Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý học viên tại công ty AI

iến hành lựa chọn cách thức bố trí thông tin sao cho thể hiện tốt nhất nội dung của thông tin. Thiết kế trang in: đây là công việc sắp xếp các thông tin trên các trang in giấy sao cho tốt nhất. Việc thiết kế trang in trên giấy theo ba khuôn dạng: theo cột, theo cột trong từng nhóm, theo dòng cho các phần tử thông tin. Thiết kế ra trên màn hình: mặc dù bề mặt của màn hình là hạn chế xong màn hình lại cho phép rất nhiều sự năng động trong thiết kế. Cách đơn giản nhất mà hệ thống sử dụng để kiểm soát lượng thông tin ra trên màn hình nhất là lấp đầy màn hình rồi dừng lại và người sử dụng chủ động cho tiếp tục hiện ra hay không. Chương trình cũng được thiết kế sao cho người sử dụng có thể lùi về trang trước hoặc xem tiếp trang sau bằng cách sử dụng các phím đặc biệt như ↑,↓, Page Up, Page Down, hoặc thanh Scroll Bar. Hệ thống được xây dựng còn tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc trong việc trình bày thông tin ra màn hình: Đặt mọi thông tin gắn liền với cùng một nhiệm vụ trên cùng một màn hình. Chỉ rõ cách thoát khỏi màn hình. Nếu đầu ra gồm nhiều trang màn hình thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự. Viết văn bản theo qui ước chung bằng cách sử dụng chữ in hoa, in thường, gạch chân Đặt tên đầu cột cho mỗi cột Cân trái các cột văn bản và cân phải các cột số Chỉ đặt màu cho những thông tin quan trọng - Thiết kế đầu vào: Lựa chọn phương tiện nhập: Nhập từ một tài liệu nguồn qua một thiết bị cuối là bàn phím. Khi thiết kế màn hình nhập liệu tôi đã lưu ý tới các điểm sau: Khi nhập từ tài liệu gốc khuôn dạng màn hình phải giống như tài liệu gốc; Nên nhóm các trường trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa, trật tự tự nhiên, theo tần suất sử dụng, theo chức năng hay theo tầm quan trọng; Không nhập các thông tin mà hệ thống thông tin có thể truy nhập từ cơ sở dữ liệu; Đặt tên trường ở trên hoặc ở trước trường nhập; Đặt các giá trị ngầm định cho phù hợp; Sử dụng các phím tab để chuyển nhập trường. 3). Thiết kế các cách thức tương tác với phần tin học hoá. Thông qua các giao tác người máy mà người dùng sẽ chỉ cho hệ thống biết phải làm gì, kiểm soát trật tự hiện thông tin ra màn hình và sản sinh ra các thông tin đầu ra. Người sử dụng hệ thống này có thể thực hiện tương tác với hệ thống theo các cách thức sau: Giao tác bằng các phím trên bàn phím: là một dạng tương tác dựa vào một cơ sở lệnh mà việc đưa vào một lệnh được thay bằng việc bấm một phím hoặc một tổ hợp phím, như bấm tổ hợp phím Ctl+I thì sẽ làm xuất hiện form “Đăng Nhập” vào hệ thống Giao tác qua thực đơn: thực đơn là một danh sách các mục công việc mà hệ thống có thể thực hiện vào thời điểm đó. Danh sách này sẽ được thực hiện trên màn hình và người dùng sẽ lựa chọn các phương án bằng cách di chuyển con trỏ đến phương án đó rồi nhấn. Điều này được thể hiện rất rõ trên hệ thống menu trên giao diện chính của chương trình hay việc sử dụng các listbox, checkbox hay các combobox cho phép lựa chọn các phương án có trước. Giao tác dựa vào các biểu tượng trên thanh Toolbar của giao diện chương trình, như khi nhấn vào biểu tượng thì chương trình sẽ kết nối với máy in để in ra báo cáo. 4). Thiết kế các thủ tục thủ công 5). Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống Giai đoạn này có nhiệm vụ đưa ra các quyết định có liên quan đến việc lựa chọn công cụ phát triển hệ thống, tổ chức vật lý của cơ sở dữ liệu, cách thức truy nhập tới các bản ghi của các tệp và những chương trình máy tính khác cấu thành nên hệ thống thông tin. Xây dựng hệ thống hoạt động tốt là mục tiêu quan trọng nhất của giai đoạn này. Nó bao gồm các công đoạn sau đây: 1). Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật: Lựa chọn các công cụ quyết định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong và các hoạt động lập trình, lựa chọn các ngôn ngữ lập trình với các ưu nhược điểm là khác nhau. Hệ thống này sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0 với ưu điểm là đơn giản, dễ sử dụng, giao diện tinh xảo, sử dụng Crystal Reports để tạo mẫu báo cáo. 2). Thiết kế vật lý trong - Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong: mục tiêu của giai đoạn này là tìm cách tiếp cận tới dữ liệu một cách nhanh và hiệu quả. Hệ thống có sử dụng hai phương pháp để đạt được mục đích trên: + Chỉ số hoá các tệp: người ta sử dụng một tệp chỉ số để biết chính xác địa chỉ từng bản ghi trên đĩa, làm giảm đáng kể thời gian tìm kiếm. Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải quản lý cả tệp chỉ số cũng chiếm nhiều thời gian khi cập nhật các tệp dữ liệu. + Thêm các dữ liệu hỗ trợ các tệp: tức là lưu trữ thêm các tệp dư thừa trong cơ sở dữ liệu. - Thiết kế vật lý trong các xử lý của hệ thống: Theo phương pháp IPT-HIPO, đây là kỹ thuật phát triển chương trình phân cấp theo Vào- Xử lý- Ra, bằng cách chia nhỏ các xử lý, để thao tác xử lý với số lượng tương đối ít dữ liệu. 3). Lập trình Lập trình là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý thành các phần mềm máy tính. Mỗi khi một môdun chương trình được viết xong có thể tiến hành thử riêng môdun đó, sau đó là thử nghiệm môdun này như là một phần của chương trình lớn hơn. 4). Thử nghiệm hệ thống Thử nghiệm chương trình là quá trình tìm lỗi. Nó đánh giá cuối cùng về các đặc tả, thiết kế và mã hoá nhằm mục đích đảm bảo rằng tất cả các thành phần của chương trình ứng dụng đều được thiết kế và triển khai đúng các yêu cầu đặt ra. Có hai kiểu lỗi có trong các chương trình ứng dụng: Chương trình không làm những điều cần phải làm. Chương trình làm những điều không cần làm Các kỹ thuật được sử dụng để thử nghiệm chương trình: Rà soát lỗi đặc trưng Kỹ thuật kiểm tra logic Kỹ thuật thử nghiệm thủ công Kỹ thuật kiểm tra cú pháp bằng máy tính Kỹ thuật thử nghiệm môdun Kỹ thuật tích hợp Kỹ thuật thử stub 5). Chuẩn hoá các tài liệu - Tài liệu hệ thống: là một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống này. Nó cho biết: mục tiêu, thiết kế, lịch sử của hệ thống. Nó gồm các đặc trưng thiết kế chương trình: sơ đồ cấu trúc, các bảng mã… - Tài liệu sử dụng: cung cấp các thông tin phục vụ cho những người sử dụng các chương trình. Nó còn là các thông tin tham khảo trực tuyến trên máy tính, trong phần “Hướng dẫn sử dụng” thuộc menu “Trợ giúp”. Giai đoạn 7: Cài đặt, bảo trì, khai thác Cài đặt là quá trình chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới, bao gồm hai khối công việc. Chuyển đổi về mặt kỹ thuật: thay đổi cách thức và công cụ làm việc. Chuyển đổi về mặt con người: hướng dẫn, đào tạo người sử dụng để có thể sử dụng được hệ thống mới. Mục tiêu đặt ra cho giai đoạn này là: tích hợp hệ thống mới được phát triển với các hoạt động của tổ chức một cách ít va vấp nhất, đáp ứng được với những thay đổi có thể xảy ra trong quá trình sử dụng hệ thống mới. Bao gồm các công đoạn sau: 1). Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi: Chuyển đổi bao gồm các công việc: chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, phần mềm, tài liệu, phương pháp làm việc, phương tiện làm việc, các biểu mẫu nghiệp vụ,… Vì hệ thống hiện hành còn chứa các dữ liệu cần cho hệ thống mới cho nên việc chuyển đổi về mặt dữ liệu rất quan trọng và cần thiết. Trước khi cài đặt phần mềm thì phải tiến hành một số hoạt động cài đặt như: mua sắm phần cứng, hợp thức hoá dữ liệu để chuyển giao cho hệ thống mới. Quá trình cài đặt không đơn thuần là cài đặt hệ thống máy tính mới mà còn là cả một quá trình chuyển đổi có tính tổ chức. 2). Chuyển đổi Chuyển đổi bao gồm rất nhiều công việc: chuyển đổi dữ liệu, phần cứng, phần mềm, tài liệu, phương pháp làm việc, phương tiện làm việc, các biểu mẫu nghiệp vụ, nhưng trong đó việc chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Chuyển đổi các tệp và cơ sở dữ liệu: Khi tích hợp hệ thống mới vào hoạt động quản lý học viên thì các kho dữ liệu chưa được tin học hoá nhưng đã có trên các vật mang tin thủ công, công việc thu nhập và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu chỉ là vấn đề thời gian mà thôi. Chuyển đổi về mặt con người: - Đào tạo và hỗ trợ người sử dụng Lập tài liệu hệ thống và đào tạo, hỗ trợ người sử dụng là các tiến trình của giai đoạn triển khai hệ thống. Quá trình lập tài liệu cho hệ thống bắt đầu từ rất sớm, ngay từ khi tài liệu đầu tiên được đưa vào tài liệu của hệ thống. Còn đào tạo và hỗ trợ người sử dụng chỉ đặt thành trọng tâm giai đoạn triển khai hệ thống. Đào tạo người sử dụng hệ thống thông tin: ở các vấn đề: + Cách sử dụng hệ thống + Các kiến thức máy tính cơ bản + Các kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin + Các kiến thức nghiệp vụ cơ bản + Quản trị hệ thống + Cài đặt hệ thống Hỗ trợ người sử dụng hệ thống thông tin: Là quá trình hỗ trợ trong việc đào tạo sử dụng và trong việc giải quyết các vấn đề đối với người sử dụng. 3). Khai thác và bảo trì 4). Đánh giá - So sánh thời gian thực sự để có được hệ thống mới với thời gian dự kiến và xác định dự án có tuân thủ ngân sách đã xác định hay không Đánh giá về hệ thống: xem xét hệ thống có đạt được các mục tiêu đề ra hay không. Công việc này chỉ được tiến hành sau một thời gian khai thác nhất định. 3. Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin. 3.1. Mã hóa dữ liệu Mã hóa là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính qui ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng cần biểu diễn. Đây là việc thay thế thông tin ở dạng “tự nhiên” thành một dãy kí hiệu thích ứng với mục tiêu của người sử dụng. Mục tiêu đó là nhận diện nhanh chóng không nhầm lẫn, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian xử lý, thực hiện những phép kiểm tra logic hình thức hoặc thể hiện vài đặc tính của đối tượng. Các phương pháp mã hóa cơ bản được hệ thống áp dụng khi đặt mã cho các đối tượng: Phương pháp mã hóa phân cấp: phân cấp đối tượng từ trên xuống. Mã số được xây dựng từ trái qua phải. Các chữ số được kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu sắc hơn. Phương pháp mã liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một qui tắc tạo dãy nhất định. Chẳng hạn một học viên vào trước có mã số 0121 thì học viên tiếp theo sẽ mang mã số 0122. Phương pháp mã tổng hợp: khi kết hợp mã hóa phân cấp với mã hóa liên tiếp thì có mã hóa tổng hợp. Phương pháp mã hóa theo seri: Phương pháp này sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là seri. Xeri được coi như là một giấy phép theo mã quy định. Phương pháp mã hóa gợi nhớ: phương pháp này căn cứ vào các đặc tính của đối tượng để xây dựng. Phương pháp mã hóa ghép nối: phương pháp này chia mã ra thành nhiều trường, mỗi trường tương ứng với từng đặc tính, những liên hệ có thể có giữa những tập hợp con khác nhau với đối tượng được gán mã. 3.2. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra. Bước 1: Xác định các đầu ra + Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra như các báo cáo, chứng chỉ cho học viên. + Nội dung, khối lượng, tần suất và nơi nhận của chúng. Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra. + Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra. Đánh dấu các thuộc tính lặp- là những thuộc tính có thể nhập nhiều giá trị dữ liệu. Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh- là những thuộc tính có thể tính toán hay suy ra từ những thuộc tính khác. Loại bỏ các thuộc tính thứ sinh khỏi danh sách. Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra. Tiến hành chuẩn hoá: + Chuẩn hoá bước 1 (1NF): trong danh sách không được chứa các thuộc tính lặp, nếu tồn tại các thuộc tính lặp thì phải tách thuộc tính lặp đó ra thành các danh sách con, có một ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Gán thêm cho nó một tên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danh cho danh sách gốc. + Chuẩn hoá mức 2 (2NF): Trong danh sách mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chứ không phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu như sự phụ thuộc như vậy có tồn tại thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Lấy bộ khoá đó là khoá cho danh sách mới. Đặt cho danh sách mới này một tên riêng cho phù hợp. + Chuẩn hoá mức 3 (3NF): Trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào X thì phải tách chúng thành hai danh sách chứa quan hệ Z, Y và danh sách chứa quan hệ Y và X. Mỗi danh sách sau bước chuẩn hoá mức 3 sẽ là một tệp cơ sở dữ liệu Bước 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một tệp cơ sở dữ liệu: Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bước hai sẽ tạo ra rất nhiều danh sách và mỗi danh sách liên quan tới nhiều đối tượng quản lý, có sự tồn tại riêng tương đối độc lập. Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp chúng lại, tạo ra một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó. Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ + Xác định số lượng bản ghi cho từng tệp + Xác định độ dài cho một thuộc tính. Tính độ dài cho bản ghi. Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc: Xác định mối liên hệ giữa các tệp, biểu diễn chúng bằng các mũi tên hai chiều, nếu có quan hệ một- nhiều thì vẽ hai mũi tên về hướng đó. 3.3. Phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá. Đây là phương pháp được hệ thống này sử dụng khi thiết kế cơ sở dữ liệu. Phương pháp này sử dụng các khái niệm: - Thực thể là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay khái niệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép và lưu giữ. Một số thực thể có vẻ vật chất hữu hình như học viên…còn một số thực thể khác chỉ là những khái niệm hay quan niệm vô hình, chẳng hạn như dự án, khóa học, ca học… - Mối liên hệ thực thể: Các thực thể thường không cô lập mà liên hệ chặt chẽ với nhau. Khi quan tâm đến nhiều thực thể, cần nhận rõ quan hệ giữa các thực thể thì mới có khả năng mô tả được chính xác thế giới thực tại. Có ba kiểu liên kết: 1 @ 1 – Liên kết loại Một - Một Một lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất hiện của thực thể B và ngược lại, ví dụ: Thực thể “Học viên”(Mã học viên, Tên học viên, Ngày sinh, Giới tính,…) và thực thể “Điểm”(Mã học viên, Điểm thi, Điểm dự án, Điểm khác) có mối quan hệ 1-1. Thực tế, mối quan hệ này ít tồn tại do ta có thể tích hợp hai thực thể này thành một. Trong trường hợp trên, hai thực thể “Học viên” và “Điểm” được gộp lại thành một thực thể “Học viên”( Mã học viên, Tên học viên, Ngày sinh, Giới tính,…, Điểm thi, Điểm dự án, Điểm khác) 1 @ N – Liên kết loại Một - Nhiều Mỗi lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều thực thể B và mỗi lần xuất hiện của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần với thực thể A, ví dụ: Thực thể “Học viên” và “Lớp học”, mỗi lớp học có nhiều học viên nhưng mỗi học viên chỉ thuộc một lớp học. N@M - Loại liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất hiện của thực thể A được liên kết với nhiều thực thể B và ngược lại. Ví dụ: Thực thể “Học viên” và thực thể “Sách”, mỗi học viên có thể mượn nhiều quyển sách, mỗi quyển sách cũng được mượn bởi nhiều học viên. - Chiều của một liên kết: Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó. + Quan hệ một chiều: Là một quan hệ mà mỗi lần xuất của một thực thể được liên hệ với một lần xuất của chính thực thể. + Quan hệ hai chiều: Là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau. + Quan hệ nhiều chiều: Là quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia. - Thuộc tính: Mỗi thực thể đều có những đặc điểm và tính chất, được gọi là những thuộc tính. Mỗi thuộc tính là một chi tiết dữ liệu tách biệt, thường không chia nhỏ được nữa. Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể. Giá trị cụ thể của các thuộc tính là những dữ liệu về thực thể mà ta muốn lưu trữ. Ví dụ, thực thể “học viên” được đặc trưng bởi các thuộc tính như: Mã học viên, Tên học viên, Ngày sinh, Giới tính,Mã lớp… + Thuộc tính định danh: là thuộc tính dùng để xác định duy nhất mỗi lần xuất hiện của thực thể. Ví dụ, với thực thể “Học viên” thì có thuộc tính định danh là Mã học viên. + Thuộc tính mô tả: dùng để mô tả về thực thể, như các thuộc tính Ngày sinh, Giới tính của thực thể “Học viên”. + Thuộc tính quan hệ: dùng để chỉ đến một lần xuất hiện nào đó trong thực thể có quan hệ, như thuộc tính Mã lớp của thực thể “Học viên” cho biết mối quan hệ của thực thể này với thực thể “Lớp học”. Chuyển sơ đồ khái niệm dữ liệu sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu: + Chuyển đổi các quan hệ một chiều: Chuyển đổi các quan hệ một – một: quan hệ này chỉ tạo ra một tệp chung duy nhất. Khóa của tệp là định danh của thực thể Chuyển đổi các quan hệ một – nhiều: quan hệ này tạo ra một tệp thể hiện kiểu thực thể đó. Khóa của bảng là thuộc tính định danh của thực thể. Quan hệ sẽ được thể hiện bằng cách nhắc lại khóa như một thuộc tính không khóa. Chuyển đổi các quan hệ nhiều – nhiều: quan hệ này sẽ được chuyển thành hai tệp: một tệp thể hiện thực thể và một tệp thể hiện quan hệ. Khóa của tệp quan hệ được cấu thành từ hai định danh của hai thực thể đó. + Chuyển đổi quan hệ hai chiều: Chuyển đổi các quan hệ một – một: quan hệ này tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể. Thuộc tính định danh của thực thể này sẽ là thuộc tính phi khóa của thực thể kia. Chuyển đổi các quan hệ một – nhiều: quan hệ này tạo ra hai tệp, mỗi tệp tương ứng với một thực thể. Khóa của tệp ứng với thực thể phía 1 được dùng như khóa quan hệ trong tệp ứng với thực thể có số mức N. Chuyển đổi quan hệ nhiều – nhiều: quan hệ này tạo ra ba tệp trong đó hai tệp mô tả hai thực thể và một tệp mô tả quan hệ. Khóa của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khóa của các thực thể tham gia vào quan hệ. 4. Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin 4.1. Mô hình vật lý ngoài Xây dựng mô hình vật lý ngoài: các dữ liệu đã thu thập được mô tả về hệ thống là cơ sở để tiến hành xây dựng mô hình vật lý ngoài cho hệ thống. Mô hình vật lý ngoài là mô hình mô tả về hệ thống như những gì mà người sử dụng nhìn thấy nó. Trong khi tiến hành các hoạt động mô hình hoá, mỗi khi mô hình được hợp thức hoá thì cần phải cố gắng rút ra các vấn đề, các nguyên nhân của những vấn đề đó và hoàn chỉnh chúng trên các phích tài liệu. Những thông tin này là vô cùng quan trọng vì nó giúp cho việc chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại và xác định các mục tiêu cũng như các yêu cầu mà hệ thống mới sẽ cần phải đạt được. Mô hình vật lý ngoài sẽ là các tư liệu về hệ thống đang tồn tại. Tính giá trị của các mô hình vật lý ngoài và các mô hình logic chỉ có thể được khẳng định khi chúng được phản ánh một cách hết sức trung thực. Và để có thể đưa ra cái nhìn chuẩn xác nhất về các mô hình này thì phải cần rất nhiều các thông tin chi tiết. 4.2. Mô hình logic Xây dựng mô hình logic: các thông tin thu thập được và mô hình vật lý ngoài sẽ là cơ sở cho việc xây dựng mô hình logic. Mô hình logic cũng giống với mô hình vật lý ngoài ở chỗ chúng đều cho ta có thể hợp lệ hóa sự hiểu biết của mình về hệ thống thông tin với những người sử dụng và đồng thời là công cụ để xác định một số vấn đề của hệ thống, các nguyên nhân của các vấn đề đó, chuẩn đoán cho hệ thống thực tại và nhu cầu của hệ thống mới. Các tài liệu sẽ bao gồm: sơ đồ luồng dữ liệu, từ điển luồng dữ liệu, sơ đồ cấu trúc dữ liệu. 4.3. Mô hình vật lý trong. Mô hình vật lý trong liên quan tới các khía cạnh vật lý của hệ thống nhưng là dưới góc độ của nhân viên kỹ thuật: thông tin liên quan đến trang thiết bị dùng cho thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ, tốc độ xử lý thiết bị… 5. Công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin 5.1. Sơ đồ luồng thông tin Sơ đồ này được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc lưu trữ, việc xử lý trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ như sau. Điều khiển Dòng thông tin Xử lý Giao tác người máy Tin học hóa hoàn toàn Kho lưu trữ dữ liệu Thủ công Tin học hóa Thủ công Các phích vật lý là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tượng được biểu diễn trên các sơ đồ. Có rất nhiều các thông tin không thể hiện trên sơ đồ như hình dạng của các thông tin vào- ra, các thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý sẽ được ghi trên các phích xử lý này. Có các loại phích: Tên tài liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Hình dạng: Nguồn: Đích: Loại thứ nhất: Phích luồng thông tin, có mẫu như sau: Loại thứ 2: Phích kho chứa dữ liệu Tên kho chứa dữ liệu: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Vật mang: Chương trình hoặc người truy cập: Loại thứ ba: Phích xử lý Tên xử lý: Mô tả: Tên IFD có liên quan: Phân ra thành các IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh: Chu kỳ: Cấu trúc của thực đơn: Phương pháp xử lý: Sơ đồ luồng thông tin IFD Luồng Kho dữ liệu Xử lý Điều khiển Phích Phích Phích Phích IFD Hình 3. Mối liên hệ giữa IFD và các phích vật lý của từ điển hệ thống 5.2. Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ này dùng để mô tả hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng ở góc độ trừu tượng. Chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các lưu trữ dữ liệu, các xử lý, đích và nguồn nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý. Sơ đồ này chỉ mô tả đơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho luồng sơ đồ dữ liệu: Kho dữ liệu Tiến trình xử lý Nguồn hoặc đích Dòng dữ liệu Tệp dữ liệu Tên tiến trình xử lý Tên người/ bộ phận phát nhận tin Tên dòng dữ liệu - Các mức của DFD: Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần nhìn một lần là nhận ra nội dung chính của hệ thống (còn được gọi là sơ đồ DFD mức 0) Phân rã sơ đồ: Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã ra thành sơ đồ DFD mức 0, mức 1, mức 2… Các phích logic: Phích logic hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Có 5 loại phích logic, chúng được dùng mô tả them cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, và phần tử thông tin: Loại 1: Phích xử lý logic Tên xử lý: Mô tả: Tên DFD liên quan: Các luồng dữ liệu vào: Các luồng dữ liệu ra: Kho dữ liệu mà xử lý đang dùng: Mô tả lôgic của xử lý: Loại 2: Phích luồng dữ liệu Tên luồng: Mô tả: Tên DFD liên quan: Nguồn: Đích: Các phần tử thông tin: Loại 3: Phích phần tử thông tin Tên các phần tử thông tin: Loại: Độ dài: Tên DFD có liên quan: Các giá trị cho phép: Loại 4: Phích kho dữ liệu Tên kho: Mô tả: Tên DFD có liên quan: Các xử lý có liên quan: Tên các sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan: Loại 5: Phích tệp dữ liệu Tên tệp: Mô tả: Tên các DFD có liên quan: Các phần tử thông tin: Khối lượng (bản ghi, kí tự): Một số quy ước và qui tắc được áp dụng khi vẽ sơ đồ DFD của hệ thống:: Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu Dữ liệu chứa trên hai vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. Xử lý luôn phải được đánh mã số Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. Tên cho các xử lý phải là một động tù Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Đối với việc phân rã DFD: Một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên trang giấy DFD. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã Luồng vào của DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối của DFD. Xử lý không phân rã tiếp theo thêm thì được gọi là xử lý nguyên thuỷ. Mỗi xử lý nguyên thuỷ có một phích xử lý logic trên từ điển hệ thống. III.TÌM HIỂU VỀ CÔNG CỤ SỬ DỤNG ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Giới thiệu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Microsoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ biến nhất trên thế giới hiện nay theo mô hình quan hệ cùng vớ Microsoft Foxpro/ Visual Foxpro, DB2, SQL/ DS và Oracle. Access hoạt động trong môi trường Windowns và là một trong những bộ chương trình quan trọng nhất thuộc tổ hợp chương trình Microsoft Office Professinal do hãng Microsoft Cooperation sản xuất với phiên bản đầu tiên ra đời vào đời vào năm 1989. Cho đến nay Access đã không ngừng được cải tiến và đã có nhiều phiên bản như 1.0, 1.1, …, 2.0, …, 7.0, Access 95, Access 97 và Access Office 2000. Microsoft Access có khả năng định nghĩa mối quan hệ giữa các bảng. Khi định nghĩa bộ máy cơ sở dữ liệu sẽ củng cố tính vẹn toàn tham chiếu trong các bảng quan hệ. Microsoft Access có một giao diện đẹp, tinh xảo và thân thiện dễ dàng để tạo các đối tượng. Việc sửa đổi cấu trúc là tương đối dễ dàng. 2. Giới thiệu về ngôn ngữ lập trình cơ sở dữ liệu Visual Basic Visual Basic là ngôn ngữ lập trình có thể dùng cho Microsoft Access. Có thể dùng Visual Basic tương tự như dùng các Macro để liên kết các đối tượng trong một ứng dụng với nhau thành một thể thống nhất. Visual Bacsic 6.0 đã thể hiện khả năng mạnh về lập trình cơ sở dữ liệu bởi tính uyển chuyển trong giao diện, dễ dàng trong tổ chức dữ liệu. Báo lỗi hay sửa đổi theo ý mình: Visual Basic có thể giúp cho việc phát hiện lỗi của người lập trình, đưa ra các thông báo dễ hiểu. Và trong những trường hợp đơn giản nó có thể tự động sửa lỗi. Tạo các hàm theo ý mình: dùng VB có th