Giáo trình Office2007 cơ bản: Tổng quan về Explorer, Word 2007 và Excel 2007

ders. - Setting: thiết lập đƣờng kẻ, None (không có đƣờng kẻ), Box (kẻ biên), All (kẻ toàn bộ), - Style: kiểu đƣờng kẻ - Color: màu đƣờng kẻ - Width: độ rộng đƣờng kẻ V. Hình ảnh V.1. Thêm hình ảnh Đặt con trỏ ở vị trí cần chèn hình ảnh 30 Chọn thẻ Insert, trên nhóm Illustrations, nhấn nút Clip Art Xuất hiện Khung Clip Art bên phải Nhấn nút Organize clips, mở rộng cây Office Collections Chọn thể loại ảnh cần chèn Bấm hình ảnh ƣng ý, chọn Copy Trên màn hình Word, chọn Paste * Muốn chọn hình ảnh là một tệp có sẵn ta chọn thẻ Insert, nhấn nút Picture trên nhóm Illustrations; sau đó tìm đến file cần thiết V.2. Sử dụng công cụ vẽ - Bấm chọn thẻ Insert, nhấn nút Shapes trên nhóm Illustrations - Một thực đơn hiện ra với các hình dạng có sẵn - Chọn hình phù hợp - Rê chuột trên màn hình soạn thảo để vẽ hình - Có thể chỉnh sửa ảnh bằng Ribbon: Drawing Tools V.3. Chèn ký hiệu đặc biệt - Nhấn chuột vào nơi bạn muốn chèn biểu tƣợng trong tài liệu. - Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol. - Thực hiện tiếp một trong hai thao tác sau: + Nhấn chuột vào biểu tƣợng bạn muốn chèn trong danh sách xổ xuống. + Nếu biểu tƣợng cần chèn không có trong danh sách, bạn nhấn More Symbols ở cuối danh sách. Hộp thoại Symbol xuất hiện. Tại mục Font, bạn chọn một font chữ mình thích, nhấn chọn biểu tƣợng cần chèn trong khung bên dƣới, nhấn nút Insert để chèn. Xong nhấn Close để đóng hộp thoại Symbol lại. V. In ấn V.1. Xem trước khi in Nhấn nút Microsoft Office Button, sau đó chọn Print, chọn Print Preview Xem nhiều trang, chọn trong nhóm Zoom Kết thúc xem: Close Print Preview 31 V.2. In tài liệu Nhấn nút Microsoft Office Button, sau đó chọn Print, chọn Print - Phần Printer, name: chọn tên máy in - Print range: chọn vùng in, All (in toàn bộ tài liệu), Current Page (in trang hiện thời), Pages (in một số trang cần thiết) - Print: All pages in range: in toàn bộ các trang; Odd pages: in các trang lẻ; Even pages: in các trang chẵn. - Copies: số bản in - OK: tiến hành in VII. Tạo mục lục tự động trong Office 2007 - Mở văn bản bạn cần tạo mục lục tự động - Bạn chọn thẻ References - Chọn Table of Contents trong nhóm Table of Contents - Mục lục tự động đƣợc tạo trên nguyên tắc cấp độ nội dung, vì vậy, chọn đoạn văn và áp mức cấp độ cho nó bằng cách nhấn nút Add Text, chọn cấp độ 1, 2, 3 (Level 1, Level 2, Level 3) 32 - Sau khi đã hoàn thành việc xác định mức độ các đề mục trong bảng mục lục đặ con trỏ đến vị trí cần chèn mục lục và nhấn chọn biểu tƣợng Table of Contents... Có thể chọn những kiểu trình bày sẵn có(Automatic...) hoặc tùy chọn chi tiết bằng cách nhấn chọn Insert Table of Contents... Xuất hiện hộp thoại Index and Tables, chọn thẻ Table of Contents - Print Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in - Web Preview: Kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web - Show page numbers: Hiển thị số trang. Right align page numbers: Hiển thị số trang bên lề phải. - Use hyperlinks instead of page numbers: Có sử dụng liên kết từ mục lục tới trang đặt Heading. - Tab leader: Chọn loại đƣờng tab từ cuối các Heading đến số trang. - Show levels: Số cấp độ mục lục - Nút Options...: Mở hộp thoại Table of Contents Options: Tùy chọn thêm một số tính năng khác. - Nút Modify...: Mở hộp thoại Style, sửa đổi định dạng font chữ cho nội dung phần mục lục tự động. 33 Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, số trang có thể thay đổi, cập nhật lại bằng cách bấm nút Update Table Hộp thoại Update Table hiện ra với 2 lựa chọn: - Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang. - Update entire table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục Tùy vào yêu cầu của bạn mà có lựa chọn thích hợp. 34 CHƢƠNG 4: MICROSOFT EXCEL 2007 I. Làm quen với Microsoft Excel 2007 I.1. Khởi động và thoát khỏi Excel  Khởi động Start Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2007  Thoát Nhấn nút ở góc trên trái cửa sổ Excel hoặc ấn tổ hợp phím ALT + F4 I.2. Làm quen với màn hình Excel 2007  Những khái niệm cần nhớ Workbook: Đây là một tập tin để làm việc nhƣ: tính toán, vẽ đồ thị, và lƣu trữ dữ liệu. Một workbook có thể chứa nhiều sheet, do vậy có thể tổ chức, lƣu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin. Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính. Worksheet: Có khi đƣợc gọi là “sheet” hay “bảng tính”, là nơi lƣu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột và dòng. Worksheet đƣợc lƣu trong workbook. Trong Excel 2007, một Worksheet chứa đƣợc 16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ. Chart sheet: Thực chất là một sheet trong workbook, nhƣng nó chỉ chứa một đồ thị. Vì vậy, nếu chỉ muốn xem từng đồ thị riêng lẻ thì chart sheet là lựa chọn tối ƣu. Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt ở góc trái dƣới của cửa sổ workbook. Bạn có thể di chuyển từ sheet này sang sheet khác bằng thao tác đơn giản là nhấp chuột vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab. Cột (Column): nhãn của cột đƣợc đánh thứ tự bằng các ký tự chữ cái A,B,C,..., IV. Hàng (Row): nhãn của hàng đƣợc đánh theo thứ tự 1,2,3,. Ô (Cell): Giao giữa cột và hàng gọi là ô, mỗi ô có 1 địa chỉ riêng biệt đƣợc xác định bởi < nhãn của cột> và . Vùng (Range): Là tập hợp các ô liền kề nhau. Địa chỉ một vùng đƣợc xác định <Địa chỉ ô đầu>: . VD: A12:D19  Ribbon công cụ mới của Excel 2007 Ribbon - trung tâm kiểm soát mới Khi lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện của nó có thể làm cho bạn choáng ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với các phiên bản trƣớc. Thay cho các thanh trình đơn (menu) truyền thống là các cụm lệnh đƣợc trình bày ngay phía trên màn hình, giúp ngƣời dùng sử 35 dụng thuận tiện hơn, đó chính là Ribbon. Bộ công cụ Ribbon gồm: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add-Ins. Những thứ bạn cần bây giờ rất trực quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng hơn. Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ trợ công việc tuyệt vời. Với Excel 2007, các lệnh đƣợc tập hợp lại theo nhóm chức năng, khi cần là có ngay. I.3. Các thao tác với tệp I.3.1. Tạo một tài liệu mới  Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.  Cách 2: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button, chọn New, nhấn đúp chuột vào Blank document.  Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button, chọn New. Nhấn Installed Templates, sau đó chọn một mẫu đã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet để tải về). Nhấn nút Create để tạo một tài liệu mới từ mẫu đã chọn. I.3.2. Mở tài liệu có sẵn trên máy - Nhấn nút Microsoft Office Button, chọn Open (hoặc tổ hợp phím Ctrl+O). - Chọn đƣờng dẫn đến file - Chọn file, bấm nút Open I.3.3. Lưu tài liệu - Lƣu trong quá trình soạn thảo: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S (giống Word 2003) hoặc bấm Microsoft Office Button, chọn Save. - Lƣu file mới hoặc lƣu file sang tên khác hoặc thƣ mục khác: nhấn Microsoft Office Button, chọn Save As (phím tắt F12), chọn thƣ mục chứa, trong hộp File name, gõ tên file, bấm nút Save 36 I.3.4. Đóng tài liệu Nhấn nút ở góc trên phải cửa sổ Word hoặc nút Microsoft Office Button/ Close II. Soạn thảo nội dung bảng tính II.1. Nhập dữ liệu II.1.1. Dữ liệu dạng văn bản - Nhận các giá trị là các chữ cái - Nhận các giá trị số với điều kiện phải nhập dấu phẩy ‟ trƣớc khi nhập số. (Nhập xong các giá trị này sẽ nằm ở bên trái của ô) II.1.2. Dữ liệu dạng số - Nhận giá trị là số - (Nhập xong các giá trị này sẽ nằm ở bên phải của ô) Chú ý:  Nếu số dài hơn ô thì ô sẽ hiển thị dấu # # #, cần thay đổi độ rộng cột  Muốn nhập số thập phân, thƣờng sử dụng dấu “. ” để ngăn cách phần nguyên và phần thập phân (Ví dụ: 10.2). II.1.3. Dạng ngày, tháng  Quy ước - Nhập theo thông số lựa chọn của Windows, dạng ngầm định là mm/dd/yy và hh:mm:ss. 37 - Nếu nhập đúng với định dạng đã lựa chọn thì dữ liệu sẽ nằm bên phải ô. Ngƣợc lại, Excel hiểu dữ liệu nhập vào là văn bản và sẽ nằm bên trái ô. II.1.4. Dạng công thức  Quy ước: Phải đƣợc bắt đầu bằng dấu “=”  Thành phần của công thức bao gồm các toán tử và các toán hạng - Toán tử là các phép tính toán thông thƣờng có thứ tự ƣu tiên giống nhƣ quy định trong các công thức toán học: nhân chia trƣớc, cộng trừ sau. - Toán hạng có thể là:  Các địa chỉ ô, vùng, tên vùng  Các trị số, chuỗi (chuỗi để trong dấu ngoặc kép)  Các hàm  Các toán tử: Toán tử ý nghĩa * Phép nhân / Phép chia + Phép cộng - Phép trừ % Phần trăm ^ Phép lũy thừa. Ví dụ: 2 ^ 3 = 8 & Phép nối chuỗi. Ví dụ: “Hà” & “Nội” = HàNội : Tham chiếu vùng. Ví dụ: A1:B10 Toán tử so sánh: =, (không bằng), >, =, <= II.1.5. Cách tạo số thứ tự  Cách 1: - Gõ 2 số đầu tiên - Bôi đen 2 số vừa gõ, đƣa trỏ chuột xuống góc dƣới bên phải của ô vừa bôi đen, khi con trỏ xuất hiện dấu cộng đen thì giữ phím chuột trái và kéo.  Cách 2: 38 - Gõ số đầu tiên - Đƣa chuột xuống góc dƣới bên phải đồng thời giữ phím CTRL và kéo. II.1.6. Cách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bản - Các phím thƣờng dùng Tab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cột Enter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dƣới và kết thúc nhập dữ liệu : chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dƣới ô hiện tại Ctrl + home: chuyển con trỏ về ô A1 - Nhập dữ liệu Chuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệu Delete, Backspace để xóa ký tự Home, End để di chuyển nhanh trên dòng nhập Esc: kết thúc nhƣng không lấy dữ liệu đã nhập Enter:để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ô đó - Chỉnh sửa dữ liệu Nhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửa Thực hiện các thao tác chỉnh sửa Nhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa II.2. Biên tập dữ liệu - Sửa nội dung đã có trong ô Chọn ô cần sửa bấm F2 hoặc nháy kép chuột trái hoặc kích chuột lên thanh công thức (Formula bar) Sửa đổi dữ liệu, kết thúc bấm ENTER - Lệnh Undo và Redo - Nhấn chuột vào nút Undo để khôi phục dữ liệu, nút Rezo để quay lại trƣớc khi bấm nút Undo hoặc ấn phím Ctrl + Z, Ctrl + Y. II.3. Thao tác với ô, dòng, cột II.3.1. Thao tác chọn - Chọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọn - Chọn vùng ô liền nhau 39 Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùng Giữa phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dƣới dùng của vùng Thả phím Shift để kết thúc việc chọn Có thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trên - Chọn vùng ô rời rạc Chọn một ô hoặc 1 vùng ô liên tục hình chữ nhật Giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô hoặc các vùng ô tiếp theo Thả phím Ctrl để kết thúc việc chọn - Chọn một cột: nhắp chuột vào tên cột có trên trƣờng viền ngang – A, B, - Chọn dãy cột kề nhau: Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên phải Giữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùng Thả phím Shift - Chọn dãy cột rời rạc Chọn cột hoặc dãy cột liền nhau Giữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theo Thả phím Ctrl - Thực hiện các thao tác tƣơng tự để chọn hàng - Chọn toàn bộ bảng tính Nhắp vào ô giao nhau của đƣờng viền ngang và đƣờng viền dọc Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + A - Hủy chọn Nhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tính II.3.2. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn ô  Sao chép - Bôi đen vùng cần sao chép - Bấm CTRL + C hoặc bấm nút copy - Đặt con trỏ tại vị trí cần sao chép tới - Bấm CTRL + V hoặc bấm chọn biểu tƣợng Paste 40  Sao chép đặc biệt  Khi sao chép dữ liệu bình thường Excel hiểu là sao chép tất cả. Nếu chỉ muốn sao chép 1 trong các thuộc tính trên của ô sang vị trí mới thì phải dùng chức năng dán đặc biệt (Paste Special)  Các bước thực hiện: - Lựa chọn vùng nguồn - Bấm Ctrl + C hoặc bấm nút Copy - Dịch chuyển con trỏ đến vị trí đích - Bấm vào chữ Paste của nút Paste - Chọn một cách thức sao chép trên thực đơn hoặc chọn Paste Special  All: Sao chép toàn bộ (định dạng, công thức, dữ liệu...)  Formats: Chỉ sao chép định dạng  Values: Chỉ sao chép giá trị  Transpose: Hoán đổi vị các giá trị đang ở hàng thành cột và ngƣợc lại  Paste link: Tạo mối liên kết giữa dữ liệu nguồn và đích (khi thay đổi dữ liệu nguồn thì dữ liệu đích cũng thay đổi theo) - Chọn OK hoặc bấm Enter 41  Di chuyển dữ liệu - Bôi đen vùng cần di chuyển - Bấm CTRL + X hoặc chọn biểu tƣợng - Đặt con trỏ tại vị trí cần di chuyển tới - Bấm CTRL + V hoặc chọn biểu tƣợng  Chèn cột, hàng  Chọn vị trí cần chèn  Trên thẻ Home, nhóm Cells, nhấn nút Insert Cells - Insert Cells..: chèn ô - Insert Sheet Rows: chèn hàng - Insert Sheet Columns: chèn cột - Insert Sheet: chèn trang sheet mới  Xóa - Chọn phạm vi cần xoá - Nhấn Delete trong nhóm Cells của thẻ Home - Delete cells: xóa các ô đánh dấu - Delete Sheet Rows: xóa hàng - Delete Sheet Columns: Xóa cột - Delete Sheet: Xóa Sheet  Ẩn dòng, cột, Sheet  Chọn hàng, cột hoặc sheet cần ẩn  Nhấn nút Format trong nhóm Cells của thẻ Home  Chọn Hide & Unhide - Hide Rows: nếu muốn ẩn hàng - Hide Columns: nếu muốn ẩn cột - Hide Sheet: nếu muốn ẩn Sheet  Hiện dòng, cột, Sheet  Chọn các cột hoặc hàng liền trƣớc, liền sau cột hoặc hàng cần hiện 42  Nhấn nút Format trong nhóm Cells của thẻ Home  Chọn Hide & Unhide - Unhide Rows: nếu muốn hiện hàng - Unhide Columns: nếu muốn hiện cột - Unhide Sheet: nếu muốn hiện Sheet IV. Thay đổi độ rộng của cột, độ cao hàng - Chọn cột hoặc hàng cần thiết lập độ rộng - Bấm nút Format của nhóm Cells trên thẻ Home - Chọn Row Height để thiết lập độ cao hàng hoặc Column Width để thiết lập độ rộng cột - Gõ độ rộng mới - OK Lưu ý: Bạn có thể làm nhanh bằng cách lựa chọn vùng cần thay đổi rồi nháy kép vào đƣờng canh biên của hàng hoặc của cột hoặc giữ chuột kéo để tự động thay đổi tuỳ ý. 43 II.4. Thao tác với trang bảng tính II.4.1. Sao chép Sheet  Cách 1: - Nháy chuột phải vào tên Sheet cần sao chép  chọn Move or Copy - Chọn Create a copy, chọn OK  Cách 2: - Đƣa trỏ chuột vào tên Sheet cần sao chép, giữ phím chuột trái, đồng thời giữ phím CTRL kéo và thả vào vị trí mới. II.4.2. Xoá Sheet  Bấm chuột phải vào tên Sheet cần xóa  Delete  OK II.4.3. Di chuyển Sheet Cách 1: - Nháy chuột phải vào tên Sheet cần di chuyển - Chọn Move or Copy, xuất hiện hộp thoại: - To book : chọn File cần di chuyển tới - Before sheet : chọn vị trí đứng cho Sheet sau di chuyển - Chọn OK Cách 2: - Đƣa trỏ chuột vào tên Sheet cần di chuyển, giữ phím chuột trái, kéo và thả vào vị trí mới. II.4.4. Đổi tên Sheet - Kích đúp vào tên Sheet cần đổi  gõ tên mới bấm Enter - Hoặc kích chuột phải vào tên Sheet  chọn Renamegõ tên mới bấm Enter II.5. Sắp xếp dữ liệu và lọc dữ liệu tự động Autofilter II.5.1. Cách sắp xếp dữ liệu: - Bôi đen bảng dữ liệu đƣa vào sắp xếp - Bấm nút Sort & Filter của nhóm Editing trên thẻ Home + Sort Smallest to Lagest: sắp xếp từ nhỏ đến lớn (hoặc Sort A to Z: sắp xếp thuận chiều theo bảng chữ cái) 44 + Sort Largest to Smallest: Sắp xếp từ lớn đến nhỏ (hoặc Sort Z to A: sắp xếp đảo chiều theo bảng chữ cái) + Custom Sort: sắp xếp tùy biến - Sắp xếp tùy biến + Sort By : Cột ƣu tiên nhất trong khoá sắp xếp + Bấm Add level: Then By : Cột ƣu tiên thứ 2 & thứ 3 trong khoá sắp xếp - Sort Smallest to Lagest: sắp xếp từ nhỏ đến lớn (hoặc Sort A to Z: sắp xếp thuận chiều theo bảng chữ cái) - Sort Largest to Smallest: Sắp xếp từ lớn đến nhỏ (hoặc Sort Z to A: sắp xếp đảo chiều theo bảng chữ cái) II.5.2. Cách lọc dữ liệu: Công dụng: Đƣa ra các bản ghi thoả mãn điều kiện. Các bƣớc thực hiện: - Bôi đen bảng dữ liệu - Bấm nút Sort & Filter của nhóm Editing trên thẻ Home, chọn Filter - Trên mỗi cột sẽ xuất hiện một nút lọc hình tam giác trỏ xuống, bấm nút lọc sẽ có một thực đơn thả xuống - Chọn Number Filtes (nếu cột định lọc là số) hoặc Text Filters (nếu cột định lọc là dạng chữ)  Top 10 : Hiển thị 10 bản ghi từ trên xuống dƣới hoặc từ dƣới lên trên  Equals: So sánh bằng (=)  Does not Equals: So sánh không bằng ()  Is greater than: Lớn hơn (>)  Is greater than or Equal to: Lớn hơn bằng (> =)  Is less than: Nhỏ hơn (<) 45  Is less than or Equal to : Nhỏ hơn bằng (< =)  Begin with: Bắt đầu với  Does not begin with: Không bắt đầu với  End with : Kết thúc với  Does not end with: Không kết thúc với  Content: Bao gồm  Does not content: Không bao gồm  Custom: Lọc trên nhiều trƣờng III. Thao tác định dạng III.1. Định dạng kiểu dữ liệu - Các dạng biểu diễn dữ liệu  General: dạng chung  Number: dạng số  Currency: dạng tiền tệ  Date: dạng ngày tháng  Time: dạng thời gian  Text: dạng văn bản  Custom: dạng ngƣời dùng tự định nghĩa - Biểu diễn số thực  Chọn một ô hoặc vùng ô có chứa số thực  Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home, nhóm Cells, nhấn Format  Format Cells  Chọn thẻ Number  Chọn mục Number trong danh sách Category  Nhắp chọn ô Use 1000 Separator(,): phân tách phần nghìn bằng dấu phẩy (,)  Nhấp OK để kết thúc - Biểu diễn số liệu dạng ngày tháng  Khi mặc định là ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy hoặc mm/dd/yy)  Chọn ô có dữ liệu ngày tháng muốn định dạng lại  Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home, nhóm Cells, nhấn Format  Format Cells  Chọn thẻ Number 46  Chọn mục Custom  Nhập định dạng hiển thị mới trong hộp Type, ví dụ: dd/mm/yyyy  Nhấp OK để kết thúc - Biểu diễn số liệu dạng tiền tệ  Chọn ô có dữ liệu số muốn định dạng tiền tệ  Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Home, nhóm Cells, nhấn Format  Format Cells  Chọn thẻ Number  Chọn mục Custom  Nhập định dạng hiển thị mới trong hộp Type, ví dụ: #,##0.00[$VND]  Nhấp OK để kết thúc - Biểu diễn số liệu theo dạng phần trăm  Nhấn nút % trên thanh công cụ trên nhóm Number của thẻ Home  Sử dụng nút Increase Decimal để tăng số xuất hiện sau dấu thập phân  Hoặc Decrease Decimal để giảm số xuất hiện sau dấu thập phân III.2. Định dạng ô chứa văn bản III.2.1. Chọn vùng ô - Chọn ô: Bấm chuột vào ô đƣợc chọn - Chọn vùng ô: Chọn ô đầu tiên, giữ phím Shift kết hợp với phím mũi tên, hoặc giữ Shift và bấm chuột vào ô cuối cùng vùng chọn. III.2.2. Thay đổi font chữ, cỡ chữ, màu chữ - Chọn vùng ô cần định dạng - Bấm chọn phông chữ trên hộp Font của nhóm Font ở thẻ Home - Bấm chọn cỡ chữ trên hộp Font Size của nhóm Font ở thẻ Home - Bấm chọn màu chữ trên hộp Font Color của nhóm Font ở thẻ Home III.2.3. Căn vị trí chữ trong ô - Chọn ô hoặc vùng ô muốn căn chỉnh - Sử dụng các nút trên nhóm Paragraph trên thẻ Home để căn theo chiều ngang, dọc của ô - Các nút 1, 2, 3 trên hình bên: căn chỉnh chữ theo chiều dọc ô; các nút 47 4, 5, 6: căn chỉnh chữ theo chiều ngang ô III.2.4. Hòa ô  Cách hòa ô: - Chọn các ô cần liên kết - Nhấn chuột vào biểu tƣợng trên nhóm Alignment của thẻ Home  Huỷ hòa ô: - Đặt con trỏ tại ô cần huỷ hòa ô - Bấm mũi tên bên cạnh nút Merge &Center, chọn Unmerge Cells III.2.5. Xoay chữ trong ô - Chọn ô hoặc vùng ô cần xoay chữ - Bấm nút Orientation, chọn kiểu xoay chữ III.3. Căn, vẽ đường viền ô - Chọn vùng tạo đƣờng viền - Nhấn nút Border trên nhóm Font - Chọn một kiểu đƣờng viền có sẵn hoặc có thể tự thiết lập bằng cách chọn More Borders và cài đặt các thông số:  Style: chọn kiểu đƣờng kẻ (nét đơn, đôi, đứt,.....)  Color: chọn mầu nét kẻ  Presets chọn: - None: Không có đƣờng viền - Outline : Đƣờng viền ngoài - Inside : Đƣờng viền bên trong  Border: bỏ hoặc thay đổi các đƣờng trên, dƣới, trái, phải hoặc giữa - OK IV. Công thức và hàm IV.1. Tạo lập công thức - Gõ công thức 48  Gõ dấu “=” trƣớc công thức, ví dụ: =E1+F1  Nhấn Enter để kết thúc  Nội dung công thức đƣợc hiển thị trên thanh Formula bar  Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ƣu tiên của các phép toán trong công thức - Các phép toán trong công thức số học:  Cộng: +  Trừ: -  Nhân: *  Chia: /  Mũ: ^ - Các phép toán so sánh  Lớn hơn: >  Nhỏ hơn: <  Lớn hơn hoặc bằng: >=  Nhỏ hơn hoặc bằng: <=  Khác (không bằng): - Nhận biết và sửa lỗi  ####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,  #VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức  #DIV/0!: chia cho giá trị 0  #NAME?: không xác định đƣợc ký tự trong công thức  #N/A: không có dữ liệu để tính toán  #NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số IV.2. Địa chỉ tương đối, tuyệt đối IV.2.1. Địa chỉ tương đối Là địa chỉ sẽ thay đổi số thứ tự của cột, hàng khi sao chép công thức tới vị trí khác. Dạng tổng quát: Ví dụ: A2, B2, C6,.... =A2*B2 49 IV.2.2. Địa chỉ tuyệt đối Là địa chỉ có chứa ký hiệu $ ở đằng trƣớc số thứ tự của hàng hoặc cột. Khi sao chép tới vùng khác sẽ không bị thay đổi. - Tuyệt đối cột : Có dấu $ trƣớc nhãn của cột - Tuyệt đối hàng: Có dấu $ trƣớc nhãn của hàng - Tuyệt đối cột và tuyệt đối hàng: Có dấu $ trƣớc nhãn của cột và hàng Dạng tổng quát: $$ Ví dụ: $A$2, $B$2, $C$6,... =$A$2*$B$2 IV.2.3. Địa chỉ tham chiếu hỗn hợp - Có một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tƣơng đối Chú ý: - Muốn sử dụng địa chỉ tuyệt đối tại địa chỉ hoặc vùng địa chỉ nào thì trong khi thực hiện công thức, sau khi lựa chọn xong địa chỉ hoặc vùng địa chỉ đó bạn nhấn phím F4 - Sử dụng địa chỉ tuyệt đối khi cần nhân chia, cộng, trừ một dãy số với cùng một vị trí chứa giá trị hoặc khi tìm kiếm hoặc so sánh trong vùng địa chỉ cố định. IV.3. Thao tác với hàm IV.3.1. Giới thiệu - (đối số 1, đối số 2,, đối số n) - Đối số có thể là  Giá trị kiểu số, xâu,  Địa chỉ ô hoặc vùng ô  Một hàm khác IV.3.2. Nhập hàm - Cách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng “=(đối số 1, đối số 2,, đối số n)” - Cách 2: Chuyển con trỏ ô về ô muốn nhập công thức Trên thanh công thức Formula bar, nhấn nút Xuất hiện hộp thoại Insert Function 50 Gõ tìm hàm trong mục Search for a function Chọn loại hàm trong mục Or select a category Chọn hàm trong mục Select function: Nhấn nút OK Nhập các đối số cần thiết Nhấn nút OK để hoàn tất IV.3.3. Sao chép công thức - Nhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chép - Đặt con trỏ chuột vào góc phải dƣới của ô - Biểu tƣợng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đen nét đơn - Nhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chép IV.4. Một số hàm thường dùng IV.4.1. Sử dụng hàm Sum Công dụng: Dùng để tính tổng trong một phạm vi hoặc một dãy số nào đó Cú pháp: =Sum (Phạm vi cần tính tổng) Hoặc =Sum(giá trị 1, giá trị 2,....,giá trị n) Hoặc Bấm nút Auto Sum, chọn vùng cần tính tổng, vùng rời nhau kết hợp nhấn phím Ctrl Ví dụ: =Sum(A2:A8) IV.4.2. Nhóm hàm thống kê Hàm Average Công dụng: Tính trung bình cộng của các đối số Cú pháp: = Average (number1, number2,) 51 Hoặc =Average(Phạm vi cần tính) Trong đó: number1, number2,..... có thể là số, công thức, dãy ô hoặc tham chiếu ô Ví dụ: = Average (10,5,15) Cho kết quả 10 Nếu dãy ô A1: A5 có nội dung trong các ô lần lƣợt là 7, 8, 9 thì =Average (A1: A5) Cho kết quả 8 Hàm Max Công dụng: Trả về giá trị lớn nhất trong dãy các đối số đã cho Cú pháp: = Max (number1, number2,) Trong đó: number1, number2,.... có thể là số, công thức, dãy ô hoặc tham chiếu ô, có thể lấy tới 30 giá trị số trong hàm này. Ví dụ: = Max (-10, -4, -6)  cho kết quả - 4 = Max(5,8,10)  cho kết quả 10 Hàm Min Công dụng: Trả về giá trị nhỏ nhất trong dãy các đối số đã cho Cú pháp: = Min(number1, number2,) Trong đó: number1, number2,có thể là những giá trị số, công thức, dãy ô hoặc tham chiếu ô có thể lấy tới 30 giá trị số trong hàm này. Ví dụ: =Min (-10, -8, -6) Cho kết quả -10 =Min(5,8,25) Cho kết quả 5 Hàm Rank Công dụng: Trả về thứ hạng của 1 số cụ thể trong tập hợp số. Nếu trong tập hợp số có những giá trị giống nhau hàm sẽ xếp chung cùng 1 thứ hạng. Cú pháp: = Rank (Number, List, Order) 0:giảm dần, 1:tăng dần Trong đó: - Number : Là địa chỉ ô chứa dữ liệu cần xếp hạng - List : Phạm vi dãy số cần so sánh (ấn F4 để cố định) - Order : Kiểu xếp bậc, là số, quy định cách xếp thứ hạng 52 Chú ý: Nếu Kiểu xếp bậc là 0 hoặc lƣợc bỏ. Excel sẽ xếp hạng theo thứ tự giảm dần. IV.4.3. Hàm điều kiện IF Công dụng: Dùng kiểm tra điều kiện và trả lại một trong hai giá trị đƣợc chỉ ra. Cú pháp: =If (điều kiện, giá trị 1, giá trị 2) Hàm này có nghĩa: nếu điều kiện kiểm tra đúng thì cho giá trị 1, ngƣợc lại sẽ cho giá trị 2 VD: Tính cột Kết quả. Nếu Điểm TB >=5 thì “Đỗ”, ngƣợc lại là “Trƣợt”, công thức nhƣ sau: =if(A1>=5, “Đỗ”, “Trƣợt”) (trong đó A1 chứa giá trị số thực điểm trung bình) Chú ý:  Số IF lồng luôn nhỏ hơn số trƣờng hợp là 1  Trƣờng hợp cuối cùng chỉ cần ghi giá trị mà không cần ghi điều kiện  Giá trị trả về của hàm IF có thể là chuỗi ký tự, số, biểu thức, hàm tính toán 