Khóa luận Giải pháp tăng cưòng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần chế tạo thép VNECO.SSM

ầy đủ, kịp thời tình hình của phân xưởng lên cấp trên. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu thực tế tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM, có thể thấy Ban giám đốc Công ty thực sự là những người có kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành mọi hoạt động. Ban giám đốc công ty luôn tuân thủ nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh, cụ thể là sản xuất kinh doanh các sản phẩm đã đăng ký, tuân thủ pháp luật. Giám đốc đã đưa ra một chính sách chất lượng phổ biến rộng rãi đến toàn thể cán bộ công nhân viên, người lao động để mọi người hiểu và phối hợp thực hiện, Giám đốc cũng cam kết thực hiện chính sách này. Tại công ty các phương án kinh doanh được chấp nhận là những phương án kinh doanh đã được Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị thông qua phương án do Tổng công ty giao. Đối với báo cáo tài chính của công ty, trong trường hợp cơ quan pháp luật có yêu cầu kiểm toán, thì báo cáo tài chính hằng năm phải được tổ chức kiểm toán độc lập xác nhận trước khi Đại hội đồng cổ đông xem xét thông qua. Hiện nay công ty có đội ngũ cán bộ nhiều kinh nghiệm, các công nhân lành nghề được đào tạo tại các trường kỹ thuật chuyên ngành có tay nghề thành thạo. Với đặc thù về hoạt động sản xuất kinh doanh đòi hỏi hàm lượng công nghệ kỹ thuật cao, ứng dụng khoa học hiện đại, quy mô kinh doanh đa dạng và các sản phẩm được sản xuất ra trong hệ thống chất lượng tin cậy, luôn đảm bảo sự hài lòng của khách hàng, mục tiêu của Công ty là phải xây dựng cho được một đội ngũ cán bộ công nhân viên mạnh cả về số lượng và chất lượng. Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức lao động hành chính của Công ty thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình hình thực hiện nhiệm vụ của các can bộ công nhân viên để đề bạt, bổ nhiệm, bãi nhiệm, sắp xếp, sử dụng phù hợp với khả năng từng người. Quan tâm đến tình hình sức khoẻ, tạo điều kiện thuận lợi trong đời sống sinh hoạt và không khí làm việc thoải mái cho người lao động. Công ty có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc với các đơn vị, cá nhân không tuân thủ những quy định của Công ty về quản lý sử dụng thiết bị, an toàn bảo hộ lao động… Nhưng đối với các đơn vị, các nhân có thành tích hoạt động xuất xắc, có sáng kiến cải tiến kỷ thuật, hoàn thành tốt kế hoạch… thì công ty luôn khen thưởng, động viên kịp thời. 2.2.1.2 Tổ chức bộ máy kế toán và hình thức kế toán tại Công ty a) Tổ chức bộ máy kế toán Việc tổ chức bộ máy kế toán ở Công ty dựa trên các cơ sở sau: - Thứ nhất: phải gọn nhẹ, khoa học, phù hợp đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh ở Công ty. - Thứ hai: nhằm phát huy được vai trò của công tác kế toán về cung cấp thông tin cho quản lý, về phản ánh các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh và kết quả thu được, về giám sát, quản lý tài sản và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản.... Dựa vào các yêu cầu trên, bộ máy kế toán ở Công ty được tổ chức theo kiểu tập trung, biểu diễn theo sơ đồ sau: Sơ đồ : Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp và giá thành, TSCĐ, Công nợ phải thu, phải trả Kế toán tiền mặt, Ngân hàng, Vật tư Kế toán tiền lương, thuế, tạm ứng Thủ quỹ Ghi chú: Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng b) Chức năng, nhiệm vụ của từng phần hành Kế toán trưởng: Là người lãnh đạo, chịu trách nhiệm quản lý điều hành, tổ chức thực hiện công tác tại Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về mặt tài chính, thực hiện công tác kiểm tra kiểm soát thu chi tài chính theo quy chế tài chính, giám sát việc chấp hành chế độ kế toán tài chính theo đúng chế độ của Nhà nước, lập kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng của đơn vị và phân tích hoạt động tài chính của đơn vị. Kế toán tổng hợp và giá thành, TSCĐ, công nợ phải thu phải trả kiêm Phó phòng Tài chính - Kế toán: Tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, phụ trách các thành phần trên, lập Báo cáo quyết toán hàng năm, quý, lập Báo cáo nhanh theo yêu cầu của Giám đốc, kiểm tra đối chiếu với các thành phần hành, tổng hợp chi phí sản xuất kinh doanh tính lãi, lỗ. Ngoài ra còn theo dõi, hạch toán các khoản nợ của Công ty với các đối tượng bên ngoài và theo dõi sự biến động về tài sản của công ty, thực hiện trích khấu hao tài sản cố định trong kỳ. Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng và vật tư: Theo dõi các khoản tiền gửi Ngân hàng và các khoản vãng lai khác, nhận công văn đến, công văn đi, đối chiếu công nợ và một số việc khác. Giao dịch với Ngân hàng đối với các xí nghiệp liên quan đến các khoản vay Ngân hàng. Kiểm nhận theo dõi vật tư nhập, xuất, tồn trong kỳ. Kế toán tiền lương, thuế: Cuối tháng tính tiền lương, phụ cấp và các khoản BHXH, BHYT cho cán bộ công nhân viên. Theo dõi kê khai quyết toán thuế với Cục thuế. - Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm về quản lý tiền mặt của công ty, thực hiện việưc thu chi trực tiếp với khách hàng, cán bộ công nhân viên trong công ty khi có chứng từ đã có đầy đủ chữ ký. Lập sổ quỹ và cuối kỳ báo cáo về việc thu chi tiền mặt với cấp quản lý. c) Hình thức kế toán và trình tự luân chuyển chứng từ Hình thức kế toán là cách xử lý, hệ thống hóa thông tin kế toán trong hệ thống kế toán hay nói cách khác đó là công việc sắp xếp, tổ chức sổ sách kế toán gồm số lượng, kết cấu, quy trình ghi chép và đồng thời xác định mối quan hệ giữa các loại sổ. Để đáp ứng được tính nhiều mặt của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa theo dõi tổng hợp, vừa thể hiện chi tiết mỗi loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty đã vận dụng hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên để tổ chức công tác kế toán của Công ty. Các loại sổ sách mà Công ty sử dụng là: các loại bảng kê như: bảng nợ, vật tư, tiền mặt, tiền gửi ngân hàng; các phiếu kế toán..... Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM áp dụng hình thức kế toán : "Chứng từ - ghi sổ" Sơ đồ & trình tự luân chuyển chứng từ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Bảng cân đối TK Báo cáo kế toán Sổ thẻ chi tiết TK Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ quỹ Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu d) Trình tự ghi sổ theo hình thức này được thực hiện như sau: Hàng ngày, từ chứng từ gốc tiến hành phân loại, tổng hợp lập Chứng từ - ghi sổ, hoặc có truờng hợp từ chúng từ gốc lập bảng tổng hợp chứng từ gốc rồi mới lập Chứng từ - ghi sổ. Đồng thời, những chứng từ gốc có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết còn được ghi vào sổ chi tiết có liên quan. Từ Chứng từ -ghi sổ đã được lập, ghi vào sổ Đăng ký chứng từ - ghi sổ, sau đó từ chứng từ - ghi sổ ghi vào Sổ cái các TK có liên quan. Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu các sổ chi tiết; Căn cứ vào Sổ cái lập bảng Cân đối tài khoản. Đối chiếu Bảng tổng hợp chi tiết với các tài khoản có liên quan trên Bảng Cân đối tài khoản và đối chiếu tỏng cộng trên sổ Đăng ký chứng từ - ghi sổ với số tổng cộng phát sinh trên Bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết lập các báo cáo kế toán. 2.2.2 Công tác kế toán vốn bằng tiền Sau khi các chứng từ chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến vốn bằng tiền đã được kiểm tra phê duyệt, nếu: + Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: Các chứng từ được chuyển đến Kế toán Tiền mặt làm căn cứ lập phiếu chi, thủ quỹ viết phiếu thu. Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu. Số phiếu thu phải đánh liên tục trong một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ghi rõ họ, tên và địa chỉ người nộp tiền. Dòng “lý do nộp” ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán sản phẩm hàng hoá, thu tiền hàng của CBTT…Dòng “số tiền” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ đơn vị tính…Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu. Thông thường, phiếu thu sẽ được lập thành 3 liên (liên 1: lưu, liên 2: giao khách hàng, liên 3:nội bộ). ( Phụ lục 1 ) Phiếu chi phải được kế toán trưởng, giám đốc công ty xem xét, ký duyệt chi trước khi xuất quỹ và phiếu chi được lập thành 2 liên. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Đồng thời, thủ quỹ cũng phải ghi ký tên và ghi rõ tên vào phiếu chi. ( Phụ lục 2) +Hình thức thanh toán bằng TGNH: Các chứng từ được gởi đến TGNH làm căn cứ lập uỷ nhiệm thu (chi) thành 2 liên (liên 1: Lưu, liên 2: Gửi ngân hàng) Bộ chứng từ sau khi được kế toán trưởng và giám đốc phê chuẩn được chuyển cho thủ quỹ hoặc ngân hàng làm cơ sở thu (chi) tiền. Đây là giai đoạn đầu nhưng là khâu kiểm soát đầu tiên quan trọng. Các chứng từ được lập đúng và tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu sẽ giúp ngăn ngừa sai phạm trước khi nghiệp vụ được ghi sổ. Kế đến kế toán sẽ tập hợp, phân loại chứng từ, xác lập định khoản, ghi sổ để chuẩn bị cung cấp thông tin. Sau khi Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng nhận bộ chứng từ từ thủ quỹ hoặc nhận giấy báo của ngân hàng, có trách nhiệm phân loại, xác lập định khoản và ghi vào các sổ tương ứng: sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết. Cuối cùng, Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng có trách nhiệm lưu chứng từ tiền mặt và lưu chứng từ tiền vay tiền gửi theo từng ngân hàng. Hiện nay, tiền của công ty được quản lý và cất trữ dưới 2 dạng: tiền gửi tại hệ thống các ngân hàng và tiền mặt tại quỹ. Các ngân hàng ngoài việc thiết lập quy chế kiểm soát ngang dọc còn lập nguyên một phòng kiểm tra kiểm toán nội bộ và một ban kiểm soát đã ngăn ngừa đến mức thấp nhất những rủi ro sai sót mất mát, tiền của công ty luôn được đảm bảo an toàn. Tại văn phòng công ty, phòng thủ quỹ được bố trí tách biệt khỏi phòng kế toán, có trang bị két đựng tiền, máy đếm tiền, máy tính và bàn bero có kính ngăn cách, một hệ thống cửa kéo phụ cùng cửa gỗ có khoá đảm bảo an toàn để bảo vệ tài sản tiền được tốt nhất. Định kỳ, khoảng 6 tháng một lần, việc kiểm kê quỹ tiền mặt, TGNH được tiến hành đồng loạt tại văn phòng công ty. Đối với tiền mặt, khi tiến hành kiểm kê phải thành lập ban kiểm kê trong đó thủ quỹ và kế toán tiền mặt là các thành viên. Trước khi kiểm kê, thủ quỹ phải lập xong “Báo cáo quỹ tiền mặt”( Phu lục 3 ), kế toán tiền mặt nhập vào sổ quỹ tất cả các phiếu thu (chi) và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê. Biên bản kiểm kê quỹ phản ánh: + Thời điểm kiểm kê ( Giờ … ngày … tháng …năm…) + Số liệu trên sổ sách(Căn cứ vào sổ quỹ) + Số liệu kiểm kê thực tế (Căn cứ vào số kiểm kê thực tế) + Số tiền chênh lệc thừa thiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số kiểm kê thực tế + Chi tiết theo từng loại tiền về số lượng, thành tiền Biên bản kiểm kê phải có chữ ký và họ tên của các thành viên trong Ban kiểm kê. Đối với Tiền gửi ngân hàng, Kế toán Ngân hàng tiến hành đối chiếu số tiền trên sổ sách kế toán tại văn phòng công ty ( hoặc chi nhánh) với sổ phụ ngân hàng. Việc đối chiếu này được một người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý hoặc hạch toán thu chi tiền như kế toán trưởng; phó giám đốc tài chính. Bất kỳ chênh lệch nào cũng được đối chiếu với các khoản tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý hoặc các Uỷ nhiệm chi đã được phát hành nhưng chưa trình ngân hàng và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được cần phải báo cáo ngay cho Kế toán trưởng hay Phó giám đốc tài chính để có biện pháp xử lý kịp thời. Các khoản tiền đang chuyển của công ty không nhiều. Đối với tiền đang chuyển phải có “lệnh chuyển tiền” kèm theo Biên bản kiểm kê Tiền gửi Ngân Hàng. Sau khi kết thúc đợt kiểm kê, công ty tổ chức một cuộc họp duyệt kiểm kê, thành phần tham dự gồm phó giám đốc, các trưởng phòng ban, kế toán viên. Nội dung cuộc họp nhằm xác định rõ nguyên nhân gây ra thừa thiếu, có ý kiến nhận xét và cụ thể hoá biện pháp xử lý. Bên cạnh đó, đầu ngày hôm sau các ngân hàng đều gởi “Bảng sao kê tài khoản khách hàng” và thủ quỹ cũng lập bảng “Báo cáo quỹ tiền mặt” (Phụ lục 3) của ngày hôm trước tạo điều kiện để kế toán đối chiếu hằng ngày và điều chỉnh ngay khi chênh lệch. Công ty CPCTKC Thép CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM VNECO.SSM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số:…/BBKK-CNQN BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ TIỀN MẶT TÍNH ĐẾN 17h NGÀY 31/12/2005 Kính gửi: Hội đồng duyệt kiểm kê công ty Hôm nay, vào lúc 17h ngày 31 tháng 12 năm 2005,Tại Công ty CPCTKC thép VNECO.SSM. Chúng tôi gồm có: -Ông: Văn Bá Linh Tổ Trưởng -Ông: Hoàng Duy Phi Tổ Phó -Bà: Phan thị Xuân Ngọc Tổ Viên Chúng tôi tiến hành kiểm kê quỹ tiền tại công ty tính đến cuối ngày 31/12/2005 với số liệu như sau: Số liệu trên sổ sách: 295.408.552(đồng) Số liệu kiểm kê thực tế: 295.408.600 (đồng) Số tiền chênh lệch thừa: 48 ( đồng) Chi tiết cho từng loại tiền như sau: Loại tiền Số lượng Thành Tiền 500.000 150 75.000.000 100.000 710 71.000.000 50.000 2.551 127.550.000 20.000 650 13.000.000 10.000 550 5.500.000 5.000 670 3.350.000 2.000 3 6.000 1.000 2 2.000 200 3 600 Tổng cộng 295.408.000 Kiểm kê kết thúc vào lúc 17h30' cùng ngày Tổ viên Tổ phó Tổ trưởng 2.2.3 Nguyên tắc xây dựng kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiên tại Công ty Các thủ tục KSNB vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc sau: *Nguyên tắc phân công, phân nhiệm Mỗi nhân viên phải thực hiện và chịu trách nhiệm về một công việc cụ thể: Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng chịu trách nhiệm toàn bộ tiền mặt, đảm nhiệm về tiền gửi, tiền vay của từng ngân hàng quan hệ, thủ quỹ gìn giữ và bảo vệ tiền quỹ… Đồng thời một người không được đảm trách một giao dịch từ đầu đến cuối: Người đi thu tiền hay nhận tiền phải khác với người hạch toán vào sổ sách những món tiền đó. Sự phân công rõ ràng vừa tạo ra một sự chuyên môn hoá, vừa giúp công ty dễ phát hiện những sai sót, sai phạm, nâng cao hiệu quả quản lý. *Nguyên tắc bất kiêm nhiệm Công việc và trách nhiệm phân công có sự tách biệt giữa: Kế toán trưởng: Chức năng phê duyệt, giám sát Kế toán khác :Thực hiện nghiệp vụ Kế toán Tiền mặt, Ngân hàng: Ghi sổ kế toán về tài sản tiền của đơn vị Thủ quỹ: Chức năng giữ tiền mặt tại quỹ của đơn vị *Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Khi có sự uỷ quyền của cấp trên cho cấp dưới thay mình thực hiện một công việc nào đó, chẳng hạn: sửa chữa xe, mua nguyên vật liệu… tiến trình uỷ quyền được thực hiện trên văn bản chính thức (theo mẫu của công ty) với những điều khoản được quy định chặt chẽ, rõ ràng đủ để cấp trên có thể kiểm soát được công việc đã uỷ quyền và cấp dưới dễ dàng thực hiện, nghiêm chỉnh chấp hành những điều khoản đó. Trong phạm vi quyền hạn được giao, việc ra quyết định hay giải quyết một công việc, thông qua chính sách đều được phê chuẩn đầy đủ. Chẳng hạn, phê chuẩn phiếu chi, chính sách hạn mức tín dụng cho khách hàng … Trên cơ sở các nguyên tắc trên, những thủ tục KSNB vốn bằng tiền sẽ được mô tả bằng cả lưu đồ lẫn lời văn. Đối với lưu đồ trình tự kiểm soát được mô tả theo chiều từ trái sang phải và các bước công việc được thể hiện theo chiều từ trên xuống như cách mà kiểm toán viên thường sử dụng. 2.2.4 Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 2.2.4.1 Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ thu tiền Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM là đơn vị sản xuất kinh doanh nên các khoản thu tiền gồm có: Khách hàng ứng tiền trước; Thu tiền do bán hàng trực tiếp; Thu nợ khách hàng; Thu tiền vay ngân hàng; Thu tiền hoàn thuế; Thu khác: Hoàn ứng nhân viên đi công tác... Đối với nghiệp vụ thu tiền ngay thường xảy ra đối với hàng hoá xuất bán trong nước và những sản phẩm gia công cho những đơn vị khác. Phương thức thanh toán: Tiền mặt; Chuyển khoản 2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ thu tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM a) Đối với tiền mặt Tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM các nghiệp vụ thu tiền mặt thực tế xảy ra thường xuyên, thường là thu tiền hàng bán trong nước, rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt, thanh lý tài sản cố định, vay ngân hàng ... Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền mặt: Người nộp tiền KT ngân hàng, Tiền mặt Thủ quỹ KT trưởng Thủ trưởng đơn vị KT Tổng hợp Bắt đầu Nộp các chứng từ có liên quan Ghi vào sổ tiền mặt Bảng kê ghi CóTK hoặc CT - GS Ghi vào sổ quỹ Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu Phê duyệt phiếu thu và định khoản 2 1 Kiểm tra và lập phiếu thu Chuyển phiếu thu cho các kế toán phần hành liên quan để lập bảng ghi Có Phiếu thu Phiếu thu Phiếu thu Các kế toán có liên quan Sổ cái TK 111 ` Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền mặt tức là từ lúc người nộp tiền (có thể là khách hàng, thủ quỹ) nộp tiền vào két cùng các chứng từ liên quan, kế toán ngân hàng tiền mặt căn cứ vào các chứng từ ban đầu này để lập Phiếu Thu. * Đối với nghiệp vụ bán hàng: Các chứng từ liên quan gồm có hoá đơn GTGT và Phiếu xuất kho - Hoá đơn GTGT( liên 3: Thanh toán nội bộ; liên này là bản sao được in trên giấy than) được đánh số thứ tự để ngăn chặn tình trạng các hoá đơn được xuất ra nhưng không thu tiền. Hoá đơn gồm có 3 chữ ký: người mua hàng, người bán hàng, Thủ trưởng đơn vị (Theo lệnh thủ trưởng đơn vị) ( Phụ lục 4) + Chữ ký người bán hàng: Thể hiện trách nhiệm đối với số hàng đã bán . + Chữ ký thủ trưởng đơn vị (theo lệnh của thủ trưởng đơn vị): Đảm bảo sự phê chuẩn đối với số hàng đã bán về mẫu mã, số lượng, giá bán... + Chữ ký người mua hàng: Đây được xem là sự xác nhận của khách hàng đối với số hàng công ty đã bán ra. - Phiếu xuất kho: Để kiểm tra được số lượng hàng xuất kho đúng với số lượng hàng bán hay không vì vậy phiếu xuất kho phải được ký bởi người nhận hàng, thủ kho, kế toán và phụ trách đơn vị Kế toán ngân hàng tiền mặt kiểm tra sự hợp lý hợp lệ các chứng từ này với điều kiện số lượng hàng xuất kho phải khớp với số lượng trên Hoá đơn GTGT; giá bán thể hiện trên hoá đơn đó là giá do công ty quy định ... Khi khách hàng đến thanh toán tiền hàng, kế toán tiền mặt sẽ lập phiếu thu. Phiếu thu được lập thành 3 liên: liên 1 lưu tại cùi, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 luân chuyển hạch toán nội bộ. Sau đó khách hàng đem liên 2 và liên 3 đến cho thủ quỹ để nộp tiền. Thủ quỹ thu tiền xong sẽ ký tên và ghi số tiền đã nhận đủ vào phiếu thu. Như vậy, phiếu thu phải có chữ ký của thủ quỹ thì mới có giá trị, ngoài ra chữ ký này còn gắn trách nhiệm của thủ quỹ với số tiền đã thu được. Hằng ngày, kế toán tiền mặt căn cứ vào phiếu thu ( liên 1) ghi vào bảng kê nợ TK 111, đồng thời cũng theo dõi trên sổ quỹ. Như vậy, việc ghi sổ thu tiền và trực tiếp thu tiền do hai nhân viên độc lập theo dõi. Điều này tạo sự kiểm soát chéo, nhằm hạn chế gian lận. Nếu kế toán tiền vừa ghi sổ vừa có thể thu tiền thì người này sẽ dễ dàng biển thủ khoản tiền thu được bằng cách bỏ bớt không ghi sổ một vài nghiệp vụ thu tiền. Một biện pháp nhằm kiểm tra sự sai sót của số liệu là không những kế toán tiền mặt theo dõi trên sổ quỹ mà thủ quỹ khi thu tiền cũng theo dõi vào sổ quỹ. Căn cứ để thủ quỹ ghi sổ là liên 3 của phiếu thu. Cuối tháng, kế toán tiền mặt sẽ đối chiếu số tiền trên bảng kê nợ TK 111 với sổ quỹ của mình để kiểm tra số liệu, đồng thời đối chiếu với sổ quỹ của thủ quỹ để kiểm tra lần nữa tính chính xác của số liệu. Đây là một trong những biện pháp kiểm soát khá hiệu quả nhằm hạn chế sai sót, đồng thời cũng hạn chế những gian lận có thể xảy ra. Tuy nhiên tất cả những biện pháp trên sẽ bị vô hiệu khi có sự thông đồng của kế toán tiền mặt và thủ quỹ Sau khi đã kiểm tra tính khớp đúng của số liệu, thủ quỹ sẽ kiểm tra lượng tiền trong két sắt, sau đó trực tiếp đến ngân hàng nộp hết tất cả khoản tiền đó. Công việc này được tiến hành vào cuối mỗi tháng. * Đối với nghiệp vụ rút tiền gửi ngân hàng nộp quỹ tiền mặt : Chứng từ là Giấy lĩnh tiền mặt phải có đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủ tài khoản, người lĩnh tiền và các chữ ký của ngân hàng (Thủ quỹ, kế toán, kiểm soát, giám đốc) Sau khi kiểm tra xong, kế toán ngân hàng tiền mặt tiến hành lập phiếu Thu Phiếu thu được lập 2 liên: Một liên giao cho thủ quỹ Một liên lưu Trên phiếu Thu gồm 5 chữ ký + Người lập phiếu: Trách nhiệm của kế toán ngân hàng tiền mặt trong việc lập phiếu thu + Kế toán trưởng:Thể hiện sự kiểm tra lại đối với phiếu thu đã được lập + Thủ trưởng đơn vị: Thể hiện sự xác nhận, phê chuẩn trên phiếu thu +Thủ quỹ: Trách nhiệm thu đúng số tiền ghi trên phiếu thu sau khi đã được ký duyệt. Mỗi Phiếu Thu đều được đánh số thứ tự để kiểm tra cùng với các chứng từ đi kèm và ngăn ngừa việc bỏ cách quãng một số phiếu thu. Phiếu Thu sau khi được Thủ quỹ thu tiền và xác nhận được làm căn cứ để vào sổ Quỹ, đồng thời Kế toán ngân hàng tiền mặt phản ánh vào Sổ tiền mặt. Sau đó kế toán ngân hàng tiền mặt chuyển phiếu thu này đến các kế toán có liên quan (Đối với nghiệp vụ bán hàng thì đó là kế toán công nợ, đối với nghiệp vụ thanh lý tài sản cố định đó là kế toán tổng hợp...) để vào Bảng kê ghi Có tài khoản (Bảng kê ghi Có TK511 cuối kỳ các bảng kê này được tập hợp để lên Chứng từ ghi sổ hoặc đối với những nghiệp vụ không thường xuyên thì vào thẳng Chứng từ ghi sổ (Chứng từ ghi sổ TK711)... Thủ quỹ và kế toán ngân hàng tiền mặt là 2 người hoàn toàn khác nhau để tránh trường hợp ghi sai số tiền thực nhận. Cuối tháng kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền mặt tổng hợp và rút số dư. Thực hiện đối chiếu số dư với sổ Quỹ, mọi khoản chênh lệch sẽ được tìm hiểu nguyên nhân để điều chỉnh. Các chứng từ ghi sổ được chuyển cho kế toán tổng hợp để lên sổ Cái tài khoản 111.Trước khi lên sổ Cái, kế toán tổng hợp thực hiện kiểm tra tính chính xác của việc định khoản, vào sổ của kế toán ngân hàng tiền mặt có phù hợp với việc vào sổ Quỹ của thủ quỹ không. b) Thủ tục kiểm soát đối với chuyển khoản Thu tiền thông qua chuyển khoản được thực hiện đối với thu tiền bán hàng để thuận tiện cho cả công ty và với khách hàng. Quy trình như sau: Sau khi hợp đồng kinh tế được ký kết với khách hàng, bên khách hàng gửi cho công ty 1 đơn đặt hàng, trong đó ghi rõ số lượng, quy cách, đơn giá, ngày giao hàng, sau đó công ty tiến hành sản xuất hàng mẫu và gửi cho khách hàng xác nhận. Khi khách hàng xác nhận công ty tiến hành sản xuất đại trà. Công ty sau khi chuẩn bị xong điều kiện giao hàng, thì thủ kho của phòng sản xuất kinh doanh cùng với thủ kho của xí nghiệp cùng nhau xác định chính xác về số lượng chủng loại hàng và tiến hành xếp hàng lên container. Sau đó công ty lập bộ chứng từ sau: Hoá đơn GTGT, Phiếu Xuất Kho, Biên bản giao nhận hàng. Các chứng từ này được lập và kiểm tra, ký duyệt bởi phòng kinh doanh của công ty. Sau đó việc thanh toán của khách hàng được thực hiện thông qua Ngân Hàng. Cho nên công tác kiểm soát được thực hiện tốt. Sai sót hay gian lận chỉ có thể xảy ra sau khi tiền đã về ngân hàng của công ty. Ngoài ra còn có các phương thức thu tiền được thực hiện thông qua ngân hàng như thanh toán L/C. Riêng đối với thanh toán bằng Sec hiện nay tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM không còn áp dụng vì không thuận tiện. Mỗi phương thức thanh toán sẽ có những ưu nhược điểm và có những quy định bắt buộc phải tuân theo, phải thực hiện đúng vì vậy vấn đề quan tâm của chúng ta là kiểm soát dòng tiền sau khi ngân hàng đã thu xong. Quy trình chung được thực hiện qua lưu đồ sau: Lưu đồ thể hiện kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền thông qua ngân hàng: NH của Công ty Kế toán ngân hàng Kế toán liên quan Kế toán tiền mặt tổng hợp Nhận được lệnh chuyển tiền do ngân hàng khác trả Lập giấy báo có hoặc các chứng từ có liên quan 1 Nhận giấy báo Có và chứng từ khác do Ngân hàng chuyển đến Kiểm tra đối chiếu chứng từ Ghi sổ chi tiết TGNH Chuyển giấy báo Có đến kế toán có liên quan Lập bảng kê ghi Có TK hoặc chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 112 2 Giấy báo Có Đến hạn thanh toán, các đối tượng thanh toán qua ngân hàng của Công ty ( tương ứng với mỗi ngân hàng là một tài khoản chi tiết). Căn cứ vào giấy báo Có và các chứng từ có liên quan...do ngân hàng gởi đến, kế toán ngân hàng tiền mặt tiến hành kiểm tra sự hợp lệ, tính hiệu lực của các chứng từ này, sau đó ghi vào sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng. Kế toán các bộ phận có liên quan như kế toán công nợ, TSCĐ...( chủ yếu là nghiệp vụ bán hàng nên thường là kế toán công nợ) nhận các chứng từ do kế toán vốn bằng tiền chuyển qua, kiểm tra và ghi vào sổ theo dõi công nợ tương ứng với khách hàng đó. Đồng thời kế toán các phần hành này lập các chứng từ ghi sổ. Cuối tháng các chứng từ ghi sổ này được chuyển cho kế toán tổng hợp tiến hành tổng hợp ghi sổ Cái tài khoản 112. Công việc đối chiếu số dư với ngân hàng của kế toán ngân hàng tiền mặt được thực hiện vào cuối mỗi tháng ( trình bày trong mục 2.2.6 -thủ tục kiểm soát số dư vốn bằng tiền). 2.2.5. Thủ tục kiểm soát đối với nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM 2.2.5.1 Nội dung chủ yếu của nghiệp vụ chi tiền tại Công ty cổ phần chế tạo kết cấu thép VNECO.SSM Với tính chất dễ dẫn đến gian lận đối với dòng tiền "đi ra" này mà các các biện pháp quản lý và thủ tục kiểm soát được quan tâm đặc biệt. Nghiệp vụ chi tiền chủ yếu ở đơn vị gồm có: - Chi trả nợ nhà cung cấp nguyên vật liệu - Chi trả nợ vay và trả lãi vay. - Chi trả lương( bộ phận sản xuất, quản lý). - Chi cho cán bộ CNV tạm ứng. - Chi trả tiền điện nước, dịch vụ mua ngoài khác. - Chi nộp thuế, các khoản phí, lệ phí. - Chi khác: Phí ngân hàng, chiết khấu... Cũng như đối với trường hợp thu tiền thì chi tiề