Dự án xây dựng và phát triển thư viện điện tử tại trung tâm thông tin – thư viện, đại học quốc gia Hà Nội nhằm nâng cao chất lượng phục vụ nghiên cứu khoa học và đào tạo đẳng cấp quốc tế

ã chặn ri riêng (block codes). + Hệ thống cho phép thư viện định nghĩa các mã chặn khác nhau cho các loại thông báo tài liệu qua hạn, triệu hồi tài liệu (Thông báo 1, 2 hoặc 3 hoặc sau khi lập hóa đơn). + Hệ thống cho phép thư viện định nghĩa các mã chặn nào ngăn những giao dịch lưu thông tài liệu. + Hệ thống cho phép xác lập lại một giao dịch lưu thông tài liệu sẽ loại bỏ một mã chặn. + Hệ thống cho phép ghi chú khi cần thiết đối với những biểu ghi bạn đọc, biểu ghi đầu mục, và che dấu tùy chọn chúng trên OPAC. + Hệ thống cho phép chức năng lưu thông tài liệu cần được tích hợp vào OPAC để một kết quả tìm kiếm có thể được sử dụng khi yêu cầu một đầu mục từ quy trình truy cập kho đóng, đặt/giữ trước tài liệu hoặc yêu cầu sao chụp tài liệu. + Hệ thống hỗ trợ chức năng sao lưu để các hoạt động lưu thông tài liệu có thể tiếp tục khi máy chủ không hoạt động, đồng thời hỗ trợ sao lưu trong Modul lưu thông tài liệu được xử lý tốt trong một môi trường làm việc phân tán. + Hệ thống hỗ trợ xác thực quyền người dùng cho các giao dịch trao quyền người dùng như việc xem màn hình hoạt động, đặt các loại yêu cầu khác nhau, sửa đổi thông tin người dùng, đảm bảo tuân thủ mã vạch người dùng (User Barcode), hay số thẻ thư viện. + Hệ thống hỗ trợ hiển thị các dạng khác nhau của thông báo phát sinh trên hệ thống khác liên quan đến người dùng và trạng thái người dùng như: chặn đầu mục quá hạn, sách yêu cầu,…) trong một giao dịch thích hợp. + Hệ thống cho phép ứng dụng các thiết bị trả sách tự động của 3M, Tagsys hoặc các thiết bị trả sách tự động tương đương khác. + Hệ thống hỗ trợ người dùng thao tác nhanh chóng thông qua việc sử dụng các phím tắt và phím chức năng. + Hệ thống cho phép thư viện thiết lập và thay đổi chính sách lưu thông linh hoạt, mềm dẻo. + Hệ thống tự động khóa thẻ bạn đọc khi vi phạm những quy định chung của thư viện và xuất thông báo cho nhân viên biết và xử lý. Chức năng cho mượn + Hệ thống hỗ trợ tính toán thời gian mượn theo đơn vị ngày/giờ và một số ngày cố định (ví dụ kết thúc một học kỳ). + Hệ thống đảm bảo khi một đầu mục được cho mượn lại thì không có bất kỳ thay đổi nào cho kỳ hạn mượn của biểu ghi đầu mục đó. + Hệ thống cho phép nhân viên bỏ qua mức giới hạn lưu thông tài liệu và cho mượn bất kỳ đầu mục nào trong một số ngày hoặc giờ được xác lập bởi nhân viên đó. + Phần mềm cho phép chỉ cần đọc thẻ một lần trong trường hợp người dùng muốn mượn nhiều hơn một đầu mục tại cùng một thời điểm. + Hệ thống tự động xuất thông báo cho nhân viên thư viện biết một đầu mục được cho mượn đã được yêu cầu bởi một người dùng khác, nhân viên thư viện có thể bỏ qua thông báo hoặc từ chối việc cho mượn mà không ảnh hưởng đến yêu cầu hiện có. + Hệ thống cho phép hiển thị đầy đủ thông tin về tên bạn đọc, loại bạn đọc và các ghi chú khác từ hồ sơ người dùng khi hệ thống đọc thẻ bạn đọc. + Hệ thống cho phép nhân viên cho mượn một đầu mục ngay cả khi một thẻ thư viện không ở gần đó (Ví dụ: Từ màn hình biểu ghi người dùng). + Hệ thống hỗ trợ thiết lập hạn mức đối với số đầu mục cho phép một người dùng được mượn/1lần bằng việc căn cứ trên loại người dùng (Bạn đọc) hoặc loại đầu mục (tài liệu). + Hệ thống cho phép in ra một phiếu về đầu mục đã cho mượn chứa đựng thông tin tên tài liệu, tác giả, ngày đến hạn trả, mã cá nhân có người dùng và đầu mục đó. Gia hạn tài liệu + Hệ thống hỗ trợ chức năng gia hạn (cập nhật thông tin) bạn đọc trong cả máy khách nhân viên và máy khách web OPAC. + Nhân viên được phép gia hạn yêu cầu giữ chỗ các tài liệu thư viện; Gia hạn theo từng cá thể, nhóm hoặc tất cả các đầu mục đã cho mượn của một bạn đọc bằng cách quét số nhận dạng mục tài liệu thư viện hoặc bằng cách làm dấu danh sách các tài liệu thư viện cho số nhận dạng của người sử dụng. + Hệ thống cho phép nhân viên gia hạn tất cả các đầu mục trong một giao dịch duy nhất, ví dụ tự động cập nhật theo tuần tự mà không cần thêm một thao tác khác. + Hệ thống không thể gia hạn cho các đầu mục trong các trường hợp sau: Hạn mức gia hạn bị vượt quá. Đầu mục nào đó đang được yêu cầu bởi bạn đọc khác. Người dùng có mã chặn lưu thông ngăn cản việc cho mượn/gia hạn. Tài liệu thư viện đang được dò tìm, thất lạc hoặc mất. + Hệ thống cho phép nhân viên được ủy quyền viết đè lên các giới hạn gia hạn. + Hệ thống hỗ trợ hiển thị một thông báo nếu một đầu mục không thể ra hạn, và quá trình gia hạn đó sẽ không được diễn ra. + Hệ thống cho phép việc hủy bỏ những xác lập trước. + Hệ thống cho phép nhân viên ra hạn đầu mục ngay cả khi thẻ thư viện và đầu mục đó không ở gần đó. + Hệ thống đảm bảo giới hạn số gia hạn được cho phép theo loại bạn đọc hoặc loại đầu mục. + Hệ thống cho phép nhân viên xác lập những đặc quyền riêng theo loại đầu mục, loại bạn đọc và vị trí. + Hệ thống cho phép thay đổi ngày đáo hạn đã được xác lập bởi hệ thống khi ra hạn đầu mục. 5. Trả tài liệu + Hệ thống hỗ trợ mối kết nối các giao dịch trực tiếp giữa bạn đọc và thư viện không tách rời khỏi một mục đã trả đồng thời lưu lại một ngày. + Hệ thống cho phép nhận lại tài liệu thư viện thông qua nhận dạng số của tài liệu thư viện. + Hệ thống cho phép ngay lập tức chấp nhận đầu mục trả tiếp theo nếu không có một thông báo nhắc nhở. + Hệ thống cho dấu hiệu rằng việc nhận lại đã thành công. + Hệ thống cho phép ngay lập tức hiển thị tên người yêu cầu dựa trên đầu mục trả. + Hệ thống cho phép in ra một phiếu trả sách (book slip) với thông tin tối thiểu gồm tên người yêu cầu, ngày mượn cuối cùng khi một đầu mục được nhập trả. + Hệ thống hỗ trợ phát sinh một thông báo để gửi bằng thư điện tử hoặc thư thường dựa trên hoạt động nhập trả một đầu mục yêu cầu. + Hệ thống báo động cho người thao tác và yêu cầu người đó xác nhận khi có những tài liệu thư viện đáp ứng những yêu cầu sau được kiểm tra để nhập vào: Những tài liệu đang được yêu cầu Tài liệu thư viện đã được tính tiền để thay thế Tài liệu thư viện đang thất lạc + Hệ thống được phép nhận lại một tài liệu thư viện và tính phí, nếu trước đây chưa được tính phí. + Hệ thống tính toán thời gian quá hạn và tiền phạt vào thời điểm nhận lại, và báo mức phạt vào hệ thống thanh toán phụ ngay lập tức. + Hệ thống cho phép nhân viên được ủy quyền định ngày nhận lại trong quá khứ (chẳng hạn, ghi lùi lại ngày nhận lại). + Đối với một đầu mục được nhập trả và không có yêu cầu nào, hệ thống cho phép thay đổi tình trạng của đầu mục “Chờ xếp giá” (Pending Shelving), và loại bỏ các dạng đầu mục (Sách đặt trước) để trở thành tình trạng “sẵn sàng xếp giá” và tự động trở thành tình trạng “Sẵn sàng phục vụ”. + Hệ thống hỗ trợ tự động xóa bỏ tình trạng “xếp giá” sau khi thư viện xác lập số ngày/giờ cho đầu mục cụ thể và đặt lại tình trạng “Sẵn sàng phục vụ”. 6. Chức năng yêu cầu + Hệ thống hỗ trợ những dạng yêu cầu sau: Yêu cầu chờ thực hiện (Queue request) yêu cầu cho một đầu mục cho mượn được trả trước hoặc đúng vào ngày đáo hạn. Yêu cầu truy cập đóng: Yêu cầu để tài liệu được quản lý theo cách truy cập mở hoặc truy cập đóng. Mọi đầu mục được trả lại sẽ hoặc có thời gian mượn ngắn (Số giờ theo quy định của thư viện) hoặc thời gian cho mượn dài (1 tuần, 2 tuần,…) với khả năng cho phép gia hạn. + Thông tin chung: Hệ thống hỗ trợ đặt nhiều yêu cầu khác nhau trong OPAC. Hỗ trợ cho phép nhiều loại hình bạn đọc đặt yêu cầu trong OPAC. Phần mềm hỗ trợ hướng dẫn bạn đọc tới yêu cầu thích hợp căn cứ trên trạng thái của đầu mục/nhan đề để được yêu cầu. Hỗ trợ nhân viên thiết lập, sửa đổi và xóa bỏ yêu cầu cho bất cứ bạn đọc nào tại bất kỳ thời điểm nào, đồng thời hủy bỏ tất cả giới hạn đặt trong thông số trước. Hệ thống cho phép bạn đọc xem những yêu cầu chờ thực hiện và yêu cầu truy cập đóng trong OPAC. Hệ thống cho phép tự động kích hoạt một yêu cầu kế tiếp khi một yêu cầu đã được thực hiện và bị xóa bỏ trực tuyến bởi nhân viên thư viện. Đối với một yêu cầu đã được thỏa mãn bị xóa trực tuyến theo nhóm hoặc bởi phần mềm và nếu không có yêu cầu nào thì hệ thống cho phép chuyển đổi trạng thái đầu mục sang trạng thái “chờ xếp giá” + Xử lý yêu cầu chờ (Queue request): Hệ thống cho phép nhân viên thay đổi trật tự bạn đọc chờ phục vụ, xóa, và lồng vào bạn đọc nào đó trong trật tự chờ. Hệ thống hỗ trợ xử lý các yêu cầu chờ theo nhiều dạng mượn dài hạn. Hệ thống hỗ trợ giới hạn số lượng các yêu cầu chờ được phép theo từng đối tượng bạn đọc và loại đầu mục. Hệ thống cho phép sau khi một yêu cầu được đặt, có thể đáp ứng các yêu cầu chờ đó với bản tài liệu mới cập nhật thêm. Hỗ trợ thư viện cài đặt và thay đổi thời hạn hiệu lực của yêu cầu chờ đã được mặc định theo hệ thống (Ví dụ 1 tháng/1 quý,…) Hệ thống cho phép cả nhân viên và bạn đọc loại bỏ thời gian hiệu lực của yêu cầu chờ mặc định bằng xác định ngày tháng thực hiện yêu cầu sau cùng. Hệ thống hỗ trợ tự động hóa xóa những yêu cầu mà đã bỏ qua ngày thực hiện yêu cầu sau cùng. Hệ thống đảm bảo không cho phép bạn đọc đặt một yêu cầu cộng thêm cho tài liệu chuyên khảo nếu bạn đọc đó: Đã có một bản sao đầu mục trong thời gian mượn. Một yêu cầu chờ cho bản sao của nhan đề đó đã được đáp ứng. Một yêu cầu chờ cho bản sao của nhan đề chưa được đáp ứng. Hệ thống hỗ trợ việc định nghĩa chu kỳ tài liệu được mượn theo chính sách cụ thể của thư viện cho những yêu cầu chờ đã được đáp ứng. Hệ thống hỗ trợ các yêu cầu chờ theo cấp độ thư mục chưa được đáp ứng cho một nhan đề hoặc đầu mục chỉ hiển thị đối với máy khách nhân viên. + Truy cập đóng: Hệ thống cho phép nhập các yêu cầu truy cập đóng cho mỗi đầu mục. Hệ thống cho phép hiển thị thông tin về ai yêu cầu một đầu mục hoặc nhan đề cụ thể chỉ với máy khách nhân viên. Hệ thống hỗ trợ tạo ra một chính sách ưu tiên cho các yêu cầu truy cập đóng căn cứ trên: Đối tượng bạn đọc; Dạng dầu mục; vị trí tài liệu; Sự kết hợp của ba điều kiện trên. Hệ thống giới hạn mức số lượng yêu cầu tồn đọng cho phép theo mỗi đối tượng bạn đọc và theo ngày. Hệ thống hỗ trợ định nghĩa thời hạn hiệu lực đối với số yêu cầu tồn đọng và sau đó những yêu cầu này sẽ tự động được xóa. Khi một đầu mục đã được yêu cầu, hệ thống hỗ trợ chuyển đổi trạng thái của nó sang “đã yêu cầu” (Requested) trong Modul OPAC. Đối với biểu ghi yêu cầu truy cập đóng, đảm bảo hỗ trợ tự động xóa bỏ trạng thái đầu mục tại thời điểm cho mượn hoặc khi thời hạn hiệu lực của yêu cầu đó đã hết hạn. Hệ thống cho phép thấy được thời gian khi một yêu cầu dồn lại được đặt. Hệ thống hỗ trợ in các yêu cầu thành các phiếu thông báo (call slips) cho các đầu mục trong truy cập đóng. Hệ thống đảm bảo phiếu thông báo được gửi tới máy in tại thư viện sở hữu tài liệu đã được yêu yêu cầu. Hệ thống hỗ trợ tự động in phiếu thông báo mà không cần có sự can thiệp của người vận hành. Hệ thống hỗ trợ in phiếu thông báo theo lệnh. Hệ thống cho phép thư viện thiết kế sắp xếp các phiếu thông báo, bao gồm việc cộng thêm các trường dữ liệu mới từ biểu ghi thư mục. Hệ thống hỗ trợ thư viện định nghĩa được khuôn giấy in của các phiếu thông báo. Hệ thống hỗ trợ lưu nhật ký đối với tất cả các yêu cầu truy cập đóng để in lại khi máy in được khôi phục trong trường hợp máy bị gặp sự cố nào đó. Hệ thống cho phép xác định được những đầu mục từ một vị trí in/ngày/thời gian đã xác lập sẽ in lai trong trường hợp máy in gặp sự cố. 7. Tệp dữ liệu bạn đọc (Patron files) + Hệ thống chứa biểu ghi của người sử dụng bao gồm nhưng không giới hạn. Cho phép người dùng sử dụng một thẻ thư viện bằng việc điền vào một mẫu đã được thư viện thiết lập thông qua Web và chuyển tới cơ sở dữ liệu được nhân viên xác nhận. + Hệ thống hỗ trợ biểu ghi bạn đọc theo khổ mẫu giống khổ mẫu MARC. + Hệ thống cho phép nhân viên tạo mới, sửa đổi và xóa bỏ trực tuyến các biểu ghi bạn đọc. + Hệ thống hỗ trợ kiểm tra biểu ghi trùng lặp (ví dụ số ID) trong quá trình nhập các biểu ghi bạn đọc mới. + Cho phép nhân viên xem và chỉnh sửa thông tin một biểu ghi bạn đọc từ màn hình giao dịch. + Hệ thống cho phép phân nhỏ số lượng tài liệu mượn dồn lại theo năm dương lịch hoặc khoảng thời gian đã được xác lập bởi thư viện. + Hệ thống cho phép cài đặt theo tham số để phân loại bạn đọc theo các đối tượng với mức độ ưu tiên khác nhau cũng như thành mục phân loại thống kê riêng rẽ không gắn kèm mức độ ưu tiên. + Hệ thống cho phép thay thế một thẻ thư viện bằng việc thay đổi mã vạch của một biểu ghi bạn đọc hiện có cùng với tất cả nối kết tới các giao dịch đã diễn ra. + Hệ thống cho phép thư viện định nghĩa thông tin nào được hiển thị trên màn hình hoạt động của bạn đọc. + Hệ thống cho phép phân loại sự hiển thị hoạt động của bạn đọc dựa trên nhan đề, loại giao dịch (quá hạn, mượn, yêu cầu), ngày đáo hạn,… + Hệ thống hỗ trợ khả năng phân loại đối với thông tin hoạt động của bạn đọc. + Hệ thống hỗ trợ gia hạn biểu ghi bạn đọc cho phép đối với nhân viên và dựa trên giá trị các tham số đối với một đối tượng bạn đọc. + Hệ thống cho phép thiết lập một thời gian hết hạn và sau ngày đó biểu ghi bạn đọc đó có thể bị xóa khỏi hệ thống. + Hệ thống hỗ trợ việc xóa bỏ hàng loạt biểu ghi bạn đọc hết hạn mà không còn giao dịch nào nữa với thư viện. + Hệ thống ngăn chặn việc xóa một biểu ghi bạn đọc có mục tài liệu mượn, yêu cầu, phí chưa trả gắn kèm… + Hệ thống cho phép xác lập ngày tháng/khoảng thời gian hết hạn và xóa bỏ đối với các đối tượng bạn đọc khác nhau. + Hệ thống cho phép truy cập biểu ghi bạn đọc theo thẻ thư viện, số nhận dạng cá nhân (PIN) và tên bạn đọc. + Hệ thống cho phép tìm kiếm được trên tất cả các trường dữ liệu trong một biểu ghi bạn đọc, đồng thời liệt kê các trường dữ liệu có thể tìm kiếm được có liên quan đến chức năng lưu thông tài liệu của hệ thống. + Hệ thống cho phép lựa chọn cho việc in ra nhãn địa chỉ từ các biểu ghi bạn đọc (mượn liên thư viện). + Hệ thống cho phép biểu ghi bạn đọc: Độ dài trường có thể biến đổi; Cộng thêm các trường mới. + Hệ thống cho phép thư viện định nghĩa trường dữ liệu nào là bắt buộc. + Hệ thống tự động phát sinh một mã chặn đối với các trường dữ liệu bắt buộc nhập thông tin mà bị bỏ trống. + Hệ thống cho phép biểu ghi bạn đọc bao gồm các trường dữ liệu chứa thông tin sau: Tên bạn đọc; số nhận dạng cá biệt; Số mã vạch thẻ thư viện; Đối tượng bạn đọc; Tối thiểu 2 địa chỉ theo khổ mẫu lựa chọn địa chỉ gửi thư theo đường bưu điện; Hai số điện thoại, ảnh, email, ghi chú,… + Hệ thống hỗ trợ thông tin: Loại thống kê, số fax, ngày hết hạn của thẻ thư viện, mật khẩu cho phép tự giao dịch đảm bảo an toàn, trạng thái, lần sử dụng cuối cùng, ngày cập nhật và sửa đổi cuối cùng, số lượng tài liệu hiện tài đang mượn, số lượng tài liệu mượn dồn lại. + Hệ thống cho phép người sử dụng của trường (nơi chốn, địa điểm, ILL, công ty) cũng như cho người sử dụng là cá nhân. + Hệ thống cung cấp một tài khoản cho mỗi người sử dụng và quản lý số tiền nạp vào tài khoản để tiêu dùng cho các dịch vụ có thu của thư viện. + Hệ thống cho phép nhân viên được ủy quyền bổ sung, duy trì, xem và cập nhật, xóa trực tuyến thông tin về người sử dụng. + Hệ thống được phép hiệu lực hóa dữ liệu yêu cầu và nhắc nó nếu nó bị thất lạc. + Hệ thống hỗ trợ việc nhập dữ liệu về người sử dụng từ những hệ thống khác của Trường và chấp nhận cập nhật từng phần dữ liệu về người sử dụng, nhận dạng và tự động viết đè lên hoặc xóa đi thông tin cũ. + Hệ thống loại bỏ hoặc lưu trữ trực tuyến hoặc theo đợt những biểu ghi người sử dụng đã hết hạn và không còn nợ hoặc không có biểu ghi tài khoản liên quan đến các khoản nợ đó. Hệ thống không được xóa biểu ghi người sử dụng nếu vẫn còn các giao dịch và/hoặc những khoản tiền phạt chưa thanh toán. + Hệ thống kết hợp đầy đủ tài liệu người sử dụng đang mượn và biểu ghi tài khoản của họ với dữ liệu về họ (chẳng hạn, việc trả lại một tài liệu thư viện đã báo thanh toán điều chỉnh hóa đơn chưa thanh toán đó để bổ sung chi phí thay thế của tài liệu thư viện). 8. Kiểm soát trạng thái (Status control) + Hệ thống cho phép tình trạng lưu thông được phát sinh tự động dựa trên một giao dịch lưu thông phù hợp, VD: Trạng thái sẵn có; Không lưu thông (Chỉ tham khảo); Đã mượn/hạn đến DDMMYY (YYMMDD); Đã yêu cầu; Đặt trước. + Hệ thống hỗ trợ xử lý tự động đối với các trạng thái khác nhau như: Chỉ sẵn có cho mượn tại phòng đọc; Đã cho mượn tới phòng đọc/hạn đến DDMMYY + Hệ thống cho phép các thư viện xác lập các trạng thái cài đặt bằng tay. + Hệ thống cho phép cộng thêm/xóa bỏ trạng thái ở máy khách nhân viên. + Hệ thống cho phép gắn trạng thái đến mỗi biểu ghi đầu mục và biểu ghi thư viện không có đầu mục. + Hệ thống cho phép tất cả trạng thái cần hiển thị trên tất cả máy khách (Bao gồm cả Web) + Đảm bảo cho phép thư viện che dấu trạng thái khỏi việc hiển thị trong OPAC. + Hệ thống hỗ trợ xác lập một giao dịch lưu thông tài liệu kéo theo một thao tác nhất định ( ví dụ: hiển thị khi cho mượn, hiển thị và xóa tự động khi nhập và xuất…) Khi gặp một trạng thái đã được xác lập bởi thư viện. + Hệ thống cho phép xác lập trạng thái ngăn cản việc cho mượn, gia hạn, chờ và yêu cầu theo khối lượng lớn (Stack requets) + Hệ thống cho phép xác lập khoảng thời gian xóa theo vị trí cụ thể cho một tình trang “chờ xếp giá” (Pending shalving) đã được phát sinh tại thời điểm nhập trả một danh mục mà không có yêu cầu nào gắn kèm. + Hệ thống cho phép xác lập những trạng thái tạm thời, sau đó chúng sẽ bị gỡ bỏ vào một ngày cụ thể nào đó. + Hệ thống cho phép thêm/xóa bỏ tính nhiều tình trạng cùng một lúc gắn với nhiều biểu ghi đầu mục hoặc thư mục được nhận dạng bởi OPAC hoặc một hoạt động tìm kiếm cơ sở dữ liệu trực tiếp. 9. Nhắc quá hạn (ghi chú) và các thông báo khác + Hệ thống hỗ trợ phát sinh các thông báo và hóa đơn cho các đầu mục quá hạn. bao gồm thông tin về người sử dụng, số yêu cầu, thư mục và thông tin lưu hành dưới nhiều hình thức khác nhau, theo trật tự do Thư viện quy định. + Hệ thống tự động phát sinh một thông báo cho bạn đọc đang có yêu cầu được gửi theo thư thường hoặc thư điện tử khi đầu mục đó trong tình trạng đặt trước tại một vị trí cụ thể. + Hệ thống hỗ trợ gửi thông báo tới bạn đọc qua thư thường hoặc thư điện tử thông tin đã ghi nhận trong biểu ghi bạn đọc. + Hệ thống cho phép xác lập các hóa đơn được gửi tới địa chỉ bưu chính đăng ký trong biểu ghi bạn đọc ngay cả khi tất cả những thông báo khác được gửi qua thư điện tử. + Hệ thống cho phép in hóa đơn cho các đầu mục theo lệnh. + Hệ thống cho phép đưa tên và địa chỉ thư viện vào trong mỗi hóa đơn (vị trí số hóa đơn cho đầu mục quá hạn / hóa đơn, vị trí mượn cho thông báo sẵn có). + Hệ thống hỗ trợ các dạng thông báo khác (quá hạn, hóa đơn và thông báo) tới cùng một bạn đọc được in như những thông báo riêng rẽ , đồng thời cho phép nhân viên hoạt động trong Modul lưu thông tài liệu thiết kế trật tự của các thông báo khác nhau, bao gồm cả thêm vào những trường dữ liệu mới từ biểu ghi thư mục. + Đảm bảo hỗ trợ cung cấp mẫu của thông báo trong modul lưu thông tài liệu… + Hỗ trợ bảng thời gian cho những thông báo khác nhau ( thời hạn gia ân, số lượng thông báo quá hạn, số ngày giữa các thông báo) đới với: Của một tổ chức, đối tượng bạn đọc khác nhau, dạng đầu mục khác nhau: Đại điểm khác nhau của thư viện; đối tượng bạn đọc khác nhau; dạng đầu mục khác nhau. + Hỗ trợ chi tiết về các thông báo và hóa đơn đã gửi (Số lượng, loại, ngày tháng gửi…)cần có cho mối bạn đọcvà có thể truy cập trực tuyến cho cả bạn đọc và nhân viên. + Hệ thống cho phép người thao tác in hoặc gởi đi các thông báo cần thiết bằng đường email. + Hệ thống cung cấp một cơ chế truy tìm tài liệu thông qua những tình trạng xử lý khác nhau, chẳng hạn xử lý trước khi lưu hành, thừa nhận và kết thúc việc xử lý, giao tài liệu và quay về những đơn vị không sở hữu, và những giai đoạn đã mất hoặc thất lạc. 10. Tính năng tiền phạt + Hệ thống cung cấp một hệ thống phạt, tự động nhận dạng những tài liệu thư viện đã quá hạn, tính toán mức phạt và thông báo cho biểu ghi người mượn khi một tài liệu thư viện được cung cấp hoặc làm mới. + Hệ thống cho phép xác lập mức tiền phạt khác nhau cho những dạng đầu mục/vị trí/đối tượng bạn đọc khác nhau. + Hệ thống hỗ trợ đặt mã chặn đối với bạn đọc nếu tiền phạt chưa được thanh toán. + Hệ thống tự động mở mã chặn sau khi bạn đọc đã thanh toán hết tiền phạt quá hạn. + Hệ thống kế toán con của người sử dụng tương tác với những chức năng lưu hành khác. + Tất cả thông tin về việc tính phí cho người sử dụng là cá nhân có thể truy cập được từ biểu ghi của họ trong tập tin của người sử dụng và người sử dụng được phép xem biểu ghi riêng của họ ở một định dạng dễ hiểu. + Hệ thống có thể tự động tính mức phí và tiền phạt theo giờ, ngày hoặc tuần. + Hệ thống cung cấp mức phí thay đổi mặc định theo chính sách của mỗi cấp và có khả năng điều chỉnh giá trị mặc định này. + Hệ thống có khả năng cài đặt tự động hoặc bằng tay giá trị “lost” (mất) theo định kỳ do thư viện quy định đối với một tài liệu thư viện có tình trạng quá hạn. + Hệ thống tính toán phí phạt, hiển thị mức phạt hoặc phí sử dụng và cho phép nhân viên được ủy quyền ghi lại việc thanh toán, bãi miễn việc trả phí hoặc truy nhập mà không trả phí. + Hệ thống cho phép nhân viên được ủy quyền viết đè lên các điều kiện phạt để cho phép mượn tài liệu. + Hệ thống có khả năng chấp nhận việc thanh toán hoàn toàn hoặc một phần mức phí hoặc tiền phạt. + Hệ thống ghi lại thời gian, địa điểm, số nhận dạng người thao tác, số tiền và mục đích thanh toán, và có thể cung cấp biên nhận cho mỗi giao dịch. + Hệ thống duy trì biểu ghi kiểm toán về tất cả các khoản phạt và phí và cung cấp chi tiết ở cấp độ người mua và tài liệu thư viện. + Hệ thống cho phép nhân viên được ủy quyền sửa lỗi, bãi miễn hoặc hủy bỏ khoản phạt, ghi nợ, vv … + Hệ thống tự động cập nhật được biểu ghi của người sử dụng khi có những thay đổi về tình trạng tài khoản của người sử dụng. + Hệ thống có khả năng ngăn không cho người sử dụng có quyền mượn khi chưa hoàn tất nghĩa vụ thanh toán. + Hệ thống tự động ngăn, ở từng cấp độ, quyền mượn khi những điều kiện ngoại lệ khác tồn tại, chẳng hạn: biểu ghi người sử dụng đã hết hạn hoặc người sử dụng có những tài liệu thư viện quá hạn thời gian mà Thư viện quy định. + Những ngăn cản này sẽ do nhân viên được ủy quyền cài đặt hoặc viết đè lên trực tuyến. 11. Thống kê và Báo cáo + Hệ thống hỗ ttrợ đưa ra những thống kê theo vị trí truy cập của thư viện (Library branch) trong một tổ chức, đối tượng bạn đọc, dạng tài liệu, loại cho mượn, và sự kết hợp của tất cả các tiêu chí này trong tất cả các giao dịch các khoảng thời gian đã xác lập và theo nhu cầu, bao gômg nhưng không chỉ giới hạn những yêu cầu sau: Số lượng mượn/gia hạn/yêu cầu theo vị trí truy cậpcủa thư viện và đối tượng bạn đọc. Số lượng mượn/gia hạn/yêu cầu/mất tài liệu theo vị trí truy cập của thư viện và dạng tài liệu. Số lượng mượn/gia hạn/yêu cầu theo đối tượng bạn đọc và dạng tài liệu. + Hệ thống cho phép thống kê mức độ sử dụng của mỗi tài liệu (hoặc mỗi bộ sưu tập), số người sử dụng hiện hành, ngày tháng giao dịch cuối cùng,… + Hệ thống cho phép lựa chọn, đếm và báo cáo về thông tin biểu ghi đầu mục và tất cả các phần tử dữ liệu đầu mục, ví dụ như ký hiệu xếp giá. + Hệ thống cho phép xuất ra các báo cáo thống kê dựa trên nội dung của một trường dữ liệu hoặc sự kết hợp của trường dữ liệu trong biểu ghi bạn đọc. + Hệ thống cho phép tích lũy những thống kê cho tất cả đầu mục nối kết tới cùng một biểu ghi thư mục (đặc biệt quan trọng đối với tiêu đề tạp chí/ấn phẩm nhiều kỳ) + Hệ thống cho phép thống kê theo vị trí thư viện, loại giao dịch, dạng cho mượn (ngắn hạn, dài hạn, …trong một học kỳ) + Hệ thống cho phép xuất ra các báo cáo về đầu mục cho mượn nhỏ hơn số lượng lần. + Hệ thống cho phép thống kê và xuất báo cáo về các đầu mục được đặt trước nhưng chưa cho mượn trong vòng một số ngày cụ thể cho mỗi vị trí thư viện. + Hệ thống cho phép xuất ra danh mục những đầu mục đặt trước hoặc yêu cầu chưa được đáp ứng trong một thời gian xác định trước. + Hệ thống cho phép xuất ra các loại danh mục kiểm tra khác nhau phục vụ cho việc quản lý lưu thông tài liệu (ví dụ: Mượn tại phòng đọc, đầu mục nào quá hạn, danh mục kiểm tra cho hóa đơn, đầu mục bị thiếu,…). + Cung cấp các thông tin về tình hình mượn đọc và sử dụng kho tài liệu: tài liệu đang mượn, tài liệu quá hạn, tần số sử dụng tài li