Luận văn Điều hành hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện Đan phượng, thành phố Hà Nội

ng và các Phó Văn phòng tổ chức tốt công tác thông tin tương đối nhanh nhậy và có hiệu quả, báo cáo đột xuất theo quy định của Thành phố, bao hàm đầy đủ các nội dung về kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng Công tác tiếp nhận, ban hành văn bản và lưu trữ hồ sơ: Thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư cho các cán bộ văn thư, lưu trữ các phường và các phòng, ban đơn vị của huyện. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo đúng thể thức, mỹ thuật, kỹ thuật văn bản theo Nghị định số 30, tỷ lệ sai sót không quá 1%; thực hiện tiếp nhận văn bản đi, đến theo đúng quy trình ISO; đăng ký kịp thời, có sổ theo dõi, quản lý thường xuyên, không để thất lạc, hạn chế tối đa những sai sót về thể thức và nội dung trong văn bản trước khi ban hành, nhất là các văn bản quy phạm pháp luật. Ngoài ra Văn phòng huyện cũng đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và công tác lưu trữ, giúp cho việc quản lý, lưu trữ và tra tìm văn bản đi, đến đạt hiệu quả cao. Năm 2019, tổng số văn bản tiếp nhận và ban hành là 25.271 văn bản, trong đó tiếp nhận 8.169 văn bản đến (có 2.002 đơn thư). UBND ban hành 17.102 văn bản các loại, gồm 13.284 quyết định, 08 chỉ thị, 01 công điện, 226 báo cáo, 769 thông báo, 1.855 công văn, 254 kế hoạch, 118 tờ trình, 505 giấy 55 mời và 18 nghị quyết của HĐND [56] Số lượng văn bản tiếp nhận và ban hành đều tăng so với cùng kỳ, song đã tổ chức quản lý tốt văn bản đến và văn bản phát hành, đảm bảo đúng nội dung, thể thức phục vụ kịp thời công tác lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND và UBND huyện trên các lĩnh vực phát triển kinh tế - xây dựng và quản lý đất đai, đô thị, phát triển văn hóa - xã hội, củng cố an ninh - quốc phòng. Văn phòng cũng tham mưu xây dựng lịch tiếp dân cho các đồng chí lãnh đạo và trực tiếp tiếp dân. Cụ thể là: Văn phòng đã tham mưu xây dựng lịch tiếp công dân của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện tham gia tiếp dân hàng năm. Trụ sở tiếp công dân được sửa chữa đảm bảo thuận tiện, niêm yết công khai quy chế tiếp công dân. Văn phòng đã phối hợp Thanh tra tham mưu để UBND huyện tập trung giải quyết những vụ việc tồn đọng từ lâu, đôn đốc những những vụ việc đã có quyết định, kết luận sau thanh tra [56]. Văn phòng đã tham mưu, giúp việc của UBND huyện chỉ đạo các ngành và UBND các xã tiến hành rà soát các thủ tục hành chính theo sự chỉ đạo của Tổ công tác thực hiện. Kết quả đã rà soát là 92 thủ tục hành chính, trình UBND thành phố Hà Nội (36 thủ tục cấp huyện, 56 thủ tục cấp xã) [56]. Tiếp tục triển khai hoạt động của Trung tâm giao dịch hành chính một cửa, một cửa liên thông với 07 lĩnh vực: Cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Cấp giấy phép xây dựng, gia hạn giấy phép xây dựng; Chuyển đổi, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, cấp mới giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cấp lại, cấp đổi quyền sử dụng đất; Đăng ký giao dịch bảo đảm, xóa chấp; Lệ phí thẩm định hồ sơ; Chứng nhận người có công với cách mạng; Tư pháp (Bản sao), hộ tịch, cấp lại bản chính giấy khai sinh. Nhìn chung, hoạt động của Trung tâm ổn định, hiệu quả, là cầu nối giữa nhà nước với nhân dân, đưa thủ tục hành chính đến gần với nhân dân hơn. Kết quả là tổng số hồ sơ tiếp nhận: 15.427 đã giải quyết đúng thời hạn: 15.427, đạt tỷ lệ 100% [56]. 56 Theo Phụ lục số 1 (câu số 12) thì hoạt động tổ chức công tác thông tin và giao tiếp trong văn phòng cấp huyện thực hiện 86% là rất tốt, tốt 78%, bình thường là 80% và 67% là chưa tốt. Văn phòng là đầu mối thu thập xử lý thông tin cho UBND cấp huyện nói riêng, các cơ quan nói chung; việc thu thập, xử lý thông tin nếu chậm sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chung của cơ quan. 2.2.6. Xây dựng văn hóa công sở Vấn đề văn hóa công sở trong thời gian qua đã đạt được những kết quả đáng kể. Biểu hiện cán bộ, công chức UBND rất đoàn kết, đồng thuận trong việc thực hiện kế hoạch, công việc được giao. Môi trường làm việc nguyên tắc nhưng thoải mái, lành mạnh đã phát huy được khả năng của mỗi cá nhân Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì lãnh đạo Văn phòng quản lý xung đột nhằm hướng tới mục tiêu tăng năng suất lao động, sự cam kết, hứng khởi trong thực thi thông qua các kỹ năng tổ chức lao động, khích lệ và tạo điều kiện cho sáng tạo và phối hợp kết hợp các sáng kiến làm giảm chi phí, giảm sự mệt mỏi. Nhân viên Văn phòng HĐND và UBND sống đồng thuận, đoàn kết, lấy thực thi nhiệm vụ làm trung tâm, lắng nghe, thay đổi phong cách để đáp ứng yêu cầu, năng động. 2.2.7. Cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ Trên thực tế, về cơ bản các phòng, ban trong UBND và các vị trí làm việc trong phòng của Văn phòng được bố trí theo dây chuyền, phòng làm việc của lãnh đạo UBND được bố trí ở vị trí trung tâm, tiện cho giao dịch công tác. Phòng tiếp dân được bố trí bên ngoài, cạnh phòng Bảo vệ UBND giúp nhân dân trong việc giải quyết công việc thuận tiện và không ảnh hưởng đến các phòng, ban khác. Văn phòng đã phối hợp với Ban chỉ đạo thực hiện áp dụng quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho các hoạt động chuyên môn của Huyện. Trong đó 10 phòng với 29 quy trình công việc đăng ký; phường mỗi đơn vị 20 quy trình. Chương trình gồm 4 giai đoạn, hiện đang triển khai giai đoạn 2 và đang nỗ lực hoàn chỉnh đưa vào áp dụng. 57 Văn phòng đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào công tác quản lý hành HCNN qua việc xây dựng và thực hiện các quy trình: Kiểm soát tài liệu; Kiểm soát hồ sơ; Quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; Quy trình họp xem xét lãnh đạo trong hệ thống Sổ tay chất lượng. Qua đó, hỗ trợ và xử lý các loại văn bản, giấy tờ trong cơ quan, từng bước đơn giản hóa thủ tục hành chính, thực hiện việc trao đổi, gửi, nhận giữa các đơn vị tham gia hệ thống, phục vụ tra cứu văn bản và hỗ trợ các nghiệp vụ khác trong hoạt động quản lý và điều hành. Việc gửi các văn bản của UBND huyện đến UBND các sở, ban, ngành của thành phố; các phòng, ban đơn vị, UBND các xã được Văn phòng gửi qua cổng thông tin điện tử của huyện. Do vậy, đã hạn chế tối đa việc in ấn, sao gửi các văn bản, tiết kiệm được nhiều thời gian, tiền của và công sức, đồng thời thực hiện tốt chương trình cải cách hành chính của Chính phủ, Văn phòng đã phối hợp với Phòng Tài chính - Kế hoạch xây dựng dự toán năm để đáp ứng yêu cầu hoạt động của HĐND và UBND huyện, tổ chức phục vụ kịp thời các hội nghị, chuyên đề, hội nghị sơ, tổng kết và những hội nghị triển khai thực hiện nhiệm vụ trọng tâm hàng tháng, đảm bảo nội dung phục vụ hội nghị được kịp thời. Công tác quản lý tài sản của cơ quan đảm bảo được an toàn, trang bị phương tiện làm việc cho cán bộ, công chức được tăng cường và đầu tư đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan được thuận lợi. Tổ chức quản trị công sở (trụ sở cơ quan UBND): Bố trí, sắp xếp và quản lý việc sử dụng phòng làm việc, hội trường, phòng họp, phòng thường trực, phòng tiếp dân, phòng tiếp khách, phòng truyền thống, nhà kho, nhà vệ sinh.v.vmột cách khoa học và theo đúng định mức của nhà nước; đảm bảo điều kiện lao động, cơ sở vật chất, trang thiết bị CBCC trong UBND huyện. Văn phòng HĐND và UBND huyện thường xuyên lập kế hoạch sửa chữa (lớn, thường xuyên) công sở, trang thiết bị của HĐND và UBND huyện và kế hoạch (tháng, quý, năm) mua sắm, quản lý và cấp phát trang thiết bị kỹ thuật, dụng cụ cho các đơn vị khối văn phòng HĐND và UBND huyện. 58 Văn phòng chịu trách nhiệm hợp đồng sửa chữa, lắp đặt các thiết bị điện, các phương tiện thông tin liên lạc theo quy định chung của nhà nước và quy chế của cơ quan, đảm bảo các phương tiện thông tin cho hoạt động thông suốt; hợp đồng điện, nước, đảm bảo đầy đủ điện nước cho hoạt động của HĐND và UBND; thường xuyên kiểm tra tình hình sử dụng điện nước, điện thoại và phối hợp với Phòng Tài chính phân bổ đóng góp chi phí điện, nước cho các đơn vị trong trụ sở HĐND và UBND huyện. Tổ Hành chính Quản trị được giao quản lý tài sản của HĐND và UBND huyện theo danh mục kiểm kê, thống kê hàng năm đã được thể hiện trên sổ sách kế toán theo quy định của pháp luật. Quản lý và bảo quản an toàn, chặt chẽ tài sản của cơ quan theo quy định của nhà nước. Văn phòng kịp thời phát hiện hư hỏng, báo cáo lãnh đạo để lập kế hoạch sửa chữa thay thế theo quy định; Mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm phục vụ cho các phòng ban chuyên môn thuộc cơ quan; phục vụ loa đài, ánh sáng cho các hội nghị của HĐND và UBND hoặc các yêu cầu khác khi cần thiết. Nội dung cung cấp điều kiện vật chất cho thực thi công vụ của văn phòng đối với công việc chung của HĐND và UBND huyện theo số liệu điều tra có 64% số người cho hoạt động này chưa tốt, 78% bình thường, 81% tốt và 82% cho rằng rất tốt. 2.2.8. Kiểm tra, đánh giá Công tác kiểm tra của lãnh đạo Văn phòng đảm bảo cho điều hành của cá nhân và đơn vị đều hướng tới mục tiêu chung của HĐND và UBND, nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà quy định pháp luật đã đề ra. Việc kiểm tra đã kịp thời phát hiện các sai lệch để điều chỉnh hành động và kế hoạch khi cần thiết. Trong quá trình kiểm tra lãnh đạo Văn phòng đã đánh giá được năng lực làm việc của nhân viên, từ đó tạo dựng kế hoạch phát triển nhân sự trong UBND. 59 Với bề dầy hoạt động và nỗ lực không ngừng, Văn phòng UBND đã góp phần quan trọng vào việc giúp HĐND và UBND đạt được những thành tựu quan trọng trong việc phát triển kinh tế - xã hội của HĐND và UBND huyện nói chung. Văn phòng đã phấn đấu hoàn thành và hoàn thành tốt nhiệm vụ, góp phần vào việc hoàn thiện và vượt các chỉ tiêu kinh tế- xã hội năm 2019 của huyện. Các kết quả trên đây của Văn phòng nói riêng hay của UBND nói chung là kết quả trực tiếp của năng lực và sự không ngừng cải thiện điều hành hoạt động Văn phòng. Đối chiếu với mục tiêu của điều hành Văn phòng được trình bày ở Chương 1, với những khó khăn do các yếu tố chủ quan và khách quan đem lại, có thể khẳng định đội ngũ điều hành Văn phòng UBND huyện Đan Phượng là có năng lực. Thực tiễn, theo số liệu điều tra của 7 huyện trên địa bàn thành phố Hà Nội, có tới 57% ý kiến cho công tác kiểm tra, đánh giá trong Văn phòng không tốt, 84% cho rất tốt. Căn cứ vào kết quả điều tra cho thấy, lãnh đạo văn phòng thường xuyên làm tốt công tác kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm trong điều hành hoạt động của Văn phòng. 2.3. Đánh giá chung 2.3.1. Những kết quả đạt được Hoạt động lập kế hoạch của UBND huyện Đan Phượng nói chung và Văn phòng UBND nói riêng, trong thời gian qua đã đạt được các yêu cầu về tính mục tiêu, tính pháp lý, được lãnh đạo phê duyệt, tính thông tin, tính hệ thống và đồng bộ, tính khoa học và pháp lý, kịp thời, đồng thuận giữa các thành viên, hiệu quả và khả thi, linh hoạt, dự phòng. Nhìn chung việc thiết kế công việc và phân tích công việc tại UBND huyện đã được thiết kế một cách cụ thể, rõ ràng, tạo thuận lợi cho CBCC chủ động trong giải quyết công việc. Bản mô tả công việc về vị trí việc làm của lãnh đạo Văn phòng nhìn chung mang tính khả thi, công việc diễn ra trôi chảy, đạt được mục tiêu đã đề ra. Bản mô tả công việc giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND nắm bắt tổng quát công việc của từng cán bộ, công chức trong UBND. 60 Về phân công, phối hợp trong công việc và phát triển đội ngũ CBCC: Lãnh đạo Văn phòng phân công công việc cụ thể, rõ ràng, từng người trong Văn phòng. Việc quy định rõ nhiệm vụ từng vị trí của cán bộ, công chức giúp cán bộ, công chức làm việc theo chuyên môn nghiệp vụ. Quy định rõ nhiệm vụ của từng vị trí giúp công việc hàng ngày của công chức, nhân viên được thực hiện đầy đủ, có trách nhiệm hơn, từng bước khắc phục sự chồng chéo hay bỏ sót công việc, phát huy được tính chủ động, sáng tạo của mỗi cá nhân, tạo không khí dân chủ, cởi mở và đoàn kết trong cơ quan. Công tác phục vụ thông tin cho hoạt động của Văn phòng là đảm bảo cho hoạt động của từng bộ phận, từng đơn vị trong cơ quan được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, nhanh chóng, kịp thời, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan mang lại hiệu quả cao nhất. Văn phòng UBND huyện và Văn phòng UBND thành phố đã thực hiện trao đổi thông tin hai chiều thường xuyên, bảo đảm thông tin kịp thời bằng nhiều hình thức và phương tiện như: qua văn bản, điện mật, qua mạng tin học, máy fax, điện thoại hoặc gặp trực tiếp, nên đã góp phần giúp HĐND và UBND huyện chỉ đạo, điều hành hoạt động có hiệu quả. Công tác quản lý theo dõi thanh quyết toán năm theo dự toán, đảm bảo nguyên tắc, chế độ quản lý kinh tế tài chính do nhà nước quy định, việc chi tiêu và đầu tư mua sắm trang thiết bị hàng năm đã căn cứ vào quyết định dự toán ngân sách và những nhiệm vụ hoạt động của đơn vị. Quản lý chi tiêu đảm bảo đúng nguyên tắc, chế độ nhà nước quy định. Nhìn chung cơ sở vật chất, hậu cần được đảm bảo, công tác Văn phòng ngày càng được hiện đại hóa. Đồng thời chuẩn bị chu đáo các điều kiện phục vụ vật chất kỹ thuật, hậu cần, đáp ứng phục vụ hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện. 61 2.3.2. Những tồn tại, hạn chế Bên cạnh những kết quả đã đạt được, điều hành hoạt động Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng còn một số tồn tại, hạn chế sau: - Một là, công tác lập kế hoạch. Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi Chánh Văn phòng, cán bộ tổng hợp phải có hiểu biết rộng và tư duy tổng hợp tốt, lãnh đạo HĐND và UBND phải đưa ra ý tưởng chỉ đạo rõ ràng và khoa học. Tuy nhiên, do khối lượng công việc của UBND lớn, lại thêm nhiều việc phát sinh đột xuất nên thông thường chưa có kế hoạch hoàn chỉnh. Khó khăn lớn nhất của vấn đề này là thiếu cán bộ tổng hợp, cán bộ tổng hợp chưa có kinh nghiệm. So với yêu cầu cần đạt được thì tính khoa học của văn bản chưa cao và tốc độ triển khai còn chậm. Chất lượng của kế hoạch chủ yếu phụ thuộc vào trình độ của Chánh Văn phòng HĐND và UBND. Cách giao nhiệm vụ của Chủ tịch HĐND và UBND và năng lực của thư ký tổng hợp, mặt khác do thói quen lập kế hoạch cho mọi công việc nên nhìn chung chất lượng việc lập kế hoạch chỉ ở mức trung bình. Mặt được là đã tham mưu cho HĐND và UBND cơ bản về mặt nội dung và thể thức văn bản khá tốt. Xong điểm chưa được là chưa kịp thời, có khi làm ngược lại quy trình khoa học. Chưa tham mưu được những kế hoạch dài hạn, mang tính chiến lược, mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng kế hoạch ngắn hạn. Hàng năm đều phải xây dựng kế hoạch nhưng công tác này làm vẫn chưa được tốt. Một kế hoạch từ khi xây dựng đến khi chính thức ban hành phải thông qua nhiều cuộc họp với Chủ tịch, Phó Chủ tịch, các phòng, ban, trung tâm. Công tác xây dựng kế hoạch của lãnh đạo Văn phòng chưa chặt chẽ, có xu hướng buông trôi, thực hiện chậm hay không đúng tiến độ, yêu cầu, nhưng cũng không có biện pháp chấn chỉnh; còn làm theo thói quen, tiền lệ, ít có tham mưu mang tính đột phá, chuyên sâu. Công tác phối hợp trong việc xây dựng kế hoạch có tính liên ngành còn nhiều bất cập, thiếu sự hợp tác, cục bộ địa phương, thiếu sự quyết tâm từ phía lãnh đạo. 62 Việc lập kế hoạch của Văn phòng còn nhiều hạn chế, bị động do không lường hết được công việc đột xuất, kế hoạch còn nặng về liệt kê các đầu việc, thiếu tính kế hoạch và các biện pháp thực hiện. Vì vậy, tính khả thi của kế hoạch chưa cao, hay bị phá vỡ; lãnh đạo không giải quyết hết việc và luôn bị động. - Hai là, bản mô tả công việc của Chánh và các Phó Văn phòng nhiều khi làm chưa chính xác, chưa khoa học. Một số công việc thiết kế còn chưa mang tính khả thi, chưa phù hợp với điều kiện thực tế của HĐND và UBND huyện. - Ba là, về phân công công việc: Bên cạnh những kết quả đã đạt được, kỹ năng phân công công việc của lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế như: Phân công công việc còn một số người chưa đúng chuyên môn nghiệp vụ, do đó chưa phát huy được khả năng lao động của cá nhân và hiệu suất lao động chưa cao. - Bốn là, về hoạt động thông tin và giao tiếp. Nhiều phòng, ban, trung tâm chưa chấp hành tốt các quy định về chế độ thông tin của nhà nước: thông tin đến HĐND và UBND huyện còn chậm. Nhiều báo cáo quá dài, thiếu tổng hợp, chắt lọc, nghèo nàn, chưa đáp ứng được yêu cầu cần thiết cho sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch HĐND và UBND. - Năm là, công tác xử lý thông tin phản hồi của lãnh đạo Văn phòng vẫn chưa được chú ý đồng bộ cùng với các hoạt động khác, có tình trạng “đánh trống bỏ dùi”. Nhiều văn bản được UBND ban hành khá lâu, nhưng việc đôn đốc triển khai còn chậm [56]. - Sáu là, khả năng giao tiếp của lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế. Trong các buổi tiếp khách, đón khách giữa các huyện khác và các đối tác, lãnh đạo Văn phòng còn e dè, việc gây ấn tượng đối với khách còn hạn chế. - Bảy là, xây dựng văn hóa công sở. Thực tế khi thi hành công vụ, CBCC chưa mang phù hiệu hoặc chưa đeo thẻ công chức, tác phong chưa lịch sự; công chức còn hách dịch, cửa quyền, gây khó khăn, phiền hà cho nhân dân khi thi hành công vụ. Tình trạng ganh tị, bè phái vẫn còn tồn tại trong tổ chức. 63 Các phòng chưa chủ động báo cáo, xin ý kiến vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện các chủ trương, đường lối, chỉ đạo của cơ quan cấp trên. - Tám là, công tác rà soát văn bản chưa được tiến hành thường xuyên, nhằm phát hiện những nội dung văn bản trái pháp luật, những chế độ, chính sách lạc hậu, lỗi thời không còn phù hợp với thực tiễn, đi ngược lại với mong muốn, nguyện vọng của người dân để kịp thời đình chỉ việc thi hành, sửa đổi hoặc bãi bỏ văn bản, đảm bảo tính hợp hiến và tính thống nhất của hệ thống pháp luật. - Chín là, công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá các công việc tại Văn phòng chủ yếu do chuyên viên nghiên cứu và lãnh đạo Văn phòng thực hiện, một mặt do quá tải công việc nên nguyên tắc này hầu như buông trôi, chỉ thực hiện khi có chỉ đạo của UBND thành phố. Bên cạnh đó, văn phòng HĐND và UBND huyện chưa xây dựng được quy chế theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện. 2.3.3. Nguyên nhân a. Nguyên nhân chủ quan - Về công tác lập kế hoạch. Sự phối hợp giữa lãnh đạo Văn phòng với các chủ đề án còn chưa chặt chẽ, kể cả sự phối hợp trong quá trình chuẩn bị hoàn chỉnh nội dung đề án và thủ tục trình đề án. - Mức độ chủ động đề xuất, tham mưu cho HĐND và UBND huyện những vấn đề mang tính chiến lược, giải pháp tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc của địa phương còn ít; còn bị động chờ giao nhiệm vụ của cấp trên mới triển khai nghiên cứu, đề xuất; việc chuẩn bị các đề án được giao còn chậm và chất lượng thấp. - Việc lập kế hoạch của lãnh đạo còn hạn chế, trong việc lập kế hoạch, lãnh đạo Văn phòng chưa xác định được 4 thành phần cơ bản của kế hoạch, đó là: Mục tiêu của tổ chức; các biện pháp thực hiện; các nguồn lực và thời điểm thực hiện mục tiêu. 64 - Do năng lực của lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế, việc đưa ra chiến lược chưa có tầm nhìn. - Trong quá trình phân tích công việc, thu thập thông tin về công việc còn hạn chế. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc chưa được sử dụng thường xuyên, khoa học. - Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND chưa kịp thời tổng kết, sơ kết rút kinh nghiệm hoạt động văn phòng, nên nơi làm tốt chưa kịp thời biểu dương, nơi làm chưa tốt chưa có sự nhắc nhở, phê bình. Chưa nhân các điển hình làm tốt công tác này ở các đơn vị để học tập chung. - Về tổ chức và điều hành hội họp. Nhiều cuộc họp tổ chức thực sự không cần thiết, như các công việc đơn giản, có thể gửi tài liệu qua email, họp qua mạng, nhưng trên thực tế vẫn tổ chức cuộc họp làm mất thời gian. Bên cạnh đó, trong các cuộc họp, Chánh Văn phòng chưa thực sự phát huy vai trò của chủ tọa. b. Nguyên nhân khách quan - Lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng chưa thường xuyên hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, chưa bàn bạc với các đơn vị để cải tiến, nâng cao chất lượng thông tin. - Về hoạt động tổ chức hệ thống thông tin và giao tiếp. Công tác tổ chức thông tin của lãnh đạo Văn phòng còn hạn chế một phần là do thiếu kinh phí, thiếu trang thiết bị, thiếu cán bộ có trình độ để cải tiến lĩnh vực thu thập thông tin, quy trình. - Việc thực hiện các thông tin chưa thành nền nếp, các thông tin vẫn còn chậm và nhất là thiếu thông tin về tổ chức thực hiện, về hiệu quả của các chính sách và biện pháp trong thực tế, thiếu các đề xuất, kiến nghị với cấp trên để tháo gỡ những khó khăn trong việc tổ chức và triển khai thực hiện thông tin. - Hiện tại ở HĐND và UBND huyện Đan Phượng vẫn nhiều đơn vị, phòng, ban còn yếu kém về khâu tổ chức thông tin, ảnh hưởng đến quản lý, điều hành trong cơ quan, đến nội dung và thời hạn gửi báo cáo lên cấp trên. 65 Tiểu kết Chƣơng 2 Chương này tập trung vào mô tả khái quát về huyện Đan Phượng để làm cơ sở cho việc đánh giá vai trò và những đóng góp của điều hành Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng. Chương này đã chỉ ra những thách thức, những nỗ lực cụ thể cũng như những điểm cần được tiếp tục cải thiện trong quá trình điều hành Văn phòng đảm bảo cho Văn phòng hoạt động hiệu quả. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng có vai trò quan trọng trong việc tham mưu tư vấn cho lãnh đạo, cung cấp các nguồn thông tin chính xác, quan trọng và có giá trị pháp lý cao nhất, đáng tin cậy nhất đối với HĐND và UBND huyện trong việc ban hành các quyết định quản lý, điều hành; đồng thời là đơn vị đầu mối, điều phối đảm bảo điều kiện vật chất cho thực thi công vụ. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, vai trò của mình, Văn phòng chịu tác động, ảnh hưởng của nhiều yếu tố, nhất là bối cảnh Hà Nội là trung tâm phát triển kinh tế, xã hội của cả nước, điều đó đang đặt ra Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện nói chung, công tác điều hành Văn phòng nói riêng nhiều khó khăn, thách thức. Hoạt động điều hành Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác điều hành Văn phòng còn tồn tại, hạn chế. Để nâng cao hoạt động điều hành của lãnh đạo Văn phòng, đòi hỏi phải có sự cố gắng rất nhiều của lãnh đạo Văn phòng, nhân viên văn phòng và cán bộ, công chức toàn HĐND và UBND huyện hiện nay. 66 Chƣơng 3 PHƢƠNG HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐAN PHƢỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1. Phƣơng hƣớng phát triển văn phòng cấp huyện trong thời kỳ hội nhập và phát triển Trong bối cảnh đẩy mạnh thực hiện CCHC tại các cơ quan HCNN nói chung và UBND huyện nói riêng, đòi hỏi công tác chỉ đạo điều hành của các cơ quan huyện ngày càng quyết liệt và đổi mới, để vượt qua khó khăn, hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch. Do đó, công tác điều hành của Văn phòng phục vụ các hoạt động của cơ quan huyện cũng phải tiếp tục được cải tiến, đổi mới cách nghĩ, cách làm, cách đánh giá kết quả công việc; mỗi người, mỗi vị trí làm việc phải thường xuyên nâng cao hơn nữa năng lực cá nhân và tăng cường phối hợp trong công tác. 3.1.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động điều hành Văn phòng. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; áp dụng các công cụ, phương pháp quản lý tiên tiến, hiện đại trong các CQHCNN. Ứng dụng CNTT, từng bước hiện đại hóa nền HCNN là xu hướng tất yếu trong bối cảnh cách mạng khoa học – công nghệ phát triển mạnh mẽ hiện nay. Trên cơ sở đó, hình thành hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ, góp phần nâng cao tính minh bạch trong hoạt động của Chính phủ, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Những năm qua, Văn phòng huyện Đan Phượng luôn thực hiện sự chỉ đạo của Chính phủ, các bộ, ngành, địa phương đã chú trọng đẩy mạnh ứng dụng CNTT gắn kết chặt chẽ với việc triển khai các nhiệm vụ cải cách hành 67 chính, quyết tâm xây dựng chính phủ điện tử (CPĐT), giảm tối đa tỷ lệ văn bản giấy trong chỉ đạo, điều hành. Để đẩy nhanh tiến độ triển khai xây dựng và hoàn thành các mục tiêu xây dựng CPĐT, ngày 28/8/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1072/QĐ-TTg thành lập Ủy ban Quốc gia về CPĐT trên cơ sở kiện toàn Ủy ban Quốc gia về ứng dụng CNTT. 3.1.2. Phục vụ kịp thời, hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của huyện Văn phòng huyện phải phối hợp chặt chẽ với các đơn vị, nâng cao chất lượng công tác tổng hợp, tham mưu, phục vụ hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của lãnh đạo huyện. Tiếp tục tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, xử lý văn bản đi và đến, không chậm trễ, bỏ sót, đảm bảo chính xác trong tiếp nhận, ban hành văn bản của huyện; hướng dẫn các đơn vị của huyện làm tốt công tác văn thư, lưu trữ. Triển khai các dự án ứng dụng CNTT phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của huyện; hệ thống hóa các phần mềm tác nghiệp tại cơ quan huyện. 3.1.3. Thực hiện công tác cải cách hành chính gắn với nâng cao năng suất, chất lượng phục vụ huyện, phục vụ khách hàng Tăng cường năng lực c