Khóa luận Phân hệ Quản lý kho trong hệ thống ERP

ngững dòng trong bảng mà không gây ra lỗi hoặc sử dụng không nhất quán trong bảng. v Mô hình thực thể - Mối quan hệ : - Mô hình thường được biểu diễn dưới một đồ thị, trong đó các nút là các thực thể còn các cung là các mối quan hệ . 2.3. Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống : 2.3.1. Phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống hướng cấu trúc : - Ý tưởng cơ bản của nó là phân rã một hệ thống thành các phân hệ nhỏ và đơn giản. Phương pháp này được xây dựng dựa trên các nguyên lý sau: Xuất phát từ một mô hình. Phân tích đi xuống: từ tổng thể đến chi tiết. Dùng một mô hình chức năng và một mô hình quan niệm. Thể hiện tính đối ngẫu của hệ thống. Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ họa. Phối hợp hoạt động của nhóm. Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết. - Phương pháp này sử dụng các kỷ thuật sau: Lưu đồ dòng dữ liệu. Từ điển dữ liệu. Ngôn ngữ giả (Anh ngữ có cấu trúc). Bảng quyết định. Cây quyết định. - Đặc điểm nổi trội của phương pháp này là : + Hệ thống hoàn thiện theo cách phân từ trên xuống dưới. + Các hoạt động trong quá trình phân tích được tiến hành theo một trình tự khoa học, mang tính công nghệ cao. Bắt đầu từ kế hoạch phân tích tỉ mỉ, sau đó từng bước tiến hành phân tích chức năng của hệ thống. mô hình hóa hệ thống thông tin bằng các mô hình như sơ đồ luồng dữ liệu, các ma trận phân tích phạm vi, cân đối chức năng và dữ liệu + Quá trình phân tích sử dụng một nhóm các công cụ, kỹ thuật và mô hình để ghi nhận phân tích thiết kế hệ thống hiện tại cũng như các yêu cầu của người sử dụng. + Có những quy tắc chung, chỉ ra những công cụ sẽ được dùng ở từng giai đoạn của quá trình phát triển và quan hệ giữa chúng. + Có sự tách bạch giữa mô hình vật lý và mô hình logic. + Ghi nhận vai trò của người sử dụng trong các giai đoạn phát triển. + Các giai đoạn thực hiện trong quá trình PT_TK có thể tiến hành gần như song song. + Chương trình được thể hiện dưới cùng dạng ngôn ngữ thế hệ thứ tư nên không cần lập trình viên chuyên nghiệp. - Những công cụ gắn liền với phân tích và thiết kế hệ thống: + Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ. + Sơ đồ luồng dữ liệu. + Mô hình thực thể - Mối quan hệ. + Mô hình quan hệ. + Từ điểm dữ liệu. + Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc (SQL) + Mô hình hóa logic. - Ưu điểm của phương pháp này là nó làm tăng thêm khả năng thành công cho các ứng dụng và đã chứng tỏ nó rất có ích trong nhiều bài toán phân tích các hệ thống thực tiễn. - Nhược điểm của phương pháp này là không bao gồm toàn bộ tiến trình phân tích và nếu không thận trọng khi sử dụng có thể dẫn đến tình trạng trùng lặp thông tin. 2.3.2. Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống: Thiết kế là một quá trình bắt đầu bằng ý niệm hoá và kết thúc bằng việc thực hiện chương trình cài đặt và đưa vào sử dụng. Thông thường, xuất phát từ các hoạt động chưa có hiệu quả so với mục tiêu đề ra mà việc phân tích sẽ xây dựng một hệ thống đáp ứng yêu cầu và hoạt động hiệu quả hơn.Giai đoạn phân tích và thiết kế xen kẽ nhau, vừa làm vừa trao đổi với người sử dụng để hoàn thiện cho thiết kế. 2.3.2.1. Lập kế hoạch: Xác định khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia, kế hoạch can thiệp để dẫn đến các nghiên cứu từng lãnh vực, phân hệ của hệ tổ chức liên quan. 2.3.2.2. Nghiên cứu và phân tích hiện trạng: Giai đoạn này áp dụng theo từng lãnh vực và theo dự kiến đã xác định ở kế hoạch. Thực chất là phân tích hoạt động hệ thông tin vật lý. Giai đoạn này cần sử dụng các kỹ thuật của những người tổ chức (nghiên cứu hồ sơ, quy trình, v.v). Làm quen với công việc tại cơ quan liên quan về hệ thống cũ, từ đó, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ để có các đề xuất, hoàn thiện cho thiết kế. Nghiên cứu hiện trạng có thể đưa đến việc phân chia mới các chức năng. Việc phân chia lại có liên quan đến cơ sở hoặc độ phức tạp của lĩnh vực đó. 2.3.2.3. Nghiên cứu và phân tích khả thi "sổ điều kiện thức": a. Nghiên cứu khả thi : Bao gồm các bước như sau: - Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếu hoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự những điểm quan trọng cần giải quyết. - Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận. - Xác định một cách tổng thể các giải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng, gồm: chi phí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu và khuyết điểm, chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự. - Từ kết quả bước trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu trách nhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã được xác định hoặc trở lại từ đầu bước nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân. - Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là "Sổ điều kiện thức" . b. Sổ điều kiện thức: - Mô tả giao diện giữa hệ thống và người sử dụng. Điều này dẫn đến một thoả thuận xác định hệ thống cung cấp những gì cho người sử dụng. - Thực chất các công việc và các cài đặt cần thực hiện. 2.3.2.4. Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin: Giai đoạn này xác định một cách chi tiết kiến trúc của hệ thông tin. Chia các hệ thống lớn thành các hệ thống con. Tất cả các thông tin, các quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các khai thác, phương tiện sẽ được xác định trong giai đoạn này. 2.3.2.5. Phân công công việc giữa con người và máy tính: Không phải công việc nào cũng được thực hiện bởi bằng máy tính. Hệ thống thông tin là sự phối hợp giữa các công đoạn thực hiện thủ công và máy tính . 2.3.2.6. Thiết kế các kiểm soát: Thiết kế các bảo mật cho chương trình nhằm chống âm mưu lấy cắp, phá hoại, gây mất mát hoặc làm hỏng dữ liệu. 2.3.2.7. Thiết kế giao diện Người - Máy: Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức màn hình (Form), báo biểu, v.v 2.3.2.8. Thiết kế cơ sở dữ liệu (Database Files): Giai đoạn này nhằm xác định các files cho chương trình, nội dung mỗi file như thế nào? cấu trúc của chúng ra sao? 2.3.2.9. Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình): Gồm những chương trình gì? Mỗi chương trình gồm những module nào? Nhiệm vụ của mỗi module ra sao? Đưa ra các mẫu thử cho chương trình: mẫu thử này do người thiết kế đưa ra chứ không phải do lập trình viên. Chương trình phải đưa ra những kết quả như thế nào với những mẫu thử đó. Chương 3: XÁC ĐỊNH YÊU CẦU PHÂN HỆ QUẢN LÝ KHO 3.1. Khái quát về tổ chức yêu cầu xây dựng hệ thống : Quản lý kho là một yêu cầu hết sức quan trọng đối với các công ty, doanh nghiệp... Số liệu tổng hợp, thông tin về quản lý kho hàng là cơ sở để các nhà quản lý đưa ra các kế hoạch sản xuất, kinh doanh buôn bán của mình. Tuy nhiên các công ty, doanh nghiệp đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý kho như: Khó khăn trong quản lý số liệu tồn kho. Doanh nghiệp không thấy được tình hình tồn kho của cùng một loại hàng do hàng đó tồn tại dưới nhiều mã khác nhau. Doanh nghiệp chưa thể nắm bắt thông tin tồn kho về lượng và giá trị một cách chính xác. Một trong những nguyên nhân là do việc nghi nhận hàng nhập, xuất kho không được tức thời. Thông thường, để kiểm soát hàng nhập kho, doanh nghiệp phải chờ có đủ hoá đơn chứng từ mới tiến hành lập phiếu nhập, trong khi thực tế thì hàng đã nhập kho hoặc đưa vào sản xuất. Việc không nắm bắt số liệu tồn kho chính xác ảnh hưởng nhiều đến công tác khác: tính nhu cầu nguyên vật liêu, sản xuất, bán hàng, điều động hàng hoá, thiếu - thừa vật tư, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh sản xuất. Để giải quyết những khó khăn trên, việc phân tích và thiết kế phân hệ “Quản lý kho” trong hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp phải thoả mãn : Yêu cầu chức năng Lưu trữ và khai thác các thông tin về vật tư, hàng hoá thống nhất, linh hoạt Hệ thống ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hoá do cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu của từng phân đoạn do NSD tự định nghĩa. Phải lựa chọn cấu trúc phù hợp và đưa thông tin thích hợp vào bộ mã. Việc phân nhóm vật tư, hàng hoá nhiều theo nhiều phương diện tuỳ theo yêu cầu của từng phòng ban. Trong hệ thống ERP hàng hoá được lưu trữ kèm theo nhiều thông tin khác tùy theo đặc thù doanh nghiệp. Kiểm soát hàng tồn kho: cung cấp nhiều cách kiểm soát vật tư, hàng hoá: quản lý phiên bản, quản lý theo lô, quản lý theo số serial, vị trí. Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị: Nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa và được kiểm soát bởi đều căn cứ trên một nguồn cụ thể. Phân hệ quản lý kho phải được thiết kế thành các mô-đun chức năng chuyên biệt, xác định rõ vai trò, nhiệm vụ và phạm vi sử dụng của từng nhóm, từng bộ phận người dùng. Yêu cầu về thiết kế ứng dụng Hệ thống phần mềm phải là một hệ thống tập trung có kiến trúc 3 lớp. Các phần chương trình ứng dụng và CSDL cần được cài đặt trên máy chủ để tận dụng khả năng tính toán cũng như thuận tiện cho các công tác hỗ trợ, sao lưu, bảo hành, bảo trì hệ thống. Yêu cầu về cơ sở hạ tầng CNTT a.Máy chủ : Máy chủ hệ thống ứng dụng và máy chủ dự phòng cài đặt CSDL và ứng dụng trên hệ điều hành Linux hoặc Windows, máy chủ dự phòng được cấu hình chạy với chế độ stand-by, sẵn sàng thay thế trong trường hợp máy chủ chính gặp sự cố. Khi phát sinh giao dịch, thông tin sẽ được người dùng nhập, lưu tại CSDL của máy chủ hệ thống đồng thời đồng bộ dữ liệu vào CSDL của máy chủ dự phòng. . Stt Thông số kỹ thuật Giá trị đề nghị 01 CPU SPEED 2 X 3.0GHZ 02 RAM 4Gb 03 HARD DISK 150 Gb chạy RAID 04 NETWORK CARD 2 x 100 Mbps 05 OPERATING SYSTEM Linux Advanced Server 2.1 06 TAPE Hỗ trợ tape 80Gb b. Máy trạm Các máy trạm hiện nay nói chung đều có thể đáp ứng được yêu cầu tham gia vào hệ thống, một số giá trị cần chú ý như sau: Stt Thông số kỹ thuật Giá trị đề nghị 01 CPU SPEED Pentium III 500 MHz 02 RAM 128 M hoặc lớn hơn 03 NETWORK CARD 10/100 Mbps 04 OPERATING SYSTEM Window 2000 05 MONITOR 17’ c. Mạng truyền thông Hệ thống mạng trong nội bộ công ty là mạng LAN tốc độ 10/100 Mbps. Kết nối giữa tổng công ty với các công ty thành viên là đường truyền Leased line 2Mbps, đường ra Internet là đường ADSL đảm bảo tốc độ upload tối thiểu 128kbps. Mô hình: Hình 2.1. Mô hình mạng truyền thông Yêu cầu về giao diện ứng dụng Giao diện sản phẩm không cần thiết là tiếng Việt nhưng bắt buộc phải hỗ trợ nhập liệu bằng tiếng Việt và cung cấp một số báo cáo bắt buộc bằng tiếng Việt. Tiêu chuẩn bộ mã tiếng Việt sẽ sử dụng là Unicode để thuận tiện trong các thao tác nhập liệu và kết xuất dữ liệu. Các định dạng ngày tháng, kiểu làm tròn số phải được thống nhất trên toàn thể hệ thống. Sản phẩm phải cung cấp giao diện nhiều cửa sổ, cung cấp khả năng trỏ và bấm đơn giản, thuận tiện. Cho phép sử dụng các điều khiển đồ hoạ như thực đơn kéo xuống, các vùng trượt, các vùng xem kẽ, danh sách kéo xuống, các nhóm tuỳ chọn, hộp chọn và phím bấm để người sử dụng có thể hạn chế việc sử dụng bàn phím, mặc dù họ có thể sử dụng bàn phím nếu họ muốn. Hệ thống cần hỗ trợ một số phím nóng giúp cho quá trình nhập liệu từ bàn phím nhanh và thuận tiện. Giao diện đồ hoạ phải hiệu quả, trực quan và thống nhất để làm cho việc học và sử dụng một cách dễ dàng. Để hỗ trợ nhập liệu chính xác, hệ thống cần cung cấp các trợ giúp trực tuyến theo ngữ cảnh, các thông báo lỗi khi nhập liệu sai . Yêu cầu về tốc độ xử lý Mô hình sản phẩm gồm 3 lớp (three-tier) với CSDL Oracle hoặc MSSQL, lớp ứng dụng quản lý các chương trình ứng dụng và lớp giao diện người dùng. Kiến trúc 03 lớp để đảm bảo giảm thiểu việc cài đặt và bảo trì phần mềm ứng dụng trên mỗi máy đơn. Hai lớp ứng dụng và CSDL cần tổ chức tập trung nhằm giữ lưu lượng mạng thấp trong quá trình vận hành. Đối với mạng diện rộng (WAN) máy trạm và ứng dụng máy chủ gởi qua lại số lượng tối thiểu thông tin, chẳng hạn như chỉ tính đến những giá trị bị thay đổi mà không chuyển đổi các thông tin không thay đổi và đồ họa giao diện. Phục vụ cho người sử dụng thao tác ở nhiều vị trí khác nhau, phải đảm bảo ít giao thông mạng và hệ thống hỗ trợ hoạt động trên Internet cũng như trong mạng diện rộng của doanh nghiệp. Yêu cầu về khắc phục sự cố Để đảm bảo khả năng hoạt động liên tục, cần có các giải pháp cụ thể để khắc phục các sự cố chủ yếu sau: hỏng máy chủ, hỏng ổ cứng, đứt đường truyền, bị tấn công bởi virus, v.v... và đặc biệt là giải pháp sao lưu hệ thống để đảm bảo tính an toàn. Yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu Để đảm bảo an toàn, hệ thống phải đáp ứng các yêu cầu sau: Dữ liệu phải được bảo mật trên đường truyền. Cơ sở dữ liệu được bảo mật Bảo mật cấp ứng dụng Bảo mật với các hệ điều hành của máy chủ. Yêu cầu về triển khai hệ thống Để triển khai thành công hệ thống, phương pháp triển khai theo giai đoạn: Giai đoạn 1: Triển khai thí điểm tại văn phòng công ty, trong giai đoạn này, đối tác tập trung lực lượng, thực hiện dứt điểm, xử lý các vấn đề phát sinh, hiệu chỉnh hệ thống để đạt kết quả triển khai thành công tại điểm thí điểm. Giai đoạn 2: Triển khai diện rộng tại các chi nhánh, đơn vị khác thuộc phạm vi dự án. Trên cơ sở rút kinh nghiệm giai đoạn 1, đội dự án sẽ được chia thành các tổ triển khai để tiến hành triển khai đồng loạt tại các địa điểm. Công tác đào tạo sẽ được tiến hành tập trung tại văn phòng công ty. 3.2. Mục tiêu quản lý : Quản lý kho nhằm mục tiêu tránh được việc thất thoát hàng, kiểm soát được lượng hàng tồn kho, dễ dàng xử lý khi có sự cố. Ngoài ra việc tổ chức và lưu trữ hồ sơ dữ liệu một cách có khoa học sẽ giúp cho công việc quản lý và lấy thông tin chính xác , dễ dàng . Xây dựng hệ thống quản lý kho nhằm giảm thiểu các khâu quản lý rườm rà , phức tạp , giúp tiến độ công việc thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác . Chương trình phân hệ quản lý kho có thể kết hợp với các phân hệ khác tạo ra một hệ thống ERP phù hợp, giúp doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả. 3.3. Yêu cầu quy trình nghiệp vụ : 3.3.1. Một số ký hiệu sử dụng : Hoạt động: là các công việc cần phải được thực hiện trong nghiệp vụ. Hoạt động có hai loại: Hoạt động thủ công: thực hiện bởi nhân viên băng các thao tác binh thường không có sự hỗ trợ của hệ thống, được ký hiệu bởi một hình thang như sau: Hoạt động tự động: là những hoạt động được hệ thống thực hiện tự động hoặc có sự hỗ trợ của hệ thống. Hoạt động này được ký hiệu bởi hình chữ nhật. Ký hiệu hoạt động thường đi kèm với số thứ tự. Luồng hoạt động: cho biết mối quan hệ về thứ tự thực hiện giữa các hoạt động (chỉ ra hoạt động tiếp theo được thực hiện sau một hoạt động nào đó). Luồng hoạt động được ký hiệu bởi một đoạn thẳng có mũi tên ở một đầu: Điểm quyết định: dùng để quyết định xem hoạt động nào sẽ được thực hiện. Được ký hiệu bởi một hình thoi, bên trong hình thoi là điều kiện thực hiện: Điểm bắt đầu: là điểm bắt đầu của một quy trình nghiệp vụ, được ký hiệu bởi hình tròn và thường chỉ có một hoặc nhiều luồng hoạt động đi ra. Điểm kết thúc:là điểm kết thúc một quy trình nghiệp vụ, được ký hiệu bởi hình tròn và chỉ có các luồng hoạt động đi vào. Tài liệu: là các tài liệu được sinh ra hoặc được sử dụng trong các hoạt động nghiệp Quy trình nghiệp vụ: được ký hiệu bởi một hình tròn giống như điểm bắt đầu và kết thúc, nhưng ngoài ra nó còn có thêm ký hiệu quy trình và có cả đường dữ liệu vào và ra. Nó được sử dụng khi có sự chuyển đổi hoạt động từ quy trình này sang quy trình khác. 3.3.2. Yêu cầu quy trình nghiệp vụ : Hệ thống quản lý kho trong hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp thực hiện theo 3 quy trình cơ bản : Nhập kho Xuất kho Kiểm kê kho 3.3.2.1. Quy trình nhập kho : Nhập kho có thể nhập kho từ đơn mua hàng hoặc nhập kho trục tiếp 3.3.2.1.1. Quy trình nhập kho từ đơn mua hàng : Sơ đồ xử lý: Hình 1.1. Qui trình nhập kho từ đơn mua hàng Mô tả quy trình: Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết IN01.01 Yêu cầu nhập kho Thủ công Bộ phận mua hàng Khi hàng hóa mua được chuyển đến địa điểm nhận hàng và nhân viên bán hàng nhận được các chứng từ của hàng hoá, nhân viên mua hàng yêu cầu thủ kho tiến hành nhập hàng vào kho. IN02.02 Xác định nhập kho tạm Thủ công Bộ phận kho Nhân viên quản lý kho nhận yêu cầu nhập kho và xác định xem có phải nhập kho tạm để kiểm tra không? Nếu có thì thực hiện theo bước IN01.3 Nếu không phải kiểm tra thì nhập thẳng vào kho theo IN01.05. IN01.03 Nhập hàng vào kho tạm Chương trình Bộ phận kho Nhập hàng hoá vào kho tạm để quản lý. Hệ thống hạch toán IN01.04 Kiểm tra hàng hoá Chương trình Bộ phận kho Nhân viên quản lý kho kết hợp với các bộ phận kỹ thuật khác kiểm tra chất lượng của hàng hoá, đối chiếu với các chứng từ đi kèm xem hàng hoá có đảm bảo chất lượng hay không. Nếu hàng hoá không đảm bảo chất lượng theo yêu cầu thì thực hiện bước IN01.08. Nếu hàng hoá đảm bảo chất lượng thì thực hiện tiếp bước IN01.05 IN01.05 Nhập kho Chương trình Bộ phận kho Nhận hàng hoá vào kho, sắp xếp hàng hoá vào kho vật lý theo đúng quy định. Nhập mã hàng hoá và các thông tin về số lượng, đơn giá vào kho Hệ thống hạch toán IN01.06 In phiếu nhập kho Chương trình Bộ phận kho Thực hiện in phiếu nhập kho và ký xác nhận để chuyển cho các bộ phận liên quan IN01.07 Chuyển chứng từ cho kế toán Thủ công Bộ phận kho Chuyển chứng từ về hàng hoá và phiếu nhập kho để kế toán thực hiện thanh toán và quản lý hàng hoá. IN01.08 Trả lại hàng cho nhà cung cấp Chương trình Bộ phận kho Đối với hàng hoá không đạt tiêu chuẩn như trong chứng từ mua hàng, thực hiện chuyển trả hàng ra khỏi kho tạm IN01.09 Thông báo cho bộ phận mua hàng Thủ công Bộ phận kho Khi xuất hàng trả lại, thủ kho thông báo cho bộ phận mua hàng để có biện pháp xử lý tiếp theo với nhà cung cấp. 3.3.2.1.2. Quy trình nhập kho trực tiếp : Sơ đồ xử lý : Hình 1.2. Qui trình nhập kho trực tiếp Mô tả quy trình : Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết IN02.01 Yêu cầu nhập kho Thực hiện thủ công Bộ phận kho Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập vật tư trực tiếp di mua về không qua PO... IN02.02 Nhập kho Trợ giúp bởi hệ thống Bộ phận kho Thực hiện nhận hàng hoá vào kho và nhập các thông tin về hàng hoá vào kho: kiểu nhập kho, loại giao dịch, mã hàng hoá, số lượng. Với kho vật tư, nguyên vật liệu Hệ thống hạch toán IN02.03 In phiếu nhập kho Trợ giúp bởi hệ thống Bộ phận kho Kế toán in phiếu nhập kho và ký xác nhận để chuyển cho các bộ phận có liên quan. IN02.04 Chuyển chứng từ cho kế toán thực hiện thủ công Bộ phận kho Chuyển tất cả chứng từ liên quan đến mua vật tư, nguyên vật liệu và phiếu nhập kho đã hoàn tất cho kế toán quản lý. 3.3.2.2. Quy trình xuất kho : Xuất kho có thể xuất kho bán hàng hoặc xuất kho trực tiếp. 3.3.2.2.1. Quy trình xuất kho từ đơn mua hàng : Sơ đồ xử lý: Hình 1.3. Qui trình bán hàng thương mại từ kho Mô tả chi tiết : Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Nhóm người thực hiện Mô tả chi tiết OM01.01 Tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng Thủ công Nhân viên bán hàng Đầu vào: Yêu cầu mua hàng khách Thực hiện: Khi có yêu cầu mua hàng của khách hàng, nhân viên bán hàng thực hiện giới thiệu hàng, đàm phán về giá bán. Nếu thoả thuận thành công, và cần làm hợp đồng →OM01.02. Nếu thoả thuận thành công, và không cần làm hợp đồng →OM01.03 Đầu ra: Thoả thuận mua hàng OM01.02 Làm hợp đồng Thủ công Nhân viên bán hàng Đầu vào: Thông tin về khách hàng, mặt hàng đặt mua, số lượng, giá cả. Thực hiện: Nhân viên bán hàng làm hợp đồng dựa vào thông tin đã có và khách hàng cung cấp Đầu ra: Hợp đồng kinh tế OM01.03 Kiểm tra mã khách hàng trong hệ thống Hệ thống Nhân viên bán hàng Đầu vào: thông tin khách Thực hiện: Hệ thống sẽ dựa vào thông tin người dùng cung cấp để tìm kiếm mã khách hàng trong hệ thống. Nếu không có →OM05 Nếu đã có →OM01.04 Đầu ra: Mã khách hàng, thông tin liên quan được lưu trong máy trước đây OM01.04 Kiểm tra hạn mức tín dụng Hệ thống Nhân viên bán hàng Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách có quyết định bán hàng đúng đắn. Nếu công nợ khách hàng vượt quá hạn mức tín dụng cho phép → OM01.06 OM01.05 Xử lý vượt hạn mức tín dụng Thủ công Nhân viên bán hàng Đầu vào: Công nợ vượt quá hạn mức. Thực hiện: Đề xuất xử lý hạn mức tín dụng. Các phương án xử lý có thể. OM01.06 Thoả thuận với khách về khoản trả trước Thủ công Nhân viên bán hàng Đầu vào: Yêu cầu thoả thuận về việc đặt cọc trả trước tiền hàng Thực hiện: Thoả thuận với khách về việc trả trước tiền, số tiền trả trước Nếu khách hàng có đặt cọc trả trước tiền hàng → quy trình AR Nếu khách hàng không đặt cọc →OM01.07. Đầu ra: Thông tin về số tiền trả trước của khách hàng (nếu có). OM01.07 Lập đơn hàng Hệ thống Nhân viên bán hàng Đầu vào: Thông tin về khách hàng và lượng hàng, giá cả khách hàng đặt. Thực hiện:Các thông tin đầu vào sau khi nhập vào máy sẽ được lưu giữ. Mỗi yêu cầu của khách hàng được xem như một đơn hàng. Đầu ra: Đơn hàng 3.3.2.2.2. Quy trình xuất kho trực tiếp : Sơ đồ xử lý: Hình 1.4: Quy trình xuất kho trực tiếp Mô tả quy trình : Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Người thực hiện Mô tả chi tiết IN04.01 Yêu cầu xuất kho Thủ công Bộ phận kho Các bộ phận có nhu cầu xuất hàng hoá lập phiếu yêu cầu xuất kho chuyển cho bộ phận kho IN04.02 Xuất kho Hệ thống Bộ phận kho Nhận giao dịch xuất vào hệ thống Xuất hàng hoá ra khỏi kho IN04.03 In phiếu xuất kho Hệ thống Bộ phận kho Thực hiện in phiếu xuất và ký nhận để chuyển cho bộ phận có liên quan IN04.04 Chuyển CT cho kế toán Thủ công Bộ phận kho Chuyển chứng từ cho kế toán để lưu và quản lý 3.3.2.3. Quy trình kiểm kê kho và báo cáo : Sơ đồ xử lý: Hình 1.5: Qui trình kiểm kê kho Mô tả quy trình Mã sự kiện Tên sự kiện Kiểu Nhóm thực hiện Mô tả chi tiết IN05.01 Yêu cầu kiểm kê hàng hoá Thủ công Các bộ phận liên quan Các bộ phận liên quan có nhu cầu kiểm kê vật tư, lập yêu cầu kiểm kê vật tư. Định kỳ hệ thống phát sinh nhu cầu kiểm kê theo mẫu sẽ dùng để kiểm kê IN05.02 Tạo biên bản kiểm kê Hệ thống Bộ phận kho Nhân viên quản lý kho tạo biên bản kiểm kê theo mẫu sẽ dùng để kiểm kê. IN05.03 In biên bản kiểm kê Hệ thống Bộ phận kho In biên bản kiểm kê giao cho hội đồng kiểm kê IN05.04 Tiến hành kiểm kê Thủ công Bộ phận kho Hội đồng kiểm kê tổ chức kiểm kê, đếm số lượng thực tế hàng tồn kho. Điền vào biên bản kiểm kê kho và người liên quan ký xác nhận . IN05.05 Nhập số thực tế vào hệ thống Hệ thống Bộ phận kho Căn cứ vào biên bản kiểm kê, nhập số thực tế kiểm kê vào hệ thống. IN05.06 Hệ thông tự động phát sinh giao dịch điều chỉnh Hệ thống Bộ phận kho Hệ thống tự động so sánh số liệu thực tế với số tồn kho trên tài khoản kho. Nếu có chênh lệch, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh số lượng trong kho và tạo bút toán điều chỉnh: Nếu thừa: Kho hàng phát hiện thừa Kho hàng chênh lệch chờ xử lý. Nếu thiếu: Kho hàng chênh lệch chờ xử lý. Kho hàng phát hiện thiếu IN05.07 Phê duyệt giao dịch điều chỉnh Hệ thống Bộ phận kho Bộ phận kho xem xét và tiến hành phê duyệt giao dịch điều chỉnh. Nếu giao dịch chính xác thì duyệt giao dịch để ghi nhận bút toán vào hệ thống →IN05.09 Nếu giao dịch chưa chính xác thì chuyển sang bước IN05.08 IN05.08 Xem xét điều chỉnh giao dịch Thủ công Bộ phận kho Xem xét để điều chỉnh lại giao dịch cho chính xác. IN05.09 Chuyển thông tin sang AR Hệ thống Bộ phận kho Chuyển thông tin sang AR để kế toán nhập nghiệp vụ phải thu về chênh lệch chờ xử lý. IN05.10 Báo cáo lãnh đạo Hệ thống Bộ phận kho Báo cáo tình hình hàng tồn và hàng nhập xuất theo tháng . 3.4. Hồ sơ dữ liệu cần sử dụng : Phiếu xác nhận yêu cầu nhập kho. PHIẾU XÁC NHẬN YÊU CẦU NHẬP KHO Số phiếu yêu cầu nhập: Ngày yêu cầu : Tên kho :. Địa chỉ :... STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá nhập Ghi chú 1 2 Nhân viên (Ký và ghi rõ họ tên) Phiếu xác nhận yêu cầu xuất kho. PHIẾU XÁC NHẬN YÊU CẦU XUẤT KHO Số phiếu yêu cầu xuất : Ngày yêu cầu : Tên kho :.. Địa chỉ :... STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá xuất Ghi chú 1 2 Nhân viên (Ký và ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho. PHIẾU NHẬP KHO Số phiếu nhập : Ngày nhập : Tên kho :.. Địa chỉ :... Nhà cung cấp :. Địa chỉ :... STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá nhập Thành tiền Ghi chú . . .. Tổng :... Cộng thành tiền ( bằng chữ ) :. . ,ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Nhân viên (Ký và ghi rõ họ tên) Phiếu xuất kho. PHIẾU XUẤT KHO Số phiếu xuất : Ngày xuất : Tên kho : Địa chỉ :. Khách hàng :.. Địa chỉ :. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá xuất Thành tiền Ghi chú . . .. Tổng :... ,ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Nhân viên (Ký và ghi rõ họ tên) Phiếu xác nhận yêu cầu nhập kho tạm. PHIẾU XÁC NHẬN YÊU CẦU NHẬP KHO TẠM Số phiếu yêu cầu: Ngày yêu cầu : Tên kho :. Địa chỉ :.. STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá nhập Thành tiền Ghi chú .. .. .. Tổng :... Cộng thành tiền ( bằng chữ ) :. ,ngày tháng năm Thủ trưởng đơn vị Người giao Thủ kho Kế toán trưởng Nhân viên (Ký và ghi rõ họ tên) Phiếu nhập kho tạm . PHIẾU NHẬP KHO TẠM Số phiếu nhập kho tạm : Ngày nhập : Tên kho Địa chỉ STT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá nhập Thành tiền Ghi chú 1 2 Nhân viên (Ký và ghi rõ họ tên) Phiếu xác nhận kiểm tra hàng. PHIẾU XÁC NHẬN KIỂM TRA HÀNG