Đề tài Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty xây dựng số 9 Hà Nội

h hình sản xuất kinh doanh của đơn vị. + Tổ chức phân tích hoạch định và kiểm soát tài chính của công ty, tham mưu cho giám đốc trong việc tổ chức quản lý, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn, tài sản của đơn vị trong sản xuất kinh doanh. + Tham mưu giúp giám đốc trong việc thực hiện và chấp hành đầy đủ pháp luật, qui định của nhà nước trong việc quản lí sử dụng nguồn vốn, tài sản của doanh nghiệp. - Kế toán tổng hợp và kiểm soát: Làm công tác kế toán tổng hợp toàn công ty. + Lập các kế hoạch tài chính: Kế hoạch tài chính tổng hợp, kế hoạch tín dụng vốn lưu động, chi phí và giá thành, kế hoạch thu vốn và công nợ, kế hoạch nhu cầu vốn tuần, tháng. + Phân tích tình hình tài chính của các công trình và đề xuất xử lý các vấn đề vướng mắc. + Hàng ngày đôn đốc và kiểm tra việc nhập chứng từ kế toán vào máy của các kế toán quản trị, đảm bảo tất cả các chứng từ kế toán trong tháng được nhập đầy đủ và chính xác. + Cuối tháng kiểm tra và hạch toán xác định doanh thu, phân bổ chi phí quản lý công ty, xác định giá vốn, lãi lỗ các công trình. + Đối chiếu kiểm tra số liệu và thực hiện các bút toán điều chỉnh, khoá sổ, kết chuyển. + Lập báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị định kỳ hoặc đột xuất. + Phụ trách công tác hạch toán thuế và kê khai quyết toán thuế toàn công ty. - Kế toán lương, BHXH,BHYT, KPCĐ,TSCĐ, vật tư hàng hoá: + Tính toán phân bổ quĩ lương, trích BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản quĩ trích theo lương theo qui định: ủng hộ bão lụt, vì trẻ thơ, đồng nghiệp... của toàn xí nghiệp. + Lập các báo cáo định kỳ hàng tháng về tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, các quĩ tự nguyện toàn xí nghiệp. + Theo dõi và đôn đốc các khoản tạm ứng và các khoản nợ phải thu khác. + Theo dõi và quyết toán chi phí quản lý xí nghiệp hàng tháng. + Tổ chức sắp xếp, in ấn lưu trữ chứng từ, sổ sách, tài liệu kế toán. + Lập hồ sơ tài sản cố định theo qui định. + Theo dõi biến động tới từng TSCĐ và đối tượng sử dụng. + Lập các kế hoạch đăng ký khấu hao TSCĐ theo định kỳ. + Theo dõi và quyết toán chi phí quản lý xí nghiệp hàng tháng. + Cập nhật các qui định của nhà nước về chế độ quản lý, khấu hao tài sản cố định. + Mở sổ theo dõi công cụ, đồ dùng của xí nghiệp, tính và phân bổ theo từng tháng đối với những tài sản còn giá trị. + Theo dõi và tổng hợp các báo cáo liên quan đến vật tư, công cụ toàn xí nghiệp. - Kế toán quản trị các công trình: + Quản lý doanh thu – chi phí của công trình. + Tổ chức dữ liệu hạch toán kế toán toàn bộ phát sinh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thuộc công trình. + Tính và thanh toán các khoản có liên quan đến chi phí của công trình như: Lương, vật tư, chi phí chung, máy. + Quyết toán các chi phí vật tư chủ yếu, chi phí nhân công, chi phí máy. + Phân tích hoạt động kinh tế của công trình. + Quản lý các hợp đồng mua bán vật tư, thầu phụ công trình. + Quản lý dòng tiền cấp tạm ứng cho vay đối với công trình + Đôn đốc việc quyết toán chứng từ chi phí, phân bổ và tập hợp chi phí theo đúng các đối tượng chi phí. + Giám sát và chịu trách nhiệm các khoản tiền vay, tạm ứng của công trình. + Thực hiện việc kê khai và quyết toán thuế của công trình. + Thu hồi các khoản nợ phải thu của công trình. + Tổ chức công tác thu hồi vốn của từng hợp đồng xây lắp. Kế toán tài chính, ngân hàng, thuế: + Quản lý và theo dõi số tiền gửi, tiền vay, các khế ước vay. + Thực hiện các nghịêp vụ vay trả tiền ngân hàng, bảo lãnh ngân hàng, thanh toán quốc tế và lập báo cáo về nghiệp vụ ngân hàng. + Thực hiện nhiệm vụ kê khai quyết toán thuế theo luật thuế 2.1.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của công ty. Chế độ kế toán áp dụng tại Công ty . - Niên độ kế toán áp dụng tại Công ty bắt đầu từ 01/01đến ngày 31/12 kỳ kế toán thực hiện là hàng tháng - Đơn vị tiền tệ sử dụng là VNĐ( nếu có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo đúng tỷ giá liên ngân hàng quy đổi) - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên. - Phương pháp hạch toán giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho: Phương pháp bình quân gia quyền - Phương pháp tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ thuế - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng được áp dụng theo quyết định QĐ206/2003/QĐBTC của Bộ tài chính - Hình thức kế toán áp dụng: Hình thức Nhật ký chung - Hệ thống báo cáo được tổ chức theo Mẫu của Nhà nước bao gồm: + Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh + Các báo cáo khác theo yêu cầu quản trị - Các căn cứ pháp lý là các văn bản quyết định của Bộ tài chính ban hành . Đặc điểm sổ kế toán của công ty Công ty xây dựng số 9 Hà Nội thực hiện ghi chép sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung, gồm các sổ sau: + Sổ nhật ký chung: Được mở để phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mọi đối tượng theo trình tự theo thời gian( Các số liệu phản ánh vào sổ nhật ký chung sau đó sẽ được tự động cập nhật sang sổ cái và cấc sổ kế toán chi tiết có liên quan). + Sổ cái TK 152, + Bảng kê vật tư xuất dùng: Được mở cho từng tháng để theo dõi tình hình nhập xuất của từng loại nguyên vật liệu trong tháng. Trên cơ sở các sổ kế toán được mở, kiểm tra, đối chiếu,đến kỳ báo cáo kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính lên quan phục vụ cho công tác quản lý của công ty và tổng hợp kế toán toàn công ty. Sơ đồ:8 Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh Sổ cái Sổ Nhất ký chung Sơ đồ biểu diễn hình thức kế toán Nhật ký chung. Chứng từ gốc Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng Quan hệ đối ứng 2.2. Thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty xây dựng số 9 Hà Nội 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu ở công ty Công ty xây dựng số 9 Hà Nội hoạt động trong lĩnh vực thi công xây dựng, xây lắp các công trình nên vật liệu sử dụng trong công ty có số lượng lớn và phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để xây dựng các công trình công ty phải sử dụng một khối lượng lớn nguyên vật liệu, phong phú về chủng loại, đa dạng về chất lượng. Chẳng hạn như xi măng có rất nhiều loại xi măng như xi măng PCB 30, xi măng Hoàng Thạch, xi măng trắng Hải Phòng… Thép gồm thép D 14, thép D 22, thép 1,63x63… Gạch gồm gạch đặc, gạch A1… Khối lượng các vật liệu sử dụng rất khác nhau tuỳ vào đặc điểm của từng loại hình của công trình thi công: Đối với thi công các hạng mục nhà ở, văn phòng, cầu cống… thì vật liệu chính là: xi măng, cát, gạch, thép…; Đối với công trình thi công đường thì vật liệu chính là: đất, đá, cát, sỏi… Phần lớn các loại vật liệu sử dụng đều trực tiếp cấu thành lên công trình, nó chiếm tới 60 – 80% giá trị công trình đồng thời chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu vốn của công ty. Ngoài ra, việc thu mua bảo quản, vận chuyển các loại nguyên vật liệu có đặc điểm khác nhau. Có những loại nguyên vật liệu mua ngay tại các cửa hàng đại lý vật liệu trong địa bàn thi công, vận chuyển nhanh chóng. Có những loại nguyên vật liệu có thể bảo quản trong kho, có những loại phải đến tận nơi khai thác để mua và không thể bảo quản trong kho gây khó khăn trong việc bảo quản, ảnh hưởng đến quá trình thi công. Chỉ cần một biến động về chi phí nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Vì vậy, sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu là một biện pháp tích cực để hạ giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của công ty. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu ở công ty: Với đặc điểm là một công ty chuyên về thi công xây dựng. Do đó, nguyên vật liệu sử dụng trong công ty rất phong phú và đa dạng với nhiều chủng loại khác nhau. Công ty xây dựng số 9 Hà Nội sử dụng tổng hợp các loại nguyên vật liệu và phần lớn các loại nguyên vật liệu này đều cấu thành lên thực thể sản phẩm xây lắp. Mặt khác với việc đơn vị áp dụng phần mềm kế toán do vậy nguyên vật liệu trong công ty được phân loại như sau: Trong đó, ba chữ số đầu thể hiện là mã TK 152, hai chữ số sau là quy định nhóm, và hai chữ số tiếp là phân loại chi tiết từng vật tư. - Vật liệu chính: Nguyên liệu vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu trong nghành xây dựng cơ bản, là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sản phẩm mới như : sắt, thép,bê tông, đá, nhựa đường, xi măng, cát... - Vật liệu phụ: Vật liệu phụ cũng là đối tượng lao động nhưng vật liệu phụ không phảI là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm mới.Vật liệu phụ có vai trò phụ trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thừong phục vụ cho nhu cầu công nghệ kĩ thuật hoặc quả lý như: phụ gia bê tông, vôI bột, các loại sơn... - Nhiên liệu Nhiên liệu, các vật liệu luân chuyển (ván khuôn, giàn giáo...) cần thiết cho việc thực hiện và hoàn thành công trình. Trong đó, không kể đến vật liệu phụ, nhiên liệu động lực, phụ tùng phục vụ cho máy thi công. 2.2.3. Đánh giá nguyên vật liệu công ty. Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Hiện tại, nguyên vật liệu ở công ty được đánh giá theo trị giá vốn thực tế tức là toàn bộ số tiền của doanh nghiệp bỏ ra để có được số vật tư đó. Trị giá vốn của vật tư tại thời điểm mua hàng là số tiền thực tế phải trả cho người bán gọi là trị giá mua thực tế. Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT nên trị giá mua thực tế là số tiền ghi trên hoá đơn không kể thuế GTGT trừ đi các khoản giảm giá, hàng trả lại (nếu có ). *Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: - Đối với nguyên vật liệu nhập kho: + Đối với nguyên vật liệu nhập kho mua ngoài: đây là nguồn cung cấp chủ yếu của công ty: Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhâp kho = Giá mua vật liệu + Chi phí vận chuyển + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do gia công: Tri giá vốn thực tế nhập kho = Trị giá vốn thực tế vật tư xuất kho thuê ngoài gia công chế biến+ Chi phí vận chuyển + Chi phí gia công Ví dụ: Ngày 23/10/2004 nhập kho Thép hộp gia công lan cac, hoa sắt công trình KTXSV.Trị giá Thép hộp xuất gia công là:2.520.000đ. Chi phí gia công : 1.375.000đ (trong đó thuế GTGT 10%). Chi phí vận chuyển là: 81.900đ(trong đó thuế GTGT 5%). Tri giá vốn thực tế nhập kho = 2.520.000+1.250.000+78.000 = 3.848.000đ + Đối với nguyên vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng giá trị ghi trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. + Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết thì trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho sẽ bằng chính trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất dụng. Ví dụ: Ngày 12/11/2004 xuất kho xi măng Hoàng Thạch cho công trình nhà máy xi măng Hạ Long với số lượng: 20. Đơn giá 690.909(do máy tự đưa ra ). Trị giá vốn thực tế xuất kho(máy tự tính ) = 22.636.360 2.2.4. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty. 2.2.4.1. Chứng từ kế toán sử dụng. Hiện nay theo chế độ kế toán quy định chứng từ kế toán nguyên vật liệu được sử dụng dùng trong công ty như sau: - Phiếu xuất kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Phiếu nhập kho xuất thẳng (đối với vật tư nhỏ lẻ) - Hoá đơn bán hàng - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. …. 2.2.4.2. Thủ tục nhập xuất nguyên vật liệu. * Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu. Căn cứ vào dự toán tiến độ công thi công công trình, đơn vị được giao thi công lập nhu cầu sử dụng vật tư, căn cứ vào kế hoạch, vật tư, giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh tổng hợp ký kết hợp đồng kinh tế, sau đó viết phiếu yêu cầu cung cấp vật tư cho công trình. Phòng kế toán tổng hợp căn cứ vào hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp, đối chiếu số lượng, chất lượng, giá cả, chủng loại nguyên vật liệu của hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa giám đốc công ty với đơn vị cung cấp. Phiếu nhập kho được lập 02 liên: - Thủ kho giữ 01 liên để ghi vào thẻ kho, cuối ngày giao cho kế toán vật tư. - Liên còn lại giao cho nhân viện tiếp liệu kèm theo hoá đơn bán hàng của đơn vị bán hàng để làm thủ tục thanh toán tam ứng hoặc làm cơ sở thanh toán cho nhà cung cấp. Ví dụ: Ngày 25/11/2004 công ty mua vật tư của công ty TNHH Sơn Hoàng nhận được các chứng từ sau: Biểu 2.2.4.2.1 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Đường Nguyễn văn cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 5 690.909 3.454.545 Cộng tiền hàng 3.454.545 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 345.454,5 Cộng tiền thanh toán 3.799.999,5 Bằng chữ: ba tiệu bảy trăm chín chín nghìn chín trăm chín chín phẩy năm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Biểu 2.2.4.2.2 Công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Số: KTNK 045 Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Xi măng Hoàng Thạch Tấn 05 05 690.909 3.454.545 VAT 10% 345.454,5 Cộng 3.799.999,5 Bằng chữ: ba tiệu bảy trăm chín chín nghìn chín trăm chín chín phẩy năm đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng Biểu 2.2.4.2.3 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Nguyễn Văn Cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Phụ gia bê tông Lít 20 40.000 800.000 Cộng tiền hàng 800.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 80.000 Cộng tiền thanh toán 880.000 Bằng chữ: Tám trăm tám mươI ngàn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật tư cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Biểu 2.2.4.2.4 Công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Theo QĐ 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Phụ gia bê tông Lít 20 20 40.000 800.000 VAT 10% 80.000 Cộng 880.000 Bằng chữ: Tám trăm tám mươI ngàn đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng Biểu 2.2.4.2.5 Hoá đơn GTGT Mẫu số 01- GTKT-3LL Liên 02: Giao cho khách hàng EE/2004B Ngày 20 tháng 11 năm 2004 Số: 0011421 Đơn vị khách hàng: Công ty TNHH Sơn Hoàng Địa chỉ: Mao Khê - Đông Triều - Quảng Ninh Điện thoại: MS: 0800243989001 Họ tên người mua hàng: Anh Tuấn Đơn vị: Công ty xây dựng số 9 HN Địa chỉ: 560 Nguyễn Văn Cừ - Hà Nội Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MS:0101426757 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 Gạch đặc Viên 45.000 600 27.000.000 Cộng tiền hàng 27.000.000 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT 2.700.000 Cộng tiền thanh toán 29.700.000 Bằng chữ: Hai mươI chín triệu bảy trăm nghìn đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Khi nguyên vật liệu về đến công ty, ban kinh tế – kỹ thuật vật tư cơ giới căn cứ vào hoá đơn để lập phiếu nhập kho. Biểu 2.2.4.2.6 công ty xây dựng số 9 hn phiếu nhập kho Mẫu 01- VT Số: KTNK 047 Ngày 20/11/2004 Họ tên người giao hàng: Đỗ Văn Dũng Theo hoá đơn số 0011421 ngày 20 tháng 11 năm 2004 của công ty TNHH Sơn Hoàng Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực nhập 01 Gạch đặc Viên 45.000 45.000 6 00 27.000.000 VAT 10% 2.700.000 Cộng 29.700.000 Bằng chữ: Hai mươI chín triệu bảy trăm nghìn đồng. Phụ trách Người giao Thủ kho Kế toán Thủ trưởng hàng trưởng ở công ty xây dựng số 9 HN, nguyên vật liệu nhập chủ yếu do mua ngoài nhưng trong một số trường hợp có nguyên vật liệu nhập do xuất dùng không hết hoặc nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ. + Trường hợp nguyên vật liệu sử dụng không hết nhập lại kho cũng được tiến hành như trên nhưng 01 liên phiếu nhập được chuyển tới do kế toán vật liệu để làm chứng từ ghi giảm chi phí sản xuất. + Trường hợp nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Căn cứ vào lệnh di chuyển của giám đốc công ty, phòng kinh doanh tổng hợp lập 02 liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ trình lên giám đốc công ty duyệt sau đó giao cả 02 liên cho người làm nhiệm vụ di chuyển vật liệu mang đến thủ kho xuất. Thủ kho xuất ghi sổ thực xuất vào phiếu xuất kho ký 02 liên phiếu xuất, thủ kho giữ lại 01 liên ghi vào thẻ kho. Sau khi ghi vào thẻ kho, cả hai liên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điều chuyển cho kế toán vật tư để kiểm tra và hạch toán tăng kho nhập, giảm kho xuất. Ví dụ: Ngày 12/11/2004 căn cứ vào lệnh điều động số 1872 của giám đốc công ty xuất nguyên vật liệu tại kho công trình nhà máy ximăng Hạ Long sang kho anh Nguyễn Hải Nam, căn cứ vào lệnh này phòng kinh doanh tổng hợp lập phiéu xúất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Biểu 2.2.4.2.7 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Mẫu 03 – VT Số: PX0853 Căn cứ vào lệnh điều động số 1872 ngày 12/11/2004 của giám đốc công ty Từ kho:Kho KTX SV Đến kho:Kho CT bộ ngoại giao SH tài khoản SH vật tư Diễn giảI ĐVT Số lượng Thành tiền 152 1520101 Xi măng Bút Sơn Tấn 54 35.736.932 …. ….. ….. ….. ….. ….. Cộng 45.361.138 Xuất ngày 12/11/2004 Nhập ngày 12/11/2004 Người lập phiếu Thủ kho xuất Thủ kho nhập Người vận chuyển * Thủ tục xuất nguyên vật liệu. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng vật tư của từng công trình, phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ cung cấp vật tư cho các đội theo đúng yêu cầu của tiến độ thi công. Căn cứ vào tiến độ thi công của công trình, chỉ huy trưởng công trình sẽ yêu cầu các vật tư cần thiết để phục vụ cho việc thi công, Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu của chỉ huy trưởng công trường để làm thủ tục xuất kho. Phiếu xuất vật tư có thể lập riêng cho từng thứ vật tư hoặc chung cho nhiều vật tư cùng loại nhưng phải cùng kho và sử dụng cho một công trình. Phiếu xuất kho do kế toán lập được lập làm 02 liên: - Thủ kho giữ một liên để vào thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật tư - Người sử dụng giữ một liên. Biểu 2.2.4.2.8 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu xuất kho Số:PX0915 Ngày 30/11/2004 Họ tên người nhận hàng: Đinh Văn Hải Lý do xuất: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long Xuất tại kho: Công trình nhà máy ximăng Hạ Long STT Tên, nhãn hiệu, quy cách sản phẩm MS ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo Công ty Thực N-X 1 Ximăng Hoàng Thạch Tấn 4 4 690.800 2.763.200 Cộng 2.763.200 Tổng tiền ghi bằng chữ: hai triệu bảy trăm sáu ba nghìn hai trăm đồng. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng cung tiêu +Đối với những vật tư nhỏ lẻ dựa vào Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán lẻ thì công ty sử dụng phiếu nhập kho xuất thẳng (do kế toán lập), không sử dụng phiếu xuất kho, không sử dụng thẻ kho. Ví dụ: Ngày 511/2004 công ty mua vật tư nhỏ lẻ của công ty tư nhân Hợp Thành. Khi vật tư về đến công ty, bộ phận cung ứng vật tư căn cứ vào hoá đơn bán lẻ kế toán lập phiếu nhập kho xuất thẳng. Biểu 2.2.4.2.9 Công ty tư nhân hóa đơn bán lẻ Mẫu số 01/BLQĐ Hợp Thành Số: 36 liên bộ TCTK-TN Họ tên người mua hàng: Tạ Đức Tiến Địa chỉ cơ quan:560 Nguyễn văn cừ – Hà Nội Số TT Tên hàng và quy cách phẩm chất Đ.vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền 1 Bóng điện Cái 14 7.000 98.000 2 Đinh bảy Kg 5 10.000 50.000 Cộng: 148.000 Cộng thành tiền (Bằng chữ): Một trăm bốn tám nghìn chẵn. Ngày 5 tháng 11 năm 2004 Người mua hàng Người viết hoá đơn Biểu 2.2.4.2.10 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu nhập kho xuất thẳng MS 06/PNK Ngày 5 tháng11 năm 2004 CT nhà máy ximăng Hạ Long Người giao nhận: Tạ Đức Tiến Theo hoá đơn HĐBL Ngày 5/11/2004 Của công ty tư nhân Hợp Thành Nhập tại kho: Công trình nhà máy xi măng Hạ Long, xuất cho Công trình nhà máy ximăng Hạ Long, hạng mục nhà hành chính. STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư( SP, HH) MS ĐVT Số lương Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực N-X 1 Bóng điện B0051 Cái 14 14 7.000 98.000 2 Đinh bảy Đ0012 Kg 5 5 10.000 50.000 Cộng 148.000 Tổng số tiền bằng chữ: Một trăm bốn tám nghìn chẵn. Thủ trưởng đơn vị Người giao Người nhận - Nguyên vật liệu của công ty ngoài việc xuất cho công trình là chủ yếu, trong một số trường hợp công ty còn xuất nguyên vật liệu sử dụng nội bộ và xuất do di chuyển nội bộ. +Trường hợp xuất do sử dụng nội bộ: Vật tư sử dụng nội bộ ở Công ty là việc đơn vị thực hiện chuyển vật tư từ công trường này xuất sang công trường khác. Do đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là các công trường thường các xa nhau cho nên tại mỗi công trường đều có kho vật tư riêng biệt vì thế công trường này cần sử dụng vật tư mà công trường khác có thì sẽ có quyết định điều chuyển vật tư do phòng kinh doanh tổng hợp lập và trình giám đốc công ty ký duyệt. Sau khi giám đốc duyệt thủ kho sẽ căn cứ vào quyết định để thực hiện thủ tục nhập xuất kho theo quy định của đơn vị. Ví dụ: Ngày 15/11/2004 có giấy yêu cầu vật tư của chỉ huy trưởng công trình, thủ kho căn cứ vào đó để làm thủ tục xuất kho( chỉ huy trưởng công trình được giám đốc Công ty giao nhiệm vụ trực tiếp điều hành công tác sản xuất kinh doanh ở công trường và chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty ) Biểu 2.2.4.2.11 Công ty xây dựng số 9 HN phiếu xuất kho Mẫu 02- VT Ngày15/11/2004 Số: 09572 Số:PX0902 Họ tên người nhận hàng: Mai Thị Huyền Lý do xuất: Phục vụ Công ty Xuất tại kho: Kho KTX SV STT Tên, nhãn hiệu, quy cách, sản phẩm Mã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo CT Thực xuất 1 Đèn huỳnh quang có chop Chiếc 20 20 20.000 400.000 ….. … … … ….. Cộng 1.250.300 Tổng số tiền( Bằng chữ ): một triệu hai trăm năm mươi nghìn ba trăm đồng. Thủ trưởng Kế toán Phụ trách Người nhận Thủ kho đơn vị trưởng cung tiêu + Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ: Đã nêu ở mục nhập nguyên vật liệu do di chuyển nội bộ. 2.2.4.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại côngty xây dựng số 9 HN Công tyxây dựng số 9 HN là một công ty về thi công xây dựng. Vì vậy nguyên vật liệu sử dụng trong công ty đa dạng và phong phú, các nghiệp vụ nhập, xuất đều diễn ra thường xuyên hàng ngày vì thế nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là vô cùng quan trọng. Công ty đã tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song. Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp này được diễn ra ở kho và ở phòng kế toán. - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh hàng ngày tình hình nhập, tồn kho của từng thứ, loại vật liệu. Thẻ kho do kế toán lập, mỗi loại vật liệu được ghi trên một thẻ kho. Hàng ngày khi nhận được chứng từ kế toán nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu số liệu và ghi vào số thực nhập, xuất, và thẻ kho. Cuối ngày thủ kho căn cứ vào số nhập, số tồn kho để ghi vào cột số tồn của thẻ kho. Ví dụ Biểu 2.2.4.3.1 Công ty xây dựng số 9 HN Thẻ kho(trích) Công trình : Nhà máy Ngày lập thẻ 30/11/2004 xi măng Hạ Long Loại vật tư: Xi măng Hoàng Thạch ĐVT: Tấn STT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký, xác nhập SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn 0 KTNK045 25/11 Nhập xi măng của công ty TNHH Sơn Hoàng 5 5 KTNK050 26/11 Nhập xi măng của công ty THHH Ngọc Dung 10 15 PX0915 30/11 Xuất sử dụng 4 11 PX0916 30/11 Xuất sử dụng 8 3 Cộng 15 12 3 ở phòng kế toán theo quy định thì từ 5 đến 10 ngày thủ kho phải giữ các chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. Tại phòng kế toán của công ty khi nhận được các chứng từ nhập xuất kho do thủ kho gửi lên, sau khi kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp hoàn chỉnh chứng từ, kế toán trực tiếp nhập chứng từ kế toán Biểu 2.2.4.3.2 Công ty xây dựng số 9 HN bảng kê nhập vật tư theo nguồn Tháng 11 năm 2004 ( Trích ) STT SH Diễn giải Số lượng Đơn giá Thành tiền MN 01 2805 Dây điện PX0841 -1/11 Nhập kho 2.100 1.909,1 4.009.100 PX0845- 7/11 Nhập kho 1.500 1.900 2.850.000 …. 02 0101 Xi măng Hoàng Thạch Nhập kho xi măng KTNK 045-20/11 Nhập kho xi măng 5 690.909 3.454.545 …. 03 0105 Phụ gia bê tông KTNK 046 20/11 Phụ gia bê tông 20 40.000 800.000 ….. 04 2204 Gạch đặc KTNK 047-20/11 Nhập kho 45.000 600 27.000. …. 05 20009 Bột đá XKDN0387- 13/11 Nhập kho 1500 400 600.000 ….. 2308 Thép 16 06 KTNK021-17/11 Nhập kho