Đồ án Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Sở thông tin và truyền thông Thái Bình

008 429 Báo cáo kết quả kiểm tra công tác thi đua khen thưởng năm 2008 441 Báo cáo năm về tình hình cung cấp dịch vụ internet. 442 Báo cáo tổng kết công tác PCLB,GNTT 2008 443 Báo cáo kết quả công tác VH-TT-TDTT 2008 Các chức năng Quản lý văn bản đến gồm: văn bản đến: Nhập các thông tin văn bản đến vào sổ VB đến ; Tích hợp với máy quét (Scanner) để đưa nguyên bản bản giấy văn bản đến vào hệ thống. Chỉnh sửa, xoá văn bản đến đã nhập. Cập nhật mới cập nhật lại Phân phối văn bản Cho ý kiến chỉ đạo và phân phối VB đến: Hiển thị danh sách VB đến đã vào sổ chờ phân xử lý ; cập nhật thông tin phân xử lý VB và chuyển VB đến các vai trò phân VB. Hiển thị danh sách VB đến chờ cho ý kiến chỉ đạo và phân xử lý ; cập nhật thông tin chỉ đạo xử lý, hạn xử lý và phân VB đến các đơn vị xử lý, có thể chuyển một hoặc nhiều đơn vị xử lý có đơn vị chủ trì và đơn vị phối hợp xử lý. Theo dõi tình hình xử lý văn bản đến: Hiển thị màn hình đồ họa theo dõi tình hình xử lý văn bản đến: văn bản đã được chuyển qua những ai, ai đang xử lý văn bản, ai chưa xử lý văn bản. Xử lý văn bản đến:  Hiển thị danh sách VB đến phải xử lý của người dùng ; Hiển thị các thông tin VB đến. Mở Hồ sơ công việc để tập hợp các văn bản tài liệu liên quan đến việc xử lý văn bản; cập nhật các thông tin trao đổi, góp ý, xử lý của các đơn vị/ cá nhân tham gia xử lý văn bản đến; cập nhật kết quả xử lý văn bản đến Thu hồi VB đến: Khi người phân văn bản cần thu hồi VB đã chuyển mà không đúng địa chỉ cần chuyển hoặc VB không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị được phân xử lý có thể thực hiện việc thu hồi VB để tiến hành phân phối lại Quản lý văn bản đi Mục đích: Quản lý thông tin và nội dung văn bản đi cũng như quy trình lập, phê duyệt và phát hành văn bản đi của Cơ quan. Quản lý việc phát hành VB đi – gồm các chức năng sau: Cập số văn bản và phát hành văn bản đi Hiển thị danh sách các văn bản chờ cấp số; chuyển các văn bản chờ cấp số vào sổ văn bản đi, cập nhật các thông tin còn thiếu; tích hợp với máy quét (scanner) để quét nguyên bản bản gốc có dấu và chữ ký của văn bản đi vào hệ thống. Phát hành văn bản đi cho các đơn vị liên quan trong cơ quan theo địa chỉ nới gửi (nếu có) để cùng phối hợp thực hiện. Cho phép quản lý các phiên bản của văn bản đi Luân chuyển văn bản đi theo luồng công việc điện tử Lưu các ý kiến xử lý của người dùng theo từng văn bản đi Cho phép quản lý nhiều sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi trong ngành, sổ văn bản đi ngoài ngành), nhiều cấp sổ văn bản đi (ví dụ: sổ văn bản đi của Bộ, sổ văn bản đi của Cục) Cho phép gửi văn bản đi theo đường fax, theo đường công văn mạng . Ví dụ Công văn đi của sở thông tin và truyền thông truyền thông thái bình. Số và ký hiệu Tên loại và trích yếu nội dung 154/STTTT-CNTT KH triển khai việc kiểm tra cài đặt phần mền 151/ STTTT-VP Đánh giá kết quả hoạt động các phòng VHTT2008 125/ STTTT-BCVT Báo cáo tình hình cung cấp dịch vụ internet 123/ STTTT-KHTT Báo cáo kế hoạch cung ứng dịch vụ viển thông công ích giai đoạn 2009-2010 150/ STTTT-KHTC Cung cấp số liệu thống kê theo quý 3/2008 127/ STTTT-VP Cung cấp thông tin cho web UBND tỉnh 128/ STTTT-CNTT Mạng truyền số liệu chuyên dùng 124/ STTTT-VP Đề nghị kết nối internet của thành ủy qua TSLCD 125/STTTT-CNTT Tham gia dự thảo QĐ thực hiện cơ chế một cửa Hệ thống sẽ hiển thị giao diện như sau: Mục VĂN BẢN ĐI có chức năng lưu trữ những văn bản đã được gửi đi trong phạm vi có liên quan đến chức năng công việc của nhân viên đó. Để tìm kiếm văn bản đi ta thực hiện như sau: Nhập các thông tin về văn bản cần tìm kiếm, Có thể tìm kiếm theo: + Số văn bản: Ví dụ: 1558/UBND –NN + Loại văn bản: Công văn, tờ trình, Báo cáo, nghị định …. + Ngày ban hành; + Ngày gửi văn bản. + Trích yếu: Ví dụ: Thành lập Trung tâm…… Click chuột vào nút Tìm kiếm để xem kết quả. Ghi chú: Nhập càng nhiều thông tin thì kết quả tìm kiếm càng chính xác. Để xem danh sách toàn bộ văn bản đi bạn hãy nhấn vào nút Tìm kiếm, không cần nhập thông tin về văn bản. Quản lý Hồ sơ công việc: Mục đích: Quản lý các thông tin hồ sơ công việc và các tài liệu được lưu trữ trong Hồ sơ công việc; Quản lý việc giải quyết công việc thông qua Hồ sơ công việc. Các chức năng của Hồ sơ công việc gồm Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa HSCV: HSCV sẽ được tạo mới khi có nhu cầu xử lý một công việc thông qua HSCV. Những người tham gia xử lý sẽ trao đổi thông tin, ý kiến qua HSCV và kết quả sẽ được cập nhật vào hồ sơ. Chuyển HSCV đến các cá nhân và đơn vị liên quan : Thực hiện việc phân quyền HSCV để các cá nhân và đơn vị liên quan Nhập các VB liên quan, các thông tin trao đổi góp ý giải quyết công việc. Hiển thị danh sách các HSCV được phân quyền của người dùng Nhập các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV : Trong quá trình xử lý công việc những người tham gia sẽ gắn các văn bản liên quan hoặc có thể bỏ các văn bản không cần thiết khỏi HSCV (Liên kết/bỏ liên kết các văn bản, tài liệu liên quan vào HSCV) Nhập kết quả giải quyết công việc, kết thúc HSCV Quản lý quy trình công việc Chỉnh sửa quy trình công việc - Thông báo khi có thay đổi công việc (công việc mới, ý kiến xử lý mới, thời hạn xử lý…) - Quản lý công việc đã nhận (Với nhân viên) - Quản lý công việc đã giao cho cá nhân khác (Với lãnh đạo) Thông báo công việc Cho phép thêm/ xóa các bước xử lý. Cho phép thêm / xóa các đường đi của văn bản trong quy trình Quản lý công việc đã nhận. Quản lý công việc đã giao. Khả năng cho phép người quản trị tự định nghĩa và thiết kế ra các quy trình xử lý công việc.        Khả năng thêm, bớt, sửa đổi các bước trong một quy trình v.v...       Cho phép quản lý công việc theo vai trò, chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, bộ phận, khả năng ghi lại thời gian và quá trình xử lý công việc, phân nhóm công việc theo hiện trạng xử lý.      Cho phép phối hợp xử lý công việc theo nhóm.       Với chức năng là một hệ thống quản lý quy trình công việc, cho phép nhiều người tham gia vào quá trình lưu chuyển và phân phối tài liệu trong tổ chức.        Hỗ trợ quản lý luồng công việc bằng các khả năng như theo dõi đường dẫn, theo vết các văn bản, quản lý quy trình lưu chuyển của văn bản trong toàn bộ quá trình tồn tại, cho phép đưa ra các ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng góp trong quá trình xử lý công việc. Ủy quyền. Cho phép ủy quyền phân phối và xử lý văn bản theo quy định của tổ chức. Cho phép lưu vết lại lịch sử ủy quyền của người dùng Quản lý văn bản dùng chung. Mục đích : Quản lý những tài liệu nội bộ và các biểu mẫu áp dụng trong tổ chức thường hay được sử dụng. Quản lý tài liệu nội bộ Quản lý tài liệu nội bộ cấp công ty Quản lý tài liệu nội bộ cấp phòng ban Khai thác thông tin. Mục đích Các chức năng khai thác thông tin gồm: Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, Các văn bản trong kho dùng chung, HSCV) Theo các tiêu thức (Theo thể loại, Theo nơi gửi/nhận, Theo cấp cơ quan, Theo mức độ quan trọng, ...) Theo thời gian (Theo năm, tháng) Tra cứu văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình) theo tình trạng xử lý : Đang xử lý  Đang phải theo dõi Đã hoàn thành Tìm kiếm văn bản tài liệu (VB đến, VB đi, Phiếu giao việc, VB nội bộ, Tờ trình, HSCV) Theo các trường thông tin quản lý của văn bản tài liệu Tìm kiếm toàn văn đối với những văn bản, tài liệu có nội dung là file điện tử đính kém (Không kể file ảnh) Lập và in sổ văn bản đến/ đi/nội bộ/ tờ trình/ phiếu giao việc Theo số văn bản Theo thời gian nhận, gửi văn bản Thống kê VB đến, Phiếu giao việc theo tình trạng xử lý Theo đơn vị/ cá nhân xử lý Theo tình trạng xử lý văn bản Khai thác các thông tin được quản lý trong hệ thống. Quản lý ủy quyền Mục đích: Quản lý việc trao quyền xử lý văn bản tài liệu theo quy trình xử lý văn bản tài liệu đã được định nghĩa cho người dùng khác theo một nguyên tắc ủy quyền sau: Chỉ có Lãnh đạo mới có quyền ủy quyền (Cấp trưởng ủy quyền cho cấp phó) Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người khác Các chức năng của quản lý ủy quyền: Tạo mới ủy quyền Chỉnh sửa thông tin ủy quyền, gia hạn ủy quyền, thu hồi ủy quyền Xóa ủy quyền In giấy ủy quyền theo mẫu định sẵn Xem báo cáo lịch sử ủy quyền của cá nhân đã tạo Quản trị danh mục Quản trị danh mục gồm các chức năng sau: Tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xoá các danh mục Phân quyền tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa thông tin danh mục: Quản trị hệ thống phân quyền tạo mới, hiển thị, chỉnh sửa, xóa thông tin danh mục cho Văn thư thực hiện. Quản trị người sử dụng Quản trị người sử dụng gồm các chức năng sau: Quản trị người sử dùng Quản trị vai trò Quản trị phòng ban Quản trị người dùng Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt người dùng tham gia vào chương trình. Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt các đơn vị của tổ chức Hệ thống cho phép thêm mới/ sửa đổi/ kích hoạt/ bỏ kích hoạt các vai trò trong quy trình nghiệp vụ xử lý công việc Hệ thống cho phép thống kê việc sử dụng bằng các báo cáo hoạt động truy cập của người dùng theo đơn vị, theo người sử dụng, theo thời gian. Quản trị hệ thống Quản trị hệ thống gồm các chức năng sau: Kiểm soát sự truy cập của NSD,Sao lưu dữ liệu định kỳ,Khắc phục các sự cố và phục hồi dữ liệu Lập các báo cáo vận hành hệ thống Mô tả thiết kế của phần mềmMô hình kiến trúc Mô tả mô hình kiến trúc Hệ thống ứng dụng nền tảng và cơ sở dữ liệu Chức năng: Đây là thành phần quan trọng nhất của hệ thống. Tại đây, có các thành phần được kết hợp với nhau để tạo nên một nền tảng vững chắc cho hệ thống. Đó là: Lưu trữ an toàn dữ liệu: Cung cấp khả năng lưu trữ dữ liệu Cung cấp chế độ bảo mật dữ liệu Cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho các thành phần khác Bảo mật, mã hóa:        -   Được xây dựng trên các nền công nghệ tiên tiến, chế độ bảo mật và an toàn dữ liệu cao.      -  Khả năng phân quyền truy cập, khai thác thông tin tới từng bộ phận, từng đối tượng sử dụng.      -  Có khả năng tích hợp với hệ thống mã hóa.       - Cung cấp các quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu.      -  Có khả năng đảm bảo tính sẵn sàng cao, khả năng hoạt động liên tục 24/24. - Cung cấp khả năng bảo mật cho hệ thống - Cung cấp các dịch vụ mã hóa cho hệ thống như SHA1, AES - Dịch vụ thư mục người dùng: - Cung cấp các dịch vụ về thư mục người dùng - Cung cấp khả năng truy xuất các ứng dụng dùng chung dịch vụ thư mục - Các chức năng điều hành: - Cung cấp các chức năng điều hành hệ thống Chương II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG Phân tích, thiết kế chức năng của hệ thống quản lý công văn. ký hiệu được sử dụng Các Màn Hình Giao Diện Các Hình Vẽ Quy Ước ABC Ô nhập liệu Ô chọn Nút điều khiển Thiết bị lưu trữ chọn Bộ nhớ phụ Nội dung thao tác Hàm xử lý A B Mô tả thuật giải Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống Các chức năng chính của hệ thống được mô tả thông qua sơ đồ phân cấp chức năng sau: (Ghi chú: : chức năng thêm của hệ thống, có thể có hoặc không) Công văn đến Khi một công văn được chuyển đến văn phòng tổng công ty, nhân viên văn thư nhận công văn. Sau đó nhân viên văn thư đóng dấu công văn đến, và vào sổ công văn đến. Tại văn phòng tổng công ty, lãnh đạo xác định công văn gửi đến các đơn vị nào, bổ sung ý kiến và chuyển lại cho nhân viên văn thư. Nhân viên văn thư sau khi nhận được công văn đã có ý kiến của lãnh đạo văn phòng tổng công ty sẽ tạo bản lưu công văn sau đó chuyển công văn đến các đơn vị có liên quan theo ý kiến lãnh đạo. Tại đơn vị nhận công văn, khi nhận được công văn phải kí xác nhận là đã nhận được công văn vào sổ kí nhận. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xử lý công văn đến Công văn đi Đơn vị soạn thảo công văn rồi trình qua văn phòng tồng công ty thông qua nhân viên văn thư. Lãnh đạo văn phòng tổng công ty ký, phê duyệt, xác định các đơn vị cần chuyển đến rồi gửi lại cho tổ văn thư. Nếu công văn đó cần sửa thì lãnh đạo văn phòng yêu cầu nhân viên văn thư chuyển lại đơn vị soạn thảo yêu cầu sửa lại. Nếu không phải sửa thì nhân viên văn thư vào sổ công văn đi, làm bản lưu công văn, đóng dấu chuyển đi. Sau đó nhân viên văn thư chuyển công văn cho các đơn vị dựa trên các đơn vị mà lãnh đạo văn phòng tổng công ty chỉ ra. Các đơn vị nhận được công văn kí xác nhận đã nhận được công văn chuyển cho mình. Đối với trường hợp công văn đi chuyển ra ngoài công ty thì nhân viên văn thư làm thủ tục chuyển công văn đó đi (qua bưu điện, Fax…). Nhân viên văn thư sẽ cập nhật lại vào sổ theo dõi công văn đi. Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xử lý công văn đi Sơ đồ Usecase các chức năng của phần mềm Lược đồ lớp Lược đồ tuần tự Phân tích, thiết kế dữ liệu của hệ thống quản lý công văn. Mô hình thực thể liên kết của các module trong hệ thống: Danh sách các bảng được sử dụng trong hệ thống và mô tả vắn tắt STT Tên bảng Mô tả 1 Doc_Individual Thông tin thêm của công văn: các thông tin bổ sung. 2 Doc_Level Danh mục cấp độ công văn  3 DocDepartment Bảng lưu thông tin đơn vị gửi / đơn vị nhận công văn 4 Department Danh mục phòng ban 5 Document Bảng lưu trữ thông tin công văn / văn bản 6 Users Bảng danh mục người dùng trong hệ thống Mô hình thực thể liên kết của các module trong hệ thống: Thiết kế chi tiết các bảng trong hệ thống: Doc_Individual Columns Data type Allow NULLs Description DocIndividualID int identity Not allowed Id DocID int Allowed Id Công văn UserID (FK) int Allowed Id Người dùng Progress int Allowed Tiến độ IsReceive bit Allowed Cho phép nhận IsPresident bit Allowed Cho phép xử lý ResullWork nvarchar(255) Allowed Kết quả xử lý Foreign keys Child Parent Users_Doc_Individual_FK1 UserID Users.UserID Doc_Level Columns Data type Allow NULLs Description DocLevelID int identity Not allowed Id Mức độ Name nvarchar(50) Not allowed Tên mức độ Description nvarchar(255) Allowed Mô tả DocDepartment Columns Data type Allow NULLs Description DocDepartmentID int identity Not allowed Id DocID int Allowed Id Công văn DeptID int Allowed Id Đơn vị Progress int Allowed Tiến độ IsReceive bit Allowed Cho phép nhận IsPresident bit Allowed Cho phép xử lý ResullWork nvarchar(255) Allowed Kết quả XL Department Columns Data type Allow NULLs Description DepartmentID int identity Not allowed Id DepartmentCode varchar(25) Allowed Mã phòng ban DepartmentName text Allowed Tên phòng ban Phone char(20) Allowed Điện thoại Fax char(20) Allowed Fax Address text Allowed Địa chỉ Description nvarchar(255) Allowed Mô tả Users Columns Data type Allow NULLs Description UserID int identity Not allowed Id Người dùng UserName nvarchar(50) Not allowed Tên đăng nhập Password nvarchar(50) Allowed Mật mã FullName nvarchar(100) Not allowed Tên đầy đủ Sex bit Allowed Giới tính Address nvarchar(255) Allowed Địa chỉ HomePhone char(15) Allowed Dt nhà CellPhone char(20) Allowed Dt di động WorkPhone char(15) Allowed Dt cơ quan Email nvarchar(50) Allowed Email TitleID (FK) int Allowed Id chức danh EducationID int Allowed Id trình độ ManagerID int Allowed Id người quản lý DepartmentID (FK) int Not allowed Id đơn vị Description nvarchar(255) Allowed Mô tả Salt nvarchar(50) Allowed Salt Foreign keys Child Parent Departments_Users_FK1 DepartmentID Departments.DepartmentID Titles_Users_FK1 TitleID Titles.TitleID Users_Doc_Individual_FK1 Doc_Individual.UserID UserID Mô hình dữ liệu Mô hình cơ sở dữ liệu thể hiện mối quan hệ giữa các bảng của hệ thống, nhờ các mối quan hệ đó mà lập trình viên mới có thể lập trình được nếu mối quan hệ không chính xác sẽ dẫn tới sự sai xót trong quá trình lập trình vì vậy mô hình cơ sở dữ liệu là rất quan trọng trong quá trình lập trình. Thiết kế giao diện Các Màn Hình Giao Diện Quản lý văn bản đến Thêm, Xóa, Sửa văn bản đến Thêm So vb den : Cơ quan ban hành chọn Xóa Sửa Thoát Ngày nhận văn bản Loai vb den : chọn Người nhập văn bản chọn Phương thức Màn hình thêm văn bản đến Hàm thêm văn bản đến Nếu so văn bản đến hoặc loại văn bản đến không thỏa quy định =>Thông báo lỗi. Ngược lại => loại văn bản đã được chấp nhận Màn hình xóa văn bản đến Hàm xóa văn bản đến Nếu so văn bản đến hoặc loại văn bản đến không thỏa quy định =>Thông báo lỗi. Ngược lại => loại văn bản đã được chấp nhận Màn hình sửa văn bản đến Hàm sửa văn bản đến Nếu so văn bản đến hoặc loại văn bản đến không thỏa quy định =>Thông báo lỗi. Ngược lại => loại văn bản đã được chấp nhận Phần2: . Thiết kế quy trình nghiệp vụ 2.1 Đặc tả chức năng nghiệp vụ 2.1.1 báo cáo thống kê bắt đầu Lựa chọn tiêu chí thống kê thích hợp Lấy thông tin văn bản Lấy số văn bản đi Lấy số văn bản đến Lập và in báo cóa thống kê Tổng số văn bản đi tồn tại Lấy văn bản được xử lý Tiếp nhận yêu cầu báo cáo thống kêkê Tổng số văn bản đến tồn tại thực sự Kết thúc Kiểm tra số văn bản tồn tại chọn Báo cáo từ ngày : Mã văn bản đến : chọn Báo cáo đến ngày: Mã văn bản đi : Thông kê Cả Năm : Thoát Tổng Báo cáo thống kê Lược đồ tuần tự Kiểm tra báo cáo :Đơn vị :NV nhận vb dến :kiểm tra văn bản Yêu cầu kiểm tra văn bản kiểm tra số văn bản có kiểm tra chất lượng văn bản lập báo cáo văn bản Thêm mới người sử dụng Gán người sử dụng vào nhóm Xóa người sử dụng Hủy hồ nhóm Xóa danh sách người sử dụng Kiểm soát vai trò của NSD Danh sách người sử dụng Vai trò của các nhóm bắt đầu Kết thúc Thiết kế chi tiết giao diện hệ thống Trong chương này em xin trình bày thiết kế chi tiết một số chức năng của hệ thống. Các chức năng được trình bày bao gồm: Chi tiết toàn màn hình Văn bản đến Thêm mới Tìm kiếm Cập nhập Văn bản đi Gửi VB đi Tìm kiếm VB đi Thống kê Thống kê theo ngày Tìm vết VB In báo cáo Các VB bị trả lại 5. Hệ thống Thêm mới NSD Quản lý nhóm NSD Gán NSD vào nhóm Vai trò các nhóm Danh sách NSD Chi tiết toàn màn hình Văn bản đến Thêm mới Cập nhập 3.3 Văn bản đi Tìm kiếm VB đi Thống kê Thống kê theo ngày In báo cáo Các VB bị trả lại Hệ thống Thêm mới NSD Danh sách NSD Môi trường, công nghệ phát triển: Lưu trữ an toàn dữ liệu: Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ bởi hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2000 cung cấp khả năng lưu trữ và bảo mật dữ liệu ở mức dữ liệu. Các thành phần cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu cho các thành phần khác được xây dựng trên môi trường phát triển Microsoft Visual Studio 6.0 và tuân theo nền tảng công nghệ COM, COM+ đã được module hóa để dễ dàng phân phối Bảo mật, mã hóa: Các thành phần bảo mật và mã hóa được xây dựng và phát triển trên môi trường Microsoft Visual Studio 6.0, tuân theo các chuẩn mã hóa như SHA1, AES để đảm bảo tính bảo mật khi truy cập hệ thống. Cung cấp chức năng bảo mật ở mức ứng dụng và thực hiện mã hóa các thông tin trên đường truyền, mã hóa mật khẩu truy cập hệ thống. Dịch vụ thư mục người dùng: Các thành phần dịch vụ thư mục người dùng được phát triển trên môi trường Microsoft Visual Studio 6.0, được tích hợp với dịch vụ truy xuất thư mục của Windows là Active Directory, cung cấp khả năng truy xuất hệ thống, khả năng bảo mật mức hệ thống, yêu cầu tất cả người dùng khi tham gia vào hệ thống đều phải được xác thực và tuân theo các quyền mà hệ thống cung cấp Sử dụng chức năng xác thực hệ thống của Active Directory, tuân theo đăng nhập duy nhất thông qua kiểm soát của hệ thống để sẵn sàng làm việc và liên kết với các ứng dụng khác, đảm bảo tính năng đăng nhập một lần duy nhất (Single Sign On - SSO) cho hệ thống trong tương lai. Hệ thống tích hợp các thành phần nghiệp vụ Chức năng: DMS Hỗ trợ tính năng quản lý tài liệu,Tổ chức lưu trữ tài liệu trong hệ thống.Phân loại, tìm kiếm tài liệu, Kiểm soát các thay đổi tài liệu,Mô tả các thuộc tính của tài liệu WFS Quản lý qui trình luân chuyển tài liệu,Thiết kế qui trình vận hành dữ liệu của tài liệu,Thực hiện lưu chuyển tài liệu theo các qui trình đã được thiết kế,Theo dõi quá trình lưu chuyển của tài liệu,Thực hiện trao đổi tài liệu liên văn phòng,Tính năng tích hợp,Tích hợp quét, xử lý ảnh và nhận dạng văn bản,Tích hợp hiển thị báo cáo,Mô hình nghiệp vụ,Thực hiện tạo mới văn bản thông qua sử dụng các dịch vụ của DMS và các dịch vụ tích hợp như Fax, Scanner, email hoặc nhập trực tiếp,Thực hiện xử lý, giải quyết các thông tin đã được cập nhật thông qua việc sử dụng các dịch vụ do WFS cung cấp,Thực hiện phân phối, xuất bản do các dịch vụ của DMS và WFS cung cấp,Thực hiện bảo quản, lưu trữ và khai thác thông qua các dịch vụ do hệ nền tảng và báo cáo cung cấp Mô trường, công nghệ phát triển: DMS: Được phát triển bằng môi trường phát triển Microsoft Visual Studio 6.0 theo công nghệ COM, COM+ và tuân theo chuẩn quản lý tài liệu DMA (Document Management Alliant) để quản lý, lưu trữ, phân loại, tìm kiếm, kiểm soát và truy cập tài liệu. DMS tương thích với tất cả các hệ thống hỗ trợ và tích hợp chuẩn DMA do DMS được xây dựng theo cơ chế module hóa, có thể hoạt động độc lập với hệ thống. DMS là một thành phần không thể thiếu trong công tác quản lý văn bản, tài liệu. Nó cung cấp tất cả các khả năng thao tác với văn bản, tài liệu, từ tạo lập đến truy xuất, từ phân loại đến tìm kiếm, và hơn cả, nó cung cấp khả năng quản lý các thông tin về thuộc tính của văn bản, tài liệu DMS có kiến trúc mở, được xây dựng từ bốn thành phần chủ yếu là phần định nghĩa và phần thể hiện, phân tích thành phần định nghĩa được gọi là engine, dùng để chuyển đổi tất cả các thành phần đã định nghĩa thành các màn hình thể hiện, các thông tin trao đổi trực tiếp từ người dùng với hệ thống. WFS: Được phát triển bằng môi trường phát triển Microsoft Visual Studio 6.0 theo công nghệ COM, COM+ và tuân theo chuẩn quản lý qui trình công việc WFMC (WorkFlow Management Collaboration) để quản lý qui trình luân chuyển tài liệu, theo dõi quá trình luân chuyển của văn bản, tài liệu. Nó cung cấp tất cả các khả năng dùng để làm việc với luồng công việc. WFS tương thích với tất cả các hệ thống hỗ trợ chuẩn quản lý qui trình tuân theo chuẩn WFMC do WFS được xây dựng theo cơ chế module hóa, có thể hoạt động độc lập với hệ thống. WFS là thành phần không thể thiếu của trong công tác quản lý qui trình công việc, qui trình quản lý văn bản, tài liệu. Nó cung cấp khả năng bảo mật, khả năng vận chuyển, luân chuyển tài liệu qua các bước khác nhau, lưu trữ các thông tin xử lý tài liệu, phân quyền cho phép khả năng theo dõi qui trình xử lý văn bản, tài liệu. WFS có kiến trúc mở, được tạo thành từ ba thành phần chủ yếu là: thành phần định nghĩa qui trình, luồng công việc; thành phần thực thi, phân tích các thành phần đã dược định nghĩa dùng để chuyển đổi các qui trình đã định nghĩa thành các bước thực hiện công việc cụ thể tương ứng với các văn bản, tài liệu và người dùng khác nhau; thành phần theo dõi kiểm soát quá trình vận hành thực tế của qui trình Tính năng tích hợp: Được phát triển bằng môi trường phát triển Microsoft Visual Studio 6.0. Bao gồm nhiều thành phần khác nhau, mỗi thành phần chịu trách nhiệm tương thích với các thiết bị phần cứng khác nhau Thành phần tích hợp máy quét (Scaner) dùng để chuyển các văn bản giấy thành văn bản điện tử. Thành phần này giao tiếp với thiết bị quét thông qua chuẩn TWAIN. Thành phần hiển thị báo cáo dùng để hiển thị các báo cáo cần thiết của hệ thống. Thành phần này được thiết kế trên nền phát triển Crystal Reports 9.0 của hãng Seagate được liên kết với hệ thống thông qua chuẩn file định dạng XML. Mô hình nghiệp vụ: Là thành phần được xây dựng để sử dụng các dịch vụ do DMS, WFS và các dịch vụ tích hợp cung cấp. Thành phần này sử dụng các tính năng quản lý văn bản, tài liệu do DMS cung cấp, sử dụng các tính năng quản lý luồng công việc do WFS cung cấp. Nó kết hợp nhuần nhuyễn các dịch vụ tích hợp và báo cáo cùng với dịch vụ do DMS và WFS cung cấp thành một hệ thống với đầy đủ các tính năng Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc Phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc sử dụng tất cả các dịch vụ do hệ thống tích hợp và các thành phần nghiệp vụ cung cấp. Hệ thống khai báo và định nghĩa văn bản Hệ thống khai báo và định nghĩa luồng công việc Hệ thống vận hành văn bản theo các luồng công việc được khai báo Hệ thống trích xuất báo cáo Yêu cầu môi trường vận hành hệ thống Mô hình cài đặt Mô tả mô hình cài đặt Mô hình cài đặt này được áp dụng cho hệ thống có số lượng người dùng tham gia vào hệ thống không lớn (dưới 10 người) và có số lượng dữ liệu phát sinh hàng tháng không lớn (vai trăm văn bản) và mức độ tăng trưởng số lượng văn bản hàng năm không lớn lắm. Hệ thống này có thể đáp ứng cho việc lưu trữ dữ liệu trong khoảng 5 năm. Sau 5 năm, có thể phải sao lưu ra băng từ hoặc máy chủ backup khác. Ở đây không mô tả máy chủ này vì tùy theo sự lựa chọn của khách hàng. Hệ thống bao gồm: 01 máy chủ (Server): Cài đặt máy chủ Web và cơ sở dữ liệu, dùng để public và quản lý các ứng dụng vận hành trên môi trường Web. Các thiết bị dùng chung: Máy in mạng (nếu có) hoặc máy in bình thường dùng để in các văn bản, máy scaner dùng để quét văn bản, chuyển các văn bản giấy thành các văn bản điện t