Luận văn Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại ngân hàng công thương Phúc Yên

ay thế cho lao động hậu kiểm thiếu của ngày hôm đó. Bước 7: Sắp xếp và nộp chứng từ, báo cáo của Phòng cho Bộ phận tập hợp chứng từ toàn ngân hàng; Công tác nộp chứng từ, báo cáo của các phòng cho Bộ phận tập hợp chứng từ toàn ngân hàng đã được thực hiện kịp thời. Tuy nhiên do tính chất đặc thù một số Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                  47                                                           CA120269  phòng giao dịch ở xa như: Phòng giao dịch Sông Lô sẽ tối thiểu 1 tuần sẽ chuyển toàn bộ chứng từ và báo cáo của Phòng về Bộ phận Hậu kiểm tại phòng kế toán. Để đảm bảo chứng từ nộp về sau một tuần, hàng ngày Bộ phận Hậu kiểm và lãnh đạo phòng Kế toán sẽ vấn tin kiểm tra các bút toán do PGD Sông Lô hạch toán trên màn hình 200 để kịp thời phát hiện và xử lý những sai sót có thể xảy ra trong quá trình hạch toán của PGD Bước 8: In báo cáo tổng hợp nghiệp vụ toàn ngân hàng; Vào đầu ngày làm việc kế tiếp, bộ phận điện toán taị NHCTPY sẽ tiến hành in các báo cáo của Chi nhánh như: Báo cáo GLI004P ( Bảng cân đối chi tiết ngày theo từng đồng tiền, báo cáo nguồn vốn và sử dụng vốn, báo cáo LNW061P ( Báo cáo nợ quá hạn)Giám đốc phân công nhiệm vụ từng phòng ban có trách nhiệm chấm báo cáo khớp đúng, ký đóng dấu và nộp cho bộ phận Hậu kiểm chứng từ toàn Chi nhánh. Thông qua các báo cáo, bộ phận Hậu kiểm tại NHCTPY có thể phát hiện ngay được những sai sót trong công tác hạch toán kế toán như: các TK sai tính chất, các TK phát sinh bất thường, sai mã tiền tệ Bước 9: Tiếp nhận chứng từ và báo cáo của các phòng nghiệp vụ. Trong quá trình giao nhận, 2 bên phải mở sổ theo dõi: Tên người giao, người nhận, số lượng chứng từ theo từng giao dịch viên,....và phải ký xác nhận việc giao nhận chứng từ; NHCTPY tuân thủ đúng quy định trong Quyết định số 4205/QĐ-TGĐ- NHCT10 ngày 30/12/2012 về việc: Quy định công tác hậu kiểm nghiệp vụ kế toán trong Hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam. Trong năm 2013, đoàn công tác đánh giá ISO đã kiểm tra việc quy trình giao nhận và việc mở sổ sách giữa các bên. Đoàn đã đánh giá công tác hậu kiểm của NHCTPY tuân thủ đúng quy định và áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001-2008. Bước 10: Kiểm tra - đối chiếu - Kiểm tra việc tập hợp đủ số lượng tập chứng từ của các giao dịch viên tham gia giao dịch trong ngày. - Đối chiếu sự khớp đúng giữa báo cáo tổng hợp số lượng các loại giao dịch trong ngày giữa các báo cáo của giao dịch viên. Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                  48                                                           CA120269  - Ký chữ ký xác nhận trên báo cáo tổng hợp toàn chi nhánh. Công tác kiểm tra - đối chiếu chứng từ tại NHCTPY đã làm tốt nhất trong các bước. Theo đó, toàn bộ chứng từ kế toán đã được các GDV tập hợp và bàn giao kịp thời cho bộ phận hậu kiểm. Các tập chứng từ và báo cáo toàn Chi nhánh đã được bộ phận hậu kiểm ký xác nhận đầy đủ và đóng dấu : ĐÃ HẬU KIỂM Bước 11: Sắp xếp, chuyển chứng từ và báo cáo cho Bộ phận Hậu kiểm: Việc giao nộp các báo cáo và chứng từ cho các cán bộ hậu kiểm phải có sổ theo dõi và tuân thủ chặt chẽ các quy định giao nộp chứng từ; Bộ phận hậu kiểm có trách nhiệm hậu kiểm chặt chẽ, đầy đủ theo đúng quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ Hậu kiểm kế toán do Tổng Giám đốc ban hành (Quyết định số 4205/QĐ-NHCT10 ngày 30/12/2012). Các giao dịch viên khi bàn giao chứng từ, báo cáo cho bộ phận hậu kiểm tại NHCTPY đã thực hiện rất tốt: Đã mở sổ theo dõi giao nhận giữa các bên, có ký nhận. Tuy nhiên, mẫu sổ theo dõi tại một số phòng giao dịch còn chưa đúng quy định, còn mở theo ý của mỗi phòng. Phòng Kế toán đã nghiên cứu và thống nhất mẫu bìa, mẫu nội dung theo đúng quy định tại Quyết định số 4205 Bước 12: Thực hiện xử lý và kiểm soát các giao dịch nội bộ được thực hiện tại Bộ phận kế toán tổng hợp; Hàng ngày, bộ phận kế toán tổng hợp của NHCTPY thực hiện chấm và kiểm soát các tài khoản nội bộ phát sinh như: chấm và đối chiếu các giao dịch liên quan đến mua bán ngoại tệ tương ứng với từng giao dịch giao ngay, kỳ hạn; tiền mặt trên đường vận chuyển đảm bảo cuối ngày phải hết dư. Nếu còn dư phải tìm hiểu xác định nguyên nhân để xử lý kịp thời. Tuy nhiên tromg qua strình kiểm soát các giao dịch còn nảy sinh vấn đề sai sót trong công tác lưu trữ chứng từ kế toán. Trưởng phòng kế toán đã tham mưu đề xuất tới Ban Giám đốc phân công chức năng, nhiệm vụ giữa các phòng ban, giữa Phòng Kế toán và phòng KHDN liên quan đến giao dịch MBNT đảm bảo rõ ràng, đảm bảo công tác kiểm soát chéo. Bước 13: In các báo cáo nghiệp vụ và kế toán tổng hợp: Phục vụ cho mục đích kiểm tra - kiểm soát, Chương trình sẽ tự động in các báo cáo có theo quy Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                  49                                                           CA120269  định của NHTMCP Công thương Việt Nam. Trường hợp, do các vấn đề kỹ thuật mà Chương trình in thiếu báo cáo thì bộ phận Hậu kiểm phải đề nghị Điện toán in bổ sung; NHCTPY đã thực hiện công tác in báo cáo nghiệp vụ tại bước này rất tôt. Tuy nhiên đôi khi cũng nảy sinh vẫn đề về kỹ thuật, chuyển đổi chương trình nên việc cung cấp một số báo cáo còn chưa kịp thời như: Sổ phụ hạch toán chi tiết VNĐ, sổ phụ khách hàng Trưởng phòng Kế toán đã đưa ra hướng xử lý lập sổ phụ cho khách hàng bằng phương pháp thủ công để trả sổ phụ cho khách hàng được kịp thời. Bước 14: Nhận chứng từ và báo cáo từ bộ phận tập hợp chứng từ; Tại bước này, NHCTPY đã làm khá tốt, kịp thời, đầy đủ chứng từ và báo cáo theo quy định. Tuy nhiên, do đặc thù thiếu lao động nên công việc mới chỉ dừng lại ở bước tiếp nhận chứng từ và báo cáo mà đôi khi công tác rà soát, chấm chứng từ và báo cáo chưa được kịp thời. Chi nhánh đã đưa ra hướng xử lý bằng cách tăng cường thêm một phó phòng Kế toán sang làm bộ phận này khi cần thiết. Bước 15: Kiểm tra - kiểm soát các nghiệp vụ. Căn cứ vào Quy định chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam ban hành theo Quyết định số 127/QĐ-HĐQT- NHCT10 ngày 01/02/02012, NHCTPY đã ban hành Quy trình luân chuyển chứng từ áp dụng trong Chi nhánh NHCTPY theo Quyết định số 13/QĐ-CNPY ngày 15/01/2013. Theo đó, NHCTPY đã làm khá tốt, tuân thủ đúng quy định của NHCTVN và quy định của pháp luật về Quy trình luân chuyển chứng từ đảm bảo an toàn, chặt chẽ không để xảy ra sai sót. Tuy nhiên, bên cạnh đó do còn thiếu lao động nên bộ phận hậu kiểm còn phải kiêm nhiệm nhiều nên công tác hậu kiểm chứng từ toàn Chi nhánh đôi lúc còn chưa kịp thời dẫn đến tình trạng có những sai sót không phát hiện kịp thời ngay mà phải qua ngày mới phát hiện ra sai sót. Trong thời gian tới, NHCTPY sẽ bổ sung cán bộ vào tổ hậu kiểm chuyên trách để giảm thiểu sai sót trong công tác hạch toán kế toán tại NHCTPY. Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                  50                                                           CA120269  BỘ PHẬN GIAO DỊCH BỘ PHẬN HẬU KIỂM Giao dịch viên Tập hợp chứng từ phòng Tập hợp chứng từ chi nhánh Kế toán tổng hợp Sơ đồ 2.6 - Quy trình luân chuyển chứng từ với kiểm soát nội bộ tại NHTMCP Công thương Việt Nam Kiểm tra, kiểm soát các nghiệp vụ 7 6 4 5 15 Kiểm tra - đối chiếu c.từ với bc cáo Sắp xếp, đánh số, đóng, nộp chứng từ và báo cáo Nhận chứng từ, báo cáo của giao dịch viên và toàn chi nhánh Nhận và tập hợp chứng từ, báo cáo của giao dịch viên Kiểm tra số lượng, chữ ký, sắp xếp Sắp xếp và nộp chứng từ Nhận và tập hợp chứng từ, báo cáo các Phòng Đối chiếu báo cáo GDV với Báo cáo CN Sắp xếp và tập hợp chứng từ toàn chi nhánh Thực hiện giao dịch theo Quy trình nghiệp vụ In báo cáo của GDV trước khi kết thúc ngày In báo cáo của Chi nhánh trước khi kết thúc ngày Xử lý các nghiệp vụ của Kế toán tổng hợp In báo cáo nghiệp vụ và kế toán tổng hợp sau khi kết thúc ngày 1  2  3  8 9 10 11 11 12 13 14 Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                     51                                                       CA120269  Tổ chức vận dụng chứng từ tại NHCTVN được quy định cụ thể về luân chuyển chứng từ từ khi phát sinh nghiệp vụ kế toán đến khâu cuối cùng là lưu trữ, bảo quản chứng từ, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hạch toán kế toán tại Trụ sở chính cũng như ở các chi nhánh thực hiện được mục tiêu của kiểm soát nội bộ là bảo vệ tài sản của đơn vị và đảm bảo độ tin cậy, an toàn của các thông tin kế toán. 2.2.3. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán 2.2.3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán NHCTVN sử dụng Hệ thống TK Kế toán theo Quyết định số 479/2004/QĐ- NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN Về việc Ban hành Hệ thống TK Kế toán các TCTD. Dựa trên quy định của NHNN, Tổng Giám đốc NHCTVN đã ban hành Quyết định số 1348/QĐ-NHCT10 ngày 27 tháng 10 năm 2004 về: “Ban hành hệ thống tài khoản kế toán Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam”. Văn bản này được áp dụng thống nhất cho tất cả các chi nhánh trong toàn hệ thống NHCTVN trong đó có cả NHCTVN - CNPY. Việc xây dựng hệ thống tài khoản kế toán của NHCTVN nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô của NHNN, phản ánh toàn diện, đầy đủ các mặt hoạt động của NHCTVN theo luật các TCTD và Điều lệ ngân hàng cũng như các hoạt động kinh doanh- dịch vụ được Thống đốc NHNN cho phép; đảm bảo đáp ứng được yêu cầu quản lý, quản trị điều hành của hệ thống NHCTVN. Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng trên cơ sở tài khoản cấp III theo Quyết định số 479/2004/QĐ-NHNN ngày 29/04/2004 của Thống đốc NHNN. Những tài khoản nào NHNN mở cấp I hoặc II không mở đến cấp III thì NHCTVN thực hiện điền số 0 vào sau TK NHNN Qui định; NHCTVN thì mở chi tiết tư TK cấp IV trở đi. Kết cấu của Hệ thống tài khoản kế toán được xây dựng gồm 2 phần: - Các tài khoản nội bộ: Phản ánh các cấp tài khoản theo quy định của NHNN và đáp ứng yêu cầu quản lý của NHCTVN đến cấp V. - Các tài khoản giao dịch của khách hàng: Gồm mã phân loại tài khoản khách hàng và mã số khách hàng. Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                     52                                                       CA120269  Hệ thống tài khoản kế toán của NHCTVN gồm các tài khoản trong Bảng cân đối kế toán và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán, được bố trí thành 9 loại: Các tài khoản trong bảng cân đối kế toán gồm 8 loại (từ loại 1 đến loại 8) và các tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán có 1 loại (loại 9). Trong đó việc hạch toán các tài khoản từ loại 1 đến loại 8 được tiến hành theo phương pháp ghi sổ kép (Nợ - Có) còn tài khoản ngoại bảng (loại 9) thì thực hiện phương pháp ghi sổ đơn (Nhập – Xuất – Còn lại). Hệ thống tài khoản của NHCTVN còn được chia hành TK tổng hợp và TK chi tiêt, theo đó mỗi tài khoản có cách xây dựng và cấu trúc riêng, cụ thể: Thứ nhất, TK tổng hợp: Các TK cấp I, II, III là những TK tổng hợp do Thống đốc NHNN quy định, dùng làm cơ sở để hạch toán kế toán và báo cáo kế toán thống nhất trong tất cả các TCTD. TK cấp I ký hiệu bằng 2 chữ số từ 10 đến 99. Mỗi loại TK được bố trí tối đa 10 TK cấp I. TK cấp II ký hiệu bằng 3 chữ số, hai số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu TK cấp I, số thứ 3 là số thứ tự TK cấp II trong TK cấp I, ký hiệu từ 1 đến 9. TK cấp III ký hiệu bằng 4 chữ số, ba số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu TK cấp II, số thứ 4 là số thứ tự TK cấp III trong TK cấp II, ký hiệu từ 1 đến 9. Các tài khoản cấp IV và V là những tài khoản do Tổng Giám đốc NHCTVN qui định để đáp ứng yêu cầu hạch toán, phản ánh các nghiệp vụ của NHCTVN. Tài khoản cấp IV ký hiệu bằng 5 chữ số, tài khoản cấp V ký hiệu bằng 6 chữ số, bốn chữ số đầu (từ trái sang phải) là số hiệu TK cấp III, số thứ 5 là số thứ tự tài khoản cấp IV trong tài khoán cấp III, số thứ 6 là số thứ tự TK cấp V, ký hiệu số thứ 5 và 6 được qui định từ 01 đến 99. NHCTVN thực hiện quản lý TK đến cấp V. - Thứ hai, Các TK chi tiết: TK giao dịch với khách hàng: Độc lập với TK chi tiết trong Hệ thống TK Kế toán, TK giao dịch với khách hàng có kết cấu bao gồm mã phân loại tài khoản khách hàng và mã số khách hàng: X X X X . X X. X X X X . X X X X X 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 A B C D Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                     53                                                       CA120269  Nhóm A,B (vị trí 1 đến 6): là 6 chữ số đầu của tài khoản cấp V theo qui định của TGĐ NHCTVN. Nhóm C,D (vị trí 7 đến 15): là tài khoản giao dịch của khách hàng (dùng để cung cấp cho khách hàng cơ sở giao dịch giữa khách hàng mở tài khoản với đối tác, bạn hàng của khách hàng đó; đồng thời giúp cho việc thực hiện quản lý theo dõi các hoạt động của khách hàng mở tài khoản tại Ngân hàng). Cụ thể: - Vị trí 7,8,9: là mã phân loại tài khoản khách hàng do TGĐ NHCTVN qui định. - Vị trí thứ 10: được qui định bằng các chữ cái hoa (từ A đến Z), vị trí này còn cho phép một khách hàng có thể mở nhiều tài khoản trong cùng một phân loại tài khoản, nhằm đáp ững như cầu quản lý riêng các loại vốn-nguồn vốn khác nhau của chính khách hàng đó. - Vị trí thứ 11,12,13,14,15: phản ánh thứ tự số ký danh khách hàng hay còn gọi là mã số khách hàng. Ví dụ: Tổng Công ty X, số ký danh là “00001”, có một số tài khoản giao dịch tại Chi nhánh NHCTPYnhư sau: “710A.00001”: Tiền gửi không kì hạn của Tổng Công ty X “731A.00001”: Tiền gửi có kỳ hạn 9 tháng của Tổng Công ty X. - Thứ ba, sự kết nối sắp xếp giữa TK tổng hợp và các TK chi tiết: + Thuộc nhóm tài khoản nội bộ: một số tài khoản trong bảng cân đối tài khoản là những tài khoản không mở kèm mà phân loại tài khoản khách hàng và có dạng: X X X X . X X. X X X 1 2 3 4 . 5 6. 7 8 9 Vị TRÍ 1,2,3,4 LÀ TÀI KHOảN CấP 3 THEO QUI ĐịNH CủA NHNN. Vị trí 5,6 là tài khoản cấp V theo qui định của NHCTVN. Vị trí 7,8,9 được qui định theo 2 dạng: những tài khoản trong bảng hệ thống tài khoản ở vị trí 7,8,9, NHCTVN đã ghi đủ các chữ số “001” thì các đơn vị không được mở các tài khoản chi tiết; còn những TK trong bảng được qui định ở dạng Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                     54                                                       CA120269  “xxx” thì các đơn vị được mở chi tiết theo yêu cầu quản lý của đơn vị cho phù hợp với từng nội dung kinh tế của TK hay phản ảnh thứ tự Mã số nhân viên của NHCTVN trong các mối quan hệ Phải thu, Phải trả với Ngân hàng, v.v Ví dụ: “1012.01xxx”: tiền mặt tai đơn vị hạch toán báo sổ “7110.01xxx”: Thu lãi tiền gửi. + Thuộc nhóm tài khoản khách hàng: TK tổng hợp nằm trong nhóm TK khách hàng là 6 ký tự đầu (TK cấp V). TK tổng hợp thuộc nhóm TK khách hàng được qui định trên một số TK trong Bảng cân đối TK và mộ số TK ngoài bảng cân đối tài khoản và được kết nối với khách hàng như sau: . Các tài khoản tổng hợp thuộc nhóm TK khách hàng trong bảng cân đối tài khoản được kết nối trực tiếp với tài khoản khách hàng thông qua 9 ký tự cuối cùng. . Tài khoản tổng hợp thuộc nhóm tài khoản khách hàng ngoài bảng cân đối tài khoản được kết nối trực tiếp với số ký danh của khách hàng trên cơ sở 5 kí tự qui định sẵn. Ví dụ: 9410.01xxxxx: Lãi cho vay quá hạn chưa thu được bằng đồng Việt Nam 9410.02xxxxx: Lãi nợ khoanh chưa thu được bằng đồng Việt Nam Việc quy định các TK chi tiết như trên tại NHCTVN là khá phù hợp, đã đáp ứng được yêu cầu của kiểm soát nội bộ cũng như cung cấp các thông tin chi tiết phục vụ cho quản lý và cung cấp các thông tin để lập các báo cáo theo yêu cầu của toàn Ngành. Việc mở các TK chi tiết như trên góp phần quản lý các khoản đầu tư tại Ngân hàng một cách chặt chẽ, thông tin đầy đủ về dư nợ vay, doanh số cho vay, thu nợ, lãi phải thu cũng như các khoản lãi đã thu phục vụ cho việc tính toán các khoản nợ gốc, lãi đến hạn, đối chiếu với khách hàng và cán bộ tín dụng để kịp thời xử lý các khoản nợ phải thu, thuận lợi cho công tác kiểm soát nội bộ góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư tại Ngân hàng. Tuy nhiên, tại NHCTVN vẫn còn có TK chưa được mở chi tiết dẫn đến khó khăn trong việc lập một số báo cáo. Trong khi đó, NHNN đã ban hành văn bản Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                     55                                                       CA120269  hướng dẫn thay đổi một số TK kế toán của các TCTD. Vì vậy, trong thời gian tới, NHCTVN cần đưa ra văn bản hướng dẫn thay đổi một số TK kế toán phù hợp với văn bản hướng dẫn này. Việc kiểm soát các tài khoản có được hạch toán đúng hay không được Cán bộ hậu kiểm và Trưởng, Phó phòng kế toán thực hiện vào đầu ngày làm việc kế tiếp thông qua các Báo cáo tài chính hằng ngày. 2.2.3.2. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán Cũng như các đơn vị trong toàn hệ thống, hình thức kế toán của NHCTPY là hình thức “Nhật ký chung”. Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống hiện đại hóa Ngân hàng (INCAS) vào hạch toán kế toán giúp giảm thiểu cơ bản các loại sổ sách kế toán. Công tác kế toán được sử dụng trên hệ thống máy tính hiện đại nên khâu quan trọng nhất là kiểm tra các chứng từ hợp pháp, hợp lệ để tiến hành nhập vào hệ thống máy tính. Sau đó kiểm tra, đối chiếu sổ chi tiết (sổ phụ của từng TK) với chứng từ. Kế toán viên phụ trách phần hành sẽ ký trên sổ chứng từ và chuyển cho Trưởng phòng kế toán hoặc kiểm soát phần hành đó ký duyệt, sau đó đóng tập và lưu trữ theo quy định. Hiện nay, NHCTVN nói chung và NHCT Phúc Yên nói riêng đã áp dụng hệ thống kế toán trên máy vi tính, NHCTVN đã triển khai hệ thống hiện đại hóa ngân hàng với những ưu điểm vượt trội, vì vậy hệ thống thông tin kế toán tại đơn vị được cải thiện rõ rệt về chất lượng, hiệu quả xử lý dữ liệu cũng như tính cập nhật của nguồn thông tin. Với hệ thống thông tin hiện đại, sổ chi tiết là loại sổ kế toán phổ biến nhất trong hệ thống ngân hàng. Sổ kế toán chi tiết theo dõi các đối tượng kế toán cụ thể theo từng khách hàng, từng loại vốn, tài sản, thu nhập, chi phí...Tại NHCTVN, việc mở sổ kế toán chi tiết cho các đối tượng kế toán được căn cứ vào quy định về mở TK kế toán chi tiết trong Hệ thống TK Kế toán áp dụng trong hệ thống NHCTVN . Tại NHCTVN, các loại sổ chi tiết được thiết kế phù hợp với tính chất của từng loại nghiệp vụ và theo từng yêu cầu của mỗi loại phân hệ kế toán ngân hàng song chúng đều có những yếu tố cơ bản sau: Tên ngân hàng lập sổ; Tên sổ; Sổ tài khoản Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                     56                                                       CA120269  chi tiết; Số dư đầu; Ngày hạch toán, ngày giá trị của giao dịch; Số chứng từ, ngày, tháng, năm của chứng từ; Diễn giải hoặc Mã nghiệp vụ; Số tiền ghi Nợ, số tiền ghi Có; TK đối ứng; Doanh số Nợ, Doanh số Có ngày; Doanh số Nợ; Doanh số Có tháng; Doanh số Nợ; Doanh số Có năm; Số dư cuối; Chữ ký của người kiểm soát. Đối với sổ kế toán chi tiết của từng khách hàng (tiền gửi thanh toán, tiền vay, tiền gửi có kỳ hạn...) việc in và cung cấp sổ kế toán chi tiết cho khách hàng, xác nhận và đối chiếu số dư TK với khách hàng được thực hiện định kỳ một năm một lần vào thời điểm khoá sổ năm tài chính hoặc tùy theo yêu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, trong hoạt động hằng ngày, khi khách hàng nhận chứng từ tại các điểm giao dịch của NHCTVN thì kế toán viên của chi nhánh sẽ tiến hành cung cấp cho khách hàng sổ phụ tài khoản để theo dõi các nghiệp vụ phát sinh. Tại thời điểm cuối năm tài chính, NHCTVN phải thực hiện đối chiếu khớp đúng số dư TK với khách hàng bằng văn bản, nếu phát sinh chênh lệch thì phải xác định nguyên nhân và xử lý kịp thời. Nội dung, hình thức đối chiếu có thể bằng thư xác nhận qua đường bưu điện... Đối với các TK chi tiết nội bộ ngân hàng như các sổ chi phí, thu nhập, dự thu, dự chi, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả...cuối tháng kế toán viên phải in sổ kế toán chi tiết, đối chiếu khớp đúng với chứng từ kế toán của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính được hạch toán trên sổ, chuyển các cấp có thẩm quyền kiểm tra, ký đóng dấu, sau đó chuyển bộ phận quản lý chứng từ lưu trữ, bảo quản theo quy định hiện hành. Một loại sổ đặc trưng của kế toán ngân hàng nữa là Bảng liệt kê giao dịch. Tại hệ thống NHCTVN, bảng liệt kê giao dịch có hai loại: Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ nghiệp vụ và Bảng liệt kê giao dịch của tất cả các giao dịch viên, kế toán viên và toàn bộ các giao dịch được hạch toán tự động. Bảng liệt kê giao dịch có đầy đủ các yếu tố chủ yếu sau: Ngày, tháng, năm lập bảng; Mã kế toán viên hoặc mã phân hệ nghiệp vụ liên quan đến phân hệ nghiệp vụ báo cáo (đối ứng) hoặc số hiệu các bảng liệt kê giao dịch; Số lượng giao dịch và tổng số tiền của từng kế toán viên hoặc từng phân hệ nghiệp vụ có liên quan hoặc Số phát sinh Nợ, số phát sinh Có Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                     57                                                       CA120269  của từng Bảng liệt kê giao dịch; Tổng doanh số Nợ, tổng doanh số Có của Bảng tổng hợp các Bảng liệt kê giao dịch; Chữ ký người kiểm soát. Buổi sáng trước khi bắt đầu ngày làm việc, các giao dịch viên và kế toán viên in Bảng liệt kê giao dịch phát sinh ngày làm việc hôm trước theo từng mã nhân viên. Bảng liệt kê các chứng từ phát sinh sẽ được sắp xếp theo từng loại tiền tệ và theo số thứ tự bút toán phát sinh được cập nhật vào hệ thống. Các GDV, KTV thực hiện chấm liệt kê, đối chiếu giữa số liệu trong Bảng liệt kê giao dịch với chứng từ kế toán, sắp xếp chứng từ, sau đó tiến hành đánh số tập chứng từ và nộp cho cán bộ hậu kiểm. Hàng ngày, cán bộ hậu kiểm tiến hành in Bảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết, Bảng cân đối TK kế toán ngày hôm trước theo các phân hệ như Phân hệ Chuyển tiền, Phân hệ Tài trợ Thương mại, Phân hệ Kế toán Kinh doanh Vốn, Phân hệ Quản lý Nội bộ,Sau đó, cán bộ hậu kiểm thực hiện đối chiếu, đảm bảo hệ thống cập nhật đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh trong ngày, đảm bảo sự khớp đúng giữa chứng từ kế toán với Bảng liệt kê giao dịch, sổ kế toán, giữa sổ kế toán với báo cáo kế toán, giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp, xem xét các Báo cáo kế toán xem các phát sinh có gì bất thường hay không? Các tài khoản có bị trái tính chất hay không? Để kịp thời tìm nguyên ngân và tiến hành điều chỉnh. Mọi nghiệp vụ phát sinh bất thường đều phải được kiểm tra, xem xét và được giải trình hợp lý. Trong hệ thống tài khoản kế toán của NHCTVN có nhiều TK trung gian là các TK sử dụng để hạch toán chuyển tiếp các giao dịch giữa hai chức năng trong cùng một phân hệ, hoặc giữa các phân hệ, hoặc giữa các chi nhánh (các TK này chỉ phát sinh doanh số và có số dư bằng 0 hoặc chỉ tồn tại số dư trong khoảng thời gian chờ xử lý), ví dụ: TK 511005009 – Tài khoản trung gian cho thanh toán bù trừ, TK 511005012 – Tài khoản trung gian cho hoạt động cho vay,. Bộ phận hậu kiểm phải kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo số dư các TK này bằng không (0) tại thời điểm kết thúc ngày làm việc, trường hợp các TK này còn số dư thì phải in sao kê chi tiết và kê khai chi tiết các khoản phát sinh còn treo dư để kiểm soát, quản lý. Tại Luận văn Thạc sỹ ĐHBK HN  Sái Thị Thu Hà                                                     58                                                       CA120269  NHCTPYthì việc kiểm soát số liệu các tài khoản trung gian được các kiểm soát viên thực hiện kiểm tra tại thời điểm cuối ngày làm việc. Còn bộ phận hậu kiểm chỉ tiến hành kiểm tra thông qua xem xét Báo cáo kế toán của ngày làm việc kế tiếp. Sau khi kiểm tra, đối chiếu các số liệu từ các nguồn thông tin trên, kế toán viên, kiểm soát viên tiến hành ký vào Bảng liệt kê giao dịch. Ngoài ra, cán bộ hậu kiểm, kiểm soát viên phải ký và chịu trách nhiệm các Bảng liệt kê giao dịch theo phân hệ, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán TK sổ cái, bảng cân đối TK kế toán ngày đã kiểm tra, đối chiếu. NHCTPY hiện tại đang sử dụng Hệ thống tài khoản Kế toán Incas trong Hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam theo Quyết định số 1166 /2012/QĐ-TGĐ-NHCT10 ngày 30/05/2012. Giám đốc phân công Trưởng phòng Kế toán thường xuyên rà soát để phát hiện kịp thời các TK mở và sử dụng không đúng quy định (bao gồm: các TK liên quan đến khách hàng mở và sử dụng không đúng yêu cầu, các TK sổ cái phát sinh sai nội dung hạch toán, sai tính chất số dư, các TK có doanh số phát sinh bất thường, các TK không được sử dụng để hạch toán tại Chi nhánh) tìm hiểu nguyên nhân và xử lý kịp thời. Trường hợp vượt thẩm quyền xử lý phải báo cáo ngay với lãnh đạo Chi nhánh để đề xuất NHCTVN hỗ trợ giải quyết. Hiện nay, NHCTPY đều thực hiện hạch toán kế toán t