Đề tài Vốn lưu động và một số biện pháp nhằm nâng cao vốn lưu động tại công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí

Vòng quay các khoản phải thu = Số dư bình quân các khoản phải thu Số dư bình quân các Các KPT đầu kỳ +Các KPT cuối kỳ = khoản phải thu(KPT) 2 + Kỳ thu tiền trung bình: phản ánh số ngày cần thiết để thu được các khoản phải thu. 360 Kỳ thu tiền trung bình = Vòng quay các khoản phải thu Chương 2 Tình hình tổ chức, quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại công ty vật liệu điện và dụng cụ cơ khí I. Khái quát về tình hình tổ chức quản lý kinh doanh của công ty 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí được thành lập theo quyết định 820/VT- QĐ ngày 22-12-1971 của Bộ trưởng Bộ vật tư, với tên gọi là Công ty Vật liệu điện, trực thuộc Tổng công ty Hoá chất – Vật liệu điện và Dụng cụ cơ khí. Sau khi sáp nhập Bộ vật tư và Bộ thương nghiệp, Công ty được thành lập lại theo quyết định số 613/tm-tccb ngày 28-5-1993 của Bộ trưởng Bộ Thương Mại. Hiện nay, Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, có mở tài khoản ngoại tệ tại ngân hàng Ngoại thương Việt nam, Công ty được phép sử dụng con dấu riêng và được phân công tổ chức sản xuất kinh doanh ngành hàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí. Tên giao dịch của công ty là ELMACO có trụ sở chính được đặt tại 240 Tôn Đức Thắng, Đống Đa- Hà Nội. Ngoài ra, Công ty có 2 cơ sở sản xuất là Nhà máy dây cáp điện và Xí nghiệp sản xuất thiết bị điện đóng tại Đức Giang, Gia Lâm, Hà Nội. * Chức năng của Công ty ELMACO Là một DN nhà nước hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại, lưu thông hàng hoá, chuyên cung cấp vật tư thiết bị và dụng cụ về ngành điện, Công ty có chức năng: - Kinh doanh các loại vật tư, hàng hoá thuộc ngành hàng vật liệu điện và dụng cụ cơ khí. - Trực tiếp nhập khẩu các mặt hàng vật liệu điện – dụng cụ cơ khí, vật tư liên quan để phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêu dùng trong nước. - Trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng vật liệu điện – dụng cụ cơ khí, và các sản phẩm hàng hoá khác. - Nhận uỷ thác xuất nhập khẩu, làm đại lý các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của Công ty. - Tổ chức sản xuất, gia công, liên doanh liên kết, hợp tác đầu tư sản xuất với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để tạo nguồn hàng phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩu * Các mặt hàng sản xuất kinh doanh chính - Sản xuất: Cáp, dây điện từ, máy hàn điện, đèn cao áp, quạt chống nắng… - Kinh doanh: Nguyên liệu, lốp ô tô, quặng, vòng bi, băng tải, kẽm, đồng, nhôm, công tơ, que hàn, dây điện từ, bộ PVC… 1.2. Đặc điểm về tổ chức bộ máy quản lý và công tác kế toán của Công ty Bộ máy quản lý của Công ty bao gồm 110 CBCNV được chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới theo mô hình trực tuyến tham mưu. Đây là mô hình quản lý dọc trực tiếp với chế độ một thủ trưởng. Đứng đầu Công ty là Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm, là người chịu trách nhiệm toàn bộ về mọi mặt hoạt động của Công ty, đại diện cho quyền lực và nghĩa vụ của toàn Công ty trước cơ quan cấp trên và pháp luật. Giúp việc cho Giám đốc có 3 Phó giám đốc phụ trách từng mảng công việc do Giám đốc phân công. Ngoài ra còn có Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác thống kê, hạch toán kế toán trong toàn Công ty. Các phòng ban chuyên môn: - Phòng tổ chức: Quản lý trực tiếp các công việc liên quan đến nhân sự,c hoạt động xã hội khác và quản lý hoàn chỉnh. - Phòng Tài chính – Kế toán:Tổ chức công tác hạch toán kế toán và quản lý tài chính của Công ty theo chế độ qui định. - Trung tâm kinh doanh: Có nhiệm vụ vạch ra chiến lược và tìm kiếm bạn hàng cho Công ty. - Trung tâm hoá chất và xuất khẩu: Có nhiệm vụ quản lý, theo dõi tình hình xuất nhập khẩu. - Các xí nghiệp, nhà máy chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về kết quả sản xuất kinh doanh theo chuyên ngành được phân công, - Các cửa hàng, các chi nhánh chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc có nhiệm vụ tiêu thụ sản phẩm và tìm kiếm nguồn hàng, bạn hàng cho Công ty Tại công ty ELMACO, bộ phận tài chính và bộ phận kế toán được tổ chức chung thành một phòng: phòng Tài chính – Kế toán. Đứng đầu là trưởng phòng và 3 phó phòng trong đó 1 phó phòng phụ trách về bộ phận tài chính. 2.1. Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh của công ty năm 2002-2003 2.1.1 Kết quả hoạt động của công ty năm 2002-2003 Bảng 01: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty năm 2002-2003 Đơn vị: 1000 Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch Tỷ lệ % Số tiền 1.Tổng doanh thu 439.079.000 427.297.000 -2.68 -11.781.000 Trong đó: -DT nội bộ 7.874.000 25.253.000 220.7 17.379.000 -DT xuất khẩu 5.253.000 12.253.000 141.6 7.439.000 -DT trực tiếp 425.903.000 389.300.000 -8.59 -36.603.000 -DT đại lý 49.000.000 52.000.000 6.1 3.000.000 2.Các khoản giảm trừ 110.000.000 3.000.000 -93.7 -107.000.000 -Giảm giá hàng bán 17.000.000 3.000.000 -82.35 -14.000.000 -Hàng bán bị trả lại 77.000.000 3.DT thuần 438.969.000 427.000.000 -2.66 -11.675.000 4.Giá vốn hàng bán 416.224.000 406.052.000 -2.44 -10.172.000 Trong đó chi phí mua 1.836.000 5.LN gộp 22.745.000 21.242.000 -6.6 -1.503.000 6.Chi phí bán hàng 10.327.000 11.461.000 10.98 1.134.000 7.Chi phí QLDN 3.197.000 3.278.000 2.53 81.000.000 8.LN từ HĐKD 9.221.000 6.503.000 -29.47 -2.718.000 9.Doanh thu HĐTC 2.494.000 2.273.000 -8.86 -221.000.000 10.Chi phí HĐTC 12.007.000 8.801.000 -26.7 -3.206.000 Trong đó lãi vay phải trả 8.500.000 11.LN từ HĐTC -9.513.000 -6.528.000 31.38 2.985.000 12.Thu nhập khác 1.067.000 902.000.000 -13.77 -147.000.000 13.Chi phí khác 618.000.000 418.000.000 -32.36 -200.000.000 14.LN khác 449.000.000 502.000.000 11.8 53.000.000 15.Tổng LN trước thuế 157.000.000 477.000.000 203.8 320.000.000 16.Thuế TNDN phảinộp 49.000.000 153.000.000 209.7 103.360.000 17.Lợi nhuận sau thuế 108.000.000 324.000.000 201.1 216.640.000 Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy: - ELMACO là một Công ty kinh doanh có lãi, năm 2003 là 477.000.000 tăng 203,8% so với năm 2002 là 157.000.000. - Công ty kinh doanh không những có lãi mà còn đảm bảo thực hiện đầy đủ những chỉ tiêu chủ yếu: + Vốn kinh doanh năm 2003 là 150.955.000 tăng 4,23% so với năm 2002 trong đó vốn chủ sở hữu là 10.021.000 tăng 8,59% so với năm 2002. + Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp năm 2003 là 153.000.000 tăng 209,7% so với năm 2002 là 49.000.000. Biểu: Cơ cấu lợi nhuận trước thuế của ELMACO Đơn vị: 1000 Chỉ tiêu 2002 2003 2003/2002 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) (%) Tổng lợi nhuận trước thuế 157.000.000 100% 477.000.000 100% 203,8% Lợi nhuận từ HĐKD 9.221.000 587,4% 6.503.000 136,4% -29,47% Lợi nhuận HĐTC -9.513.000 -605,9% -6.28.000 -136,9% 31,38% Lợi nhuận hoạt động bất thường 449.000.000 118,5% 502.000.000 100,5% 11,8% Qua biểu trên ta thấy: - Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh năm 2003 là 6.503.000 giảm 29,47% so với năm 2002. Tỷ trọng lãi giảm từ 578,4% năm 2002 xuống còn 136,4% năm 2003. - Lợi nhuận từ hoạt động tài chính năm 2003 bị lỗ -2.985 triệu, giảm lỗ 32,38% so với năm 2002. Tỷ trọng lỗ giảm từ -605,9% năm 2002 xuống còn -136,9% năm 2003. - Lợi nhuận bất thường năm 2003 là 502.000.000 tăng 118,5% so với năm 2002 nhưng tỷ trọng giảm từ 118,5% năm 2002 xuống còn 100,5% năm 2003. Như vậy, lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh đã giảm, nhưng do hoạt động tài chính không có lợi nhuận đã làm lợi nhuận trước thuế tuy có tăng nhưng không nhiều. Công ty kinh doanh tuy có lãi nhưng lãi không cao. 2.2. Thực trạng về tình hình sử dụng vốn lưu động tại ELMACO 2.2.1. nguồn vốn sản xuất kinh doanh và nguồn VLĐ 2.2.1.1. nguồn vốn sản xuất kinh doanh Tình hình nguồn vốn sản xuất kinh doanh của Công ty được thể hiện trên bảng số liệu sau Bảng 02: Tài sản và nguồn vốn sản xuất kinh doanh của Công ty đến ngày 31/12/2003 Đơn vị:1000 Tài sản Số tiền % Nguồn vốn Số tiền % A- Tài sản lưu động và Đầu tư ngắn hạn 109.363.367 88,54 A-Nợ phải trả -Nợ ngắn hạn 116.535.687 112.491.677 94,34 96,53 B-Tài sản cố định đầu tư dài hạn 14.157.930 11,46 -Nợ dài hạn B-Nguồn vốn chủ sở hữu 4.044.010 6.985.610 3,47 5,66 Tổng cộng 123.521.297 100 Tổng cộng 123.521.297 100 Bảng số liệu cho thấy: Tính đến ngày 31/12/2003 tổng số vốn Công ty đưa vào sản xuất kinh doanh là 123.521.297. Trong đó, vốn cố định là 14.157.930 chiếm tỷ trọng11,46%, VLĐ là 109.363.367 chiếm tỷ trọng là 88,54%. Để có được số vốn này, Công ty huy động từ nguồn vốn chủ sở hữu là 6.985.610 và từ các khoản nợ vay là 116.535.687. Từ số liệu trên cho phép ta tính toán được một số chỉ tiêu sau: Tổng nợ phải trả 116.535.687 Hệ số nợ (Hv) = = = 94,34% Tổng nguồn vốn 123.521.297 Hệ số vốn chủ sở hữu (Hc) = 1- Hv = 5,66% Kết quả tính toán được cho thấy: Năm 2003, một đồng vốn huy động vào sản xuất có 0,9434 đồng vốn vay nợ và 0,0566 đồng vốn chủ sở hữu. Nếu đánh giá từ góc độ tài chính có thể khẳng định Công ty không có tính độc lập, tự chủ về tài chính vì hầu hết số vốn sản xuất kinh doanh của Công ty đều do các khoản vay nợ tài trợ. Đây là một yếu tố làm gia tăng rủi ro trong kinh doanh. Vì Hv quá lớn, Công ty phải chịu sức ép nặng nề từ phía các chủ nợ và Công ty phải luôn lo đối phó với việc trả lãi vay. Nếu trong trường hợp Công ty không có khả năng tạo ra một tỷ lệ lãi đủ lớn bù đắp lãi vay thì không những doanh lợi vốn chủ sở hữu bị giảm sút mà Công ty có thể bị rơi vào tình trạng mất tự chủ về tài chính, mất khả năng thanh toán và nguy cơ của sự phá sản là không tránh khỏi. Xét về tính ổn định của nguồn vốn ta thấy: Nguồn vốn ổn định thường xuyên của Công ty bao gồm tổng nguồn vốn chủ sở hữu và tổng nợ dài hạn là 11.029.620 chiếm 8,93% tổng nguồn vốn. Nguồn vốn tạm thời của Công ty là 112.491,677 chiếm 91,07% tổng nguồn vốn . Về nguyên tắc, các tài sản có tính chất thường xuyên phải được tài trợ bằng nguồn vốn ổn định. Có nghĩa là toàn bộ tài sản cố định (TSCĐ) và đầu tư dài hạn (ĐTDH) phải được tài trợ bằng nguồn vốn dài hạn. Nhưng như trên cho thấy, nguồn vốn dài hạn chỉ chiếm 8,93% tổng nguồn vốn trong khi đó TSCĐ và ĐTDH đã chiếm tới 11,46% tổng tài sản. Như vậy, một phần TSCĐ và ĐTDH được tài trợ bằng nguồn ngắn hạn. Cho thấy, việc bố trí cơ cấu tài sản của Công ty có sự bất hợp lý vì TSCĐ&ĐTDH được tài trợ bằng nguồn vốn ngắn hạn. Điều này sẽ mang lại rủi ro cho Công ty, Công ty luôn phải đối phó với việc trả nợ các nguồn vốn này. Việc sử dụng nợ ngắn hạn sẽ kéo theo một nhu cầu phải thường xuyên tái tài trợ với những tỷ lệ lãi suất có thể dao động rất lớn. Bên cạnh đó, khả năng cung cấp tài chính cho cho đầu tư của DN bị phụ thuộc vào khả năng thu hút các khoản nợ ngắn hạn được gia hạn thường xuyên. Vào những thời điểm phải đương đầu với khó khăn tạm thời, Công ty có thể phải đối mặt với một sự gia tăng đột ngột các chi phí tín dụng ngắn hạn hay thậm chí một sự từ chối gia hạn toàn bộ nợ ngắn hạn. Như vậy Công ty có thể rơi vào tình trạng không trả được nợ. Tóm lại, qua những phân tích ở trên ta đi đến nhận xét sau: - Hệ số nợ của Công ty quá cao, khả năng tự chủ về tài chính thấp, đe doạ sự an toàn về tài chính của Công ty. - Nguồn vốn ổn định chiếm tỷ lệ nhỏ chỉ có 8,93% sẽ gây nhiều khó khăn cho Công ty trong việc sử dụng vốn phục vụ sản xuất kinh doanh. 2.2.1.2 Nguồn vốn lưu động và tình hình sử dụng VLĐ Bảng 03: nguồn vốn lưu động và sử dụng VLĐ của Công ty đến 31/12/2003 Đơn vị: 1000 VLĐ Số tiền Tỷ lệ (%) Nguồn VLĐ Số tiền Tỷ lệ (%) 1-Vón bằng tiền 3.081.434 2,82 1-Nguồn vốn CSH 4.385.821 4,01 2-Các khoản phải thu 62.317.910 56,98 +Ngân sách NN cấp 3,426.748 78,13 3-Hàng hoá tồn kho 38.910.467 35,58 +Tự bổ sung 959.073 21,87 4- TSLĐ khác 5.053.556 4,62 2-Nguồn vốn chiếm dụng 29.947.572 27,38 +Phải trả người bán 24.505.531 81,83 +Người mua trả trước 433.474 1,45 +Phải nộp NN -198.737 -0,66 +Phải trả công nhân viên 321.494 1,07 +Phải trả phải nộp khác 4.885.809 16,31 3-Nguồn vay ngắn hạn 75.029.974 68,61 Tổng cộng 109.363.367 100 Tổng cộng 109.363.367 100 Tính đến ngày 31/12/2003, tổng nguồn vốn tài trợ cho nhu cầu VLĐ của Công ty là 109.363.367 trong đó nguồn vốn chủ sở hữu chiếm 4,01%. Trong nguồn vốn này, Ngân sách Nhà nước cấp chiếm 78,13%. Từ năm 1997 đến nay, Ngân sách Nhà nước không cấp bổ sung vốn nên số VLĐ trên Công ty phải tự bảo toàn và phát triển. Đồng thời, để đảm bảo vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, hàng năm Công ty phải tự bổ sung VLĐ, số vốn tự bổ sung này được huy động từ quỹ đầu tư phát triển và từ nguồn lợi nhuận sau thuế và vốn khác ( như vốn khấu hao) mà Công ty chưa có nhu cầu sử dụng. Năm 2003, số vốn này chiếm 21,87% nguồn vốn chủ sở hữu Khoản tài trợ thứ hai cho VLĐ của Công ty là nguồn vốn chiếm dụng. Đây là nguồn VLĐ mà Công ty không phải chịu chi phí sử dụng vốn. đến cuối năm 2003 số vốn này là 29.947.572 chiếm 27,38% tổng nguồn VLĐ trong đó nguồn quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn nhất là nguồn vốn chiếm dụng của nhà cung cấp, chiếm 81,83% tổng nguồn vốn chiếm dụng. Qua số liệu này ta có thể thấy uy tín của Công ty đối với bạn hàng ngày càng được củng cố, Công ty đã xây dựng được mối quan hệ và tạo được niềm tin với bạn hàng, vì thế họ cho Công ty mua chịu và thanh toán chậm. Ngoài nguồn vốn trên, Công ty còn khai thác từ các nguồn chiếm dụng khác như : phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp v.v.. Đây là các khoản phải trả nhưng chưa đến hạn thanh toán, nên Công ty tạm thời sử dụng vào sản xuất kinh doanh. Sau khi huy động đến mức tối đa nguồn vốn tự có và nguồn vốn chiếm dụng nhưng không đủ đáp ứng nhu cầu VLĐ Công ty mới tiến hành vay ngắn hạn ngân hàng. Tuy nhiên đây lại là nguồn hình thành chủ yếu VLĐ tại Công ty. Nguồn vốn vay này là 75.029.974 chiếm 68,615 tổng nguồn VLĐ. Qua đây cho thấy Công ty còn gặp nhiều khó khăn về vốn . Với khoản tiền vay lớn như vậy cộng với lãi suất vay là 0,7%/tháng và thời gian vay có hạn thì đây thực sự là một vấn đề nan giải, Công ty sẽ luôn phải đối phó với việc trả nợ. Tóm lại, Công ty tuy hoạt động trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá có quy mô kinh doanh lớn nhưng lại luôn gặp khó khăn về VLĐ. Việc huy động VLĐ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phần lớn phụ thuộc vào bên ngoài, nguồn VLĐ tự có rất ít gây khó khăn không nhỏ cho Công ty trong việc tự chủ sản xuất kinh doanh và tự chủ về tài chính. 2.2.2 Tình hình quản lý và sử dụng vốn lưu động tại công ty Trong nền kinh tế thị trường, hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hiệu quả sử dụng VLĐ nói riêng đóng vai trò quyết định tới sự tồn tại và phát triển của DN. Vì vậy, nó luôn được coi trọng trong công tác quản lý tài chính. Với các công ty hoạt động kinh doanh thương mại như Công ty ELMACO, vốn kinh doanh chủ yếu là VLĐ thì hiệu quả sản xuất kinh doanh chủ yếu được phản ánh thông qua hiệu quả sử dụng VLĐ. Bởi vậy ta cần đi vào xem xét tình hình quản lý và sử dụng VLĐ trên các mặt sau: Bảng 04 : Cơ cấu vốn lưu động của công ty Đơn vị :1000 Chỉ tiêu 31/12/2002 31/12/2003 Chênh lệch Số tiền TT% Số tiền TT% Số tiền TL% Tổng vốn lưu động 67.413.865 100 109.363.367 100 41.949.502 100 I- Vốn bằng tiền 1.123.941 1,67 3.081.434 2,82 1.957.493 174,16 1. Tiền mặt 607.311 54,03 637.447 20,69 30.136 4,96 2. Tiền gửi ngân hàng 516.630 45,96 2.443.987 79,31 1.927.357 373,06 II- Các khoản phải thu 37.052.974 54,96 62.317.910 59,68 25.264.936 68,19 1. Phải thu khách hàng 33.796.559 91,21 58.492.024 93,86 24.695.465 73,07 2. Trả trước người bán 1.871.356 5,05 1.897.221 3,04 25.865 1,38 3. Thuế VAT được khấu trừ 851.934 2,3 675.756 1,08 - 176.178 - 20,68 4. Phải thu nội bộ 11.102 0,03 11.102 0,02 5. Phải thu khác 522.023 1,41 1241.807 2 III- Hàng hoá tồn kho 25.669.284 38,08 38.910.467 35,58 13.241.183 51,58 1. NVL tồn kho 761.014 2,96 697.249 1,79 - 63.765 - 8,83 2. Công cụ dụng cụ 130.863 0,51 112.390 0,3 - 18.473 - 14,12 3. Chi phí sx kinh doanh dở dang 1.788.797 6,97 12.319.259 31,66 10.530.462 588,69 4. Thành phẩm tồn kho 2.566.398 10 5.054.112 12,99 2.487.714 96,93 5. Hàng hoá tồn kho 20.280.490 79,01 20.577.681 52,88 297.191 1,47 6. Hàng gửi bán 141.722 0,55 149.776 0,38 8.054 5,68 IV- TSLĐ khác 3.567.666 5,29 5.053.556 4,62 1.485.890 41,65 1- Tạm ứng 1.306.360 36,61 1.706.847 33,78 400.487 30,66 2- Chi phí trả trước 242.716 6,8 319.493 6,32 76.777 31,63 3- Chi phí chờ kết chuyển 779.674 21,85 779.674 15,43 4- Tài sản thiếu chờ xử lý 1282 0,04 10.328 0,2 9046 705,62 5- Các khoản thế chấp ký cược ngắn hạn 1.237.634 34,7 2.237.214 44,27 999.580 80,77 Tổng cộng 67.413.865 100 109.363.367 100 41.949.502 62,22 2.2.2.1. Tình hình quản lý vốn bằng tiền Vốn bằng tiền cuối năm 2003 là 3.081.434 chiếm tỷ trọng 2,82% tăng 1.957.493 với tỷ lệ tăng 174,16% so với cùng kỳ năm 2002 trong đó tiền gửi ngân hàng tăng 373,06% với số tiền tương ứng 1.927.357 Như trên đã đề cập, Công ty phải đi vay ngắn hạn ngân hàng để đáp ứng vốn cho nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, lãi suất vay trung bình ở các ngân hàng là 0,7%/tháng (Ngân hàng EXIMBANK là 0,63%/tháng, ngân hàng TECHBANK là 0,75%/tháng…) nên Công ty cứ chậm trả tiền ngày nào thì tiền lãi vay phải trả lại tăng lên. Do vậy, nếu gửi tiền vào ngân hàng thì lãi tiền gửi thu được cũng không đủ bù đắp lãi vay. Vì thế, khi thu được tiền về Công ty thương chuyển trả ngay ngân hàng. Tiền gửi ngân hàng cuối năm 2003 tăng như vậy trùng với thời điểm khách hàng trả tiền nên Công ty chưa kịp làm thủ tục chuyển trả nợ vay Ngân hàng. 2.2.2.2 Tình hình quản lý các khoản phải thu Trong thực tế kinh doanh các khoản phải thu, phải trả thường xuyên phát sinh, các DN thương chiếm dụng vốn lẫn nhau nhằm tăng thêm vốn cho sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, nếu các khoản công nợ này chiếm tỷ trọng lớn và ngày càng tăng sẽ ảnh hưởng tới khả năng thanh toán và gây khó khăn cho tình hình tài chính của DN. Chính vì thế, giảm công nợ phải thu nhanh chóng thu hồi tiền hàng là vấn đề có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý VLĐ tại ELMACO. Các khoản phải thu năm 2003 là 62.317.910 chiếm tỷ trọng lớn nhất ( 56,98%) so với tổng giá trị TSLĐ trong đó phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng lớn nhất và được Công ty đặc biệt quan tâm. Tình hình quản lý các khoản phải thu được thể hiện dưới bảng sau: Bảng 05: Tình hình các khoản phải thu Đơn vị:1000 Chỉ tiêu 2002 2003 Chênh lệch Số tiền TT% Số tiền TT% Số tiền TL% Phải thu khách hàng 33.796.559 91,21 58.492.024 93,86 24.695.465 73,07 Trả trước người bán 1.871.356 5,05 1.897.221 3,04 25.865 1,38 Thuế VAT được khấu trừ 851.934 2,3 675.756 1,08 - 176.178 - 20,68 Phải thu nội bộ 11.102 0,03 11.102 0,02 Các khoản phải thu khác 522.023 1,41 1.241.807 2 719.784 137,88 Tổng cộng 37.052.974 100 62.317.910 100 25.264.936 68,19 Qua bảng ta thấy tổng các khoản phải thu đến 31/12/2003 là 62.317.910 tăng 68,19% so với cùng thời điểm năm 2002 với số tiền tương ứng là 25.264.936 . Công nợ phải thu tăng lên chủ yếu là do ảnh hưởng của nợ phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác. Nợ phải thu khách hàng luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong cơ cấu nợ phải thu. Đến cuối năm 2003, khoản nợ này là 58.492.024, tăng so với năm 2002 là 24.695.465 với tỷ lệ tăng là 73,07% chiếm 93,86% tổng các khoản phải thu. Nguyên nhân dẫn đến khoản phải thu khách hàng tăng cao như vậy chủ yếu là do chính sách tín dụng thương mại của Công ty đối với khách hàng trong năm qua. Thông thường, Công ty cho phép khách hàng thanh toán chậm trong một khoảng thời gian nhất định. Cụ thể: + Đối với khách hàng có quan hệ lâu năm, mua không thông qua hợp đồng, Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 5 ngày. Doanh số bán chịu cho đối tượng này không nhiều. + Đối với khách hàng mua từng lô, giá trị tương đối lớn và mua thông qua hợp đồng thì thời gian trả chậm trung bình một tháng. Doanh số bán chịu cho đối tượng này chiếm 20% tổng doanh thu. + Còn lại, Công ty đặc biệt chú trọng vào hoạt động bán buôn, đặc biệt cung cấp vật tư, thiết bị cho các dự án trúng thầu, doanh thu và lợi nhuận đạt được rất lớn, bằng vài chục hợp đồng kinh tế khác Ví dụ: năm 2003, Công ty trúng hai gói thầu CP1 và CP3 của Tổng công ty Điện lực với trị giá hàng 100 tỷ. Đối với những đối tượng này, Công ty cho thanh toán chậm trong vòng 3 tháng. Sở dĩ như vậy là vì trong khoảng thời gian này, các dự án phải tiến hành lắp đặt và chạy thử các vật tư thiết bị do Công ty trúng thầu cung cấp. Đồng thời, đây cũng là thời gian bảo hành của Công ty. Mặt khác, các lô thầu lớn mà Công ty trúng trong những năm qua đều là của những công ty Nhà nước mà những công ty này phải chờ vốn từ Ngân sách cấp mới có tiển chi trả cho Công ty nên để bán được hàng Công ty phải chấp nhận bán chịu, trả chậm. Tuy nhiên, doanh số bán chịu cho đối tượng này chiếm hơn 70% doanh thu. Chính vì vậy, trong khi doanh thu mà Công ty đạt được tăng 78.713.405 so với năm 2002 với tỷ lệ tăng là 32,13% thì các khoản phải thu tăng lên 73,07% với số tiền là 24.695.465, tốc độ tăng của các khoản nợ phải thu tăng nhanh hơn tốc độ tăng của doanh thu. Điều này phần nào nói lên sự bất hợp lý trong chính sách tín dụng thương mại của Công ty. Đi sâu vào xem xét ta thấy trong tổng số công nợ phải thu đến ngày 31/12/2003 là 62.317.910 thì số nợ quá hạn, nợ khó đòi khá lớn cần xử lý là 5.011.939. Riêng nợ khó đòi năm 2002 là 1.351.826 thì năm 2003 chỉ còn là 475.779. Việc nợ khó đòi năm 2003 giảm là do Công ty tiến hành xoá nợ, chuyển sang nợ không có khả năng đòi, do người nợ phá sản, không thể trả được nợ, đã chết hoặc bỏ trốn. Bảng 06: Trích biên bản kiểm kê công nợ 0h ngày 31/12/2003 Đơn vị tính:1000 Chỉ tiêu Trong đó, đối tượng cần xử lý Quá hạn Trên 1 năm Trên 2 năm Trên 3 năm Khó đòi 1-Phải thu khách hàng 3.305.884 296.710 305.172 139.741 475.779 2-Phải thu khác 19.104 20.997 276.642 Tổng cộng 3.305.884 487.724 326.196 416.383 475.779 Công nợ phải thu khách hàng đến nay quá hạn khó đòi là do: + Khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc bỏ trốn. + Một số cán bộ, công nhân viên đã bán hàng và thu được tiền nhưng do sự quản lý lỏng lẻo của Công ty nên vẫn chưa nộp quỹ Công ty. + Một số khoản nợ phát sinh do thay đổi công tác, thủ tục bàn giao không chặt chẽ từ người này sang người khác, từ năm này sang năm khác đến nay không xác định được nội dung khoản thu. + Khách hàng mua hàng từ những năm trước không có khả năng chi trả bị toà án tuyên phạt, nay đã chết. + Những hàng hoá mất mát từ lâu không tìm ra nguyên nhân . Hiện nay, đối với những khoản nợ quá hạn và nợ khó đòi, Công ty đang tích cực áp dụng những biện pháp như : gia hạn nợ, giảm nợ nhằm thu hồi được một phần công nợ. Nhưng theo đánh giá của Công ty, nguy cơ mất vốn lưu động là 400 triệu đồng. Tồn tại này một phần là do Công ty không có sự thẩm định uy tín khách hàng, không phân tích vị thế tác dụng của khách hàng kỹ lưỡng và không xem xét khả năng thanh toán của khách hàng trước khi bán chịu. Một phần cũng là do Công ty không quản lý nhân viên bán hàng tốt nên gây thất thoát vốn. Ngoài ra, chính sách bán chịu, bán trả chậm trong thời gian vừa qua có thể coi là nguyên nhân chính làm các khoản phải thu tăng lên. Tuy nhiên, trong khi bị khách hàng chiếm dụng vốn thì Công ty phải đi vay vốn ngắn hạn, phải trả lãi vì khoản vốn đó. Tình hình này gây nên tình trạng ứ đọng vốn trong khâu thanh toán, làm vốn chậm luân chuyển và làm gia tăng mức độ rủi ro về tài chính. Hệ số nợ phải trả, Các khoản đi chiếm dụng = nợ phải thu Các khoản bị chiếm dụng. Bên cạnh khoản nợ phải thu khách hàng tăng mạnh thì khoản phải thu khác tăng cũng nhiều. Tuy khoản này chiếm tỷ trọng không lớn trong giá trị các khoản phải thu nhưng năm 2003, khoản này tăng 137,88% (+719.784) so với năm 2002 . Khoản phải thu khác chủ yếu là khoản cho thuê TSCĐ ( cửa hàng lớn nằm tại 240 – Tôn Đức Thắng cạnh Công ty). Hiện nay, Bách Hoá Giầy Tôn Đức Thắng đang thuê Công ty cửa hàng này để kinh doanh nhưng chậm trả tiền thuê cho Công ty. Như vậy, trong năm 2003, do quản lý không chặt chẽ nên số nợ phải thu tăng lên. Để hiểu rõ hơn về công tác quản lý các khoản phải thu, ta đi phân tích thêm một số chỉ tiêu: Số dư bình quân Số phải thu đầu năm + Số phải thu cuối năm = các khoản phải thu 2 Bảng 07: Các chỉ tiêu về tình hình quản lý các khoản phải thu (KPT) Đơn vị: 1000 Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Chênh lệch Số tiền Tỷ lệ (%) 1-Doanh thu thuần 438.969.000 427.294.000 -11.675.000 -2,66 2-Số d bình quân các KPT 34.661.499 49.685.442 15.023.943 43,34 3-Vòng quay các KPT (1:2) 12,66 8,59 -4,07 4-Kỳ thu tiền TB (360:3) 28,4 41,9 13,5 Qua số liệu trên cho thấy, hiệu quả quản lý các khoản phải thu của Công ty năm 2003 giảm so với 2002. Công ty để khách hàng chiếm dụng vốn khá lớn làm vòng quay các khoản phải thu giảm từ 12,66 vòng năm 2002 xuống 8,59 vòng năm 2003 làm cho số ngày để thu được các khoản phải thu tăng lên từ 28,4 ngày năm 2002 lên 41,9 ngày năm 2003, tăng 13,5% (+4 ngày). Do đó, ảnh hưởng tới tốc độ luân chuyển VLĐ. Vì vậy, trong thời gian