Đề tài Tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty in và đầu tư Mỹ Thuật Việt

in Thống Nhất hiện có 70 CBCNV trong đó có 10 kỹ sư, nhiều công nhân lành nghề có kinh nghiệm và tay nghề cao. Công ty có dây chuyền sản xuất khép kín từ chế bản đến hoàn thiện sau in. Các trang thiết bị và máy móc của Công ty trong đó có 5 máy in Offset từ 1 đến 4 mầu, các máy gấp bắt, khâu chỉ, đóng thếp, vào bìa keo nhiệt… được nhập từ các nước tiên tiến như Đức, Nhật, Mỹ… đã luôn luôn phát huy hết công suất của mình. Hàng năm Công ty sản xuất 500triệu trang in/ năm và có tổng doanh thu 700 triệu VNĐ/năm. 2.Chức năng,nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động SXKD cua đơn vị kế toán: a.Công ty có các nhiệm vụ sau: Mục tiêu kinh doanh : đáp ứng đầy đủ, kịp thời cả về số lượng, chất lượng cho mọi nhu cầu về các thiết bị ,sản phẩm in ấn, đồng thời góp phần ổn định thị trường. - In các tài liệu sổ sách, bảng biểu, giấy tờ... phục vụ công tác quản lý kinh tế, quản lý hành chính của trung ương và địa phương theo đúng qui định của pháp luật. - In các loại lịch bàn, lịch tờ, lịch treo, lịch sổ… các loại văn hoá phẩm sách báo, tạp chí, tập san, các loại tem nhãn, bao bì phục vụ công nghiệp tiêu dùng. - Kinh doanh các loại vật tư vật phẩm, thiết bị máy móc ngành in, các sản phẩm liên quan đến thiết bị sân khấu. Nhận sửa chữa tân trang các máy in, thiết bị in. Đào tạo dạy nghề công nhân kỹ thuật và chuyển giao công nghệ cho các nhà máy in khác của trung ương và địa phương. Nhận lắp đặt các trang thiết bị sân khấu. b. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trong những năm gần đây: Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 I. Nguốn vốn kinh doanh 8.504.462.155 16.254.146.094 16.528.933.474 1. Ngân sách Nhà nước cấp 6.869.583.697 14.297.106.534 14.544.191.472 1. Tự bổ sung 1.634.878.458 1.957.039.560 1.984.741.002 II. Tổng doanh thu 26.983.893.413 30.470.761.625 47.070.915.923 III. Tổng chi phí 44.102.113.440 30.788.087.210 34.501.557.738 IV. Lợi nhuận thực hiện V. Thực hiện nghĩa vụ đối với NN 206.348.099 324.328.083 242.180.392 VI. Lao động bình quân VII. Thu nhập bình quân 12.001.248 13.292.988 14.964.023 VIII. Các quỹ khác 1. Quỹ phát triển kinh doanh 266.171.065 119.588.306 227.158.177 1. Quỹ dự trữ 73.890.467 154.008.601 206.462.351 3. Quỹ khen thưởng -36.070.229 142.405.617 126.391.970 4. Quỹ phúc lợi -6.917.335 88.294.648 61.214.608 Trong 3 năm gần đây, từ 2003 - 2005 doanh thu của công ty đã không ngừng tăng lên, đời sống CBCNV ngày càng được cải thiện, thu nhập bình quân đầu người tăng nhanh. - Năm 2004 công ty đã đầu tư chiều sâu, đưa máy in offset 4 mầu tự động và hệ thống máy vào bìa vào hoạt động. Vì vậy năng suất đã tăng thêm, sản lượng tăng 300 triệu trang in so với năm 2003. Đồng thời các dịch vụ mua bán vật tư và các dịch vụ khác cũng tăng. - Năm 2005 công ty đã đầu tư chiều sâu, đưa máy in offset 5 mầu tự động của CHLB Đức và máy phun UV vào hoạt động. Vì vậy năng suất đã tăng thêm, sản lượng đạt 108,06% và doanh thu đạt 126,88% so với năm 2004. Đồng thời các dịch vụ mua bán vật tư và các dịch vụ khác cũng tăng. Nhưng vốn của công ty chủ yếu là vốn đi vay nên đề nghị tăng vốn chủ sở hữu để giảm nguồn vốn vay ngân hàng. 3.Công tác tổ chức quản lý,tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy kế toán của công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt: a.Các mặt hàng chính của Công ty là: + Sách báo, tranh ảnh, sổ tay + Tạp chí, tờ gấp, tờ rơi + Lịch các loại + Bao bì, tem nhãn… b. Tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ: Xuất phát từ đặc điểm của ngành in nói chung và của công ty nói riêng, sản phẩm của công ty thường được sản xuất theo đơn đặt hàng. Hiện nay công ty tổ chức sản xuất trong 3 phân xưởng. Các phân xưởng sản xuất khép kín được trang bị các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ sản xuất được liên tục và quy trình công nghệ sản xuất được chia làm 3 giai đoạn theo kiểu chế biến liên tục: + Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị. - Sắp chữ vi tính. - Bình bản, sửa chữa, chụp phim. + Giai đoạn 2: Giai đoạn in. - Phơi bản. - In. + Giai đoạn 3: Gia công từ in từng phần qua bước gấp, cắt, khâu, đóng, vào bìa. Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất. Phơi bản In Sách KCS Thành phẩm Phân xưởng in I, II, III Phòng vi tính chế bản Phòng sản xuất Khách hàng Phòng vật tư c. Sơ đồ tổ chức hành chính: Giám đốc Phó Giám đốc KDTT Phó Giám đốc VT – HC Phó Giám đốc SX Phòng kế toán Phòng TC - LĐTL Phòng vật tư - tiêu thụ Phòng sản xuất PX chế bản PX cơ điện PX in PX sách : Theo tổ chức hành chính của Công ty : Theo hệ thống quản lý chất lượng d. Đặc điểm về tổ chức quản lý: - Bộ máy tổ chức quản lý của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng là quan hệ chỉ đạo từ trên xuống dưới, bắt đầu từ Ban Giám đốc tới các phòng ban được tổ chức liên quan chặt chẽ với nhau. - Giám đốc công ty là người chịu trách nhiệm chung và trực tiếp quản lý các khâu trọng yếu. Ba Phó giám đốc và kế toán trưởng làm tham mưu cho giám đốc, vừa trực tiếp quản lý các phân xưởng, vừa thu thập và cung cấp đầy đủ các thông tin về sản xuất kinh doanh để giúp giám đốc có những quyết định sáng suốt kịp thời nhằm lãnh đạo công ty tốt. *. Phòng kế toán:. - Phòng kế toán là cơ quan nghiệp vụ giúp việc cho giám đốc công ty trong việc quản lý tài chính, hạch toán kế toán trong phạm vi của công ty. Phòng kế toán chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc và chỉ đạo nghiệp vụ của ban lãnh đạo. - Hạch toán toàn bộ phần kế toán phát sinh của công ty bảo đảm đúng chế độ hạch toán kế toán theo quy định của Nhà nước. - Chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của công ty, công việc có liên quan chặt chẽ với hoạt động của phòng ban khác. Phòng kế toán giúp cho giám đốc phân tích hoạt động kinh tế, báo cáo thống kê cho cơ quan chức năng. *. Phòng tổ chức lao động tiền lương: - Có nhiệm vụ tổ chức sắp xếp lao động một cách hợp lý, tạo năng suất lao động có hiệu quả. - Cử người đi đào tạo, theo dõi chặt chẽ tình hình nhân sự của công ty, thực hiện các nghiệp vụ văn thư, hưu trí, thường trực thi đua. - Trang bị và quản lý trang thiết bị dụng cụ phương tiện bảo hộ lao động và phương tiện làm việc qua nghiên cứu mô hình tổ chức bộ máy của công ty *Phòng vật tư - tiêu thụ: - Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản, trang thiết bị máy móc, vật tư hàng hoá, quản lý các hợp đồng sản xuất chung của công ty. Làm tham mưu cho giám đốc trong việc thực hiện ký kết các hợp đồng sản xuất kinh doanh. *. Phòng sản xuất: - Là nơi tiến hành các công việc ký kết hợp đồng với khách hàng, theo dõi tình hình sản xuất. * Các phân xưởng: - Là các bộ phận có nhiệm vụ trực tiếp sản xuất theo lệnh của phòng sản xuất trên cơ sở các hợp đồng đã ký kết với khách hàng. - Các phòng ban trong công ty đều có mối quan hệ chỉ đạo liên quan với nhau và với các phân xưởng sản xuất nhằm không ngừng nâng cao chất lượng sản xuất, tạo ra nhiều sản phẩm, giao hàng cho khách hàng đúng thời gian, đảm bảo uy tín cho công ty trên thị trường và tạo thêm nhiều mối quan hệ với bạn hàng. e. Tổ chức bộ máy kế toán: Chức năng Kiểm tra, giám sát mọi hành động tổ chức của công ty. Tham mưu cho giám đốc các biện pháp về quản ký tài chính, giá cả, sử dụng vốn có hiệu quả cao nhất, chấp hành các qui định hiện hành về tài chính, kế toán, thống kê do người ban hành. Nhiệm vụ - Cung cấp số liệu kế toán trung thực,nhanh chóng, chính xác. - Kiểm tra chứng từ kế toán,ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán đảm bảo phản ánh một cách đầy đủ, chính xác, trung thực, kịp thời tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn. - Tính toán chi phí, doanh thu để lập báo cáo kết quả hội đồng kinh doanh của doanh nghiệp, các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước. - Quản lý các kho hàng hoá của công ty, theo dõi và báo cáo người nhập, xuất, tồn. +Xuất phát từ đặc điểm tổ chức sản xuất và tổ chức bộ máy quản lý, công tác kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung. Theo hình thức này, toàn bộ công tác kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán, từ khâu ghi chép ban đầu đến tổng hợp lập báo cáo và kiểm tra kế toán, hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp. Các phân xưởng, phòng ban khác chỉ lập những chứng từ phát sinh tại đơn vị rồi gửi về phòng kế toán. Quy mô tổ chức của bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp với đặc điểm của công ty mà vẫn đảm bảo hoàn thành tốt công tác kế toán. Phòng kế toán được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc công ty. Bộ máy kế toán gồm 6 người có trình độ đại học, nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ, được bố trí qua sơ đồ sau: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán: Trưởng phòng Thủ quỹ Kế toán tiêu thụ Kế toán ngân hàng, tiền lương Kế toán tài sản và vật liệu Kế toán thanh toán Trưởng phòng kế toán vừa là kế toán tổng hợp: là người hướng dẫn, điều hành, kiểm tra toàn bộ công tác kế toán - tài chính của công ty, là người giúp giám đốc về mặt tài chính trong việc ra quyết định thu, chi, lập kế hoạch kinh doanh, đầu tư xây dựng cơ bản, lập các báo cáo tài chính theo các mẫu quy định. Ngoài ra trưởng phòng kế toán còn là người hướng dẫn nghiệp vụ cho các kế toán viên. Là người thực hiện phần hành kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, lập NKCT số 7. Kế toán tài sản và vật liệu: Theo dõi và hạch toán việc nhập, xuất, sử dụng nguyên vật liệu chính, hạch toán chính xác chi phí vật liệu trong sản xuất, lập sổ theo dõi tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định, lập bảng phân bổ số 2, số 3, bảng kê số 3. Theo dõi và hạch toán tổng hợp, chi tiết, lên báo cáo nhập - xuất - tồn của vật liệu phụ, CCDC, nộp báo cáo cho kế toán tổng hợp tập hợp chi phí và tính giá thành. Viết phiếu thu, chi căn cứ vào sổ quỹ báo cáo Nợ - Có ghi vào NKCT số 1, bảng kê số 1, lập báo cáo tiền mặt, tờ kê chi tiết TK 627, 642. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi tình hình huy động vốn, trả lãi vay, thanh toán công nợ với khách hàng. Kế toán ngân hàng, tiền lương: có nhiệm vụ tính lương và BHXH, BHYT, KPCĐ, các khoản phải trả cho công nhân viên, từ đó lập bảng thanh toán lương, bảng phân bổ số 1. Căn cứ vào số dự trữ phát hành séc, uỷ nhiệm chi, cuối tháng vào NKCT số 2, bảng kê số 2. Kế toán tiêu thụ: theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, xác định doanh thu trong kỳ, lập bảng kê số 8, NKCT số 8. Thủ quỹ: căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ để xuất hoặc nhập quỹ, ghi sổ quỹ phần thu, chi, cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán tiền mặt. f. Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Hiện nay, công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký - chứng từ” với hệ thống sổ sách tương đối phù hợp với loại hình sản xuất kinh doanh và theo đúng quy định của Nhà nước, đảm bảo công việc được tiến hành thường xuyên, liên tục hàng ngày. Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức Nhật ký - chứng từ tại Công ty c: Chứng từ gốc và Bảng phân bổ phí (1-4) Bảng kê (1-11) Số chi tiết (1-6) và sổ chi tiết khác Nhật ký - chứng từ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo kế toán Sổ cái (2) (1) (3) (6) (4) (6) (6) (5) (4) (3) (1) (1) Ghi chú: (1): Ghi chứng từ và bảng phân bổ hàng ngày (2,3,4,6): Ghi ngày cuối kỳ (5): Đối chiếu sổ chi tiết và tổng hợp - Số lượng các loại sổ kế toán sử dụng: + Sổ Nhật ký - chứng từ: Nhật ký 1- Tiền mặt Nhật ký 2- TGNH Nhật ký 4- Ghi có TK: 331- Vay ngắn hạn 315- Nợ dài hạn đến hạn trả 341- Vay dài hạn 342- Nợ dài hạn Nhật ký 5- Nhà cung cấp Nhật ký 8- Bán hàng, xác định kết quả + Bảng kê: BK 1- Tiền mặt (Ghi Nợ) BK 2- TGNH (Ghi Nợ) BK 3- Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ BK 4- Chi phí sản xuất theo phân xưởng BK 5- Tập hợp: Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản (TK241) Chi phí bán hàng (TK641) Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642) BK 6- Chi phí trả trước và phải trả BK TK 1388 BK TK 3388 + Bảng phân bổ: BPB 1- Tiền lương và bảo hiểm xã hội BPB 2- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định BPB 3- Bảng phân bổ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ + Sổ chi tiết: Tờ kê chi tiết TK 642 Tờ kê chi tiết TK 627 g. Tổ chức hệ thống chứng từ: Tại công ty hiện đang sử dụng các chứng từ sau: Chứng từ về tiền tệ: + Phiếu thu (mẫu 01-TT). + Phiếu chi (mẫu 01-TT). (có kèm theo chứng từ gốc như: séc, giấy báo Nợ, báo Có, sao kê ngân hàng). Chứng từ hàng tồn kho: + Phiếu nhập vật tư (mẫu 01-VT). + Phiếu xuất vật tư. + Thẻ kho. + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá. …… Chứng từ về TSCĐ: + Biên bản giao nhận TSCĐ. + Thẻ TSCĐ. + Biên bản đánh giá lại TSCĐ. + Biên bản thanh lý, nhượng bán TSCĐ. Chứng từ về lao động, tiền lương: + Bảng chấm công. + Bảng thanh toán tiền lương. …… Chứng từ về bán hàng: + Hoá đơn bán hàng (mẫu 01 GTTT). + Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01 GTKT). h. Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Hiện nay công ty chưa tiến hành tổ chức riêng bộ phận kiểm tra kế toán hoặc phân công nhân viên chuyên trách kiểm tra kế toán. Giám đốc công ty và trưởng phòng kế toán chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo công tác kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty. Trưởng phòng kế toán thường xuyên kiểm tra việc ghi chép, phản ánh trên chứng từ, tài khoản, các báo cáo kế toán, đảm bảo thực hiện đúng chính sách, chế độ quản lý tài chính, chuẩn mực kế toán. Đồng thời ở phòng kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa các chứng từ kế toán, sổ kế toán và các báo cáo kế toán với nhau, giữa số liệu kế toán của doanh nghiệp với các đơn vị có liên quan. Giám đốc thực hiện việc kiểm tra, việc tổ chức chỉ đạo công tác kế toán trong công ty, việc thực hiện trách nhiệm quyền hạn của trưởng phòng kế toán cũng như hoạt động của bộ máy kế toán. II.Thực tế công tác kế toán nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ tai công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật Việt: 1.Công tác phân loại NL,VL va CC,DC trong doanh nghiệp: Để giúp cho việc quản lý tốt, có hiệu quả với một khối lượng vật liệu phong phú, công ty đã phân loại vật liệu theo đặc điểm sử dụng và tình hình công dụng vật liệu. Vật liệu của công ty được chia thành từng nhóm, trong từng nhóm lại chia thành từng loại, từng thứ vật liệu theo danh điểm riêng. Việc phân chia này giúp cho công tác quản lý hạch toán vật liệu ở công ty được rõ ràng, cụ thể, chính xác. Vật liệu ở công ty được phân loại cụ thể như sau: - Nhóm vật liệu chính: là những vật liệu chủ yếu cấu thành nên sản phẩm và chiếm giá trị lớn trong giá thành sản phẩm - khoảng 70% - đó là giấy và mực. Trong đó giấy và mực đều có nhiều loại cho nên công ty tổ chức theo dõi riêng. + Giấy (ghi trên TK 1521) + Mực (ghi trên TK 1522) (Giấy bao gồm: giấy couche 54g/m2; 85g/m2; 70g/m2… giấy Vĩnh Phú, giấy báo Nga…). (Mực bao gồm: mực đen Nhật, mực đen Hồng Kông, mực trắng trong Trung Quốc, mực can, côban…). - Nhóm vật liệu phụ: là những loại vật liệu phục vụ cho sản xuất chính như: thuốc chống mối, dầu thông, cồn công nghiệp, …, các loại hoá chất khác làm tăng chất lượng của vật liệu chính. Ngoài ra còn có một số vật liệu phụ khác như: giây cước, giây gai, bao gói… được công ty theo dõi trên TK cấp II, TK 1532. - Nhóm vật liệu dùng để cung cấp cho đơn vị vận tải hoặc phục vụ cho công tác lau chùi, sửa chữa, bảo quản máy móc thiết bị, xăng 76, A92, dầu công nghiệp, dầu mobin 616. Việc ghi chép các nghiệp vụ có liên quan đến nhiên liệu được công ty ghi trên TK 1524. - Nhóm phụ tùng thay thế là những chi tiết, phụ tùng máy móc thiết bị công ty mua sắm dự trữ phục vụ cho sửa chữa, thay thế gồm có vòng bi đặc chủng, vòng bi các loại số 18, 25, 104…, bóng Halozen chụp phơi… - Phế liệu là những vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất giấy lề, giấy in hỏng, giấy rách, loại này chiếm tỷ lệ rất nhỏ trong sản xuất. Căn cứ vào cách phân loại như trên và có thể quản lý hàng trăm loại vật liệu, kế toán vật liệu sử dụng sổ danh điểm vật tư để theo dõi chi tiết tỷ mỉ về quy cách phẩm chất, đơn vị tính của từng thứ, nhóm, loại vật liệu theo các kho, vật liệu chính, vật liệu phụ… Trong đó sổ danh điểm của công ty có rất nhiều loại vật liệu .Việc phân chia vật liệu thành các nhóm, kho giúp cho việc kế toán tổ chức các tài khoản để phản ánh sự biến động của các loại vật liệu dùng trong sản xuất kinh doanh, cách phân loại này đảm bảo phục vụ tốt cho công tác quản lý, nắm bắt được kịp thời sự tăng, giảm của vật liệu trong công ty. Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt Danh mục vật tư Kho 1521 (vật liệu chính - giấy) Danh mục Tên vật tư Quy cách Đơn vị tính 1 Giấy couches 54g/m2 79x109 Tờ …….. ………….. ……….. ……… 3 Giấy couches 70g/m2 79x109 Tờ 4 Giấy couches 80g/m2 79x109 Tờ …….. ………….. ……….. ……… 10 Giấy couches 60g/m2 79x109 Tờ …….. ………….. ……….. ……… 20 Giấy couches 100g/m2 matte 63x90 Tờ 21 Giấy couches 100g/m2 62x71 Tờ 22 Giấy couches 100g/m2 65x86 Tờ …….. ………….. ……….. ……… 25 Giấy couches 100g/m2 79x109 Tờ 26 Giấy couches 64g/m2 98 kg 27 Giấy couches 85g/m2 matte 61x86 Tờ …….. ………….. ……….. ……… 56 Giấy Vĩnh Phú 65x92 Tờ …….. ………….. ……….. ……… 85 Giấy Nga 65x92 Tờ …….. ………….. ……….. ……… Công ty cổ phần in và đầu tư mỹ thuật việt Danh mục vật tư Kho 1522 (vật liệu phụ) Danh mục Tên vật tư Đơn vị tính 1 Bột mỳ kg 2 Bàn chải cước cái ……… ……………. ………… 7 Dây chun gói ……… ……………. ………… 2.Kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu và công cụ,dụng cụ: 2.1.Thủ tục nhập- xuất nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ và chứng từ kế toán có liên quan: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh của công ty liên quan đến việc nhập, xuất vật liệu đều phải được lập chứng từ kế toán đầy đủ, kịp thời, chính xác theo đúng chế độ ghi chép ban đầu về vật liệu được nhà nước ban hành đồng thời phải đảm bảo những thủ tục đã được qui định. a. Thủ tục nhập kho vật liệu: - Thủ tục nhập giấy của khách hàng: Tuỳ theo từng hợp đồng ký kết, giấy có thể do khách hàng giao cho còn công ty chỉ làm gia công in ấn hoặc cũng có thể công ty mua giấy về in. Nếu như giấy do khách hàng giao cho, công ty nhập giấy vào kho giấy để chờ ngày đưa vào sản xuất. Hai bên sẽ lập biên bản chuyển giao giấy. Theo hình thức này, bộ phận cung ứng vật tư, thủ kho và kế toán vật tư của công ty chỉ theo dõi về số lượng của giấy nhập kho, không theo dõi về mặt giá trị. - Thủ tục nhập kho vật liệu mua ngoài: Khi lượng vật tư trong kho không đủ nhu cầu sản xuất, bộ phận vật tư phải làm giấy xin mua vật tư, đưa giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách vật tư ký duyệt sau đó cử người đi mua. Thường thì do là khách quen nên công ty chỉ cần gọi điện nói tên mặt hàng, chủng loại và số lượng, chất lượng, giá cả thoả thuận thì bên bán sẽ vận chuyển hàng tới cho công ty. Hoá đơn Mẫu số: 01 GTKT-3LL Giá trị gia tăng KQ/2003B Liên 2: Giao khách hàng 0044214 Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Cửa hàng 339 Thanh Nhàn Địa chỉ: 339 Thanh Nhàn Số tài khoản: Điện thoại: MS: Họ tên người mua hàng: Tên đơn vị: Công ty in Thống Nhất Địa chỉ: 107 Nguyễn Tuân Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 0100111080 1 STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 = 1 x 1 1 Giấy offset 110g/m2 K79x109 Tờ 1.460 1.900 2.774.000 1 Giấy offset 150g/m2 K79x109 Tờ 4.811 2.050 9.862.550 Cộng tiền hàng: 11.636.550 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.163.655 Tổng cộng tiền thanh toán: 13.900.205 Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu, chín trăm ngàn, hai trăm linh năm đồng. Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận được hoá đơn (GTGT) của đơn vị bán (liên 1), bộ phận vật tư tiến hành làm phiếu nhập vật tư (3 liên) chuyển cho những người có trách nhiệm ký vào 3 liên, đồng thời nhập kho vật tư. Liên 1 sẽ được thủ kho tạm giữ để vào sổ, sau đó sẽ chuyển cho phòng thống kê, cuối cùng chuyển sang phòng kế toán, 1 liên lưu lại phòng vật tư, còn 1 liên sẽ được lưu cùng với hoá đơn mua và giấy xin mua để rút tiền thanh toán cho người bán. Định kỳ 5 đến 7 ngày, phòng vật tư cho người mang phiếu nhập kho lên phòng kế toán để kế toán vật liệu vào thẻ kho (đối với vật liệu là giấy) hoặc sổ chi tiết vật liệu (đối với các vật liệu khác). Phiếu nhập vật tư Số:41 Mẫu số 2 - VT QĐ Liên Bộ TCTK-TC Ngày 31 tháng 3 năm 2005 Số 583- LB ngày 1/9/1967 Đơn vị bán: Cửa hàng 339 Thanh Nhàn Định khoản Chứng từ số: ngày tháng năm 2005 Nợ: Biên bản kiểm nghiệm số: ngày tháng năm 200 Có: Nhập vào kho: Danh điểm vật tư Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư Đơn vị tính Số lượng Giá đơn vị Thành tiền Ghi chú Theo chứng từ Thực nhập 1 Giấy offset 110g/m2 K79x109 Tờ 1.460 1.900 2.774.000 1 Giấy offset 150g/m2 K79x109 Tờ 4.811 2.050 9.862.550 Cộng thành tiền (viết bằng chữ): mười hai triệu, sáu trăm ba sáu ngàn, năm trăm năm mươi đồng. Thủ kho Người giao Thống kê Phụ trách cung tiêu b. Thủ tục xuất kho vật liệu: Vật liệu của công ty chủ yếu được sử dụng để sản xuất sản phẩm, các loại vật liệu này khi xuất kho phải được kiểm tra cẩn thận về số lượng, chất lượng và phải đầy đủ chứng từ cần thiết. Khi có nhu cầu về xuất vật tư (trừ vật liệu là giấy) các phân xưởng lập giấy xin lĩnh vật tư (biểu 6) đưa lên phó giám đốc phụ trách sản xuất để duyệt. Nếu xét thấy loại vật liệu đó phù hợp với yêu cầu sản xuất của phân xưởng thì phó giám đốc ký duyệt đồng ý cho lĩnh. Phòng vật tư sẽ lập phiếu xuất vật tư căn cứ vào phiếu xin lĩnh của các phân xưởng, phòng ban ghi yêu cầu về vật liệu vào phiếu, căn cứ vào số lượng vật liệu được duyệt, bộ phận sử dụng yêu cầu thủ kho xuất đủ vật liệu. Khi xuất kho, thủ kho và người lĩnh ký xác nhận vào sổ thực phát trên phiếu lĩnh vật tư này. Tất cả các loại vật tư (trừ giấy) khi lập phiếu xuất, xin lĩnh vật tư phòng vật tư lập thành 1 liên: - 1 liên lưu tại phòng vật tư . - 1 liên giao cho người lĩnh vật tư đem xuống thủ kho để lĩnh. Sau khi hai bên ký nhận số thực xuất, thực lĩnh, thủ kho ghi vào thẻ kho rồi chuyển phiếu lĩnh vật tư (biểu 7) lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu. Đối với vật liệu là giấy, căn cứ vào hợp đồng sản xuất đã ký, căn cứ vào tiến độ sản xuất của từng phân xưởng và máy in. Phòng sản xuất lập kế hoạch cho in từng ấn phẩm theo máy in. Sau khi bố trí được công việc phòng sản xuất lập phiếu xuất (biểu 8) theo số lượng ấn phẩm cần sản xuất, phiếu lập thành hai liên: - 1 liên lưu tại phòng sản xuất. - 1 liên giao cho thủ kho làm thủ tục xuất kho. Sau đó chuyển lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu. Ngoài ra, đối với giấy của khách hàng giao cho, công ty chỉ theo dõi về mặt số lượng. Khi bắt đầu sản xuất, phòng sản xuất viết phiếu xuất giấy theo hợp đồng đã ký với khách hàng. Phiếu xuất giấy cũng được lập thành 2 liên: - 1 liên lưu tại phòng sản xuất. - 1 liên giao cho thủ kho Công ty cổ phần in và đầu tư phiếu xuất giấy bm-sx-05/1 mỹ thuật việt Ngày 23 tháng 3 năm 2005 Số phiếu: 468 Tài khoản ghi Nợ: Đơn vị lĩnh: Phân xưởng in Lý do lĩnh: In giấy ô ly Hải Tiến Khổ: 65,7 x 84. Trang: 467.280 tờ Cơ quan: Theo hợp đồng số: 29. ấn phẩm số: 173. (Giá đơn vị)….. Chủng loại giấy Đơn vị tính Số lượng xin lĩnh Số lượng thực phát Ký nhận Giá tiền In chính Bù hao máy Bù hao sách Lưu chiểu Cộng Bãi Bằng 70g/m1 65,7x84 Tờ 472.000 467.280 4.720 472.000 T/L Giám đốc Cung tiêu Thủ kho Người lĩnh Người lập phiếu 2.2.Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ: a. Hệ thống chứng từ, sổ sách: Việc hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty được tiến hành đồng thời ở kho và ở phòng kế toán. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu mà công ty sử dụng là phương pháp ghi thẻ song song, tức là ở kho chỉ theo dõi về mặt số lượng còn ở bộ phận kế toán theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu. Phương pháp ghi thẻ song song được tiến hành trên cơ sở các chứng từ sau: Phiếu nhập kho. Phiếu xuất kho. Từ đó lập thẻ kho cũng như các sổ chi tiết vật liệu. Trình tự hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty in Thống Nhất được thể hiện qua sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu Phiếu nhập kho xuất kho Thẻ kho nhập, xuất giấy hoặc sổ chi tiết vật liệu Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra b. Nội dung công tác hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty: ở kho: Thủ kho và các nhân viên trong kho phải bảo quản toàn bộ số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, nắm vững ở mọi thời điểm về số lượng, chất lượng vật tư, chủng loại của từng nguyên vật liệu để sẵn sàng cung cấp kịp thời cho các phân xưởng. Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn kho hàng ngày về mặt số lượng. Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập - xuất vật liệu, thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ rồi ghi chép số lượng thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, thủ kho tính ra số tồn kho và ghi vào thẻ kho .Định kỳ 5 đến 7 ngày thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất vật liệu đã được phân loại theo từng loại vật liệu cho phòng kế toán. Công ty cp in và đầu tư Thẻ kho Mẫu số 06-VT Mỹ thuật việt Ban hành theo QĐ số 1141 339Thanh Nhàn-Hànội Ngày lập thẻ: 1/3/2005 TC/QĐ/CĐ ngày 1/1/1995 của Bộ Tài chính Tên, nhãn hiệu quy cách vật t