Đồ án Xây dựng chương trình quản lý công văn trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng

t,hiệu quả sản xuất và giảm giá thành sản phẩm nhờ sử dụng hợp lý các nguồn lực. Tăng uy tín trên thương trường. Chứng chỉ ISO có giá trị như “Giấy thông hành” để các doanh nghiệp mở rộng thị trường và thâm nhập vào thị trường quốc tế. Hệ thống quản lý chất lượng ISO là công cụ quản lý hiệu quả để các doanh nghiệp quản lý tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh đồng thời tiến hành các hoạt động cải tiến năng cao năng suất chất lượng. Giới thiệu chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là gì? Tiêu chuẩn ISO 9000 là bộ các tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn quản lý chất lượng: Mục đích của hệ thống đảm bảo chất lượng là giúp các hoạt động của doanh nghiệp có tính hệ thống và độ tin cậy cần thiết , luôn đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm 20 tiêu chuẩn , trong đó có ba tiêu chuẩn chính là ba mô hình đảm bảo chất lượng và được dùng làm cơ sở cho chứng nhận hệ thống chất lượng của bên thứ 3. Ba bộ tiêu chuẩn chính: ISO 9001 –Mô hình đảm bảo chất lượng trong Thiết kế/Triển khai,Sản xuất,Lắp đặt và Dịch vụ kỹ thuật ISO 9002 –Mô hình đảm bảo chất lượng trong Sản xuất,Lắp đặt và Dịch vụ kỹ thuật ISO 9003 –Mô hình đảm bảo chất lượng trong Kiểm tra và Thử nghiệm cuối cùng. Các tiêu chuẩn khác là các tiêu chuẩn hỗ trợ nhằm mục đích hướng dẫn lựa chọn , áp dụng cũng như các thuật ngữ và định nghĩa. Tám nguyên tắc: Định hướng tập trung vào khách hàng. Vai trò của lãnh đạo. Sự tham gia của mọi người. Tiếp cận quá trình. Biện pháp quản lý mang tính hệ thống. Cải tiến liên tục. Tiếp cận thực tế để đề ra quyết định. Đem lại niềm tin cho khách hàng. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm những gì? Các tiêu chuẩn trong Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 nhằm cung cấp một hệ thống các tiêu chuẩn cốt yếu chung có thể áp dụng rộng rãi được trong Công Nghiệp cũng như trong các hoạt động khác. Các tiêu chuẩn trong “Gia Đình ISO” này gồm các tiêu chuẩn quy định về hệ thống chất lượng và các tiêu chuẩn hướng dẫn liên quan, bao gồm: ISO 9000-1 : Đây là tiêu chuẩn có vai trò hướng dẫn chung cho bộ tiêu chuẩn ISO 9000. Đảm bảo: việc hiểu và áp dụng đúng bộ tiêu chuẩn ISO.9000 và việc thống nhất hoàn toàn về kết cấu và nội dung của lần xét trong tương lai bộ tiêu chuẩn ISO 9000. ISO 9000-2 : Đây là tiêu chuẩn nhằm đưa ra các hướng dẫn cho việc áp dụng các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003. Các hướng dẫn của tiêu chuẩn này được áp dụng cho tất cả các điều khoản tương ứng trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (ISO 9001, ISO 9002, ISO 9003). ISO 9000-3 : Tiêu chuẩn này đưa ra một số hướng dẫn cho hệ thống chất lượng trong quá trình phát triển, cung cấp và bảo trì phần mềm. Đồng thời tiêu chuẩn này đề cập tới những trường hợp phát triển sản phẩm phần mềm cụ thể được ghi trong hợp đồng theo các yêu cầu quy định của người mua. ISO 9000-4 : Tiêu chuẩn này cung cấp, hướng dẫn quản lý chương trình tính tin cậy. Nó đưa ra một số đặc điểm thiết yếu của chương trình tính tin cậy phù hợp cho việc lập kế hoạch, tổ chức, định hướng và kiểm soát các nguồn lực để sản xuất sản phẩm có chất lượng và được bảo quản. ISO 9001: Đây là một trong ba tiêu chuẩn về các hệ thống chất lượng có thể được sử dụng để đảm bảo chất lượng đối với bên ngoài. ISO 9002 : Tiêu chuẩn này được áp dụng khi bên cung ứng đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu quy định trong sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kĩ thuật. ISO 9003 : Tiêu chuẩn này được áp dụng khi bên cung ứng đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu quy định trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng. ISO 9004-1 : Tiêu chuẩn này đưa ra những hướng dẫn về quản lý chất lượng và các yếu tố của hệ thống chất lượng. Các yếu tố của hệ thống chất lượng phù hợp với việc sử dụng khi triển khai và thực hiện một hệ thống chất lượng nội bộ toàn diện và hiệu quả nhằm đảm bảo thoả mãn yêu cầu của khách hàng. ISO 9004-2 : Đây là tiêu chuẩn cung cấp các hướng dẫn để lập và thực hiện hệ thống chất lượng trong phạm vi của một tổ chức. ISO 9004-3 : Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn cho việc áp dụng việc quản lý chất lượng cho các vật liệu chế biến. ISO 9004-4 : Tiêu chuẩn này đưa ra các hướng dẫn về quản lý để thực hiện cải tiến chất lượng liên tục trong một tổ chức. Lựa chọn và sử dụng các tiêu chuẩn về chất lượng Khái quát Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 có hai loại tiêu chuẩn hướng dẫn. Hướng dẫn áp dụng cho mục đích đảm bảo chất lượng được đưa ra trong một số phần của TCVN ISO 9000. Hướng dẫn áp dụng đặc trưng cho mục đích quản lý chất lượng được đưa ra trong các phần của TCVN ISO 9004: đưa ra những trích dẫn tham khảo có ích. Các tiêu chuẩn có số hiệu TCVN 5950 (ISO 10000) được sử dụng để trích dẫn tham khảo. Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 nhấn mạnh đến việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, thiết lập các trách nhiệm về mặt chức năng và tầm quan trọng của việc đánh giá (càng nhiều càng tốt) các rủi ro và lợi ích tiềm tàng. Tất cả các khía cạnh này cần được xem xét trong khi thiết lập và duy trì hệ thống chất lượng có hiệu quả và việc không ngừng cải tiến hệ thống chất lượng này. Lựa chọn và sử dụng TCVN ISO 9000-1: làm rõ những khái niệm cơ bản liên quan đến chất lượng và đưa ra hướng dẫn để lựa chọn và sử dụng bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 với mục đó. Áp dụng Chọn TCVN ISO 9000-2: hướng dẫn việc thực hiện các điều quy định trong các tiêu chuẩn đảm bảo chất lượng và đặc biệt có ích trong khi thực hiện lần đầu. Phần mềm: TCVN ISO 9000-3: đưa ra hướng dẫn tạo thuận lợi cho việc áp dụng TCVN ISO 9001 trong các tổ chức phát triển, cung cấp và bảo trì phần mềm bằng cách gợi ý các phương pháp và kiểm soát thích hợp phục vụ cho mục đích này. Độ tin cậy: TCVN ISO 9000-4: đưa ra hướng dẫn về quản lý chương trình độ tin cậy. Nó bao gồm các đặc điểm chủ yếu của một chương trình tổng thể đảm bảo độ tin cậy đối với việc lập kế hoạch tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các nguồn lực để sản xuất ra các sản phẩm tin cậy và có thể bảo dưỡng được. Đảm bảo chất lượng: (thiết kế, triển khai, sản xuất, lắp đặt và dịch vụ kĩ thuật) Sử dụng TCVN ISO 9002: khi cần phải chứng minh khả năng của bên cung ứng trong việc kiểm soát các quá trình sản xuất sản phẩm phù hợp. TCVN ISO 9002 quy định mô hình đảm bảo chất lượng cho mục đích này. Đảm bảo chất lượng: (kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng) TCVN ISO 9003: khi sự phù hợp với các yêu cầu quy định được bên cung ứng đảm bảo chỉ trong kiểm tra và thử nghiệm cuối cùng. TCVN ISO 9003 quy định mô hình đảm bảo chất lượng cho mục đích này. Quản lý chất lượng: TCVN ISO 9004-1: đưa ra một danh mục rộng rãi các yếu tố của hệ thống chất lượng thích hợp với tất cả các hoạt động và giai đoạn trong chu trình sống của sản phẩm nhằm giúp cho tổ chức lựa chọn và áp dụng các yếu tố phù hợp với nhu cầu của mình. Dịch vụ: TCVN ISO 9004-2 : dùng tham khảo cho các tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm của họ có kèm theo dịch vụ. Vật liệu qua chế biến: TCVN ISO 9004-3 : bổ sung cho hướng dẫn của TCVN ISO 9004-1. Cải tiến chất lượng: TCVN ISO 9004-4 : nêu lên những khái niệm và nguyên tắc cơ bản, hướng dẫn về quản lý và phương pháp luận (các công cụ và kĩ thuật) cho việc cải tiến chất lượng. Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng như thế nào? Hệ thống quản lý của một tổ chức bị chi phối bởi mục đích, sản phẩm và thực tiễn cụ thể của tổ chức đó. Do vậy, hệ thống chất lượng cũng rất khác nhau giữa tổ chức này với tổ chức kia. Mục đích cơ bản của quản lý chất lượng là cải tiến các hệ thống và quy trình nhằm đạt được sự cải thiện chất lượng liên tục. Các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 mô tả các yếu tố mà hệ thống chất lượng nên có nhưng không mô tả cách thức mà một tổ chức cụ thể thực hiện các yếu tố này. Các tiêu chuẩn này không có mục đích đồng nhất hóa các hệ thống chất lượng. Nhu cầu của các tổ chức là rất khác nhau. Việc xây dụng và thực hiện một hệ thống chất lượng cần thiết phải chịu sự chi phối của mục đích cụ thể, sản phẩm và quá trình cũng như thực tiễn cụ thể của tổ chức. Một tổ chức cần có mục tiêu và trách nhiệm chính đối với chất lượng Đạt được, duy trì và cố gắng cải tiến không ngừng chất lượng sản phẩm của mình theo các yêu cầu về chất lượng. Cải tiến chất lượng các hoạt động của chính mình để luôn luôn đáp ứng tất cả các nhu cầu đã công bố hoặc còn tiềm ẩn của khách hàng như của những người có lợi ích liên quan. Tạo lòng tin cho lãnh đạo của mình và những nhân viên khác rằng các yêu cầu về chất lượng đang được thực hiện và duy trì, việc cải tiến chất lượng đang được tiến hành. Tạo lòng tin cho khách hàng và những người có lợi ích liên quan khác rằng các yêu cầu về chất lượng đã và đang đạt được trong các sản phẩm cung cấp. Tạo lòng tin rằng các yêu cầu về hệ thống chất lượng đã được đáp ứng. Những người có lợi ích liên quan và mong muốn của họ: Người có lợi ích liên quan của bên cung ứng Mong muốn hoặc nhu cầu điển hình Khách hàng Nhân viên Lãnh đạo Bên cung ứng phụ Xã hội Chất lượng sản phẩm Thỏa mãn về sự nhiệp, công việc Hiệu quả đầu tư Tiếp tục khả năng làm ăn Sự quản lý có trách nhiệm Bên cung ứng cần thỏa mãn những mong muốn và nhu cầu của tất cả những người có liên quan về lợi ích của mình. Phân loại sản phẩm theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 Bốn nhóm sản phẩm bao quát tất cả các loại sản phẩm do các tổ chức cung cấp: Phần cứng : sản phẩm hữu hình, riêng biệt, có hình dạng để phân biệt. Phần mềm : sản phẩm trí tuệ gồm có thông tin diễn đạt thông qua sự hỗ trợ của vật trung gian. Vật liệu đã chế biến : sản phẩm hữu hình được tại ra bằng cách chuyển nguyên liệu sang trạng thái mong muốn. Dịch vụ : kết quả tạo ra do các hoạt động trong tiếp xúc giữa bên cung cấp và khách hàng, và do các hoạt động nội bộ của bên cung cấp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được áp dụng cho cả bốn nhóm sản phẩm trên và các yêu cầu của hệ thống chất lượng chủ yếu là giống nhau đối với bốn nhóm sản phẩm này. Mục tiêu của các hướng dẫn và các yêu cầu của các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là đáp ứng các nhu cầu cho cả bốn khía cạnh chất lượng sản phẩm. Bốn khía cạnh chính tạo nên chất lượng sản phẩm: Chất lượng do việc xác định các nhu cầu đối với sản phẩm. Chất lượng do thiết kế sản phẩm. Chất lượng do phù hợp thiết kế của sản phẩm. Chất lượng do việc hỗ trợ sản phẩm. Tất các các khía cạnh đều góp phần tạo nên chất lượng của sản phẩm. Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đưa ra một cách rõ ràng những hướng dẫn chung về quản lý chất lượng và các yêu cầu đảm bảo chất lượng với bên ngoài. Quá trình Các tiêu chuẩn trong bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 được thiết lập dựa trên nhận thức rằng tất cả công việc được hoàn thành bằng một quá trình. Quá trình Đầu vào Đầu ra Hình 2-Đầu vào/ra của một quá trình Mỗi quá trình có đầu vào, đầu ra là kết quả của quá trình. Đầu ra là sản phẩm hữu hình hoặc vô hình. Quá trình tự nó là sự chuyển hoá làm tăng giá trị. Có những thời cơ thực hiện các phép đo đối với đầu vào tại những vị trí khác nhau trong quá trình cũng như đầu ra. Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu theo tiêu chuẩn ISO Cơ cấu tổ chức CƠ CẤU TỔ CHỨC ĐẢNG ỦY BAN GIÁM HIỆU HỘI ĐỒNG KHOA HỌC ĐÀO TẠO K. SP KỸ THUẬT KHOA HÓA KHOA ĐIỆN K. CN NHIỆT- ĐL KHOA CNTT K. XD CẦU ĐƯỜNG KHOA ĐTVT K. XD DD & CN K. XD THỦY LỢI- TĐ KHOA CƠ KHÍ KHOA CƠ KHÍ GT K. SP KỸ THUẬT DỰ ÁN ĐT KS CLC PHÒNG HCTH P. ĐT & CTSV TỔ TÀI VỤ PHÒNG BAN CÔNG ĐOÀN ĐOÀN THANH NIÊN HỘI SINH VIÊN HỘI C.C.BINH ĐOÀN THỂ KHOA Hình 3-Cơ cấu tổ chức Xây dựng quy trình kiểm soát tài liệu Mục đích Đảm bảo tất cả tài liệu thuộc Hệ thống Chất lượng được kiểm soát chặt chẽ, phân phối đến tất cả các bộ phận, phòng, khoa có liên quan và phòng ngừa việc sử dụng các tài liệu không phù hợp, không được kiểm soát. Thủ tục này cũng quy định cả việc kiểm soát tài liệu bên ngoài, tài liệu ở dạng điện tử và công văn đi/đến. Phạm vi áp dụng Đối tượng áp dụng: Tài liệu thuộc Trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng Công văn đến và đi. Trách nhiệm áp dụng: Tất cả các phòng ban,các khoa thuộc Hệ thống Chất lượng của Trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng Tài liệu tham khảo Sổ tay chất lượng 1-QMS-01 Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và các văn bản liên quan khác Từ viết tắt và định nghĩa Tài liệu hệ thống chất lượng bao gồm: Chính sách, mục tiêu, Sổ tay, các qui trình, hướng dẫn công việc và các biểu mẫu. Tài liệu đào tạo, giảng dạy, nghiên cứu của các đơn vị/Khoa: Các giáo trình, bài giảng, các đề thi, đề bài kiểm tra, các tài liệu của dự án nghiên cứu (báo cáo cuối cùng). Tài liệu bên ngoài bao gồm: Các văn bản Luật (thí dụ: Luật giáo dục), Nghị định chính phủ, Qui định, Quy chế của Bộ Giáo dục, các văn bản chỉ đạo của các cấp UB, Sở Ban Ngành khác, và từ Đại học Đà Nẵng. Công văn đi và đến Nội dung Tài liệu hệ thống: Lưu đồ : STT Trách nhiệm Sơ đồ Biểu mẫu 1 Các thành viên của Hệ thống 1-QMS-04/F01 2 Trưởng phòng/khoa 3 Ban Giám hiệu ĐDLĐ/ 4 Ban ISO/Phòng/Khoa 1-QMS-04/F02 1-QMS-04/F03 5 Các đơn vị trực thuộc 1-QMS-04/F02 Diễn giải: Bước 1:Yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu Khi cần thiết mọi chuyên viên thuộc Hệ thống chất lượng có yêu cầu về soạn thảo hoặc sửa đổi tài liệu sẽ ghi nhận vào phiếu “Yêu cầu soạn thảo/áp dụng/sửa đổi tài liệu” theo biểu mẫu 1-QMS-04/F01 và gửi cho trưởng/phó phòng/khoa xem xét. Bước 2: Trưởng/Phó phòng/khoa xem xét và xác định người thực hiện soạn thảo a. Nếu “Yêu cầu soạn thảo/sửa đổi tài liệu” phù hợp, trưởng/phó phòng-khoa sẽ ký xác nhận đồng ý cho soạn thảo/ sửa đổi trên phiếu. Phân công người thực hiện.Nếu không đồng ý sửa đổi, trưởng/phó phòng-khoa ghi nhận lại và gửi trả phiếu lại cho người yêu cầu. b. Nếu là tài liệu của hệ thống (Chính sách, mục tiêu, Sổ tay chất lượng…) hoặc tài liệu có liên quan đến nhiều phòng /khoa khác thì gửi phiếu yêu cầu đã được cấp Phòng/ khoa xem xét cho ĐDLĐ (đại diện lãnh đạo) để phân công người thực hiện. Bước 3: Ban Giám hiệu xem xét phê chuẩn: a. Nếu có điểm không phù hợp, hoặc không rõ ràng, người xem xét/phê duyệt có trách nhiệm thảo luận với người soạn thảo/sửa đổi tài liệu và các bộ phận có liên quan để cho phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn và thực tiễn hoạt động. Nếu phù hợp, ký xác nhận và ban hành. b. Nếu là tài liệu của hệ thống, hoặc tài liệu liên quan đến nhiều đơn vị Phòng / khoa, ĐDLĐ xem xét phân công người thực hiện, và đưa phê duyệt. c. Quy định về người soạn thảo, xem xét và phê duyệt như sau: Loại tài liệu Người soạn thảo Người xem xét Người phê duyệt Chính sách và mục tiêu Đại diện lãnh đạo hoặc người được ủy quyền. Ban Giám hiệu Ban Giám hiệu Sổ tay Đại diện lãnh đạo hoặc người được ủy quyền Ban Giám hiệu Ban Giám hiệu Các thủ tục, quy trình Các Trưởng phòng/Khoa hoặc người được ủy quyền Trưởng Phòng/Khoa Ban Giám hiệu Các hướng dẫn công việc, biểu biểu mẫu Chuyên viên các bộ phận. Người được ủy quyền Trưởng phòng/ Khoa Bước 4: Ban hành, phân phối (thu hồi, xử lý) a. Đối với tài liệu hệ thống: Tài liệu đã được phê duyệt (có chữ ký gốc màu xanh) được xem là tài liệu gốc do Ban ISO giữ. Ban ISO sẽ cập nhật vào danh mục “Danh mục tài liệu Hệ thống chất lượng” theo biểu mẫu 1-QMS-04/F02, sao chép tài liệu để phân phối cho các bộ phận có liên quan, lưu trữ bản gốc. Tài liệu sao chép sẽ được đóng dấu đỏ “CONTROLLED” (Dấu 1). Hình thức con dấu “CONTROLLED” như sau: Bộ phận liên quan khi nhận tài liệu đã ban hành phải ký nhận vào SỔ PHÂN PHỐI TÀI LIỆU theo biểu mẫu 1-QMS-03/F03. b. Hủy tài liệu Sau khi cập nhật tài liệu mới, các phòng ban phải tự hủy tài liệu lỗi thời Bản gốc ở Ban ISO OBSOLETE …………………DEPT DATE:….../……/……. phải được đóng dấu “OBSOLETE” hoặc dùng bút màu đỏ gạch chéo trên trang kiểm soát.Và chỉ lưu tài liệu gốc trước tài liệu hiện hành 1 lần ban hành . Đối với những tài liệu bị hư hại (rách, nhàu nát …) người có trách nhiệm lưu giữ tài liệu đề nghị cấp lại bản mới và tự hủy bản cũ. Bước 5: Trách nhiệm sử dụng của các bộ phận : - Từng bộ phận phải lập danh mục tài liệu hệ thống cho phòng/Khoa mình theo biểu mẫu 1-QMS-03/F02. - Bộ phận liên quan phải lưu giữ tài liệu ở nơi thuận tiện, dễ sử dụng. - Tuyệt đối không sử dụng các tài liệu đã lỗi thời, hết hiệu lực. Tài liệu giảng dạy (giáo trình, bài giảng, đề thi, bài kiểm tra): Phân công soạn thảo: Thông qua các Hội nghị khoa học của Khoa hoặc các buổi sinh hoạt chuyên môn của Bộ môn sẽ phân công việc soạn thảo/chỉnh sửa các tài liệu liên quan đến đào tạo (giáo trình, bài giảng, bài thi, đề kiểm tra). Việc phân công phải để lại hồ sơ, có thể là biên bản họp. Khi cần tham khảo các tài liệu bên ngoài, các phòng/khoa tự sao chép và kiểm soát tính hiện hành và hợp lệ của tài liệu. Đối với tài liệu giảng dạy: tùy theo quy định của Khoa về cách thức ban hành cũng như phương tiện sử dụng (in sách, đưa lên mạng hay bằng các phương tiện nghe nhìn khác). Các Khoa lập danh mục các tài liệu đào tạo của đơn vị mình, trong đó có đề cập đến phương thức ban hành. Nếu tài liệu đào tạo cho một ngành mới sẽ đựơc kiểm soát theo dự án, không phải là đối tượng áp dụng của quy trình này trong quá trình soạn thảo. Tuy nhiên khi đã ban hành áp dụng thì phải tuân thủ. Việc hủy các tài liệu đào tạo (nhất là các đề thi, bài thi) xem quy định của Bước 4-mục b Kiểm soát tài liệu bên ngoài Tất cả các tài liệu bên ngoài được tham khảo, tùy mức độ quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng của việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu các đơn vị phân công người lập danh mục để kiểm soát tính hiện hành (có thể sử dụng ở dạng Sổ tay giáo viên, Sổ tay sinh viên). Kiểm soát công văn đi/đến Kiểm soát công văn đến. Để kiểm soát được công văn đến cần đảm bảo những yêu cầu sau đây : Ngoài giờ làm việc Bảo vệ sẽ nhận công văn đến và giao toànbộ công văn cho văn thư trường. Trường hợp khẩn cấp thì phải giao ngay cho Văn thư trường khi có yêu cầu. Văn thư phải xem kỹ và xác định bao bì tài liệu có phải của đơn vị mình không? Nếu không phải thì phải hoàn trả lại cho bưu tá, bưu điện. Nếu công văn thư đến gởi cho trường, Văn thư được bóc ra và vào sổ CV đến theo biểu mẫu 1-QMS-03/F04, đóng dấu “CÔNG VĂN ĐẾN” và ghi số thứ tự, ngày tháng năm trên dấu “Công văn đến” để xác định thời gian công văn đến, sau đó văn thư sẽ chuyển trực tiếp cho đơn vị nhận (theo yêu cầu của Trưởng phòng HCTH) và ký giao nhận trên Sổ công văn đến theo biểu mẫu 1-QMS-03/F04. Kiểm soát công văn đi Các phòng/khoa tự kiểm soát công văn đi (Sổ công văn đi/đến của Khoa) Riêng các công văn gửi cho các cơ quan ngoài trường phải ghi vào “Sổ công văn đi” của Trường theo biểu mẫu 1-QMS-03/F05. Kiểm soát fax đến/fax đi: Phòng HCTH sẽ lập phiếu theo dõi fax đến, ghi vào phiếu khi nhận Fax và sẽ lưu trữ phiếu này. Các đơn vị tự chịu trách nhiệm kiểm soát các công văn đi theo đường fax theo biểu mẫu 1-QMS-04/F06. Kiểm soát tài liệu trên máy tính Các Phòng/Khoa sử dụng các phần mềm quản lý (quản lý đào tạo bao gồm quản lý nhân sự, giáo viên, phầm mềm ứng dụng, mô phỏng…) thì việc bảo trì các phần mềm theo hợp đồng với các nhà cung cấp hoặc có hướng dẫn bảo trì · Các máy tính thuộc hệ thống phải được cài đặt phần mềm chống virus (vd: OfficeScan ) · Các dữ liệu quan trọng như: về nhân sự, Chương trình quản lý sinh viên, thời khóa biểu, kết quả tốt nghiệp, các số liệu báo cáo thống kê, thì tại mỗi phòng ban chỉ định các chuyên viên sử dụng phần mềm phải chịu trách nhiệm cập nhật, backup dữ liệu, phòng chống virus và theo dõi sao chép dữ liệu dự phòng. Nếu dữ liệu sao chép nhiều thì phải lập danh mục để kiểm soát. Hồ sơ lưu trữ STT Tên hồ sơ Nơi lưu Hình thức lưu Thời gian lưu Phương pháp hủy 1 Phiếu yêu cầu soạn thảo/ sửa đổi tài liệu Các đơn vị Văn bản 3 năm Máy hủy 2 Danh mục tài liệu của hệ thống Ban ISO Văn bản 3 năm Máy hủy 3 Sổ phân phối tài liệu hệ thống. Ban ISO Văn bản 3 năm Máy hủy 4 Sổ công văn đến P.HCTH Văn bản 5 năm Máy hủy 5 Sổ công văn đi P.HCTH Văn bản 5 năm Máy hủy 6 Phiếu nhận fax P.HCTH Văn bản 5 năm Máy hủy 7 Phiếu kiểm tra fax đi. P.HCTH Văn bản 5 năm Máy hủy Biểu mẫu ban hành STT Mã hiệu Tên biểu mẫu 1 1-QMS-03/F01 Phiếu yêu cầu soạn thảo/ sửa đổi tài liệu. 2 1-QMS-03/F02 Danh mục tài liệu của hệ thống 3 1-QMS-03/F03 Sổ phân phối tài liệu hệ thống. 4 1-QMS-03/F04: Sổ công văn đến 5 1-QMS-03/F05 Sổ công văn đi 6 1-QMS-03/F06 Phiếu nhận fax. 7 1-QMS-03/F07 Phiếu kiểm soát fax đi ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG HỆ THỐNG Chức năng quản lý văn bản Phân quyền cho người sử dụng và giao diện hiển thị cho từng loại văn bản. Các thao tác: Nhập mới: do văn thư (có thể cả lãnh đạo thực hiện), sau khi nhận được văn bản văn thư thực hiên scan văn bản và lưu vào máy tính của văn thư, thực hiện nhập văn bản lưu vào hệ thống quản lý văn bản. Văn thư trường: Nhận văn bản đến (từ bên ngoài), soạn văn bản đi. Văn thư phòng ban: Soạn văn bản đi. Sửa đổi do văn thư (và lãnh đạo) thực hiện khi chưa thực hiện chuyển, sửa văn bản do họ tạo, đổi vị trí lưu nếu cần. Văn thư trường: Sửa văn bản đến (từ bên ngoài), sửa văn bản đi Văn thư phòng ban: Sửa văn bản đi Xóa văn bản do văn thư (và lãnh đạo) thực hiện khi chưa thực hiện chuyển, được phép xóa các văn bản do họ tạo ra. Nhận văn bản: Do văn thư thực hiện, sau khi tiếp nhận thì thực hiện lưu trữ theo các vị trí đã tổ chức trong phòng và có thể thực hiện chuyển văn bản. Chức năng thống kê, tìm kiếm Đây là công cụ cho phép người dùng có thể tìm kiếm, truy lục các văn bản và thực hiện thống kê một cách nhanh chóng. Các thao tác: Thống kê: theo thời gian, loại văn bản... Tìm kiếm: Có thể thực hiện công việc tìm kiếm theo nhiều tiêu chí khác nhau như: từ khóa, theo loại, theo thời gian nhận, gửi, lưu văn bản ... Sơ đồ hệ thống LƯU TRỮ Đăng nhập QUẢN LÝ VĂN BẢN Tạo tài khoản HỆ THỐNG TRA CỨU BÁO BIỂU Văn bản đến Văn bản đi Văn bản nội bộ Văn bản đến Văn bản đi Văn bản nội bộ Danh sách văn bản đến Danh sách văn bản đi Danh sách văn bản nội bộ Hình 4- Sơ đồ hệ thống chương trình Chức năng chương trình Đăng nhập Tạo tài khoản Menu chính: Hệ thống Đăng xuất Tạo tài khoản Thoát Nhập mới Nhập mới văn bản đến Nhập mới văn bản đi Nhập mới văn bản nội bộ Tra cứu Văn bản đến Văn bản đi Văn bản nội bộ Thống kê Thống kê toàn bộ văn bản Thống kê văn bản theo ngày nhận, ngày gửi Thống kê theo tháng. Thống kê theo loại văn bản Liên hệ: Thông tin tác giả thực hiện chương trình Form chính Văn bản đến Văn bản đi Văn bản nội bộ Tra cứu Quy trình xử lý văn bản Quy trình xử lý văn bản đến Hình 5- Sơ đồ xử lý văn bản đến Quy trình xử lý văn bản đi Hình 6-Sơ đồ xử lý văn bản đi Quy trình xử lý văn bản nội bộ Hình 7-Sơ đồ xử lý văn bản nội bộ Sơ đồ đăng nhập hệ thống Hình 8-Sơ đồ đăng nhập hệ thống PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Giới thiệu Chương trình quản lý hồ sơ công văn có chức năng tổ chức lưu trữ các loại văn bản trong trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng . Phân loại văn bản: Văn bản đến: Tất cả các văn bản mà trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng nhận được từ bên ngoài. Văn bản đi: Tất cả các văn bản mà các khoa , các phòng ban… trong trường Đại Học Bách Khoa soạn thảo và phát hành ra bên ngoài . Tất cả các văn bản phát hành ra bên ngoài phải thông qua bộ phận văn thư lưu trữ trong trường. Văn bản nội bộ: Các văn bản tài liệu được sử dụng để trao đổi trong nội bộ trường. Các văn bản nội bộ sau khi được trình ký cũng phải thông qua bộ phận văn thư trong trường để chuyển đến các khoa , các phòng ban khác ….thuộc trường. Các đối tượng sử dụng và quy trình nghiệp vụ Các đối tượng sử dụng Có 5 đối tượng sử dụng ứng dụng là lãnh đạo trường, lãnh đạo phòng ban, văn thư đến từ khoa , văn thư đến từ phòng ban và nhân viên; thuộc vào các nhóm sau: Lãnh đạo trường (Hiệu Trưởng,Phó Hiệu Trưởng…), lãnh đạo các phòng ban (trưởng phòng, phó phòng). Văn thư đến từ các phòng ban, văn thư đến từ các khoa. Nhân viên. Các đối tượng sẽ có các thao tác khác nhau trong chương trình quản lý hồ sơ công văn: Lãnh đạo : có thể thực hiện phê duyệt văn bản và đưa ra các ý kiến, chỉ thị. Đối với văn thư : có thể thực hiện nhập văn bản, phân loại văn bản. Nhân viên : có thể thực hiện nhận văn bản và đưa ra các báo cáo. Sơ đồ nghiệp vụ quy trình xử lý văn bản của trường Đại Học Bách Khoa Đà Nẵng Hình 9-Quy trình xử lý văn bản tổng quát Phân tích chức năng Phân rã chức năng Biểu đồ dưới đây mô tả các chức năng của chương trình quản lý hồ sơ công văn Hình 10-Biểu đồ phân cấp chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) Mô hình DFD là mô hình diễn đạt các xử lý theo quy trình của thế giới thực Các ký hiệu: Hình 11-Mô tả các ký hiệu của mô hình DFD DFD Mức ngữ cảnh (mức 0) Hình 12-Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh DFD mức 1 Hình 13-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 DFD mức 2 Hình 14-Sơ đồ xử lý cập nhật văn bản Hình 15-Sơ đồ xử lý tra cứu văn bản Hình 16-Sơ đồ xử lý thống kê văn bản Mô hình thực thể kết hợp Hình 17-Mô hình thực thể kết hợp Thiết kế cơ sở dữ liệu Mô tả chi tiết các bảng cơ sở dữ liệu trong chương trình : Table: tblVanbanden – Quản lý văn bản đến Tên Kiêu dữ liệu Khóa chính Rỗng Chú thích Id_vanbanden Char(10) PK NN Mã văn bản ngaynhan Datetime Ngày nhận vanbanso Nvarchar(30) Văn bản số noigui Nva