Đồ án Xây dựng chương trình quản lý cửa hàng bán vật liệu xây dựng trên nền web

u,sản phẩm Loại vật liệu,sản phẩm Giá thành của vật liệu,sản phẩm cập nhật giá thành mới nhất Các thông số kỹ thuật đi kèm vật liệu,sản phẩm (thông thường các thông số đi kèm không được quan tâm nhiều lắm) Các giấy tờ đi kèm Các thông số số lượng,chất lượng,chi tiết đặc tính của vật liệu,sản phẩm được lưu trữ vào sổ theo dõi hàng của cửa hàng Các loại hóa đơn trong quá trình nhập hàng có chữ ký của đại diện bên mua của cửa hàng và đại diện bên bán của các cơ sở xí nghiệp được lưu trữ thành các tập,nếu không cần thì các hóa đơn này cũng không cần lưu trữ lâu Thực trạng về khâu Xuất hàng Việc xuất bán các vật liệu,sản phẩm của cửa hàng được tiến hành một cách trực tiếp giữa khách hàng và bên đại diện của cửa hàng (bên đại diện có thể là chủ cửa hàng hay nhân viên ) Việc xuất bán đa phần là không có sổ thống kê và hóa đơn vì khách đến mua hàng thường mua nhỏ lẻ hoặc chỉ mua với số lượng và loại vật liệu ,sản phẩm ít. Các yếu tố cần thiết khi xuất bán vật liệu,sản phẩm Số lượng của vật liệu,sản phẩm Loại của vật liệu,sản phẩm Chất lượng và các thông số kỹ thuật đi kèm của sản phẩm Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm,thông thường nếu là khách quen và mua với số lượng và loại sản phẩm ít thì không có giấy tờ, hóa đơn xuất bán hàng,việc mua bán thường dựa trên niềm tin vào nhau là chính Việc lưu trữ các mặt hàng bị trả lại đều được ghi trong sổ theo dõi hàng Số lượng các vật liệu và sản phẩm sau khi bán đều được ghi lại sự thay đổi số lượng trong sổ theo dõi hàng. Thực trạng về Khách hàng tới mua hàng Vì đa phần khách hàng đến mua hàng là khách quen nên việc lưu trữ các thông tin của khác hàng thường được chủ và các nhân viên ghi nhớ là chính,và tùy từng khách hàng thì chủ cửa hàng có các chính sách bán hàng và đãi ngộ khác nhau. Các yếu tố được thống kê khi khách hàng đến mua hàng Yêu cầu của khách hàng về vật liệu,sản phẩm Các mặt hàng được khách hàng ưa chuộng và hợp thị hiếu. Tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng Tất cả các yếu tố trên đều được chủ cửa hàng ghi nhớ vào đầu và sổ sách Ưu điểm và nhược điểm của phương pháp quản lý cũ của cửa hàng: Nhược điểm Như ta đã biết thì việc quản lý kinh doanh mua bán thủ công thì có những nhược điểm mà chúng ta khó có thể khắc phục được như: Nhập hàng: Việc nhập hàng thông qua người giao hàng thường được thực hiện thủ công,không có giấy tờ chứng nhận về chất lượng và nguồn gốc của sản phẩm,không có sự rang buộc giữa bên mua hàng và bên cơ sở xí nghiệp bán hàng về việc chịu trách nhiệm sản phẩm. Không lưu được các cơ sở xí nghiệp thường xuyên cung cấp vật liệu hàng hóa cho cửa hàng mà chỉ dự vào sự ghi nhớ là chính không có sự thống kê một cách chính xác.Do đó mà sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm ,để tổng hợp báo cáo kinh doanh cho cửa hàng Các thông tin về vật liệu,sản phẩm nhập vào thường thay đổi cho nên chủ cửa hàng sẽ phải ghi thay đổi vào sổ theo dõi do đó việc lưu trữ bằng sổ theo dõi sẽ không có một chuẩn chung nào,gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin. Xuất bán hàng: Hàng hóa thường được trao đổi trực tiếp không có hóa đơn nên sẽ khó kiểm soát được vật liệu và sản phẩm nào cửa hàng đã bán ra,gây khó khăn trong việc quản lý khi khách hàng cần bảo hành sản phẩm. Việc thống kê vật liệu,sản phẩm bán ra trong ngày,trong tháng…để lập báo cáo sẽ khó thực hiện được. Khách hàng: Không theo dõi được lượng khách hàng mới đến mua hàng. Không đánh giá được các khách hàng tiệm năng của cửa hàng Khi có sự cố sảy ra đối với vật liệu,cửa hàng mình bán ra đối với khách hàng mới thì khó khăn trong việc bảo hành bởi vì thông tin lưu trữ về khách hàng có thể mất đi,khó chứng minh được sản phẩm của cửa hàng mình Các thông tin có thể được lưu trữ lại nhưng chỉ là tạm thời,vì lưu trữ bằng giấy tờ nên thời gian lưu trữ sẽ không dài,có thể sảy ra sự có mất,cháy…nên gặp khó khăn khi muốn tìm lại thông tin để sử dụng. Ưu điểm Cửa hàng hoạt động nhanh tích cực trong các hoạt động nhập, xuất hàng hóa. Các yếu tố được kiểm tra trong các yếu tố nhập, xuất, khách hàng, hay theo dõi hàng khá đầy đủ. Do việc xuất, nhập hàng hóa đa phần đều dựa trên lòng tin tưởng giữa cửa hàng và người giao hàng cũng như của cửa hàng và khách hàng nên việc nhập hay xuất hàng khá đảm bảo. Các thông tin cơ bản về sản phẩm đều được lưu trong một gốc dữ liệu là sổ lưu theo dõi hàng tiện trong việc tra cứu. Yêu cầu của chủ cửa hàng trong việc quản lý cửa hàng có sử dụng phần mềm quản lý: Chương trình được xây dựng lên phải đáp ứng các nhu cầu của chủ cửa hàng như: Yêu cầu về chức năng. Nhập hàng : Khi cửa hàng tiến hành nhập hàng từ các cơ sở xí nghiệp thì sẽ cho phép nhập và lưu trữ các thông tin về vật liệu và sản phẩm vào kho Có thể kiểm tra được số lượng và loại mặt hàng được nhập vào theo từng ngày,tháng…thuận lợi cho việc kiểm tra,thống kê các mặt hàng,sản phẩm Xuất bán hàng: Cho phép cập nhật,lưu trữ các thông tin về sản phẩm bán ra để tính toán và in hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng. Có thể phân chia được các thông tin về các sản phẩm bán ra theo ngày/tháng để tiện cho việc kiểm tra,tìm kiếm. Quản lý danh mục vật liệu,sản phẩm: Cho phép cập nhật các thông tin về số lượng,giá cả,đơn vị tính…của vật liệu,sản phẩm giúp cho thao tác nhập hàng và xuất hàng được tiến hành một cách nhanh chóng. Cho phép cập nhật về giá cả của sản phẩm Hệ thống tìm kiếm sản phẩm theo tên giúp tiết kiệm thời gian trong việc chỉnh sửa. Quản lý danh mục khách hàng và nhà cung cấp: Cho phép nhập thông tin của khách hàng và nhà cung cấp. Giúp cho thao tác nhập hàng và xuất hàng trở nên nhanh chóng thuận tiện,tiết kiệm được thời gian. Cho phép tìm kiếm thông tin khách hàng và nhà cung cấp. Quản lý và in hóa đơn: Cho phép in hóa đơn tự động sau khi nhập thông tin đầy đủ. Có thể phân biệt được hóa đơn theo từng ngày/tháng. In ấn được hóa đơn theo từng khách hàng hay theo mặt hàng bán Giảm thiểu thời gian ghi chép hóa đơn cho khách hàng. Có thể in hóa đơn ra dạng PDF,Excel Chức năng báo cáo: Có thể tạo báo cáo về hoạt động doanh thu của cửa hàng,số lượng các loại mặt hàng bán ra trong ngày của từng mặt hàng,số tiền thu được trong ngày. Có thể phân tích được loại sản phẩm bán chạy nhất cũng như sản phẩm khó bán nhất Tạo thuận lợi cho việc nhập hàng đáp ứng thị trường. Yêu cầu về hệ thống. Hệ thống phần mềm phải chạy một cách trơn chu,không xảy ra nhiều lỗi và phải tính toán chính xác Phải có hướng dẫn nghiệp vụ cũng như các thao tác đối với phần mềm. Có sự bảo trì bảo dưỡng kịp thời khi có sự có xảy ra. Đề xuất phương án giải quyết những vấn đề quản lý thực tại của cửa hàng Để giải quyết những mặt nhược điểm về mô hình hoạt động ,cách quản lý cũ của cửa hàng thì phải có những thay đổi về quy cách quản lý như sau. Các doanh mục cần được phân chia quản lý Quản lý khách hàng Quản lý vật liệu,hàng hóa Quản lý nhà cung cấp vật liệu Các thông tin chi tiết cần quản lý của từng danh mục Quản lý khách hàng với những thông tin như : Tên khách hàng Tên,tuổi Địa chỉ,số điện thoại (nếu có) Một số thông tin khác Quản lý vật liệu hàng hóa với những thông tin sau: Tên vật liệu Loại vật liệu Số lượng Đơn vị tính Giá bán,giá nhập Thông tin khác Quản lý nhà cung cấp vật liệu với những thông tin sau: Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại Thông tin khác Cách quản lý Nhập hàng Hàng được nhập vào từ các cơ sở xí nghiệp,sau khi ghi các thông số về tên hàng,loại hàng,số lượng ,đơn vị tính,giá nhập,giá bán thì các thông số này được nhập đầy đủ vào danh mục hàng trong hệ thống. Các thông số này sẽ được lưu trữ trong hệ thống,phục vụ cho việc tra cứu để bán hàng Trong trường hợp nhập sai thì chức năng sửa sẽ thay đổi và lưu lại thông tin của các vật liệu,hàng hóa. Xuất hàng Khi khách hàng đến mua hàng tại cửa hàng thì từ nhu cầu của khách nhân viên tìm hàng phù hợp và in hóa đơn bán hàng gửi cho khách. Những thông tin của khách hàng cũng được lưu trữ vào trong hệ thống Thống kê báo cáo Sau mỗi tháng mỗi quý thì cửa hàng có nhu cầu thống kê báo cáo doanh thu,lợi nhuận của việc kinh doanh. Nhân viên lập ra các báo cáo với các thông số theo yêu cầu của chủ cửa hàng. Hệ thống có thể làm các thông kê về kinh doanh như :danh sách khách hàng mua nhiều nhất,danh sách hàng hóa bán chạy nhất,bán khó nhất,danh sách các mặt hàng hay bị lỗi và bị trả lại nhiều nhất… Lập các hóa đơn bán hàng,nhập hàng Sau khi khách hàng mua hàng tại cửa hàng thì nhân viên bán hàng tính tiền và in hóa đơn gửi khách hàng Các thông số ghi trong hóa đơn được lấy từ các danh mục như : hàng hóa,nhà cung cấp,khách hàng Chỉnh sửa và lưu các thông tin. Các thông tin về hàng hóa,khách hàng ,nhà cung cấp có thể thay đổi do đó mà ta cần thay đổi các thông tin được lưu trữ trong hệ thống Hệ thống sẽ cho phép tìm kiếm các thông tin cần cập nhật,chỉnh sửa theo các trường dữ liệu như : tên khách hàng,tên nhà cung cấp,địa chỉ khách,địa chỉ nhà cung cấp… Lên kế hoạch thực hiện Các việc cần làm : Theo dõi các hoạt động của cửa hàng Đưa ra các đánh giá và giải quyết các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động của cửa hàng Tìm hiểu các bảng biểu,hóa đơn nhập xuất,cách lưu trữ,ghi thông tin vào sổ theo dõi hàng Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu Khảo sát môi trường và nhiệm vụ của thành viên trong cửa hàng Môi trường Bài toán quản lý cửa hàng bán vật liệu xây dựng được vận hành bởi chủ cửa hàng và nhân viên bán hàng bằng cách giao dịch trực tiếp Cơ cấu tổ chức Chủ cửa hàng Nhân viên cửa hàng Chức năng của từng vị trí Chủ cửa hàng : Chủ cửa hàng sẽ trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm kê việc nhập các thông số về hàng hóa như:tên hàng,loại hàng,số lượng,đơn vị tính…và chủ cửa hàng cũng trực tiếp thực hiện các thao tác (thêm,sửa ,xóa,tìm kiếm)vào các thông tin đã nhập vào Chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm tra thông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ và có thể thay đổi mọi thông tin. Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển. Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng. Người chủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng Nhân viên cửa hàng : Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theo dõi hàng để biết thông tin trung về sản phẩm bán ra(số lượng, chất lượng, xuất sứ, loại, mã hàng ). Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp(thêm, sửa, xóa) trên hóa đơn bán hàng sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm vào bảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ (chỉ được thêm, sửa, xóa mới). Nhân viên bán hàng có niệm vụ nhận lại các sản phẩm bị lỗi và tham gia trực tiếp vào bảng dựa trên các thông tin có được từ bảng theo dõi hàng để điền vào bảng này. Chương 3 : Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Phân tích chức năng của hệ thống Phân tích chức năng của hệ thống là phân tích để đưa ra các chức năng của hệ thống,làm cho các chức năng đó đơn giản hơn.Mục đích của quá trình phân cấp chức năng là lập ra mô hình phân cấp chức năng,nhằm trả lời câu hỏi “Hệ thống làm gì?”. Diễn tả vật lý và diễn tả logic : diễn tả chức năng ở mức độ vật lý đòi hỏi phải nói rõ rang cả mục đích và cách thức thực hiện của quá trình xử lý.Diễn tả logic chỉ tập chung diễn tả mục đích ,bản chất của quá trình xử lý,mà bỏ qua các yếu tố về thực hiện,về cài đặt như phương pháp,phương tiện,tác nhân. Diễn tả đại thể và diễn tả chi tiết : diễn tả đại thể được mô tả dưới dạng hộp đen,nội dung bên trong hộp đen không được chỉ rõ,nhưng các thông tin vào ra lại được chỉ rõ . Tóm lại sự mô tả đại thể ,chi tiết hay đặc tả cũng như sự mô tả vật lý hay logic được sử dụng tùy lúc,tùy nơi trong phân tích và thiết kế hệ thống. Mô hình phân cấp chức năng Là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết.Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng,và quan hệ duy nhất giữ các chức năng,diễn tả bởi các cung nối liền các nút. Dưới đây là biểu đồ phân cấp chức năng của bài toán quản lý vật liệu xây dựng. Hình 1 :Biểu đồ phân rã chức năng Đặc tả về các chức năng của biểu đồ : Chức năng Quản lý nhập hàng Chức năng QLDS nhà cung cấp : Chức năng này cho phép người sử dụng chương trình có thể lập và xem danh sách các nhà cung cấp mà cửa hàng đã nhập hàng về.Ngoài xem danh sách thì cũng có thể thực hiện những thao tác thêm mới nhà cung cấp,xóa,sửa,cập nhật những thông tin nhà cung cấp hiện có.Như đã nói thì các nhà cung cấp ở đây là các cơ sở hoặc xí nghiệp. Chức năng QLDS vật liệu : Chức năng này cho phép người sử dụng có thể quản lý những vật liệu mà cửa hàng hiện đang có.Những thông tin về vật liệu như : Mã vật liệu,tên vật liệu,đơn vị tính cũng sẽ được quản lý trong chức năng này.Ngoài ra thì chức năng còn cho phép người dùng có thể thêm mới vật liệu,xóa,sửa và cập nhật những thông tin về vật liệu đó. Chức năng QL hóa đơn nhập : Hóa đơn nhập sẽ được lập ra khi thực hiện tính toán trả tiền mua hàng vào từ những cơ sở,xí nghiệp về cửa hàng.Hóa đơn nhập sẽ lưu những thông tin về vật liệu được nhập về,thông tin về cơ sở xí nghiệp đã cung cấp những vật liệu đó và tên nhân viên đã đứng ra lập hóa đơn và nhận hàng vào kho của cửa hàng. Chức năng QL Đơn nhập hàng : Sau khi có hóa đơn từ nhà cung cấp thì dựa vào những thông tin từ hóa đơn,người sử dụng sẽ viết đơn nhập hàng,để nhập hàng vào kho của cửa hàng và lưu đơn nhập hàng vào cơ sở dữ liệu của hệ thống Chức năng Quản lý xuất hàng Chức năng QLDS khách hàng :Vì khách hàng đến mua hàng tại cửa hàng nên người sử dụng có thể lên danh sách về thông tin của khách hàng và lưu vào cơ sở dữ liệu của chương trình để tiện cho quá trình quản lý sau này như để phục vụ cho việc báo cáo về số lượng khách hàng đến mua hàng cũng như số lượng những khách quen và khách lạ…Chức này cũng cho phép người sử dụng có thể thêm mới khách hàng,xóa,sửa và cập nhập những thông tin về khách hàng và sau đó lưu vào cơ sở dữ liệu của chương trình. Chức năng QLDS kho hàng : cửa hàng gồm rất nhiều kho hàng ,cho nên chương trình có thể quản lý các kho hàng.Như lập danh sách kho hàng của cửa hàng,chỉnh sửa ,lưu lại những thông tin của các kho hàng Chức năng QL hóa đơn xuất :Khi khách hàng đến mua hàng dựa vào yêu cầu mua hàng của khách sau khi đưa ra dang sách hàng cho khách hàng lựa chọn.Và khách hàng đồng ý mua hàng thì chức năng này lập ra hóa đơn xuất hàng cho khách.Hóa đơn này sẽ được lưu vào danh sách hóa đơn bán hàng đê tiện cho việc quản lý,báo cáo với người đứng đầu. Chức năng QL đơn xuất hàng : sau khi xuất bán hàng cho khách,dựa vào những thông tin của hóa đơn bán hàng,thì người sử dụng sẽ viết đơn xuất hàng và lưu vào hệ thống,để tiện cho việc quản lý sau này. Chức năng Quản lý báo cáo thống kê Chức năng Báo cáo doanh thu :Báo cáo doanh thu là một phần không thể thiếu trong việc quản lý quá trình hoạt động của của hàng.Chức năng này thực hiện việc báo cáo doanh thu dựa vào các hóa đơn bán hàng đã lập ra.Báo cáo doanh thu theo từng tháng từng quý tùy thuộc vào yêu cầu của chủ cửa hàng để quản lý tình hình kinh doanh buôn bán của cửa hàng. Chức năng Báo cáo vật liệu tồn :Dựa vào hóa đơn bán hàng và danh sách vật liệu đã lập ra thì người sử dụng có thể đưa ra dang sách những vật liệu còn tồn lại chưa bán được trong kho của cửa hàng. Chức năng Báo cáo hoạt động :Chức năng này có thể thực hiện nhiều chức năng nhỏ như Số lượng vật liệu đã bán trong ngày,những vật liệu bán nhanh hợp thị hiếu khách hàng,những vật liệu bán chậm ít tiêu thụ không hợp thị hiếu khách hàng.Chức năng này cũng có thể đưa ra danh sách những nhân viên của công ty. Biểu đồ luồng dữ liệu Khái niệm về biểu đồ luồng dữ liệu Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau: Sự diễn tả chỉ ở mức lôgic,nghĩa là nhằm trả lời các câu hỏi “Làm gì?” mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào?” Chỉ rõ các chức năng (con) cần phải thực hiện để hoàn tất quá xử lý cần mô tả. Chỉ rõ các thông tin được chuyển giao giữ các chức năng đó và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng Biểu đồ luồng dữ liệu với một hệ thống các ký hiệu được sử dụng,sau đây chúng ta điểm qua những ký hiệu được phép sử dụng trong biểu đồ BLD. Các ký hiệu được sử dụng trong biểu đồ BLD Các chức năng Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu ( thay đổi giá trị,cấu trúc,vị trí của một dữ liệu ,hoặc từ một dữ liệu đã cho tạo ra một dữ liệu mới). Các chức năng phải là một động từ cho phép hiểu vắn tắt chức năng làm gì. Các chức năng được biểu diễn bởi hình sau : Chức năng nhập hàng Hình 2: Ký hiệu chức năng Các luồng dữ liệu Một luồng dữ liệu biểu diễn luồng thông tin truyền dẫn vào ra của chức năng đó. Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ,kèm theo tính từ nếu cần,cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được truyền tải. Tên luồng dữ liệu được ký hiệu bởi hình sau : Hóa đơn nhập Hình 3:Ký hiệu luồng dữ liệu Các kho dữ liệu Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc ) được lưu lại để có thể sử dụng lại nhiều lần. Tên kho dữ liệu là một danh từ kèm theo tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt tên dữ liệu được lưu. Tên dữ liệu được biểu diễn bởi hình sau : Hình 4:Ký hiệu kho dữ liệu Các đối tác Các đối tác còn gọi là các tác nhân ngoài,đó là một thực thể ngoài hệ thống,có trao đổi thông tin với hệ thống. Tên các đối tác cũng là một danh từ cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai. Tên đối tác được biểu diễn bởi hình sau : Hình 5: Ký hiệu đối tác hay tác nhân ngoài Các tác nhân trong Một tác nhân là một chức năng hay một phần con của hệ thống được mô tả ở một trang khác của mô hình nhưng có sự trao đổi thông tin thuộc trang hiện tại của mô hình Tên của tác nhân trong là một động từ kèm theo bổ ngữ nếu cần Tên của tác nhân trong được biểu diễn bởi hình sau : Hình 6:Ký hiệu tác nhân trong Kỹ thuật phân mức và các mức của biểu đồ Phân mức biểu đồ là kỹ thuật phân tích đi từ đại thể đến chi tiết thông qua nhiều mức.Sự chuyển dịch từ một mức đến mức tiếp theo thực chất là sự phân rã một chức năng trên thành các chức năng dưới nhỏ hơn. Chúng ta có thể vận dụng kỷ thuật này với cả biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. Bây giờ ta sẽ tiến hành phân tích các mức của biểu đồ luồng dữ liệu (BLD).Với BLD thì xem xét từng chức năng và đặt câu hỏi để hoàn thành chức năng đó thì phải thực hiện các chức năng con nào.Nhờ đó mà ta phát hiện ra các chức năng tiếp theo. Các mức phân cấp của biểu đồ BLD Ở mức 0,Biểu đồ được gọi là mức ngữ cảnh: chỉ gồm một biểu đồ BLD duy nhất và một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát ) trao đổi thông tin với các đối tác Hình 7 : Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Mô tả quá trình chuyển đổi dữ liệu của biểu đồ mức ngữ cảnh. Khi hệ thống trao đổi với đối tác là Khách hàng : Khi tác nhân khách hàng tác động đến hệ thống (tức hành động đến cửa hàng mua hàng) với luồng dữ liệu Đơn mua hàng và gửi yêu cầu đến hệ thống.Dựa vào đơn mua hàng hệ thống sẽ đưa ra danh sách hàng cho khách hàng lựa chọn và tạo ra luồng dữ liệu Danh sách khách hàng.Và đồng thời cũng thiết lập nên luồng dữ liệu Hóa đơn bán gửi lại cho khách hàng. Khi hệ thống trao đổi với đối tác là Nhà cung cấp :Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến đối tác Nhà cung cấp với luồng dữ liệu Đơn đặt hàng,thì đối tác Nhà cung cấp sẽ gửi báo giá và danh sách hàng mà hệ thống cần.Đồng thời cũng đưa ra luồng dữ liệu Hóa đơn mua hàng trả về cho hệ thống. Ở mức 1,Biểu đồ được gọi là mức đỉnh :cũng chỉ gồm một biểu đồ BLD,và các mức 2,3…mỗi mức gồm nhiều hơn một biểu đồ BLD.Biểu đồ này mô tả quá trình trao đổi thông tin giữ các chức năng chính với nhau,các đối tác và các kho dữ liệu của hệ thống Hình 8:Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh Mô tả quá trình chuyển đổi dữ liệu của biểu đồ dữ liệu mức đỉnh. Biểu đồ ngữ cảnh này mô tả quá trình chuyển đổi dữ liệu giữ các chức năng chính với nhau,đó là các chức năng Nhập hàng,xuất hàng và chức năng Lập báo cáo thống kê. Đối với chức năng Nhập hàng :Chức năng này tương tác với đối tác nhà cung cấp,thực hiện các chuyển đổi dữ liệu với các luồng dữ liệu Đơn đặt hàng Báo giá hàng,DS hàng và Hóa đơn mua hàng.Cũng giống như phân tích ở trên khi hệ thống tương tác với tác nhân Nhà cung cấp,thì chức năng Nhập hàng thực hiện việc chuyền dữ liệu bởi luồng Đơn đặt hàng tới Nhà cung cấp.Sau khi nhận được yêu cầu thì tác nhân nhà cung cấp cũng thực hiện tương tác với chức năng Nhập hàng bằng việc thực hiện chuyền lần lượt các luồng dữ liệu:Báo giá vật liệu,DS hàng và Hóa đơn mua hàng .Ngoài ra chức năng Nhập hàng còn tương tác với các kho dữ liệu:Danh sách nhà cung cấp,Hóa đơn nhập và kho vật liệu bởi các luồng dữ liệu,các luồng dữ liệu này không có tên. Đối với chức năng Xuất hàng:chức năng xuất hàng tương tác với đối tác khách hàng với các luồng dữ liệu mang tên Đơn mua hàng,Danh sách hàng và Hóa đơn bán.Ngoài ra chức năng nhập hàng cũng tương tác với các kho dữ liệu Kho vật liệu,DS khách hàng và Hóa đơn xuất. Đối với chức năng Lập báo cáo thống kê :chức năng này tương tác với đối tác Lãnh Đạo.Khi lãnh đạo tương tác với hệ thống bằng việc đưa ra yêu cầu báo cáo thống kê thì hệ thống tương tác bằng việc trả về các luồng dữ liệu :Báo cáo tồn kho,báo cáo doanh thu,báo cáo hoạt động. Ở mức 2,Biểu đồ gọi là mức dưới đỉnh :Biểu đồ này gồm các biểu đồ BLD miêu đã việc trao đổi dữ liệu chi tiết của các chức năng Nhập hàng,Xuất hàng và Lập báo cáo thống kê. Biểu đồ định nghĩa chức năng 1:Chức năng nhập hàng Hình 9: Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng nhập hàng Mô tả quá trình trao đổi thông tin của chức năng nhập hàng :Dựa thông tin nhà cung cấp đưa ra như danh sách hàng và bảng báo giá vật liệu,và hóa đơn mua hàng giữa cửa hàng và nhà cung cấp người sử dụng sẽ lưu những thông tin này lại và thiết lập Đơn mua hàng lưu vào kho dữ liệu Đơn mua hàng. Từ thông tin về nhà cung cấp tạo lập danh sách nhà cung cấp lưu vào kho Danh sách nhà cung cấp.Thông tin về vật liệu mua lập danh sách vật liệu lưu vào kho Danh sách vật liệu. Biểu đồ định nghĩa chức năng 2 : chức năng xuất hàng Hình 10:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xuất hàng Mô tả quá trình trao đổi thông tin của chức năng xuất hàng : Khi tác nhân ngoài khách hàng tác động vào hệ thống chính là hành động đặt đơn mua hàng,thì hệ thống sẽ tiếp nhận đơn và kiểm tra sự tồn tại của đơn hàng ( Kiểm tra có tồn tại vật liệu trong đơn hàng).Nếu đơn đặt hàng là hợp lệ thì hệ thống sẽ gửi danh sách vật liệu đáp ứng nhu cầu cho khách hàng.Các thông tin của khách hàng cũng được lưu vào kho dữ liệu khách hàng. Hệ thống thiết lập đơn bán hàng để tính toán tiền hàng và giao hàng cho khách hàng.Hóa đơn bán hàng được giao cho khách hàng và cũng được lưu vào kho Hóa đơn bán hàng để sử dụng cho việc quản lý sau này. Biểu đồ định nghĩa chức năng 3: chức năng lập báo cáo thống kê Hình 11 : Biểu đồ BLD mức dưới đỉnh chức năng thống kê báo cáo Mô tả quá trình trao đổi thông tin của chức năng Lập báo cáo thống kê :Khi lãnh đạo cấp trên có yêu cầu lập báo cáo thống kê.Hệ thống sẽ tiến hành lấy dữ liệu từ các kho như :kho hóa đơn bán,kho DS vật liệu và kho Hóa đơn mua để tiến hành lập báo cáo thống kê gửi về cho tác nhân ngoài Lãnh đạo. Một số điểm cần lưu ý trong biểu đồ luồng dữ liệu BLD Trong BLD,một đối tác cũng như một kho dữ liệu hay một tác nhân trong có thể vẽ lặp lại nhiều lần mà vẫn được hiểu là chỉ có một,chỉ vì lý do là để tránh chồng chéo của các luồng dữ liệu.Tuy nhiên các chức năng và các luồng dữ liệu thì không được vẽ lặp lại Trong BLD thì mọi thông tin xuất hiện (tức là các luồng dữ liệu và các kho dữ liệu)đều là những thông tin thuộc lĩnh vực ứng dụng.Ví dụ biểu đồ luồng dữ liệu Hình 10 thì các thông tin đó đều thuộc lĩnh vực xuất hàng,các chức năng đều xử lý các loại thông tin đó.Tuyệt nhiên không chứa các thông tin mang tính điều khiển tức là thực hiện việc khởi động,ngưng ngắt,đồng bộ hóa cho việc thực hiện đồng thời các chức năng xử lý. Một số phương pháp phân tích có đưa thêm vào biểu đồ BLD một số ký hiệu xác định luồng dữ liệu vào ra một chức năng là có loại trừ lẫn nhau hay không như : *(và); (+) (Hoặc có loại trừ); hoặc không loại trừ… Phân tích hệ thống về dữ liệu Mục đích của việc phân tích hệ thống về dữ liệu là lập được lược đồ khái niệm về dữ liệu,làm căn cứ để phân tích cơ sở dữ liệu của hệ thống sau này. Tiến hành phân tích dữ liệu của hệ thống với mục tính tìm ra các thực thể trong hệ thống và các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ giữ chúng,từ đó lập nên mô hình quan hệ thực thể liên kết của dữ liệu Thực thể là một vật cụ thể hay trừu tượng,tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực,mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin. Ví dụ : Thực thể cụ thể như : Nhà cung cấp :Xí nghiệp sản xuất đá ốp lát Đại Minh Tên khách hàng : Nguyễn Văn Thuận Thực thể trừu tượng như : Khoa công nghệ thông tin Tài khoản số 12345 Thuộc tính là một giá trị để mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể. Ví dụ : Tuổi của Nguyễn Văn Thuận là 24 Kiểu liên kết là tập hợp các liên kết có cùng ý nghĩa.Một kiểu lien kết được định nghĩa giữ nhiều kiểu thực thể.Số các thực thể tham gia vào lien