Giáo trình Tin học đại cương (Dùng cho khối sinh viên không chuyên tin)

c symbol này thành một mục từ của AutoCorrect. * Nút lệnh Shortcut Key dùng để gán một tổ hợp phím tắt cho một symbol thƣờng sử dụng. * Chọn tab Special Character để chèn các ký tự đặc biệt nhƣ Copyright ©, Register ®,… Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 66  Bấm mouse vào dòng chứa ký tự đặc biệt muốn chèn và bấm nút Insert để chèn vào tài liệu.  Bạn tiếp tục làm nhƣ vậy cho các ký tự đặc biệt khác. Nếu không chọn ký hiệu hay ký tự đặc biệt nào, bấm nút Cancel.  Bấm nút Close để đóng hộp thoại Symbol 4. Tạo ký tự hoa lớn đầu đoạn (Drop Cap) Để việc trình bày văn bản thêm sinh động, lôi cuốn ngƣời đọc, bạn có thể sử dụng chức năng Drop Cap để phóng lớn ký tự đầu tiên của các đoạn văn. Để định dạng theo kiểu Drop Cap, bạn thực hiện các bƣớc sau:  Chọn đoạn văn bản muốn áp dụng Drop Cap bằng cách đặt điểm chèn vào trong đoạn văn bản đó.  Chọn lệnh Drop Cap từ nhóm Text của tab Insert để mở hộp thoại Drop Cap.  Chọn kiểu định dạng sẵn hoặc tùy chọn Drop Cap Options để thiết lập kiểu riêng Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 67 Hộp thoại Drop Cap xuất hiện. Các thông số trong hộp thoại Drop Cap bao gồm: Mục chọn Ý nghĩa Position Chọn kiểu, dạng của Drop Cap  None: Không sử dụng Drop Cap  Dropped: ký tự đầu tiên đƣợc phóng lớn, văn bản còn lại của đoạn văn bao quanh ký tự Drop Cap  In margin: ký tự đầu tiên đƣợc phóng lớn và đƣợc đặt trong vùng lề trang giấy Font Định dạng font chữ cho Drop Cap Lines to drop Xác định chiều cao (số dòng) của Drop Cap Distance from text Xác định khoảng cách giữa Drop Cap và phần văn bản kế tiếp bên phải 5. Chuyển đổi khối văn bản thành chữ hoa và ngƣợc lại Các ký tự khi đƣợc nhập vào văn bản tồn tại ở 02 dạng: chữ in hoa hoặc chữ thƣờng. Bạn có thể nhanh chóng định dạng in hoa hay in thƣờng cho từng ký tự hoặc từng từ với nhiều trạng thái khác nhau bằng cách sử dụng chức năng Change Case.  Chọn phần văn bản muốn thay đổi  Trong nhóm Font của tab Home, chọn lệnh Change Case. Click chọn kiểu muốn chuyển đổi Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 68  Khi sử dụng tổ hợp phím Shift + F3, bạn có thể nhấn nhiều lần đến khi đƣợc kiểu chuyển đổi nhƣ mong muốn Mục chọn Ý nghĩa Sentence case Tất cả các ký tự đều in thƣờng, riêng ký tự đầu tiên của mỗi câu đƣợc in hoa lowercase Tất cả các ký tự đều in thƣờng UPPERCASE (Ctrl + Shift + A) Tất cả các ký tự đều in hoa Title Case Các ký tự đầu tiên của mỗi từ đƣợc in hoa, các ký tự còn lại thì in thƣờng tOGGLE cASE Các ký tự đang đƣợc in thƣờng đổi lại thành in hoa và ngƣợc lại III. ĐỊNH DẠNG ĐOẠN Lưu ý chung:  Nếu chỉ định dạng cho một đoạn, bạn để con trỏ vào đoạn này; còn định dạng cho nhiều đoạn, bạn phải chọn các đoạn này.  Word có tính kế thừa định dạng đoạn, nghĩa là mỗi khi bạn nhấn phím Enter sẽ tạo ra một đoạn mới có định dạng giống y nhƣ đoạn kế trƣớc.  Nên thực hiện các lệnh định dạng trƣớc khi nhập văn bản để tận dụng tính kế thừa định dạng đoạn của Word. 6. Thụt lề đoạn văn (Indentation) Chức năng thụt lề đoạn văn (Indentation) cho phép dịch chuyển đoạn văn qua trái (Left Indent), hay phải (Right Indent) so với biên lề của văn bản. Ngoài ra, còn có các chọn lựa về cách thụt lề dòng đầu tiên của các đoạn văn (First line indent) hay thụt lề từ dòng thứ hai của đoạn văn (Hanging indent). Bạn có thể thụt lề đoạn văn bằng một trong các cách sau đây: Cách 1: Dùng các mục lựa chọn từ khung Indentation trên tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph để tùy chọn cách thụt lề cho văn bản của bạn. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 69 Mục chọn Ý nghĩa Left Thụt lề trái của đoạn văn sang phải một khoảng theo kích thƣớc xác định. Right Thụt lề phải của đoạn văn sang trái một khoảng theo kích thƣớc xác định. Special Thụt lề đặc biệt None Đoạn văn không thụt lề First Line Thụt lề dòng đầu tiên của đoạn văn một khoảng cách xác định đƣợc quy định trong ô By. Hanging Thụt lề từ dòng thứ hai của đoạn văn một khoảng cách xác định đƣợc quy định trong ô By. Cách 2: Click lên các nút lệnh Decrease Indent (giảm khoảng thụt lề) và Increase Indent (tăng khoảng thụt lề) trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 70 Bạn cũng có thể chỉ định khoảng cách thụt lề trái (Left) và thụt lề phải (Right) của đoạn văn khung Spacing của nhóm lệnh Paragraph trên tab Page Layout Cách 3: Sử dụng thƣớc (Ruler) Trên thƣớc ngang có các nút dùng để ấn định khoảng cách thụt dòng vào so với lề trang. Công dụng của các nút này nhƣ sau: Ký hiệu Ý nghĩa (Tab) First Line Indent: định vị trí bắt đầu của dòng đầu đoạn văn (Ctrl + T) Hanging Indent: định vị trí bắt đầu các dòng còn lại (từ dòng thứ hai) của đoạn văn (Ctrl + M) Left Indent: định vị trí bắt đầu cho cả đoạn văn Right Indent: định vị trí kết thúc cho cả đoạn văn Minh họa các cách thụt lề: Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 71 First Line Indent Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Môn học này đƣợc tiến hành tại phòng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học. Hanging Indent Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Môn học này đƣợc tiến hành tại phòng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học. Left Indent Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Môn học này đƣợc tiến hành tại phòng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học. Right Indent Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Môn học này đƣợc tiến hành tại phòng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học. 7. Canh lề đoạn văn (Alignment) Chức năng canh lề đoạn văn (Alignment) cho phép canh lề đoạn văn bên trái (Align Text Left), bên phải (Align Text Right), canh giữa (Center) hay canh đều (Justify) đoạn văn so với biên lề của trang tài liệu. Bạn có thể canh lề đoạn văn bằng một trong hai cách sau đây: Cách 1: Dùng các mục lựa chọn từ mục Alignment trong khung General trên tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph để tùy chọn cách canh lề cho văn bản của bạn. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 72 Mục chọn Ý nghĩa Left (Ctrl + L) Canh đoạn văn thẳng theo lề trái Center (Ctrl + E) Canh đoạn văn ở giữa Right (Ctrl +R) Canh đoạn văn thẳng theo lề phải Justify (Ctrl + J) Canh đoạn văn thẳng theo cả lề trái và lề phải Cách 2: Click lên các nút lệnh dùng để canh lề trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home. Minh họa các cách canh lề: Align Left Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Môn học này đƣợc tiến Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 73 hành tại phòng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học. Align Center Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Môn học này đƣợc tiến hành tại phòng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học. Align Right Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Môn học này đƣợc tiến hành tại phòng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học. Align Justify Chủ yếu môn này liên quan đến kỹ năng, do đó sinh viên sẽ tự học dƣới sự hƣớng dẫn là chính. Môn học này đƣợc tiến hành tại phòng máy, với hình thức xen kẽ lý thuyết và thực hành trong mỗi buổi học. 8. Thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách dòng (Paragraph Spacing and Line Spacing) Trong quá trình soạn thảo tài liệu, đôi khi bạn cần tạo ra một khoảng cách trƣớc hay sau (trên hay dƣới) giữa các đoạn hoặc giữa các dòng nhằm tạo sự rõ ràng cho phần văn bản đó. Để thay đổi khoảng cách đoạn và khoảng cách dòng nhƣ vậy, bạn có thể dùng một trong các cách sau đây Cách 1: Từ khung Spacing trong tab Indents and Spacing của hộp thoại Paragraph. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 74 Word đo khoảng cách giữa các đoạn theo đơn vị point (pt). Khoảng cách mặc định giữa các dòng đƣợc tính theo số dòng, nhƣng Word cho phép bạn thiết lập các khoảng cách này theo đơn vị Inch và cm. Trong khung Spacing, bạn có thể tạo ra các khoảng cách thông qua các mục chọn trong bảng bên dƣới Mục chọn Ý nghĩa Before Khoảng cách giữa đoạn văn đƣợc chọn so với đoạn văn trƣớc After Khoảng cách giữa đoạn văn đƣợc chọn so với đoạn văn sau Line Spacing Khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn. Single (Ctrl + 1) Khoảng cách là 1 dòng đơn 1.5 lines (Ctrl + 5) Khoảng cách là 1.5 dòng Double (Ctrl + 2) Khoảng cách là 2 dòng At least Khoảng cách tối thiểu giữa 2 dòng mà Word có thể chấp Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 75 nhận để làm vừa vặn font chữ. Khoảng cách này đƣợc hiển thị trong khung At Exactly Khoảng cách chính xác giữa 2 dòng. Khoảng cách này đƣợc hiển thị trong khung At Multiple Khoảng cách bẳng với số dòng đƣợc thiết lập thông qua hôp At Cách 2: Xác định khoảng cách dòng nhanh bằng lệnh Line and Paragraph Spacing trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home  Click chọn Line Spacing Options để mở hộp thoại Paragraph định dạng khoảng cách đoạn và dòng tùy ý.  Click chọn Add/Remove Space Before Paragraph để thêm/loại bỏ khoảng cách trƣớc đoạn văn.  Click chọn Add/Remove Space After Paragraph để thêm/loại bỏ khoảng cách sau đoạn văn. Cách 3: Xác định khoảng cách trƣớc hay sau đoạn văn trực tiếp trong khung Spacing của nhóm lệnh Paragraph trên tab Page Layout Minh họa cho cách xác định khoảng cách đoạn và khoảng cách dòng Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 76 Các ví dụ về khoảng cách dòng SINGLE 1.5 LINES DOUBLE Chỉ có thuyền mới hiểu Biển mênh mông dƣờng nào Chỉ có biển mới biết Thuyền đi đâu về đâu Chỉ có thuyền mới hiểu Biển mênh mông dƣờng nào Chỉ có biển mới biết Thuyền đi đâu về đâu Chỉ có thuyền mới hiểu Biển mênh mông dƣờng nào Chỉ có biển mới biết Thuyền đi đâu về đâu 9. Đánh dấu và đánh số đầu mục (Bullets and Numbering) Chức năng đánh dấu đầu đoạn và đánh số tự động cho phép tự động tạo các danh sách liệt kê mà mỗi mục (mỗi đoạn văn) trong danh sách đều đƣợc đánh dấu (Bullets) hoặc đánh số (Numbers). Bạn có thể thêm các buller hoặc các số vào mỗi đầu mục trƣớc hoặc sau khi nhập dữ liệu. Để đánh dấu hoặc đánh số đơn giản cho các đầu mục, bạn click vào nút lệnh Bullets hoặc Numbering trong nhóm Paragraph của tab Home. Khi click vào mũi tên bên phải của mỗi nút lệnh, chƣơng trình sẽ hiển thị các dấu hoặc các số có sẵn trong thƣ viện. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 77 Nếu bạn muốn thay đổi hoặc tạo ra một dạng Bullet hoặc Numbering mới, click vào Define New Bullet hoặc Define New Number Format, hộp thoại Define New Bullet hoặc Define New Number Format sẽ xuất hiện. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 78 Trong hộp thoại Define New Bullet:  Để thay đổi dấu đƣợc lấy làm bullets, bạn click vào nút Symbol bên dƣới Bullet character để mở hộp thoại Symbol. Trong hộp thoại Symbol, click chọn ký tự mà bạn muốn dùng làm bullet. Click OK. Ký tự mới này sẽ xuất hiện trong khung Preview để xem trƣớc. Click OK để thêm dấu đầu mỗi mục phần văn bản đƣợc chọn.  Nếu bạn muốn dùng hình ảnh làm các đầu mục, click chọn Picture để mở hộp thoại Picture Bullet, chọn hình có sẵn trong danh sách hoặc click Import để thêm một hình mới. Click OK để chọn hình làm dấu đầu mục cho phần văn bản đƣợc chọn.  Để thay đổi màu sắc, kích thƣớc, font chữ cho các bullet, click chọn Font để mở hộp thoại Font và định dạng tùy ý. Nếu không định dạng thì các bullet ở chế độ mặc định là Auto.  Chọn kiểu canh lề (Left, Centered, Right) cho các bullet trong mục Alignment. Trong hộp thoại Define New Number Format:  Chọn kiểu của số (kiểu la mã: I, II,…; kiểu số: 1, 2,…; kiểu chữ: a, b,…; …) trong mục Number style và định dạng lại font chữ, màu sắc, kích thƣớc nếu muốn bằng cách click chọn nút Font. Nếu không định dạng thì các số ở chế độ mặc định là Auto. Kiểu số cùng với định dạnh sẽ xuất hiện trong ô Number format.  Chọn kiểu canh lề (Left, Centered, Right) cho các số trong mục Alignment. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 79 10. Tạo danh sách đa cấp (Multilevel List) Ngoài việc sử dụng Bullets and Numbering đơn giản, Word còn cung cấp cho bạn một công cụ giúp bạn có thể trình bày văn bản một cách mạch lạc, đó là công cụ Multilevel List để phân văn bản thành nhiều cấp độ. Để áp dụng kiểu phân cấp, trƣớc tiên chọn các đoạn văn muốn phân cấp. Sau đó click nút lệnh trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home. Nếu muốn thay đổi cấp độ của danh sách, chọn Change List Level, danh sách Level sẽ xuất hiện để bạn tùy chọn. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 80 Để tạo mới danh sách phân cấp chọn Define New Multilevel List. Hộp thoại Define new Multilevel List xuất hiện. Muốn định dạng cho cấp nào, bạn phải chọn cấp trƣớc trong khung Level, sau đó chọn kiểu số cho cấp đó trong khung Number style for this level. Tiếp tục nhƣ vậy, bạn sẽ định dạng đƣợc tất cả các cấp của Multilevel list Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 81 Một số tùy chọn chính trong hộp thoại Define new Multilevel list Mục chọn Ý nghĩa Click level to modify Cấp độ để định dạng Start at Số bắt đầu cho các đầu mục Font Định dạng font chữ cho cấp độ Number style for this level Kiểu số định dạng Number alignment Canh lề cho cấp độ khoảng cách đƣợc xác định trong Aligned at Text indent at Khoảng cách thụt lề của đầu mục 11. Sử dụng Tab trong văn bản Trong khi soạn thảo tài liệu, bạn có thể sử dụng tab để tạo các điểm dừng (Tab stops) của riêng bạn. Các điểm dừng xác lập các mốc canh lề đƣợc xác định theo chiều ngang của tài liệu. Hộp thoại Tabs hiển thị các tab đƣợc thiết lập cho đoạn văn đang đƣợc chọn. Khi nhấn phím Tab trên bàn phím, điểm chèn con trỏ sẽ nhảy về điểm dừng kế tiếp. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 82 Để mở hộp thoại Tabs, bạn double click vào các ký hiệu của Tab trên thanh thƣớc hoặc click nút Tabs trong hộp thoại Paragraph. a. Cài đặt Tab Để cho việc cài đặt Tab đƣợc thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thƣớc ngang ở trên đỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở trên đầu thanh cuộn dọc hoặc click chọn mục Ruler trong nhóm lệnh Show của tab View. Bạn có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lƣợt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thƣớc dọc và thƣớc ngang (ở góc bên trái trang tài liệu) cho khi chọn đƣợc kiểu tab mong muốn, sau đó click chuột vào thanh thƣớc nganng nơi bạn muốn đặt tab. Tùy từng trƣờng hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:  Tab trái : Đặt vị trí bắt đầu của đoạn text mà từ đó sẽ chạy sang phải khi b n nhập liệu.  Tab giữa : Đặt vị trí chính giữa đoạn text. Đoạn text sẽ nằm giữa vị trí đặt tab khi bạn nhập liệu.  Tab phải : Nằ m ở bên phải cuối đoạn text. Khi bạn nhập liệu, đoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí đặt tab.  Tab thập phân : Khi đặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí.  Bar Tab : Loại tab này không định vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng đứng tại vị trí đặt tab. Hoặc Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 83 b. T y chỉnh Tab Sau khi cài đặt các tab, bạn có thể tùy chỉnh các tab này bằng cách sử dụng hộp thoại Tabs. Mục chọn Ý nghĩa Default tab stops Khoảng cách dừng của tab mặc định, thông thƣờng là 0.5” Tab stop posotion Vị trí các điểm dừng tab. Alignment Chọn một loại tab là Left – Center, Right, Decial, Bar (Bar tab là tab chỉ có tác dụng tạo một đƣờng kẻ dọc ở một vị trí đã định Leader chọn cách thể hiển tab 1 None tab tạo ra khoảng trắng 2-3-4 tab tạo ra là các dấu chấm, dấu gạch hoặc gạch liền nét Các nút lệnh  Set: đặt điểm dừng tab, vị trí đã xác định đƣợc đƣa vào danh sách.  Clear: xóa tab tại vị trí đã chọn.  Clear All: xóa tất cả các tab đã đặt. c. Xóa Tab  Để xóa một điểm dừng tab, bạn click giữ mouse lên ký hiệu Tab trên thƣớc rổi kéo ký hiệu Tab ra khỏi thƣớc, sau đó thả mouse.  Hoặc bạn có thể sử dụng nút lệnh Clear hoặc Clear All trong hộp thoại Tabs. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 84 d. Nhập văn bản sử dụng Tab  Nhấn phím Tab để đƣa con trỏ đến vị trí của tab và nhập văn bản.  Đến cuối dòng, nhấn phím Shift + Enter hoặc Enter.  Nếu là dòng cuối cùng, nhấn Enter rồi nhấn Ctrl+Q để hủy bỏ các tab kế thừa 12. Đóng khung và tô nền cho văn bản (Boder and Shading) Để đóng khung và tô nền đơn giản cho văn bản, bạn click vào mũi tên bên phải của nút lệnh Border và Shading trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home. Ngoài ra, bạn có thể click vào mục chọn Border and Shading trong nút lệnh Border để đóng khung và tô nền cho văn bản với nhiều tùy chọn hơn bằng hộp thoại Border and Shading. Để đóng khung, chọn tab Border. Một số tùy chọn trong tab này nhƣ sau: Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 85 Mục chọn Ý nghĩa Setting  None  Box  Shadow  3-D  Custom Chọn các hình thức đóng khung có sẵn  Không đóng khung  Đóng khung đoạn  Đóng khung đoạn có bóng  Đóng khung tạo hiệu ứng 3-D  Đóng khung theo ý muốn Style Kiểu đƣờng kẻ khung Color Màu của đƣờng kẻ Width Độ dày của đƣờng kẻ Preview Thể hiện đoạn văn bản muốn kẻ khung. Bạn bấm vào các cạnh muốn kẻ khung hay các nút bên trái và bên dƣới khung này. Apply to  Paragraph  Text  Đóng khung cho đoạn  Đóng khung cho khối văn bản Options Mở hộp thoại Border and Shading Options: ấn định khoảng cách từ văn bản đến các đƣờng kẻ trên, dƣới, trái, phải. Bạn nhập hay bấm mũi tên lên xuống trong các hộp Top, Bottom, Left, Right để ấn định giá trị cho các khoảng cách này. Để tô nền cho văn bản, sử dung tab Shading. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 86 Một số tùy chọn trong tab này nhƣ sau: Mục chọn Ý nghĩa Fill Chọn màu nền cho đoạn văn Pattern  Style  Color  Chọn một kiểu hoa văn cho nền.  Chọn màu cho nền. Apply to  Paragraph  Text  Tô nền cho đoạn  Tô nền cho khối văn bản Ví dụ về đóng khung và tô nền cho văn bản nhƣ sau: Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 87 IV. ĐỊNH DẠNG TR NG 1. Khổ giấy (Paper Size) Giấy dùng để in có thể dùng hai loại nhƣ sau:  Giấy in từng tờ rời.  Giấy liên tục (Continnous paper) dùng cho máy in có trục giấy kéo (Tractor) Trang giấy đƣợc xác định bởi khổ giấy. Khổ giấy mặc định là Letter (8.5’’x11’’). Tuy nhiên, bạn cũng có thể chọn lại khổ giấy và hƣớng in trên giấy nhƣ sau:  Trên tab Page Layout > nhóm lệnh Page Setup > chọn nút lệnh Size. Một danh sách các loại khổ giấy xuất hiện nhƣ A3, A4, A5,…Bạn chọn một loại khổ giấy mà bạn muốn in ra  Bạn có thể click chọn lệnh More Page Size để thêm đƣợc các tùy chỉnh khác. Hộp thoại Page Setup xuất hiện, bạn sử dụng tab Paper. Mục chọn Ý nghĩa Paper Size  Width  Height Chọn khổ giấy muốn in  Kích thƣớc chiều ngang của khổ giấy  Kích thƣớc chiều dài của khổ giấy Paper Source Chọn nguồn nạp giấy cho máy in First Page  Tractor Quy định nguồn nạp giấy in cho trang thứ nhất  Trục kéo giấy (dùng cho giấy liên tục) Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 88  Default Tray  Manual Feed  Khay đựng giấy mặc định (dùng cho giấy rời)  Nạp giấy bằng tay (giấy rời) Other Pages Quy định nguồn nạp giấy in cho các trang còn lại Apply to  Whole document  This point forward  This section  Selected section  Selected text Chọn phạm vi áp dụng các lựa chọn trên cho tài liệu  Toàn bộ tài liệu  Từ vị trí con trỏ đến phân đoạn kế sau  Phân đoạn hiện tại  Các phân đoạn đƣợc chọn  Các đoạn văn bản đƣợc chọn Preview Xem thử kết quả của các lựa chọn Default Lƣu các ấn định này vào tập tin khuôn mẫu Normal và các ấn định này trở thành các giá trị mặc nhiên cho các trang của tài liệu nào sau này đƣợc tạo lập. 2. Lề trang (Margins) Trong Word phân ra các loại lề trang nhƣ sau:  Lề trên (Top margin): khoảng cách từ mép trên của giấy đến hàng đầu tiên của tài liệu.  Lề dƣới (Bottom margin): khoảng cách từ mép dƣới của giấy đến hàng cuối cùng của tài liệu.  Lề trái (Left margin): khoảng cách từ mép trái giấy đến cột đầu tiên bên trái của tài liệu.  Lề phải (Right margin): khoảng cách từ mép phải giấy đến cột cuối cùng bên phải của tài liệu.  Lề đóng tập (đóng kim) (Gutter margin): phần chừa thêm (không tính lề) ở lề trái và lề phải dùng để đóng tài liệu thành tập. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 89 Để ấn định lề trang giấy:  Trên tab Page Layout > nhóm lệnh Page Setup > chọn nút lệnh Margins. Một danh sách các mẫu canh lề có sẵn…Bạn chọn một mẫu hoặc click chọn Custom Margins để canh lề theo ý mình. Hộp thoại Page Setup xuất hiện  Chọn tab Margins  Trong các ô Top, Bottom, Left, Right, Gutter bạn hãy nhập các số đo cho phù hợp Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 90  Trong khung Orientation: chọn hƣớng in: o Portrait (mặc định): in theo hƣớng giấy để dọc o Landscapte: in theo hƣớng giấy để nằm ngang  Mirror margins: trang đƣợc in hai mặt đối xứng nha. Khi chọn mục này, các ô Left, Right sẽ đổi thành Inside (lề trong) và Outside (lề ngoài). Các lề trong và lề ngoài sẽ thay đổi trên các trang chẵn và lẻ của tài liệu. 3. Dàn trang (layout) Trong hộp thoại Page Setup, chọn tab Layout  Khung Section Start: quy định phân đoạn mới bắt đầu từ đâu  Continuous: trên cùng một trang với phân đoạn trƣớc  New page: sang trang mới.  New column: sang cột mới  Even page: sang trang chẵn kế tiếp.  Odd page: sang trang lẻ kế tiếp.  Khung Header and Footer: các ấn định về tiêu đề đầu trang và cuối trang  Different odd and even: trang chẵn và trang lẻ có tiêu đề trang khác nhau.  Different first page: trang thứ nhất và các trang còn lại có tiêu đề trang khác nhau, chẳng hạn nhƣ trang thứ nhất có tiêu đề mà các trang còn lại không có tiêu đề.  From edge: định vị trí cho tiêu đề đầu trang và tiêu đề cuối trang. o Header: khoảng cách từ mép trên giấy đến hàng đầu tiên của tiêu đề đầu trang o Footer: khoảng cách từ mép dƣới giấy đến hàng cuối cùng của tiêu đề cuối trang. Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 91  Khung Vertical Alignment: các ấn định về canh lề văn bản theo chiều đứng (trong phạm vi giữa lề trên và lề dƣới).  Top: v ăn bản đƣợc canh từ lề trên của trang  Center: văn bản đƣợc canh giữa lề trên và lề dƣới của trang.  Justified: văn bản đƣợc trải rộng đều từ lề trên đến lề dƣới của trang. Word sẽ chỉnh khoảng cách hàng và khoảng cách giữa các đoạn sao cho các hàng văn bản đƣợc nằm đều trong khoảng từ lề trên đến lề dƣới.  Nút Line Number: đánh số thứ tự hàng trong văn bản. Hộp thoại Line Numbers xuất hiện  Add line numberring: thêm số thứ tự hàng vào văn bản.  Start at: bắt đầu đánh từ số mấy.  From text: số thứ tự hàng cách văn bản một khoảng bằng bao nhiêu.  Count by: bƣớc nhảy.  Khung Numberring: quy định cách thức đánh số thứ tự hàng. o Restart each page: đánh lại số thứ tự hàng mỗi khi qua một trang mới. o Restart each section: đánh lại số thứ tự hàng mỗi khi qua một phân đoạn khác. o Continuous: đánh số thứ tự hàng liên tục mỗi khi qua trang khác hay phân đoạn khác. V. ĐỊNH DẠNG MỘT PHÂN ĐOẠN – PHÂN TRANG 1. Tạo một phân đoạn: Phân đoạn dùng để chia tài liệu ra làm nhiều phần và mỗi phần này có thể đƣợc định dạng riêng rẽ. Để chèn một dấu ngắt phân đoạn vào tài liệu, các bƣớc tiến hành nhƣ sau:  Di chuyển con trỏ về nơi muốn đặt dấu ngắt phân đoạn.  Trên tab Page Layout > nhóm Page Setup > chọn nút lệnh Break. Một danh sách các kiểu phân đoạn và phân trang xuất hiện. Một số mục lựa chọn trong phần Section Breaks (phân đoạn) Đại học Hoa Sen Giáo trình Tin học Đại cƣơng Trang 92 Mục chọn Ý nghĩa (Phân đoạn bắt đầu từ) Next Page Đầu trang kế tiếp của tài liệu Continuous Sau phân đoạn kế trƣớc trên cùng một trang. Even Page Trang chẵn kế tiếp. Odd Page Trang lẻ kế tiếp. 2. Xóa bỏ một dấu ngắt phân đoạn  Chuyển sang chế độ xem văn bản là chế độ Draf hay bấm nút Show/Hide trong nhóm lệnh Paragraph của tab Home  Di chuyển con trỏ đến dấu phân đoạn muốn xóa (là đƣờng chấm chấm có tên End of section #).  Nhấn phím Delete hoặc Backspace. Khi đó, phân đoạn