Khóa luận Nâng cao hiệu quả công tác Lưu trữ tại Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội - Thực trạng và giải pháp

ụng tài liệu lưu trữ: Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là các loại hình, các cách tổ chức phục vụ thông tin hay phương thức cung cấp thông tin, tài liệu cho người nhu cầu sử dụng tài liệu. - Thông báo về tài liệu: Đây là hình thức thông báo cho các cơ quan hữu quan, tổ chức sử dụng tài liệu mang tính tích cực, chủ động. Việc thông báo tài liệu giúp cho các cơ quan nắm được nội dung tài liệu và sử dụng chúng vào công tác của cơ quan, ngành một cách hiệu quả. - Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc: Là hình thức có tính chất truyền thống và phổ biến. Để việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc được tổ chức tốt đem lại hiệu quả, các phòng, kho lưu trữ phải có các công cụ tra cứu khoa học như: mục lục tài liệu, các bộ thẻ... các sách hướng dẫn, các chuyên đề... - Triển lãm (trưng bày) tài liệu lưu trữ: Là hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ mục đích tuyên truyền giáo dục. Đề tài triển lãm tài liệu lưu trữ rất phong phú: về những vấn đề cấp thiết trong đời sống kinh tế - chính trị xã hội của đất nước, triển lãm nhân dịp kỷ niệm ngày sinh của các nhà hoạt động nhà nước và xã hội, hoạt động khoa học, văn hoá... hình thức và quy mô cũng đa dạng: triển lãm thường xuyên và không thường xuyên, cố định hay di động. - Cấp phát chứng nhận lưu trữ các bản sao lục, trích lục tài liệu lưu trữ: giấy chứng nhận lưu trữ là một loại tài liệu thông báo có hiệu lực pháp lý, trong đó cho biết những nội dung thông tin có trong phòng, kho lưu trữ liên quan đến đối tượng yêu cầu và ghi rõ các dẫn liệu tra tìm các tài liệu ấy. Ngoài giấy chứng nhận lưu trữ, còn có thể cấp bản sao lục lưu trữ và bản trích lục lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan và công dân. Bản sao lục lưu trữ là bản sao lại toàn văn của tài liệu lưu trữ và có chứng thực của cơ quan lưu trữ. Bản trích lục lưu trữ là bản sao lại một phần văn bản của tài liệu lưu trữ có liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc cá nhân, có chứng thực của cơ quan lưu trữ. - Viết đăng báo, phát thanh và truyền hình: Đây là hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua các phương tiện thông tin đại chúng như: viết bài, biên soạn tài liệu, giới thiệu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trên các báo định kỳ, các đài phát thanh và truyền hình. - Công bố tài liệu lưu trữ: Công tác công bố tài liệu lưu trữ chiếm vị trí quan trọng trong công tác của các phòng, kho lưu trữ. Nội dung bao gồm: chọn đề tài công bố, xác định thể loại và hình thức; sưu tầm, phát hiện và lựa chọn tài liệu. - Thống kê công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Việc thống kê này rất quan trọng và cần thiết nhằm phân tích, nhận xét, đánh giá công tác đã làm, xác định tiến trình phát triển nhằm nghiên cứu các biện pháp cải tiến công tác tốt hơn. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI. 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI - Tên giao dịch: HANOI AGRICULTURAL MATERIEL JOINT STOCK COMPANY - Tên viết tắt: AGRIMATECO - Trụ sở chính: 115 Đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội. - Điện thoại: (04). 3 8641 489 - Fax: (04). 3 6641 631 - Số ĐKKD: 0103007192 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội Công ty Cổ phần VTNN Hà Nội tiền thân là công ty VTNN Hà Nội, vốn là một doanh nghiệp Nhà nước được thành lập theo quyết định số 2815 QĐ/UB của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội ngày 14 tháng 11 năm 1992, với trụ sở đặt tại 69 Ngõ Thổ Quan, Phố Khâm Thiên, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội. Công ty thành lập nhằm cung cấp vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất Nông nghiệp (chủ yếu là phân bón các loại). Mang trong mình trọng trách của một công ty cấp hai, công ty VTNN Hà Nội có nhiệm vụ nhận hàng hoá của Nhà nước, cấp phát cho các Quận, các cửa hàng, các hợp tác xã và những khu vực ngoại thành Hà Nội. Với sự phấn đấu không ngừng, công ty đã ngày một phát triển và khẳng định vị thế cũng như uy tín của mình trên thị trường toàn thành phố. Xã hội ngày càng phát triển, diện tích đất nông nghiệp cũng ngày bị thu hẹp dần, vì thế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty cũng gặp không ít khó khăn. Trước tình hình đó, Công ty buộc phải mở rộng sản xuất kinh doanh sang các loại hình khác để phù hợp hơn với cơ chế thị trường. Cụ thể, từ năm 1994-1998 công ty đã bốn lần bổ xung thêm các ngành nghề kinh doanh như: - Ngày 16 tháng 12 năm 1994: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang kinh doanh nông sản, thực phẩm, thực phẩm chế biến, thiết bị, máy móc nông nghiệp, các loại giống cây trồng, kinh doanh vật liệu xây dựng. - Ngày 25 tháng 01 năm 1996: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang cung ứng và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật. - Ngày 21 tháng 12 năm 1996: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang tổ chức vận tải thủy để phục vụ yêu cầu vận chuyển hàng hóa của công ty và khách hàng. - Ngày 14 tháng 05 năm 1998: Bổ xung ngành nghề kinh doanh sang vận tải bộ phục vụ nhu cầu vận chuyển hàng hóa của công ty và khách hàng, xây dựng vừa và nhỏ phục vụ cho ngành nông nghiệp phát triển nông thôn và nhu cầu xã hội. Guồng quay của nền kinh tế xã hội ngày càng nhanh, thực tế đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng phát triển và thay đổi chính mình để phù hợp hơn với cơ chế thời đại, một lần nữa Công ty VTNN Hà Nội lại có một bước ngoặt lớn trong lịch sử phát triển của mình. Được sự cho phép của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội, theo Quyết định số 2508/QĐ-UB ngày 26 tháng 4 năm 2004 về việc cho phép công ty VTNN Hà Nội triển khai cổ phần hoá và Quyết định số 998/QĐ-UB ngày 28 tháng 2 năm 2005 về việc chuyển doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần, Công ty VTNN Hà Nội chính thức chuyển đổi thành công ty Cổ phần với tên gọi: Công ty Cổ phần VTNN Hà Nội, có trụ sở chính đặt tại 115 Đường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội. Với số vốn điều lệ thành lập gần 5 tỷ đồng, công ty Cổ phần VTNN Hà Nội được phép tham gia kinh doanh sản xuất các ngành nghề sau: - Kinh doanh vật tư Nông nghiệp; - Cung ứng và kinh doanh thuốc bảo vệ thực vật; - Kinh doanh các loại giống cây trồng, vật nuôi; - Kinh doanh nông sản, thực phẩm, thực phẩm chế biến; - Chế biến nông, lâm sản thực phẩm; - Buôn bán hàng hoá, hàng tiêu dùng, tư liệu sản xuất, cho thuê bến bãi, kho tàng; - Kinh doanh sửa chữa, lắp ráp máy nông nghiệp, nông cụ, công cụ phục vụ sản xuất nông nghiệp và nông thôn, máy móc thiết bị khác; - Kinh doanh vận tải, thuỷ, bộ; - Xây dựng vừa và nhỏ phục vụ cho ngành nông nghiệp, nông nghiệp phát triển nông thôn và nhu cầu xã hội; - Khai thác và kinh doanh vật liệu xây dựng; - Kinh doanh bất động sản, xây dựng cho thuê nhà ở và văn phòng; - Kinh doanh các loại phân bón và vật tư phục vụ sản xuất nông nghiệp; - Kinh doanh các mặt hàng cơ kim khí, sắt, thép, phế liêu, thứ liệu (trừ các loại phế liệu nhập khẩu gây ô nhiễm môi trường). Khi chuyển sang cổ phần hoá, công ty đã sử dụng và tiếp tục ký hợp đồng thuê đất với Sở tài nguyên Môi trường: với 15.130,3m2 đất tại 9 địa điểm để phục vụ sản xuất kinh doanh. Đó là những địa điểm sau: Khu vực văn phòng công ty 115 Đường Giáp Bát; Khu vực Cống Thôn – Gia Lâm; Khu vực Lĩnh Nam – Hoàng Mai; Khu vực Thị trấn Sóc Sơn; Khu vực xã Dương Xá – Gia Lâm; Khu vực xã Xuân Nộn – Đông Anh; Khu vực Vĩnh Quỳnh – Thanh Trì; Khu vực xã Xuân Phương – Từ Liêm; Khu vực xã Ngọc Hồi – Thanh Trì. “Vạn sự khởi đầu nan”, sau khi Cổ phần hoá, công ty đã gặp không ít khó khăn về vốn cũng như trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Vốn ban đầu công ty còn nhỏ, lại mới chuyển sang kinh doanh những nghành nghề mới, bỡ ngỡ và cũng không ít lần thất bại, song bằng niềm tin và sự phấn đấu không ngừng của toàn thể ban lãnh đạo và công nhân viên trong công ty đã từng bước mở rộng hơn nữa quy mô sản xuất kinh doanh của mình, đồng thời xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty ngày một hoàn thiện hơn cả về số lượng và chất lượng, tạo uy tín với các bạn hàng cũng như với người tiêu dùng trên cả nước. Tính từ khi mới cổ phần đến nay, Công ty đã có rất nhiều thành tích xuất sắc trong mọi công việc. Công đoàn và Chi bộ công ty đã hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, luôn đi đầu trong mọi hoạt động cũng như gương mẫu trong công tác. Chi bộ công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội đã vinh dự được nhận bằng khen: “Chi bộ trong sạch, vững mạnh” của Quận uỷ Hoàng Mai. Không những thế, đội an ninh tự vệ của công ty cũng đã có rất nhiều thành tích xuất sắc trong việc góp phần bảo vệ trật tự an ninh trên địa bàn phường nói riêng cũng như trên địa bàn thành phố nói chung. Và đã được UBND Quận Hoàng Mai trao tặng bằng khen: “Đơn vị có thành tích xuất sắc trong phong trào toàn dân bảo vệ an ninh tổ quốc năm 2009”. Với nguyên tắc hoạt động: “Tự nguyện, bình đẳng, dân chủ và tôn trọng pháp luật”, hướng tới mục tiêu: “Không ngừng nâng nâng cao lợi ích của các Cổ đông, tăng tích luỹ, phát triển sản xuất kinh doanh của công ty và góp phần thiết thực vào thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước”. Công ty Cổ phần VTNN Hà Nội ngày càng phát triển và khẳng định được vị thế và uy tín của mình trên trị trường cả nước nói chung và toàn thành phố nói riêng. Khu Xuân Nộn Đông Anh Kho thuốc BVTV Vĩnh Quỳnh Trạm VTNN Dương Xá Gia Lâm P. Kinh doanh P. Kế toán P. Kỹ thuật Phòng TC-HC P. VT - LT Phó GĐ GĐ điều hành Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Trung tâm TM & sản xuất vật liệu mới Nhổn TTTM GD & cho thuê căn hộ Lĩnh Nam Kho và cửa hàng trạm Sóc Sơn Kho & cửa hàng Ngọc Hồi Kho Cống Thôn Gia Lâm Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội sau khi Cổ phần hoá 2.1.2 Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các phòng ban công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội Tổ chức của công ty Cổ phần vật tư Nông nghiệp Hà Nội bao gồm 05 phòng chức năng. Đó là các phòng sau: * Phòng kinh doanh Cơ cấu tổ chức nhân sự của phòng kinh doanh gồm 6 người: 01 trưởng phòng, 01 Phó phòng và 04 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ của phòng là: - Lập các Kế hoạch kinh doanh và giúp Giám đốc trực tiếp triển khai công tác sản xuất kinh doanh tại công ty; - Thiết lập và giao dịch trực tiếp với hệ thống khách hàng và hệ thống nhà phân phối; - Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp; - Xây dựng hệ thống marketing, đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm; - Đồng thời, phối hợp với các phòng chức năng có liên quan nhằm mang đến các dịch vụ đầy đủ nhất cho khách hàng. * Phòng Kế toán Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng kế toàn gồm 5 người: 1 trưởng phòng, 1 Phó phòng và 3 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ của phòng là: - Tham mưu và giúp Giám đốc quản lý tài sản, tiền mặt của công ty; - Cập nhật sổ sách, chứng từ kế toán, lập báo cáo tài chính và hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh của công ty theo đúng pháp luật của Nhà nước quy định; - Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính của công ty; việc nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; - Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ quy định của công ty; - Đồng thời, kết hợp với những bộ phận khác tạo nên hệ thống mạng lưới thông tin quản lý năng động, hữu hiệu. * Tổ chức hành chính tổng hợp Cơ cấu tổ chức nhân sự phòng tổ chức hành chính tổng hợp gồm 12 người: 1 trưởng phòng, 1 Phó phòng và 10 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ của phòng là: - Giúp Giám đốc quản lý và tổ chức tuyển dụng cán bộ công nhân viên trong công ty; - Xác định nhu cầu nguồn nhân lực cần có trong công ty; - Xây dựng quy hoạch đội ngũ cán bộ trong công ty sao cho phù hợp; - Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, biên chế cho công nhân viên của công ty; - Tổ chức các hoạt động hành chính của công ty phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty; - Đồng thời, tổ chức các hoạt động nghỉ dưỡng cho cán bộ công nhân viên trong công ty theo tiêu chuẩn công ty đề ra. * Phòng kỹ thuật và quản lý chất lượng sản phẩm Cơ cấu tổ chức của phòng kỹ thuật và quản lý chất lượng sản phẩm gồm 3 người: 1 trưởng phòng và 2 nhân viên. Chức năng nhiệm vụ của phòng là: - Giúp Giám đốc quản lý về kỹ thuật, các khâu sản xuất và chất lượng sản phẩm, vật tư hàng hoá; - Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật mới vào sản xuất và xác định chất lượng sản phẩm; - Quản lý, cung ứng vật tư kỹ thuật phục vụ sản xuất cho các đơn vị trực thuộc theo kế hoạch của công ty đề ra; - Kiểm tra, giám sát chất lượng của sản phẩm trước khi đưa ra thị trường; - Tư vấn, lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, thiết kế kỹ thuật phục vụ cho sản xuất; - Đồng thời, kết hợp với phòng kinh doanh nghiên cứu xác định được những sản phẩm tốt theo yêu cầu của thị trường. * Phòng văn thư - lưu trữ Cơ cấu tổ chức của phòng văn thư lưu trữ gồm 2 người kiêm cả công tác văn thư và công tác lưu trữ. Chức năng nhiệm vụ của phòng là: - Giúp lãnh đạo soạn thảo ban hành các văn bản trong và ngoài công ty; - Có nhiệm vụ tiếp nhận, phân loại và xử lý các văn bản đi và văn bản đến của công ty; - Quản lý, lưu trữ các văn bản, tài liệu của công ty theo đúng quy định; - Xắp xếp và bảo quản các hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ của công ty một cách khoa học và hợp logic; - Tìm hiểu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ; - Tổ chức việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ của công ty sao cho phù hợp và đúng theo quy định của công ty đề ra; - Chủ động thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ theo sự chỉ đạo của ban giám đốc công ty. 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI Trình tự công tác lưu trữ của Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội bao gồm 5 bước cơ bản và có thể được khái quát bằng sơ đồ sau: Thu thập và tiếp nhận hồ sơ Bước1: Xác định giá trị hồ sơ tài liệu Chỉnh lý hồ sơ tài liệu Khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu Bước 2: Bảo quản hồ sơ tài liệu Bước 3: Bước 4: Bước 5: Sơ đồ 2.2: Trình tự công tác lưu trữ của công ty CP VTNN Hà Nội. Bước đầu tiên của công tác lưu trữ đó là việc thu thập và tiếp nhận hồ sơ. Thông thường cứ khoảng 1 năm/lần, những tài liệu từ các phòng ban sẽ được chọn lọc và chuyển về kho lưu trữ của công ty. Trước khi tài liệu được chuyển sang kho lưu trữ, mỗi phòng ban sẽ phải tự tập hợp các tài liệu của mình lập thành hồ sơ tài liệu, bên ngoài có ghi rõ số lượng tài liệu và tên các tài liệu nộp lưu. Các tài liệu trong hồ sơ phải được xắp xếp theo trình tự thời gian và theo vần a, b, c....Khi tiếp nhận hồ sơ tài liệu từ các phòng ban khác, cán bộ phụ trách công việc lưu trữ sẽ lập một biên bản giao nhận để chứng minh việc tiếp nhận hồ sơ. Biên bản bao gồm đầy đủ các thông tin về tài liệu như: tên tài liệu, số lượng tài liệu, hay chất lượng của tài liệu,... và phải có xác nhận giữa đại diện của phòng ban giao nộp tài liệu với đại diện của đơn vị nhận tài liệu là cán bộ phòng văn thư – lưu trữ. Các văn bản sau khi được chuyển về kho lưu trữ của công ty trước hết sẽ được làm vệ sinh sơ bộ, sau đó được đưa vào kiểm tra và xác định giá trị. Công tác này đảm bảo tài liệu sẽ được phân loại một cách chi tiết hơn và rõ ràng hơn. Những văn bản có tính chất quan trọng hay còn gọi là những văn bản mật sẽ được phân loại riêng và được lưu trữ trong tủ lưu trữ hồ sơ mật để đảm bảo an toàn và tính quan trọng của hồ sơ. Đối với những tài liệu có giá trị khác sẽ được phân loại và lưu trữ tại kho lưu trữ của công ty. Còn đối với những tài liệu không còn giá trị sẽ được đem đi tiêu huỷ theo đúng quy định của pháp luật. Vì vậy, công việc này đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và sự hiểu biết rộng mới có thể thẩm định một cách chính xác giá trị của tài liệu đem đi lưu trữ. Khi xác định giá trị của tài liệu, cán bộ thực hiện công tác thẩm định cần căn cứ vào một số các tiêu chuẩn như sau: - Căn cứ vào ý nghĩa, nội dung của tài liệu; - Căn cứ vào tác giả của văn bản; - Căn cứ vào tiêu chuẩn trùng lặp thông tin; - Căn cứ vào thời điểm, địa điểm hình thành tài liệu; - Căn cứ vào mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của văn bản; - Căn cứ vào hiệu lực pháp lý của văn bản; - Căn cứ vào tình trạng vật lý của văn bản; Tám tiêu chuẩn này luôn được kết hợp với nhau nhuần nhuyễn, trong quá trình xác định giá trị tài liệu, tám tiêu chuẩn này bổ xung và hỗ trợ cho nhau góp phần nâng cao hiệu quả xác định giá trị tài liệu một cách chính xác nhất. Do tính chất quan trọng của công tác thẩm tra xác định giá trị tài liệu nên công ty đã thành lập một Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu bao gồm: - Ông Nguyễn Minh Toàn, Giám đốc – Chủ tịch Hội đồng; - Ông Lê Duy Lộc, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính - Uỷ viên; - Bà Nguyễn Thị Kha, Trưởng phòng Kế toán - Uỷ viên; - Bà Nguyễn Thị Chi, cán bộ văn thư lưu trữ - Uỷ viên. Kết quả xác định giá trị hồ sơ tài liệu sẽ được lập thành biên bản để thống nhất trong toàn công ty. Kết thúc công tác, tài liệu lưu trữ sẽ được xắp xếp và phân loại thành từng nhóm hay từng tập hồ sơ theo các tiêu chuẩn thứ tự được ưu tiên như sau: theo trình tự thời gian, theo số văn bản, theo tác giả văn bản, theo tên hay nội dung văn bản. Sự phân chia các nhóm chi tiết đến mức nào là phụ thuộc vào nội dung của khối tài liệu đó. Sau khi phân loại xong, cán bộ lưu trữ phải tiến hành đánh mục lục hồ sơ tài liệu để tiện cho việc quản lý văn bản và tra tìm văn bản sau này. Mục lục hồ sơ phải soạn thảo theo mẫu quy định (mẫu được trình bày bên dưới), được in sẵn đính kèm với mỗi hồ sơ và được bố trí ở ngay trang đầu mỗi hồ sơ. Mẫu 2.3: Mục lục hồ sơ tài liệu: STT Số VB Ngày tháng VB Tác giả VB Trích yếu nội dung VB (Tên VB) Ghi chú 1 2 Hoàn tất công tác, hồ sơ sẽ được đóng bìa cẩn thận và được đưa vào kho để tiến hành lưu trữ. Kho lưu trữ của công ty (trực thuộc sự quản lý của phòng văn thư - lưu trữ), được đặt tại tầng 2 gồm có 1 phòng duy nhất quay mặt về phía Đông nam với diện tích gần 35m2 trên toà nhà chính diện, có môi trường trong sạch, địa chất ổn định, rất thuận lợi cho việc bảo quản tài liệu. Chiều cao tính từ sàn kho đến trần kho là 3m, có hệ thống chống nóng gồm 2 lớp: dưới được ốp bằng các tấm cách nhiệt, trên có mái che cao 1m50 đảm bảo cho kho luôn mát mẻ vào mùa hè. Tường kho dày 22cm có khả năng chống nóng tốt được sơn bằng sơn chống ẩm tránh ngấm nước vào mùa mưa. Hệ thống thoát nước thẳng từ trên mái xuống đất đảm bảo nước mưa không bị đọng lâu ngày. Kho được bố trí ở cuối hành lang nơi có ít người qua lại, yên tĩnh là điều kiện tốt cho việc nghiên cứu, khai thác và sử dụng tài liệu. Với diện tích 35m2, công ty đã bố trí dành khoảng 22m2 làm khu lưu trữ với hệ thống gồm 5 giá đựng tài liệu, các giá được xắp xếp theo thứ tự từ trái qua phải như sau: - Giá 1: Phòng Kế toán; - Giá 2: Phòng Kinh doanh; - Giá 3: Phòng Tổ chức – Hành chính tổng hợp; - Giá 4: Phòng Văn Thư – Lưu trữ; - Giá 5: Phòng Kỹ thuật và Quản lý chất lượng sản phẩm. Tủ lưu tài liệu mật 3 Giá 4: P. Văn thư 3 Giá 2: P. Kinh doanh Giá 5: P. Kỹ thuật Giá 1: P.Kế toán Giá 3: P. Tổ chức -Hành chính 4 Bàn đọc Bàn đọc 2 Bàn NV 1 2 Và được bố trí như hình 2.4 (Trình bày bên dưới). Mỗi giá gồm 5 khoang, chiều dài mỗi giá là 2m40, cao 2m00, rộng 0,4m. Lối đi giữa mỗi giá là 0,6m; khoảng cách giữa các giá đến tường là 0,6m. Khoảng cách cuối giá đến mặt sàn là 0,2m. Trong kho được sắp xếp tiện lợi và ngăn nắp bố trí phù hợp, thuận tiện cho việc tra tìm và nghiên cứu được dễ dàng. Ngoài ra trong kho còn có một tủ sắt dùng để lưu trữ và bảo quản những tài liệu mật và những tài liệu quan trọng của công ty. Tủ có khoá rất chắc chắn nhằm đảm bảo độ an toàn cẩn mật của tài liệu. Những tài liệu này chỉ được nghiên cứu khi có sự đồng ý của giám đốc công ty. Sơ đồ 2.4: Phòng lưu trữ Công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Hà Nội Ghi chú: 1 : Cửa ra vào 3 : Quạt thông gió 2 : Cửa sổ 4: Máy điều hoà Do công ty có sự chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty Cổ phần, nên tài liệu trong mỗi kệ được phân chia thành 2 khối: - Khối tài liệu hình thành trước năm 2004. - Khối tài liệu được hình thành từ năm 2004 đến nay. Trong mỗi khối, tài liệu được xắp xếp theo thứ tự từ trong ra ngoài, từ trên xuống dưới theo quá trình hoạt động của công ty và theo vần a, b, c... đảm bảo cho việc tìm kiếm được dễ dàng và nhanh chóng. Hồ sơ trong phòng lưu trữ được bảo quản trong các hộp chuyên dụng, bên ngoài hộp có dán nhãn ghi tên hộp, số hộp, bắt đầu từ hồ sơ số bao nhiêu đến hồ sơ số bao nhiêu. Nhãn của mỗi hộp hồ sơ đảm bảo cho việc tìm kiếm hồ sơ được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nhất. Mẫu 2.5: Nhãn bên ngoài hộp hồ sơ CÔNG TY CP VTNN HÀ NỘI KHO LƯU TRỮ PHÒNG TC - HC HỒ SƠ CÔNG NHÂN VIÊN HỘP SỐ 01 Từ hồ sơ số : 01 Đến hồ sơ số : 04 Trong kho ngoài diện tích 22m2 dành cho công tác lưu trữ, số diện tích còn lại khoảng 13m2 được dành làm nơi nghiên cứu tài liệu tại chỗ, bao gồm: hai bàn đọc và một bàn làm việc của nhân viên lưu trữ. Đây cũng chính là nơi dùng để thực hiện các công tác khác như: Công tác xác định giá trị tài liệu, công tác chỉnh lý tài liệu và phân loại tài liệu..... Kho được thiết kế với một cửa đi và hai cửa sổ đều quay về phía Đông nam (theo hướng chính của kho) đều có rèm che. Cửa kho gồm hai cánh được mở từ trong ra ngoài có khoá chống trộm chắc chắn, bên ngoài có thêm song sắt bảo vệ để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho kho lưu trữ, ngoài ra còn có đệm cao su khít để cách nhiệt và hơi ẩm đảm bảo điều kiện tốt nhất cho kho. Hệ thống hai cửa sổ được thiết kế với hai lớp: trong kính ngoài chớp đảm bảo sự thông thoáng và ánh sáng trong kho. Ngoài hệ thống gồm hai cửa sổ kho còn được bố trí thêm hai chiếc quạt thông gió (cụ thể được biểu diễn ở hình 2.4) tạo sự đối lưu khí trong kho làm cho kho luôn có độ thoáng thích hợp. Hệ thống đèn điện trong kho bao gồm: một cầu giao làm bằng cáp chì; hệ thống cụm bốn đèn huỳnh quang mỗi cụm gồm hai bóng đều có công tắc riêng biệt, có chụp thủy tinh dày và lưới sắt bảo vệ tránh làm nóng và gây cháy trong kho; hai ổ cắm điện đều có nắp; một quạt trần và một máy điều hoà nhiệt độ được bố trí phía gần bàn đọc để điều tiết nhiệt độ trong phòng. Bên ngoài kho cũng được bố trí một bóng đèn compắc và một cầu giao điện toàn kho để đề phòng những trường hợp cấp bách. Trong và ngoài kho đều được bố trí một nhiệt kế và một ẩm kế để đo và so sánh nhiệt độ, độ ẩm trong và ngoài kho sao cho nhiệt độ và độ ẩm trong kho luôn giữ ở mức quy định: Với nhiệt độ là 18oC - 22oC, và độ ẩm trương đối là 45% - 55%. Đặc biệt công ty còn sử dụng hoá chất hút ẩm bằng silicagel để chống ẩm cho các hộp đựng tài liệu. Hệ thống phòng cháy chữa cháy ở trong kho cũng rất được coi trọng bao gồm một chuông báo cháy đặt tại kho và bốn bình xịt cứu hoả. Do tài liệu trong kho đều là tài liệu giấy nên công ty chỉ trang bị trong kho hai loại bình cứu hoả là bình bột Tetraclorua cacbon và bình CO2 để đảm bảo không làm hư hại tài liệu đến mức tối đa khi chữa cháy. Ngoài ra, công ty còn thường xuyên hút bụi trong kho và có rất nhiều các biện pháp khác nhau để chống lại các loại nấm mốc, mối mọt hay các loại côn trùng gây hại: Sử dụng các loại thuốc diệt mối, mọt hay gián.... để đảm bảo điều kiện tốt nhất cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ. Công tác chỉnh lý tài liệu cũng được công ty đặc biệt chú trọng. Công tác này thường được tổ chức làm định kỳ hoặc có thể tiến hành đột xuất nếu cần thiết. Ngoài mục đích kiểm tra các văn bản tài liệu để phát hiện ra các văn bản bị mối mọt, hư hỏng hay hết thời hạn lưu trữ thì công tác chỉnh lý lại tài liệu còn nhằm nâng cao hơn nữa sự chính xác của tài liệu lưu trữ. Trước khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, cán bộ lưu trữ phải dùng chổi lông chuyên dụng phủi sạch bụi bẩn và làm vệ sinh sơ bộ cho tài liệu, sau đó tiến hành nghiên cứu mục lục tài liệu để nắm được những thông tin sơ bộ của tài liệu hay hiện trạng của tài liệu, cuối cùng tập hợp các thông tin lại và viết một báo cáo kết quả khảo sát lên lãnh đạo kèm theo một đề cương biên soạn về kế hoạch chỉnh lý tài liệu bao gồm các nội dung sau: - Tên khối, nhóm tài liệu cần chỉnh lý - Tình trạng của tài liệu cần chỉnh lý: thiếu, sai, hư hỏng.... - Phương pháp chỉnh lý: bổ xung, làm mới, phục chế... - Thời gian chỉnh lý: 2 ngày, 3 ngày, 1 tuần... Sau khi được sự đồng ý và thông qua của Ban lãnh đạo công ty, cán bộ lưu trữ bắt đầu công tác chỉnh lý của mình. Nguyên tắc khi chỉnh lý đó là chỉnh lý từng nhóm hay từng tập hồ sơ và không làm sáo trộn và hư hỏng tài liệu đã được phân loại. Đối với những tài liệu có những tài liệu bổ xung hỗ trợ thì phải đánh dấu lại và kẹp chung với tài liệu chính. Đối với những văn bản đã bị hư hại qua thời gian dài cần có các biện pháp phục chế lại để sử dụng. Nếu không phục chế được thì phải sao thành một bản khác có công chứng để đảm bảo giữ nguyên giá trị tài liệu. Những văn bản đã hết hạn lưu trữ sẽ được phân loại riêng và được tiêu huỷ theo đúng quy định của Pháp luật. Việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập thành văn bản. Kết thúc công tác chỉnh lý cán bộ lưu trữ phải đánh lại mục lục hồ sơ rồi mới đưa vào lưu trữ tiếp. Công tác chỉnh lý tài liệu cũng phải được lập thành biên bản để