” Một số đấu tranh với quản lý dự án bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm sự sáng tạo Một số người chống lại quản lý dự án vì khó chịu với những phiền phức hành chính ( họp hành, báo cáo, lấy chữ ký ). Thực ra đó là những việc cần thiết thực sự Xây dựng tập thể vững mạnh, bằng nhiều cách, bao gồm: Bổ nhiệm người phụ trách Phân bổ trách nhiệm Khuyến khích tinh thần đồng đội Làm phát sinh lòng nhiệt tình Thành lập sự thống nhất chỉ huy Quản lý trách nhiệm Cung cấp môi trường làm việc tốt Trao đổi với các thành viên khác Người quản lí dự án ( PM- Project Manager ) Nhà quản lý dự án là người chịu trách nhiệm chính cho việc lập kế hoạch và thực hiện dự án. Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả. Trách nhiệm của người Quản lý dự án Nêu ra những điểm bao quát chung Lập báo cáo, ngân sách Định hướng công việc: Điều phối, theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng Những kỹ năng cần có của nhà quản lí dự án Có thể kết hợp nhiều kỹ năng bao gồm khả năng đặt ra những câu hỏi xác đáng, nhận biết được những yếu tố không hiệu quả, giải quyết được những mâu thuẫn cá nhân cũng như biết cách quản lý hệ thống. Đạt mục tiêu SMART: phát hiện và tập trung những mục tiêu mang tính khả thi cao. Có khả năng làm việc nhóm, thường xuyên liên lạc với đồng nghiệp để có đầy đủ thông tin. Lên ngân sách cho dự án: Ước toán được ngân sách cho dự án và thực hiện tốt quá trình dự đoán hiệu quả đạt được về mặt chi phí dựa trên những thông tin thực tế hiện tại. Đề xuất ngân sách, cung cấp nhiều thông tin minh chứng cho việc đánh giá hiệu quả của dự án theo chi phí. Quản lý rủi ro, xác định được nguy cơ xảy ra rủi ro, giải quyết tốt các rủi ro có thể xảy ra nhằm giữ đúng tiến độ thực hiện dự án. Luôn bình tĩnh kiểm soát được tình hình. VII. Quản trị thông tin dự án (Project communications management) Quản trị thông tin dự án là quá trình đảm bảo các dòng thông tin được thông suốt, nhanh chóng, kịp thời và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Kế hoạch quản trị Yêu cầu quản trị thông tin Quản trị thông tin 1. Kế hoạch quản trị 1.1 Các yêu cầu về thông tin Do yêu cầu của quản trị nên nguồn thông tin được truyền tải (nguồn thông tin đi) và nguồn thông tin thu thập được (nguồn thông tin đến) cần phải đạt được sự chính xác và mức độ tin cậy cao. Thông tin có thể được lấy từ các nguồn đó là: Tiếp nhận yêu cầu từ phía chủ đầu tư. Tiến hành khảo sát định kì tham khảo và cập nhật thông tin từ nhiều nguồn. Ghi nhận phản hồi từ các cơ quan bộ phận có liên quan. Tiếp xúc thường xuyên với các bộ phận. Tổng hợp phân tích truyền tin và lưu trữ. Tuy nhiên có một vài điểm cần chú ý khi tiếp nhận thông tin đó là: Phải cập nhật thông tin đã được kiểm tra và qua chắt lọc để tránh có những thông tin loãng không cần thiết. Luôn luôn thận trọng với những nguồn thông tin nội bộ cần bảo mật. Theo dõi, giám sát các nguồn thông tin được truyền tải để tránh bóp méo, sai sự thật. 1.2 Kế hoạch quản trị 1.2.1. Thông tin nội bộ Là thông tin được truyền đi giữa các ban của dự án, từ ban điều hành đến các ban trong dự án và từ mỗi ban đến các thành viên cụ thể hoặc ngựơc lại. Nguồn thông tin nội bộ kịp thời, chính xác là một phần quan trọng đảm bảo cho quá trình thi công có thể diễn ra theo đúng kế hoạch, dự toán ban đầu. Phải phân tách công việc cho từng bộ phận: Bộ phận thiết kế Bộ phận phụ trách nguyên vật liệu. Bộ phận giám sát… Các bộ phận có nhiệm vụ báo cáo về sự hoàn thành mức độ công việc của bộ phận mình: Khối lượng công việc hoàn thành tại thời điểm lập báo cáo và thời gian có thề hoàn thành xong toàn bộ khối lưộng công việc được giao. Kịp thời thông báo những sự cố bất ngờ hoặc sai sót trong quá trình thiết kế, lập dự toán để ban điều hành nhanh chóng đưa ra những cách giải quyết khắc phục sai sót hoặc sự cố. 1.2.2. Luồng thông tin vào Là luồng thông tin xuất phát từ chủ đầu tư, các tổ chức có liên quan, các thông từ thị trường…tới ban điều hành. Thông báo về tiến độ thực hiện dự án, sự cân đối giữa hoàn thành và chưa hoàn t