Đề tài Tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở công ty In Thương mại và dịch vụ Du Lịch

tạp chí, nhãn mác. Trước đây là một công ty Trách nhiệm hữu hạn hoạt động với qui mô vừa và nhỏ nhưng cho đến tháng 3/ 1999 công ty đã cổ phần hoá và đổi tên thành công ty cổ phần in Thương mại và dịch vụ du lịch. Sau khi cổ phần hoá công ty đã thu hút được nhiều công nhân viên có tay nghề giỏi vào làm tại công ty làm nền cho sự đầu tư mở rộng nền kinh tế phù hợp với tình hình của đất nước. Ban lãnh đạo công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã không ngừng phấn đấu, học hỏi và sáng tạo để nâng cao chất lượng sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường và thị hiếu độc giả. Trong những năm gần đây, công ty đã đạt được một số thành tựu sau : Stt Nôi dung Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 01 Doanh thu 21.215.401.161 31.033.845.731 38.490.000.000 02 Quỹ lương và trả công 3.003.357.000 3.656.300.000 5.400.000.000 03 Thuế thu nhập 243.127.896 276.007.544 285.000.000 04 Nộp cấp trên 154.994.034 122.656.000 130.000.000 05 Lợi nhuận để lại 228.652.746 286.200.033 299.340.000 06 Thu nhập bình quân ( người/ tháng ) 950.000 1.100.000 1.300.000 Qua số liệu ở trên ta thấy công ty đã không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh cải thiện đời sống cho công nhân viên tăng nguồn thu ngân sách và tạo việc làm cho nhân viên trong công ty. 2/ Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty : ( xem sơ đồ 2.1) - Giai đoạn chế bản: Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và đặc tính của tài liệu để sắp xếp các thông tin văn bản và hình ảnh trên trang in để chế bản tạo ra bản in mẫu chuẩn bị cho quá trình in hàng loạt. - Giai đoạn in hàng loạt : Giai đoạn này nhận bản in từ phân xưởng chế bản điện tử, kết hợp giấy in, bản in, mực in, . . . tiến hành in hàng loạt trên các máy in offset để tạo trang in. Các trang in sẽ được kiểm tra chất lượng để loại bỏ ngay các trang in không đạt yêu cầu. - Giai đoạn hoàn thiện ấn phẩm: Giai đoạn này nhận các trang in từ giai đoạn chế bản đưa lên các máy cẳt, dỗ tạo ra các trang in nhỏ hơn để đưa vào gấp thành các tay in của ấn phẩm. Tương ứng với ba giai đoạn của công nghệ in OFFSET, cơ cấu sản xuất của công ty được chia làm ba phân xưởng chính: - Phân xưởng chế bản: Có nhiệm vụ tạo ra các bản in mẫu, được sắp xếp theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình tiếp theo. Công việc của phân xưởng này đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao. - Phân xưởng in OFFSET: Từ những bản in mẫu, thực hiện công đoạn in trên giấy và chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm. - Phân xưởng đóng sách: Có nhiệm vụ hoàn trỉnh sản phẩm đã in, đóng gói, kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm. Cả ba phân xưởng trên được đặt dưới sự điều hành và giám sát chung của phòng kỹ thuật cơ điện. 3/ Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, công ty cổ phần in Thương mại đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với quy mô sản xuất và đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty Ban Giám đốc P.kế toán tài vụ P. kỹ thuật cơ điện, K hoạch VT P. tổ chức cán bộ Phòng chế bản Phòng in offset Phòng đóng sách P.vi Tính P.bình bản P. phơi bản P Toshiba Tổ Coromas P. máy màu Tổ gấp xén và KCS Tổ lồng báo Tổ sách Giám đốc P.kế toán tài vụ P. kỹ thuật cơ điện, K hoạch VT P. tổ chức cán bộ Phòng chế bản Phòng in offset Phòng đóng sách P.vi Tính P.bình bản P. phơi bản P Toshiba Tổ Coromas P. máy màu Tổ gấp xén và KCS Tổ lồng báo Tổ sách Ghi chú: : Quan hệ chỉ đạo : Quan hệ thông tin phối hợp * Chức năng, nhiệm vụ của ban giám đốc và các phòng ban: - Giám đốc: Là người có quyền quyền quyết định cao nhất trong công ty. Giám đốc công ty do các cổ đông bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên, trước pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện các chính sách tiền lương đối với người lao động. Ngoài ra còn thực hiện công tác bảo hộ lao động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với người lao động. - Phòng kế hoạch vật tư: Là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lượng sản phẩm, về thời gian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thụ vật tư cho quá trình sản xuất. Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng làm công tác sản xuất. Xác định nhu cầu tiêu dùng của thị trường, kiểm tra khai thác nguồn hàng. - Phòng kế toán tài vụ: Tham mưu cho Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồn vốn có hiệu quả, thanh toán các hợp đồng kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của Công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm theo quy định. - Phòng kỹ thuật cơ điện: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất tới từng bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện. Chịu trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị cho toàn công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn. 4/ Tổ chức công tác kế toán ở công ty 4.1/ Tổ chức bộ máy kế toán Là một doanh nghiệp vừa, hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân trên cơ sở lý luận từ thực tiễn tế, công ty đã lựa chọn và tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sản xuất và tổ chức quản lý của công ty. Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán trong công ty đều tập trung tại phòng kế toán, ở các phân xưởng công ty không tổ chức kế toán riêng. Mọi chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán tài vụ của công ty để xử lý và hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho công tác tài chính của công ty, công ty chưa sử dụng kế toán máy mà chỉ sử dụng kế toán thủ công Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng như yêu cầu quản trị đặt ra, số lượng nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của công ty gồm 5 người, mỗi người có một chức năng nhiệm vụ riêng. - Kế toán trưởng: Đồng thời cũng là trưởng phòng tài vụ, có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. - Thủ quỹ: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tình hình thanh toán nội bộ. Thủ quỹ theo dõi các tài khoản : TK 111; TK 112; TK 141; TK 311; TK 341. - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Tiến hành ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng và trị giá thực tế của nguyên vật liệu nhập, xuất, kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi các tài khoản: TK 152; TK 153; TK 621. - Kế toán thanh toán : Kế toán thanh toán có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch của công ty với nhà cung cấp và với khách hàng. Hàng tháng, kế toán thanh toán phải lập báo cáo công nợ cho kế toán tổng hợp. Kế toán thanh toán theo dõi trên các tài khoản: TK 331 ; TK 131, TK 133; TK 333 - Kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính chính xác lương và các khoản trích theo lương như : Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Kế toán tiền lương theo dõi các tài khoản: TK 334 ; TK 338 ; TK 622 ; TK 627 . - Kế toán tổng hợp: Đồng thời cũng là kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành, có nhiệm vụ tập hợp các số liệu do các nhân viên kế toán khác cung cấp, vào sổ tổng hợp và lập các báo cáo kế toán. Kế toán tổng hợp theo dõi tất cả các tài khoản còn lại mà công ty sử dụng Nhìn chung, tuy mỗi nhân viên kế toán có một nhiệm vụ khác nhau song luôn có sự phối hợp chặt chẽ trong phạm vi chức năng và nhiệm vụ của mỗi người nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của cả phòng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở công ty Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán và tiền lương Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Thủ quỹ Kế toán trưởng 4.2/ Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 1141-TC/ QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ tài chính, hình thức ghi sổ kế toán công ty đang vận dụng là hình thức “Nhật ký chứng từ “. Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại theo các chứng từ cùng nội dung, tính chất nghiệp vụ để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi vào sổ kế toán tổng hợp. Theo hình thức này, việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi theo thứ tự thời gian và ghi theo hệ thống, giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng: - Sổ kế toán chi tiết: thẻ kho, sổ xuất, nhập vật tư, sổ chi tiết thanh toán với người mua, . . . - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ kế toán tổng hợp: - Sổ cái tài khoản Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát sơ đồ "Nhật ký chứng từ"( xem sơ đồ 2.2) II. Tình hình thực tế về công tác kế toán nvl ở công ty 1. Đặc điểm NVL và phân loại NVL ở công ty * Đặc điểm chung về vật liệu của công ty Hiện nay, ở công ty có gần 400 thứ vật liệu khác nhau trong đó giấy và mực là 2 loại vật liệu quan trọng nhất. Hầu hết các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của công ty đều có sẵn trên thị trường với giá cả ít biến động cho nên việc thu mua nguyên vật liệu không gặp khó khăn, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất đồng thời giảm bớt được số lượng vật liệu dự trữ trong kho, không để xẩy ra tình trạng ứ đọng vốn. Mỗi vật liệu có tính chất lý, hoá học riêng, yêu cầu dự trữ và bảo quản cũng khác nhau, đặc biệt là giấy, loại vật liệu chính có đặc tính dễ cháy, hút ẩm, thấm nước, dễ mối mọt. Do đó phải chú trọng công tác quản lý sử dụng, tránh hư hỏng, hao hụt lãng phí. * Phân loại vật liệu ở công ty - Vật liệu chính: Gồm những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của công ty gồm 3 nhóm: + Giấy các loại: như giấy cuộn, giấy couche, giấy offset, . . . + Mực in các loại: Mực đen, mực mầu của các nước khác nhau. + Kẽm các loại Vật liệu phụ: gồm rất nhiều chủng loại như lưỡi dao chổ, tút bảng, chổi tút, băng dính, kim khâu, bột chống váng, bột phun khô, . . . Nhiên liệu, phụ tùng thay thế Phế liệu thu hồi 2. Đánh giá vật liệu ở Công ty * Đánh giá vật liệu nhập kho: - Vật liệu của Công ty nhập chủ yếu do mua ngoài: Giá thực tế của VL mua ngoài nhập kho Giá mua ghi trên hoá đơn GTGT Chi phí thu mua vận chuyển Các khoản giảm giá được hưởng = + - Trong đó: Giá mua trên hoá đơn GTGT= giá mua chưa có thuế + thuế GTGT * Đánh giá vật liệu xuất kho Vật liệu được thu mua, nhập kho thường xuyên từ nhiều nguồn khác nhau do vậy giá thực tế của từng lần nhập kho không hoàn toàn giống nhau. Cho nên khi xuất kho, kế toán phải xác định được giá thực tế xuất kho đã đăng ký áp dụng đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Hàng ngày khi có nghiệp vụ xuất kho vật liệu kế ghi sổ theo giá hạch toán. Chứg từ kế toán phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để ghi vào các tài khoản và ghi sổ kế toán tổng hợp. Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo công thức. Giá thực tế VL nhập trong kỳ Giá thực tế VL tồn kho đầu kỳ + = hệ số giá Giá hạch toán VL tồn kho đầu kỳ Giá hạch toán VL nhập trong kỳ + Giá thực tế của VL xuất kho Giá hạch toán của VL xuất kho trong kỳ x8 hệ số giá = Việc tính giá thực tế VL xuất dùng được kế toán thực hiện trên bảng kê số 3- Bảng tính giá thành thực tế. - Phương pháp giá hạch toán của vật liệu: Đối với các doanh nghiệp có qui mô lớn, khối lượng chủng loại vật liệu nhiều, tình hình nhập xuất kho diễn ra thường xuyên, việc đánh giá vật liệu hàng ngày rất khó khăn và ngay cả trong trường hợp có thể xác định được hàng ngày với từng lần nhập nhưng quá tốn kém, có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập, xuất hàng ngày. Cuối kỳ phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản, sổ kế toán... Giá thực tế NVL xuất kho = Hệ số giá * Giá hạch toán NVL xuất kho Giá thực tế NVL + Giá thực tế NVL tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ Hệ số giá = Giá hạc toán NVL + Giá hạc hạch toán NVL tồn kho đầu kỳ xuất kho trong kỳ 3. Thủ tục nhập, xuất kho vật liệu tại công ty 3.1 Thủ tục nhập kho vật liệu Để đảm bảo một quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho phải luôn dự trữ một lượng cần thiết. Khi có nhu cầu sản xuất với số lượng lớn công ty phải tiến hành mua vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất. Quá trình thu mua vật liệu do phòng kế hoạch vật tư đảm nhận. Tất cả các loại vật liệu về đến doanh nghiệp đều phải làm thủ tục kiểm nhận và nhập kho. Thực tế, tại công ty, khi vật liệu về đến kho thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ do bộ phận cung ứng giao để "kiểm nghiệm vật liệu" (biểu số 2) về các chỉ tiêu như tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán,...Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật liệu. Công việc này sẽ kết thúc khi kế toán vật liệu lập phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của thủ kho, cán bộ cung ứng, kế toán vật liệu. Phiếu nhập kho viết thành 3 liên: một liên thủ kho lưu làm căn cứ để ghi vào sổ kho, một liên giao cho cán bộ cung ứng giữ, liên còn lại cán bộ kế toán lưu cùng với hoá đơn bán hàng và hợp đồng cung cấp hàng (nếu có) để làm căn cứ thanh toán với người bán và ghi sổ kế toán. Trường hợp số vật liệu nhập kho không đạt tiêu chuẩn cũng như các yêu cầu khác thì thủ kho không nhập kho và có quyền trả lại người bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu, đạt tiêu chuẩn nhập kho thì phòng kế hoạch vật tư làm thủ tục nhập kho dựa vào hoá đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm 3.2. Thủ tục xuất kho vật liệu: Công ty in Thương mại là một doang nghiệp sản xuất nên việc xuất kho vật liệu chủ yếu để phục vụ cho quá trình sản xuất sản phẩm. Căn cứ vào hợp đồng sản phẩm đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập lệnh sản xuất ghi rõ tên sản phẩm sản xuất, quy cách sản phẩm, loại vật liệu sử dụng…lệnh sản xuất được lập 03 liên, một liên lưu lại phòng kế hoạch vật tư, một liên lưu lại phòng kế toán, còn một liên giao cho phân xưởng sản xuất. Khi đó yêu cầu xuất vật liệu này được chuyển đến phòng vật tư để viết phiếu xuất. Phiếu xuất kho vật tư ( biểu 4.1) để phản ánh tình hình xuất kho của các vật liệu (trừ giấy) còn khi xuất giấy Công ty sử dụng phiếu xuất giấy (biểu 4.2) các loại phiếu xuất này được lập thành 3 liên - 1 Liên lưu lại phòng kế hoạch vật tư - 1 Liên lưu lại phòng kế toán - Liên còn lại giao cho phân xưởng sản xuất 4. Phương pháp kế toán chi tiết NVL ở Công ty * Chứng từ sử dụng - Chủng loại vật liệu của Công ty đa dạng, quá trình sản xuất kinh doanh liên quan đến việc nhập xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kée toán đầy đủ, kịp thời chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu được Nhà nước quy định. Hiện nay Công ty sử dụng các chứng từ kế toán vật liệu theo mẫu do Bộ tài chính ban hành như: - Hoá đơn (GTGT)- Mẫu 01 GTKT-3LL - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - Mẫu số 05-VT - Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT - Phiếu xuất kho vật liệu ( Theo mẫu của Bộ tài chính) - Phiếu xuất giấy ( được xây dựng riêng cho Công ty) * kế toán chi tiết vật liệu được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán của Công ty phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu được áp dụng tại Công ty là phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển ở kho: Thủ kho sử dụng sổ (thẻ) kho để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu căc cứ vào các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp pháp hợp lý của chứng từ. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho ( biểu số 5). Cuối tháng thủ khovà kế toán đối chiếu tình hình nhập xuất kho vật liệu . ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu sử dụng sổ xuất vật liệu để ghi chép, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị của từng loại vật liệu.Sau đó kế toán vật liệu sử dụng giá hạch toán để ghi vào phiếu xuất rồi chia phiếu xuất thành hai tập phiếu giống nhau: 1 tập được dùng để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển tình hình nhập xuất của từng danh điểm vật liệu, còn 1 tập được tổng hợp theo từng đối tượng sử dụng để chuyển cho kế toán giá thành làm căn cứ tâp hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, tình hình nhập xuất vật liệu được ghi vào (Biểu số 6) 5- Tổ chức kế toán tổng hợp vật liệu ở công ty Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Kế toán sử dụng các tài khoản sau: - TK 152: Nguyên liệu, vật liệu – Tài khoản này phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm vật liệu theo giá thực tế. - Các tài khoản liên quan khác: TK111, 112, 133, 331, 621, 632. Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ nên định kỳ cứ cuối tháng thì kế toán lại vào sổ các nghiệp vụ phát sinh trong tháng. 5.1 Kế toán tổng hợp nhập vật liệu Tại công ty, không có trường hợp hàng về nhập kho mà hoá đơn chưa về và mua đang đi trên đường, chỉ ghi duy nhất một trường hợp là hàng và hoá đơn cùng vềvì các đơn vị doanh nghiệp bán vật tư cho Công ty ở trên địa bàn Hà nội Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào các chứng từ cần thiết và hình thức thanh toán với nhà cung cấp mà kế toán tiến hành tổng hợp nhập vật liệu như sau: - Đối với vật liệu mua ngoài nhập kho trả bằng tiền mặt: Khi mua vật liệu về nhập kho, căn cứ vào hoá đơn GTGT ( Liên 2) phiếu nhập kho, phiếu chi kế toán ghi định khoản. Nợ TK 152 : Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133 : Thuế GTGT đầu vào Có TK 111 : Tổng giá thanh toán Tất cả các trường hợp chi tiêu bằng tiền mặt đều được phản ánh trên nhật ký chứng từ số 1( Biểu số 9) . Để ghi nhật ký chứng từ số 1 là các báo cáo có quỹ kèm theo các chứng từ gốc. Mỗi báo cáo quỹ được ghi 1 dòng trên nhật ký chứng từ số 1 theo trình tự thời gian, định khoản ghi Có tài khoản 111, đối Nợ tài khoản liên quan. Cuối ngày sau khi ghi đã tổng hợp được tất cả hoá đơn mua hàng trả bằng tiền mặt . Cuối tháng khoá sổ nhật ký chứng từ số 1 xây dựng tổng số phát sinh bên có tài khoản 111, đối ứng Nợ tài khoản liên quan, lấy số liệu đã đối chiếu Nợ tài khoản 152 để ghi vào bảng kê số 3, sổ cái 152. - Đối với mua vật liệu nhập kho thanh toán ngay tiền gửi ngân hàng. Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi bằng TGNH như giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán định khoản Nợ TK 152 : Giá mua chưa có thuế Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào Có TK 112 : Tổng giá thanh toán Các nghiệp vụ liên quan đến việc chi trả bằng TGNH đều được phản ánh trên Nhật ký chứng từ số 2- ghi có TK112 (Biểu số 10) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ liên quan đến việc chi trả bằng TGNH kế toán thanh toán ghi vào sổ riêng Cuối tháng tập hợp ghi vào Nhật ký chứng từ số 2, sau đó cộng tổng phát sinh bên có TK 112, đối ứng TK liên quan và lấy số liệu của bên nợ của TK 152 để ghi vào bảng kê số 3, sổ cái 152 - Mua vật liệu nhập kho chưa trả tiền nhà cung cấp Căn cứ vào phiếu nhập kho và hoá đơn kế toán tiến hành ghi số nợ phải trả ( gồm cả tiền hàng và thuế GTGT) vào sổ chi tiết thanh toán với người bán (Biểu số 11) VD: Ngày 16/3/2003 Công ty mua giấy của công ty TTX-VN, giá mua chưa có thuế là: 4.930.910 đ, thuế GTGT( 10%) là 493.091 đ. Tổng giá thanh toán là: 5.424.000 đ Cuối tháng kế toán căn cứ vào số liệu tập hợp được cả số dư đầu tháng, số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng sổ chi tiết mở cho từng người bán để chuyển số liệu ghi vào Nhật ký chứng từ số 5- ghi có TK 331( Biểu số 12) + Phương pháp ghi Nhật ký chứng từ số 5 như sau: Cột tên đơn vị bán: Mỗi người bán được ghi trên 1 dòng Cột số dư đầu tháng : Lấy số liệu từ chỉ tiêu dư đầu tháng trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Phần ghi Có TK331, ghi Nợ các TK: Lấy số liệu ở chỉ tiêu cộng số phát sinh có trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán ghi vào TK 152 cột giá hạch toán và giá thực tế ( không bao gồm thuế GTGT) phần ghi Nợ TK 331, ghi Có các TK lấy số liệu ở chỉ tiêu cộng số phát sinh Nợ trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán. Cột số dư cuối tháng: Lấy số liệu ở chỉ tiêu số dư cuối tháng trên các sổ chi tiết thanh toán với người bán. 5.2 Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Để xác định được giá thực tế vật liệu xuất kho cần phải tổng hợp số liệu để xác định giá thực tế vật liệu nhập kho trong kỳ. Được được thực hiện trên bảng kê số 3 ( Biểu số 13) Phương pháp ghi bảng kê số 3 + Chỉ tiêu1: " Số dư đầu tháng" căn cứ vào chỉ tiêu 6( Tồn kho cuối tháng) trên bảng kê số 3 tháng trước để ghi. + Chỉ tiêu2: " Số phát sinh trong tháng" căn cứ vào các Nhật ký chứng từ có liên quan để ghi. Nhật ký chứng từ số 1( phần ghi Có TK111, Nợ TK 152) Nhật ký chứng từ số 2( phần ghi Có TK 112, Nợ TK 152) Nhật ký chứng từ số 5( phần ghi Có TK 331, Nợ TK 152) Nhật ký chứng từ số 7( phần ghi Có TK154, Nợ TK 152) nếu có + Chỉ tiêu số3: " Cộng số dư đầu tháng và phát sinh trong tháng" + Chỉ tiêu số 4: Hệ số chênh lệnh + Chỉ tiêu số 5: " Xuất dùng trong tháng" Cột giá hạch toán tổng cộng trên bảng phân bổ vật liệu + Chỉ tiêu số 6: " Tồn kho cuối tháng"được tính bằng cách lấy chỉ tiêu 3 trừ đi chỉ tiêu 5. Thực tế ở Công ty cổ phần in Thương mại, xuất kho vật liệu chủ yếu là để phục vụ cho sản xuất kinh doanh là mục đích chính. Các nghiệp vụ xuất kho vật liệu trong tháng của từng Công ty đều được phản ánh trên bảng phân bổ số 2- Bảng phân bổ vật liêu ( Biếu số 14) - Nội dung của bảng phân bổ vật liệu: Dùng để phản ánh giá trị vật liệu xuất kho trong tháng theo giá thực tế, giá hạch toán và phân bổ vật liệu xuất dùng cho các đối tượng sử dụng trong tháng ( ghi Có TK 152, Nợ các TK liên quan) - Kết cấu bảng phân bổ vật liệu: Các cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong tháng, các dòng ngang phản ánh các đối tượng sử dụng vật liệu. - Căn cứ để lập bảng phân bổ vật liệu: Chứng từ xuất kho vật liệu và hệ số chênh lệch giữa giá hạch toán và giá thực tế của từng loại vật liệu lấy từ bảng kê số 3. Vào cuối tháng ghi nhân được các phiếu nhập, xuất kho do thủ kho gửi lên kế toán vật liệu sử dụng giá hạch toán để ghi vào phiếu kho. Đối với vật liệu xuất kho cho sản xuất trực tiếp thì các phiếu xuất giấy được tập hợp theo từng ấn phẩm: Sách báo, văn hoá phẩm, việc vặt và ghi vào bảng phân bổ số 2( cột hạch toán). Đối với phiếu xuất vật liệu cho hai bộ phận Láng và Phân màu, kế toán tập hợp và ghi vào TK 621. Đối với các loại vật liệu khác (trừ giấy) như mực, nhôm kẽm được tập hợp chung vào TK 621 " Nguyên vật liệu khác" Cuối tháng căn cứ vào số liệu trên các Nhật ký chứng từ và bảng kê để ghi sổ Cái các tài khoản. - " Sổ cái TK152" ( Biểu số 15): Là sổ kế toán tổng hợp mở cho cả năm trong đó phản ánh số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng TK152. Căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 1, 2, 5 và bảng kê số . - " Sổ cái TK331" (Biểu số 16): Là sổ kế toán tổng hợp của TK" phải trả người bán", căn cứ vào Nhật ký chứng từ số 5 để ghi sổ cái TK331 . chương iii những vấn đề cần thiết tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán nguyên vất liệu ở công ty in Thương mại và những giải pháp 1. Những nhận xét chung về kế toán vật liệu trong công ty Trải qua hơn bảy năm xây dựng và phát triển, vượt qua những khó khăn ban đầu, từ chỗ chỉ là một xưởng in nhỏ với cơ sở vật chất kỹ thuật nghèo nàn, đến nay công ty đã trở thành một công ty in lớn mạnh trong ngành in cả nước, với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất hiện đại cùng với đội ngũ công nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm quản lý giỏi.Từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, công ty đã có nhiều thay đổi trong công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình mới. Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, phương pháp kế toán đã được điều chỉnh kịp thời theo các qui định mới của bộ tài chính. Tuy nhiên, công tác kế toán vật liệu ở công ty vẫn còn tồn tại những ưu, nhược điểm sau: A/Những ưu điểm cơ bản: - Vật liệu trong kho được sắp xếp hợp lý, thuận tiện cho quá trình bảo quản, dự trữ và sử dụng. Vật liệu mua về được nhập kho đầy đủ và được phản ánh trên các sổ kế toán. - Trình tự nhập, xuất vật liệu được tiến hành hợp lý, rõ ràng. Việc vào sổ sách theo rõi tình hình nhập, xuất được tiến hành thường xuyên, đầy đủ. Số liệu giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời. - Công ty đã lựa chọn được phương pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý vật liệu và phản ánh chính xác được giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệu cho kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. - Việc lựa chọn hình thức kế toán của