Khóa luận Tìm hiểu hoạt động của phòng lưu chiểu Thư viện Quốc gia Việt Nam

xếp kho - 1 người đóng dấu, dán nhãn và chia về các kho Mỗi năm, trung bình phòng lưu chiểu nhận được khoảng 8500- 9000 tên sách, xấp xỉ 30.000- 34.000 bản sách, khoảng 500- 550 tên báo, tạp chí tương đương 22.000 bản, ngoài ra còn có luận án khoảng 400- 500 bản. Tất cả các loại xuất bản phẩm đều được phân chia một cách khoa học, không bị lẫn lộn, nhờ đó việc xử lý được dễ dàng thuận tiện hơn. Hoạt động của phòng lưu chiểu Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lưu chiểu Công tác lưu chiểu xuất bản phẩm dân tộc đóng vai trò rất quan trọng trong việc gìn giữ và bảo vệ di sản tư liệu của quốc gia. Nhận thức rõ điều này, phòng lưu chiểu Thư viện Quốc gia luôn đặt trách nhiệm lên hàng đầu. Tuy nhiên, trong thời đại thông tin bùng nổ, lượng sách báo mỗi năm một nhiều, việc xử lý không phải dễ. Nhưng với những nỗ lực không ngừng, cán bộ phòng lưu chiểu luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Để làm việc một cách khoa học, cán bộ trong phòng được chia thành 2 tổ: Tổ sách và Tổ báo tạp chí 2.1.1. Xử lý đối với sách lưu chiểu Có thể nói, việc xử lý sách lưu chiểu là một công việc đòi hỏi độ chính xác cao vì chỉ cần một sơ suất nhỏ, nếu số lưu chiểu không được liên tục, bị khuyết hay bị cách quãng sẽ gây ra nhầm lẫn trong khi nhập dữ liệu vào máy hoặc khó khăn cho các phòng kho khi thống kê sách hàng năm… Các công đoạn trong dây chuyền xử lý sách lưu chiểu bao gồm: + Thu nhận sách lưu chiểu + Vào sổ lưu chiểu, viết ký hiệu xếp kho + Viết và dán nhãn + Nhập thông tin vào máy tính + Chuyển xuống phòng biên mục Các nhà xuất bản sau khi in sách xong phải nộp cho Thư viện Quốc gia mỗi tên sách 4 bản ( dưới 300 bản chỉ phải nộp 1 bản) và phải nộp trước ít nhất 7 ngày trước khi phát hành. Việc nộp lưu chiểu có thể trực tiếp mang đến hoặc gửi qua đường bưu điện. Đối với những sách lưu chiểu được trực tiếp mang đến Thư viện thì đại diện nhà xuất bản phải có một quyển sổ ký nhận sách lưu chiểu, trong đó ghi: Ngày tháng nộp lưu chiểu Số thứ tự Tên sách Số bản nộp Chữ ký người nộp Chữ ký người nhận Ghi chú Còn đối với những sách được gửi theo đường bưu điện, Thư viện Quốc gia sẽ gửi Giấy báo nhận lưu chiểu về nhà xuất bản, thông báo đã nhận được lưu chiểu theo mẫu ( Phụ lục 1). Tuy nhiên cũng có những trường hợp do dịch vụ chuyển phát bưu kiện ở nước ta chưa thật tốt, bưu kiện có thể nhầm lẫn hoặc thất lạc nên dù cơ quan xuất bản đã nộp lưu chiểu song Thư viện Quốc gia vẫn không nhận được, điều này gây tổn thất đáng kể cho cơ quan xuất bản cũng như cơ quan nhận lưu chiểu. Hiện nay trong nước có 41 nhà xuất bản nộp lưu chiểu tại Thư viện Quốc gia, trong đó có 30 nhà xuất bản ở Trung ương và 11 nhà xuất bản ở Địa phương. Các nhà xuất bản ở Trung ương bao gồm: NXB Âm Nhạc NXB Bản Đồ NXB Bưu Điện NXB Chính Trị Quốc Gia NXB Công An Nhân Dân NXB Giáo Dục NXB Hội Nhà Văn NXB Khoa Học Và Kỹ Thuật NXB Khoa Học Xã Hội NXB Kim Đồng NXB Lao Động NXB Mỹ Thuật NXB Đại Học Quốc Gia NXB Nông Nghiệp NXB Phụ Nữ NXB Quân Đội Nhân Dân NXB Sân Khấu NXB Tài Chính NXB Thanh Niên NXB Thế Giới NXB Thể Dục Thể Thao NXB Thông Tấn NXB Thống Kê NXB Văn Hoá Dân Tộc NXB Văn Hoá Thông Tin NXB Văn Học NXB Xây Dựng NXB Y Học NXB Tôn Giáo NXB Giao Thông Vận Tải Các nhà xuất bản ở Địa phương gồm: NXB Đà Nẵng NXB Đồng Nai NXB Hà Nội NXB Hải Phòng NXB Mũi Cà Mau NXB Nghệ An NXB Thanh Hoá NXB TP Hồ Chí Minh NXB Thuận Hoá NXB Trẻ NXB Văn Nghệ TPHCM Trên đây là các NXB thường xuyên có sách nộp lưu chiểu về Thư viện, ngoài ra còn có một số các cơ quan xuất bản không thường xuyên như các Ban, Ngành, các Bộ, các Cục, Vụ, Viện… VD: Ban Vật giá chính phủ, Bộ Kế hoạch và đầu tư, Bộ Ngoại giao, Cục Văn hoá thông tin cơ sở, Vụ Báo chí, Bộ Văn hoá thông tin, Viện Thông tin khoa học xã hội... Theo điều 13 khoản 2 của Nghị định79/CP đã nêu “NXB, tổ chức được phép xuất bản phải nộp lưu chiểu 4 bản cho Thư viện Quốc gia, (những xuất bản phẩm in dưới 300 bản chỉ nộp 1 bản)” Thông thường với mỗi tên sách các nhà xuất bản đều nộp lưu chiểu 4 bản tuy nhiên cũng có nhà xuất bản cố tình trốn tránh không nộp hay chỉ nộp chiếu lệ 2 hoặc 3 bản, có nơi chỉ nộp 1 bản. Đó là do trong tình hình kinh tế hiện nay, các nhà xuất bản phải tự hạch toán kinh doanh nên đối với các tài liệu có giá thành cao, nhất là các cuốn từ điển, bách khoa thư theo bộ, nhiều tập, nếu nộp 4 bản sẽ gây tốn kém cho nhà xuất bản, mặt khác giá tiền cước phí vận chuyển lại quá cao, đối với những nơi xuất bản nhiều sách phải tốn nhiều chi phí… Ngoài ra các nhà xuất bản ở phía Nam thường không gửi nộp lưu chiểu theo như qui định là 7 ngày trước khi phát hành mà thường để dồn hàng tháng, hàng quí thậm chí hàng năm mới nộp một lần. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho Thư viện trong việc biên soạn Thư mục Quốc gia hàng tháng, hàng năm vì số liệu không được cập nhật. Để khắc phục tình trạng này, các cán bộ phòng lưu chiểu luôn theo dõi sát số lượng sách nộp lưu chiểu của các nhà xuất bản, nếu nộp thiếu sẽ gọi điện hoặc gửi giấy đòi lưu chiểu (mẫu xem phụ lục 2). Để thiết thực hơn, các cấp lãnh đạo cần có các văn bản qui định rõ về luật lệ lưu chiểu cũng như các nghĩa vụ của các nhà xuất bản và tổ chức được phép xuất bản, các chế độ thưởng phạt rõ ràng đối với những cơ quan thực hiện tốt và chưa tốt công tác này. Ngoài ra cũng nên có chính sách giảm giá cước vận chuyển đối với các cơ quan ở xa hoặc xuất bản nhiều, như vậy sẽ phần nào thúc đẩy tinh thần tự giác của các nhà xuất bản. Song song với việc ký nhận sách với nhà xuất bản, phòng lưu chiểu cũng có một sổ theo dõi nhận lưu chiểu của từng nhà xuất bản, trong đó cũng ghi đầy đủ thông tin về sách nộp lưu chiểu theo mẫu: Tên nhà xuất bản: Ngày STT Số loại Số lượng nộp Môn loại Ghi chú GK GT KT XH VH Nhạc Ngoại Trong đó: Số loại: Số tên sách nộp lưu chiểu Số lượng nộp: Tổng số bản nộp lưu chiểu GK: Sách giáo khoa GT: Sách giáo trình KT: Sách kỹ thuật XH: Sách xã hội VH: Sách văn học Nhạc: Sách nhạc, bản nhạc Ngoại: Sách tiếng nước ngoài Phần ghi chú dùng để chú giải khi nhà xuất bản nộp băng đĩa, bản đồ, tranh ảnh… Sách sau khi được tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận xử lý. Tại đây sách sẽ được vào sổ lưu chiểu, viết ký hiệu xếp kho và dán nhãn, nhập thông tin vào máy tính và phân chia về các kho. Sổ lưu chiểu là sổ dùng để đăng ký số lưu chiểu của sách. Tuy qui định về chế độ lưu chiểu đã được ban hành từ năm 1922 nhưng đến tháng 10 năm 1954 sách nộp lưu chiểu mới chính thức được ghi tên vào trong sổ lưu chiểu. Hiện nay số đăng ký lưu chiểu đã lên tới 137.218 tên sách. Sổ đăng ký lưu chiểu bao gồm các thông tin + Số lưu chiểu: số lưu chiểu của xuất bản phẩm (theo số thứ tự) + Ngày nhận: ngày nhận xuất bản phẩm lưu chiểu + Tên tác giả và tên sách: (theo trình tự mô tả ấn phẩm) + Địa chỉ, nhà xuất bản, năm xuất bản: (theo trình tự mô tả ISBD) + Khổ sách + Số trang + Giá tiền đơn vị + Số lượng sách nhận + Phân phối: số lượng phân phối vào các kho + Ký hiệu kho: gồm tất cả các ký hiệu của các kho (Mẫu xem phụ lục 3) Với mỗi số lượng bản của một tên sách, người đăng ký lưu chiểu có cách viết ký hiệu và phân chia vào các kho khác nhau, sự khác biệt này cũng tuỳ thuộc vào khổ sách, sách khổ nhỏ có ký hiệu riêng, khổ to có ký hiệu riêng. Các cuốn sách đều phải được đóng dấu của Thư viện Quốc gia vào trang tên sách và trang 17, riêng một cuốn không đóng dấu để đưa vào kho lưu chiểu. Đối với sách có từ 4 bản trở lên sẽ được phân chia như sau: 1 bản vào kho lưu chiểu 1 bản vào kho phụ (là kho dự trữ Thư viện Quốc gia lập nên để chuẩn bị mở phòng phục vụ theo đối tượng bạn dọc.) Còn lại vào kho phòng đọc tổng hợp Đối với sách có số bản ít hơn sẽ có thứ tự ưu tiên đưa vào các kho là: + Kho lưu chiểu + Kho phòng đọc + Kho phụ Sở dĩ kho lưu chiểu được ưu tiên hàng đầu trong việc chia sách là vì đây là nơi thu thập, bảo quản xuất bản phẩm trên toàn cõi Việt Nam, là kho tàng trữ đời đời xuất bản phẩm trong nước. Sách ở đây không được đem ra phục vụ mà dùng để lưu lại những tinh hoa văn hoá của dân tộc. Đây chính là nhiệm vụ cơ bản nhất của phòng lưu chiểu cũng như của Thư viện Quốc gia. Đối với trường hợp sách chỉ có một bản thì cũng được đưa vào kho lưu chiểu. Nếu bạn đọc yêu cầu Thư viện bổ sung hoặc cán bộ thư viện nhận thấy cuốn sách đó có giá trị lớn đối với công tác nghiên cứu của bạn đọc thì phòng bổ sung sẽ có trách nhiệm mua thêm để đưa vào phòng đọc phục vụ độc giả. Riêng đối với sách giáo khoa, sách truyện tranh thiếu nhi thì trong quá trình xử lý sẽ chỉ đưa về phòng đọc tổng hợp 1 bản, 1 bản kho lưu chiểu, 1 bản kho phụ, còn lại giao cho phòng bổ sung. Phòng bổ sung sẽ lưu lại cuốn sách đó để đưa lên phòng đọc khi cần (nếu sách trên phòng đọc bị mất hoặc hỏng) hoặc đem biếu tặng các thư viện tỉnh, địa phương… Tóm lại, 1 cuốn sách khi đưa vào kho lưu chiểu sẽ phải có đầy đủ các ký hiệu sau: + Số lưu chiểu + Số ký hiệu phòng đọc + Số ký hiệu kho phụ (nếu có) Số lưu chiểu được ghi ngoài bìa sách và mép trên bên trái của trang tên sách, không được ghi vào chỗ dùng để dán nhãn. Số ký hiệu phòng đọc và kho phụ ghi ở dưới tên sách trong trang tên sách. Sách trong kho lưu chiểu có đầy đủ ký hiệu của các kho khác là bởi nếu sách ở phòng đọc bị mất hoặc thất lạc thì sau khi bổ sung hồi cố lại sẽ được đăng ký ký hiệu cũ để tránh trường hợp trên giá có chỗ trống. VD: 162375 Vũ Tiến quỳnh tuyển chọn 101 bài văn hay lớp 12 VV01.1561%VV01.1562 VV01.531(P) Nhà xuất bản đồng nai 2001 Như vậy đối với cuốn “Xây dựng thể chế hỗ trợ thị trường” của NXB Chính Trị Quốc Gia thì 1 bản đưa vào kho lưu chiểu có ký hiệu: VV02.2165%VV02.2166 VV02.957(P) 2 bản đưa vào kho phòng đọc có ký hiệu: VV02 và VV02 2165 2166 1 bản đưa vào kho phụ có ký hiệu: VV02 957(P) Ngoài ra, các ký hiệu được ghi trong sách cũng có ý nghĩa riêng biệt. VD: Cuốn “How to say it best: kỹ năng chọn lựa từ – các mẫu phát biểu cho mọi tình huống” của tác giả Nguyễn Sanh Phúc do NXB Văn hoá Dân tộc xuất bản. Cuốn đưa vào kho lưu chiểu có ký hiệu: VV01.1559%VV01.1560 VV01.530(P) trong đó VV là ký hiệu về ngôn ngữ và khổ sách 01 là ký hiệu năm xử lý cuốn sách 530, 1559, 1560 là ký hiệu thứ tự xếp giá Thông thường, sách được xuất bản với khổ sách (tính theo chiều cao xếp giá) là 19cm. Tuy nhiên tuỳ theo thể loại kiến thức như Tác phẩm văn học, Từ điển bỏ túi, Bách khoa toàn thư, Sách dành cho trẻ em… nên hiện nay khổ sách cũng có nhiều kích cỡ. Việc viết ký hiệu đối với sách lưu chiểu cũng được chia thành các loại khổ sách khác nhau. VN: dùng cho sách tiếng Việt và khổ sách từ 19cm trở xuống VV: dùng cho sách tiếng Việt và khổ sách từ 20 – 29cm VL: dùng cho sách tiếng Việt và khổ sách từ 30cm trở lên. Đây là một việc làm rất khoa học và hữu ích, nhất là đối với một thư viện lưu trữ nhiều sách như Thư viện Quốc gia vì chỉ cần nhìn vào ký hiệu, chúng ta đã có thể biết được cuốn sách này có kích cỡ là bao nhiêu, xử lý năm nào, giúp cho việc tìm kiếm phục vụ bạn đọc được dễ dàng và nhanh chóng hơn. Không chỉ căn cứ vào khổ sách mà chúng ta còn có thể biết được vị trí chính xác của cuốn sách thông qua ký hiệu năm xử lý và ký hiệu xếp giá. Ký hiệu năm xử lý ghi 2 số cuối của năm xử lý cuốn sách VD: 1999 ghi 99 2000 ghi 00 2001 ghi 01 2002 ghi 02 Ký hiệu xếp giá ghi số thứ tự của cuốn sách ở trên giá trong năm đó. VD: nếu 1 cuốn sách có ký hiệu là VV01.1565 tức là trong năm 2001 cuốn sách đó là cuốn sách thứ 1565 được đưa vào kho. Việc đánh ký hiệu theo thứ tự trên sẽ tạo cho người xử lý cũng như người tìm tài liệu không bị nhầm lẫn vì mỗi cuốn sách chỉ có một vị trí duy nhất trên giá. Sau khi vào sổ lưu chiểu, sách được chuyển sang khâu nhập dữ liệu vào máy tính. Từ năm 1987 Thư viện đã ứng dụng phần mềm CDS/ISIS vào công tác quản lý và khai thác tài liệu. Trước đây phòng lưu chiểu đảm nhận việc xử lý tiền máy, cập nhật CSDL đối với sách Việt, đồng thời dựa trên những thông tin đó để biên soạn TMQG. Nhưng do hiện nay lượng sách lưu chiểu quá nhiều, các cán bộ không thể đồng thời hoàn tất mọi công đoạn nên việc nhập dữ liệu hiện nay chỉ dùng để tra cứu trong nội bộ phòng và để quản lý đầu sách nộp lưu chiểu. Các thông tin chi tiết về sách được phòng Phân loại biên mục nhập vào CSDL chính trên phòng đọc và TMQG được xuất bản dựa trên kết quả nhập tin đó. Với chức năng sử dụng nội bộ nên biểu mẫu nhập tin của CSDL tại phòng lưu chiểu cũng bỏ qua một số chi tiết không cần thiết. Thông thường trước khi nhập dữ liệu, sách thường được mô tả trên các tờ worksheet xử lý tiền máy, nhưng ở đây công đoạn này cũng lược bỏ, cán bộ sẽ lấy tin trực tiếp từ sách. Biểu mẫu nhập tin trên máy bao gồm các trường: Trường 2: Tên sách: ghi tên sách đầy đủ. Nếu có thông tin bổ sung tên sách thì ghi sau dấu hai chấm. VD: Tâm lý học : Giáo trình Trường 4: Lần xuất bản: ghi số thứ tự của lần xuất bản tài liệu. VD: Sách ghi: In lần thứ tư - Mô tả: In lần 4 Trường 5: Tác giả: ghi tên tác giả chính, người viết cuốn sách. Nếu là tác giả tập thể thì mô tả theo tiêu đề mô tả. VD: Việt Nam (CHXHCN). Luật lệ và sắc lệnh. Trường9: Nhà xuất bản: ghi tên NXB. Nếu có 2 NXB ghi : ^a tên NXB thứ nhất ^b tên NXB thứ hai. VD: ^a Thanh niên ^b Phụ nữ Trường 10: Phân loại: ghi môn loại sách đã được đăng ký trong sổ theo dõi lưu chiểu. VD: Xã hội, Kinh tế… Trường 14: Bản nộp: ghi số bản nộp về Thư viện. Trường 22: Tập: ghi số tập của cuốn sách (nếu có). Nếu tập có tên thì ghi tên tập sau dấu hai chấm. VD: T15: Búp bê Lucia Trường 19: Đặc điểm: ghi năm tháng nhận lưu chiểu, ngôn ngữ, nơi xuất bản ( trung ương hay địa phương). Các yếu tố trên cách nhau bằng dấu %. VD: Đặc điểm: 0204 % Việt % TW Trường 13: Số lưu chiểu: ghi số lưu chiểu của sách Trường 26: Ký hiệu kho: ghi ký hiệu kho phòng đọc, nếu có 2 ký hiệu thì cách nhau bằng dấu %. VD: VN02.2486% VN02.2487 Trường 23: Kho phụ: ghi ký hiệu kho phụ, không ghi chữ (P) VD: VN02.845 Sách nhập máy xong sẽ được đưa lên phòng Phân loại biên mục. Sau khi xử lý sẽ lại đưa về kho lưu chiểu. Các bản sách không có các ký hiệu đầy đủ sẽ chuyển về kho phòng đọc, kho phụ hoặc kho bổ sung tuỳ theo ký hiệu của từng cuốn. Để đảm bảo tốt công tác thu nhận lưu chiểu, Thư viện vẫn có quan hệ thường xuyên với Cục xuất bản là cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động xuất bản, qua đó nắm được số tên sách được cấp giấy phép xuất bản để tiện theo dõi. Ngoài ra, căn cứ vào “Danh mục tài liệu sẽ phát hành” của cơ quan phát hành, cán bộ phòng lưu chiểu biết được số tài liệu chưa nộp về TVQG, sẽ có kế hoạch nhắc nhở các nhà xuất bản gửi sách đầy đủ kịp thời theo qui định. Có những trường hợp nộp thiếu bản, phòng sẽ cử cán bộ tới trực tiếp đối với NXB ở gần, hoặc gọi điện, gửi giấy đòi đối với NXB ở xa. (Xem phụ lục 2) Cụ thể trong năm 2001, phòng lưu chiểu đã làm một số việc như: + Gọi điện thoại cho các NXB Trẻ, NXB Đồng Nai, NXB Bưu Điện + Sang Cục xuất bản, Vụ báo chí, Bộ đại học 6 lần + Gửi giấy báo nhận lưu chiểu cho một số NXB Bên cạnh những cố gắng của Thư viện trong việc nhắc nhở các cơ quan xuất bản thì vấn đề ý thức tôn trọng qui định của các lãnh đạo NXB cũng đóng vai trò rất quan trọng. Trước đây, khi còn trong thời kỳ bao cấp, các NXB chưa phải tự hạch toán kinh doanh, giá thành của sách in ra chưa cao, số lượng bản in lớn, nên họ vẫn thực hiện tương đối tốt luật lưu chiểu. Nhưng từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, mỗi cơ quan đều phải tự hạch toán lỗ lãi, xuất bản những bộ sách lên tới vài trăm ngàn, ngoài ra còn có những cuốn từ điển, bách khoa thư giá trị lớn… nên có trường hợp một số cơ quan cố ý không nộp lưu chiểu hoặc nộp không đủ số qui định. Còn có những NXB không nộp đúng kỳ hạn 7 ngày trước khi phát hành mà thường để gộp một lượng lớn rồi mới nộp. Điều này gây khó khăn lớn cho Thư viện trong việc thống kê, biên soạn Thư mục Quốc gia. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các NXB đã tuân thủ triệt để các qui định về lưu chiểu, nộp sách rất đúng hạn và đủ số bản như NXB Giáo Dục, NXB Tôn Giáo, NXB Khoa học và Kỹ thuật…nhưng một số các cơ quan vẫn nộp chậm và thiếu từ 1 đến 2 bản, đôi khi còn trốn không nộp. Do đó trên thực tế, số tên sách TVQG nhận được luôn ít hơn so với số tên sách được Cục xuất bản cấp giấy phép. Và như vậy công tác thu thập, tàng trữ xuất bản phẩm quốc gia không dược hoàn thành tốt. Đây cũng là trách nhiệm của các cơ quan hữu quan, cần có những biện pháp mạnh hơn nữa, nhằm phổ biến về nghĩa vụ nộp lưu chiểu đối với các NXB đồng thời có những qui định xử phạt rõ ràng đối với những cơ quan chưa thực hiện tốt điều luật của nhà nước. Sau đây là bảng so sánh số sách TVQG nhận được với số sách nộp lưu chiểu tại Cục xuất bản từ năm 1990 đến năm 2001 Năm Số sách TVQG nhận được Số sách Cục xuất bản nhận được Tỷ lệ 1990 2765 2936 94% 1991 2652 3429 77% 1992 3030 3985 76% 1993 2404 5581 43% 1994 5119 7020 73% 1995 4900 8186 60% 1996 5126 8263 62% 1997 6325 7226 87% 1998 7356 7998 91% 1999 8500 9250 91% 2000 9300 9546 94% 2001 11162 11750 95% Qua những con số trên cho thấy, từ năm 1993 trở lại đây, khi Luật xuất bản ra đời, cùng với sự quảng bá rộng rãi của các phương tiện truyền thông, số lượng sách lưu chiểu nộp về TVQG tăng rõ rệt. Năm 2001 là năm có lượng sách nộp về Thư viện lớn nhất từ trước tới nay, gồm 11162 tên sách = 37556 bản, chiếm tới 95% số sách nộp lưu chiểu về Cục xuất bản trong cùng thời điểm, số ấn phẩm còn thiếu đa phần là các loại lịch, các NXB không nộp đủ cho TVQG. Số xuất bản phẩm trên được chia theo tỷ lệ: + Sách xuất bản ở các NXB trung ương là 7891 tên sách, chiếm 70,7% + Sách xuất bản ở các NXB địa phương là 3075 tên sách, chiếm 27,5% + Sách do các cơ quan xuất bản là 196 tên sách, chiếm 1,9% được phân loại theo chủ đề: + Sách văn học: 3996 tên = 35,8% + Sách xã hội: 3325 tên = 29,8% + Sách kỹ thuật: 692 tên = 6,3% + Giáo trình: 1671 tên = 9,6% + Sách giáo khoa: 1897 tên = 17% + Sách nhạc: 67 tên = 0,6% + Sách ngoại văn: 56 tên = 0,5% + Sách văn hoá nghệ thuật: 34 tên = 0,3% Số ấn phẩm trên được phân phối cho các kho sau: + Kho lưu chiểu: 11162 loại = 11162 bản + Kho phòng đọc: 10670 loại = 16440 bản + Kho phụ: 6043 loại = 6043 bản + Kho bổ sung: 3911 bản Qua những số liệu trên, ta có thể thấy được lượng sách xuất bản trong nước ngày càng tăng nhanh, sách nộp lưu chiểu ngày càng nhiều do đó công việc xử lý tài liệu cũng ngày càng đòi hỏi nhiều thời gian và sức lực. Nhưng với tinh thần trách nhiệm cao, các cán bộ của tổ sách luôn hoàn thành đúng hạn những nhiệm vụ được giao, đảm bảo giao sách kịp thời cho phòng phân loại biên mục xử lý để có thể đưa ra phục vụ bạn đọc sớm nhất. Ngoài ra các trưởng, phó phòng cũng luôn quan tâm nhắc nhở các NXB nộp lưu chiểu đầy đủ và đúng hạn, đảm bảo cho việc biên soạn TMQG được cập nhật, đồng thời đảm bảo việc xây dựng kho tàng văn hoá dân tộc đầy đủ nhất, chất lượng nhất. Xử lý đối với báo, tạp chí lưu chiểu Trong các loại hình thông tin đại chúng, báo tạp chí đã trở thành món ăn tinh thần không thể thiếu được đối với mỗi người. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đăng tải và truyền bá thông tin, cung cấp những kiến thức, những quan điểm mới nhất về các sự kiện xảy ra trên thế giới, trong xã hội và tự nhiên. Do nhu cầu của người dân về lượng thông tin cập nhật ngày càng tăng nên công nghệ xuất bản báo chí cũng phát triển theo tỷ lệ thuận. Hiện nay, mỗi năm phòng lưu chiểu thu nhận khoảng 550 – 600 loại báo, tạp chí khác nhau từ Trung ương đến Địa phương nộp lưu chiểu về TVQG, tức là có khoảng 550 toà soạn báo cùng hoạt động. Ngoài sự đa dạng phong phú về thể loại, hình thức, định kỳ xuất bản của các báo cũng rất khác nhau. Có báo ra hàng ngày, có báo một tuần một số, có báo một tháng hai số, rồi có loại ra hàng tháng, hai tháng, có loại xuất bản theo quý, theo năm. Thêm vào đó, ngoài những số báo thường, các toà soạn còn ra thêm các loại phụ san, đặc san, số cuối tuần… vừa đáp ứng nhu cầu giải trí của nhân dân, vừa tăng thêm doanh thu từ dịch vụ quảng cáo. Qua những thống kê trên, ta có thể thấy việc thu thập, quản lý các loại báo chí rất phức tạp, dễ nhầm lẫn. Ngoài việc kiểm tra, theo dõi thường xuyên các số báo để đảm bảo tính liên tục, đủ số, đủ bản, các cán bộ còn phải biết rõ thông tin về các loại báo mới xuất hiện hoặc những loại báo đình bản để có kế hoạch nhắc nhở nộp lưu chiểu cũng như viết phiếu đình bản… Nhìn chung, so với công tác lưu chiểu sách, quản lý báo tạp chí lưu chiểu còn phức tạp hơn nhiều lần. Về cơ bản, các công đoạn trong qui trình xử lý ấn phẩm định kỳ cũng giống như sách, bao gồm: + Tiếp nhận báo, tạp chí + Vào phiếu đăng ký + Phân chia vào các kho Hàng năm, Thư viện nhận được khoảng 550 – 600 loại báo tạp chí khác nhau và được phân chia thành hai khu vực xuất bản là Địa phương và Trung ương. Việc phân chia này chỉ nhằm mục đích quản lý và tìm kiếm ấn phẩm được dễ dàng hơn. Tiêu chí để phân loại giữa báo TW và ĐF chủ yếu đựa vào tên báo và nơi xuất bản. Nếu tên báo không đề cập đến tên riêng của một địa phương cụ thể và trụ sở toà soạn báo đóng ở Hà Nội thì được chia về báo TW, còn lại là báo ĐF. VD: Báo ĐF gồm: An Giang, An Ninh Hải Phòng, Đà Nẵng, Đất Mũi… Tạp chí ĐF gồm: Thế Giới Phụ Nữ TPHCM, Phụ Nữ Thủ Đô… Báo TW gồm: Nhân Dân, Lao Động, Gia Đình Xã Hội, Văn Nghệ, Tiền Phong… Tạp chí TW gồm: Hạnh Phúc Gia Đình, Văn Nghệ Quân Đội… Để có cái nhìn tổng quát về số lượng báo lưu chiểu hàng năm, ta có bảng so sánh: 1999 2000 2001 Báo TW 87 loại 90 loại 92 loại Tạp chí TW 220 loại 230 loại 282 loại Báo ĐF 126 loại 120 loại 114 loại Tạp chí ĐF 60 loại 60 loại 92 loại Bản tin 16 loại 16 loại 16 loại Tổng số 509 loại 516 loại 596 loại Nhìn các số liệu trên ta thấy trong năm 1999 và 2000, số loại báo tương đối đều nhau, nhưng đến năm 2001, lượng báo tăng đáng kể. Năm 2001 có: + Báo TW: 92 loại = 8574 số = 42870 bản + Báo ĐF : 114 loại = 11634 số = 58170 bản + Tạp chí TW: 282 loại = 3138 số = 58170 bản + Tạp chí ĐF: 92 loại = 550 số = 2200 bản + Bản tin: 16 loại = 4680 số = 23400 bản Theo thống kê của phòng lưu chiểu, trong năm 2001 đã có 64 loại báo tạp chí mới xuất bản như: Phát triển nông thôn Khoa học và sáng tạo Đời sống và pháp luật Ô tô xe máy Gia Lai báo ảnh Thăng Long Hà Nội ngàn năm ……. 18 loại báo chí đổi tên gọi như: Tạp chí y học cổ truyền = Tạp chí Đông Y Nghiên cứu giáo dục = Tạp chí Giáo dục Tạp chí thông tin dân số = Tạp chí dân số và phát triển Tạp chí thông tin Hà Tây = Tạp chí văn hoá thông tin Hà Tây... Có 2 loại báo đình bản là: Báo Dân trí Báo Mỹ thuật cười Tuy báo chí có rất nhiều loại, số lượng lên tới hàng chục nghìn bản nhưng phòng lưu chiểu vẫn có sự theo dõi sát sao, nắm rõ lịch xuất bản của từng loại báo để đảm bảo nhắc nhở, đòi lưu chiểu kịp thời, không để lưu cữu lâu ngày để xảy ra tình trạng thiếu bản, thiếu số mà không biết. Số bản báo, tạp chí nộp lưu chiểu về Thư viện cũng được qui định như đối với sách, 4 bản cho mỗi ấn phẩm. Điểm khác biệt là hiện tượng nộp thiếu hoặc trốn nộp lưu chiểu ấn phẩm định kỳ xảy ra ít hơn, một phần do giá thành báo chí không cao lắm, mặt khác lại có khối lượng nhẹ, tốn ít cước phí nên hầu hết các toà soạn báo đều tuân thủ đúng qui định.Tuy nhiên cũng vẫn có một số cơ quan, thường là các toà soạn ở xa, các tỉnh phía Nam, chưa chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật về lưu chiểu, vẫn nộp thiếu hay nộp không đủ số, Thư viện phải gọi điện nhắc nhở hoặc gửi giấy đòi để đảm bảo thu thập đầy đủ số lượng báo chí. Nhờ những nỗ lực trên, hiện nay báo chí của 61 tỉnh, thành phố đã được tập hợp về TVQG. Một số cơ quan trước đây chưa nghiêm túc, sau khi được nhắc nhở đã tự giác nộp lưu chiểu đều đặn hơn. Không giống như sách, đặc điểm của báo, tạp chí là mang tính tĩnh, ít thay đổi, mỗi ấn phẩm ứng với một toà soạn cố định nên khi đến nộp lưu chiểu, đại diện toà soạn không cần có sổ ký nhận như đối với sách. Để tiện theo dõi, Thư viện đã lập các hộp phiếu, mỗi phiếu phản ánh một tên báo hoặc tạp chí, bao gồm các mục: Ký hiệu Tên báo……………………………… .………. Tiếng…………….. Địa chỉ…………………….…………………... Khổ……………... ………………………………………….……... Loại………….….. Chủ nhiệm…………………………. Quản lý………... Nhà in……………………………… Kỳ hạn………… Tháng Tháng Tháng Ký hiệu Nước Tiếng Thiếu đòi Đình bản Kỳ hạn Ngày ra số đầu Các ô “Tháng” dùng để đăng ký các số báo xuất bản trong tháng. Tuy nhiên đối với báo ra hàng tháng hoặc quí thì các ô “Tháng” được tính bằng năm. VD: Ký hiệu Tên báo: Thời báo ngân hàng Tiếng: Việt JC 260 Địa chỉ: Ngành ngân hàng Việt Nam Khổ: 41*29 Chủ nhiệm:…………….. Quản lý…….. Nhà in:…………………. Kỳ hạn: Hàng tuần Từ số 1 – 105 2000 Thiếu các số: 7, 10, 17, 30, 68, 76, 78, 84, 102, 103 2001 Từ số 1 – 105 Thiếu các số 7, 33 2002 Từ số Xuân + số 1 - 21 - Thiếu các số 11, 12, 13, 14, 19, 20 Các phiếu đăng ký được tập hợp lại và cho vào hộp phiếu. Hộp phiếu chia làm 4 ô riêng để phân biệt: + Báo xuất bản ở Trung ương + Tạp chí xuất bản ở Trung ương + Báo xuất bản ở Địa phương + Tạp chí xuất bản ở Địa phương Thông thường trước khi vào phiếu đăng ký ấn phẩm định kỳ, các cán bộ tiến hành phân chia riêng biệt hai loại T