Khóa luận Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh tại Công ty thực phẩm Miền Bắc

à dự trữ hàng hóa. Mua hàng đòi hỏi hàng hóa phải phù hợp với nhu cầu của khách hàng, phải mua hàng kịp thời, đúng với yêu cầu giá cả hợp lý là yếu tố quan trọng quyết định để kinh doanh có lãi. Vì vậy, trong kế hoạch mua hàng phải tính toán cân nhắc, lựa chọn các loại hàng, nguồn hàng, bạn hàng tin cậy để bảo đảm an toàn vốn kinh doanh và đáp ứng yêu cầu kinh doanh của Công ty trong năm kế hoạch. Trong cơ chế thị trường, chúng ta có quyền tự mua, tự bán, tự lựa chọn thị trường, đối tác và các hình thức và phương thức mua bán. Dựa vào điều kiện, phạm vi và yêu cầu kinh doanh, Công ty lựa chọn các nguồn hàng: + Nguồn hàng nhập khẩu + Nguồn hàng sản xuất trong nước + Nguồn hàng tự khai thác chế biến + Nguồn hàng liên doanh liên kết + Nguồn hàng khác * Kế hoạch bán ra: Kế hoạch bán ra là nhiệm vụ trung tâm, quan trọng nhất của Công ty, là mục tiêu của hoạt động kinh doanh cho nên tất cả các hoạt động khác phải phục vụ cho việc bán hàng được nhiều, được nhanh, thu hút được ngày càng nhiều khách hàng, giảm được chi phí bán hàng để đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Kế hoạch bán ra gồm các chỉ tiêu khác nhau: + Theo hình thức bán hàng: có chỉ tiêu bán buôn, bán lẻ. + Theo khách hàng gồm: Bán cho các đơn vị tiêu dùng trực tiếp Bán cho các tổ chức trung gian (Công ty, doanh nghiệp khác) Bán qua đại lý Bán trong hệ thống ( bán nội bộ, công ty bán cho các đơn vị ) Bán ủy thác và xuất khẩu + Theo phương thức kinh doanh: bán ở tổng Công ty (văn phòng Công ty bán ) và bán ở các đơn vị.(xem phụ lục 1) * Kế hoạch dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ Một trong những điều kiện quan trọng đảm bảo cho hoạt động kinh doanh liên tục và đạt được hiệu quả cao của Công ty là phải có kế hoạch dự trữ hàng hóa phù hợp. Do vậy, phải tranh thủ cơ hội bán hàng, giao hàng nhanh và không bị đứt đoạn trong quá trình cung ứng hàng hóa. Dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ là chỉ tiêu về số lượng và chất lượng, là danh điểm hàng hóa phù hợp với nhu cầu của khách hàng được tính toán và bố trí ở địa bàn phù hợp để xuất bán cho kỳ kế hoạch tiếp theo. Dự trữ hàng hóa cuối kỳ trước nếu thực hiện đúng sẽ là số hàng hóa tồn kho đầu kỳ kế hoạch. Nhưng trong số tồn kho đầu kì kế hoạch còn có cả những hàng hóa không nằm trong chỉ tiêu dự trữ hàng hóa, đó là những hàng kỳhóa ứ đọng, chậm luân chuyển, kém phẩm chất và hàng không phù hợp với thị hiếu của người tiêu dùng. Vì vậy, khi đưa tồn kho đầu kì kế hoạch vào cân đối chỉ đưa những hàng hóa dự trữ theo kế hoạch và những hàng hóa đủ phẩm chất đáp ứng yêu cầu khách hàng. Ngoài kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, phòng kế hoạch còn phải lập ra các kế hoạch khác nhằm tổ chức thực hiện một cách đồng bộ các mối quan hệ kinh tế trong lưu thông hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng. Kế hoạch kỹ thuật tài chính phản ánh đầy đủ đồng bộ và toàn diện các mặt hoạt động cơ bản của đơn vị trong đó kế hoạch lưu chuyển hàng hóa đóng vai trò trung tâm cơ bản nhất, kế hoạch dịch vụ phục vụ việc mua bán hàng hóa gắn chặt với các chỉ tiêu của kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và nó trở thành một bộ phận không thể tách rời hoạt động cơ bản của Công ty là lưu thông hàng hóa, dịch vụ và thực hiện giá trị hàng hoá các kế hoạch như: kế hoạch kinh doanh, vận chuyển, kế hoạch về vốn, kế hoạch tiền lương, kế hoạch chi phí lưu thông, kế hoạch lợi nhuận, kế hoạch ngân sách, đều là kế hoạch biện pháp nhằm thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và dịch vụ. Nói là kế hoạch biện pháp không có nghĩa là kế hoạch đó không quan trọng vì nếu kế hoạch biện pháp không thực hiện được thì kế hoạch trung tâm cơ bản cũng không thể thực hiện được. Nói kế hoạch đó là trung tâm cơ bản vì nó là mục tiêu, là cái đích, nếu thực hiện nó được thì đơn vị mới có doanh thu mới có tiền để trang trải chi phí và kinh doanh có lãi. * Kế hoạch vốn lưu động được chia làm 2 loại: vốn lưu động định mức và vốn lưu động không định mức. - Vốn lưu động định mức là số vốn tối thiểu cần thiết để hoàn thành kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và kế hoạch sản xuất dịch vụ, vốn lưu động định mức gồm 2 loại: vốn dự trữ hàng hóa và vốn phi hàng hóa + Vốn dự trữ hàng hóa là số tiền dự trữ ở các kho các đơn vị, trị giá hàng hóa trên đường đi, trị giá hàng hóa thanh toán bằng chứng từ nhằm đảm bảo lượng hàng hóa bán bình thường cho các nhu cầu sản xuất, tiêu dùng. Vốn dự trữ hàng hóa chiếm khoảng 80 - 90% vốn lưu động định mức và chiếm 50-70% trong toàn bộ vốn kinh doanh của đơn vị. + Vốn phi hàng hóa là số tiền định mức của vốn bằng tiền, nó bao gồm vốn bằng tiền và tài sản khác. Khi lập kế hoạch vốn lưu động định mức tra phải xác định tổng số vốn lưu động cần thiết kỳ kế hoạch đã đảm bảo sản xuất kinh doanh và phải tính toán khả năng về vốn, cân đối nhu cầu và khả năng về vốn lưu động một cách tích cực, đồng thời phải có các biện pháp tính toán để sử dụng hợp lý vốn và quản lý vốn sử dụng vốn một cách có hiệu quả. Kế hoạch vốn lưu động định mức có 2 chỉ tiêu: - Chỉ tiêu tuyệt đối (Tổng số tiền) - Chỉ tiêu tương đối (số ngày, số vòng và tỷ lệ %) (Xem phụ lục 5) * Kế hoạch lợi nhuận Lợi nhuận là biểu hiện bằng tiền của giá trị thặng dư do lao động thặng dư của người lao động trong đơn vị tạo ra bằng cách sử dụng hợp lý các nguồn lực trong kinh doanh về tận dụng các điều kiện của môi trường kinh doanh, sản xuất và dịch vụ. Lợi nhuận là mục tiêu trực tiếp trên hết đối với hoạt động kinh doanh là đòn bẩy kinh tế kích thích đơn vị và lợi ích vật chất mà sử dụng hiệu quả các tiềm năng, là thước đo phản ánh tổng hợp kết quả hoạt động kinh doanh, là nguồn tích lũy quan trọng để tái mở rộng kinh doanh. Lợi nhuận = Tổng doanh thu - Tổng chi phí - Căn cứ vào lợi nhuận thực hiện - Khả năng kinh doanh của năm kế hoạch để có kế hoạch tăng giảm lợi nhuận. - Muốn gia tăng lợi nhuận nhà kế hoạch phải xác định được điểm hòa vốn, thời gian và khối lượng hòa vốn) để có biện pháp gia tăng lợi nhuận cho phù hợp - Tăng nhanh doanh số bán hàng - Tăng cường hoạt động dịch vụ phục vụ khách hàng - Giảm chi phí kinh doanh - Tăng nhanh tốc độ chu chuyển vốn - Xác định mức và cơ cấu dự trữ hàng hóa hợp lý. * Kế hoạch sản xuất Giống như đã trình bày ở phần trình tự xây dựng kế hoạch, đối với khâu sản xuất, khác ở chỗ: Kế hoạch sản xuất năm nay phải căn cứ vào: - Tình hình thực hiện sản xuất năm trước - Công suất hoạt động máy móc Các chỉ tiêu giống như kinh doanh nhưng phải đi sâu và bám sát các chỉ tiêu đã được tổng giám đốc Công ty phê duyệt. * Kế hoạch Marketing: Bộ phận kế hoạch này của công ty không đầy đủ các nội dung của một bản kế hoạch Marketing đúng nghĩa. Trong kế hoạch này Công ty chỉ nêu nên những việc cần làm trong năm trong công tác tuyên truyền, quảng cáo, chăm sóc khách hàng. Tổ chức các cuộc thi, triển lãm * Kế hoạch lao động tiền lương: Là bộ phận kế hoạch đảm bảo số lượng và chất lượng lao động để thực hiện các mặt hoạt động của doanh nghiệp, thể hiện nguyên tắc phân phối thu nhập của công ty. Nội dung bao gồm các chỉ tiêu: Tổng số lao động, cơ cấu lao động, năng suất lao động, tổng quỹ lương, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ công nhân viên, bảo hộ lao động. * Kế hoạch quản lý kỹ thuật và tiến bộ khoa học kỹ thuật-công nghệ: Bộ phận kế hoạch này ở công ty chủ yếu thể hiện ở các đề tài nghiên cứu khoa học, áp dụng hệ thống tiêu chuẩn, thiết bị mới để kiểm định chất lượng sản phẩm * Kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản: Thể hiện vốn đầu tư và các hạng mục công trình cần xây dựng . Khối lượng và giá trị sửa chữa lớn các thiết bị máy móc, các công trình kiến trúc hiện có. * Kế hoạch thu- chi tài chính: Là bộ phận kế hoạch tổng hợp toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ. Nội dung kế hoạch thu – chi tài chính của công ty tem gồm các chỉ tiêu: (Khấu hao tài sản cố định, định mức vốn lưu động; mức và tỉ lệ lãi về tiêu thụ sản phẩm; tích lũy và phân phối lợi nhuận, trích lập và sử dụng các quỹ của doanh nghiệp; tín dụng ngắn hạn và bảng tổng hợp thu chi.) * Kế hoạch đời sống: Phản ánh mức độ cải thiện đời sống của công nhân viên chức. Chế độ bảo vệ và khám sức khỏe, ăn trưa, Chương trình điều dưỡng, du lịch,... Các bộ phận kế hoạch trên có mối quan hệ chặt chẽ và hữu cơ với nhau. Công ty phải đảm bảo tính đồng bộ và hệ thống của mối quan hệ này nhằm làm cho công tác lập kế hoạch thực sự có hiệu quả. 2. Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Hiện nay, công tác xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty diễn ra theo các bước sau: Phân tích, dự báo môi trường kinh doanh. Tổ chức thực hiện Điều chỉnh và kiểm tra, đánh giá Xây dựng kế hoạch Sơ đồ 2: Quy trình xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty Bước 1: Phân tích, dự báo môi trường kinh doanh Phòng kế hoạch tổng hợp dựa trên cơ sở số liệu của Công ty kỳ trước, phân tích thực trạng của Công ty, xem xét điều kiện thuận lợi và khó khăn trong nước và quốc tế. Từ đó, xem xét Công ty mình đang đứng ở vị trí nào trong thị trường và trên cơ sở nghiên cứu thị trường để phân tích nguyên nhân khách quan, chủ quan và dự báo môi trường kinh doanh. Đây là một bước quan trọng được thực hiện thường xuyên của Công ty, nhất là vào cuối năm báo cáo được thể hiện thông qua việc đánh giá các yếu tố bên trong và bên ngoài Công ty. Công ty đã đánh giá điều kiện thuận lợi và khó khăn trong nước và quốc tế ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Đó là: a. Trong nước * Thuận lợi: - Sự ổn định cao về chính trị - xã hội là nền tảng vững chắc và nhân tố thuận lợi nhất cho phát triển kinh tế xã hội của đất nước. - Thể chế kinh tế thị trường đã bước đầu hình thành và vận hành có hiệu quả, những cơ chế chính sách ban hành đã đi vào cuộc sống, phát huy tính tính tích cực. - Năng lực và trình độ sản xuất của nhiều ngành kinh tế đã được cải thiện đáng kể, cơ cấu kinh tế có sự chuyển dịch tích cực, chất lượng tăng trưởng trong nhiều ngành, lĩnh vực được nâng cao. - Quan hệ quốc tế được mở rộng tạo cơ hội lớn về thị trường cho hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam, góp phần thúc đẩy đầu tư và thương mại, tăng khả năng tiếp cận các công nghệ tiên tiến. - Việt Nam sẽ trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO) mở ra một sân chơi rộng lớn và bình đẳng cho nước ta. - Công ty là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn, trực thuộc Bộ Thương mại có một đội ngũ ban lãnh đạo linh hoạt. Do vậy, Công ty đã luôn cố gắng giảm thiểu chi phí, tinh lọc bộ máy quản lý nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong kinh doanh. - Có nhiều thị trường dành cho các hoạt động kinh doanh mà Công ty lựa chọn. Có được điều này là do Công ty có được một hệ thống các đơn vị trực thuộc ở nhiều vùng địa lý khác nhau, tạo nên một hệ thống thị trường đồng bộ và đa dạng. - Công ty có tiềm lực về Marketing. Trong bộ máy của mình, Công ty luôn chú trọng hoạt động nghiên cứu, tìm hiểu thị trường, thông qua các hoạt động tại các Hội chợ - Triển lãm - Quảng cáo nhằm nâng cao vị thế của mình trên thị trường. * Khó khăn: - Nền sản xuất còn lạc hậu, quy mô sản xuất nhỏ bé, trình độ công nghệ nhìn chung còn tụt hậu khá xa so với khu vực và thế giới, khả năng cạnh tranh của hàng hóa sản xuất trong nước còn hạn chế. - Kết cấu hạ tầng chưa đáp ứng yêu cầu phát triển - Nhiều yếu tố của kinh tế thị trường chưa được thiết lập đồng bộ đang gây cản trở cho hoạt động sản xuất, kinh doanh và đầu tư phát triển trong nước. - Thời tiết khí hậu thay đổi thất thường, các dịch bệnh SARS, cúm gia cầm H5N1 vẫn còn nguy cơ tái phát. - Khả năng hội nhập kinh tế thế giới và khu vực của các doanh nghiệp Việt Nam còn thấp so với yêu cầu trong khi hội nhập kinh tế đã bước sang giai đoạn mới quyết liệt và gay gắt hơn. Việc Việt Nam gia nhập WTO đem tới nhiều thách thức to lớn hơn, cạnh tranh quyết liệt hơn. - Trên thị trường ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh, do vậy môi trường hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty trở nên cạnh tranh gay gắt, khốc liệt hơn. b. Quốc tế * Thuận lợi : - Xu hướng chung là kinh tế thế giới tiếp tục phục hồi và phát triển, tốc độ tăng trưởng kinh tế thương mại toàn cầu trong đó có tốc độ tăng trưởng của các nước đối tác chính của Việt Nam cao hơn trước, các luồng vốn đầu tư ODA, FDI và vốn đầu tư gián tiếp dần phục hồi. - Quá trình toàn cầu hóa, khu vực hóa, tự do hóa thương mại và đầu tư sẽ được đẩy nhanh hơn tạo điều kiện cho tăng cường hợp tác giữa các nước, mở rộng thị trường tiêu thụ hàng hóa và đầu tư. * Khó khăn: - Tình hình chính trị thế giới và khu vực sẽ tiếp tục diễn biến phức tạp, khó lường, các thế lực phản động quốc tế tiếp tục tìm cách chống phá hòng gây mất ổn định chính trị - xã hội nước ta. - Cuộc khủng hoảng năng lượng dẫn đến khủng hoảng kinh tế toàn cầu có khả năng xẩy ra. - Quá trình phân công lại lao động quốc tế và tổ chức nền kinh tế thế giới sẽ là một thách thức lớn đối với các nước đang phát triển. - Cạnh tranh quốc tế sẽ gay gắt và quyết liệt hơn do trình độ hội nhập kinh tế quốc tế cao hơn một bước. Sau khi đánh giá thực trạng, Công ty tiến hành dự báo bán hàng, cũng như dự báo doanh thu từ các hoạt động kinh doanh của mình. Phương pháp dự báo được sử dụng là phương pháp dự báo giản đơn. Phương pháp này được sử dụng như sau: Những dự báo cho kỳ kế hoạch t+1 được tính bằng công thức: Ft+1 = Dt Trong đó: Ft+1: dự báo bán hàng kỳ này (kỳ kế hoạch) t+1 Dt : yêu cầu thực tế kỳ trước t Bước 2: Xây dựng kế hoạch Hàng năm, Công ty đều lập ra bản kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh do phòng kế hoạch tổng hợp lập. Nội dung chính của bản kế hoạch gồm: phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm trước. Sau đó, rút ra bài học kinh nghiệm. Phân tích những điều kiện khách quan, chủ quan để lập kế hoạch cho năm tiếp theo. Bản kế hoạch cho năm kế hoạch bao gồm: Dự kiến kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh cho năm kế hoạch; Mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh năm kế hoạch; Các biện pháp để thực hiện kế hoạch và bảng các chỉ tiêu kế hoạch kèm theo. Kế hoạch mà Công ty xây dựng đó là kế hoạch lưu chuyển hàng hóa và ngoài ra có các kế hoạch biện pháp khác nhằm tổ chức thực hiện kế hoạch một cách đồng bộ. * Căn cứ để lập kế hoạch lưu chuyển hàng hóa: - Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ được Bộ Thương mại giao cho Công ty. - Căn cứ vào các dự báo khả năng phát triển kinh doanh của Công ty kỳ kế hoạch đó là vấn đề thị trường và khách hàng có nhu cầu và khả năng về mặt hàng kinh doanh. - Căn cứ vào chiến lược kinh doanh và thị trường mục tiêu của Công ty Để Công ty phát triển một cách bền vững, ngay đầu năm 2004, Ban giám đốc đã đưa ra các chiến lược kinh doanh, đó là định hướng hoạt động có mục tiêu cho một thời kỳ dài và có hệ thống các chính sách, biện pháp, quan trọng như: lĩnh vực kinh doanh, mặt hàng kinh doanh, phát triển thị trường và khách hàng, các mục tiêu tài chính và các chỉ tiêu phát triển và tăng trưởng của Công ty trong tương lai. - Căn cứ vào kết quả điều tra nắm bắt nhu cầu của khách hàng, phát triển thị trường và khả năng biến động của nguồn lực - Căn cứ vào phân tích kết quả thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa năm báo cáo và các năm trước. - Căn cứ vào phân tích khả năng cung ứng hàng hóa của đơn vị cạnh tranh và mặt hàng thay thế. * Trình tự xây dựng kế hoạch Kế hoạch lưu chuyển hàng hóa được phòng kế hoạch tổng hợp xây dựng dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc Công ty, được xây dựng trên 3 bước: - Chuẩn bị lập kế hoạch: Trước khi kết thúc năm báo cáo, vào quý IV đã chuẩn bị cho việc lập kế hoạch cho năm sau. Do vậy, phòng kế hoạch tổng hợp phải tổ chức thu thập, nghiên cứu, đánh giá và lựa chọn các tài liệu tin cậy, phân tích các tài liệu dự báo và lựa chọn các hướng dự báo có căn cứ khoa học nhất, phân tích tình hình môi trường kinh doanh và khả năng phát triển của các đối thủ cạnh tranh kỳ kế hoạch cũng như các xu hướng nhu cầu mặt hàng và mặt hàng thay thế. - Trực tiếp lập kế hoạch: Tiến hành tính toán các chỉ tiêu sau đó cân đối các mặt hàng từ chi tiết đến tổng hợp, có mặt hàng nhiều danh điểm chỉ chỉ cân đối đến nhóm mặt hàng, phát hiện và dự kiến các biện pháp khắc phục sự mất cân đối. - Trình duyệt, quyết định kế hoạch chính thức: Kế hoạch lập ra phải được trình và bảo vệ trước Ban giám đốc Công ty, sau khi đã bổ sung thống nhất kế hoạch sẽ trở thành kế hoạch chính thức của Công ty và được Ban giám đốc Công ty trình Bộ thương mại phê duyệt, quyết định giao kế hoạch chính thức. Kế hoạch chính thức được bắt đầu từ khi nhận được quyết định giao kế hoạch của Bộ thương mại. Căn cứ vào kế hoạch Bộ thương mại giao, Ban giám đốc Công ty chỉ đạo phòng kế hoạch chủ động kết hợp với các phòng chức năng có liên quan phân bổ kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc bằng văn bản để các đơn vị tổ chức thực hiện. Sơ đồ 3: Quy trình xét duyệt kế hoạch của Công ty Kế hoạch tạm giao Công ty thực phẩm miền Bắc Bộ Thương mại Kế hoạch chính thức Xây dựng Trình lên Giao lại Xét duyệt Trong bản kế hoạch có các chỉ tiêu và biểu kế hoạch. Công ty đã dùng các phương pháp xác định các chỉ tiêu là: - Chỉ tiêu bán ra: gồm toàn bộ khối lượng và danh mục hàng hóa bán ra của tất cả các hình thức bán ở Công ty, các đơn vị ự kiến cho năm kế hoạch và tổng hợp lại. Chỉ tiêu này có thể tính toán theo công thức: XKH : là số lượng hàng hóa bán ra ở kỳ kế hoạch (tấn ) XBC : là số lượng bán ra ở kỳ báo cáo (tấn ) h : là hệ số tăng hoặc giảm kì kế hoạch so với kì báo cáo (%) - Chỉ tiêu dự trữ hàng hóa: + Dự trữ đầu kỳ: khi lập kế hoạch cho năm kế hoạch thì năm báo cáo chưa kết thúc. Vì vậy, phải tính chỉ tiêu dự trữ hàng hóa đến đầu kỳ kế hoạch Trong đó: : là dự trữ hàng hoá cuối kỳ kế hoạch ( tấn ) : là tồn kho hàng hoá ở thời điểm kiểm kê : ước nhập hàng hoá từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm : ước xuất hàng hoá từ thời điểm kiểm kê đến cuối năm + Chỉ tiêu dự trữ hàng hóa cuối kỳ kế hoạch: Xác định theo công thức sau: Trong đó: : Dự trữ hàng hoá cuối kỳ kế hoạch (tấn) : Mức bán ra bình quân 1 ngày đêm kỳ kế hoạch : Thời gian dự trữ hàng hoá cần thiềt (ngày) - Chỉ tiêu mua hàng: Chỉ tiêu mua vào được xác định căn cứ vào chỉ tiêu bán ra, chỉ tiêu dự trữ hàng hóa cuối kỳ và đầu kỳ theo công thức sau: Trong đó: M: Số lượng hàng hoá cần mua tính theo từng loại (tấn) : Số lượng hàng hoá bán ra kỳ kế hoạch (tấn) : Dự trữ hàng hoá cuối kỳ kế hoạch (tấn) : Dự trữ hàng hoá đầu kỳ kế hoạch (tấn) - Lập biểu cân đối kế hoạch lưu chuyển hàng hóa: Trên cơ sở tính toán các chỉ tiêu bán ra, mua vào, dự trữ hàng hóa đầu kỳ và cuối kỳ phải tiến hành cân đối theo công thức sau: Dự trữ đầu kỳ + Mua vào trong kỳ = Bán ra trong kỳ + Dự trữ cuối kỳ Bảng 9: Biểu lưu chuyển hàng hóa có dạng sau: Tên hàng Đvt Dự trữ trong kỳ Mua vào trong kỳ Bán ra trong kỳ Dự trữ cuối kỳ Tổng số Nhập ngoại Mua sx trong nước Mua qua đại lý Mua khác Tổng số Bán buôn Bán lẻ Bán qua đại lý Bán khác - Đường kính Tấn 7.378 107.738 107.738 108358 108358 6.758 -Thuốc lá Tr. bao 3,6 51 51 54,5 - 54,5 0,1 - Gạo Tấn 23.232 12.645 12.645 34.877 34.877 1.000 - Tấm Tấn 2.842 25.258 25.258 26.657 26.657 1.443 - Cám Tấn - 6.273 6.273 6.273 - 6.273 - - Ngô hạt Tấn 13.659 13.994 13.994 17.024 - 10.629 - Sắn lát Tấn 16.049 5.440 5.440 21.221 21.221 268 - Bánh mứt kẹo Tấn 751 4.330 4.330 4928 - 720 4.028 117 - Cao su Tấn 12.871 6580 6580 19.201 19.201 250 - Sữa Snow Ng hộp 178 31 31 140 - 14 126 68,7 - Rượu ngoại Ng chai 55,1 44,6 44,6 83,7 79,5 4,2 159 - Cà phê Tấn 21.998 25.943 25.943 43.567 43.567 4.374 - Hạt tiêu T ấn 1.662 2.718 2.718 3.033 3.033 1.347 * Định mức vốn dự trữ hàng hoá gồm 5 chỉ tiêu: - Số ngày dự trữ hàng hoá thấp nhất theo công thức: Trong đó: : Số ngày cần thiết để mua hàng : Số ngày cần thiết để bán ra : Số ngày dự trữ bảo hiểm - Số ngày dự trữ hàng hóa cao nhất là khoảng cách giữa 2 lần nhập hàng - Số ngày dự trữ hàng hóa bình quân - Số ngày dự trữ hàng hóa đầu kỳ chính là số ngày dự trữ hàng hóa của cuối kỳ trước. - Số ngày dự trữ hàng hóa cuối kỳ là số ngày dự trữ hàng hóa vào một ngày nhất định của cuối kỳ (có thể là tháng, quý, năm) có thể theo kiểm kê (thực tế) hoặc theo tính toán. Sau khi đã tính được số ngày dự trữ của từng loại hàng ta sẽ tính được số tiền cần thiết để bảo đảm dự trữ đó( vốn dự trữ hàng hóa) theo công thức: Trong đó: : là vốn dự trữ hàng hoá (thấp nhất, cao nhất, bình quân) : Số ngày dư trữ hàng hoá (thấp nhất, cao nhất, bình quân) : Mức lưu chuyển hàng hoá bình quân một ngày (đơn vị hiện vật) : trị giá vốn hàng hoá (giá mua + chi phí lưu thông sản xuất) Sau khi đã tính được vốn ự trữ hàng hóa ta sẽ tính số ngày của một vòng lưu chuyển và số vòng chu chuyển hàng hóa theo công thức: Trong đó: : là số ngày của mọt vòng lưu chuyển hàng hoá : vốn dự trữ hàng hoá bình quân : Thời gian theo lịch của kế hoạch : Trị giá bán hàng hoá của kỳ kế hoạch - Tính số vòng chu chuyển của vốn dự trữ hàng hóa như sau: * Kế hoạch định mức vốn chi phí hàng hóa - Vốn bằng tiền: gồm tiền mặt tồn quỹ, tiền bán hàng chưa nộp vào ngân hàng, tiền đang chuyển vào ngân hàng, tiền đang chuyển, + Định mức tiền mặt tồn quỹ = Số ngày quy định X Vốn mức lưu chuyển hàng hóa bình quân 1 ngày + Định mức tiền bán hàng chưa nộp vào ngân hàng Trong đó: : Trị giá mức lưu chuyển hàng hoá bình quân ngày : tỷ lệ hàng hoá thu bằng tiền mặt / doanh thu : Thời gian quy định giá tiền vào ngân hàng hay khoảng cách thời gian giữa 2 lần gửi tiền bán hàng vào ngân hàng. + Định mức khoản tiền đang chuyển là số tiền bán hàng của đơn vị đã gửi vào ngân hàng nhưng đơn vị chưa nhận được giấy báo của ngân hàng. Trong đó: : Trị giá mức lưu chuyển bình quân 1 ngày : Thời gian bình quân từ khi nộp vào ngân hàng đến lúc nhận được bản kê của ngân hàng (ngày) + Tài sản có khác gồm có vốn bao bì và vật liệu bao gói, vốn công cụ nhỏ, vốn phí được phân bổ. üVốn bao bì và vật liệu Bao gói : Trong đó: : vốn dự trữ hàng hoá : Tỷ lệ vốn bao bì và vật liệu bao bì gồm bao gói so với vốn dự trữ hàng hóa (%) ü Vốn công cụ nhỏ Trong đó: : Vốn công cụ nhỏ ,: lần lượt là dự trữ đầu kỳ và cuối kỳ của công cụ nhỏ : Giá trị của công cụ nhỏ mua vào trong kỳ ü Vốn chi phí đợi phân bổ Trong đó: : Vốn chi phí phân bổ đầu kỳ : Vốn chi phí đợi phân bổ phát sinh trong kỳ : Vốn chi phí phân bổ vào phí lưu thông trong kỳ Sau khi tính toán được số vốn lưu động cần thiết ta phải trừ đi số vốn tự có và coi như tự có để từ đó sẽ xác định được số vốn lưu động cần phải đi vay. Bảng 10: Bảng mẫu kế hoạch vốn lưu động và nguồn vốn cung ứng STT Chỉ tiêu Năm KH Các quý I II III IV A Vốn lưu động a Vốn dự trữ hàng hóa thấp nhất b Vốn dự trữ hàng hóa cao nhất c Vốn dự trữ hàng hóa đầu năm d Vốn dự trữ hàng hóa cuối năm e Vốn dự trữ hàng hóa bình quân g Vốn phi hàng hóa - Vốn bằng tiền - Vốn bao bì và vật liệu - Vốn công cụ nhỏ - Vốn phí đợi phân bổ h Vốn lưu động khác Cộng B Nguồn của vốn lưu động a Nguồn vốn tự có và coi như tự có - Nguồn vốn tự bổ sung - Nguồn vốn liên doanh - Các khoản vốn coi như tự có b Cân đối vốn lưu động thừa thiếu c Nguồn vốn đi vay d Tốc độ chu chuyển vốn lưu động - Số vòng - Số ngày / vòng * Kế hoạch lao động ĐGsp x SLSPsx SLLĐkh = ----------------------- ĐGngc x 26 Trong đó + SLLĐkh : Số lượng lao động cần trong kỳ kế hoạch + ĐGsp : Đơn giá của sản phẩm tính theo lương cơ bản + SLSPsx : Số lượng sản xuất kỳ kế hoạch + ĐGngc : Đơn giá 1 ngày công/1lao động + 26 : Số công lao động làm trong 1 tháng * Ví dụ: Kế hoạch lao động năm 2006 Bảng số 11: Kế hoạch lao động của Công ty năm 2005 TT Diễn giải Tổng số I T. lao động có mặt đến 32/12/2005 919 - Hợp đồng từ 1 năm trở lên 425 - Hợp đồng thử việc 4 - Hợp đồng mùa vụ và ngắn hạn 490 - Hợp đồng phát xã 0 II Lao động tăng thêm trong năm 2006 19 - Hợp đồng từ 1 năm trở lên 15 - Hợp đồng thử việc 4 III Lao động giảm trong năm 2006 5 - Hợp đồng từ 1 năm trở lên 5 IV Lao động bình quân năm 2006 929 (Nguồn: Phòng Tổ chức lao động) Bước 3: Tổ chức thực hiện kế hoạch Kế hoạch được lập ra có tiến bộ và cân đối nhưng đó mới chỉ là khả năng vấn đề quan trọng là phải biến khả năng thành hiện thực. Vì vậy, việc tổ chức thực hiện kế hoạch là một giai đoạn hết sức quan trọng và kéo dài mất cả năm kế hoạch. Sau khi bản kế hoạch được Bộ Thương mại xét duyệt thành bản kế hoạch chính thức, Công ty sẽ giao kế hoạch cho từng đơn vị thực hiện. Sau khi có các mục tiêu cụ thể, kế hoạch được triển khai thực hiện theo phương thức '' trừ dần ", nghĩa là, nếu kế hoạch quý trước hoàn thành trước thời hạn thì chuyển sang thực hiện kế hoạch quý sau; còn nếu không hoàn thành được kế hoạch quý trước thì phần không hoàn thành đó được nộp vào kế hoạch quý sau để thực hiện tiếp. Để biến khả năng thành hiện thực, ban lãnh đạo Công ty tiến hành triển khai thực hiện kế hoạch lưu chuyển hàng hóa, đó là: - Phải ký hợp đồng mua bán hàng hóa - Phải phổ biến các nhiệm vụ đến các bộ phận thực hiện - Phải đôn đốc kiểm tra, giải quyết những mất cân đối những khó khă