Đề tài Tổng quan về hệ thống thông tin (HTTT) của ngân hàng công thương Việt Nam (NHCTVN)

ực hiện giải mã, hạch toán hết Lệnh thanh toán trong ngày để thực hiện đối chiếu quyết toán giữa chi nhánh với TTTT. Chi nhánh phải đối chiếu khớp đúng số dư, doanh số trên các tài khoản điều chuyển vốn, tài khoản thu chi lãi vốn điều hòa với TTTT trước khi thực hiện các giao dịch CTĐT cho ngày giao dịch tiếp theo. Lưu trữ Các đơn vị thanh toán có trách nhiệm thực hiện tổ chức lưu trữ Lệnh thanh toán, thông tin đảm bảo an toàn và chặt chẽ theo quy định. Dữ liệu, chương trình phần mềm phải được lưu trữ theo đúng quy định để đảm bảo khi hệ thống bị sự cố có thể khôi phục dữ liệu cho hệ thống dự phòng hoạt động bình thường. TTTT và các đơn vị thanh toán phải có đầy đủ trang thiết bị đúng tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo việc lưu trữ, phục hồi và xem xét các thông tin khi cần thiết theo quy chế lưu trữ chứng từ điện tử của NHNN VN. Lệnh thanh toán được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ phải đảm bảo môi trường kỹ thuật và an toàn, không hư hỏng, mất mát, sai lệch thông tin, phải dễ dàng tra cứu và in được ra giấy khi cần thiết. Việc kiểm tra, cung cấp dữ liệu thông tin về Lệnh thanh toán được thực hiện như cung cấp số liệu, tài liệ kế toán bằng giấy và theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Quản lý rủi ro và xử lý rủi ro a) Kiểm tra quy định tin điện Chương trình phải xử lý kiểm tra đầy đủ các thông tin cần thiết khi lập một tin điện. Nếu thông tin thiếu hoặc không hợp lệ sẽ được cảnh báo và không thể tính ký hiệu mật. b) Thất lạc Lệnh thanh toán, điện tra soát, thông tin đối chiếu Khi phát hiện các dữ liệu CTĐT do Ngân hàng phát lệnh chuyển đi nhưng TTTT không nhận được, hoặc TTTT đã truyền nhưng không nhận được thì Ngân hàng phát lệnh, TTTT có trách nhiệm xác định nguyên nhân và thực hiện truyền lại dữ liệu bị thất lạc cho đến khi Ngân hàng nhận lệnh nhận được đầy đủ nhưng phải đảm bảo dữ liệu không bị hạch toán hai lần. c) Sai lệch thông tin Khi TTTT hoặc Ngân hàng nhận lệnh giải mã được Lệnh thanh toán thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng phát lệnh, hoặc TTTT để làm rõ nguyên nhân. Khi phát hiện có sự sai lệch thông tin thì phải tiến hành truyền lại lệnh thanh toán đó. d) Nhật ký giao dịch Quá trình xử lý các giao dịch được chương trình tự động ghi lại dưới dạng file dữ liệu nhật ký. Định kỳ, các file này phải được lưu trữ ra các thiết bị chuyên dụng để có thể tra cứu trong trường hợp cần thiết (Kiểm tra, kiểm soát, giải quyết tranh chấp,...). Sự cố kỹ thuật truyền thông Khi hệ thống có sự cố kỹ thuật truyền thông, trung tâm công nghệ thông tin thực hiện chuyển hoạt động thanh toán sang hệ thống kỹ thuật, truyền thông dự phòng. Khi khắc phục xong, hệ thống chính sẽ trở lại hoạt động bình thường. Xử lý sự cố kỹ thuật khác Trong quá trình thục hiện, nếu đơn vị thanh toán có sự cố đặc biệt về kỹ thuật (hư hỏng toàn bộ trang thiết bị tin học, hư hỏng hệ thống viễn thông,…). Đơn vị thanh toán bị sự cố phải báo cáo kịp thời để trung tâm công nghệ thông tin và trung tâm thanh toán tìm biện pháp xử lý. Quản lý hệ thống Việc quản lý hệ thống được phân tách như sau: Tại TTTT Giám sát, chỉ đạo hoạt động của Hệ thống CTĐT. Giám sát tình trạng hoạt động CTĐT của từng chi nhánh. Giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của CTĐT. Phê chuẩn việc tham gia hoặc rút khỏi hệ thống CTĐT của các đơn vị thanh toán. Phê chuẩn việc đăng ký, hủy bỏ người kiểm soát điện trong hệ thống CTĐT. Phê duyệt, cấp phát và quản lý mã bảo mật cho người kiểm soát điện trong hệ thống CTĐT. Tổ chức đối chiếu, quyết toán trực tiếp với các đơn vị tham gia thanh toán là các chi nhánh trực thuộc và phụ thuộc. Tại Chi nhánh Giám sát, chỉ đạo hoạt động thanh toán của các ĐGD trực thuộc. Quản lý người sử dụng là kế toán viên tại chi nhánh và ĐGD. Tổ chức đối chiếu, quyết toán trực tiếp với các đơn vị tham gia thanh toán là các ĐGD trực thuộc. Bảo mật Mã khóa bảo mật sử dụng trong CTĐT do TTTT quy định và được thay đổi theo định kỳ hoặc đột xuất khi phát hiện bị lô. Lệnh thanh toán trên đường truyền phải được mã hóa, bảo mật thông tin. Các loại báo cáo, thống kê sử dụng trong CTĐT Các đơn vị thanh toán thực hiện các loại báo cáo sau: Báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi. Báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến. Báo cáo chuyển tiền còn tồn đọng. Báo cáo chuyển tiền điện tử tháng, năm Tổng hợp thống kê phân loại chứng từ. Thống kê điện tra soát đi. Thống kê điện tra soát đến. Thống kê điện tra soát tồn đọng. Ngoài ra tại chi nhánh và TTTT thực hiện thêm một số báo cáo sau: Báo cáo Tổng hợp chuyển tiền điện tử. Tổng hợp đối chiếu chuyển tiền đi. Tổng hợp đối chiếu chuyển tiền đến. Báo cáo chuyển tiền chưa đối chiếu. Báo cáo đối chiếu chuyển tiền điện tử tháng. Trách nhiệm các đơn vị và cá nhân tham gia CTĐT TTTT chịu trách nhiệm hướng dẫn quy trình CTĐT.Đồng thời tổ chức việc truyền nhận Lệnh thanh toán với các đơn vị thanh toán. Hạch toán, theo dõi, quản lý các loại vốn trong quan hệ thanh toán giữa NHCTVN với các chi nhánh. Tổ chức việc đối chiếu, kiểm soát các hoạt động CTĐT trong hệ thống NHCTVN. Trung tâm công nghệ thông tin (TTCNTT) NHCTVN căn cứ vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ trong quy định này để thiết kế và xây dựng chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuật nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống NHCTVN đảm bảo nhanh chóng – chính xác – an toàn. TTCNTT chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật truyền thông và chính sách bảo mật của thông tin trên đường truyền. Đảm bảo sự hoạt động thông suốt, liên tục của hệ thống. Các trưởng phòng kế toán, trưởng các ĐGD chịu trách nhiệm trước Giám đốc sở giao dịch, chi nhánh về việc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán, về các quyết định chuyển tiền đi và đến cũng như hạch toán vào các tài khoản thích hợp. Quy trình nghiệp vụ I. Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL) Tạo lập Lệnh thanh toán a) Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy - Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL, các chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của NHNN và hướng dẫn của NHCT đối với từng thực thế thanh toán. Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào, kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng (Lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng). Sau đó ghi Số lệnh thanh toán và ký lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phòng kế toán hoặc người được ủy quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM). KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào phần kiểm soát để kiểm tra Lệnh thanh toán trên máy tính, kiểm tra đối chiếu các yếu tố giữa chứng từ gốc với Lệnh thanh toán trên máy tính. KSV nhập lại các yếu tố bắt buộc là: số tiền, Ngân hàng nhận lệnh. Tùy theo yêu cầu quản lý để đảm bảo sự khớp đúng cao giữa chứng từ gốc với chứng từ trên máy tính, trưởng phòng kế toán có thể thiết lập để nhập lại các yếu tố cần thiết khác như : mã NHB, tài khoản người phát lệnh, tài khoản ngừoi nhận lệnh. Nếu khớp đúng, ký chữ ký kiểm soát trên chứng từ gốc trước khi quyết định chấp nhận ghi KHM trên máy tính để chuyển đi.Sau đó giao lại chứng từ gốc cho bộ phận kế toán CTĐT chuyên trách. Sau khi tính KHM, chứng từ được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gủi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu. b) Lệnh thanh toán tạo lập chứng từ điện tử NHNL nhận được chứng từ điện tử từ các hệ thống thanh toán nội bộ, thanh toán song biên, thanh toán điện tử liên Ngân hàng (TTLNH), bù trừ điện tử, ngân hàng bán lẻ…chuyển đến. Sau khi đã được giải mã, chứng từ hợp lệ sẽ được chương trình tự động chuyển hóa thành Lệnh thanh toán trong hệ thống NHCT VN. Kiểm soát viên căn cứ bảng kê chứng từ điện tử đến từ hệ thống thanh toán trên, lựa chọn Lệnh thanh toán từng hệ thống để tính KHM theo lô chuyển đi Ngân hàng nhận lệnh. Trường hợp cần thiết có thể lựa chọn tính KHM từng Lệnh thanh toán như đối với chứng từ tạo lập từ chứng từ giấy để kiểm soát. Sau khi tính KHM, Lệnh thanh toán được tự động hạch toán và chuyển đi, bút toán hạch toán được tự động gửi về trung tâm/chi nhánh để đối chiếu. Hạch toán a) Tại Ngân hàng phát lệnh Lệnh thanh toán của khách hàng Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: Tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch. Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền: (Chỉ thực hiện đối với các trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thỏa thuận được NHCT VN chấp nhận): Khi lập Lệnh thanh toán Nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được Điện chấp nhận thanh toán Nợ, KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chưong trình tự động hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK khách hàng Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với Lệnh thanh toán Nợ, NHNL lập Lệnh thanh toán Nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối. NHPL hạch toán: Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Lệnh thanh toán nội bộ Đối với Lệnh thanh toán Có: Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đối với Lệnh thanh toán Nợ (Sử dụng để thanh toán Séc bảo chi, Séc chuyển tiền và các chuyển tiền trên nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCT VN): Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thích hợp - Trường hợp chi nhánh chuyển tiền vốn điều hòa về NHCT TW Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chi nhánh vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN. Trên cơ sở vốn phải nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển sang NHNN. Đồng thời KTV lập Lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN và hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK tiền gửi tại ngân hàng nhà nuớc Trường hợp chuyển các loại vốn khác về NHCT VN (Điều chuyển giữa các loại vốn giữa TW với chi nhánh) Căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của các chứng từ kinh tế liên quan và các văn bản hướng dẫn hiện hành của NHCTVN, chi nhánh thực hiện lập chứng từ điện tử chuyển về NHCTVN theo các số liệu thích hợp. Việc lập và kiểm soát chứng từ thực hiện như điểm 1a nêu trên. b) Tại điểm giao dịch Lệnh thanh toán của khách hàng Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK tiền gửi khách hàng hoặc TK thích hợp Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản hội sở CN Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền: (Chỉ thực hiện đối với các trường hợp đã ký hợp đồng dịch vụ hoặc văn bản thỏa thuận được NHCT VN chấp nhận): Khi lập Lệnh thanh toán Nợ chuyển đi hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán Khi nhận được Điện chấp nhận thanh toán Nợ, KSV kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chưong trình tự động hạch toán: Nợ: TK các khoản chờ thanh toán khác Có: TK khách hàng Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với Lệnh thanh toán Nợ, NHNL lập Lệnh thanh toán Nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối. NHPL hạch toán: Nợ: TK các khoản chờ thanh toán khác Có: TK thanh toán khác Lệnh thanh toán nội bộ Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK thích hợp Có: TK thanh toán khác Đối với Lệnh thanh toán Nợ (Sử dụng để thanh toán séc bảo chi và các chuyển tiền nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCT VN) Nợ: TK thanh toán khác Có: TK thích hợp Đối với ĐGD Không có bảng cân đối riêng, TK thanh toán khác là TK mở tại chi nhánh. Vì vậy, các chuyển tiền đi – đến giữa chi nhánh với ĐGD phải được hạch toán trên cùng TK. Cuối ngày TK này có phát sinh bên Nợ bằng phát sinh bên Có và không có số dư. 3) Phí chuyển tiền Việc tính và thu phí chuyển tiền của khách hàng thực hiện theo văn bản hướng dẫn hiện hành của NHCT. II. Tại ngân hàng nhận lệnh (NHNL) 1) Quy trình xử lý Lệnh thanh toán đến Bộ phận kế toán phải bố trí kế toán chuyên trách CTĐT trực để theo dõi Lệnh thanh toán đến. Khi nhận được Lệnh thanh toán đến, kế toán CTĐT thông báo kịp thời cho KSV để kiểm tra KHM. KSV khi nhận được thông báo phải thực hiện việc kiểm tra KHM kịp thời. Sau khi KCV kiểm tra KHM, Lệnh thanh toán được tự động hạch toán, bút toán hạch toán được tự động gửi về TTTT/chi nhánh để đối chiếu. a) Tại các chinh nhánh NHCT Đối với Lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ chuyển cho người nhận lệnh tại NHNL) - KSV kiểm tra theo từng Lệnh thanh toán, kiểm tra thông tin người nhận lệnh, nếu đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản người nhận lệnh, nếu không đủ điều kiện thanh toán thì hạch toán vào tài khoản chờ thanh toán để xử lý theo quy trình xử lý sai sót. Sau khi đã nhận được kết quả đối chiếu khớp đúng với TTTT, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán thành chứng từ giấy, 2 liên: 1 liên dùng báo Nợ hoặc báo Có khách hàng, 1 liên lưu nhật ký chứng từ. Các Lệnh thanh toán in ra phải ký đầy đủ chữ ký theo quy định. Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền, sau khi kiểm tra kiểm soát, nếu đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào tài khoản người trả tiền đồng thời lập điện chấp nhận Lệnh thanh toán Nợ gửi đến NHPL. Nếu không đủ điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chờ thanh toán sau đó lập Lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung Lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ chối. Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực thuộc CN Các Lệnh thanh toán này được chương trình tự động hạch toán và tự động chuyển đến ĐGD. Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến theo nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với ĐGD. Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống KSV lựa chọn nhóm Lệnh thanh toán theo từng hệ thống để kiểm tra KHM theo lô. Chương trình tự động định khoản và hạch toán vào tài khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán. Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến theo từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp. Đối với Lệnh thanh toán đến để in đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in phục hồi Lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định của NHNN VN. Các chứng từ nhận đến từ ĐGD để đi thanh toán song biên được chương trình tự động hạch toán và chuyển tiền về TTTT. Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ nhận đến từ các ĐGD trực thuộc CN để chuyển đi CN NHCT khác) Các Lệnh thanh toán này được hệ thống tự động hạch toán và tự động chuyển tiếp đến NHNL. Kế toán CTĐT in báo cáo chứng từ nhận đến từ ĐGD để kiểm tra và lưu trữ. Đối với Lệnh thanh toán thanh toán giữa các ĐGD trong cùng CN Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến ĐGD nhận lệnh. Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu cuối ngày để kiểm tra, đối chiếu với ĐGD. b) Tại Điểm giao dịch Chỉ thực hiện xử lý đối với các Lệnh thanh toán có người hưởng tại ĐGD như điểm 1a nêu trên. 2) Hạch toán a) Tại các chi nhánh NHCT Đối với Lệnh thanh toán của NHNL (chứng từ nội bộ hoặc chứng từ chuyển cho người hưởng tại NHNL) Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK khách hàng hoặc TK thích hợp Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền + Trường hợp đủ điều kiện thanh toán Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch + Trường hợp không đủ kiện thanh toán Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đồng thời lập phiếu chuyển trả NHPL: Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK ĐCV chờ thanh toán * Trường hợp khi nhận chuyển tiền tiếp vốn qua hệ thống CTĐT từ TTTT chuyển về, chi nhánh hạch toán Nợ: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Có: TK ĐCV trong kế hoạch Khi nhận giấy báo có từ NHNN chuyển về chi nhánh hạch toán: Nợ: TK tiền gửi tại NHNN Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các ĐGD trực thuộc CN Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD nhận lệnh Đối với Lệnh thanh toán Nợ Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD nhận lệnh Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống Các Lệnh thanh toán chuyển tiếp qua thanh toán bù trừ, thanh toán liên NH tại chi nhánh Trường hợp Lệnh thanh toán nhận đến trước giờ ngừng thanh toán bù trừ, liên NH + Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thích hợp + Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch Trường hợp Lệnh thanh toán nhận đến sau giờ ngừng thanh toán bù trừ, liên NH + Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK chờ thanh toán + Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền Nợ: TK thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch Các Lệnh thanh toán nhận từ ĐGD để đi thanh toán song biên tại TTTT Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh Có: TK ĐCV trong kế hoạch Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ nhận đến từ các ĐGD trực thuộc CN để chuyển đi CN NHCT khác trong hệ thống) - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh Có: TK ĐCV trong kế hoạch - Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh Đối với Lệnh thanh toán chuyển tiếp giữa các ĐGD trong cùng CN - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD nhận lệnh - Đối với Lệnh thanh toán Nợ có ủy quyền Nợ: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD nhận lệnh Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản ĐGD phát lệnh b) Tại các Điểm giao dịch - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK thanh toán khác Có: TK khách hàng hoặc Có: TK 4640.01/880X.xxxxx hoặc Có: TK thích hợp - Đối với Lệnh thanh toán Nợ + Trường hợp đủ điều kiện thanh toán Nợ: TK thích hợp Có: TK thanh toán khác – tiểu khoản Hội sở CN + Trường hợp không đủ kiện thanh toán Nợ: TK chờ thanh toán khác Có: TK chờ thanh toán khác Đồng thời lập phiếu chuyển trả NHPL: Nợ: TK thanh toán khác Có: TK chờ thanh toán khác III. Tại trung tâm thanh toán (TTTT) Tại TTTT mở tài khoản điều chuyển vốn trong kế hoạch cho từng chi nhánh để hạch toán đối chiếu. Tài khoản của chi nhánh NHCT nào sẽ mang số hiệu Ngân hàng của chi nhánh NHCT đó. Đối với chi nhánh trực thuộc, TTTT mở một số các tài khoản ĐCV khác để phản ánh và quản lý hoạt động các loại vốn giữa TW với CN. Khi nhận chuyển tiền từ các chi nhánh, tại TTTT chương trình tự động kiểm tra, đối chiếu và phân loại các chuyển tiền theo các nội dung để hạch toán: + Tính chất nghiệp vụ thanh toán Nợ - thanh toán Có + Phạm vi thanh toán trong hệ thống – ngoài hệ thống  1) Xử lý các chuyển tiền trong hệ thống - Các chuyển tiền trong hệ thống sau khi kiểm tra, đối chiếu với NHPL được hạch toán tự động, tự động chuyển đi NHNL và chuyển sang vùng chờ đối chiếu voiứ NHNL. - Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của NHPL sau giờ khóa sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán này sẽ hạch toán và đối chiếu vào ngày hoạt động kế tiếp của hệ thống. - Sau giờ khóa sổ của TTTT, các Lệnh thanh toán chưa được đối chiếu được chuyển sang vùng riêng để tiếp tục theo dõi đối chiếu vào ngày làm việc kế tiếp. TTTT in các báo cáo đối chiếu, báo cáo chứng từ tồn đọng để kiểm tra, theo dõi xử lý và lưu trữ. 2) Xử lý các chuyển tiền ra ngoài hệ thống * Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khóa sổ của các hệ thống thanh toán Song biên, Liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản thích hợp được đăng ký trong chương trình và tự động tạo chứng từ đi cho thanh toán Song biên, Liên NH… - KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến theo từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ thống. * Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống sau giờ khóa sổ của các hệ thống thanh toán Song biên, Liên NH… - KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào tài khoản ĐCV chờ thanh toán. - KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đối chiếu. - Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các Lệnh thanh toán còn tồn đọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, Liên NH…và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các chứng từ tồn đọng được lựa chọn. 3) Xử lý các chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh - Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các Chi nhánh NHCT được thực hiện như đối với chứng từ đi từ Chi nhánh. - Các chuyển tiền nội bộ phận đến từ các Chi nhánh được xử Lý như đối với các lệnh thanh toán nội bộ tại các Chi nhánh 4) Hạch toán a) Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL Đối với Lệnh thanh toán Nợ Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL b) Đối với các chuyển tiền ra ngoài hệ thống NHCT qua toán Song biên, thanh toán điện tử LNH… được tự động hạch toán: Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của chi nhánh trước giờ ngừng thanh toán Song biên, liên NH Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK thu chi nội bộ (TT Song biên) Trường hợp nhận được Lệnh thanh toán của chi nhánh sau giờ ngừng thanh toán Song biên, liên NH Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV chờ thanh toán c) Hạch toán các khoản chuyển vốn từ Chi nhánh NHCT về TTTT Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hòa về NHCTVN Khi nhân được chuyển tiền gửi vốn của chi nhánh chuyển về, TTTT hạch toán Nợ: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Có: TK ĐCV trong kế hoạch của CN gửi vốn Nhận được giấy báo Có của NHNN chuyển đến TTTT hạch toán Nợ: TK tiền gửi của NGCTVN tại NHNNTW Có: TK ĐCV thanh toán khác hệ thống Trường hợp nhận các loại vốn khác của chi nhánh chuyển về NHCT VN - Đối với Lệnh thanh toán Có Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL Có: TK ĐCV thích hợp - Đối với Lệnh thanh toán Nợ Nợ: TK ĐCV thích hợp Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL d) Hạch toán các khoản chuyển vốn về chi nhánh Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị Tiếp vốn của chi nhánh đã được NHCTVN phê duyệt, lập Chứng từ thanh toán qua NHNN để trích tài khoản tiền gửi Của NHCTVN tại NHNN TW chuyển tiếp vốn cho ngân Hàng xin tiếp vốn. Đồng thời lập Lệnh thanh toán hạch toán: Nợ: TK ĐCV trong KH (CN nhận vốn) Có: TK tiền gửi TT tại Sở giao dịch NHNN VN IV. Công việc cuối ngày Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đi ến trong ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khóa sổ cuối ngày. Các báo cáo này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Ngoài ra, các đơn vị thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau: + Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,02,04,05,06,07,08,14,15,16 CTĐT + Các ĐGD in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT V. Sai sót và điều chỉnh 1) Sai sót và điều chỉnh tại Ngân hàng phát lệnh (NHPL) a) Sai sót phát hiện khi chưa tính KHM Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng. b) Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM Các sai sót phát hiện sau khi Lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải được điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau: Chuyển tiền thiếu: khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và Lệnh thanh toán chuyển thiếu để lập bổ sung. Nội dung Lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ chuyển bổ sung cho Lệnh thanh toán số…ngày…và hạch toán như các Lệnh thanh toán đi bình thường. Chuyển tiền thừa: khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi Lệnh thanh toán đi, Ngân hàng phát lệnh phải lập ngay điện thông báo và lập biên bản chuyển tiền thừa gửi Ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. c) Chuyển tiền ngược về Khi phát hiện Lệnh thanh toán bị sai ngược về, NHPL phải lập ngay điện thông báo cho NHNL, điện tra soát gửi NHNL để xử lý. Đồng thời NHPL thực hiện điều chỉnh hủy bỏ số tiền bị ngược vế sang TK ĐCV chờ thanh toán, sau đó tất toán TK này chuyển đi NHNL để hủyn toàn bộ Lệnh thanh toán bị ngược vế và lập Lệnh thanh toán đúng chuyển đi. d) Các sao sót khác Khi NHPL phát hiện sai sót các yếu tố khác như: Tên người gửi, tên người nhận, tài khoản, số CMND…mà chế độ cho phép thì NHPL gửi Điện tra soát đến NHNL để điều chỉnh lại Lệnh thanh toán cho đúng. Đối với các Lệnh thanh toán bị từ chối do lỗi kỹ thuật, sai thông tin đối chiếu hoặc phát hiện bị giả mạo. Hệ thống tự động gửi lại Lệnh thanh toán hoặc đối chiếu theo một số lần nhất định. Sau một số lần gửi không thành công Lệnh thanh toán sẽ bị phong tỏa và được xử lý như sau: tại NHPL, lệnh này sẽ không có gía trị gửi đi. Căn cứ biên bản xác định tình trạng kĩ thuật của Lệnh thanh toán bị phong tỏa, NHPL hủy Lệnh thanh toán đó theo biên bản