Luận án Pháp luật về chứng thực tại ủy ban nhân dân cấp xã – từ thực tiễn huyện Đan phượng, thành phố Hà Nội

hoạt động trƣớc bạ việc mua, bán, cho, đổi nhà cửa, ruộng đất của Uỷ ban kháng chiến hành chính các cấp theo quy định của Sắc lệnh số 85/SL ngày 29/02/1952; hoạt động công chứng, thị thực của UBND cấp xã, UBND cấp huyện, Toà án, Công an, Cơ quan địa chính, nhà đất. Thời kỳ từ 1987-2007: hoạt động chứng thực đƣợc đồng nhất hóa với hoạt động công chứng theo quy định của Thông tƣ số 574/QLTPK ngày 10-10-1987 của Bộ Tƣ pháp hƣớng dẫn thực hiện các việc công chứng nhà nƣớc; Nghị định số 45/HĐBT ngày 27-2-1991 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nƣớc; Nghị định số 31/CP ngày 18-5- 1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nƣớc; sau đó có sự tách biệt về tên gọi theo thẩm quyền theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8-12-2000 về công chứng, chứng thực. Từ năm 2007 đến nay, hoạt động 48 chứng thực mới đƣợc coi là hoạt động độc lập, phân biệt một cách cơ bản với hoạt động công chứng cả về tên gọi, tính chất và thẩm quyền. 2.1.2. Pháp luật hiện hành về chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã Các văn bản pháp luật hiện hành quy định về chứng thực của UBND cấp xã gồm: Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tƣ số 01/2020/TT-BTP ngày 3/3/2020 của Bộ Tƣ pháp quy định chi tiết và hƣớng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tƣ số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực; Thông tƣ số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên. UBND cấp xã có các thẩm quyền sau đây: Chứng thực bản sao b ; ; Chứng thực hợp đồng, giao dịch: liên quan đến tài sản là động sản, đai, về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở, , sản, 49 là động sản, q quy định của Luật nhà ở. Khi chứng thực các hợp đồng, giao dịch UBND cấp tham gia hợp đồng, giao dịch mà không phải chịu trách nhiệm về nội dung của hợp đồng. hiện chứng thực Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì UBND cấp xã là quyền của các chủ thể thực hiện chứng thực. Cụ thể, khi thực hiện chứng thực chủ thể thực hiện chứng thực phải đảm bảo các nguyên tắc sau: Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực; về việc chứng thực của mình; cháu là con của con đẻ, con nuôi; quy đị chứng thực, nếu nộp hồ sơ không 50 đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ XHCN Việt Nam; xuyên tại a Thủ tục chứng thực của UBND cấp xã đƣợc thực hiện theo quy định của Nghị định 23/2015/NĐ-CP và ( - hông tại CQHCNN ở địa phƣơng). (i) Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính: Theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì trách nhiệm của ngƣời yêu cầu chứng thực nhƣ sau: Ngƣời yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không đƣợc yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định. Ngƣời thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính đƣợc quy định tại Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, bao gồm các bƣớc sau đây: + Về phía ngƣời yêu cầu chứng thực: Ngƣời yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trƣờng hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nƣớc ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải đƣợc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trƣớc khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trƣờng hợp đƣợc miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ƣớc quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại. Danh sách các nƣớc đƣợc miễn hợp pháp hóa lãnh sự đƣợc cập nhật trên trang web www.lanhsuvietnam.gov.vn. 51 Lƣu ý: Theo quy định tại Điều 6 Thông tƣ số 01/2020/NĐ-CP thì Giấy tờ tùy thân do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nƣớc ngoài cấp cho cá nhân thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trƣờng hợp yêu cầu chứng thực chữ ký ngƣời dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự [4]. + Về cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực: Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực của ngƣời dân, ngƣời thực hiện chứng thực phải tiến hành các bƣớc sau [5]: Bƣớc 1: Tiếp nhận bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực do ngƣời yêu cầu chứng thực xuất trình, kèm theo bản sao cần chứng thực (nếu có sẵn). Trƣờng hợp ngƣời yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trƣờng hợp cơ quan, tổ chức không có phƣơng tiện để chụp. Bƣớc 2: Kiểm tra bản chính (đối chiếu các quy định về những loại văn bản, giấy tờ là cơ sở để chứng thực, lƣu ý kiểm tra văn bản, giấy tờ có thuộc những trƣờng hợp không đƣợc chứng thực không). Bƣớc 3: Đối chiếu bản chính với bản sao. Bƣớc 4: Ghi lời chứng theo mẫu lời chứng đƣợc quy định tại mục 1, phần I, Phụ lục kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Bƣớc 5: Lấy số và ghi việc chứng thực vào sổ. Số chứng thực trong bản sao có chứng thực và số vào sổ chứng thực là một số thống nhất. Theo quy định tại Điều 4 Thông tƣ số 01/2020/TT-BTP thì số chứng thực đƣợc lấy theo từng loại giấy tờ đƣợc chứng thực, không lấy số chứng thực theo lƣợt ngƣời đến yêu cầu chứng thực. Bƣớc 6: Thu phí, trả kết quả (bản chính + số lƣợng bản sao theo yêu 52 cầu). Mỗi bản sao đƣợc chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao đƣợc chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm đƣợc ghi một số chứng thực. Không thực hiện lƣu trữ bản sao từ bản chính theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm: Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyềncấp; Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan có thẩmquyền. Bản chính giấy tờ, văn bản không đƣợc dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợplệ; Bản chính bị hƣ hỏng, cũ nát, không xác định đƣợc nộidung; Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhƣng ghi rõ không đƣợc saochụp; Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền côngdân; Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nƣớc ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chƣa đƣợc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định số23/2015/NĐ-CP; Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhƣng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩmquyền (theo Điều 22, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Địa điểm thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính: tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Tại trụ sở chứng thực, cơ quan thực hiện chứng thực phải có trách nhiệm: Bố trí ngƣời tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần;Niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thời gian, thủ tục chứng thực hợp đồng, giaodịch; Niêm yết công khai bảng phí, chi phí chứngthực (Điều 10 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Thời hạn thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trong thời gian làm việc buổi sáng hoặc 53 trƣớc 15 giờ thì phải đƣợc thực hiện chứng thực ngay trong buổi làm việc đó; nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ thì phải thực hiện chứng thực trong ngày làm việc tiếptheo. Đối với trƣờng hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều loại bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; số lƣợng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng đƣợc thời hạn quy định trên thì thời hạn chứng thực đƣợc kéo dài thêm không quá 02 ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với ngƣời yêu cầu chứng thực. Sổ chứng thực bản sao từ bản chính đƣợc viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không đƣợc bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai và thực hiện theo từng năm. Số chứng thực bản sao từ bản chính là số thứ tự ghi trong sổ chứng thực, kèm theo quyển sổ, năm thực hiện chứng thực và ký hiệu loại việc chứng thực. Số thứ tự trong sổ chứng thực phải ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm, trƣờng hợp chƣa hết năm mà sử dụng sang sổ khác thì phải lấy số thứ tự tiếp theo của sổ trƣớc, không đƣợc ghi từ số 01. Trong trƣờng hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực đã ứng dụng công nghệ thông tin vào việc chứng thực thì phải bảo đảm đầy đủ nội dung theo mẫu sổ chứng thực. Mẫu lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính phải tuân thủ theo quy định tại mục 1, phần I, Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. (ii) Thủ tục chứng thực chữ ký: Theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì: Chữ ký đƣợc chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng minh ngƣời yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của ngƣời ký về nội dung của giấy tờ, vănbản. Nhƣ vậy, ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký là ngƣời chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình đã ký trên đó, bảo đảm rằng giấy tờ, văn bản đó không trái pháp luật, đạo đức xã hội. Ngƣời thực hiện chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về việc chữ 54 ký trên giấy tờ, văn bản đó là chữ ký của ngƣời yêu cầu chứng thực, không chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản liênquan. Địa điểm chứng thực chữ ký: tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trƣờng hợp chứng thực chữ ký mà ngƣời yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại đƣợc, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đángkhác. Khi thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực; trƣờng hợp chứng thực ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứngthực. Phải bố trí ngƣời tiếp nhận yêu cầu chứng thực các ngày làm việc trong tuần, niêm yết công khai lịch làm việc, thẩm quyền, thủ tục, thời gian giải quyết và phí, chi phí chứng thực tại trụ sở cơ quan. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực giống với chứng thực bản sao từ bản chính. Trƣờng hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo hoặc phải kéo dài thời gian theo thỏa thuận thì ngƣời tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho ngƣời yêu cầu chứngthực. Về lƣu trữ giấy tờ, văn bản khi chứng thực chữ ký: Sau khi thực hiện chứng thực chữ ký, cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải lƣu một bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực hoặc lƣu 01 (một) bản chụp giấy tờ, văn bản đó; thời hạn lƣu trữ là 02 (hai) năm. Trong trƣờng hợp chứng thực chữ ký của ngƣời tiến hành giám định trong văn bản kết luận giám định tƣ pháp, chứng thực bản sao từ bản chính thì không lƣu trữ. Văn bản, giấy tờ đã chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực tiến hành chụp lại từ giấy tờ, văn bản đã chứng thực. Trƣờng hợp cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không có phƣơng tiện để chụp thì văn bản lƣu trữ do ngƣời yêu cầu chứng thực cungcấp. Sổ chứng thực chữ ký đƣợc quy định tƣơng tự nhƣ sổ chứng thực bản sao từ bản chính. Trách nhiệm của ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký và ngƣời thực hiện chứng thực chữký: Theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy 55 tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; Không đƣợc yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 và khoản 4 Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Ngƣời thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực về chữ ký của ngƣời yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, vănbản. Trình tự, thủ tục về chứng thực chữ ký đã đƣợc quy định chi tiết tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hƣớng dẫn thi hành, cụ thể[5]: Bƣớc 1: Ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình các giấy tờ phục vụ việc chứng thực chữ ký, cụ thể: Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng; Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký. Ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã hoặc ngoài trụ sở của cơ quan thựchiện chứng thực nếu ngƣời yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại đƣợc, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đángkhác. Bƣớc 2: Ngƣời thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, ngƣời yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ đƣợc hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trƣờng hợp không đƣợc chứng thực chữ ký thì yêu cầu ngƣời yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trƣớc mặt. Bƣớc 3: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định tại mục 2, phần I, Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Bƣớc 4: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai. Bƣớc 5: Lấy số và ghi vào sổ chứng thực chữ ký: Số chứng thực trong văn bản, giấy tờ đã chứng thực chữ ký và số vào sổ chứng thực chữ ký là một 56 số thống nhất. Số chứng thực chữ ký đƣợc lấy theo từng loại giấy tờ đƣợc chứng thực, không lấy số chứng thực theo lƣợt ngƣời đến yêu cầu chứngthực. Bƣớc 6: Thu phí chứng thực, trả kết quả. Trƣờng hợp không đƣợc chứng thực chữ ký: Tại thời điểm chứng thực, ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ đƣợc hành vi của mình; Ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo; Giấy tờ, văn bản mà ngƣời yêu cầu chứng thực chữ ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam, xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam, xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trƣờng hợp Giấy ủy quyền đối với trƣờng hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thƣờng của bên đƣợc ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trƣờng hợp pháp luật có quy định khác (Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Thực hiện chứng thực chữ ký trong trƣờng hợp đặcbiệt: các quy định về chứng thực chữ ký cũng đƣợc áp dụng trong trƣờng hợp chứng thực điểm chỉ khi ngƣời yêu cầu chứng thực không ký đƣợc và trƣờng hợp ngƣời yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ đƣợc (Điều 26). Mẫu lời chứng chứng thực chữ ký phải tuân thủ theo quy định tại mục 2, phần I, Phụ lục mẫu lời chứng, mẫu sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. (iii) Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch: Quyền của ngƣời yêu cầu chứng thực: yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch ở bất cứ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện nhất trừ trƣờng hợp việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất và nhà ở quy định tại khoản 6 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Hợp đồng, giao 57 dịch liên quan đến quyền sử dụng đất phải đƣợc thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã nơi có đất và hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở phải đƣợc thực hiện chứng thực tại UBND cấp xã nơi có nhà ở. Đây là một trong những quyền dân sự của ngƣời dân. Pháp luật về chứng thực cũng nhƣ pháp luật khác liên quan có những quy định cụ thể nhằm bảo đảm cho ngƣời dân có thể thực hiện quyền củamình. Nghĩa vụ của ngƣời yêu cầu chứng thực: Nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp đồng giao dịch theo quy định tại khoản 1 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các giấy tờ khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành; Chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ chứng thực hợp đồng giao dịch; Thực hiện đúng các yêu cầu khác liên quan đến trình tự, thủ tục theo quy định pháp luật về chứng thực. Theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì ngƣời yêu cầu chứng thực phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; ngƣời thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Quy định nhƣ vậy không có nghĩa là ngƣời thực hiện chứng thực không phải chịu trách nhiệm gì đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội mà với trình độ, năng lực bình thƣờng thì một cán bộ, công chức bắt buộc phải biết để từ chối chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Để bảo vệ quyền lợi cho ngƣời dân và bảo đảm thực hiện đúng quy định của pháp luật, cơ quan thực hiện chứng thực cần lƣu ýkhi thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch phải thực hiện đầy đủ quy định tại Điều 35 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, theo đó, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện của các bên; thời gian, địa điểm ký kết hợp 58 đồng, giao dịch..., thì phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt đối với hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất. Hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản sao Giấy CMND hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của ngƣời yêu cầu chứng thực; Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế đƣợc pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.Trƣờng hợp ngƣời lập di chúc đang ở trong tình trạng bị cái chết đe dọa thì cơ quan thực hiện chứng thực xem xét hồ sơ và không yêu cầu họ xuất trình loại giấy tờ này. Đối với loại giấy tờ nhƣ Giấy CMND và Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng/bản sao giấy tờ thay thế, do quy định không yêu cầu bản sao có chứng thực do vậy để bảo đảm tính chính xác của các loại giấy tờ này thì ngƣời yêu cầu chứng thực cần phải xuất trình bản chính để cơ quan chứng thực đốichiếu. Đồng thời, thành phần hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch cần có đầy đủ các giấy tờ theo quy định của pháp luật chuyên ngành có liênquan. Chứng thực hợp đồng, giao dịch gồm các bƣớc cụ thể nhƣ sau [5]: Bước 1: Xem xét và tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực. Nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực, hai bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ hành vi của mình, không bị ép buộc hay chịu bất kỳ một áp lực nào từ ngƣời khác thì thực hiện chứng thực tiếp nhận hồ sơ. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể dài hạn hơn thỏa thuận bằng văn bản với ngƣời yêu cầu chứng thực. Bước 2: Các bên tham gia thực hiện ký kết hợp đồng, giao dịch: phải ký trƣớc mặt ngƣời thực hiện chứng thực, trƣờng hợp ngƣời có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trƣớc vào hợp đồng; ngƣời 59 thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trƣớc khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu ngƣời đó ký trƣớcmặt. Trƣờng hợp ngƣời yêu cầu chứng thực không ký đƣợc thì phải điểm chỉ; nếu ngƣời đó không đọc đƣợc, không nghe đƣợc, không ký, không điểm chỉ thì phải có 02 ngƣời làm chứng. Ngƣời làm chứng phải đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ có liên quan đến hợp đồng, giaodịch.Trƣờng hợp có ngƣời phiên dịch thì ngƣời phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho ngƣời yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tƣ cách là ngƣời phiên dịch. Bước 3: Ghi lời chứng: Ngƣời thực hiện chứng thực ghi lời chứng tƣơng ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực; Bước 4:Lấy số chứng thực và ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch: Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải đƣợc đánh số thứ tự, chữ ký của ngƣời yêu cầu chứng thực và ngƣời thực hiện chứng thực; số lƣợng trang và lời chứng đƣợc ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. Trƣờng hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 trang trở lên thì phải đóng dấu giáplai. Bước 5: Thu lệ phí, trả kết quả cho các bên tham gia ký kết hợp đồng. Bước 6: Lƣu trữ hợp đồng, giao dịch đã đƣợc chứng thực. Hồ sơ lƣu trữ bao gồm hợp đồng, giao dịch đã đƣợc chứng thực và các giấy tờ có liên quan kèm theo hồ sơ. Tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt [13, Điều 11]. Trƣờng hợp ngƣời yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có ngƣời phiên dịch. Địa điểm chứng thực hợp đồng, giao dịch: tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực, trừ trƣờng hợp chứng thực di chúc, chứng thực hợp 60 đồng, giao dịch, chứng thực chữ ký mà ngƣời yêu cầu chứng thực thuộc diện già yếu, không thể đi lại đƣợc, đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Khi thực hiện chứng thực, ngƣời thực hiện chứng thực phải ghi rõ địa điểm chứng thực, trƣờng hợp chứng thực ngoài trụ sở thì phải ghi rõ thời gian (giờ, phút) chứng thực. Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực hợp đồng, giaodịch:Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với ngƣời yêu cầu chứng thực. Lời chứng của chứng thực hợp đồng, giao dịch: Theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, lời chứng là nội dung bắt buộc của văn bản chứng thực. Lời chứng chứng thực hợp đồng, giao dịch bao gồm: hợp đồng, giao dịch, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, di chúc, văn bản từ chối nhận di sản. Có 5 mẫu lời chứng cụ thể cho 5 loại việc chứng thực hợp đồng, giao dịch nêu trên. Trong quá trình thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch, ngƣời thực hiện chứng thực cần tuân thủ nghiêm túc về việc ghi mẫu lời chứng theo loại hợp đồng, giao dịch phùhợp.Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, số chứng thực hợp đồng, giao dịch đƣợc quy định tƣơng tự nhƣ trong chứng thực bản sao từ bản chính. Giá trị pháp lý và hiệu lực của hợp đồng, giao dịch đƣợc chứng thực: có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giaodịch. Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hình thức và nội dung. Cụ thể: Chủ thể tham gia hợp đồng phải có năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng, giao dịch đƣợc xác lập; Hoàn toàn tựnguyện; Mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm các quy định của luật, không trái đạo đức xãhội. Hợp đồng, giao dịch có hiệu lực từ thời điểm giao kết, trừ trƣờng hợp có thỏa thuận khác hoặc luật có quy địnhkhác. 61 Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch hoặc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã đƣợc chứng thực: chỉ đƣợc thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch; Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch đã đƣợc chứng thực đƣợc thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hƣởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên. Trƣờng hợp sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc thì có thể chứng thực tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào; cơ quan đó phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan đã chứng thực trƣớc đây về n