Đồ án Thiết kế Chương trình quản lý thư viện

các câu lệnh trong ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL (Structure Query Language) được viết như thế nào. Với kiểu trường dữ liệu nhúng OLE (Object Linking and Embeding) cho phép người sử dụng có thể đưa vào bên trong tập tin cơ sở dữ liệu Acceess các ứng dụng khác trên Windows như: tập tin văn bản Word, bảng tính Axcel, hình ảnh BMP, âm thanh Wav … Dữ liệu được lưu trọn gói trong một tập tin: Tất cả các đối tượng của một ứng dụng chỉ được lưu trong một tập tin cơ sở dữ liệu duy nhất đó là tập tin cơ sở dữ liệu Access (MDB). Ứng dụng có thể sử dụng trên môi trường mạng máy tính nhiều người sử dụng, cơ sở dữ liệu được bảo mật tốt. Có khả năng trao đổi dữ liệu qua lại với các ứng dụng khác, có thể chuyển đổi qua lại với các ứng dụng như: Word, Axcel, Fox, Dbase, HTML … Kết nối trực tiếp vào hệ cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server để phát triển các ứng dụng mô hình khách chủ (Client / Server). 2. Đối tượng bảng trong cơ sở dữ liệu Access 2000 a.Bảng Là thành phần cơ sở của tập tin cơ sở dữ liệu Access, dùng để lưu trữ dữ liệu, nó chính là cấu trúc cơ sở dữ liệu. Do đó đây là đối tượng đầu tiên phải được tạo ra trước. Bên trong một bảng, dữ liệu được lưu thành nhiều cột và nhiều dòng. Thí dụ: Một bảng bệnh nhân dùng lưu thông tin của các bệnh nhân trong bệnh viện gồm các cột: Mã bệnh nhân, Họ bệnh nhân, ngày sinh bệnh nhân,… Cụ thể như sau: Màn hình hiển thị bảng bệnh nhân trong Microsoft Access 2000. b.Cơ sở dữ liệu là gì? Cơ sở dữ liệu là một kho chứa thông tin. Có nhiều loại cơ sở dữ liệu nhưng trong đó cơ sở dữ liệu quan hệ, là cơ sở dữ liệu phổ biến nhất hiện nay. Một cơ sở dữ liệu quan hệ: Kho chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẫu tin, và các cột gọi là các trường. - Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hợp dữ liệu con từ các bảng. - Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau. c.Bảng và Trường Các cơ sở dữ liệu được cấu tạo từ các bảng dùng thể hiện các phân nhóm dữ liệu: - Bảng: chứa các mẫu tin là các mẫu dữ liệu riêng rẽ bên trong phân nhóm dữ liệu. - Mẫu tin: chứa các trường. Mỗi trường thể hiện một bộ phận dữ liệu trong một mẫu tin. Ví dụ mẫu tin chứa trong mục bệnh nhân chứa các trường Họ tên bệnh nhân, Ngày sinh bênh nhân, giới tính bệnh nhân, nơi sinh bệnh nhân, địa chỉ bệnh nhân… Ta có thể dùng chương trình Visual Basic 6.0 để tham chiếu và thao tác với cơ sở dữ liệu, bảng, mẫu tin. 3.Thiết kế cơ sở dữ liệu Để tạo một cơ sở dữ liệu, trước hết ta phải xác định thông tin gì cần quản lý. Sau đó thiết kế cơ sở dữ liệu, tạo bảng và các trường định nghĩa kiểu dữ liệu sẽ có. Sau khi tạo ra cấu trúc cơ sở dữ liệu có thể tạo ra dữ liệu dưới dạng mẫu tin. Ta không thể đưa dữ liệu vào mà không có bảng hay định nghĩa trường vì dữ liệu sẽ không có chỗ để chứa. Do đó thiết kế cơ sở dữ liệu cục kỳ quan trọng, nhất là rất khó thay đổi thiết kế một khi đã tạo ra nó. 4.Recordset là gì? Một khi ta có khả năng tạo bảng, ta cần phải biết cách thao tác với chúng. Thao tác trên các bảng liên quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ các bảng khác cũng như việc kiểm tra và sửa đổi cấu trúc bảng. Để thao tác với cấu bảng, ta dùng các câu lệnh định nghĩa dữ liệu. Để thao tác dữ liệu trong một bảng, ta dùng Recorset. Một Recorset là một cấu trúc thể hiện một tập hợp con các mẫu tin lấy về từ cơ sở dũ liệu. Về khái niệm nó tương tự như một bảng, nhưng có thêm một vài thuộc tính riêng biệt quan trọng. Các Recorset thể hiện như các đối tượng, về khái niệm tương tự như là các đối tượng giao diện người sử dụng (như là các nút lệnh và hộp văn bản) mà ta đã làm quen với Visual Basic 6.0. Cũng như các kiểu đối tượng khác trong Visual Basic, các đối tượng Recordset có các thuộc tính và phương thức riêng. 5.Tạo lược đồ cơ sở dữ liệu Mặc dù việc tạo danh sách các bảng và trường là cách tốt nhất để xác định cấu trúc cơ sở dữ liệu, ta còn có một cách để xem các bảng và trường dưới dạng đồ hoạ. Sau đó không chỉ xem được các bảng và trường hiện có, mà còn thấy được mối liên hệ giữa chúng. Để làm được điều này bằng cách là ta tạo lược đồ. Lược đồ là bản đồ các con đường trong cơ sở dữ liệu. Lược đồ thể hiện các bảng, trường và mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu. Có lược đồ cơ sở dữ liệu là phần quan trọng trong thiết kế phần mềm vì nó cho ta một cách nhìn nhanh về những gì có trong cơ sở dữ liệu. Các lược đồ vẫn có vị trí quan trọng lâu dài sau khi thiết kế cơ sở dữ liệu hoàn tất. Ta sẽ cần đến lược đồ để thi hành các câu truy vấn trên nhiều bảng. Không có phương pháp chính thức để tạo lược đồ, tuy vậy Microsoft Access là công cụ tương đối thuận tiện và dễ dàng trong việc tạo lược đồ. 6.Các mối liên hệ Mối liên hệ là một cách định nghĩa chính thức hai bảng liên hệ với nhau như thế nào. Khi ta định nghĩa một mối liên hệ ta đã thông báo với bộ máy cơ sở dữ liệu rằng hai trường trong bảng liên quan được nối với nhau. Hai trường liên quan với nhau trong một mối liên hệ là khoá chính và khoá ngoại. Khoá ngoại là khoá trong bảng liên quan chứa bảng sao của khoá chính của bản chính. Mối quan hệ sau đó thông báo cho bộ máy cơ sở dữ liệu hai bảng liên quan với nhau trong mối liên hệ và khoá ngoại nào liên quan với khoá chính nào. Bộ máy Acceess / Jet không đòi hỏi ta phải khai báo tường minh các mối quan hệ này, nhưng nó có lợi hơn nếu làm điều này bởi vì nó đơn giản hoá công việc lấy về dữ liệu dựa trên các mẫu tin nối qua hai hay nhiều bảng. Ngoài việc ghép các mẫu tin liên quan trong những bảng riêng biệt, ta còn định nghĩa mối quan hệ để tận dụng thế mạnh tính toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tính của bộ máy cơ sở dữ liệu duy trì các dữ liệu trong một cơ sở dữ liệu nhiều bảng luôn luôn nhất quán. Khi tính toàn vẹn tham chiếu tồn tại trong một cơ sở dữ liệu, bộ máy cơ sở dữ liệu sẽ ngăn cản ta xoá một mẫu tin khi các mẫu tin khác tham chiếu đến nó trong cơ sở dữ liệu.Sau khi đã định nghĩa mối quan hệ trong cơ sở dữ liệu, việc định nghĩa mối quan hệ này được lưu trữ cho đến khi ta xoá nó. 7.Chuẩn hoá Chuẩn hoá là một khái niệm liên quan đến mối quan hệ. Về cơ bản, nguyên tắc của chuẩn hoá phát biểu rằng các bảng cơ sở dữ liệu sẽ loại trừ tính không nhất quán và giảm thiểu sự kém hiệu quả.Các cơ sở dữ liệu được mô tả là không nhất quán khidữ liệu trong một bảng không tương ứng với các dữ liệu nhập vào trong bảng khác. Một cơ sở dữ liệu kém hiệu quả không cho phép ta trích ra các dữ liệu chính xác mà ta muốn. Khi một cơ sở dữ liệu được chuẩn hoá đầy đủ chứa từng mẫu thông tin của cơ sở dữ liệu trong bảng riêng và xa hơn, xác định từng mẫu thông tin duy nhất thông qua khoá chính của thông tin đó. Ta quyết định cách thức để chuẩn hoá cơ sở dữ liệu. Thông thường, mọi thứ về ứng dụng cơ sở dữ liệu từ thiết kế bảng cho đến truy vấn, từ giao diện người sử dụng đến cách thức hoạt động của báo cáo đều xuất phát từ cách chuẩn hoá dữ liệu. 2. Giới Thiệu Tổng Quan Về Các Đối Tượng Truy Cập Dữ Liệu Với Lớp (trong Visual Basic 6.0) Có một số phương tiện giúp cho việc áp dụng kỹ thuật hướng đối tượng truy cập dữ liệu trong VB: - Gắn mẫu tin duy nhất với một đối tượng: Đây là kỹ thuật đơn giản nhất, không cần lập trình nhiều. Mỗi trường trong mẫu tin trở thành một thuộc tính của đối tượng; lấy dữ liệu về từ cơ sở dữ liệu hay lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu đều được xử lý qua đối tượng. - Ủy nhiệm xử lý dữ liệu cho một đối tượng Recorset chứa trong một đối tượng: Đây là kỹ thuật tốt nhất khi ta cần xử lý một số không giới hạn mẫu tin. Kỹ thuật này cũng dễ lập trình, bởi có nhiều chức năng quản lý được cung cấp sẵn trong các mô hình đối tượng được sử dụng (DAO hay RDO). Kỹ thuật đặc biệt hữu dụng khi dùng ADO bởi vì ADO cung cấp khả năng ngắt kết nối với nguồn dữ liệu, cho phép ứng dụng Client thao tác với dữ liệu không cần thao tác với server. Bởi vì nhiều người sử dụng kết nối đồng thời là một điểm yếu của các hệ thống Client / Server, ngắt kết nối nghĩa là giải pháp sẽ linh hoạt hơn. Mô hình dữ liệu ADO (ActiveX Data Object: Đối tượng dữ liệu ActiveX) Ta có thể hình dung rằng mô hình ADO là một mô hình làm giảm kích thước của mô hình RDO (Đối tượng dữ liệu từ xa). Mô hình đối tượng dữ liệu ActiveX rất gọn. Nó được thiết kế để cho phép những người lập trình lấy được một tập các Record từ nguồn dữ liệu một cách nhanh nhất nếu có thể. Tốc độ và tính đơn giản là một trong các mục tiêu cối lõi của ADO, mô hình này được thiết kế để cho phép bạn tạo ra một đối tượng Recordset mà không cần phải duy chuyển qua các đối tượng trung gian khác trong quá trình. Thực tế chỉ có ba đối tượng cốt lõi sau trong mô hình: - Connection đại diện kết nối dữ liệu thực sự. - Command được sử dụng để thực thi các query dựa vào kết nối dữ liệu. - Recordset đại diện cho một tập các record được chọn query thông qua đối tượng Command. Đối tượng Connection có một sưu tập đối tượng con gọi là các đối tượng Errors đối tượng này giữ lại bất kỳ một thông tin lỗi nào có liên quan đến kết nối. Đối tượng Command có một sưu tập đối tượng con, Paramters để giữ bất cứ các tham số nào có thể thay thế cho các query. Recorset cũng có một đối tượng sưu tập con Properties để lưu các thông tin chi tiết về đối tượng. Connection Command Parameter Recorset Fields Error Sơ đồ mô hình ActiveX Data Object Các thuộc tính ADO đặc biệt Mô hình ADO có một số các thuộc tính duy nhất không có các mô hình khác như DAO và RDO. Các thuộc tính này điều khiển cách thức tạo ra dataset và quyền hạn truy cập trong một kết nối dữ liệu. Có 7 thuộc tính như sau: - Connection string (Chuỗi kết nối). - Command Text (Văn bản câu lệnh). - Command Type (Kiểu câu lệnh). - Cursor location (Định vị con trỏ). - Cursor Type (Kiểu con trỏ). - Look type (Kiểu khoá). - Mode type (Kiểu chế độ làm việc). Phần 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ BÀI TOÁN QUẢN LÝ THƯ VIỆN Chương 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG THƯ VIỆN HIỆN TẠI 1. Hệ thống quản lý thư viện a. Tổng quan về thư viện Cơ cấu tổ chức: Ban quản lý thư viện Thủ thư BP.Bổ sung tài liệu Phòng nghiệp vụ Mô tả sơ lược về cơ cấu tổ chức: Ban quản lý thư viện: chịu trách nhiệm điều hành chung cho toàn bộ các công tác trong Thư viện. Phòng nghiệp vụ: Lập kế hoạch mua sách mới, thanh lý sách cũ, kế hoạch phục vụ độc giả, cấp thẻ độc giả. Bộ phận bổ xung tài liệu: liên hệ với các nhà xuất bản để mua sách, các đơn vị, cá nhân cung ứng sách để tiếp nhận sách đưa vào thư viện. Nhân viên thủ thư: Tiếp nhận sách đánh mã số, phân loai sách, kiểm tra độc giả có thể đọc sách, thống kê và tra cứu sách. b. Quy trình quản lý sách và độc giả Công việc quản lý sách trong Thư viện được quản lý theo một quy trình như sau: a. Đối với công việc nhập sách Mỗi khi có bổ sung sách mới bộ phận bổ sung tài liệu sẽ lập kế hoạch bổ sung tài liệu dựa trên catalog nhà xuất bản và tên các loại sách hiện có ở các hiệu sách. Nếu kế hoạch bổ sung tài liệu được duyệt thì bộ phận này sẽ tiến hành đi mua về và làm một số thao tác sau trước khi nhập sách vào kho: Đóng dấu của thư viện lên sách Phân loại sách theo lĩnh vực: Ví dụ: Tin học, y học, nghệ thuật… Phân loại sách theo môn loại: Sách về tin học: cơ sở dữ liệu, mạng máy tính, tối ưu hoá… Sách về toán: toán cao cấp, hình giải tích… Đánh mã số cho sách : Mã số sách gồm :mã phân loại ghép với mã môn loại ghép với số thứ tự ghép v số tập của sách. Viết các thông tin về sách (mã số sách, tên sách, tên tác giả, nơi xuất bản, năm xuất bản, giá tiền, số trang, tập ) vào fic và bỏ vào hộp fic. Các hộp fic được phân loại theo lĩnh vực như: kinh tế, điện tủ vi tính…trong mỗi hộp lại được phân nhỏ theo một số đặc thù nhất định. Các hộp fic cũng được phân loại theo vần đầu của tên tác giả hoặc tên sách. Nhận độc giả mới: Khi độc giả đến đăng ký làm thẻ trình thẻ sinh viên và nộp một hình của độc giả và kèm theo lệ phí làm thẻ. Nhân viên cấp thẻ sẽ phát phiếu đăng ký để bạn đọc khai báo vào theo một chuẩn hóa do thư viện quy định. Sau đó bạn đọc sẽ được cấp một thẻ đọc sách, mỗi thẻ có 1 số thẻ riêng không trùng với các số thẻ khác. Ở đây số thẻ chính là mã số của độc giả. Mã số độc giả được đánh theo quy định của thư viện, gồm 2 chữ cái và 4 chữ số. Trong đó, 2 chữ cái đầu tiên là “DG”, 4chữ số sau chỉ số thứ tự của độc giả được lưu trong CSDL. Ví dụ: Độc giả đầu tiên được lưu trong CSDL có mã số là: DG0001. Thẻ đọc sách của độc giả có giá trị khi đã được ký duyệt đầy đủ và nó chỉ có giá trị trong 1 năm kể từ ngày làm thẻ. Quy trình mượn – trả sách: Khi độc giả đến mượn sách, độc giả chọn sách trong fic sách và lựa chọn cuốn sách cần mượn. Sau khi tìm được sách cần mượn, độc giả sẽ gửi lại thẻ đọc sách tại bàn của thủ thư và nhận phiếu yêu cầu từ thủ thư để điền các thông tin vào phiếu yêu cầu mượn sách. Thủ thư căn cứ vào thông tin về sách yêu cầu mà độc giả đã ghi vào phiếu yêu cầu để để lấy sách cho độc giả. Khi tìm được sách thủ thư yêu cầu độc giả ký nhận sách. Sau khi thủ thư nhận lại phiếu yêu cầu đã có ký nhận của độc giả thì sẽ giao sách cho độc giả và giữ lại phiếu yêu cầu kẹp cùng với thẻ đọc sách của độc giả bỏ vào hộp chứa thẻ. Mỗi phiếu yêu cầu có một số phiếu riêng và không được phép trùng nhau. Trong phiếu yêu cầu có ghi rõ ngày mượn sách và ngày hẹn trả sách của độc giả. Khi thời hạn mượn sách hết hoặc độc giả không có nhu cầu mượn nữa sẽ trả lại sách cho thư viện. Thủ thư yêu cầu độc giả ký trả sách xong sẽ trả lại thẻ đọc sách cho độc giả khi độc giả không có nhu cầu mượn sách khác nữa. Thủ thư theo dõi việc mượn sách của độc giả dựa vào ngày mượn ghi trên phiếu yêu cầu và ngày trả sách, nếu độc giả nào mượn sách quá hạn quy định, thủ thư sẽ thông báo nhắc trả sách cho độc giả biết qua thông tin đăng ký của độc giả như số điện thoại hay địa chỉ Email và sẽ xử phạt tiền về số ngày quá hạn hoặc làm rách sách, mất sách theo quy định của thư viện.Trương hợp nào vi phạm nghiêm trọng có thể bị hủy thẻ. Báo cáo thống kê: Ngoài công việc phục vụ trực tiếp bạn đọc, Thư viện còn phải thống kê độc giả theo thời gian chỉ định từ đó nắm bắt được chính xác số độc giả và các thông tin liên quan. Thống kê sách và các thông tin liên quan đến sách như số sách đang được mượn, số sách đã được trả…để biết được tình hình sách tại thư viện. Thống kê thu , chi trong việc mua sách và mượn sách để biết số tiền đã chi và thu vào liên quan tới sách. c. Nhiệm vụ của một hệ thống quản lý thư viện: Một hệ thống quản lý thư viện có nhiệm vụ quản lý kho tư liệu mà thư viện hiện có, phục vụ công tác tra cứu, nghiên cứu của độc giả. Hệ thống quản lý thư viện phải nắm được số lượng sách có trong thư viện, phân loại sách theo phân loại, môn loại cụ thể để dễ dàng cho việc mã hoá, tiện cho việc truy tìm. Ngoài ra hệ thống cũng phải biết được tình trạng hiện tại, phải được cập nhật thông tin mỗi khi bổ sung các tư liệu mới hoặc thanh lý các tư liệu không có giá trị. Đối với việc phục vụ tra cứu, hệ thống phải đưa ra mục lục phân loại, môn loại các sách có trong thư viện, sao cho độc giả dễ dàng tìm được các tư liệu cần thiết, bên cạnh đó hệ thống cũng phải quản lý được những độc giả có nhu cầu mượn tư liệu. Thông thường việc phân loại sách và quản lý độc giả là những công việc phức tạp nhất trong hệ thống quản lý thư viện. d. Nhược điểm của hệ thống quản lý thư viện trên: Hệ thống trên dùng nhiều đến giấy tờ, vì vậy việc bảo quản, truy tìm mất nhiều thời gian. Hệ thống dễ mắc phải sai sót cũng như chưa tiện lợi với bạn đọc. Công việc quản lý độc giả rất khó khăn khi số lượng bạn đọc lớn, bởi việc kiểm tra thời gian mượn trả sách, số lượng sách mượn là thủ công, vì vậy rất dễ thất thoát tư liệu. Việc phân loại sách và tạo ra mục lục cần khá nhiều thời gian. 2. Hướng thực thi của đề tài. Xuất phát từ những nhược điểm của hệ thống quản lý bằng thủ công, nên việc tin học hoá công tác quản lý là việc làm hợp lý. Từ những yêu cầu quản lý, chương trình làm các công việc với 4 mảng như sau: Quản lý sách Quản lý độc giả Quản lý mượn sách – trả sách Quản lý thống kê – báo cáo Ở đây mảng Quản lý mượn – trả sách được chia thành 2 mảng con là Quản lý mượn sách và Quản lý trả sách. Hệ thống cho phép lưu trữ, cập nhật sách một cách dễ dàng, với khối lượng lớn.Tối thiểu hoá thời gian tìm kiếm sách, thống kê sách, hỗ trợ những cách tìm kiếm sách khác nhau. Hệ thống thích hợp với việc gia tăng số lượng sách, số lượng độc giả. Chương 2:THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1. Xác định yêu cầu. a. Yêu cầu về chức năng: Tìm kiếm: Sách: Tiêu chuẩn: Mã số sách, tên sách, tên tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngôn ngữ sách, môn loại sách, phân loại sách, theo thứ tự chữ cái tên sách, theo thứ tự chữ cái tên tác giả. Độc giả: Tiêu chuẩn: Mã độc giả, họ tên độc giả, lớp học độc giả, khoá học độc giả, năm học. Cập nhật: Tiêu chuẩn: Sách, bạn đọc, khoá học, phân loại, môn loại, ngôn ngữ, nhà xuất bản, mượn trả. Thống kê: Sách: Tiêu chuẩn: Thống kê sách còn, sách mất, sách thanh lý, sách đền. Độc giả: Tiêu chuẩn: Độc giả vi phạm nội quy. Thống kê mượn trả sách: Theo ngày, tháng, năm. b. Các số liệu lưu trữ: STT Tên Mục đích Thông tin lưu trữ 1 SÁCH Lưu trữ các thông tin liên quan đến sách Mã sách, mả thể loại, tên sách, tên tác giả,NXB, năm xuất bản,,lan XB, số lượng, Giá sách,số trang 2 ĐỘC GIẢ Lưu trữ các thông tin liên quan tới độc giả làm thẻ đọc sách Số thẻ, họ tên,địa chỉ,lần cấp, ngày cấp,ngày hết hạn,Enail 3 THỂ LOẠI SÁCH Lưu trữ thông tin liên quan đến thể loại sách Mã thể loại, tên thể loại 4 PHIẾU MƯỢN Lưu các thông tin về mượn trả sách của độc giả Số phiếu,số thẻ, mã sách,số tiền, ngày mượn ,ngày trả 5 PHIẾU THU Lưu các thông tin về số tiền thu của độc giả vi phạm Số phiếu,số thẻ ,tên phiếu,lí do ,số tiền,ngày lập phiếu 2. Sơ đồ phân ra chức năng Hệ thống quản lý Quản lý độc giả Cấp thẻ độc giả Xoá độc giả Tìm kiếm độc giả Hủy thẻ độc giả Thống kê báo cáo Sách Độc giả Mượn trả sách Quản lý sách CN Thể loại Cập nhật sách Tra cứu sách Mượn – trả sách Mượn sách Trả sách Nhắc trả sách 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh quản lý thư viện. Ở mức này ban quản lý,thủ thư, bộ phận bổ sung tài liệu, độc giả có quan hệ trực tiếp với chức năng chính của hệ thống, chức năng này chỉ ở mức khung cảnh, nghĩa là chức năng này bao gồm nhiều hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó. Ở đây là 1 chức năng: Quản lý thư viện. Quản lý Thư viện Ban quản lý Độc giả Sách mới Yêu cầu bổ sung sách Yêu cầu Kết quả Yêu cầu báo cáo thống kê Báo cáo thống kê BP.Bổ xung tài liệu Thủ thư Yêu cầu Kết quả 4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. Ở mức này ban quản lý, bộ phận bổ sung tài liệu, thủ thư có quan hệ trực tiếp với các chức năng chính của hệ thống, các chức năng này chưa ở mức chi tiết, nghĩa là mỗi chức năng này bao gồm một hệ thống hoạt động với mục tiêu được gắn với nó. Ở đây gồm 3 chức năng lớn và 2 chức năng con là: Quản lý sách, quản lý độc giả qua việc quản lý cấp thẻ, quản lý việc cho độc giả mượn sách và trả sách, thống kê báo cáo. Chức năng quản lý sách làm nhiệm vụ quản lý sách có tại thư viện, công việc chính là lập mã số sách và quản lý sách. Khi có yêu cầu mua sách, bộ phận bổ sung tài liệu sẽ mua sách về, tiến hành xử lý sách, viết fic cho sách. Sau đó lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu hệ thống về sách là: “Hồ sơ quản lý sách”, đưa fic vào hộp fic để độc giả tra cứu sách và chuyển sách về kho sách. Chức năng quản lý độc giả ở đây là chức năng quản lý việc cấp thẻ cho độc giả. Công việc chính là lập mã số độc giả và quản lý thông tin về độc giả: Khi độc giả đến làm thẻ đọc sách, phải khai báo đầy đủ thông tin theo yêu cầu về độc giả cho bộ phận cấp thẻ độc giả. Bộ phận này sẽ kiểm tra trong hồ sơ cấp thẻ và hồ sơ xử lý vi phạm xem độc giả có vi phạm kỷ luật mà không thi hành hay không, nếu độc giả không vi phạm hay vi phạm kỷ luật mà đã hết hạn kỷ luật, đồng thời thông tin độc giả khai báo là hợp lệ thì sẽ tiến hành lập mã số cho độc giả, và lưu quá trình xử lý vào kho dữ liệu “Hồ sơ cấp thẻ” của hệ thống. Sau đó bộ phận này sẽ cấp cho độc giả một thẻ đọc sách. Quản lý mượn sách làm nhiệm vụ quản lý việc mượn sách của độc giả, công việc chính là lập phiếu mượn sách và cho mượn sách : Độc giả muốn mượn sách phải biết thông tin về sách chứa trong các hộp fic. Khi độc giả đến mượn sách phải đưa thẻ đọc sách và phiếu yêu cầu đã điền đủ thông tin cho thủ thư. Thủ thư sẽ kiểm tra tính hợp lệ của thẻ và phiếu yêu cầu, nếu không phù hợp thì sẽ trả lại cho độc giả ngược lại sẽ lấy sách trong kho theo yêu cầu. Sau đó thủ thư kiểm tra phiếu mượn của độc giả để quyết định cho mượn hay không, nếu cho mượn thì cập nhật phiếu mượn, hồ sơ quản lý sách và yêu cầu độc giả ký nhận sách trước khi giao sách. Quản lý trả sách làm nhiệm vụ quản lý việc trả sách của độc giả: Khi độc giả đến trả sách phải đưa thẻ đọc sách cùng với sách cho thủ thư. Thủ thư sẽ cất sách vào vị trí trong kho và yêu cầu thi hành kỷ luật với các độc giả vi phạm, đồng thời cập nhật vào hồ sơ xử lý vi phạm. Thống kê làm nhiệm vụ: Thống kê sách của thư viện bao gồm sách còn, sách đã mất, sách thanh lý bằng cách lấy thông tin từ hồ sơ quản lý sách…. Thống kê mượn trả sách bằng cách lấy các thông tin cần thiết từ phiếu mượn. Thống kê độc giả vi phạm từ hồ sơ xử lý vi phạm. Yêu cầu cấp thẻ Độc giả Ban quản lý BP.Bổ sung tài liệu Thống kê báo cáo Quản lý sách QL.Mượn sách Quản lý độc giả Phiếu mượn Hồ sơ cấp thẻ Hồ sơ xử lý vi phạm Hồ sơ quản lý sách Kho sách Fic lưu thông tin sách Thẻ/Yêu cầu mượn sách Sách/Không chấp nhận Thẻ/ Không chấp nhận Yêu cầu thông tin Báo cáo Phiếu mượn Hồ sơ xử lý vi phạm Yêu cầu mua sách Sách mới Thủ thư Sách yêu cầu Thông tin sách QL.Trả sách Độc giả Thẻ, Sách Phạt/Không, thẻ 5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh. a. Chức năng quản lý sách: Khi có sách mới, bộ phận quản lý sách sẽ đóng dấu thư viện lên sách, xác định phân loại sách, xác định môn loại sách và gán mã số cho sách theo cách thức sau: Mã sách gồm 2 phần là phần chữ và phần số Phần chữ là mã thể loại của sách Phần số là 4 số xếp theo thứ tự tăng dần Sau đó viết fic rồi cập nhật vào hồ sơ quản lý sách của thư viện căn cứ trên phiếu quản lý sách, đưa sách vào vị trí trong kho và fic vào hộp fic. Đối với sách đã có nhưng thêm số lượng thì tiến hành tìm sách và hiệu chỉnh thông tin về sách trong hồ sơ quản lý sách, fic sách và đưa vào vị trí trong kho. Sửa BP.Bổ sung tài liệu Thêm sách mới Tìm kiếm Kho sách Yêu cầu bổ sung sách Sách mới Thông tin sách cần tìm Hồ sơ quản lý sách Phích lưu thông tin sách Kết quả tìm b. Chức năng quản lý độc giả : Khi có độc giả đến làm thẻ đọc sách, bộ phận cấp thẻ độc giả yêu cầu độc giả điền đầy đủ thông tin vào phiếu đăng ký và nộp lại cho bộ phận QLTV, đồng thời độc giả phải nộp 1 hình 3x4 để dán vào thẻ đọc sách cùng với lệ phí làm thẻ. Tiếp đó bộ phận này sẽ đánh mã số độc giả theo quy định của thư viện. Mã số độc giả chính là số thẻ đọc sách và là số thứ tự của độc giả đến làm thẻ, gồm tối đa là 6 ký tự và nhập vào hồ sơ cấp thẻ. Vì thẻ chỉ có giá trị trong 1 năm, nên khi có đợt làm thẻ mới mà độc giả đã có thẻ cũ thì bộ phận cấp thẻ độc giả sẽ tìm độc giả để sửa lại thông tin cần thay đổi về độc giả. Xoá độc giả đối với các độc giả vi phạm nội quy của thư viện. Thêm thẻ mới Xoá Sửa Độc giả Hồ sơ xử lý vi phạm Hồ sơ cấp thẻ Phiếu mượn Yêu cầu cấp thẻ Thẻ/ Không chấp nhận Tìm kiếm Thông tin độc giả cần tìm Kết quả tìm Danh sách xoá Hồ sơ cấp thẻ c. Chức năng quản lý mượn sách: Độc giả đến mượn sách sẽ nhận phiếu yêu cầu từ thủ thư để điền các thông tin về độc giả và sách cần mượn. Thủ thư sẽ lấy thông tin từ hồ sơ cấp thẻ và phiếu yêu cầu để kiểm tra nếu không phù hợp thì không chấp nhận yêu cầu mượn sách của độc giả, nếu chấp nhận thì sẽ lấy sách trong kho dựa vào thông tin trên phiếu yêu cầu. Trước khi thủ thư giao sách và thẻ cho độc giả thì độc giả phải ký nhận vào phiếu yêu cầu của mình và giao lại cho thủ thư. Sau đó thủ thư sẽ đưa thông tin về mượn sách vào hồ sơ quản lý sách và phiếu mượn. Ký mượn sách Kiểm mượn sách Thủ thư Độc giả Fic lưu thông tin sách Hồ sơ quản lý sách Kho sách Thẻ, Yêu cầu mượn sách Tìm kiếm sách Không chấp nhận Yêu cầu kiểm tra Kết quả Thông tin sách cần tìm Kết quả Yêu cầu sách Sách yêu cầu Giao sách, Thẻ Phiếu mượn Hồ sơ cấp thẻ Phiếu mượn d. Chức năng quản lý trả sách: Khi độc giả đến trả sách thì thủ thư sẽ kiểm tra sách, nếu sách không phù hợp thì trả lại sách cho độc giả và yêu cầu độc giả thi hành kỷ luật và cập nhật vào hồ sơ xử lý vi phạm, nếu sách phù hợp thì yêu cầu độc giả ký trả sách rồi cập nhật vào phiếu mượn của độc giả và đưa sách về kho. Ký trả sách Phiếu mượn Thủ thư Hồ sơ xử lý vi phạm Kiểm tra sách Yêu cầu kiểm tra Kết quả Độc giả Sách, Thẻ Sách không phù hợp Yêu cầu ký trả sách Kho sách Kết quả Thẻ e. Chức năng thống kê: Chức năng thống kê ở đây là việc in báo cáo thống kê về sách, độc giả vi phạm, thống kê về tình hình mượn trả sách. Ban quản lý In báo cáo Hồ sơ quản lý sách Yêu cầu báo cáo Phiếu mượn Hồ sơ xử lý vi phạm Báo cáo 6. Mô hìn