Đồ án Xây dựng hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp tổng thể (erp) cho công ty hóa chất abc

ư vấn và xây dựng quy trình  1 Chuẩn bị dự án Công việc  2 Khảo sát hiện trạng Công việc  3 Phân tích hiện trạng yêu cầu quản lý Công việc  4 Xây dng quy trình tương lai Công việc  5 Thống nhất yêu cầu và quy trình quản lý Công việc Tổng chi phí phân tích, tư vấn và xây dựng quy trình II Thực hiện xây dưng hệ thống  1 Thiết kế hệ thống Công việc  2 Cài đặt và cấu hình hệ thống Công việc  3 Tùy chỉnh – Customization Công việc  4 Thử nghiệm Công việc  5 Xây dựng tài liệu sử dụng Công việc  6 Chuẩn bị tài liệu - đào tạo Công việc  7 Thực hiện đào tạo cho key users Công việc 8 Kiểm tra nghiệm thu hệ thống:Xây dựng kịch bản test, xây dựng bộ dữ liệu test, thực hiện test với key users và nghiệm thu hệ thống Công việc Tổng chi phí thực hiện xây dựng hệ thống III Triển khai  1 Chuẩn bị chuyển đổi dữ liệu Công việc  2 Thực hiện đào tạo NSD Công việc  3 Chuyển đổi dữ liệu Công việc  4 Golive - Đưa hệ thống vào vận hành Công việc  5 Hỗ trợ vận hành hệ thống Công việc Tổng chi phí triển khai IV Tổng chi phí triển khai (A+B) Ghi chú: Giá trên đã bao gồm phí hỗ trợ và bảo hành phần mềm trong vòng 01 năm Giá trên được làm tròn đến hàng 1.000 VNĐ Giá đã bao gồm hóa đơn tài chính Bảng 4: Bảng phân chia tỷ lệ chi phí triển khai phần mềm Trên cơ sở nghiên cứu và tham khảo mức chi phí của các dự án triển khai ERP cho ngành hóa chất trên thế giới và các dự án triển khai ERP có quy mô tương tự tại các doanh nghiệp Việt Nam. Mặt khác dựa trên cơ sở khảo sát các yêu cấu đối với hệ thống ERP của ABC thì chi phí đảm bảo triển khai cho các phân hệ của một dự án ERP chiếm tỷ lệ như sau: Stt Nội dung Tỷ lệ (%) A Tỷ lệ chi phí triển khai phần mềm giai đoạn I 61% Quản lý bán hàng 14% Quản lý cung ứng vật tư và mua sắm 15% Quản lý hệ thống kho 16% Quản lý Nhân sự – tiền lương 8% Hệ thống báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo. 8% B Tỷ lệ chi phí triển khai phần mềm giai đoạn II 39% Quản lý tài chính kế toán 17% Quản lý sản xuất 17% Quản lý tài sản 5% C Tổng tỷ lệ triển khai phần mềm (A+B) 100% Bảng 5: Bảng tính toán chi phí triển khai cho từng giai đoạn Dựa vào đề xuất triển khai hệ thống phần cứng và phần mềm cũng như bảng phân chia tỷ lệ chi phí triển khai cho từng giai đoạn chúng tôi đưa ra bảng tính toán chi phí triển khai dự án ERP tương ứng với mỗi giai đoạn của ABC như sau; Stt Nội dung Giá trị (VNĐ) A Tổng chi phí triển khai giai đoạn I 1 Chi phí mua sắm phần cứng 2 Chi phí mua sắm bản quyền phần mềm 3 Chi phí triển khai phần cứng 4 Chi phí triển khai phần mềm B Tổng chi phí triển khai giai đoạn II 1 Chi phí mua sắm bản quyền phần mềm 2 Chi phí triển khai phần mềm C Chi phí khác D Chi phí dự phòng (A+B+C)*10% E Tổng chi phí dự án đầu tư (A+B+C+D) Bảng 6 : Diễn giải chi tiết chi phí khác Chi phí khác ở trong dự án này được xác định bao gồm những nội dung chính như: Chi phí tư vấn lập Dự án đầu tư, Chi phí tư vấn lập Hồ sơ mời thầu, Chi phí Tổ chức và đánh giá thầu, Chi phí giám sát triển khai. Việc tính toán chi phí khác được tính toán dựa trên Công văn số 1751 /BXD-VP ngày 14/08/2007 về việc Công bố Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng công trình. Mặt khác, Dự án Xây dựng hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống rất đặc thù do vậy việc áp dụng các mức hệ số trong Công văn số 1571/BXD - VP ngày 14/08/2007 đòi hỏi phải có độ tùy biến cao. Chính vì vậy để đảm bảo mức phí để thực hiện dự án chúng tôi lấy mức phí áp dụng cho Công trình công nghiệp làm căn cứ để tính toán các mức chi phí. Stt Nội dung Tỷ lệ (%) Tổng chi phí mua sắm và triển khai Giá trị (VNĐ) I Chi phí lập dự án đầu tư 0.794 II Chi phí lập Hồ sơ mời thầu, thẩm định Hồ sơ mời thầu, tổ chức đánh giá Hồ sơ thầu 0.257 III Chi phí giám sát triển khai 2.127 IV Tổng chi phí khác (I+II+III) Ghi chú: Giá trên được làm tròn đến hàng 1.000 VNĐ Giá đã bao gồm hóa đơn tài chính Nguồn vốn thực hiện dự án Dự án được thực hiện bằng nguồn vốn khấu hao cơ bản của Công ty. Các yêu tố đảm bảo thành công Chương 6 Các yếu tố đảm bào thành công Các rủi ro có thể gặp phải Rủi ro là những yếu tố có thể làm phá vỡ một dự án. Những điều không chắc chắn, những vấn đề hay những điểm yếu có thể làm cho dự án không đi theo đúng kế hoạch đã định. Quy trình quản lý rủi ro nhằm giảm tối thiểu ảnh hưởng của những sự cố không biết trước cho dự án bằng cách xác định và đưa ra những giải pháp tình huống trước khi có những hậu quả xấu xảy ra. Xác định được rủi ro sẽ giảm thiểu ảnh hưởng của các sự cố không biết trước cho dự án, nâng cao xác suất thực hiện thành công dự án. Đối với dự án này có thể sẽ có một số rủi ro sau: TT Các rủi ro Tác động đến dự án Phương hướng xử lý 1 Kéo dài thời gian triển khai vì nhiều lý do: Không tập trung đủ nguồn lực theo yêu cầu Các quy trình và thủ tục dự án kéo dài .... Hiệu quả dự án không cao, Làm tăng các chi phí dự án Phát sinh nhiều yếu tố không lường hết dược do ảnh hưởng tới các kế hoạch hoạt động khác. Tập trung mọi nguồn lực cần thiết theo kế hoạch. Có các phương án dự phòng hợp lý 2 Không đáp ứng được về nguồn nhân lực: Nhiều trường hợp các kỳ vọng tin học hoá dễ đưa đến việc tiến hành triển khai ngay kế hoạch mà không tính toán đến mức độ phức tạp của việc thay đổi lớn về khối lượng công việc hoặc việc thay đổi tổ chức. Có thể có một số thành viên mà năng lực không đáp ứng được các yêu cầu Để triển khai hệ thống theo tiến độ yêu cầu cần tập trung một số lượng lớn các cán bộ nghiệp vụ và IT có trình độ và năng lực cần thiết, trong khi các công việc xủ lý thường ngày cũng rất cần đến họ. Kéo dài dự án, làm tăng chi phí dự án. Trao đổi xử lý công việc trong qúa trình dự án khó khăn. Nâng cao khả năng nguồn nhân lực của dự án Có kế hoạch đào tạo tiền dự án cho các cán bộ sẽ tham gia đội dự án về ngoại ngữ, nghiệp vụ và kiến thức quản lý dự án Có kế hoạch bố trí nhân lực hợp lý, trong một số giai đoạn quan trọng của dự án cần phải tập trung toàn thời gian của một số cán bộ cho dự án. Tăng cường đào tạo cho đội dự án Sử dụng chuyên gia tư vấn từ bên ngoài. 3 Các thay đổi về tổ chức ảnh hưởng tới hệ thống sẽ triển khai, thay đổi về mô hình tổ chức và quản lý Thống nhất với tư vấn triển khai về mô hình tổ chức để có những thay đổi hệ thống hợp lý. 4 Về tài chính: Các thủ tục phức tạp dẫn đến việc giải ngân không đúng hạn. Trong thực tế triển khai có thể có những yêu cầu phát sinh làm tăng chi phí ảnh hưởng đến tiến độ của dự án . Cần tính đến thời gian xử lý các thủ tục để các có kế hoạch sát với thực tế. Ra những quyết đinh nhanh chóng và hợp lý về kinh phí 5 Khi triển khai hệ thống mới chúng ta sẽ có một thời gian chuyển tiếp, hai hệ thống cũ và mới hoạt động song song. Thời gian này dễ nảy sinh các trục trặc do thiếu tương thích giữa các thế hệ công nghệ. ảnh hưởng đến các hoạt động nghiệp vụ hiện hành, giảm sự tin cậy của người sử dụng với hệ thống mới, gây khó khăn cho việc triển khai. Biện pháp khắc phục là trong quá trình triển khai cần áp dụng phương pháp phân tích cấu trúc, mô đun hoá đồng thời áp dụng phương án triển khai theo giai đoạn. 6 Các hỏng hóc về hệ thống lưu trữ, của máy chủ về cơ sở dữ liệu, máy chủ chứa chương trình ứng dụng, virus và thâm nhập dữ liệu từ bên ngoài. Gây nhiều thiệt hại cho hoạt động sản xuất kinh doanh Đối với các hỏng hóc về hệ thống cần có quy chế sao lưu dự phòng tốt, bố trí các máy chủ dự phòng, tiến tới trong tương lai dài hạn có trung tâm dự phòng. Hệ thống an toàn và bảo mật dữ liệu được triển khai đồng bộ 7 Các ứng dụng, các giải pháp về CNTT cần dựa trên cơ sở một nền tảng Công nghệ nào đó, phần lớn là chúng ta phải nhập khẩu và phụ thuộc các công ty lớn về CNTT. Việc chia tách, nhập các công ty và việc thay đổi chính sách phát triển, hỗ trợ các chuẩn kỹ thuật của các công ty này sẽ ảnh hưởng tới việc duy trì và vận hành hệ thống thông tin của ABC Không có sự hỗ trợ đúng mức và hiệu quả từ các đối tác, chọn phải các công nghệ không phù hợp Để tránh rủi ro trên, chúng ta cần theo rõi thường xuyên các thông tin về biến động trên thị trường CNTT cũng như các chiến lược phát triển của các đối tác trong lĩnh vực Tin học từ nhiều nguồn: sách, tạp chí, WEB site, các hội thảo, qua du khảo,... Các yêu tố đảm bảo thành công Yếu tố đầu tiên là sự quyết tâm cao và chỉ đạo sát sao của cấp lãnh đạo cao nhất của ABC với một dự án liên quan đến những quy trình nghiệp vụ nhạy cảm, đòi hỏi có nhiều thay đổi ngay cả trong cách nghĩ, cách quản lý chắc chắn sẽ có nhiều khó khăn. Những khó khăn này chỉ được giải quyết dưới sự chỉ đạo kiên quyết của lãnh đạo cấp cao. Kinh nghiệm cho thấy nếu quá cứng nhắc trong thói quen quản lý của mình sẽ làm hệ thống triển khai rất khó khăn thậm chí sẽ không triển khai được. Chuẩn bị đủ nguồn lực. Đây là một hệ thống mà việc triển khai đòi hỏi tập trung cao về cả tài chính và con người. Hơn nữa, còn phải tính đến các dự án khác đang triển khai trong ABC cũng đòi hỏi nguồn lực. Quy trình nghiệp vụ hiện có sẽ vẫn được tôn trọng trong quá trình triển khai, tuy vậy cần có những thay đổi về nghiệp vụ để phù hợp với hệ thống. Do vậy, cần có những bước chuẩn bị kỹ càng, có sự thoả hiệp cần thiết. Giải quyết kịp thời những sự khúc mắc trong quá trình triển khai. Quản trị tốt sự thay đổi, đặc biệt là thay đổi suy nghĩ, tư duy nghiệp vụ trong cả tổ chức và mỗi cá nhân. Sự phối hợp tốt ở các nhóm dự án, giữa ABC với đơn vị tư vấn cũng như với đơn vị triển khai. Đội ngũ dự án của ABC có trình độ và kinh nghiệm về ứng dụng, phần mềm, quản lý hệ thống và phát triển, có kiến thức về quản lý tài chính. Đánh giá hiệu quả đầu tư Chương 7 Đánh giá hiệu quả đầu tư Cung cấp thông tin hỗ trợ quản lý chính xác và trong tâm Hệ thống báo cáo đa dạng được phân tích nhiều chiều một cách kịp thời giúp ban lãnh đạo công ty có được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tại từng thời điểm. Cơ sở dữ liệu được sử dụng chung và có tính tức thời, không còn sự phân tán về dữ liệu. Nhờ đó tăng tính chính xác, tập trung và kịp thời. Có các báo cáo quản trị nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu thường kỳ và đột xuất của lãnh đạo. Có các thông tin nhanh chóng, cập nhật về tình hình mua sắm, tài sản, vật tư hiện có trong kho của đơn vị và giao xuống cho các phòng ban sử dụng. Trao đổi thông tin về nhanh nhất giữa các bộ phận phòng ban chức năng. Tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ Quản lý tốt công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị : tính toán chính xác giá thành, quản lý chặt về công nợ, xác định và dự báo chính xác luồng tiền ra vào doanh nghiệp. Đặc biệt, nâng công tác kế toán từ hoạt động hạch toán thông thường chuyển sang hoạt động kiểm soát, do việc hạch toán được tự động phát sinh bút toán từ các phân hệ khác (sản xuất, kho tàng, cung ứng, bán hàng ...). Kiểm soát và phân tích chi phí - lợi nhuận theo kế hoạch, theo từng đơn vị phòng ban, từng thị trường, hình thức phân phối ... Quản lý chặt chẽ hệ thống kho: hệ thống kho phức tạp và rải rác ở nhiều nơi, với số lượng vật tư lớn, đa dạng về tiêu chí phân loại. Tối ưu hóa quá trình cung ứng vật tư, phụ tùng. Quản lý tốt mạng lưới phân phối: nhiều kênh bán hàng / hình thức bán hàng khác nhau. Quản lý được quy trình sản xuất: kiểm soát về năng lực / tiến độ / khấu hao tài sản/ chi phí giá thành của từng công đoạn sản xuất. Quản lý máy móc thiết bị: lập lịch, theo dõi và tổ chức thực hiện việc bảo trì, bảo dưỡng theo kế hoạch cũng như bất thường. Thông tin được chia sẻ và lưu chuyển qua các phòng ban: tất cả các nghiệp vụ đều được tiến hành theo các quy trình Đáp ứng yêu cầu của định hướng phát triển trong tương lai Đảm bảo tính chính xác và nhanh chóng trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp, đồng thời sẵn sàng thích nghi với định hướng phát triển mới khi cần minh bạch tài chính. Hệ thống sẽ giúp đưa các quy trình nghiệp vụ cũng như quy trình quản lý của doanh nghiệp lên một tầm cao mới, hướng tới chuẩn quốc tế và sẵn sàng phù hợp khi hội nhập kinh tế thế giới. Hệ thống đảm bảo đáp ứng tốt đối với yêu cầu quản trị hiện tại, đồng thời hoàn toàn có khả năng nâng cấp phát triển khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Đảm bảo sử dụng hiệu quả các nguồn lực Giải phóng năng lực của đội ngũ cán bộ nghiệp vụ, khỏi phải dành nhiều thời gian cho tính toán và xử lý thủ công để tập trung vào chức năng phân tích nghiệp vụ, tham mưu cho lãnh đạo. Có thông tin đầy đủ về tình hình kinh phí, sử dụng kinh phí cũng như tài sản trong toàn hệ thống. Một ý nghĩa quan trọng khi áp dụng hệ thống là giúp các cán bộ quản lý bớt đi phần lớn các công việc tính toán để tập trung vào việc phân tích và xử lý nghiệp vụ. Đặc biệt việc chia sẻ thông tin giữa các phòng ban sẽ giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí. Kết luận & kiến nghị Chương 8 Kết luận & kiến nghị Dự án triển khai hệ thống ERP cho ABC là một dự án lớn, phức tạp, đòi hỏi việc chuẩn bị và tổ chức thực hiện rất khắt khe và là một thách thức đối với ABC. Mặc dù vậy, đứng trước đòi hỏi cần phải nâng cao năng lực quản lý tài chính / kế toán nói riêng cũng như quản lý nghiệp vụ nói chung thì việc triển khai hệ thống là một bước đi tất yếu. Với sự chỉ đạo sát sao và quyết tâm của lãnh đạo ABC, với cách làm bài bản và sự hợp tác chặt chẽ với đơn vị triển khai, ABC hoàn toàn có thể ứng dụng thành công hệ thống ERP, góp phần đưa công tác quản lý sản xuất và kinh doanh của Công ty tiến lên tầm mới. Dự án triển khai Hệ thống Quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) có hiệu quả và tính khả thi cao, có vai trò quan trọng trong chiến lược kiện toàn và hiện đại hóa quản lý của ABC. Kính trình và đề nghị Lãnh đạo Công ty phê duyệt để dự án có thể bắt đầu triển khai sớm trong năm 2008. Phần 2: Thiết kế cơ sở của dự án PHẦN II Thiết kế cơ sở của dự án Thiết kế giải pháp phần mềm Chương 9 Thiết kế giải pháp phần mềm Quy mô triển khai hệ thống Hệ thống ERP được triển khai tại toàn bộ các đơn vị phòng ban của ABC với các phân hệ đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ sau: Quản lý kế toán tài chính và kế toán quản trị Quản lý hệ thống kho Quản lý cung ứng vật tư và mua sắm Quản lý Bán hàng Quản lý Sản xuất Quản lý tài sản Quản lý nhân sự – Lương Báo cáo Quản trị phục vụ lãnh đạo Kiến trúc và chức năng hệ thống Căn cứ xác định phạm vi hệ thống Hệ thống ERP cho ABC không những phải đáp ứng các yêu cầu nghiệp vụ như đã trình bày ở trên mà còn phải đạt được mục tiêu triển khai , có tính tới yêu cầu mở rộng cả về nghiệp vụ và phạm vi trong tương lai. Do vậy, việc xác định phạm vi của hệ thống (về quy mô triển khai, phân chia giai đoạn dự án cũng như về phạm vi nghiệp vụ) cần phải xét đến các yếu tố sau: Trên cơ sở tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Quý công ty, các phân hệ quan trọng nhất đối với hoạt động hiện tại là Quản lý Tài chính kế toán, Quản lý kho – vật tư, Quản lý cung ứng và bán hàng, quản lý sản xuất. Hiện đã hình thành quy trình tác nghiệp theo yêu cầu từ ban lãnh đạo công ty, tuy nhiên mức độ thông suốt trên bình diện toàn công ty chưa được đảm bảo. Trong tương lai, khi ABC phát triển lớn mạnh và mở rộng quy mô sản xuất cũng như khu vực hoạt động hệ thống phải đảm bảo có thể nâng cấp để đáp ứng. Trên cơ sở Phần mềm kế toán SAS mới được đầu tư và áp dụng tại Phòng kế toán tài chính, hiện đang đáp ứng tốt đối với các yêu cầu nghiệp vụ thông thường và các yêu cầu quản lý trong lĩnh vực kế toán tài chính nói chung. Căn cứ thực tế triển khai thành công các giải pháp ERP tại Việt Nam, đặc biệt đối với các công ty trong ngành hóa chất. Kiến trúc hệ thống Sơ đồ kiến trúc hệ thống ERP cho ABC Về mặt logic, hệ thống ERP cho ABC được xây dựng theo kiến trúc sau: Quản lý tài sản (*) Tài chính: Kế toán tài chính & Kế toán quản trị, TSCĐ (**) Thương mại: Quản lý mua hàng, Quản lý bán hàng Kiến trúc - giao diện các phân hệ chức năng Các phân hệ chức năng được tích hợp với nhau theo sơ đồ trên. Kiến trúc cơ sở dữ liệu Hệ thống cơ sở dữ liệu phải được thiết kế theo mô hình 3 lớp, trong đó: Máy trạm (Client) cung cấp giao diện cho phép người dùng nhập dữ liệu, gửi các yêu cầu xử lý, truy vấn thông tin, in các báo cáo Máy chủ ứng dụng (Application server) làm nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu được gửi từ các máy trạm Máy chủ cơ sở dữ liệu (Database server) chứa toàn bộ dữ liệu của hệ thống ERP, thực hiện việc truy vấn, thao tác và trả lại kết quả phục vụ việc xử lý của máy chủ ứng dụng Yêu cầu đối với hệ thống ERP Dự án "Xây dựng Hệ thống Thông tin Quản trị Doanh nghiệp Tổng thể (ERP) cho Công ty ABC” là một dự án lớn có nhiều nghiệp vụ đặc thù và phức tạp. Trên cơ sở các nghiệp vụ hiện tại của đơn vị. cách thức tác nghiệp tại các công ty hóa chất của Việt Nam, tham khảo quy trình chuẩn về quản trị doanh nghiệp trên thế giới, có thể phác thảo các quy trình nghiệp vụ chính có thể được áp dụng tại ABC như sau: Thuật ngữ viết tắt STT Thuật ngữ/ Từ viết tắt Diễn giải GL General Ledger – Sổ cái tổng hợp TK Tài khoản BTC Bộ tài chính KTTH Kế toán tổng hợp KTT Kế toán trưởng NĐUQ Người được uỷ quyền KQKD Kết quả kinh doanh BCTC Báo cáo tài chính TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định ý nghĩa các hình trên hình vẽ: 9.3.1 Quy trình nghiệp vụ Kế toán tổng hợp Quy trình nghiệp vụ kế toán tổng hợp có thể áp dụng khi triển khai hệ thống ERP tại ABC được mô phỏng như sau: Quy trình tạo và cập nhật tài khoản Sơ đồ xử lý Mô tả Quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra Yêu cầu tạo mới, cập nhật tài khoản được duyệt KTTH Yêu cầu thêm mới, cập nhật TK đã được KTT hoặc NĐUQ phê duyệt Khi KTT hoặc NĐUQ phê duyệt yêu cầu tạo mới,cập nhật tài khoản (theo Quy định của BTC, nhu cầu quản lý của doanh nghiệp), KTTH thực hiện tạo mới, cập nhật tài khoản trên hệ thống. - Nếu yêu cầu là thêm mới TK chuyển sang bước GL.01.02 - Nếu yêu cầu là cập nhật TK chuyển sang bước GL.01.04 Kiểm tra TK có trong hệ thống KTTH Yêu cầu thêm mới tài khoản - Trước khi thêm mới tài khoản vào hệ thống, KTTH phải kiểm tra trong hệ thống xem TK cần thêm mới đã có trong HT hay chưa. - Nếu chưa có thì thực hiện bước GL.01.03 - Nếu đã có trong HT thì chuyển sang GL.01.08 Tạo mới TK KTTH TK thêm mới chưa có trong HT Kế toán thực hiện nhập TK mới vào hệ thống. TK mới được tạo trong HT Tìm TK trên hệ thống KTTH Yêu cầu cập nhật TK - Đối với yêu cầu cập nhật tài khoản, KTTH phải tìm lại TK cần cập nhật. - Nếu cập nhật thông tin TK thì thực hiện bước GL.01.05 - Nếu cập nhật trạng thái TK (làm mất hiệu lực sử dụng TK) thì thực hiện bước GL.01.06 Cập nhật thông tin KTTH Cập nhật thông tin TK KTTH thực hiện cập nhật thông tin cho TK TK được cập nhật thông tin Kết chuyển số dư TK cũ sang TK mới KTTH Yêu cầu cập nhật trạng thái Inactive - Trước khi đóng tài khoản trên hệ thống (làm mất hiệu lực sử dụng tài khoản trên hệ thống) KTTH phải chuyển các giao dịch liên quan đến TK cũ từ các sổ phụ sang GL. - Trên GL thực hiện kết sổ tất cả các bút toán liên quan đến TK cũ này. - Sau đó, tạo bút toán để kết chuyển số dư TK cũ sang TK mới. Số dư của TK cũ được kết chuyển hoàn toàn sang TK mới. Đóng TK trên HT KTTH TK cũ - Làm mất hiệu lực TK. TK đã được đóng Thông báo và hướng dẫn hạch toán cho các đơn vị thành viên KTTH TK được tạo mới hoặc cập nhật Gửi công văn thông báo cho các KTT trong toàn Công ty về việc thêm mới TK và hướng dẫn hạch toán TK mới đó. GL.02 - Quy trình nhập liệu và tổng hợp số liệu cuối kỳ Sơ đồ xử lý Mô tả quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra Mở kỳ kế toán KTTH KTTH thực hiện thao tác mở kỳ kế toán để hạch toán. Kỳ kế toán được mở Tạo bút toán KTTH Có 2 loại bút toán được tạo trên sổ cái tổng hợp- GL: - Bút toán tạo trực tiếp ở GL - Bút toán được tạo ra từ các bút toán lặp hoặc bút toán phân bổ. Bút toán tạo từ sổ cái Kiểm tra bút toán KTTH Bút toán tạo từ sổ cái, giao dịch từ các sổ phụ - Kế toán tổng hợp xem xét kiểm tra tính chính xác, hợp lý của số liệu chứng từ kế toán được nhập. - Ngoài ra KTTH phải kiểm tra đối chiếu giao dịch được chuyển từ các sổ phụ lên. - Nếu phát hiện sai sót của các giao dịch chuyển từ các sổ phụ thì chuyển sang GL.02.04 - Nếu phát hiện sai sót của các bút toán nhập trực tiếp ở GL, thực hiện bước GL.02.05 - Nếu không phát hiện sai sót, chuyển sang bước GL.02.06. Các số liệu đã được kiểm tra, đối chiếu Thông báo cho kế toán sổ phụ KTTH Giao dịch chuyển từ các sổ phụ có sai sót Khi phát hiện giao dịch chuyển từ các sổ phụ lên GL có sai sót, KTTH phải thông báo cho kế toán các sổ phụ điều chỉnh tại sổ phụ. Sửa lại bút toán KTTH Bút toán tạo ở GL có sai sót Khi phát hiện các bút toán tạo ở GL có sai sót, KTTH thực hiện sửa lại bút toán trước khi kết sổ Kết sổ KTTH Các bút toán đã được kiểm tra, đối chiếu chính xác Thực hiện thao tác kết sổ đối với các bút toán đã được kiểm tra, đối chiếu chính xác. Lúc này số dư các tài khoản mới được cập nhật. Các bút toán đã được kết sổ In và kiểm tra BCTC KTTH - Chạy chương trình để lập và in ra các báo cáo cần thiết có trong hệ thống - Kiểm tra, đối chiếu để phát hiện sai sót và những điểm bất hợp lý: + Nếu cần điều chỉnh: thực hiện bước GL.02.03 + Nếu báo cáo đạt yêu cầu: chuyển sang GL02.08 BCTC Kiểm tra và duyệt BCTC KTT hoặc NĐUQ BCTC - KTT hoặc NĐUQ thực hiện kiểm tra, đối chiếu để phát hiện những điểm sai sót và duyệt BCTC. - Nếu duyệt thì chuyển sang GL.02.10 - Nếu không duyệt thì chuyển sang bước GL.02.09. BCTC được duyệt Tạo bút toán điều chỉnh KTTH BCTC không được duyệt Nếu BCTC không được duyệt, có sự bất hợp lý, KTTH phải lập các bút toán trực tiếp tại sổ cái để thực hiện điều chỉnh Bút toán điều chỉnh Đóng kỳ kế toán KTT BCTC được duyệt Đóng kỳ kế toán hiện tại để không cho phép NSD nhập liệu trong kỳ đó. Kỳ kế toán được đóng 9.3.2 Quy trình Quản lý Tài sản Thuật ngữ viết tắt STTT Thuật ngữ/ Từ viết tắt Diễn giải FA Fixed Asset – Phân hệ tài sản cố định AP Account Payable – Phân hệ phải trả GL General Leger – Phân hệ sổ cái tổng hợp NSD Người sử dụng NĐUQ Người được ủy quyền TS Tài sản TSCĐ Tài sản cố định XDCBDD Xây dựng cơ bản dở dang NCC Nhà cung cấp KTT Kế toán trưởng 9.3.2.1 Quy trình mua tài sản cố định đưa vào sử dụng ngay Sơ đồ xử lý Mô tả Quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra FA.01.01 Yêu cầu mua TSCĐ Các phòng ban, bộ phận có yêu cầu mua mới TSCĐ Nhu cầu mua mới TSCĐ thực tế phát sinh - Dựa trên tình hình thực tế, các phòng ban, bộ phận lập yêu cầu mua sắm TSCĐ mới - Chuyển yêu cầu lên các cấp có thẩm quyền phê duyệt Yêu cầu mua mới TSCĐ của các phòng ban, bộ phận FA.01.02 Phê duyệt yêu cầu mua TSCĐ Giám đốc, KTT hoặc NĐUQ Yêu cầu mua TSCĐ Giám đốc, KTT hoặc NĐUQ xem xét nhu cầu thực tế để phê duyệt. - Nếu phê duyệt thì thực hiện bước tiếp theo FA.01.03 - Nếu không phê duyệt thì kết thúc Yêu cầu mua TSCĐ được phê duyệt. FA.01.03 Mua TSCĐ Bộ phận mua hàng Yêu cầu mua TSCĐ đã được phê duyệt Nếu yêu cầu mua TSCĐ được phê duyệt thì bộ phận mua hàng thực hiện mua TSCĐ Các chứng từ mua TSCĐ FA.01.04 Tạo mới thẻ TSCĐ Kế toán TSCĐ Các chứng từ liên quan đến việc mua mới TSCĐ - Kế toán TSCĐ phân loại nhóm TS của TS sẽ được tạo thẻ: loại TS, phương pháp khấu hao, thời gian sử dụng, bộ phận sử dụng tài sản, nước sản xuất,... - Sau đó tạo mới TSCĐ trên hệ thống. Thẻ TSCĐ FA.01.05 Chuyển chứng từ sang AP Kế toán TSCĐ Các chứng từ mua TSCĐ Kế toán TSCĐ chuyển tất cả các chứng từ liên quan đến việc mua mới TSCĐ sang kế toán công nợ để hạch toán công nợ với NCC, và theo dõi công nợ trên hệ thống. Công nợ với NCC 9.3.2.2 Quy trình Khấu hao Tài sản cố định Sơ đồ xử lý Mô tả Quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết Đầu vào Thực hiện Đầu ra FA.02.01 Lập bảng tính khấu hao TSCĐ Kế toán TSCĐ - Đầu các kỳ hạch toán, kế toán TSCĐ lập bảng tính khấu hao TSCĐ trong kỳ trên hệ thống - In và chuyển bảng tính khấu hao cho giám đốc, kế toán trưởng hoặc NĐUQ Bảng tính khấu hao TSCĐ FA.02.02 Phê duyệt bảng tính khấu hao TSCĐ Giám đốc, KTT hoặc NĐUQ Bảng tính khấu hao TSCĐ - Giám đốc, KTT hoặc NĐUQ căn cứ vào tình hình tài chính và TSCĐ của công ty để ra quyết định phê duyệt hay không phê duyệt bảng tính khấu hao. - Nếu được phê duyệt thì thực hiện bước FA.02.04 - Nếu không được phê duyệt thì thực hiện bước FA.02.03 Bảng tính khấu hao được phê duyệt FA.02.03 Điều chỉnh khấu hao Kế toán TSCĐ Bảng tính khấu hao không được phê duyệt Nếu bảng tính khấu hao không được phê duyệt, kế toán TSCĐ thực hiện điều chỉnh khấu hao trên hệ thống và lập lại bảng tính khấu hao. Bảng tính khấu hao đã được điều chỉnh FA.02.04 Trích khấu hao TSCĐ Kế toán TSCĐ Bảng tính khấu hao đã được phê duyệt - Sau khi được giám đốc, KTT hoặc NĐUQ phê duyệt, kế toán TSCĐ thực hiện trích khấu hao TSCĐ. - Khi đã thực hiện trích khấu hao TSCĐ, các thông tin về TSCĐ