MỤC LỤC
I. Mục tiêu, phạm vi đềtài: . 5
1. Mục tiêu: . 5
2. Phạm vi đềtài: . 5
II. Khảo sát: . 5
1. Hiện trạng và yêu cầu: . 5
1.1 Sơlược về đơn vị: . 5
1.2. Chức năng của từng bộphận: . 7
1.3. Quy trình xửlý nghiệp vụquản lý và lưu trữcông văn của đơn vị: . 8
1.4. Các biểu mẫu có liên quan: . 12
1.5. Các quy định ràng buộc (tựnhiên và ngữcảnh): . 16
1.6. Các thống kê, tra cứu cần có: . 16
1.7. Các thông tin cần lưu trữ: . 16
2. Bảng phân công công việc và mức độhoàn thành: . 17
III. Phân tích . 17
1. Phát hiện thực thể: . 17
2. Mô hình ERD (CDM): . 18
3. Mô tảthực thể: . 19
4. Mô hình DFD: . 20
Sơ đồcấp 0: . 20
Các Sơ đồcấp 1: . 20
Đồán môn Công nghệphần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 3
Các Sơ đồcấp 2: . 23
5. Mô tảÔ xửlý, kho dữliệu: . 25
5.1. Tác nhân: . 25
5.2. Các Ô xửlý: . 25
5.3. Các Kho dữliệu: . 27
IV. Thiết kếdữliệu, xửlý: . 28
1. Mô hình dữliệu mức Logic: . 28
2. Chuẩn hóa các mối quan hệ: . 28
3. Giải thuật cho các Ô xửlý:. 29
4. Phát hiện các Ràng buộc dữliệu: . 29
5. Thiết kếdữliệu (PDM): . 30
V. Thiết kếGiao diện: . 34
1. Thiết kếmenu . 34
2. Thiết kếmàn hình: . 35
2.1 Danh sách các thành phầnmàn hình trên sơ đồ: . 35
2.2. Danh sách các Màn hình: . 35
3. Thiết kếxửlý: . Error! Bookmark not defined.
VI. Cài đặt thửnghiệm: . 43
1. Cài đặt: . 43
VII. Đánh giá Ưu khuyết điểm: . 43
1. Ưu điểm: . 43
2. Khuyết điểm: . 44
3. Hướng phát triển tương lai: . 44
45 trang |
Chia sẻ: netpro | Lượt xem: 1947 | Lượt tải: 2
Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Đồ án Chương trình quản lý và lưu trữ công văn của một đơn vị, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
g
á
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 7
1.2. Chức năng của từng bộ phận:
- Ban chỉ huy: Bao gồm Tiểu đoàn trưởng, Chính trị viên Tiểu đoàn và
Tiểu đoàn phó Quân sự. (Đối với Đồn Biên phòng thì: Đồn trưởng, Chính trị
viên, Đồn phó Quân sự). Tiểu đoàn trưởng thì điều hành chung mọi hoạt
động của đơn vị, xử lý hầu như các công văn của đơn vị, là người có quyết
định, quán triệt cuối cùng cho mọi hoạt động của đơn vị. Chính trị viên (tên
gọi trước kia là Tiểu đoàn phó Chính trị) có chức năng xử lý những mảng
liên quan đến chính trị, Đảng, giải quyết, quán triệt các công văn về Đảng.
Tiểu đoàn phó Quân sự phụ trách các mặt thực hiện, quán triệt đến cấp
dưới, điều hành việc triển khai các hoạt động của đơn vị.
- Bộ phận trợ lý: Bao gồm Trợ lý Tham mưu – Tác chiến, Trợ lý Chính trị
viên,… Có chức năng đề xuất, phát thảo các bản kế hoạch cho chỉ huy, trợ lý
cho chỉ huy đơn vị về mọi mặt. Ngoài ra bộ phận này còn đảm nhiệm chức
năng lưu trữ Công văn, quản lý Hồ sơ nhằm có thể tham khảo, xử lý giải
quyết theo yêu cầu của chỉ huy đơn vị.
- Bộ phận Văn thư: Có chức năng nhận và gửi tất cả các Công văn đến,
Công văn đi, soạn thảo các công văn, in ấn, sao chép, vào sổ sách việc đến
và đi của công văn, lấy chữ ký của chỉ huy cho Công văn đi.
- Bộ phận Thông tin – Cơ yếu (TT – CY): Có chức năng nhận tất cả các
cuộc điện báo khẩn của cấp trên xuống, giải mã rồi chuyển trực tiếp cho chỉ
huy. Đồng thời mã hóa thông tin khẩn do chỉ huy đưa và gởi điện báo khẩn
lên cấp trên. Bộ phận này thông thường làm việc mật, một người nhận và
gửi thông tin, một người giải mã và mã hóa (ít dùng đến Công văn).
- Bộ phận Vệ Binh (Tuần tra canh gác): Có chức năng tuần tra trên địa
bàn khu vực, canh gác đơn vị… (thường là không làm việc với Công văn).
- Bộ phận Hậu cần – Tài chính (HC – TC): Có chức năng quản lý tài
chính, Phục vụ hậu cần cho toàn đơn vị. (Thường là không làm việc với
Công văn).
- Bộ phận Công tác: Bao gồm các Đại đội, Trung Đội và các Tiểu đội
trực thuộc. Có các Đại đội trưởng, Chính trị viên Đại đội, Đại đội phó… Có
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 8
chức năng thực hiện các công việc như huấn luyện Chiến sĩ, tập huấn Cán
bộ. Nếu là ở các Đồn Biên phòng thì là các Đội Công tác thực hiện các chức
năng công tác ở các trạm công tác, tuần tra giao thông đường thủy, trực an
ninh ở các địa bàn dân cư (Thông thường không làm việc trực tiếp với Công
văn).
1.3. Quy trình xử lý nghiệp vụ quản lý và lưu trữ công văn của
đơn vị:
- Khi một Công văn đến đơn vị thì Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra Công
văn đến có hợp lệ hay không, nếu gởi sai địa chỉ thì Bộ phận này lập tức
gởi Công văn về lại theo địa chỉ Cơ quan đó (trường hợp này rất hiếm xảy
ra nên ta có thể bỏ qua). Nếu đúng thì sẽ ghi chú vào sổ công văn đến tất
cả các công văn đến. Sau khi ghi chú vào sổ Công văn đến xong, bộ phận
Văn thư sẽ chuyển toàn bộ Công văn đến cho Ban chỉ huy để chỉ huy đơn vị
giải quyết. Một số công văn mang tính chất về Đảng thì chuyển cho Chính
trị viên giải quyết. Chỉ huy giải quyết công văn có thể bằng hình thức quán
triệt, triển khai đến đơn vị. Đối với những công văn có tính chất xử lý lâu dài
(chẳng hạn như: Theo dõi việc tăng gia sản xuất của đơn vị trong 3 tháng
quý I, hay tiến hành quán triệt theo dõi, thực hiện đợt tập huấn chiến sỹ
mới khóa 2010 – 2011,… ) thì những công văn này sẽ được lưu trữ tại
phòng chỉ huy (ở mức độ tạm thời khi nào xử lý xong thì sẽ giao qua cho
bộ phận lưu trữ công văn). Nếu chưa xử lý xong thì những công văn vẫn ở
phòng Chỉ huy trong thời gian giải quyết. Còn nếu chỉ huy giải quyết xong
thì những công văn này sẽ được chuyển qua cho bộ phận lưu trữ công văn
(thông thường vì số lượng nhân sự ít nên Bộ phận Trợ lý sẽ chịu trách
nhiệm lưu trữ). Trong quá trình giải quyết công văn, chỉ huy đơn vị có thể
giao phó cho trợ lý giải quyết một số công văn thuộc khả năng.
Quy trình xử lý công văn đến được mô tả trong sơ đồ sau:
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 9
Sơ đồ: Quy trình Công Văn Đến
Cơ quan ngoài Bộ phận Văn thư Phòng chỉ huy đơn vị Bộ phận Lưu trữ Công Văn
[Chưa xử lý]
[Hợp lệ]
[CV gởi sai địa chỉ]
[Đã xử lý]
Ra Công Văn Nhận Công Văn Đến
Ghi nhận vào sổ CV Đến Xử lý CV
Quy trình lưu trữ CV
Tình trạng
Tủ Công văn đến
Lưu trữ
Gởi qua đường Bưu điên
Kiểm tra CV Đến
Nhận CV trả về
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 10
- Công văn đi: Khi đơn vị có nhu cầu xuất công văn đi thì: Chỉ huy sẽ
yêu cầu trợ lý phát thảo Công văn, xong chỉ huy duyệt rồi được chuyển
sang cho bộ phận Văn thư đánh máy, in ấn. Xong thì trình cho chỉ huy xem
lại và ký duyệt. Sau khi ký duyệt xong hết thì Bộ phận Văn thư sẽ ghi chú
vào sổ Công văn đi, sao chép 1 bản để chuyển xuống phần lưu trữ công
văn, còn một bản thì được gởi đi.
Quy trình xử lý Công văn đi được mô tả trong sơ đồ sau:
Ghi chú: Trong sơ đồ tóm gọn giai đoạn việc Văn thư đánh máy xong,
kiểm tra lỗi chính tả rồi in thử, trình chỉ huy xem lại xong mới in bản chính
thức rồi trình chỉ huy kí. Sau khi chỉ huy ký rồi mới sao chép. Sơ đồ chỉ ghi
tóm gọn là soạn thảo và trình kí.
Bộ phận trợ lý Phòng chỉ huy Bộ phận Văn thư Bộ phận lưu trữ Cơ quan ngoài
Gởi CV Đi
[Trình chỉ huy xem]
[Chưa đạt]
[OK]
Có nhu cầu ra Công văn
Sao chép Công văn
Ghi nhận vào sổ Công văn Đi
Quy trình lưu trữ CV
Tiếp nhận công văn được gởi đến
Tủ lưu Công văn Đi
Lưu trữ
Phát thảo ra CV
Kiểm tra bản thảo Soạn thảo và trình ký
- Lưu trữ Công văn: Khi công văn đến đã được giải quyết rồi thì Chỉ
huy đơn vị sẽ có xác nhận ghi chú gì đó là đã giải quyết rồi và chuyển
xuống cho bộ phận lưu trữ. Đối với những công văn đi thì Văn thư sau khi
đã sao chép rồi thì cũng chuyển đến cho bộ phận lưu trữ. Tại đây các công
văn được ghi chú vào sổ lưu trữ công văn trước khi được sắp xếp, cất giữ
vào các tủ hồ sơ công văn. Việc cất giữ lưu trữ công văn đều có phân loại
rõ ràng, chẳng hạn:
Sơ đồ: Quy trình Công Văn
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 11
Công văn Đến thì được ghi chú vào phần công văn đến và được cất giữ
vào tủ công văn đến. Công văn đi thì cũng vậy. Phân loại như:
+ Đối với công văn do Thủ tướng Chính phủ ban hành thì lưu ở tủ
Chính phủ.
+ Đối với CV do Bộ chỉ huy trực thuộc quản lý đơn vị ban hành thì lưu
ở tủ Bộ chỉ huy (vì có tính chất quan trọng, chỉ đạo trực tiếp, bắt buộc phải
thực hiện),
+ Đối với CV do Bộ Nội vụ ban hành thì lưu ở tủ Bộ nội vụ (vì có tính
chất chỉ thị, quyết định liên quan đến chung trong toàn lực lượng).
+ Còn lại các công văn do các đơn vị khác ban hành như: Bộ giao
thông vận tải, Bộ tài chính, bộ giáo dục đào tạo, Ủy ban nhân dân tỉnh,
huyện, xã, Mặt trận tổ quốc tỉnh, huyện, Bộ, sở văn hóa thông tin vv…thì
được lưu trữ chung trong tủ Các cơ quan ban ngành (vì chỉ có tính chất
thông tin, thông báo).
+ Ngoài ra trong mỗi tủ lưu trữ đó thì công văn được sắp xếp có phân
loại theo từng mục nhỏ như:
• Đối với công văn là loại Kế hoạch thì lưu tại mục kế hoạch.
• Đối với công văn là Nghị quyết thì lưu tại mục Nghị quyết
• CV là Thông báo thì lưu ở mục Thông báo
• CV là Chỉ thị thì lưu ở mục Chỉ Thị
• CV là Qui định thì lưu ở mục qui định.
• …
Quy trình được mô tả sơ đồ sau:
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 12
Phòng Chỉ huy Bộ phận lưu trữ Công văn Bộ phận Văn thư
Chuyển lưu trữChuyển lưu trữ
[CV Đi][CV Đến]
Công văn đã xử lý xong Công văn Đi đã sao chépNhận Công văn
Phân loại Đến - Đi
Phân loại theo loại CV ĐiPhân loại theo Cơ quan đến
Phân loại theo loại CV
Tủ CV Đến
Tủ CV Đi
- Trong quá trình xử lý các công văn hay thực hiện nhiệm vụ của đơn
vị chỉ huy đơn vị sẽ cần một số công văn có nội dung liên quan đến
công việc xử lý thì cần tìm công văn đó. Với yêu cầu thực tế thì chỉ
huy đơn vị sẽ yêu cầu bộ phận lưu trữ sẽ tìm kiếm một công văn có
số là nào đó, hay có nội dung gì đó của một cơ quan nào đó gởi hoặc
loại công văn là gì do cơ quan nào đó gởi… Lúc này bộ phận lưu trữ
công văn sẽ tra trong danh mục các công văn lưu trữ để tìm công văn
đó. Khi xác định được công văn đó có trong danh sách lưu trữ hay
không, rồi từ đó mới lấy công văn đó trong tủ hồ sơ ra và giao cho
chỉ huy đơn vị xử lý.
1.4. Các biểu mẫu có liên quan:
- Công Văn Đến:
CÔNG VĂN ĐẾN
Sơ đồ: Quy trình lưu trữ Công văn
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 13
Ngày vào sổ: ...............................................................................
Số CV: ..............................................................................................
Cơ quan gởi:.................................................................................
Ngày CV Đến: ..............................................................................
Tên CV: ...........................................................................................
Trích yếu: .......................................................................................
Ghi chú: ..........................................................................................
SỔ CÔNG VĂN ĐẾN
........................ (tên sổ CV)
Từ ngày....................Đến ngày...................
Ngày
vào sổ
Số CV Tên CV Ngày
CV
Loại CV Cơ
quan
gởi
Trích
yếu
Ghi chú
Sổ công văn đến được cán bộ chuyên trách văn phòng – thống kê dùng để
ghi vào tất cả công văn đến.
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 14
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO THÁNG
Tháng: 4/2010
STT MÃ CV TÊNCV NGÀY
ĐẾN
CƠ QUAN GHI CHÚ
01 15 –
TB/CP
THÔNG
BÁO
V/V…
10/3/2010 CHÍNH
PHỦ
…
TỔNG SỐ: …
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO CƠ QUAN
Tên Cơ Quan: Chính Phủ
STT MÃ CV TÊNCV LOẠI
CV
NGÀY CV
ĐẾN
NGÀY RA
CV
GHI
CHÚ
01 15 – TB/CP THÔNG
BÁO Vg
V/V…
TB 10/3/2010 07/3/2010
…
TỔNG SỐ: …
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 15
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN THEO LOẠI
Tên Loại Công Văn: Kế Hoạch
STT MÃ CV TÊNCV TÊN
CQ
NGÀY CV
ĐẾN
NGÀY RA
CV
GHI
CHÚ
01 15 – TB/CP THÔNG
BÁO
V/V…
CHÍNH
PHỦ
10/3/2010 07/3/2010
…
TỔNG SỐ: …
- Đối với Công văn Đi thì cũng có các biểu mẫu tương tự Công văn Đến.
- Công văn Lưu trữ:
THỐNG KÊ CÔNG VĂN ĐẾN ĐƯỢC LƯU TRỮ
ST
T
MÃ
CV
TÊNCV LOẠI
CV
CƠ
QUAN
NGÀY
CV ĐẾN
NGÀY
RA CV
NGÀY
LƯU
TRỮ
GHI
CHÚ
01 15 –
TB/
CP
THÔNG
BÁO
V/V…
TB Chính
Phủ
10/3/201
0
07/3/
2010
20/3/
2010
…
TỔNG SỐ: …
- Các Công văn Đi được lưu trữ cũng có các biểu mẫu tương tự như
của Công văn đến.
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 16
1.5. Các quy định ràng buộc (tự nhiên và ngữ cảnh):
- Đối với CV Đến thì ngày ra CV phải trước ngày CV Đến.
- Đối với CV Đi thì ngày ra CV cũng trước ngày CV Đi.
- Đối với tất cả CV thì ngày lưu trữ CV phải sau ngày ra CV, sau ngày
CV Đến.
- Một công văn phải được ban hành bởi một và chỉ một Cơ quan.
- Một ghi chú của một và chỉ một Công văn nào đó.
- Một công văn phải có một và chỉ một loại Công văn, không được
rỗng.
- Một công văn phải được xử lý bởi ít nhất một bộ phận.
- Một nhân viên phải thuộc một và chỉ một bộ phận.
1.6. Các thống kê, tra cứu cần có:
- Các thống kê thì sẽ có: Thống kê Công văn đến trong tháng, Thống
kê Công văn đến trong quý, Thống kê Công văn đến theo Loại Công văn,
theo Cơ quan gởi đến.
- Tra cứu: Khi cần thiết thì Chỉ huy đơn vị yêu cầu tra cứu thông tin về
một Công văn nào đó như: Công văn có nội dung là … của Cơ quan …. thì
có số bao nhiêu, rồi được ra ngày nào. Hoặc ngược lại là Công văn số … của
Cơ quan … thì có nội dung chi tiết là gì...
- Và thỉnh thoảng chỉ huy đơn vị vẫn yêu cầu tìm lại một số Công văn
đã lưu trữ để xử lý các nội dung liên quan đến Công văn đó.
1.7. Các thông tin cần lưu trữ:
Vì đề tài quan tâm đến việc quản lý Công văn nên các thông tin lưu trữ
chủ yếu là các thông tin của Công văn như: Mã Công văn, Tên Công văn,
Ngày ra Công văn, Ngày lưu Công văn, Cơ quan ra Công văn, Nội dung vắn
tắt của Công văn …
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 17
Ngoài ra các thông tin khác như: Tên cơ quan, tên bộ phận, nhân viên
thì chỉ lưu vào cơ sở dữ liệu để xử lý chứ không lưu vào các tủ hồ sơ Công
văn.
2. Bảng phân công công việc và mức độ hoàn thành:
Bảng phân công công việc:
STT Ngày Công việc Người thực hiện Ký tên
1 25/3/2010 Khảo sát My
2 10/4/2010 Phân tích My & Tâm &
3 15/4/2010 Thiết kế dữ liệu My & Tâm &
4 19/4/2010 Thiết kế giao diện My & Tâm
5 20/4/2010 Thiết kế xử lý Tâm
6 25/5/2010 Cài đặt My & Tâm &
7 26/5/2010 Viết báo cáo My
8 12/6/2010 Report Văn
9 14/6/2010 Đóng gói My & Tâm &
10 28/5/2010 Kiểm tra chương My & Tâm &
Mức độ hoàn thành.
STT Chức năng Mức độ hoàn Ghi chú
1 Phân quyền 80% Còn hướng phát
2 Đăng nhập 90% Hướng phát triển
3 Tìm kiếm 90% Chưa tối ưu
4 Thống kê 80% Còn thủ công
5 Cập nhật 98% Nhiều chức năng
6 Trợ giúp 99% Đầy đủ
III. Phân tích
1. Phát hiện thực thể:
¾ Công văn đến (Mã Công văn đến , Tên Công văn, Ngày ra
Công văn, Ngày Công văn đến, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công
văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ).
¾ Công văn đi (Mã Công văn đi , Tên Công văn đi, Ngày ra
Công văn, Ngày Công văn đi, Nội dung vắn tắt, Ngày lưu Công
văn, Tình trạng xử lý, Tình trạng lưu trữ).
¾ Nhân viên (Mã Nhân viên , Mật Khẩu, Tên Nhân viên, Chức
vụ, Cấp bậc)
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 18
¾ Bộ phận (Mã bộ phận , Tên Bộ phận)
¾ Cơ quan (Mã Cơ quan , Tên Cơ quan, Địa chỉ , Điện thoại)
¾ Loại Công văn (Mã Loại Công văn, Tên loại Công văn)
¾ Ghi chú của Công văn Đến (Mức độ của Công văn Đến, Số
trang của Công văn Đến, tài liệu đính kèm của Công văn Đến,
Những ghi chú Khác của Công văn đến)
¾ Ghi chú của Công văn Đi (Mức độ của Công văn Đi, Số trang
của Công văn Đi, tài liệu đính kèm của Công văn Đi, Những ghi
chú Khác của Công văn Đi).
2. Mô hình ERD (CDM):
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 19
Trực thuộc
Xử lý CV ĐiXử lý CV Đến
Ghi chú của Đi
CV Đi có - củaCV Đến có - của
Ghi chú của Đến
Cơ Quan - Gởi đến Gởi đi - Cơ Quan
Cơ Quan
Mã Cơ Quan
Tên Cơ Quan
Địa Chỉ
Điện Thoại
Variable characters (20)
Variable characters (50)
Variable characters (150)
Variable characters (15)
ID Cơ Quan
Ghi Chú Đến
Mức độ của Đến
Số trang của Đến
Tài l iệu đính kèm của Đến
Khác của Đến
Boolean
Number
Text
Text
Loại Công Văn
Mã loại CV
Tên Loại CV
Variable characters (5)
Variable characters (20)
ID Loại CV
Ghi Chú Đi
Mức độ của Đi
Số trang của Đi
Tài l iệu đính kèm của Đi
Khác của Đi
Boolean
Number
Text
Text
Bộ Phận
Mã BP
Tên BP
Variable characters (20)
Variable characters (50)
ID BP
Công Văn Đi
Mã CV Đi
Tên CV Đi
Ngày ra CV Đi
Nội dung vắn tắt Đi
Ngày CV Đi
Ngày lưu CV Đi
Tình trạng lưu trữ CV Đi
Tình trạng xử lý CV Đi
Variable characters (20)
Variable characters (100)
Date
Variable characters (250)
Date
Date
Boolean
Boolean
ID CV Đi
Công Văn Đến
Mã CV Đến
Tên CV Đến
Ngày ra CV Đến
Nội dung vắn tắt Đến
Ngày CV Đến
Ngày lưu CV Đến
Tình trạng lưu trữ Đến
Tình trạng xử lý Đến
Variable characters (20)
Variable characters (100)
Date
Variable characters (250)
Date
Date
Boolean
Boolean
ID CV Đến
Nhân Viên
Mã NV
Tên NV
Mật Khẩu
Cấp Bậc
Chức Vụ
Variable characters (20)
Variable characters (50)
Variable characters (30)
Variable characters (30)
Variable characters (30)
Identifier_1
3. Mô tả thực thể:
Tên Thực thể Code Mô tả
Bộ Phận BO_PHAN Các Bộ phận hoặc Phòng ban thuộc đơn vị
Công Văn Đi CONG_VAN_ĐI Các Công văn mà đơn vị gởi đi ra ngoài.
Công Văn
Đến
CONG_VAN_ĐEN Các công văn đến mà đơn vị nhận được.
Cơ Quan CO_QUAN Các Cơ quan bên ngoài có thể gởi Công
văn Đến hoặc nơi mà đơn vị gởi Công văn
Đi
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 20
Ghi Chú Đi GHI_CHU_ĐI Thông tin ghi chú của mỗi Công văn đi (có
thể có hoặc có thể không tùy từng công
văn)
Ghi Chú Đến GHI_CHU_ĐEN Thông tin ghi chú của mỗi Công văn Đến
(có thể có hoặc có thể không tùy từng
công văn)
Loại Công
Văn
LOAI_CONG_VAN Loại của các Công văn. Mỗi Công văn bắt
buộc phải có và chỉ có 1 loại.
Nhân Viên NHAN_VIEN Các nhân viên trực thuộc các Bộ phận
4. Mô hình DFD:
Quy trình xử lý và lưu trữ Công văn của đơn vị:
Sơ đồ cấp 0:
Sơ đồ chung cho cả chương trình
Các Sơ đồ cấp 1:
Process Tiếp nhận Công văn đến
Công văn đến
Công văn đi Công văn đến cần xử lý
Công văn đi cần chuyển
Cơ Quan Ngoài
1
Tiếp nhận Công văn đến
2
Giải quyết Công văn
3
Chuyển Công văn đi
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 21
Công văn đến được cập nhật
Công văn đến
Công văn đến
Công văn đến cần xử lý
Cơ Quan Ngoài
2
Giải quyết Công văn
1.1
Nhận Công văn đến 1.2
Ghi nhận vào sổ CV đến
1 Công văn đến
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 22
Process Giải quyết Công văn
Công văn đến được cập nhật
Công văn đi
Công văn đến cần xử lý
Công văn đến Công văn đến đã xử lý
Công văn lưu trữ
Công văn đến đã lưu trữ
Công văn đi đã sao chép
Công văn đi cần chuyển
Công văn đến xử lý
Công văn đến có liên quan
1
Tiếp nhận Công văn đến
3
Chuyển Công văn đi
1 Công văn đến
2 Công văn đi
2.1
Xử lý Công văn đến
3 Công văn đang xử lý 2.2
Lưu trữ Công văn
4 Công văn
2.3
Ra công văn
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 23
Process Chuyển Công văn đi
Công văn đi cần chuyển
Công văn đi
Công văn đi
Công văn đi
2
Giải quyết Công văn
Cơ Quan Ngoài
3.1
Ghi nhận vào sổ CV đi
3.2
Đóng phong bì và gởi đi
2 Công văn đi
Các Sơ đồ cấp 2:
Process Lưu trữ Công văn (Giải quyết Công văn)
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 24
Công văn đến đã xử lýCông văn đi đã sao chép
Công văn đã lưu trữ
Công văn cần lưu trữ
CV cần lưu trữ
CV cần lưu trữ
2.1
Xử lý Công văn đến
(Giải quyết Công văn)
2.3
Ra công văn
(Giải quyết Công văn)
4 Công văn
2.2.1
Nhận CV đến đã xử
2.2.2
Phân loại Công văn
2.2.3
Ghi chú vào sổ lưu trữ CV
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 25
Process Ra Công văn (Giải quyết Công văn)
Công văn đến có liên quan
Công văn đi đã sao chép
Công văn đi đã ký duyệt
Công văn đi được phát thảo
Công văn cần chuyển đi
2.1
Xử lý Công văn đến
(Giải quyết Công văn)
2.2
Lưu trữ Công văn
(Giải quyết Công văn)
2 Công văn đi
2.3.1
Phát thảo ra Công văn
2.3.2
Soạn thảo và trình ký
2.3.3
Sao in Công văn
5. Mô tả Ô xử lý, kho dữ liệu:
5.1. Tác nhân:
- Cơ quan ngoài: Là cơ quan gởi công văn đến đơn vị hoặc những cơ
quan mà đơn vị gởi công văn đi.
5.2. Các Ô xử lý:
- Tiếp nhận Công văn đến: Các xử lý liên quan đến việc tiếp nhận Công
văn đến.
- Giải quyết Công văn: Các xử lý liên quan đến việc giải quyết cả Công
văn đến và ra công văn đi của đơn vị.
- Chuyển Công văn đi: Các xử lý liên quan đến việc giải quyết Công văn
đi của đơn vị.
- Nhận Công văn đến: Là xử lý nhận công văn được chuyển đến Bộ
phận văn thư có thể được nhận từ một nhân viên giao dịch của bưu điện
hoặc từ người liên lạc của đơn vị.
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 26
- Ghi nhận vào Sổ Công văn đến: Là thao tác cập nhật Công văn đến,
gồm các thông tin được mô tả trong form.
- Xử lý Công văn đến: Là các thao tác xử lý của chỉ huy đơn vị có thể
như: quán triệt, triển khai đến toàn đơn vị, theo dõi thực hiện công tác tăng
gia sản xuất, công tác huấn luyện, ra quyết định chuyển công tác một ai đó,
lên kế hoạch, báo cáo để trình lên cơ quan cấp trên, ra công văn dựa trên
hướng dẫn của công văn đó để chuyển đi vv …
- Ra Công văn: Là các thao tác xử lý của Phòng chỉ huy đơn vị như dựa
trên Công văn đến thì đơn vị sẽ ra công văn đi nếu cần thiết trong đó, chỉ
huy đơn vị yêu cầu trợ lý phát thảo, rồi chỉ huy đơn vị kiểm tra….
- Lưu trữ công văn: Các thao tác như nhận các công văn lưu trữ, phân
loại, ghi vào sổ lưu trữ, và cất giữ công văn…
- Ghi nhận vào sổ Công văn đi: Là thao tác Cập nhật Công văn đi,
những thông tin cập nhật được đưa trong form.
- Đóng phong bì và gởi đi: Là thao tác của nhân viên văn thư đóng
phong bì và gởi có thể cho người liên lạc đơn vị mang đi hoặc trực tiếp cho
một nhân viên giao dịch nào đó của Bưu điện.
- Nhận Công văn đến đã xử lý: Là nhận gồm tất cả các Công văn đến
đã được chỉ huy đơn vị xử lý rồi, để chuẩn bị chuyển qua quá trình lưu trữ.
- Phân loại Công văn: Thao tác phân loại đã được mô tả ở phần quy
trình lưu trữ Công văn. Gồm có phân loại Công văn đi, công văn đến và
Loại Công văn, Cơ quan ban hành.
- Ghi chú vào sổ lưu trữ Công văn: Là thao tác Cập nhật Công văn vào
sổ lưu trữ để tiện cho việc tra cứu và tìm kiếm Công văn theo yêu cầu của
chỉ huy đơn vị.
- Phát thảo ra Công văn là thao tác của Bộ phận trợ lý khi chỉ huy có
nhu cầu ra Công văn.
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 27
- Soạn thảo và trình ký: Là thao tác đánh máy, xong in ra, trình chỉ huy
đơn vị ký duyệt để chuẩn bị cho quá trình đưa công văn đi.
- Sao in Công văn là: Thao tác sao chép Công văn để gởi đi 1 bản và để
lại cho đơn vị lưu một bản, để sau này nếu cần thì lấy ra lại xử lý giống như
lấy Công văn đến ra để xử lý. Nếu đơn vị nhỏ không có máy photocopy thì
thao tác sao chép thay vào đó là in ra 2 bản.
5.3. Các Kho dữ liệu:
- Công văn đến: Lưu trữ các Công văn đến sau khi đã ghi nhận vào sổ
Công văn đến, để chuẩn bị chuyển cho chỉ huy đơn vị giải quyết.
- Công văn đang xử lý: Là nơi lưu trữ các Công văn ở mức tạm thời,
nghĩa là các Công văn được lưu trữ tại Phòng chỉ huy đơn vị vì các Công
văn này đang được xử lý, hay có tính chất xử lý lâu dài.
- Công văn: Là nơi toàn bộ các Công văn của Toàn đơn vị. Theo đó thì
Bộ phận lưu trữ (Bộ phận Trợ lý) sẽ chịu trách nhiệm quản lý kho này.
- Công văn đi: Lưu trữ các Công văn chỉ huy đơn vị đã ra và chuẩn bị
cho quá trình chuyển Công văn đi ra ngoài.
Đồ án môn Công nghệ phần mềm GVHD: Ths. Trần Ngọc Bảo
Nhóm SVTH: Kiều My – Trần Đức Tâm – Nguyễn Khắc Văn Trang 28
IV. Thiết kế dữ liệu, xử lý:
1. Mô hình dữ liệu mức Logic:
2. Chuẩn hóa các mối quan hệ:
- Để đáp ứng nhu cầu thực tế nên mối quan hệ giữa các bảng được xét
theo chiều hướng đơn giản, các quan hệ trong mô hình đa số đều là quan
hệ 1 – 1 và quan hệ 1 – n nên không tách mối quan hệ thành thực thể.
Riêng đối với Công văn đến và Công văn đi thì có thuộc tính Phức hợp là
Ghi chú đến và Ghi chú đi thì được tách thành một thực thể riêng biệt.
1. Công văn đến – Bộ phận: 1 – n.
FK_NHAN_VIE_TRUC_THUO_BO_PHAN
FK_CONG_VAN_XU_LY_CV__BO_PHANFK_CONG_VAN_XU_LY_CV__BO_PHAN
FK_CONG_VAN_GHI_CHU_C_GHI_CHU_
FK_CONG_VAN_CV_ĐI_CO__LOAI_CON
FK_CONG_VAN_CV_ĐEN_CO_LOAI_CON
FK_CONG_VAN_GHI_CHU_C_GHI_CHU_
FK_CONG_VAN_CO_QUAN___CO_QUAN FK_CONG_VAN_GOI_ĐI____CO_QUAN
Cơ Quan
Mã Cơ Quan
Tên Cơ Quan
Địa Chỉ
Điện Thoại
varchar(20)
varchar(50)
varchar(150)
varchar(15)
Ghi Chú Đến
Mức độ của Đến
Số trang của Đến
Tài l iệu đính kèm của Đến
Khác của Đến
bit
numeric
text
text
Loại Công Văn
Mã loại CV
Tên Loại CV
varchar(5)
varchar(20)
Ghi Chú Đi
Mức độ của Đi
Số trang của Đi
Tài liệu đính kèm của Đi
Khác của Đi
bit
numeric
text
text
Bộ Phận
Mã BP
Tên BP
varchar(20)
varchar(50)
Công Văn Đi
Mã CV Đi
Mã BP
Mã Cơ Quan
Mã loại CV
Tên CV Đi
Ngày ra CV Đi
Nội dung vắn tắt Đi
Ngày CV Đi
Ngày lưu CV Đi
Tình trạng lưu trữ CV Đi
Tình trạng xử lý CV Đi
varchar(20)
varchar(20)
varchar(20)
varchar(5)
varchar(100)
datetime
varchar(250)
datetime
datetime
bit
bit
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- Chương trình quản lý và lưu trữ công văn của một đơn vị.pdf