Khóa luận Quản lí khách hàng thư viện

ớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý gồm 4 giai đoạn: 3.1.Đặt vấn đề và xác định tính khả thi: 10% Tiến hành khảo sát hệ thống hiện tại, phát hiện các nhược điểm của nó để có thể đưa ra các biện pháp khắc phục. Xác định tính khả thi của đề án, từ đó định hướng cho giai đoạn sau. 3.2.Phân tích: 25% Tiến hành phân tích cụ thể hệ thống hiện tại Dựa trên các công cụ xây dựng lược đồ khái niệm Trên cơ sở tiến hành xây dựng lược đồ cho những hệ thống mới 3.3.Xây dựng: 50% Thiết kế tổng thể: Xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, xác định rõ các khâu phải xử lý thủ công. Thiết kế chi thiết: Thiết kế các khâu sử lý thủ công trước khi đưa vào xử lý bằng máy. Xác định và phân phối các thông tin đầu ra. Thiết kế các phương pháp thu thập, xử lý các thông tin cho máy. 3.4.Cài đặt hệ thống: 15% Thiết lập các tệp cơ sở dữ liệu, các giao diện giành cho người sử dụng vận hành bảo trì và chạy thử hệ thống. Hướng dẫn, đào tạo người sử dụng cho hệ thống mới. 4.ứng dụng tin học trong công tác quản lý Hiện nay, trong hoàn cảnh thông tin quản lý ngày càng nhiều và đa dạng, việc áp dụng các phương pháp quản lý thủ công đơn điều một cách máy móc sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu thực tế. Thông tin được xử lý tạm thời sẽ dẫn đến những quyết định sai lầm làm ảnh hưởng đến những hoạt động của hệ thống. Việc áp dụng tin học vào trong quản lý sẽ nâng cao hoạt động của hệ thống lên rất nhiều. Có 2 phương pháp để ứng dụng tin học trong việc quản lý: 4.1Tin học hoá toàn bộ Đó là tin học đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hoá thay đổi cho cấu trúc cũ. Ưu điểm: các chức năng quản lý được tin học hoá theo một cách triệt để nhất, bảo đảm tính nhất quán trong toàn bộ hệ thống, tránh được sự thừa thông tin. Nhược điểm: Phương pháp này thực hiện lâu và khó khăn, đầu tư ban đầu về trang thiết bị lớn, hệ thống không có tính mềm dẻo, dễ phát sinh ra lỗi của hệ thống mới mà khi thiết kế chưa lường tới. Mặt khác, khi thay đổi toàn bộ hệ thống cũ sẽ vấp phải thói quen của những người làm việc trong hệ thống cũ. 4.2.Tin học hoá từng phần Đây là quá trình tin học hoá từng chức năng quản lý theo một trình tự nhất thiết theo yêu cầu của từng bộ phận trong một tổ chức. Việc thiết kế các phân hệ của hệ thống được thực hiện một cách độc lập với những giải pháp riêng so với các phân hệ khác. Các phân hệ này thường được cài đặt ứng dụng trong hoạt động của các hệ phân tán. Ưu điểm: Tính đơn giản khi thực hiện, vì các công việc được phát triển tương đối độc lập với nhau, đầu tư ban đầu không lớn. Một trong những ưu điểm được đánh giá cao trong phương pháp này là không kéo theo những thay đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệ thống nên dễ chấp nhận được. Mặt khác, sự phát triển và thay đổi về sau của phân hệ này sẽ không ảnh hưởng đến hoạt động của phân hệ khác nên tăng được tính mềm dẻo. Nhược điểm: Tính nhất quán không cao trong toàn bộ hệ thống, do đó không tránh khỏi sự trùng lặp và sự dư thừa thông tin. Thực tế người ta thường kết hợp cả hai phương pháp nhằm giảm tối thiểu những nhược điểm của từng phương pháp. Nhưng trong quản lý kinh tế, dù phương pháp này hay phương pháp khác thì phải tính đến sự phù hợp của hệ IiI: phân tích, thiết kế hệ Thống tin học quản lý. Nhìn một cách tổng thể, quá trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm các bước sau: Xuất phát từ những sự kiện cụ thể trong thực tế để thiết lập mô hình khái niệm, sau đó chuyển sang mô hình logic và cuối cùng chuyển sang mô hình vật lý. Việc thiết kế một hệ thống quane lý theo mô hình quan hệ chính là việc biến một mo hình thực tế theo cách nhìn của người dùng thành một phần mềm tương ứng. Các thực thể dưới con mắt của người dùng sẽ chuyển thành các file cơ sở dữ liệu. Các chức năng mà người dùng yêu cầc sẽ trở thành các chương trình ứng dụng. Trong quá trình phát triển một hệ thống, thiết kế là một giai đoạn quan trọng nhất, nó ảnh hưởng to lớn đến chất lượng và hiệu quả cuối cùng của hệ thống. Bản thân từ “Hệ thống” đã bao hàm một tập hợp các ứng dụng được tổ chức một cách chặt chẽ, hợp lý. Néu như chúng được xây dựng tuỳ tiện không theo một thiết kế thông nhất thì sẽ khó khăn cho việc tương tác, liên hệ giữa chúng và vì vậy không thể tạo nên một hệ thống hoàn hảo được. Mặt khác, việc thiết kế cơ sở dữ liệu cũng vô cùng quan trọng, nó không những đảm bảo cho việc tránh dư thừa dư liệu nâng cao hiệu quả hệ thống mà còn tác động tới sự hoạt động và tươnh tác giữa chương trình. Và quan trọng hơn nữa , một hệ thống chỉ có thể mở rộng, sửa đổi dễ dàng để đáp ứng các yêu cầu luôn biến động nếu như nó dựa trên một thiết kế tốt, nếu không quá trình bảo trì hệ thống sẽ thực sự trử thành gánh nặng, chưa kể đến quá trình bị đào thải. Thực trạng việc xây dựng hệ thông thông tin quản lý ở nước ta cho thấy rõ điều này. việc coi nhẹ phần phân tích và thiết kế đã dẫn đến tình trạng có những hệ thống không thể tồn taị quá ba tháng vì không thể mở rộng và thay đổi để đáp ứng những yêu cầu của người dùng, có những hệ thống chi phí bảo trì lớn gấp nhiều lần chi phí xây dựng. Do đó gần đây việc phân tích thiết kế hệ thống đã được coi trọng hơn vì vai trò và tầm quan trọng không thể phủ nhận của nó. Từ trước đến nay có nhiều phương pháp phân tích và thiết kế hệ thống ra đời cùng với việc trợ giúp các nhà phân tích, thiết kế thể hiện và phát triển các ý đồ của mình. MERISE là một trong các phương phápphân tích và thiết kế hệ thống thông tin tin học hoá phục vụ quản lý doanh nghiệp. Đặc trưng đầu tiên, quan trọng hơn cả của MERISE là thể hiện một cách nhìn tổng thể về hệ thống tin học hoá theo cách gắn bó được thiết kế một hệ thống thông tin tin học hoá quản lý với việc hiện đại hoá tổ chức. Theo MERISE, khi việc phân tích và thiết kế hệ thống cần chú ý đến ba vấn đề: Nhìn mộ hệ thống quản lý dưới 3 hệ thống thành phần: Hệ thống lãnh đạo Hệ thống thông tin Hệ thống tác nghiệp Tách nghiên cứu dữ liệu và phần xử lý riêng biệt. Chia nghiên cứu, tiếp cận từng mức gồm 3 mức: mức quan niệm, mức tổ chức và mức kỹ thuật. Mức quan niệm: nhằm mục đích trả lời câu hỏi vì sao hệ thống đó tồn tại? Bước thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêu ràng buộc của hệ thống. Mức tổ chức: trả lời câu hỏi ai? Bao giờ? ậ đâu? Từ câu hỏi này dưa ra vị trí làm việc cho các đối tượng trong hệ thống, mục đích là tìm ra được cách tổ chức tốt nhất. Mức kỹ thuật: trả lời câu hỏi về máy móc, thiết bị.... là những công cụ làm việc của tổ chức. Mức Dữ liệu Xử lý Quan niệm Mô hình quan niệm dữ liệu Mô hình quan niệm xử lý Tổ chức Mô hình tổ chức dữ liệu Mô hình tổ chức xử lý Kỹ thuật Mô hình kỹ thuật dữ liệu Mô hình kỹ thuật xử lý Việc phân tích và thiết kế được tiến hành qua các bước: Nghiên cứu thực tế Xây dựng mô hình quan niệm dữ liệu, mô hình quan niệm xử lý, mô hình tổ chức xử lý Hợp thức hoá Xây dựng mô hình logic dữ liệu Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và tác nghiệp vật lý Phân tích, thiết kế chương trình “Quản lý khách hàng thư viện” tại Trung tâm thông tin cũng phải trải qua các bước trên, bỏ qua một trong các bướ dó chương trình coi như chưa hoàn thành.  Quá trình xây dựng hệ thống Phân rã ra thành Tập hợp các thực thể tạo ra CSDL Phân tích Mô hình hoá dữ liệu Mô hình hoá chức năng Thiết kế Thiết kế dữ liệu Thiết kế modul CSDL(mdb) Các phát sinh của quá trình ứng dụng Yêu cầu của chương trình Xây dựng các ứng dụng Chương trình Kết nối đóng gói Iv:giới thiệu về ngôn ngữ lập trình visual basic: 1: Tổng Quan về Visual Basic: Visual Basic được xem là một công cụ phát triển phần mềm. Đã gần mười năm, Visual Basic quả không hổ danh là một ngôn ngữ lập trình phổ dụng nhất trên Thế Giới hiện nay. Nhưng tất cả những tuyên bố này là về cái gì ? Chính xác Visual Basic là gì và nó giúp gì cho ta ? Vâng, Bill Gates đã mô tả Visual Basic nh một “công cụ vừa dễ lại vừa mạnh để phát triển các ứng dụng Windows bằng Basic”. Điều này dường như chưa đủ để minh chứng cho tất cả những phô trương trên, trừ khi bạn hiểu ra rằng hiện đang có hàng chục triệu người dùng Microsoft Windows. Visual Basic 2.0 đã từng nhanh hơn, mạnh hơn và thậm chí dễ dùng hơn Visual Basic 1.0. Visual Basic 3 bổ sung các cách thức đơn giản để điều khiển các cơ sở dữ liệu mạnh nhất sẵn có. Visual Basic 4 lại bổ sung thêm phần hổ trợ phát triển 32 bit và bắt đầu tiến trình chuyển Visual Basic thành một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng đầy đủ. Visual Basic 5 đã bổ sung khả năng tạo các tập tin thi hành thực sự, thậm chí có khả năng tạo các điều khiển riêng. Và giờ đây, Visal Basic 6.0 bổ sung một số tính năng ngôn ngữ đã được mong đợi từ lâu, tăng cờng năng lực Internet, và cả các tính năng cơ sở dữ liệu mạnh hơn. Quả thật, Visual Basic đã trở thành mạnh nhất và trôi chảy nhất chưa từng thấy. Visual Basic đã phát triển qua rất nhều phiên bản, Basic là ngôn ngữ lập trình phi cấu trúc. Basic hầu như không còn được sử dụng trong suốt một thời gian dài vì ngôn ngữ không có cấu trúc chặt chẽ nhưng sau đó được hồi sinh với sự xuất hiện ồ ạt của máy vi tính. Visual Basic 6 có rất nhiều tính năng mới so với các phiên bản khác. Các điều khiển mới cho phép ta viết các chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của Office 2000 và trình duyệt WEB Internet Explorer. Không nhất thiết phải có một instance của điều khiển trên biểu mẫu, Visual Basic cho phép ta lập trình để thêm điều khiển vào đề án tự động và ta có thể tạo ra các điều khiển Active X hiệu chỉnh. Mặt khác, lợi điểm khi dùng Visual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với các ngôn ngữ lập trình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng. Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( Visual ), nghĩa là khi thiết kế chương trình, ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện. Đây là thuận lợi lớn so với các ngôn ngữ lập trình khác, Visual Basic cho phép ta chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kích thước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng. Một khả năng khác của Visual Basic chính là khả năng kết hợp các thư viện liên kết động DLL (Dynamic Link Library). DLL chính là phần mở rông cho Visual Basic tức là khi xây dựng một ứng dụng nào đó có một số yêu cầu mà Visual Basic cha đáp ứng đủ, ta viết thêm DLL phụ trợ. Ta cũng có thể viết các ứng dụng phía máy chủ (server - side) dùng HTML động nhúng kết với các thư viện liên kết động của Internet Information Server. Một vài cải tiến cho phép làm việc với các ứng dụng truy cập cơ sở dữ liệu ở tầm vĩ mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn người sử dụng qua mạng hay qua Internet. Trong thế giới lý tưởng, mọi người sử dụng sẽ có một máy tính với bộ xử lý chạy nhanh nhất, bộ nhớ dồi dào, không gian đĩa không giới hạn, và nối mạng nhanh chóng. Thực tế cho thấy rằng đối với hầu hết mọi ứng dụng, khả năng thi hành thực sự của một ứng dụng sẽ bị ràng buộc bởi một hay nhiều nhân tố. Khi ta tạo ra các ứng dụng ngày càng lớn và tinh vi, lượng bộ nhớ mà ứng dụng cần dùng và tốc độ để chúng thi hành càng trở nên quan trọng hơn. Ta có thể tối ưu hoá ứng dụng bằng cách làm cho nó trở nên nhỏ hơn và tăng tốc độ tính toán, hiển thị. Trong khi thiết kế và lập trình ứng dụng, có rất nhiều kỹ thuật khác nhau được dùng để tối ưu hoá khả năng hoạt động. Một số kỹ thuật làm cho ứng dụng chạy nhanh hơn; một số khác làm cho ứng dụng nhỏ hơn. Visual Basic chia sẻ hầu hết các tính năng ngôn ngữ với Visual Basic for Application, một trình ứng dụng chứa trong Microsoft Office và nhiều ứng dụng khác. Visual Basic, scripting edition (còn gọi là VBScript), là một ngôn ngữ dùng cho các kịch bản Internet, nó cũng là một tập hợp con của ngôn ngữ Visual Basic. Nếu đã từng làm việc với Visual Basic for Application hay VBScript, ta có thể chia sẻ một số đoạn chương trình giữa các ngôn ngữ này Khi viết chơng trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước : Thiết kế giao diện (Visual Programming) Viết lệnh (Code Programming) 2.Một số định nghĩa Một chương trình bằng Visual Basic có 2 phần: Form và Code. Form là “bộ mặt” của chương trình và người sử dụng làm việc với chương trình qua đối tượng này, trên đó thể hiện các nút điều khiển hay một trình đơn ... quy định cách làm việc của Form. Code là phần bên trong của chương trình để điều khiển toàn chương trình. Phần này chỉ người lập trình mới có thể thấu suốt nó và thiết lập những đoạn lệnh ra lệnh cho đối tượng thực hiện một công việc nào đó. Khi đã thực hiện xong việc tạo ra hai bước trên nghĩa là đã lập được một dự án (Project). Mỗi dự án có thể có nhiều Form, hoặc có những tập tin chứa mã lệnh riêng để xử lý những thao tác đặc biệt, hoặc có một số tập tin dùng để quản lý toàn bộ dự án ... Như vậy, một dự án có thể có: + Tập tin .FRM cho mỗi Form được thiết kế. + Tập tin .FRX cho Form được thiết kế với các công cụ đặc biệt. + Tập tin .BAS cho các mã lệnh riêng. + Tập tin .RES chứa các tài nguyên của dự án như Bitmap, Icon. + Tập tin duy nhất . VBP (chương trình chính) cho toàn bộ dự án. 3.Tìm hiểu về Visual Basic 3.1.Thuộc tính, phương thức và sự kiện 3.1.1. Đối tượng Đối tượng là những thành phần tạo nên giao diện người sử dụng cho ứng dụng. Các điều khiển là những đối tượng. Những nới chứa (container) như biểu mẫu (Form), khung (frame), hay hộp ảnh (picture box) cũng là một đối tượng. Visual Basic 6.0 hỗ trợ một cách lập trình tương đối mới là lập trình hướng đối tượng ( Object Oriented Programming). Với lập trình hướng đối tượng, lập trình viên sẽ chia nhỏ vấn đề cần giải quyết thành các đối tượng. Từng đối tượng có đời sống riêng của nó. Nó có những đặc đIểm mà ta gọi là thuộc tính (properties) và những chức năng riêng biệt mà ta gọi là phương thức (method). Lập trình viên phảI đưa ra các thuộc tính và phương thức mà đối tượng cần thể hiện. 3.1.2. Thuộc tính Nói một cách đơn giản, thuộc tính (properties) mô tả đối tượng. Mỗi đối tượng đều có một bộ thuộc tính mô tả đối tượng. Biểu mẫu và đIều khiển đều có thuộc tính. Thậm chí, màn hình và máy in, là những đối tượng chỉ cho phép can thiệp lúc thi hành, cũng có thuộc tính. Ví dụ: vị trí và kích cỡ của biểu mẫu trên màn hình được xác định trong các thuộc tính Left, Top, Height và Width. Màu nền của biểu mẫu được quy định trong thuộc tính BackColor. Thuộc tính BorderStyle quyết định người sử dụng có thể co giãn cửa sổ được hay không. Mặc dù mỗi đối tượng có những bộ thuộc tính khác nhau, nhưng trong đó, vẫn có một số thuộc tính thông dụng cho hầu hết các đIều khiển. Các thuộc tính thông dụng Thuộc tính Giải thích Left Vị trí cạnh trái của điều khiển so với vật chứa nó. Top Vị trí cạnh trên của điều khiển so với vật chứa nó. Height Chiều cao của điều khiển. Width Chiều rộng của điều khiển. Name Một giá trị chuỗi được dùng để nói đến điều khiển. Enabled Giá trị logic (True hoặc False) quyết định người sử dụng có được làm việc với điều khiển hay không. Visible Giá trị logic (True hoặc False) quyết định người sử dụng có thấy điều khiển hay không. Một thuộc tính quan trọng khác là BorderStyle, quyết định thành phần của cửa sổ (như thanh tiêu đề, nút Phóng to, nút Thu nhỏ, ...) mà một biểu mẫu sẽ có. 3.1.3. Phương thức Là những đoạn chương trình chứa trong đIều khiển, cho đIều khiển biết cách thức để thể hiện một công việc nào đó, chẳng hạn dời đIều khiển đến một vị trí mới trên biểu mẫu. Tương tự thuộc tính, mỗi đIều khiển có những phương thức khác nhau, nhưng vẫn có một số phương thức rất thông dụng cho hầu hết các đIều khiển. Các phương thức thông dụng Phương thức GiảI thích Move Thay đổi vị trí một đối tượng theo yêu cầu của chương trình. Drag Thi hành hoạt động kéo và thả của người sử dụng. SetFocus Cung cấp tầm ngắm cho đối tượng được chỉ ra trong lệnh gọi phương thức. Zorder Quy định thứ tự xuất hiện của các đIều khiển trên màn hình. 3.1.4. Sự kiện Nếu như thuộc tính mô tả đối tượng, phương thức chỉ ra cách thức đối tượng hành động thì sự kiện là những phản ứng của đối tượng. Ví dụ khi người sử dụng nhấn vào nút lệnh, nhiều sự kiện xảy ra: nút chuột được nhấn, CommandBotton trong ứng dụng được nhấn, sau đó, nút chuột được thả. Ba hoạt động này tương đương với ba sự kiện: MouseDown, Click và MouseUp. Đồng thời, hai sự kiện GotFocus và LostFocus của CommnadButton cũng xảy ra. Tương tự thuộc tính và phương thức, mỗi đIều khiển có những bộ sự kiện khác nhau, nhưng một số sự kiện rất thông dụng với hầu hết các đIều khiển. Các sự kiện này xảy ra thường là kết qủa của một hành động nào đó, như là di chuyển chuột, nhấn nút bàn phím, hoặc gõ vào hộp văn bản. Kiểu sự kiện này được gọi là sự kiện khởi tạo bởi người sử dụng, và ta sẽ phảI lập trình cho chúng. Các sự kiện thông dụng Sự kiện Xảy ra khi Change Người sử dụng sửa đổi chuỗi kí tự trong hộp kết hợp (combobox) hoặc hộp văn bản (textbox). Click Người sử dụng sử dụng nút chuột để nhấn lên đối tượng. DblClick Người sử dụng sử dụng nút chuột để nhấn đúp lên đối tượng. DragDrop Người sử dụng kéo lê một đối tượng sang nơI khác. DragOver Người sử dụng kéo lê một đối tượng ngang qua một đIều khiển khác. GotFocus Đưa một đối tượng vào tầm ngắm của người sử dụng. KeyDown Người sử dụng nhấn một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang trong tầm ngắm. KeyPress Người sử dụng nhấn và thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang trong tầm ngắm. KeyUp Người sử dụng thả một nút trên bàn phím trong khi một đối tượng đang trong tầm ngắm. LostFocus Đưa một đối tượng ra khỏi tầm ngắm. MouseDown Người sử dụng nhấn một nút chuột bất kì trong khi con trỏ chuột đang nằm trên một đối tượng MouseMove Người sử dụng di chuyển con trỏ chuột ngang qua một đối tượng. MouseUp Người sử dụng thả nút chuột trong khi con trỏ chuột đang nằm trên một đối tượng. Tầm quan trọng của lập trình theo sự kiện Khi tạo một chương trình trong Visual Basic, ta lập trình chủ yếu theo sự kiện. ĐIều này có nghĩa là chương trình chỉ thi hành khi người sử dụng làm một thao tác trên giao diện hoặc có một việc gì đó xảy ra trong Windows. Dĩ nhiên, lập trình theo cách này có nghĩa là ta phảI biết khi nào sự kiện xảy ra và làm gì khi sự kiện đó xảy ra. Đoạn chương trình sau là một thủ tục (procedure), được gọi từ trong ứng dụng. Nó có thể dùng để di chuyển một đối tượng trên biểu mẫu, tính toán kết quả một công thức, hoặc ghi dữ liệu vào cơ sở dữ liệu. Một thủ tục có dạng sau: [ Public | Private ] [ Static ] Sub | Function | Property _ function_name ( arguments) [as Type] { ... Code ... } End Sub | Function | Property Một thủ tục xử lý sự kiện là nơI chứa đoạn chương trình sẽ thi hành khi sự kiện xảy ra. Để tạo một thủ tục xử lý sự kiện, ta mở cửa sổ Code của đối tượng theo những cách sau: -Nhấn đúp chuột lên đối tượng; -Hoặc chọn đối tượng bằng chuột và nhấn F7; -Hoặc chọn đối tượng từ Menu View, chọn Code; -Hoặc trong cửa sổ Project Explorer, chọn biểu mẫu và nhấn vào nút View Code. Chọn đối tượng từ cửa sổ Code. Visual Basic tự động phát sinh ra các thủ tục xử lý sự kiện ngay sau khi ta chọn tên sự kiện trong cửa sổ Code. Tên thủ tục là kết hợp giữa tên đối tượng và tên sự kiện cách nhau bằng dấu gạch dưới (ví dụ: cmdExit_Click()). 3.1.5.Mối quan hệ giữa thuộc tính, phương thức và sự kiện Mặc dù thuộc tính, phương thức và sự kiện có vai trò khác nhau, nhưng chúng thường xuyên liên hệ với nhau. Ví dụ, nếu ta di chuyển một đIều khiển bằng phương thức Move (thường để đáp ứng sự kiện), một số thuộc tính như Top, Height, Left, Width sẽ thay đổi theo. Bởi vì khi kích cỡ của đIều khiển thay đổi, sự kiện Resize xảy ra. Chương III: Phân tích thiết kế hệ thống cho bài toán Quản lý Khách hàng thư viện Trong điều kiện hội nhập với nền kinh tế thế giới hiện nay, có thể nói rằng các hệ thống kinh doanh và sản xuất có mặt trong tất cả các loại hình tổ chức doanh nghiệp với nhiệm vụ phục vụ sản xuất, nâng cao hiệu quả kinh tế. Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất hỗ trợ quá trình ra quyết định đối với các hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực kinh doanh và sản xuất. Chính vì thế, việc phân tích, thiết kế hệ thống cho một hoạt động kinh doanh là việc rất cần thiết và quan trọng góp phần mang lại sự thành công, tính hiệu quả trong công việc. I: Hệ thống thông tin của trung tâm: Thư viện Trung tâm là một đơn vị đặc thù, tuy là một thư viện nhưng hoạt động của thư viện mang tính chất của một đơn vị kinh doanh bình thường. Thư viện sưu tầm và mua các bộ tiêu chuẩn trong và ngoài nước, sau đó cung cấp cho các công ty, doanh nghiệp cần các loại tiêu chuẩn đó dưới dạng bản photocoppy. Trong quá trình hội nhập hiện nay, đối với các doanh nghiệp, vấn đề nâng cao chất lượng sản phẩm, chất lượng quản lý là một vấn đề tất yếu và hết sức cần thiết, vì thế Tổng cục Tiêu chuẩn - Đo lường - Chất lượng nói chung vàTrung tâm thông tin nói riêng là địa chỉ hết sức quan trọng đối với họ. Để đáp ứng nhu cầu một tốt hơn, Thư viện cần phải không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, như vậy đòi hỏi phải có một Hệ thống thông tin phục vụ quản lý hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian. 1: Luồng thông tin của nghiệp vụ quản lý khách hàng Thư viện: Do đã ứng dụng tin học trong việc quản lý nên nhiều công đoạn trong nghiệp vụ đã được tin học hoá, rút ngắn được rất nhiều thời gian trong quá trình phục vụ. Có thể mô tả luồng thông tin và cách thức hoạt động như sau: Khi khách hàng vào thư viện, nhân viên thư viện sẽ đưa cho khách hàng một Phiếu yêu cầu để khách hàng điền theo mẫu cũng như tài liệu mà họ muốn có, nếu cần, họ cũng có thể tra cứu tài liệu trên máy vi tính cũng như danh mục. Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra và xem xét khả năng đáp ứng. Nếu phiếu được chấp nhận, bộ phận liên quan sẽ tìm và in hoặc photo tài liệu đó cho khách hàng. Tuỳ theo số lượng tài liệu, khách hàng sẽ trả tiền và nhận tài liệu. Sau đó nhân viên thư viện sẽ điền những phần còn lại trên phiếu yêu cầu dành cho nhân viên như tổng tiền, còn nợ....Cuối ngày, nhân viên sẽ nhập Phiếu yêu cầu vào máy. Các ký pháp trong sơ đồ luồng thông tin: Xử lý: Thủ công Tin học hoá hoàn toàn Giao tác Người-máy Tin học hoá Thủ công Kho lưu dữ liệu: Dòng thông tin: Điều khiển: Tài liệu 2: Sơ đồ luồng thông tin quản lý khách hàng thư viện: ( Trang bên) Thời điểm Phiếu yêu cầu Phiếu được chấp nhận Phiếu bị từ chối Tài liệu đã giao Đáp ứng? uứng? *. DBF Nhân viên Thư viện xét duyệt In tài liệu Cập nhật Phiếu y/c Tổng hợp báo cáo ngày Tổng hợp báo cáo tháng Báo cáo doanh thu Khách hàng Bộ phận Thư viện Lãnh đạo Tức thời Không Có Cuối ngày Cuối tháng II: thiết kế cơ sở dữ liệu cho chương trình “Quản lý khách hàng thư viện ”: Đối với Thư viện Trung tâm thông tin, phiếu yêu cầu lưu rất nhiều thông tin như thông tin khách hàng, doanh thu, tài liệu, từ đó cho các đầu ra là các báo cáo, vì thế Phiếu yêu cầu là đôii tượng chính trong nghiệp vụ quản lý khách hàng. Phiếu yêu cầu gồm hai phần đó là một phần dành cho khách hàng điền vào mẫu, bao gồm: Họ tên khách hàng, cơ quan, đơn vị công tác, lĩnh vực quan tâm thường xuyên, địa chỉ, Email, Fax, phương thức yêu cầu(Trực tiếp, Email, điện thoại), tài liệu yêu cầu. Phần thứ hai dành cho cán bộ thư viện, bao gồm các thông tin như: Tổng tiền khách hàng phải trả, còn nợ, phương thức gửi tài liệu, phương thức thanh toán...Từ đó ta thiết kế dư liệu cho chương trình bao gồm: Phieu.DBF, Khach_hang.DBF, 3 tệp danh mục tài liệu( TLVN.DBF, TL_CD_ROM.DBF, TLNN.DBF). Cụ thể như sau: 1: Phieu.DBF: Field Field Name Type Width Diễn giải 1 So_Phieu Number 10 Số phiếu 2 Ngay Number 2 Ngày 3 Thang Number 2 Tháng 4 Nam Number 4 Năm 2: KH.DBF: ( Lưu thông tin về khách hàng và các thông tin khác có liên quan) Field Field Name Type Width Diễn giải 1 Ma_KH Text 10 Mã khách hàng 2 Ten_KH Text 30 Tên khách hàng 3 CQ_DVCT Text 30 Cơ quan, đơn vị công tác 4 DC Text 25 Địa chỉ khách hàng 5 Email Text 15 Email 6 Fax Number 10 7 LV_Quan_Tam Text 30 Lĩnh vực quan tâm 8 Yeu_Cau Text 10 Yêu cầu 9 Tong_Tien Number 10 Tổng tiền 10 CT_No Number 10 Còn nợ 11 Ngay_GTL Date/time Ngày gửi tài liệu 12 Ngay_TT Date/time Ngày thanh toán 3:TLVN.DBF: (Lưu các tài liệu Việt Nam) Field Field Name Type Width Diễn giải 1 Ma_TL Text 8 Mã tài liệu 2 Ten_TL Text 30 Tên tài liệu 3 So_Trang Number 4 Số trang 4:TL_CD_ROM>DBF Field Field Name Type Width Diễn giải 1 Ma_TL Text 8 Mã tài liệu 2 Ten_TL Text 30 Tên tài liệu 3 So_Trang Number 4 Số trang 5:TLNN.DBF Field Field Name Type Width Diễn giải 1 Ma_TL Text 8 Mã tài liệu 2 Ten_TL Text 30 Tên tài liệu 3 So_Trang Number 4 Số trang Sơ đồ biểu diễn mối quan hệ của các thực thể: III: Xây dựng mô hình các sơ đồ dữ liệu: 1: Sơ đồ chức năng nghiệp vụ: Hệ thống thông tin Khách hàng thư viện có ba chức năng chính sau: Quản lý giao dịch Quản lý tài liệu Quản trị hệ thống Sơ đồ BFD (Bussiness Function Diagram) mức 0 Quản lý giao dịch Hệ thống thông tin quản lý khách hàng thư viện Quản trị hệ thố