Giáo trình Tin văn phòng

hoặc bấm phải chuột vào tên trang tính trên Sheet bar, rồi chọn Delete. Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 116 3. Di chuyển trong Excel và đánh dấu vùng dữ liệu 3.1. Di chuyển giữa các cửa sổ Mỗi Workbook (File) được mở ra sẽ là một cửa sổ (môi trường làm việc) trong Excel. Việc di chuyển từ Workbook này sang Workbook khác chính là việc di chuyển từ cửa sổ làm việc này sang cửa sổ làm việc khác. Chính khả năng di chuyển dễ dàng khiến cho công việc của bạn trở nên hiệu quả và mềm dẻo hơn. Tức là có thể di chuyển/ sao chép dữ liệu từ Workbook này sang Workbook khác hết sức đơn giản. Có hai cách để di chuyển giữa các cửa sổ:  Dùng chuột − Kích chuột vào Title bar của cửa sổ cần làm việc − Khi đó Title bar của Workbook đó được tô màu xanh, tức là cửa sổ được kích hoạt.  Dùng menu − Chọn menu Window hoặc dùng tổ hợp phím ALT + W − Chọn tên Workbook cần di chuyển đến. 3.2. Di chuyển giữa các trang tính Trong một Workbook dữ liệu có thể để ở nhiều Sheet khác nhau. Nó tương tự như việc trong một chiếc tủ có rất nhiều ngăn kéo (workbook), và mỗi ngăn kéo lại có các cặp tài liệu (Sheet) khác nhau. Với mỗi Workbook, phía dưới vùng làm việc có thẻ trang tính (Sheet tab), hiển thị bạn đang làm việc ở sheet nào. Nếu muốn di chuyển sang sheet khác đơn giản chỉ việc kích chuột vào biểu tượng của sheet đó. Nếu tên sheet không hiển thị ra trên thanh đó, bạn kích chuột vào các nút ở góc trái/ phải ( ) của thanh này, cho đến khi nào tìm thấy sheet cần dùng thì kích chuột vào tên sheet đó. 3.3. Di chuyển trong một sheet Do tổ chức của trang tính dưới dạng bảng, khi đó các ô trong bảng là độc lập tương đối với nhau. Có nghĩa là làm việc với ô nào thì ô đó là ô hiện hành, mọi thao tác chỉ có tác dụng trên ô đó mà thôi. Để di chuyển đến các ô trong trang tính, dùng các phím chuyển hướng có trên bàn phím như ENTER, PageUp/PageDown, /, /,... Chức năng của các phím này tương tự như trong Word. Tuy nhiên, nếu không làm việc trong một ô cụ thể nào thì phím / là di chuyển sang trái/ phải một ô. 3.4. Đánh dấu vùng dữ liệu Khi có một thao tác thay đổi thuộc tính của ô nào đó, hay chỉ định vùng tính toán ta phải chọn được vùng nhận thao tác đó. Từ đây, quy định gọi việc chọn vùng là đánh dấu hay bôi đen. Ví dụ: Có một phần trang tính như sau: Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 117 A B C D E 1 2 3 4 5 Giả sử cần đánh dấu vùng được tô mầu, khi đó ô B2 được coi là ô góc trái trên và ô D4 được gọi là ô góc phải dưới của vùng cần đánh dấu.  Dùng chuột − Kích chuột phải vào ô góc trái trên của vùng cần đánh dấu, − Bấm giữ phím chuột trái và di chuyển đến ô góc phải dưới của vùng, − Thả phím trái chuột, kết quả vùng trên được đánh dấu.  Dùng bàn phím − Di chuyển ô hiện hành đến ô góc trái trên của vùng, − Bấm giữ phím SHIFT, − Di chuyển ô hiện hành đến ô góc phải dưới của vùng, − Sau đó, thả phím SHIFT. 3. Nhập dữ liệu vào bảng tính 3.1. Khái niệm dữ liệu Dữ liệu trong Excel là các thông tin kiểu văn bản, kiểu số hoặc kiểu ngày tháng được nhập vào bảng tính. Do vậy khi làm việc với dữ liệu trong bảng tính cần phải biết cách nhập các loại dữ liệu và quản lý dữ liệu đó như thế nào để làm việc có hiệu quả. 3.2. Nhập văn bản (text) Để nhập văn bản hay bất kỳ kiểu dữ liệu nào, trước hết phải xác định ô cần nhập dữ liệu và ô đó trở thành ô hiện hành. Khi nhập văn bản, nội dung gõ vào sẽ xuất hiện trong ô hiện hành và ở trên thanh công thức. Kết thúc nhập dữ liệu gõ phím ENTER, khi đó ô ngay dưới ô vừa nhập dữ liệu trở thành ô hiện hành. Có thể thay vì gõ ENTER thì gõ phím TAB để chuyển sang ô ở bên phải ô vừa nhập dữ liệu. Với dữ liệu kiểu text, Excel tự động căn chỉnh dữ liệu theo lề bên trái của ô. 3.3. Nhập số (number) Với dữ liệu kiểu số, khi nhập xong dữ liệu được tự động căn lề phải và dữ liệu chỉ bao gồm dãy số. Nếu xuất hiện một ký tự khác số hoặc khác dấu (+/-) Exxcel tự coi dữ liệu đó là kiểu text. Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 118 Chú ý: Nếu muốn coi giá trị số nhập vào là một chuỗi ký tự, bạn chỉ cần nhập thêm dấu ‘ trước khi nhập số đó. 3.4. Nhập ngày tháng (date/ time) Với dữ liệu kiểu ngày tháng, thì phải tuân thủ quy tắc nhập mm/dd/yy, có nghĩa là nhập tháng trước sau đó mới đến ngày. 4. Sửa đổi và sao chép dữ liệu trong bảng tính 4.1. Sửa đổi dữ liệu Trong quá trình làm việc dữ liệu nhập vào bảng tính có thể có sai sót, do vậy dữ liệu trong bảng tính phải được thay đổi sao cho chính xác. − Xác định trước ô cần sửa đổi dữ liệu, − Ấn phím F2 hoặc kích đúp chuột vào ô đó, thay đổi dữ liệu của ô, − Kết thúc gõ ENTER. 4.2. Sao chép dữ liệu Trong bảng tính một khối dữ liệu nào đó có thể xuất hiện ở nhiều nơi, sao chép chính là cách để hạn chế thời gian khi phải nhập dữ liệu nhiều lần.  Cách 1 − Đánh dấu vùng dữ liệu cần sao chép, − Chọn menu Edit/ Copy hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + C, − Di chuyển đến vị trí cần sao chép tới, − Chọn menu Edit/ Paste hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + V.  Cách 2: − Đánh dấu vùng dữ liệu cần sao chép, di chuyển con trỏ chuột đến đường biên của vùng dữ liệu sao cho con trỏ thành hình mũi tên, − Bấm giữ phím CTRL trong khi bấm giữ phím trái chuột và di chuyển trỏ chuột đến vị trí cần copy tới, sau đó thả phím CTRL và chuột.  Sao chép đặc biệt (Special paste) Do trong một ô có thể có 2 phần nội dung, trong đó phần 1 là nội dung dữ liệu và phần 2 là nội dung công thức của ô đó, nên khi sao chép Excel cho phép lựa chọn các sao chép. Đặc tính này giúp cho Excel trở thành công cụ làm việc hữu hiệu và linh hoạt. Để có thể sao chép đặc biệt dùng như sau: − Đánh dấu vùng dữ liệu định sao chép, − Chọn menu Edit/ Copy hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + C, − Chọn menu Edit/ Paste Special, − Lựa chọn cách dán trong hộp thoại Paste Special All: Copy cả nội dung, công thức và cả định dạng của ô... Formulas: Copy chỉ công thức Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 119 Values: Copy phần nội dung Formats: Copy định dạng của ô, Ngoài ra có thể copy kết hợp với việc thực hiện thao tác như Cộng (Add), Trừ (Subtract), Nhân (Multiply), Chia (Divide) hay chuyển dữ liệu từ hàng thành cột và ngược lại (Transpose), hay copy liên kết (Paste Link) với dữ liệu gốc. − Chọn OK khi kết thúc. Chú ý: Việc copy kết hợp với thao tác tính toán chỉ thực hiện được khi bạn dán lên 1 vùng có dữ liệu nào đó. Khi đó, MS Excel thực hiện thao tác tương ứng giữa các giá trị trong vùng copy với các giá trị trong vùng paste. A B C D E 1 2 3 2 3 2 3 4 7 4 5 4 5 6 Giả sử vùng copy là (A1:A4), thực hiện Paste special lên vùng có địa chỉ (C2:C5) và thao tác thực hiện là chọn Multiply ở phần Operator trong cửa sổ Paste Special. Khi đó giá trị trong vùng (C2:C5) có giá trị lần lượt là (4, 21, 16, 30). 4.3. Di chuyển (cắt dán) dữ liệu Một khối dữ liệu nào đó có thể được di chuyển sang vị trí mới.  Cách 1 − Đánh dấu vùng dữ liệu cần di chuyển (cắt dán), − Chọn menu Edit/ Cut hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + X, − Di chuyển đến vị trí mới, − Chọn menu Edit/ Paste hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + V.  Cách 2: − Đánh dấu vùng dữ liệu cần di chuyển, − Di chuyển con trỏ chuột đến đường biên của vùng dữ liệu sao cho con trỏ thành hình mũi tên, − Bấm giữ phím trái chuột và di chuyển trỏ chuột đến vị trí mới, sau đó thả phím CTRL và chuột. 4.4. Xoá dữ liệu − Đánh dấu vùng dữ liệu cần xóa, − Chọn menu Edit/ Delete hoặc dùng phím DELETE. 4.5. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 120 a. Tìm kiếm − Chọn menu Edit/ Find hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + F, − Gõ nội dung tìm vào hộp Find what của cửa sổ Find, − Chọn Find next, nếu cần thay thế chọn Replace và nhập dữ liệu cần thay thế vào hộp Replace with, sau đó chọn Replace. b. Thay thế − Chọn menu Edit/ Replace hoặc dùng tổ hợp phím CTRL + H, − Gõ nội dung cần tìm vào Find what và nội dung sẽ thay thế vào hộp Replace with. − Chọn cách tìm theo từng dòng (By Rows) hoặc cột (By Column) vào phần Search. − Chọn Replace All nếu thay thế toàn bộ, chọn Replace nếu tìm từng mẫu và quyết định thay thế. 4.6. Nhập dữ liệu vào nhiều ô cùng một lúc Thông thường có thể sao chép nội dung 1 ô này sang nhiều ô khác nhau bằng việc dùng cách sao chép dữ liệu thông thường (như mục 4.2. ở trên). Tuy nhiên có cách làm khác giúp sao chép dữ liệu nhanh hơn. a. Sao chép dữ liệu vào nhiều ô − Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của dãy ô cần có dữ liệu đó, − Đánh dấu vùng cần sao chép dữ liệu, − Chọn menu Edit/ Fill/ Down (CTRL + D, nếu muốn sao chép xuống các ô bên dưới) hoặc Edit/ Fill/ Right (CTRL + R, nếu muốn sao chép sang các ô bên phải). Ví dụ: Ta có bảng sau: A B C E 1 Mặt hàng Đơn giá Số lượng 2 Bồn Senta 1,700,000 5 3 7 4 8 5 9 6 Bồn INAX 1,560,000 2 Giả sử ô A3 đến A5 có dữ liệu giống ô A2, ô B3 đến B5 có dữ liệu giống B2, khi đó vùng cần sao chép dữ liệu sẽ là (A2:B5) - vùng được tô màu. Gõ nội dung vào ô A2 vào B2. Sau đó đánh dấu vùng (A2:B5) và chọn menu Edit/ Fill/ Down, kết quả các ô (A3:B5) có dữ liệu giống ô A2 và B2. b. Điền tự động (Autofill) Nếu trong bảng tính có chuỗi dữ liệu có cùng tính chất nào đó (ví dụ tăng/ giảm tuyến tính) thì ta có thể dùng chức năng điền tự động. Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 121 Cách làm: − Nhập dữ liệu vào 2 ô đầu tiên trong dãy các ô có cùng tính chất, − Đánh dấu 2 ô, di chuyển con trỏ đến góc phải dưới khối ô vừa đánh dấu, − Khi con trỏ chuyển thành hình (+), thì bấm giữ phím phải chuột và di chuột đến các ô còn lại của dãy, − Đến ô cuối cùng của dãy thả phím trái chuột kết thúc việc Autofill. Ví dụ: Có một bảng tính như sau: A B C D E F G 1 1 3 5 7 9 2 2 12/12/01 3 12/13/01 4 ... 5 A1 A2 ... 6 Giả sử các ô (A1:A6) được nhập là các số thứ tự từ 1 đến 6. Khi đó, đánh dấu ô (A1:A2), di chuyển trỏ chuột đến góc phải dưới của A2, sau đó bấm giữ trái chuột khi di chuột đến các ô (A3:A6). Excel sẽ tự động phân tích là người dùng muốn dữ liệu trong các ô tăng dần, mỗi lần tăng là 1 đơn vị. Kết quả, các ô được đánh số từ 1 đến 6. Tương tự, với dãy ô (A1:E1) nhưng trong trường hợp này mỗi lần tăng là 2 đơn vị, do vậy dữ liệu sẽ có dạng như trong bảng trên. Khi đó, ta nhập giá trị vào 2 ô A1 và B1, tiến hành Autofill theo cách ở trên cho các ô còn lại. Đối với dữ liệu kiểu ngày (date) như ô F2 và F3,... hay dữ liệu kiểu ký tự (text) như B5 và C5,... mà có một số đặc tính chung khác thì ta cũng có thể làm tương tự. Lợi ích − Đặc tính này đặt biệt có lợi đối với việc sao chép công thức để tính toán dữ liệu trong bảng. Khi dữ liệu sắp xếp theo từng cột dữ liệu thì việc sao chép dữ liệu từ dòng trên xuống các dòng dưới đã giảm đáng kể thời gian tính toán và tăng thêm lợi ích của dùng Excel. − Ngoài ra, Excel còn cho phép điền tự động giá trị cho các ô tính toán bằng cách Autofill như trên. Cách làm cụ thể cũng tương tự như trên. Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 122 BÀI 2. THAO TÁC VÀ ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH I. THAO TÁC TRONG EXCEL 1. Chèn thêm, xoá Columns/ Rows/ Cells 1.1. Chèn thêm hàng, cột, ô a. Chèn thêm hàng − Di chuyển con trỏ sang thanh Row Border, − Bấm phải chuột vào tiêu đề của dòng ngay phía dưới vị trí cần thêm dòng mới để đánh dấu hàng, − Bấm phải chuột vào vùng đã đánh dấu, chọn Insert khi đó một dòng được thêm vào vị trí đó và dòng đã chọn được đẩy xuống dưới. b. Chèn thêm cột − Di chuyển con trỏ lên thanh Column Border, − Bấm phải chuột vào tiêu đề của cột bên phải vị trí cần thêm cột mới để đánh dấu cột, − Bấm phải chuột vào vùng đã đánh dấu, chọn Insert khi đó một cột được thêm vào và cột này được đẩy sang phải. c. Chèn thêm ô − Di chuyển con trỏ đến ô hiện hành, − Bấm phải chuột vào ô, chọn Insert − Chọn cách thêm trong hộp thoại Insert: Shift cells right: Đẩy ô hiện hành sang phải, Shift cells down: Đẩy ô hiện hành xuống dưới, Entire row: Thêm cả một dòng và đẩy dòng chứa ô hiện hành xuống dưới, Entire column: Thêm cả một cột và đẩy cột chứa ô hiện hành sang bên phải, − Chọn OK kết thúc. Chú ý: Nếu muốn thêm nhiều cột/ hàng, hay nhiều ô cùng một lúc, chỉ việc đánh dấu số lượng cột/ hàng/ ô dự định sẽ thêm rồi thao tác các bước khác tương tự như thêm một cột/ hàng/ ô ở trên. 1.2. Xoá hàng, cột, ô a. Xoá hàng − Di chuyển con trỏ sang thanh Row Border, − Bấm phải chuột vào tiêu đề của dòng cần xoá để đánh dấu hàng, Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 123 − Bấm phải chuột vào vùng đã đánh dấu, chọn Delete khi đó dòng đánh dấu được xoá đi và dòng ngay dưới nó được đẩy lên. b. Xoá cột − Di chuyển con trỏ lên thanh Column Border, − Bấm phải chuột vào tiêu đề của cột cần xoá để đánh dấu cột, − Bấm phải chuột vào vùng đã đánh dấu, chọn Delete kết quả cột đánh dấu bị xoá và cột bên phải được đẩy sang. c. Xoá ô - Di chuyển con trỏ đến ô cần xoá, - Bấm phải chuột vào ô, chọn Delete, - Chọn cách xoá trong hộp thoại Delete: Shift cells left: Đẩy các ô bên phải sang lấp vào ô đã xoá Shift cells up: Đẩy các ô phía dưới lên Entire row: Xoá cả một dòng chứa ô cần xoá Entire column: Xoá cả một cột chứa ô cần xoá, - Chọn OK kết thúc. Chú ý: Nếu muốn xoá nhiều cột/ hàng/ ô cùng một lúc, ta đánh dấu số cột/ hàng/ ô dự định sẽ xoá rồi thao tác các bước khác tương tự như xoá một cột/ hàng/ ô ở trên. 2. Thay đổi độ rộng của cột, hàng 2.1. Giới thiệu Khi làm việc với bảng tính, đôi khi dữ liệu trong một ô dài hoặc ngắn hơn độ rộng của cột chứa dữ liệu. Trong trường hợp dữ liệu ngắn hơn thì không có khó khăn, nhưng nếu dữ liệu dài hơn thì việc theo dõi dữ liệu hay thao tác trên bảng tính sẽ gặp trở ngại. Giả sử ta có một phần bảng tính như sau: A B C E F G 1 Họ tên Ngày bắt đầu làm 2 Lê Hoàng Hà 12/12/00 3 Ta thấy, ô B2 có nội dung Ngày bắt đầu, hay ô A2 nội dung Lê Hoàng Hà Linh, nhưng do độ rộng ô không đủ để hiển thị hết toàn bộ nội dung của ô nên một phần dữ liệu bị che khuất. Nếu ô phía bên phải ô này không có thông tin thì phần dữ liệu bị che khuất sẽ hiển thị đầy đủ và kéo dài sang phía ô bên phải đó (ví dụ ô B2). Do ô B2 có thông tin, nên dữ liệu của ô A2 bị che khuất đi. Để xem phần dữ liệu bị che khuất ta có thể di chuyển ô hiện hành đến ô A2. Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 124 Tuy nhiên, cách làm này không phù hợp do phải di chuyển quá nhiều để xem thông tin bị che khuất và khi in ra thì phần dữ liệu bị che khuất cũng không xuất hiện. Vì vậy, ta có thể thay đổi độ rộng của ô để hiển thị toàn bộ dữ liệu. 2.2. Cách thay đổi độ rộng a. Thay đổi độ rộng cột - Di chuyển con trỏ chuột lên phần ranh giới phải của cột cần mở rộng/ thu hẹp trên thanh Column Border, - Khi con trỏ thành mũi tên 2 chiều, sau đó bấm và di chuột sang phải/ trái để mở rộng/ thu hẹp cột, - Nếu độ rộng của cột phù hợp thì thả phím trái chuột. b. Thay đổi độ rộng hàng - Di chuyển con trỏ chuột đến phần ranh giới dưới của hàng cần thay đổi độ rộng bên thanh Row Border, - Khi con trỏ thành mũi tên 2 chiều, bấm và di chuột để lên xuống/ lên để mở rộng/ thu hẹp độ rộng hàng, - Thả phím chuột khi độ rộng của hàng phù hợp. 2.3. Chú ý - Có thể thay đổi độ rộng của nhiều hàng/ cột cùng một lúc, bằng cách đánh dấu tất cả các hàng/ cột cần thay đổi, thao tác tương tự như trên. - Có thể dùng menu để thay đổi độ rộng của hàng/ cột như sau:  Di chuyển ô hiện hành về hàng/ cột cần thay đổi độ rộng, Với hàng: Chọn menu Format/ Row/ Height, Với cột: Chọn menu Format/ Column/ Width,  Gõ độ rộng cần thay đổi vào hộp thoại tương ứng,  Chọn OK để kết thúc. - Khi thay đổi độ rộng của một ô có nghĩa là thay đổi độ rộng của hàng/ cột chứa ô đó. - Có cách để mở rộng ô nhanh hơn cả là dùng Format/ Column/ AutoFit hoặc di chuyển con trỏ lên ranh giới phải của ô trên thanh Column Border và kích đúp chuột. Khi đó độ rộng cột được thay đổi sao cho toàn bộ dữ liệu của ô được hiển thị. II. CÁC CÁCH ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU Cũng tương tự như trong Word, đối với mỗi ô ta cũng có thể định dạng font cho dữ liệu trong ô, căn chỉnh dữ liệu, viền khung, hay tô mầu nền cho ô đó, Nhưng do trong Excel có rất nhiều kiểu dữ liệu khác nhau, do đó ta cũng có thể định dạng lại kiểu dữ liệu cũng như định dạng dữ liệu hiển thị, Việc thay đổi định dạng kiểu hầu hết được áp dụng trên dữ liệu kiểu ngày tháng và dữ liệu kiểu số. Ví dụ 1: Khi nhập dữ liệu vào là dãy số 123456, Excel tự động hiểu đó là kiểu số thông thường và dữ liệu được căn lề phải. Nhưng nếu người sử dụng là một nhân viên kế Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 125 toán, hay một chuyên gia về tài chính thì cách định dạng số như trên có thể là không phù hợp hoặc họ muốn đổi thành dạng tiền tệ như sau: $123,456.00, Ví dụ 2: Dữ liệu là 12/12/2001, Excel tự động hiểu là dữ liểu kiểu ngày tháng, nhưng người dùng lại muốn hiển thị là tháng phải được viết tắt bằng 3 ký tự đầu tiên của tên tháng và hiển thị 12-Dec-2001. Khi đó việc định dạng lại dữ liệu rất hợp lý và dễ dàng cho người dùng. 1. Định dạng dữ liệu thông thường Thao tác định dạng gồm các bước sau: − Đánh dấu vùng dữ liệu cần định dạng, chọn menu Format/ Cell hoặc bấm phải chuột vào vùng đánh dấu, chọn Format Cell, − Khi xuất hiện hộp thoại Format, tiến hành các định dạng trong các Tab định dạng, − Chọn OK để kết thúc. 1.1. Định dạng font (Tab Font) Cho phép thay đổi font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, Ý nghĩa các chọn lựa đều giống trong MS Word. - Font: Chọn font chữ - Font style: Kiểu chữ - Size: Cỡ chữ - Underline: Chỉ định có gạch chân phía dưới - Color: Mầu của chữ kể cả đường gạch chân - Effect: Chỉ định hiệu ứng chữ 1.2. Căn chỉnh Paragraph (Tab Alignment) Cho phép thay đổi cách căn chỉnh lề của dữ liệu trong ô.. - Text alignment: Căn chỉnh dòng dữ liệu trong ô  Horizontal: Căn chỉnh theo chiều ngang của ô  Vertical: Căn chỉnh theo chiều dọc của ô - Orientation: Thay đổi hướng chữ Có thể xoay hướng xuất hiện dữ liệu trong ô bằng cách dùng chuột kéo kim trong trục đồng hồ, hoặc nhập độ nghiêng của dữ liệu trong phần Degree. - Text control: Điều khiển dữ liệu  Wrap text: Chiều cao của ô tự mở rộng cho dữ liệu tràn xuống dòng dưới.  Shrink to fit: Dữ liệu tự động thu nhỏ cho vừa với độ rộng của ô.  Merge Cells: Trộn nhiều ô với nhau, tuy nhiên các ô cần trộn phải được đánh dấu trước khi định dạng. 1.3. Viền khung cho bảng biểu (Tab Border) Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 126 Có thể làm rõ nét bảng tính bằng cách dùng đường viền, bằng cách vẽ những đường viền xung quanh một phần nào đó của bảng tính sẽ làm cho bảng tính thêm phần sinh động. Khi đó, đường viền làm cho bảng tính của bạn rõ ràng và người khác nhìn vào bảng tính sẽ dễ hiểu hơn. Với mỗi ô trong bảng tính có thể thay đổi thuộc tính đường viền có nghĩa là hoặc có hoặc không có đường viền, đường viền có thể là đường liền nét hay đường đứt đoạn, - Presets: Thiết lập lại kiểu các viền  None: Các ô đó không có đường viền  Outline: Có đường viền bên ngoài  Inside: Có đường viền ranh giới giữa các ô. Nút này chỉ xuất hiện khi có nhiều hơn 1 ô được chọn (đánh dấu vùng các ô chứ không định dạng được thuộc tính này cho 1 ô). - Line: Lựa chọn kiểu đường viền - Color: Chỉ định mầu của đường viền - Border: Chỉ định các đường viền trên, dưới, trái, phải,... của ô 1.4. Tô mầu nền (Tab Patterns) Mỗi một ô trong bảng có thể được thay đổi hoặc tô mầu nền khác nhau. Việc tô màu nền sẽ giúp cho bảng tính hấp dẫn và gây được sự chú ý của người dùng đến dữ liệu này. Để tô màu ta chỉ cần lựa chọn mầu trong bảng mầu có sẵn. - Color: Tô nền là một màu thuần - Pattern: Tô mầu nền là các kiểu hoa văn... 1.5. Định dạng lại dữ liệu kiểu số, ngày tháng (Tab Number) Với dữ liệu trong bảng là số hay kiểu ngày tháng ta đều có thể định dạng lại cho dữ liệu đó. Trong quá trình làm việc với bảng tính việc thay đổi dữ liệu cũng như thay đổi cách hiển thị dữ liệu là không thể tránh khỏi. Ví dụ: A B C D 1 444444 $ 444,444.00 2 -33434 ($ 33,434.00) 3 123456 $ 123,456.00 Giả sử các ô B1, B2, B3 có dữ liệu là kiểu số, và người dùng là nhân viên tài chính, nên họ muốn các dữ liệu phải được hiển thị là dấu tiền tệ (ví dụ $), và số âm phải được viết trong dấu ngoặc đơn, Khi đó ta sẽ lựa chọn kiểu dữ liệu là Currency, với phần dư là 2 số, số âm được để trong ký tự () và được tô màu đỏ,. Dữ liệu sau khi định dạng sẽ giống trong các ô D1, D2, D3. Điều này là hoàn toàn có thể làm được trong Excel, nên hết sức thuận lợi cho người dùng. Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 127 - Category: Lựa chọn kiểu dữ liệu  General: Kiểu số thông thường  Currency: Kiểu tiền tệ  Accounting: Kiểu kế toán tài chính... - Decimal place: Phần dư sau dấu chấm thập phân - Negative number: Quy định với số âm. Chú ý: Người dùng có thể tạo ra cách hiển thị riêng cho một giá trị nào đó, bằng cách tự xây dựng định dạng đó. Để làm như vậy, trước hết − Chọn ô hay vùng địa chỉ ô cần định dạng, chọn menu Format/Cells, − Chọn tab Number trong cửa sổ Format Cells, − Chọn Custom trong mục Category, − Gõ cách định dạng vào hộp Type, hay chọn kiểu có sẵn trong danh sách ở dưới, − Chọn OK khi kết thúc. 2. Thẻ định dạng tự động Cũng giống như trong Word, việc gán các định dạng của một ô nào đó vào một thẻ có tên và tái sử dụng thẻ đó khi cần thiết là chức năng hữu hiệu của Style. Dùng Style trong Excel tức là gán định dạng lưu lại trên thẻ đó cho một ô khác hay một dãy các ô khác, giúp cho việc định dạng các ô hiệu quả và thuận tiện hơn. 2.1. Tạo Style Cách tạo Style cũng tương tự như trong Word và theo các bước sau: − Thao tác các định dạng cần thiết cho Style trên 1 ô, − Chọn menu Format/ Style, − Gõ tên Style vào hộp Style name của cửa sổ Format Style, − Chọn OK khi kết thúc. 2.2. Sử dụng Style − Chuyển con trỏ đến ô hay đánh dấu các ô cần dùng Style, − Chọn menu Format/ Style, − Chọn tên Style cần dùng trong hộp Style name, − Chọn OK để chấp nhận dùng Style đó. 2.3. Thay đổi định dạng của Style − Chọn menu Format/ Style, − Chọn tên Style cần dùng trong hộp Style name, − Chọn nút Modify, thực hiện các thay đổi cho Style trong cửa sổ Format Cells, − Chọn OK để kết thúc thay đổi, − Chọn OK để chấp nhận thay đổi. Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 128 2.4. Xoá Style − Chọn menu Format/ Style, − Chọn tên Style trong hộp Style name, − Chọn Delete, bấm OK kết thúc. 2.5. Nhận xét Tính năng của Style cũng tương tự như việc dùng Paste Special, tuy nhiên với Paste Special thì không chỉ dừng lại việc sao chép định dạng mà còn có chức năng sao chép các ghi chú, sao chép độ rộng cột, Do đó, tùy theo khả năng của người dùng để lựa chọn cách giải quyết. 3. Định dạng theo điều kiện Định dạng theo điều kiện là việc tiến hành định dạng tự động cho các ô có giá trị thỏa mãn một tiêu chí nào đó do người dùng yêu cầu. Ví dụ: Với cột Điểm có các giá trị trong khoảng [-1,10]. Người dùng muốn định dạng hiển thị cho cột Điểm theo tiêu chí sau: Nếu điểm dưới 0 thì hiển thị giá trị màu đỏ và chữ đậm có nền vàng (Red, Bold; Pattern); nếu điểm dưới 5 thì hiển thị giá trị màu xanh lá và chữ đậm nghiêng (Green, Bold Italic); nếu điểm là 10 thì hiển thị màu xanh, có viền khung và đổ màu nền (Blue, Border, Pattern). 3.1. Gắn định dạng theo điều kiện cho dữ liệu Trong một dãy giá trị, MS Excel cho phép định dạng hiển thị với tối đa 3 điều kiện. Cách định dạng hiển thị theo điều kiện như sau: − Đánh dấu vùng giá trị cần định dạng, − Chọn menu Format/ Conditional Formatting để mở cửa sổ Conditional Formatting, − Lựa chọn trong hộp combo thứ nhất để chỉ ra định dạng cho giá trị (Cell Value Is) hay cho công thức (Fomular Is), − Nếu chọn Cell Value Is thì chọn trong hộp Combo thứ hai toán tử điều kiện của phép so sánh, ví dụ chọn Less than (nhỏ hơn), − Nhập giá trị hay chọn giá trị cho biểu thức điều kiện trong hộp text thứ ba và thứ tư (nếu có), ví dụ nhập giá trị 0, − Chọn nút Format để quy định hiển thị cho các giá trị thỏa mãn điều kiện đó, − Tiến hành các định dạng cần thiết trong cửa sổ Format Cells tương ứng, ví dụ Tab Font chọn Bold, Color Red; Tab Pattern chọn Yellow, − Chọn 2 lần nút OK để chấp nhận định dạng trên. 3.2. Thêm điều kiện định dạng mới cho dữ liệu − Đánh dấu vùng giá trị cần thêm định dạng, − Chọn menu Format/ Conditional Formatting để mở cửa sổ Conditional Formatting, Giáo trình TIN VĂN PHÒNG 129 − Chọn nút Add để thêm điều kiện, khi đó trong cửa sổ xuất hiện phần lựa chọn cho điều kiện mới, − Tiến hành các thao tác như các bước trong phần 3.1. 3.3. Thay đổi định dạng cho điều kiện − Đánh dấu vùng giá trị cần thay đổi định dạng, − Chọn menu Format/ Conditional Formatting để mở cửa sổ Conditional Formatting, − Chọn nút Format của điều kiện cần thay đổi để quy định định dạng, − Thực hiện thao tác định dạng như trong phần 3.1, − Chọn OK để chấp nhận sự thay đổi định dạng. 3.4. Xóa điều kiện định dạng − Đánh dấu vùng giá trị cần xóa định dạng, − Chọn menu For