Đồ án Xây dựng chương trình quản lý xuất, nhập xi măng tại công ty xi măng chinfon Hải Phòng

c đối tượng được định nghĩa sẵn của VB. Các đối tượng thông dụng trong Tool box thường là: Lable (nhãn), Text box (hộp văn bản), Image (hình ảnh), Check box (hộp kiểm tra) 1.4.2. Viết lệnh cho đối tượng Khi viết mã ta sử dụng các biến dùng để lưu trữ thông tin (các biến trong VB không phân biệt chữ hoa chữ thường), các mã lệnh đối tượng VB cung cấp và các luồng điều khiển như: if then, for to step next, while wend, select case, Các kiểu dữ liệu cơ bản trong VB gồm: String, Integer, Long, Boolean, Double, Byte, Variant. VB cung cấp một số hàm cơ bản cho người dùng như: các hàm về chuỗi (Trim, Str, Chr, Mid, Left, Right), các hàm về số (Val, Abs, Round). Khi phải dùng một biểu thức phức hợp, hoặc một công việc nào đó lặp đi lặp lại nhiều lần trong một đề án, VB cho phép người dùng tự định nghĩa lấy hàm (Function) hoặc thủ tục 1.4.3. Một số điều khiển - Lable: Hiển thị chuỗi ký tự không đổi trên biểu mẫu. - Frame: Làm nơi chứa cho các điều khiển khác. - CheckBox: Cho phép người sử dụng chọn hoặc không chọn một chức năng nào đó. - ComboBox: Cho phép người sử dụng chọn từ danh sách các chọn lựa hay nhập dữ liệu mới. - TextBox: Dùng trình bày văn bản, nhưng cũng cho phép người sử dụng sửa đổi hay thêm mới văn bản. - ListBox: Cho phép người sử dụng chọn từ danh sách các phần tử. - PictureBox: Hiển thị hình ảnh trên biểu mẫu và có thể dùng làm nơi chứa. 1.4.4. Một số thuộc tính thông dụng và tính năng mới - Enabled: + Lúc thiết kế: là lúc chương trình không chạy và ta đang đưa các điều khiển vào biểu mẫu và lập trình. + Lúc thi hành: là lúc ta nhấn nút Run, biểu mẫu và các điều khiển đáp ứng các sự kiện thông qua các thủ tục. - Visible: khi thuộc tính này đổi thành False, điều khiển sẽ biến mất. - Focus: cho ta biết điều khiển nào đang được chọn khi ứng dụng thi hành. Một số tính năng mới: Cải tiến kiểm tra dữ liệu. Bổ sung điều khiển động. 1.4.5. ODBC và các đói tượng dữ liệu từ xa 1. Khái niệm: ODBC là công nghệ Windows cho phép ứng dụng Client nối với cơ sở dữ liệu từ xa. Nằm trên máy Client, ODBC làm cho nguồn dữ liệu quan hệ trở nên trong suốt đối với ứng dụng Client. Vì thế ứng dụng Client không cần quan tâm đến kiểu cơ sở dữ liệu là gì. ODBC gồm 3 phần: - Trình quản lý điều khiển (driver manager). - Một hay nhiều trình điều khiển (driver). - Một hay nhiều nguồn dữ liệu (data source). 2. Tạo nguồn dữ liệu ODBC Để một ứng dụng Client nối với cơ sở dữ liệu Client/Server dùng ODBC; trước hết, ta phải cung cấp thông tin về nguồn dữ liệu ODBC trên Client. Mỗi Server yêu cầu những gói thông tin khác nhau để nối với Client. ODBC cung cấp cho thông tin này một tên đơn giản để ta có thể tham chiếu đến nó, thay vì phải thiết lập gói thông tin từ đầu mỗi lần ta cần đến nó. Ứng dụng Client có thể tham chiếu một cách dễ dàng đến tổ hợp của một điều khiển, một cơ sở dữ liệu và có thể thêm một người sử dụng và mật khẩu. Tên này chính là tên nguồn dữ liệu hay Data Source Name (DSN). Để tạo một tên nguồn dữ liệu ODBC trên máy Client, ta làm như sau: - Mở Control Panel. - Chọn Administrative Tools\Data Source (ODBC), hộp thoại quản trị nguồn dữ liệu xuất hiện Hình 1. Hộp thoại quản trị nguồn dữ liệu ODBC Ta có thể tạo một trong ba kiểu nguồn dữ liệu ODBC: User DSN: chỉ có người dùng tạo ra nó mới có thể sử dụng (trên máy đang dùng). System DSN: bất kỳ ai sử dụng máy này đều có thể dùng được. Đây cũng là kiểu nguồn dữ liệu mà ta cần tạo khi cài đặt ứng dụng cơ sở dữ liệu Web. File DSN: có thể được copy và sử dụng bởi máy khác. Khi hộp thoại ODBC đã mở ra, chọn lớp UserDSN (hay System DSN), Tạo một kết nối mới, nhấn nút Add, màn hình sẽ hiện ra như sau: Hình 2. Lựa chọn loại cơ sở dữ liệu cần thiết để tạo kết nối Chọn loại CSDL mà ta muốn thao tác (Access, Foxpro, SQL Server,), nhấn Finish. Sau khi nhấn Finish, một màn hình sẽ hiện ra cho phép ta nhập vào Data Source Name, đây là tên của kết nối CSDL. Tên của kết nối không cần phải giống với tên của cơ sở dữ liệu. Phần Description dùng để gõ các thông tin mô tả về kết nối. Ngoài ra ta còn phải chọn đường dẫn đến tập tin CSDL tương ứng. 1.4.6. Sử dụng trình Data Environment Quá trình xây dựng một chương trình thao tác CSDL với VB thông qua DED bao gồm 3 bước: - Chọn một trình cung cấp dữ liệu (ODBC hay OLE DB). - Tạo một kết nối dữ liệu (file MDB, SQL Server) - Tạo một lệnh dữ liệu (đối tượng Command). 1. Các trình cung cấp dữ liệu (Data Provider) Data Provider là một thành phần điều khiển sự tương tác của chương trình của ta & nguồn dữ liệu. Một trình cung cấp rất quen thuộc là trình cung cấp ODBC (Open Database Connectivity: kết nối cơ sở dữ liệu mở). Giao diện này dựa trên ý tưởng là mọi nguồn dữ liệu có thể được thao tác với ngôn ngữ SQL. Một giao diện mới được đưa ra bởi Microsoft: giao diện OLE DB. Giao diện này không yêu cầu nguồn dữ liệu phải nhắm vào việc sử dụng ngôn ngữ truy vấn SQL; thay vào đó, giao diện OLE DB cho phép trình cung cấp dữ liệu chấp nhận ngôn ngữ truy vấn nào mà họ muốn hỗ trợ. Do vậy các nguồn dữ liệu được mở rộng ra từ các CSDL truyền thống: dBase, SQL Server; đến các nguồn dữ liệu khác như các tập tin, thư mục của hệ điều hành VB 6 gửi kèm với các trình cung cấp dữ liệu như sau: - Microsoft Jet 3.51 OLE DB Provider. - Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider. - Microsoft OLE DB Provider for SQL Server. - Microsoft OLE DB Provider for Oracle. - Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers. 2. Tạo một kết nối dữ liệu với DED Tạo một dự án mới; bổ sung Data Enviroment vào dự án của ta nhờ chọn Project/Add Data Environment. Khi lựa chọn mục này, môi trường DED sẽ hiển thị; sử dụng cửa sổ Properties để thiết lập thuộc tính Name là: datHH. Ở đây, ta sẽ sử dụng DED để kết nối với CSDL HANGHOA.MDB. - Sửa lại thuộc tính Name của Connection1 là conHH; sau đó chuột phải lên conHH, chọn Properties. - Ở hộp thoại đầu tiên, ta phải chọn một trình cung cấp dữ liệu, ở đây chọn Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider, nhấn Next để tiếp tục. - Tiếp theo ta cần nhập chính xác đường dẫn đến tập tin CSDL, chẳng hạn ở đây là: H:\Visual Basic\HangHoa.Mdb. - Cuối cùng, nhấn nút Test Connection để kiểm tra việc nối kết dữ liệu chính xác hay không? Hình 3. Đối tượng Connection 1.4.7. Đối tượng dữ liệu ActiveX ADO ( ActiveX Data Object ) là công nghệ truy cập cơ sở dữ liệu hướng đối tượng. Nó được xây dựng dựa trên kỹ thuật OLEDB cho phép lập trình nhanh các ứng dụng liên kết dữ liệu. Một số đối tượng chính là: - Connection: Đây là đối tượng được sử dụng để tạo liên kết giữa chương trình với cơ sở dữ liệu. Sau khi tạo được liên kết chúng ta mới thực hiện các thao tác xử lý dữ liệu trên cơ sở dữ liệu này. - Command: Đối tượng này có thể cho phép chương trình có thể gọi thực hiện một câu lệnh truy vấn SQL trên CSDL hay gọi thực hiện một thủ tục xử lý đã được cài đặt trong CSDL. - Recordset: Là đối tượng lưu trữ một tập hợp các mẩu tin được chọn từ các bảng có trong CSDL. Thông qua đối tượng Recordset chúng ta có thể thực hiện các xử lý như hiển thị dữ liệu, cập nhật, tìm kiếm CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 2.1. Mô tả bài toán và giải pháp 2.1.1. Giới thiệu về công ty 1. Cơ cấu tổ chức Công ty xi măng Chinfon Hải Phòng Nhà máy P Sản Xuất Kho Trạm trộn XM P Bảo vệ P Nhân Sự P Tài vụ P QC Kho P Thành Phẩm P Kinh doanh Trạm nghiền P Phân phối Hình 4. Cơ cấu tổ chức của Công ty xi măng Chinfon Hải Phòng 2. Hoạt động Công ty xi măng Chinfon Hải Phòng được thành lập từ năm 1992, được tập đoàn ChinhFon Đài Loan đóng góp 70% cổ phần, VNCC góp 14,44% và thành phố Hải Phòng là 15.56%. Xây dựng Công ty xi măng với sản lượng 1,4 triệu tấn/năm. Là công ty chuyên sản xuất xi măng phục vụ nhu cầu xây dựng của thị trường. Sản phẩm chính của Công ty xi măng ChinFon là xi măng poóc lăng hỗn hợp PCB30, xi măng poóc lăng hỗn hợp PCB40 đóng gói theo dạng 50kg/bao và 1500kg/bao (Jumbobag), ngoài ra còn xi măng rời (Bulk) xuất trực tiếp cho các tàu. 2.1.2. Mô tả hoạt động nghiệp vụ nhập, xuất xi măng tại công ty 1. Quy trình nhập kho xi măng thành phẩm Việc nhập xi măng được thực hiện ngay trong nội bộ công ty. NHÂN VIÊN PHÒNG PHÂN PHỐI của trạm nghiền dựa vào tiến độ sản xuất xi măng của nhà máy, lập Fax: Kế hoạch xuất hàng gửi phòng thành phẩm. Nhận được kế hoạch xuất hàng, nhân viên bộ phận xuất, nhập phòng thành phẩm kiểm tra rồi phê duyệt fax. Nhân viên phòng phân phối lập phiếu xuất xi măng kiêm giấy gửi hàng loại A Phiếu xuất xi măng kiêm giấy gửi hàng loại A (Cement Delivery Slip (Form A)): Gọi tắt là Phiếu C/D A , rồi làm việc với phòng vận tải sắp xếp phương tiện để xuống hàng. Sau đó điều nhân viên kiểm tra chất lượng và số lượng xi măng rồi giao xi măng cho bên vận tải chuyển đến kho thành phẩm bên nhà máy, tại đây nhân viên giao nhận của phòng thành phẩm dựa vào phiếu C/D A sẽ kiểm tra số lượng và chất lượng, chuyển xi măng vào kho rồi tổng kết, phát hành phiếu phiếu nhập kho, ký vào phiếu C/D A. Nhân viên bộ phận xuất, nhập phòng thành phẩm dựa vào thông tin ghi trên phiếu nhập kho để ghi số liệu vào Nhật ký xuất nhập thành phẩm , cuối ngày làm báo cáo lên lãnh đạo. 2. Quy trình xuất xi măng từ kho ra xe tải cho khách hàng Quy trình xuất hàng bắt đầu từ việc KHÁCH HÀNG nộp Đơn hàng vào phòng thành phẩm, nhân viên bộ phận xuất, nhập phòng thành phẩm kiểm tra đơn hàng, kiểm tra bảng PTVT Bảng PTVT: Bảng phương tiện vận tải , tổng hợp các phưong tiện rồi lập Fax: Kế hoạch xếp hàng xe tải, chuyển cho khách hàng mang kế hoạch xếp hàng xe tải ra phòng bảo vệ nộp. Nhân viên bảo vệ kiểm tra, sắp xếp xe, lái xe đại diện cho khách hàng đăng ký nhận Thẻ vào nhà máy tại phòng bảo vệ. Khách hàng đến phòng thành phẩm nộp thẻ, nhân viên bộ phận xuất, nhập nhận thẻ, kiểm tra và lập Phiếu thông báo xếp hàng Phiếu thông báo xếp hàng (Loading Notice): Gọi tắt là phiếu L/N gồm ba liên, giao liên 2, 3 cho khách hàng xuống kho lấy hàng. Lái xe cho xe qua bàn cân (Bộ phận cân hàng) kho thành phẩm để cân bì xe, rồi cho xe vào kho nhận hàng. Tại đây nhân viên giao nhận sẽ xuất xi măng theo lệnh được ghi trên phiếu, xe cẩu chuyển xi măng ra khỏi kho và xếp hàng vào nơi quy định đã ghi trong phiếu L/N. Trường hợp nếu có bao rách, vỡ, khách hàng sẽ thông báo lại cho quản lý kho kiểm tra, đánh dấu, chuyển số lượng xi măng này vào kho nhưng để tại vị trí riêng chờ kết hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng xử lý và lấy đủ lượng xi măng tại một lô khác để xuất cho khách hàng. Sau khi đã xuất hàng, nhân viên giao nhận thông báo số lượng thực xuất lên bộ phận cân hàng, lái xe lại cho xe qua bàn cân kiểm tra trọng lượng hàng thực tế trên xe. Sau đó nhân viên giao nhận nhập số liệu thực xuất vào phiếu thông báo xếp hàng, khách hàng quay trở lại phòng thành phẩm giao nộp liên 2 phiếu thông báo xếp hàng đã đủ thông tin. Tại phòng thành phẩm nhân viên bộ phận xuất, nhập đối chiếu thông tin ghi trên liên 1 và liên 2 của phiếu L/N, nếu hợp lệ thì lập Phiếu xuất xi măng kiêm giấy gửi hàng loại B Phiếu xuất xi măng kiêm giấy gửi hàng loại B (Cement Delivery Sip (Form B)): Gọi tắt là phiếu C/D B gồm bốn liên, giao liên 2 cho khách hàng chuyển sang bộ phận kế toán của phòng thành phẩm, nhân viên bộ phận kế toán lập Hoá đơn giá trị gia tăng, thanh toán, giao liên 2 cho khách hàng nộp cho bộ phận xuất, nhập phòng thành phẩm kiểm tra, nếu hợp lệ sẽ giao phiếu CD B liên 3, 4 có đóng dấu "được phép ra" cùng hoá đơn, chuyển cho khách hàng ra cổng nhà máy qua bộ phận bảo vệ. Kết thúc quá trình xuất hàng nhân viên bộ phận xuất, nhập phòng thành phẩm ghi thông tin vào nhật ký xuất nhập thành phẩm. Cuối ngày lập báo cáo lên lãnh đạo công ty. 3. Quy trình xuất xi măng từ nơi đóng bao (cảng) qua băng tải ra tàu cho KH Trong quy trình này khách hàng cũng nộp đơn hàng vào phòng thành phẩm, nhân viên bộ phận xuất, nhập căn cứ vào đơn đặt hàng và nhu cầu thực tế của khách hàng, kiểm tra bảng PTVT, tổng hợp các phương tiện rồi lập phiếu thông báo xếp hàng gồm ba liên, hai liên 2, 3 của Phiếu thông báo xếp hàng này được chuyển cho khách hàng nộp cho trưỏng ca, điều độ cảng. Tại cảng trưởng ca đối chiếu lại lượng hàng ghi trên L/N, sau đó thông báo chương trình xuất hàng cho trung tâm điều khiển shiploader Shiploader: Băng tải chuyển xi măng ra tàu (thuộc Kho thành phẩm) như nội dung ghi trên phiếu L/N, rồi lập phiếu kiểm hàng theo ca và giao cho nhân viên giao nhận kho cùng liên 2, 3 phiếu L/N. Nhân viên giao nhận vận hành cho shiploader chạy và xi măng được rót xuống tàu. Sau khi đã xuất đủ hàng, nhân viên giao nhận ghi số liệu thực xuất vào phiếu L/N. Sau đó trưởng ca viết giấy giới thiệu cho tàu làm thủ tục hàng hoá, nhập vào nhật ký xếp hàng theo lệnh, nhân viên giao nhận giao liên 2 phiếu L/N cho khách hàng chuyển vào phòng thành phẩm, tại đây nhân viên bộ phận xuất, nhập kiểm tra lại số liệu và lập phiếu C/D A gồm 4 liên, chuyển liên 2 cho khách hàng sang bộ phận kế toán phòng thành phẩm, nhân viên bộ phận kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng, thanh toán, sau đó giao liên 2 hoá đơn giá trị gia tăng cho khách quay lại nộp cho bộ phận xuất, nhập kiểm tra, nếu hợp lệ sẽ giao phiếu CD A liên 3, 4 có đóng dấu “ được phép ra” cùng hoá đơn cho khách hàng quay trở ra điều độ làm thủ tục cho tàu rời cảng. Kết thúc quá trình xuất hàng nhân viên bộ phận xuất, nhập phòng thành phẩm ghi thông tin vào nhật ký xuất nhập thành phẩm. Cuối ngày tổng hợp số liệu lập báo cáo lên lãnh đạo công ty. 2.1.3. Giải pháp Hàng ngày công ty nhập, xuất xi măng với số lượng lớn, nên quy trình xuất xi măng diễn ra khá phức tạp, qua nhiều công đoạn, nhiều đơn vị và lượng giấy tờ, hoá đơn lớn. Nhân viên phải lập các chứng từ, viết các phiếu xuất, hoá đơn, lập các báo cáo về lượng xi măng nhập vào kho, xuất kho khách hàng và lượng xi măng còn tồn lại trong kho, doanh thu trong ngày và nợ đọng của khách hàng cho lãnh đạo công ty. Do các công việc được làm thủ công bằng tay nên ghi chép cồng kềnh, qua nhiều khâu, mất nhiều thời gian, đòi hỏi phải có nhiều người mới có thể đảm nhiệm công việc. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến công việc quản lý, tìm kiếm thông tin đặc biệt việc kiểm soát lương xi măng và nguồn vốn của công ty. Việc báo cáo không kịp thời có thể gây mất mát lớn, gây ảnh hưởng đến việc sản xuất và doanh thu của công ty. Bởi vậy việc tự động hóa quá trình quản lý xuất, nhập xi măng là rất cần thiết. Nó cho phép nhận, xử lý thông tin một cách nhanh chóng. 2.2. Mô hình nghiệp vụ 2.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ XUẤT, NHẬP XI MĂNG TẠI CTY XI MĂNG CHINFON HP KHÁCH HÀNG NHÂN VIÊN P PHÂN PHỐI Fax: Kế hoạch xếp hàng xe tải Thẻ vào nhà máy Phiếu L/N liên 2,3 Phiếu L/N liên 2 đủ thông tin Phiếu C/D A(B) Fax: Kế hoạch xuất hàng Phiếu C/D A LÃNH ĐẠO CTY Y/c báo cáo Báo cáo Hóa đơn giá trị gia tăng Đơn hàng Duyệt Hình 5. Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống 2.2.2. Biểu đồ phân rã chức năng nghiệp vụ Quản lý xuất, nhập xi măng 1. Nhập xi măng 2.1. Tiếp nhận đơn hàng 2.2. Kiểm tra bảng PTVT 2.3. Lập fax: kế hoạch xếp hàng xe tải 1.1. Duyệt fax: kế hoạch xuất hàng 4.1. Báo cáo tồn kho thành phẩm 4.2. Báo cáo doanh thu hàng ngày 2.8. Lập hóa đơn giá trị gia tăng 3.1. Tiếp nhận đơn hàng 3.3. Lập phiếu L/N 3.7. Thanh toán 2.7. Lập phiếu C/D B 3.8. Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm 2.4. Kiểm tra thẻ vào nhà máy 2.5. Lập phiếu L/N 2.6. Nhận phiếu L/N đủ thông tin 3.2. Kiểm tra bảng PTVT 3.4. Nhận phiếu L/N đủ thông tin . 3.5. Lập phiếu C/D A 3.6. Lập hóa đơn giá trị gia tăng 1.3. Lập phiếu nhập kho 1.2. Nhận phiếu C/D A 2.9. Thanh toán 2.10. Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm 1.4. Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm 2. Xuất xi măng từ kho ra xe tải cho khách hàng 3. Xuất xi măng từ nơi đóng bao qua băng tải ra tàu cho KH 4. Báo cáo 1. Biểu đồ Hình 6. Biểu đồ phân rã chức năng nghiệp vụ 2. Mô tả chi tiết các chức năng a. Chức năng « 1. Nhập xi măng » Việc nhập xi măng được thực hiện ngay trong nội bộ công ty. Xi măng được sản xuất bên trạm nghiền, sau đó mới chuyển vào kho bên nhà máy. (1.1). Duyệt fax kế hoạch xuất hàng: Nhân viên phòng phân phối của trạm nghiền dựa vào kế hoạch sản xuất của công ty, lập FAX: Kế hoạch xuất hàng gửi phòng thành phẩm yêu cầu phê duyệt. Nhân viên bộ phận xuất, nhập nhận và duyệt fax rồi gửi lại phòng phân phối. (1.2). Nhận phiếu C/D A: Sau khi Fax kế hoạch xuất hàng được duyệt, nhân viên phòng phân phối lập phiếu C/D A, rồi chuyển phiếu này cùng xi măng vào kho. Nhân viên giao nhận phòng thành phẩm nhận phiếu C/D A, kiểm tra xi măng, sau đó nhập xi măng vào kho. (1.3). Lập phiếu nhập kho: Sau khi nhập xi măng vào kho, nhân viên giao nhận lập phiếu nhập kho. (1.4). Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm: Kết thúc quá trình nhập xi măng nhân viên bộ phận xuất, nhập ghi thông tin vào nhật ký xuất nhập thành phẩm, để cuối ngày làm báo cáo lên lãnh đạo công ty. b. Chức năng « 2. xuất xi măng từ kho ra xe tải cho khách hàng » (2.1). Tiếp nhận đơn hàng: Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ đến nộp đơn hàng vào phòng thành phẩm. Nhân viên bộ phận xuất nhập phòng thành phẩm tiếp nhận đơn hàng của khách hàng (2.2). Kiểm tra bảng theo dõi PTVT: Sau khi nhận đơn hàng của khách, dựa vào đơn hàng, nhân viên kiểm tra bảng theo dõi PTVT để biết được hiện trạng cụ thể của các phương tiện rồi sắp xếp phương tiện chở hàng. (2.3). Lập fax kế hoạch xếp hàng xe tải: Sau kho tổng hợp phương tiện, nhân viên bộ phận xuất, nhập lập FAX: Kế hoạch xếp hàng xe tải rồi chuyển cho khách hàng nộp vàp phòng bảo vệ để nhận phương tiện chở hàng (2.4). Kiểm tra thẻ ra vào nhà máy: Kế hoạch xếp hàng xe tải được chuyển ra phòng bảo vệ, nhân viên bảo vệ sắp xếp cho khách hàng nhận phưong tiện chỏ hàng. Lái xe đại diện cho khách hàng đăng ký nhận thẻ tại phòng bảo vệ rồi cùng khách hàng trực tiếp nộp thẻ vào phòng thành phẩm. Nhân viên kiểm tra thẻ. (2.5). Lập phiếu L/N: Nếu số liệu trên thẻ hợp lệ, nhân viên số liệu lập Phiếu thông báo xếp hàng giao cho khách xuống kho lấy hàng. (2.6). Kiểm tra phiếu L/N đã đủ thông tin: Sau khi lấy, khách hàng quay lại phòng thành phẩm nộp liên 2 phiếu thông báo xếp hàng đã được ghi đầy đủ thông tin. Nhân viên kiểm tra số liệu trên phiếu. (2.7). Lập phiếu C/D B: Nhân viên bộ phận xuất, nhập dựa vào số liệu của phiếu L/N sẽ lập phiếu C/D B gồm 4 liên và giao liên 2 phiếu này cho khách hàng đi thanh toán. (2.8). Lập hóa đơn giá trị gia tăng: Khách hàng chuyển phiếu C/D B liên 2 cho bộ phận kế toán phòng thành phẩm. Nhân viên kế toán kiểm tra rồi lập hoá đơn giá trị gia tăng gồm hai liên. (2.9). Thanh toán: Khách hàng tiến hành thanh toán với nhân viên kế toán. Sau khi thanh toán xong, nhân viên chuyển liên 2 hoá đơn cho khách hàng sang bộ phân xuất, nhập nhận liên 3, 4 phiếu C/D B mang ra bảo vệ cổng kiểm tra. (2.10). Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm: Kết thúc quá trình xuất xi măng nhân viên bộ phận xuất, nhập ghi thông tin vào nhật ký xuất nhập thành phẩm, để cuối ngày làm báo cáo lên lãnh đạo công ty. c. Chức năng « 3. Xuất xi măng từ nơi đóng bao ra tàu cho khách hàng » (3.1). Tiếp nhận đơn hàng: Khách hàng có nhu cầu mua hàng sẽ đến nộp đơn hàng vào phòng thành phẩm. Nhân viên bộ phận xuất nhập phòng thành phẩm tiếp nhận đơn hàng của khách hàng (3.2). Kiểm tra bảng theo dõi PTVT: Sau khi nhận đơn hàng của khách, dựa vào đơn hàng, nhân viên kiểm tra bảng theo dõi PTVT để biết được hiện trạng cụ thể của các phương tiện rồi sắp xếp phương tiện chở hàng. (3.3). Lập phiếu L/N: Nếu số liệu trên thẻ hợp lệ, nhân viên số liệu lập Phiếu thông báo xếp hàng giao cho khách xuống kho lấy hàng. (3.4). Kiểm tra phiếu L/N đã đủ thông tin: Sau khi lấy, khách hàng quay lại phòng thành phẩm nộp liên 2 phiếu thông báo xếp hàng đã được ghi đầy đủ thông tin. Nhân viên kiểm tra số liệu trên phiếu. (3.5). Lập phiếu C/D A: Nhân viên bộ phận xuất, nhập dựa vào số liệu của phiếu L/N sẽ lập phiếu C/D A gồm 4 liên và giao liên 2 phiếu này cho khách hàng đi thanh toán. (3.6). Lập hóa đơn giá trị gia tăng: Khách hàng chuyển phiếu C/D A liên 2 cho bộ phận kế toán phòng thành phẩm. Nhân viên kế toán kiểm tra rồi lập hoá đơn giá trị gia tăng gồm hai liên. (3.7). Thanh toán: Khách hàng tiến hành thanh toán với nhân viên kế toán. Sau khi thanh toán xong, nhân viên chuyển liên 2 hoá đơn cho khách hàng sang bộ phân xuất, nhập nhận liên 3, 4 phiếu C/D A mang ra bảo vệ cổng kiểm tra. (3.8). Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm: Kết thúc quá trình xuất xi măng nhân viên bộ phận xuất, nhập ghi thông tin vào nhật ký xuất nhập thành phẩm, để cuối ngày làm báo cáo lên lãnh đạo công ty. c. Chức năng « 4. Báo cáo » (4.1). Báo cáo tồn kho thành phẩm: Dựa vào nhật ký xuất nhập thành phẩm, phiếu nhập kho và phiếu L/N, nhân viên lập báo cáo tồn kho thành phẩm gửi lãnh đạo công ty. (4.2). Báo cáo doanh thu hàng ngày: Dựa vào nhật ký xuất nhập thành phẩm và hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên kế toán lập báo cáo doanh thu hàng ngày gửi lãnh đạo công ty. 2.2.3. Hồ sơ dữ liệu sử dụng D1. Đơn hàng D2. Fax: kế hoạch xuất hàng D3. Fax: kế hoạch xếp hàng xe tải D4. Thẻ vào nhà máy D5. Phiếu L/N D6. Phiếu C/D B D7. Phiếu C/D A D8. Phiếu nhập kho D9. Bảng phương tiện vận tải D10. Báo cáo tồn kho thành phẩm D11. Nhật ký xuất nhập thành phẩm D12. Hóa đơn giá trị gia tăng D13. Báo cáo doanh thu hàng ngày 2.2.4. Ma trận thực thể - chức năng Các hồ sơ tài liệu D1. Đơn hàng D2. FAX: Kế hoạch xuất hàng D3. FAX: Kế hoạch xếp hàng xe tải D4. Thẻ ra vào nhà máy D5. Phiếu L/N D6. Phiếu C/D B D7. Phiếu C/D A D8. Phiếu nhập kho D9. Bảng phương tiện vận tải D10. Báo cáo tồn kho thành phẩm D11. Nhật ký xuất nhập thành phẩm D12. Hóa đơn giá trị gia tăng D13. Báo cáo doanh thu hàng ngày Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 D13 1. Nhập xi măng R R C U 2. Xuất xi măng từ kho ra xe tải cho khách hàng R C R C C R U C 3. Xuất xi măng từ nơi đóng bao qua băng tải ra tàu cho khách hàng R C C R U C 4. Báo cáo C R R C Hình 7. Ma trận thực thể chức năng 2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu 2.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 3.0 Xuất XM từ nơi đóng bao cho KH Phiếu L/N đã đủ tt 2.0 Xuất XM từ kho cho KH 1.0 Nhập xi măng Khách hàng Lãnh đạo công ty Fax: Kế hoạch xếp hàng xe tải Thẻ vào nhà máy Phiếu L/N Phiếu L/N đã đủ tt Đơn hàng Hóa đơn giá trị gia tăng Phiếu L/N Phiếu C/D A Hóa đơn giá trị gia tăng D3 FAX: Kế hoạch xếp hàng xe tải D4 Thẻ vào nhà máy D6 Phiếu C/D B D7 Phiếu C/D A D12 Hóa đơn giá trị gia tăng D10 Báo cáo tồn kho thành phẩm D5 Phiếu thông báo xếp hàng D2 FAX: Kế hoạch xuất hàng D9 Bảng PTVT 4.0 Báo cáo Nhân viên phòng phân phối Kế hoạch xuất hàng Phiếu C/D A Yêu cầu báo cáo D11 Nhật ký xuất nhập thành phẩm D8 Phiếu nhập kho Đơn hàng Phiếu C/D B D1 Đơn hàng D13 Báo cáo doanh thu hàng ngày Báo cáo Hình 8. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 2.3.2. Các biểu đồ luồng dữ liệu mức 1. 1. Biểu đồ của tiến trình “1.0. Nhập xi măng thành phẩm” Nhân viên P. Phân Phối 1.1 Duyệt Fax kế hoạch xuất hàng 1.2 Nhận phiếu C/D A 1.4 Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm Fax kế hoạch xuất hàng Phiếu C/D A Phiếu nhập kho D2 Kế hoạch xuất hàng D9 Nhật ký xuất nhập thành phẩm D7 Phiếu C/D A Phiếu C/D A D8 Phiếu nhập kho 1.3 Lập phiếu nhập kho Thông tin phiếu nhập kho Hình 9. Biểu đồ của tiến trình “1.0. Nhập xi măng vào kho” 2. Biểu đồ của tiến trình “2.0. Xuất xi măng từ kho cho khách hàng” 2.1 Tiếp nhận đơn hàng 2.4 Kiểm tra thẻ ra vào nhà máy 2.5 Lập phiếu L/N 2.6 Nhận phiếu L/N đủ ttin 2.10 Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm 2.9 Thanh toán 2.8 Lập hóa đơn giá trị gia tăng 2.7 Lập phiếu C/D B Khách hàng “Hợp lệ” “Không hợp lệ” Phiếu L/N đủ tt D6 Phiếu C/D B D12 Hóa đơn gtgt Thẻ vào nhà máy Hoá đơn gtgt Phiếu L/N Phiếu C/D B liên 2 D5 Phiếu L/N Phiếu C/D B liên 3, 4 D4 Thẻ vào NM D3 Kế hoạch xếp hàng xe tải Kế hoạch xêp hàng xe tải “Hợp lệ” Phiếu LN Phiếu C/D B Hoá đơn 2.3 Lập kế hoạch xếp hàng xe tải 2.2 Kiểm tra bảng PTVT D9 Bảng PTVT D1 Đơn hàng Đơn hàng Đơn hàng Bảng PTVT Kế hoạch xêp hàng xe tải Thông tin phiếu CD B liên 2 D11 Nhật ký xuất nhập thành phẩm Thông tin phiếu L/N Hình 10. Biểu đồ của tiến trình “2.0. Xuất xi măng từ khẩu xe tải cho khách hàng” 3.2 Kiểm tra bảng PTVT 3.3 Lập phiếu LN 3.4 Kiểm tra phiếu LN đủ ttin 3.8 Ghi nhật ký xuất nhập thành phẩm 3.7 Thanh toán 3.6 Lập hóa đơn giá trị gia tăng 3.5 Lập phiếu C/D A Khách hàng Phiếu L/N đủ tt D7 Phiếu C/D A D12 Hóa đơn gtgt Hoá đơn gtgt Phiếu L/N Phiếu C/D A liên 2 D5 Phiếu L/N Phiếu C/D A liên 3, 4 D1 Đơn hàng Đơn hàng, Bảng PTVT “Hợp lệ” Phiếu LN Phiếu L/N Hoá đơn Đơn hàng 3.1 Tiếp nhận đơn hàng Thông tin phiếu CD A liên 2 D11 Nhật ký xuất nhập thành phẩm D9 Bảng PTVT 3. Biểu đồ của tiến trình “3.0. Xuất xi măng từ nơi đóng bao qua băng tải ra tàu cho khách hàng” Thông tin phiếu L/N Hình 11. Biểu đồ của tiến trình “3.0. Xuất xi măng từ nơi đóng bao qua băng tải ra tàu cho KH” 4. Biểu đồ của tiến trình “4.0. Báo cáo” D13 Báo cáo doanh thu hàng n