Đề tài Tìm hiểu về tổ chức lao động khoa học trong văn phòng một số cơ quan bộ

học, Công nghệ và Môi trường được tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp với bàn bạc tập thể. Đứng đầu văn phòng là Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về mọi mặt hoạt động của Văn phòng Bộ. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng Bộ được giao những nhiệm vụ rất quan trọng, đảm bảo cho hoạt động quản lý của Bộ đạt được kết quả cao. Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có một số nhiệm vụ chung sau: giúp Bộ trưởng và các thứ trưởng theo dõi tình hình hoạt động của các đơn vị trực thuộc Bộ như theo dõi, đôn đốc các vụ và các đơn vị liên quan triển khai thực hiện chương trình công tác hàng năm của Bộ và việc chuẩn bị các dự án. Chuẩn bị báo cáo về sự chỉ đạo điều hành của lãnh đạo Bộ hàng quý, một năm và báo cáo về tình hình hoạt động của Bộ trình Bộ trưởng và gửi lên Thủ tướng Chính phủ. Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng ban hành hoặc ban hành theo thẩm quyền các qui định về thủ tục hành chính trong xử lý công việc và về quản lý công văn giấy tờ trong cơ quan Bộ. Giúp Bộ trưởng tổ chức, theo dõi việc thực hiện quy chế làm việc và các qui định khác của Bộ. Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có một số nhiệm vụ khác nhau, do sự phân công của lãnh đạo Bộ và để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Bộ. Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụ tham gia hoặc trực tiếp xây dựng các dự thảo đề án công tác của Bộ như phối hợp hoặc chủ trì tổ chức thẩm tra các đề án do cá đơn vị trực thuộc chuẩn bị; sau đó phân tích, tổng hợp và đưa ra ý kiến đánh giá về các đề án trước khi trình Bộ trưởng. Và đề xuất với Bộ trưởng những vấn đề cần thiết trong quản lý và điều hành của Bộ. Chánh Văn phòng là đầu mối cung cấp thông tin về các hoạt động quản lý khoa học, công nghệ, môi trường và các lĩnh vực khác do Bộ phụ trách, bảo đảm các thông tin cung cấp được chính xác kịp thời, theo đúng chỉ đạo của lãnh đạo Bộ và các quy định pháp luật. Và là đầu mối quan hệ về ngành khoa học, công nghệ, môi trường giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ, văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, các cơ quan, đoàn thể cấp Trung ương. Còn Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp có nhiệm vụ thống nhất quản lý và sử dụng mạng thông tin của Bộ, ứng dụng công nghệ tin học hiện đại vào công tác quản lý và thông tin giữa Bộ với Văn phòng Chính phủ giữa Bộ với các Tổng công ty và các Sở Công nghiệp, đảm bảo thông tin được chính xác, kịp thời. Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bản của Bộ và gửi đăng các văn bản quy phạm pháp luật trên công báo của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Và giúp Bộ trưởng xây dựng và thực hiện các quy chế phối hợp công tác của Bộ với Đảng uỷ cơ quan Bộ, Đảng uỷ khối công nghiệp tại thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, với công đoàn công nghiệp Việt Nam. Bên cạnh đó, Chánh Văn phòng còn hướng dẫn phổ biến về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn phòng đối với văn phòng các Tổng công ty, các đơn vị trực thuộc Bộ. Như vậy, có thể khẳng định rằng nhiệm vụ của Chánh Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là rất nặng nề, đòi hỏi ở Chánh Văn phòng Bộ phải có năng lực chuyên môn và khả năng phân công công tác tốt để giải quyết những công việc mà Bộ trưởng giao phó. Như đã trình bày ở trên, Chánh Văn phòng Bộ là người đứng đầu lãnh đạo văn phòng và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về mọi mặt hoạt động của Văn phòng Bộ. Tuy nhiên, do công việc quản lý quá lớn, vì vậy Chánh Văn phòng Bộ phân công công việc cho các Phó Văn phòng phụ trách. Các Phó văn phòng có nhiệm vụ quản lý trực tiếp các mảng công việc trong văn phòng và hàng tháng, hàng quý, một năm viết báo cáo tổng kết tình hình công tác lên Chánh văn phòng. ở Văn phòng Bộ và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường việc phân công phụ trách công việc giữa Chánh văn phòng với các Phó văn phòng có sự khác biệt. Việc phân công trách nhiệm giữa Chánh văn phòng và Phó văn phòng ở Văn phòng Bộ Công nghiệp thường là do “thoả thuận”. Tức là, khi Chánh văn phòng mới được bổ nhiệm thì Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng tổ chức một cuộc họp phân công công tác. Kết quả cuộc họp được ghi lại bằng văn bản, sau đó trình lãnh đạo Bộ xem xét và quyết định. Hiện nay ở Bộ Công nghiệp thì sự phân công công tác giữa Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng được diễn ra như sau: Chánh văn phòng phụ trách chung các mảng công việc như: quản trị, y tế, hành chính, lưu trữ,... Ngoài ra, Chánh Văn phòng Bộ là người chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý phòng tổng hợp và phòng thi đua tuyên truyền. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp tình hình, báo cáo các mặt hoạt động của Bộ. Còn các Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng giải quyết và điều hành một số công việc được giao. Văn phòng Bộ Công nghiệp có 3 Phó Văn phòng, mỗi người phụ trách các lĩnh vực khác nhau. Cụ thể là phụ trách một số phòng ban nhất định. Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng hành chính, phòng lưu trữ và phòng tư liệu. Phó văn phòng có chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ, thông tin tư liệu trong Văn phòng Bộ và trong toàn ngành. Tổ chức theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong văn phòng và các đơn vị trực thuộc. Một Phó Văn phòng phụ trách: phòng quản trị, phòng kế toán tài sản, đội xe, trạm y tế. Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ đảm bảo điều kiện vật chất, và phương tiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ. Trực tiếp quản lý cơ sở vật chất, tài sản, các loại kinh phí hành chính sự nghiệp, vãng lai, ngoại tệ cơ quan Bộ, điều hành đội xe và tổ chức thực hiện công tác y tế. Một Phó Văn phòng phụ trách văn phòng đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh. Phó văn phòng có chức năng và nhiệm vụ quản lý và báo cáo tình hình của các đơn vị sản xuất kinh doanh và sự nghiệp của Bộ Công nghiệp tại khu vực phía Nam; bảo đảm điều kiện cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho lãnh đạo Bộ và các cơ quan chức năng của Bộ vào công tác tại TP. Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó, sự phân công công tác ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường đã có sự khác biệt. Cụ thể là ở đây Chánh Văn phòng là người trực tiếp ban hành văn bản quyết định về việc phân công phụ trách trong lãnh đạo văn phòng. (Cụ thể là công văn số 122/VP ban hành ngày 29 tháng 10 năm 1997 của Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường). Theo văn bản này thì các mảng công việc mà Chánh Văn phòng và các Phó Văn phòng phụ trách như sau: Chánh Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là người phụ trách chung hoạt động của công tác văn phòng. Đồng thời, Chánh Văn phòng là người phụ trách trực tiếp các đơn vị đó là phòng tài vụ và phòng tổng hợp. Ngoài ra, do chức năng, nhiệm vụ của Bộ thuộc diện quản lý ngành khoa học, công nghệ và môi trường rất rộng. Vì vậy, Chánh Văn phòng còn trực tiếp phụ trách các mặt công tác như tổ chức cán bộ, kế hoạch nghiên cứu hàng năm cấp Bộ, cấp cơ sở của Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường; phụ trách mảng xây dựng cơ bản, và là phó chủ tịch thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng và phụ trách công tác tuyên truyền của Bộ. Giúp việc cho Chánh Văn phòng còn có 3 Phó Văn phòng phụ trách các phòng ban và các mảng công việc khác nhau. Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách các phòng đó là: phòng hành chính, phòng quản trị - y tế, phòng quản lý xe. Ngoài ra, Phó Văn phòng có trách nhiệm thay mặt Chánh Văn phòng Bộ khi Chánh Văn phòng Bộ đi vắng lâu ngày, và giúp thêm Chánh Văn phòng phụ trách phòng tài vụ. Một Phó Văn phòng trực tiếp phụ trách phòng lưu trữ và các mặt công tác khác như: công tác dân quân tự vệ, phòng chống bão lụt, lao động công ích, phòng cháy chữa cháy; công tác thi đua khen thưởng của Văn phòng Bộ. Bên cạnh đó, Phó Văn phòng còn có trách nhiệm giúp thêm Chánh Văn phòng quản lý phòng tổng hợp và quản lý công tác kế hoạch nghiên cứu cấp Bộ, cấp cơ sở của Bộ, công tác tuyên truyền của Bộ. Và một Phó Văn phòng có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý văn phòng thường trực phía Nam. Như vậy, về tổ chức biên chế lãnh đạo văn phòng của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường là như nhau, song về phân công phụ trách công việc có sự khác nhau. ở Văn phòng Bộ Công nghiệp việc phân công giữa Chánh Văn phòng với các Phó Văn phòng tương đối hợp lý, phù hợp với khả năng quản lý và giải quyết công việc của lãnh đạo văn phòng. Còn ở Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường qua nghiên cứu thực tế thấy rằng Chánh Văn phòng Bộ ngoài việc quản lý phụ trách chung công tác văn phòng, thì ông còn phải trực tiếp quản lý quá nhiều công việc. Nên chăng cần phải phân công tốt một số công việc cho các Phó Văn phòng phụ trách. 2.2.3.2. Sự phân công công tác cho các đơn vị trong văn phòng. Bên cạnh việc phân công phụ trách công việc của lãnh đạo Văn phòng Bộ thì việc phân công công tác cho các đơn vị giúp việc trong văn phòng là nhiệm vụ rất quan trọng. Để phân công công tác hợp lý, lãnh đạo Văn phòng Bộ phân công công việc phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ trong văn phòng. Bên cạnh đó, việc phân công cho các phòng, ban còn xuất phát từ biên chế để phân công đúng người, đúng việc tránh sự ỷ lại, chồng chéo trong công việc. Như đã trình bày ở mục 2.1.3 về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có một số phòng giống nhau, nhưng về chức năng, nhiệm vụ của mỗi phòng này phục vụ cho quản lý ngành công nghiệp và ngành khoa học, công nghệ, môi trường. Vì vậy, sự phân công công tác cho mỗi cán bộ, nhân viên trong văn phòng có những điểm giống và khác nhau về số lượng cũng như về công việc. Về chức năng, nhiệm vụ của các phòng giúp việc, do lãnh đạo văn phòng phân công và giao nhiệm vụ, trách nhiệm quản lý trực tiếp công việc cho các Trưởng phòng. Và công việc của mỗi cán bộ, nhân viên trong từng phòng do Trưởng phòng phân công. Cụ thể, sự phân công công tác trong các phòng như sau: - Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư đối với các đơn vị trực thuộc Bộ. Thực hiện tốt việc tổ chức thường trực, bảo vệ cơ quan, giữ gìn trật tự trị an khu vực trong cơ quan. Được phân công nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các loại công văn đi, đến. Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng qui định của Nhà nước. Chịu trách nhiệm chế bản, nhân bản văn bản của cơ quan Bộ, lập dự trù đặt mua báo chí. Quản lý và sử dụng các phương tiện thông tin liên lạc, chịu trách nhiệm đón tiếp và hướng dẫn khách đến làm việc tại cơ quan; thông báo lịch làm việc của lãnh đạo Bộ đến các cơ quan đơn vị có liên quan,... Tổ chức trông giữ xe đẹp, xe máy của cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ và của khách đến làm việc. Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp có một Trưởng phòng phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về mọi mặt hoạt động của phòng. Một phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước phòng về lĩnh vực phụ trách công tác bảo vệ. Phòng Hành chính phân công làm ba tổ: Tổ văn thư: có 4 cán bộ; 1 cán bộ quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức giải quyết công văn “đi”; 1 cán bộ tiếp nhận và phân phối công văn đến; và 1 cán bộ liên lạc: nhận và chuyển công văn tài liệu, báo chí đến các đơn vị, ban, ngành; 1cán bộ trực tổng đài. - Tổ đánh máy, chế bản: 1 cán bộ sao chụp văn bản cho toàn cơ quan Bộ; 2 cán bộ đánh máy. - Tổ thường trực - bảo vệ: có 1 nhân viên lễ tân có nhiệm vụ quản lý, sắp xếp, ghi chép khách đến liên hệ công tác với cơ quan Bộ và 15 nhân viên bảo vệ giữ gìn an ninh trật tự trong và ngoài giờ, đảm bảo trông giữ xe đạp, xe máy của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Còn phòng hành chính Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường chỉ có một Trưởng phòng phụ trách chung mọi mặt hoạt động của phòng, không có phó phòng. Về tổ chức được phân công làm ba tổ như trên nhưng số lượng cán bộ phân công việc có sự khác nhau. Cụ thể là tổ văn thư có 2 cán bộ: một cán bộ quản lý, sử dụng con dấu và tổ chức giải quyết công văn “đi”, một cán bộ tiếp nhận công văn “đến” kiêm liên lạc phân phối công văn đến các vụ chức năng. Tổ chế bản phân công một cán bộ đánh máy cho Văn phòng Bộ và một cán bộ sao chụp tài liệu cho toàn cơ quan Bộ. Tổ thường trực bảo vệ có 1 nhân viên lễ tân, 2 nhân viên tổng đài và 6 nhân viên bảo vệ cơ quan Bộ được chia làm hai ca: một ca từ 7h30 - 17h30 và 1 ca từ 17h30 - 7h30; 4 nhân viên trông giữ xe đạp xe máy. - Phòng Tổng hợp là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ, giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện sự điều hành và chỉ đạo của lãnh đạo Bộ trong việc quản lý Nhà nước; tổng hợp tình hình báo cáo đột xuất, định kỳ 6 tháng, năm về các mặt hoạt động của Bộ và đồng thời làm thư ký cho lãnh đạo Bộ. Để thực hiện chức năng trên, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có nhiệm vụ giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi tình hình tổng hợp thông tin về các mặt công tác của Bộ, kịp thời báo cáo và đề xuất với Bộ những vấn đề cần giải quyết theo chức năng quản lý của ngành; theo dõi và đôn đốc các cơ quan chức năng và các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện các chủ trương, chỉ thị của Đảng và Nhà nước và của Bộ; xây dựng chương trình và kế hoạch công tác để tổ chức các hội nghị của Bộ; rà soát nội dung chương trình, kế hoạch theo đúng yêu cầu về chất lượng, thời gian và quy chế, làm biên bản các cuộc họp, thông báo những kết luận của lãnh đạo Bộ. Ngoài ra, phòng tổng hợp thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp còn giúp Hội đồng thi đua khen thưởng theo dõi công tác thi đua khen thưởng, tuyên truyền, xuất bản báo chí và mối quan hệ của Bộ với các cơ quan báo chí Trung ương và địa phương. Về cơ cấu tổ chức và cán bộ của phòng tổng hợp thuộc hai Văn phòng Bộ cùng có 6 cán bộ: 1 Trưởng phòng và 5 chuyên viên. Trưởng phòng tổng hợp được phân công quản lý, duy trì sinh hoạt, trao đổi bàn bạc những vấn đề chung để thông báo cho nhau những vấn đề vừa thống nhất xử lý và có ý kiến đề xuất với Chánh Văn phòng. Tham dự các buổi hội ý hàng tuần của lãnh đạo Bộ. Tham gia giải quyết những công việc chung của văn phòng và những việc có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng tổng hợp. Và khi cần để giải quyết những công việc của lãnh đạo Bộ, Trưởng phòng làm việc trực tiếp với các đồng chí lãnh đạo Bộ để giải quyết những việc cần thiết. Giúp Chánh Văn phòng làm báo cáo tháng, quí để gửi Chính phủ và các cơ quan Nhà nước có liên quan. Các chuyên viên tổng hợp được phân công như một trợ lý, hay một thứ ký công vụ giúp việc trực tiếp với lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng; dự các cuộc họp giao ban, hội thảo chuyên đề, sơ kết, tổng kết của các đơn vị trực thuộc, dự các hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ và phổ biến các Nghị quyết, chỉ thị của Đảng, Nhà nước do Bộ triệu tập. Và có nhiệm vụ lên lịch cong tác tuần cho lãnh đạo Bộ, các chuyên viên tổng hợp kết hợp với vụ chức năng tiếp khách nước ngoài nếu lãnh đạo Bộ đi vắng. - Phòng Lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo Văn phòng Bộ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, làm đầu mối và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan Bộ. Phòng Lưu trữ thuộc văn phòng các Bộ có nhiệm vụ: chỉ đạo công tác lưu trữ, hướng dẫn kiểm tra các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thống nhất các chế độ, quy định của Nhà nước và Bộ về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ; tổ chức thu nhận tài liệu ở các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ của Bộ; thực hiện nộp tài liệu theo định kỳ vào trung tâm lưu trữ quốc gia; bảo quản an toàn khối tài liệu trong kho lưu trữ Bộ; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước về công tác lưu trữ. Về cơ cấu tổ chức phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp có cán bộ, trong đó có một Trưởng phòng và 4 chuyên viên lưu trữ. Trưởng phòng lưu trữ là người trực tiếp tổ chức, thực hiện, điều hành mọi hoạt động nghiệp vụ của phòng lưu trữ theo chức năng, nhiệm vụ được giao, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Bộ về mọi hoạt động nghiệp vụ của phòng. Ngoài ra, Trưởng phòng lưu trữ còn trực tiếp phụ trách công tác chuyên môn của ngành. Cụ thể là: tổ chức xây dựng các văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ, xây dựng kế hoạch phát triển công tác lưu trữ của ngành công nghiệp trình lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng ban hành; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của cơ quan ngành công nghiệp tổng hợp báo cáo hàng năm gửi Cục lưu trữ được sự phân công của Trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng thuộc phạm vi trách nhiệm được phân công. Cụ thể: hai chuyên viên quản lý, bảo quản tài liệu lưu trữ thuộc các phòng của Bộ tiền nhiệm trước đây. Một chuyên viên được phân công thu thập tài liệu, vào mạng máy tính những tài liệu lưu trữ hiện hành của cơ quan Bộ và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Một chuyên viên được phân công giúp Trưởng phòng lưu trữ giải quyết các công việc khi Trưởng phòng đi vắng, tổ chức xây dựng kế hoạch chỉnh lý hồ sơ, tài liệu và bảo quản tài liệu lưu trữ của phòng lưu trữ. Còn phòng lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có 4 cán bộ làm việc. Trong đó, có một phó phòng lưu trữ, không có Trưởng phòng (chưa bổ nhiệm) và có nhiệm vụ trực tiếp điều hành hoạt động nghiệp vụ của phòng lưu trữ và phụ trách công tác chuyên môn của ngành,... Hai chuyên viên được phân công thu thập tài liệu của cơ quan Bộ tổ chức chỉnh lý tài liệu trên máy tính. Và một chuyên viên được phân công tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. - Phòng Kế toán tài sản thuộc Văn phòng Bộ Công nghiệp và phòng tài vụ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ quản lý kinh phí hành chính của cơ quan Bộ. Có nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hành chính sự nghiệp và thực hiện các chế độ tài chính, chính sách xã hội đối với cán bộ, nhân viên trong Văn phòng Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ không được phân cấp quản lý tài chính. Phòng Kế toán tài sản Văn phòng Bộ Công nghiệp có một Trưởng phòng trực tiếp quản lý tài chính của phòng, thực hiện báo cáo hàng tháng về chi tiêu tài chính lên lãnh đạo văn phòng. Giúp việc cho Trưởng phòng có 5 cán bộ, Trưởng phòng phân công công việc cho từng cán bộ như sau: một kế toán tổng hợp quản lý sổ sách tài chính, giúp Trưởng phòng làm báo cáo tài chính, hai kế toán viên làm nhiệm vụ kế toán lương, bảo hiểm xã hội cho cán bộ nhân viên trong cơ quan; một cán bộ chuyên lo giao dịch, thanh toán với ngân hàng và một cán bộ làm thủ quỹ. Phòng Tài vụ thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường có một Trưởng phòng được Chánh Văn phòng giao nhiệm vụ quản lý kinh phí tài chính hàng năm của đơn vị tài chính cấp III Văn phòng Bộ; một phó phòng được Trưởng phòng phân công quản lý kinh phí sự nghiệp khoa học của cơ quan Bộ và chuyên lo giao dịch với ngân hàng thanh toán kinh phí phục vụ cho hoạt động nghiên cứu; một kế toán được phân công phụ trách tiền lương hàng tháng cho cán bộ, nhân viên và một thủ quỹ. - Phòng Quản lý xe thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường và đội xe thuộc Bộ Công nghiệp có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ và có nhiệm vụ đảm bảo xe phục vụ lãnh đạo Bộ, điều động xe phục vụ lãnh đạo và các đơn vị trong Bộ đi công tác; tổ chức bảo quản, bảo dưỡng xe theo định kỳ và quản lý các trang thiết bị của xe. Về tổ chức phòng quản lý xe Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường gồm có một Trưởng phòng và hai phó phòng điều hành xe và 14 nhân viên lái xe được chia làm 2 tổ công tác: tổ xe riêng gồm 5 nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo Bộ; tổ xe chung gồm 9 nhân viên lái xe, đảm bảo xe trực hàng ngày và xe phục vụ các đơn vị trong cơ quan Bộ đi công tác. Khi các cán bộ, lãnh đạo bộ cần xe đi công tác, giao dịch đến đăng ký tại phòng quản lý xe sau đó xin chữ ký lãnh đạo văn phòng để điều xe. Còn đội xe Văn phòng Bộ Công nghiệp có 1 đội trưởng trực tiếp quản lý điều hành xe ô tô, giúp việc cho đội trưởng có 3 phó đội phụ trách điều hành đăng ký xe. Và có 20 nhân viên lái xe, trong đó được đội trưởng phân công nhân viên lái xe phục vụ lãnh đạo Bộ và 15 nhân viên thường trực phục vụ khi cán bộ trong cơ quan Bộ cần đi công tác hoặc giao dịch với các cơ quan. Mỗi nhân viên lái xe được giao 1 xe ô tô và có nhiệm vụ bảo quản phương tiện làm việc. - Phòng quản trị có chức năng giúp lãnh đạo Bộ và Chánh Văn phòng Bộ thực hiện các việc để đảm bảo điều kiện vật chất và phương tiện làm việc cho các cơ quan chức năng của Bộ. Và có nhiệm vụ tổ chức cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ, nhân viên, bảo đảm sửa chữa điện nước, trang bị các thiết bị phục vụ cho công tác cơ quan Bộ; quản lý kho văn phòng phẩm và cấp phát văn phòng phẩm, các đồ dùng cần thiết cho các phòng làm việc, phục vụ nước uống hàng ngày cho cán bộ, nhân viên và các cuộc họp của cơ quan Bộ. Phòng Quản trị Văn phòng Bộ Công nghiệp: có một Trưởng phòng trực tiếp quản lý mọi công việc theo chức năng, nhiệm vụ được lãnh đạo văn phòng qui định. Giúp việc cho Trưởng phòng có 23 cán bộ, nhân viên và được phân công chia thành các tổ sau: tổ quản lý nhà: 3 nhân viên, tổ sửa chữa điện, nước: 3 nhân viên; tổ mộc: 2 nhân viên; tổ phục vụ: 12 nhân viên; quản lý cấp phát văn phòng phẩm: 2 nhân viên. Bên cạnh đó, thì phòng quản trị thuộc Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường ngoài chức năng, nhiệm vụ đã nêu ở trên còn có chức năng và nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ của cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Vì vậy, được gọi là phòng quản trị - y tế, phòng này có một Trưởng phòng điều hành chung công tác trong phòng và một phó phòng giúp việc cho Trưởng phòng mua sắm trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Ngoài ra, phòng có 18 cán bộ nhân viên, được Trưởng phòng phân công ra các tổ sau: tổ sửa chữa điện nước: 3 nhân viên; tổ mua sắm và cấp phát văn phòng phẩm hàng tháng: 2 nhân viên; tổ phục vụ: 10 nhân viên; bộ phận y tế: 3 cán bộ trong đó có 1 bác sỹ, 1 y tá và 1 dược sỹ. - Trạm y tế Văn phòng Bộ Công nghiệp giúp lãnh đạo và lãnh đạo văn phòng quản lý và bảo vệ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ. Phòng có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra sức khoẻ định kỳ, thường kỳ, khám bệnh tiêm và phát thuốc cho cán bộ, nhân viên. Thường trực uỷ ban kế hoạch hoá gia đình và làm công tác vệ sinh môi trường, phòng chống dịch bệnh cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan Bộ. Về tổ chức trạm y tế có 1 bác sỹ trực tiếp khám bệnh, 1 y tá và 1 dược sỹ. Ngoài những phòng trên, thì mỗi văn phòng còn có những phòng, tổ khác nhau để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cơ quan Bộ. Như ở Văn phòng Bộ Công nghiệp có phòng tư liệu - giúp lãnh đạo Bộ và lãnh đạo văn phòng quản lý công nghệ tin học, thông tin, dữ liệu của ngành công nghiệp từ Bộ lên Chính phủ, và từ Bộ tới các đơn vị trực thuộc (các Tổng công ty 90,91, viện, trường); quản lý mạng LAN thông tin nội bộ như quản lý nối mạng phòng hành chính đến phòng tổng hợp và đến lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo Bộ và ngược lại; quản lý mạng Internet quốc tế được nối mạng với lãnh đạo Bộ; tổ chức sửa chữa bảo quản máy tính của văn phòng và cơ quan chức năng. Phòng tư liệu có 4 cán bộ, trong đó có 1 Trưởng phòng phụ trách chỉ đạo công nghệ thông tin theo chức năng, nhiệm vụ do lãnh đạo văn phòng phân công; 1 cán bộ được phân công quản lý mạng thông tin nội bộ; 1 cán bộ quản lý mạng thông tin của ngành công nghiệp và 1 cán bộ sửa chữa, bảo quản máy tính trong cơ quan Bộ. Phòng thi đua - khen thưởng có chức năng và nhiệm vụ là cơ quan thường trực thi đua,... của cơ quan Bộ Công nghiệp; tham mưu cho lãnh đạo Bộ về công tác thi đua khen thưởng, thực hiện nhiệm vụ chính trị; và làm đầu mối tổng hợp đề nghị lãnh đạo Bộ và Chính phủ xét tặng danh hiệu anh hùng lao động, huân huy chương,... cho các cán bộ, nhân viên làm việt đạt thành tích. Phòng có một Trưởng phòng phụ trách quản lý công tác thi đua tuyên truyền trong cơ quan Bộ và hai cán bộ giúp việc cho Trưởng phòng. Bên cạnh đó, thì Văn phòng Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường còn có các tổ giúp việc cho văn phòng (chưa được tổ chức thành các phòng) như tổ xây dựng cơ bản; tổ kế hoạch; tổ thi đua; tổ thường trực văn phòng Hội đồng chính sách. Các cán bộ làm việc trong các tổ này, phần lớn là các cán bộ kiêm nhiệm trong cơ quan và Văn phòng Bộ. Cụ thể, các tổ trên được lãnh đạo văn phòng phân công công việc như sau: tổ xây dựng gồm có 4 cán bộ được phân công thực hiện việc xây dựng các công trình lớn, nhỏ, sửa chữa hạng mục công trình trong cơ quan Bộ như sửa chữa nhà cửa, công trình công cộng,... và quản lý đầu tư xây dựng các công trình của Bộ, sử dụng vốn xây dựng cơ bản. Tổ kế hoạch gồm 3 cán bộ được phân công giúp lãnh đạo Bộ quản lý tổ chức toàn bộ kế hoạch của Bộ, tập trung nghiên cứu kế hoạch quý, năm của Bộ; theo dõi việc thực hiện đề án nghiên cứu của Bộ, tổ chức hội đồng duyệt đề cương và tổ chức nghiệm thu các đề án hoàn thành kế hoạch. Tổ thi đua có 3 cán bộ được phân công giúp lãnh đạo văn phòng theo dõi và tổ chức thi đua khen thưởng cho cán bộ, nhân