Luận văn Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý dự án xây dựng tại văn phòng phối hợp làng SOS Việt Nam

của CPM. Một số công nghệ cơ bản mà khả năng ứng dụng, đáp ứng yêu cầu của CPM như sau: Công nghệ Web và internet: tiền thân của mạng Internet ngày nay là mang ARPANET, cơ quan quản lý dự án phát triển ARPA-Bộ quốc phòng Mỹ. Thuật ngữ “Internet” xuất hiện lần đầu năm 1974. Đi kèm với nó là chuẩn TCP/ IP để kết nối các hệ thống chuẩn của lực lượng quân sự Mỹ. Cho tới thập niên 90 của thế kỉ trước, Internet vẫn tiếp tục được phát triển thành mạng diện rộng sau này. [40] Năm 1991, Tim Berners Lee tại trung tâm nguyên tử châu Âu phát mình World Wide Web (WWW) và đã tạo ra cuộc cách mạng trên Internet vì người dùng có thể truy cập và khai thác dữ liệu dễ dàng. Công nghệ Web và Internet đã làm thay đổi tư duy của các nhà quản trị và mở ra một kỉ nguyên mới trong khoa học quản trị - quản trị từ xa. Tư duy này phản ánh các xu hướng sau: Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -60- - Có nội dung tương tác từ chính người dùng, đối tượng tham gia. - Những người quản trị có thể tạo các diễn đàn mở trên Internet và các thành viên của diễn đàn đó sẽ cùng thảo luận về một hay nhiều vấn đề quan tâm. Công nghệ hỗ trợ về phần cứng (máy tính, CPU, ổ cứng, máy chủ...) và phần mềm (hệ điều hành, hệ thống giải pháp phần mềm ứng dụng) đã tao ra một nền tảng công nghệ cho các nhà lập trình thỏa sức nghiên cứu và phát triển giải pháp của mình. Tất cả các bài toán trong mọi lĩnh vực gần như đều có thể tin học hóa và cho kết quả tin cậy tùy vào mức độ hài long của người dùng. Ngày nay, với sự phát triển của khoa học, các thiết bị phần cứng dần được modul hóa nhằm các mục tiêu: - Giảm giá thành sản phẩm hợp lý. - Giảm được thời gian chẩn đoán lỗi phát sinh. - Tăng tốc xử lý cho thiết bị, cho truyền thông trong quản lý. Thư điện tử là một trong các kỹ thuật giao tiếp phổ biến và rẻ tiền mà hầu như ai cũng biết tới. Lịch sử thư điện tử ra đời vào thời điểm khi Internet phát triển. Nhu cầu giao tiếp qua mạng diện rộng đã khiến các nhà công nghệ phát triển công cụ để giao tiếp qua mạng đơn giản và hiệu quả hơn. Thư điện tử, các dịch vụ chat là những dịch vụ mà ngày nay hầu như quốc gia nào sử dụng Internet đều sử dụng. Một số đăc điểm cơ bản của dịch vụ thư điện tử: - Thay vì viết bằng bút, giấy, thư điện tử nhập qua bàn phím máy tính và được gửi qua một chương trình gửi thư. - Vận tốc truyền thư nhỏ chỉ từ vài giây tới vài phút với chi phí nhỏ hơn nhiều so với gửi bưu chính thông thường. - Vấn đề bảo mật sẽ là nguy cơ nếu người dùng không tự bảo vệ mình trước thư rác, virus máy tính, đường dẫn độc hại Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -61- - Một người có thể dùng đồng thời nhiều hòm thư điện tử. Với sự phát triển công nghệ ngày nay như vũ bão, Làng SOS Việt Nam nên lựa chọn công nghệ Web, Internet, phần cứng và phần mềm, dịch vụ thư điện tử để triển khai giải pháp CPM của mình. Lựa chọn giải pháp CPM: hiện nay có nhiều nhà cung cấp bộ giải pháp CPM trên thị trường (cả trong và ngoài nước) theo cấp độ khác nhau. Từ những giải pháp đơn giản mang tính cơ bản như quản lý hồ sơ kĩ thuật, quản lý công việc của bộ phận xây dựng, quản lý tiến độ thi công đến những giải pháp CPM mang tính chất bao trùm cho cả một vòng đời sản phẩm dự án (PLM) của Oracle, Hài Hòa, SAP, MicrosoftTrên thị trường hiện nay có một số giải pháp CPM như Primavera của Oracle, CPLM của Hài Hòa hay MS Project của Microsoft. Việc cân nhắc sử dụng giải pháp nào sẽ dựa trên kinh nghiệm sử dụng của SOS Quốc tế cũng như là ngân sách, sự hỗ trợ từ nhà cung cấp của các giải pháp này.  Xây dựng điều kiện con người (nguồn nhân lực) Hiện nay nhân lực của Làng SOS Việt Nam được phân chia theo tỉ lệ tương đối 4%-96%, trong đó 4% là số nhân lực có trình độ sau đại học, có khả năng dẫn dắt, có nhiều kinh nghiệm thông qua thực tế công tác. 96% còn lại là các lao động có thể thay thế, được tuyển chọn qua các tiêu chí cơ bản, các kì thi tuyển dụng. Tùy theo thực tế công việc, vào từng thời điểm có thể tuyển dụng các lao động bán thời gian. Nguồn nhân lực của Làng SOS Việt Nam tuyển dụng được có chất lượng tương đối. Ngoại trừ các lao động chân tay như điện nước và tạp vụ, đa số lao động Làng SOS Việt Nam đều có trình độ trên đại học. Việc tuyển dụng vào Làng SOS Việt Nam gồm hai vòng (thi viết chuyên môn, phỏng vấn trực tiếp). Sau khi được tuyển dụng, những nhân viên này phải trải qua một khóa học tìm hiểu về tổ chức để họ có thể hiểu được cấu trúc tổ chức. Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -62- Kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực để đáp ứng được tiêu chuẩn của nhà cung cấp giải pháp CNTT-CPM được thông qua khi giải pháp đó được phê duyệt. Việc đào tạo được thực hiện chủ yếu cho các đối tượng là cán bộ quản lý xây dựng, cán bộ công nghệ thông tin và Ban Lãnh đạo. Mục tiêu đối với việc đào tạo cán bộ xây dựng là nhằm trang bị thêm các kỹ năng làm việc cộng tác qua mạng Internet. Cán bộ công nghệ thông tin hiểu thêm quy trình về quản lý dự án xây dựng từ đó hỗ trợ cho cán bộ xây dựng và Ban Lãnh đạo các vấn đề liên quan tới công nghệ thông tin như khả năng kết nối phần mềm, tra cứu dữ liệu tổng hợp từ các báo cáo... Cơ cấu nhân lực làng SOS Việt Nam như sau: Bảng 3.2: Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ học vấn của Văn phòng SOS Việt Nam tính đến 2012 Đơn vị tính : Người Chỉ tiêu 2010 2011 2012 Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Trên đại học 01 4 01 4 02 6 Đại học, cao đẳng 22 88 25 89 28 88 Trung cấp, sơ cấp, không qua đào tạo 02 8 02 7 02 6 Tổng 25 100 28 100 32 100 [Nguồn: Bộ phận nhân sự] Có thể thấy cơ cấu lao động của Văn phòng khá hợp lý. Năm 2010, trình độ đại học và cao đẳng chiếm 88% tổng số cán bộ toàn Văn phòng và số lượng cán bộ trình độ này tăng dần từ năm 2010 đến năm 2012. Số cán bộ thuộc ở trình độ trung Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -63- cấp, sơ cấp và không qua đào tạo chiếm tỷ lệ nhỏ chỉ ở khoảng 8% năm 2010. Đây là những nhân viên thường làm công tác bếp, tạp vụ và điện nước. Cơ cấu của nhân viên biết ngoại ngữ và tin học văn phòng thể hiện như sau: Bảng 3.3: Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ tiếng Anh, vi tính từ năm 2010 đến năm 2012 Đơn vị tính: Người Chỉ tiêu 2010 2011 2012 1. Tiếng Anh Cử nhân ngoại ngữ 8 9 9 Bằng B 2 2 1 Bằng C 15 17 22 2. Thành thạo tin học văn phòng (%) 100% 100% 100% [Nguồn: Bộ phận nhân sự] Hầu hết các cán bộ trong Văn phòng đều thành thạo tin học văn phòng, đáp ứng được yêu cầu làm việc trên công nghệ hiện đại. Số cử nhân ngoại ngữ từ năm 2010 đến năm 2012 có tăng nhưng tăng không đáng kể. Năm 2011, số nhân viên có trình độ bằng B và bằng C tiếng Anh hoặc trình độ giao tiếp được ở mức trung bình, chiếm 68% tổng số nhân viên toàn Văn phòng. Điều này cho thấy, cần phải tạo điều kiện hơn nữa để các nhân viên trau dồi thêm kỹ năng tiếng Anh đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như tiếp nhận kiến thức trong quá trình đào tạo. Đặc biệt lưu ý cho bộ phận xây dựng để có thể áp dụng vào việc chuẩn hóa qui trình làm việc đúng tiêu chuẩn của SOS Quốc tế. Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -64- Do đó, để thực hiện chiến lược về nhân lực, Làng SOS Việt Nam cần thực hiện các công việc sau:  Xây dựng nguồn kinh phí đào tạo nhằm bồi dưỡng và chuẩn bị nguồn nhân lực cho tương lai. Thông qua quá trình đào tạo sẽ khiến nhân viên trở nên gắn bó hơn với tổ chức.  Điều chỉnh chế độ tiền lương đối với đội ngũ cán bộ khung.  Với các công việc triển khai, ví dụ phần mềm, nên tăng cường thuê chính các hãng bán hàng nhằm giảm thiểu chi phí, tăng tính trách nhiệm của họ.  Các chính sách hỗ trợ triển khai phù hợp và cập nhật nhu cầu quản lý Làng SOS Việt Nam cần chú ý tới các chính sách triển khai phù hợp với tình hình thực tế. Mối quan hệ giữa Làng SOS Việt Nam với các nhà cung cấp triển khai giải pháp có các tiêu chí như sau: - Giải pháp giới thiệu có lượng người dùng lớn không? - Khách hàng tiêu biểu, đặc biệt là các NGOs. - Kế hoạch tổ chức trình diễn thử giải pháp của nhà cung cấp thế nào? - Các chính sách về giá và sau bán hàng như thế nào? - Các chính sách hỗ trợ cho các khách hàng đặc biệt là NGOs như SOS thế nào? - Khả năng mở rộng, bảo trì hệ thống sau này thế nào? Hỗ trợ gì từ nhà cung cấp? - Các chính sách về đào tạo nâng cao chuyên môn hàng năm như thế nào? Hình vẽ dưới đây sẽ mô tả sơ đồ cơ bản phản ánh mối quan hệ giữa: nội bộ phòng ban Làng SOS Việt Nam, Làng SOS Việt Nam và các nhà cung cấp giải pháp CPM trên thị trường. Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -65- Hình 3.2 : các nội dung cần giải quyết của giải pháp [Nguồn: tác giả tự tổng hợp]  Ban QLDA(GĐ quốc gia hoặc Hội đồng): đóng vai trò quyết định trong việc ra các chính sách chủ trương đầu tư. Bên cạnh đó là các quyết định, công văn hướng dẫn phù hợp với điều kiện hiện tại của tổ chức cũng như với các qui định hiện hành của pháp luật. Ngoài các chính sách đầu tư, còn có các chính sách như bảo hiểm, trích lập quĩ dự phòng để đơn vị làm cơ sở thực hiện.  Phòng xây dựng, CNTT, kế toán: đóng vai trò tham mưu cho các chủ trương của lãnh đạo. Phân tích các yếu tố kinh tế kỹ thuật của toàn bộ dự án triển khai. Các vướng mắc cần tháo gỡ và dự đoán các vấn đề có thể nảy sinh trong tương Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -66- lai như việc đầu tư chậm dẫn tới trượt giá hoặc biến động về giá. Sự lạc hậu về công nghệ v.vNghiên cứu và trình các phương án thiết lập quĩ dự phòng cho các hoạt động đầu tư trong tương lai.  Phòng HR: qui hoạch vấn đề cán bộ cho dự án. Có kế hoạch tuyển mới, đào tạo bổ xung cho các chức danh hiện thời để đảm bảo dự án được diễn ra mà không bị gián đoạn.  Tất cả các phòng ban sau khi nghiên cứu tính khả thi của việc triển khai dự án (tính kinh tế kỹ thuật) thì định kì sẽ cần tiến hành việc báo cáo tới lãnh đạo tiến độ cũng như các nhận xét về dự án. Các biện pháp tháo gỡ khó khăn phát sinh trong tương lai nếu có.  Nhà cung cấp nếu được lựa chọn có trách nhiệm cung cấp tài liệu kĩ thuật, chính sách bảo hành, bảo trì của thiết bị/ giải pháp cho phía Làng SOS Việt Nam. 3.3.1.4. Dự kiến kế hoạch triển khai giải pháp (quy trình triển khai GP): Hình 3.3 : Qui trình triển khai - Bộ phận CNTT Văn phòng SOS Việt Nam [Nguồn: tác giả tự tổng hợp] Từ sơ đồ dự định triển khai giải pháp ta thấy, việc triển khai cần tuần tự theo từng giai đoạn. Mỗi giai đoạn kết thúc cần có chế độ báo cáo tiến độ để làm cơ sở triển khai giai đoạn tiếp theo. Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -67- 3.3.1.5. Dự toán kinh phí và nguồn kinh phí triển khai giải pháp Nhìn bảng dự toán ta thấy chi phí cho năm 2013 là 1,053,828,000 đồng. Đây chính là phần phản ánh các đầu tư mới trang thiết bị như máy chủ, thiết bị tường lửa và máy để bàn. Tài sản vô hình cũng được xem xét tới ở giai đoạn này chính là việc trang bị phần mềm. Chi phí đầu tư phần mềm và trang thiết bị giảm dần tới 2015, thay vào đó là chi phí như hành chính phí cho nhân viên CNTT công tác, nâng cấp bảo trì thiết bị, phần mềm. Chi tiết được mô tả trong phụ lục số 1. Bảng 3.4: Dự toán kinh phí thực hiện giải pháp 1 [Phụ lục 1] [Nguồn: tác giả tự tổng hợp] 3.3.1.6. Lợi ích của giải pháp triển khai thực hiện Hình 3.4: Bảng phân tích lợi ích sau khi thực hiện Giải pháp 1 [Nguồn: tác giả tự tổng hợp]  Hiệu quả cho người sử dụng:Có cơ hội được tiếp cận với công nghệ mới. Có thể công việc trước đây cùng qui trình như cũ tuy nhiên khi áp dụng công nghệ mới thì giảm thiểu được vấn đề thời gian và các lỗi phát sinh. Khả năng cộng tác làm Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -68- việc nhóm cũng tăng lên do việc giữa các cá nhân, nhóm phải tương tác với nhau để hoàn thành công việc.  Hiệu quả xã hội: Sự tồn tại, mô hình và hình mẫu sinh động của Làng SOS trong tương lai sẽ làm tăng cường nhận thức của mọi tầng lớp nhân dân, giúp địa phương từng bước thực hiện xã hội hóa, gánh vác, đóng góp công tác chăm sóc hỗ trợ trẻ mồ côi trên địa bàn tỉnh, thành phố. Với nhận thức xã hội, các tổ chức cũng như công ty sẽ có cách nhìn nhận có trách nhiệm với xã hội. Việc này phản ánh không chỉ qua các đóng góp về mặt tài chính mà còn về đào tạo cho cả nhân viên SOS và trẻ em trong dự án.  Đóng góp cho cộng đồng và giảm bớt gánh nặng cho xã hội: Việc được nhận các nguồn vốn tài trợ không hoàn lại, thông qua việc phát triển các giải pháp tin học hóa qui trình quản lý đã gián tiếp thúc đẩy được lợi ích cho các trẻ em trong dự án. Với cộng đồng, đây cũng là một cách để giảm bớt gánh nặng cho chi phí của ngân sách nhà nước trong điều kiện kinh tế còn nhiều khó khăn.  Với các doanh nghiệp xây dựng tham gia dự án, điểm có thể nhìn thấy ngay là hiệu quả kinh tế. Trong tương lai gần, vị thế cạnh tranh ngành sẽ được tăng lên nhờ vào việc trở thành nhà thầu của Làng SOS Việt Nam. Góc độ xã hội sẽ giải quyết được công ăn việc làm cho các lao động tại địa phương đó. 3.3.1.7. Điều kiện và các khuyến nghị để triển khai giải pháp vào thực tế: Nguồn kinh phí để triển khai giải pháp được đảm bảo một phần. Phân bổ nguồn kinh phí để thực hiện các công việc theo từng giai đoạn, kế hoạch đã đề ra. Sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong Làng SOS Việt Nam. Sự điều hành sát sao, quyết liệt của Ban Giám đốc Quốc gia. Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -69- 3.3.2. Giải pháp 2: Nghiên cứu xây dựng quy trình ứng dụng CNTT-CPM trong hoạt động quản lý dự án xây dựng của Văn phòng phối hợp Làng SOS Việt Nam. 3.3.2.1. Mục tiêu của giải pháp: Xây dựng qui trình ứng dụng CPM vào hoạt động quản lý dự án xây dựng của Làng SOS Việt Nam. Làm rõ được thứ tự ưu tiên công việc, các nguồn lực và thời gian cần thiết để việc ứng dụng CPM đạt hiệu quả cao. 3.3.2.2. Căn cứ xây dựng giải pháp: Làng SOS Việt Nam chú trọng phát triển mảng xây dựng cơ bản, trong đó tăng tỉ lệ ứng dụng CNTT vào quản lý dự án xây dựng. Các giải pháp CPM cùng các công nghệ đi kèm thay đổi hàng ngày, vì vậy qui trình tương tác, xử lý thông tin cũng phải thay đổi để phù hợp thực tế. Hiện trạng ứng dụng CPM tại Làng SOS Việt Nam còn chưa đáp ứng được yêu cầu chuẩn hóa của SOS Quốc tế cũng như vẫn còn sự lãng phí về mặt công nghệ sẵn có. Một số nội dung lý thuyết đã được trình bày trong chương 1. 3.3.2.3. Nội dung giải pháp: Trong điều kiện công nghệ thay đổi theo thời gian rất nhanh, việc triển khai CPM nên bắt đầu từ đâu và như thế nào để đảm bảo sự thành công. Việc xây dựng một lộ trình ứng dụng CPM vào hoạt động quản lý xây dựng sẽ giải quyết các vấn đề này.  Giai đoạn 1: Xác định đặc điểm thành viên tham gia và các mục tiêu  Giai đoạn 2 Tạo dựng nền tảng, môi trường công nghệ, các nguồn lực triển khai CPM Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -70-  Giai đoạn 3 Tạo dựng nhận thức của người sử dụng  Giai đoạn 4 các đánh giá tập hợp qua ba giai đoạn trên Các giai đoạn được mô tả trên hình sau: Hình 3.5: Các giai đoạn thực hiện Giải pháp 2 [Nguồn: tác giả tự tổng hợp]  Giai đoạn 1: Xác định đặc điểm các thành viên tham gia và các mục tiêu Để thực hiện triển khai CPM, Làng SOS Việt Nam cần phải nắm được thói quen công việc, cách thức làm việc yêu thích đối với từng dự án đã và đang triển khai việc xây dựng (xây mới, sửa chữa, cải tạo). Muốn vậy, Làng SOS Việt Nam phải có đầy đủ các thông tin đầu vào để phân tích và đánh giá xem hiện nay đối với dự án họ có cần phải thay đổi suy nghĩ và triển khai cách thức quản lý dự án xây dựng mới không? Các thông tin này có thể thu thập qua các bảng mẫu biểu yêu cầu điền thông tin Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -71- Các thông tin cơ bản cần phải thu thập bao gồm  Phương pháp quản lý văn bản giấy tờ hiện thời.  Phần mềm vẽ kĩ thuật  Phản hồi về sự tương tác với Văn phòng quốc gia Sau khi gửi bảng mẫu biểu thu thập thông tin theo tiêu chí trên, Làng SOS Việt Nam cũng nên khảo sát thêm về cơ sở hạ tầng hiện tại tại dự án nhằm có kế hoạch nâng cấp trong tương lai:  Loại thiết bị đầu cuối (máy tính, máy tính xách tay) đang sử dụng  Đường truyền Internet hiện tại thế nào?  Phần mềm vẽ kỹ thuật có bản quyền không?  Thái độ của nhân viên dự án nếu đề nghị họ tham gia triển khai. Làng SOS Việt Nam cần luôn luôn cập nhật thông tin để có số liệu thu thập được có ích cho quá trình phân tích nhằm đưa ra các kế hoạch triển khai CPM cho phù hợp và hiệu quả.  Giai đoạn 2 Tạo dựng nền tảng, môi trường công nghệ, các nguồn lực triển khai CPM Hoàn thiện chức năng của cổng thông tin nội bộ và diễn đàn nội bộ để cán bộ dự án chia xẻ và xây dựng kênh kết nối để hỗ trợ trực tuyến (chat, điện thoại, thư điện tử, các chủ đề) theo từng vấn đề chuyên biệt. Trang web đã trở thành một kênh kỹ thuật số quan trọng giữa cán bộ Làng SOS Việt Nam và cán bộ dự án. Đây chính là một công cụ trợ giúp hiệu quả, ít tốn kém cho lĩnh vực triển khai phần mềm, nơi đòi hỏi vấn đề thời gian cũng như xu thế phát triển chung của thế giới. Với lượng người truy cập trung bình hơn 300,000 lượt [41],trang web cùng cổng thông tin nội bộ thực sự là một kênh giao tiếp hiệu quả cho cả Làng SOS Việt Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -72- Nam và dự án. Các thông tin trình bày trên web bắt mắt và dễ sử dụng. Làng SOS Việt Nam nên có các đoạn film flash (dạng phim ngắn) để trình bày về một vấn đề cần đào tạo. Các thông tin cần sắp xếp một cách có tổ chức và tránh gây sự lúng túng cho người xem. Đối tượng phục vụ với trình độ CNTT ở nhiều cấp độ khác nhau do vậy việc sắp xếp và nội dung thông tin, bài viết cần có tính đại chúng, dễ hiểu để phục vụ số đông. Nội dung các bài viết trên trang web cần thể hiện theo các nhóm phục vụ. Ví dụ, nội dung trong phần các văn bản qui phạm pháp luật có liên quan phục vụ đối tượng cán bộ tra cứu các văn bản mới nhất của Văn phòng và của nhà nước. Nội dung trong phần tài liệu chuyên môn thì tập trung vào hệ thống các hướng dẫn sử dụng, sách hoặc đoạn video nào đó có liên quan tới mảng chuyên môn. Ngoài ra, cần bổ xung thêm chức năng diễn đàn nội bộ cho trang web. Đây là nơi mà cán bộ dự án và Văn phòng có thể trao đổi kinh nghiệm về một lĩnh vực chuyên môn quan tâm, các vấn đề than phiền về việc tương tác giữa hai bên khi cùng xử lý một vấn đề phát sinh. Đây cũng chính là một phần của nguồn dữ liệu giúp Làng SOS Việt Nam hiểu về các vướng mắc của người dùng cũng như tự đánh giá, điều chỉnh các công cụ trợ giúp sao cho ngày càng hoàn thiện hơn. b. Triển khai hệ thống diễn đàn mở DotNetNuke giúp liên kết các dự án với Văn phòng SOS Việt Nam DotNetNuke là một hệ thống quản lý nội dung mã nguồn mở viết bằng ngôn ngữ lập trình VB.NET trên nền tảng ASP.NET. Tuy nhiên, các nhà phát triển đã bắt đầu chuyển DotNetNuke core trên nền C#. Đây là một hệ thống mở, tùy biến dựa trên skin và module. DotNetNuke có thể được sử dụng để tạo các trang web cộng đồng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Mô hình hoạt động như sau: khi người dùng truy cập vào trang chủ của Làng SOS Việt Nam, sẽ có một trang con chính là cổng thông tin nội bộ. Người dùng sử Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -73- dụng tên truy cập và mật khẩu được cấp bởi người quản trị để đăng nhập. Tại đây người sử dụng có thể tra cứu toàn bộ các thông tin như: văn bản liên quan, tài liệu chuyên ngành Hình 3.6: Kiến trúc của hệ thống DotNetNuke [Nguồn: tác giả tự tổng hợp] Hệ thống DotNetNuke cũng có những nhược điểm cơ bản như phức tạp trong cài đặt, thêm modules cũng như chỉ hỗ trợ máy chủ Windows. Ứng dụng DotNetNuke phục vụ cho việc hỗ trợ dự án từ xa đã tạo cho Làng SOS Việt Nam giảm thiểu đáng kể về mặt chi phí và công nghệ trong quá trình trợ giúp, thu thập dữ liệu từ dự án. Khi cán bộ dự án truy cập vào hệ thống, sau bước xác thực, hệ thống sẽ thực hiện truy vấn vào máy chủ để từ đó có thể phản hồi lại cho cán bộ dự án. Do ứng dụng chạy trên nền tảng web, do vậy giảm thiểu đáng kể các chi phí như bảo trì phần mềm, hướng dẫn sử dụng cho cán bộ dự án tại chỗ. Ứng dụng tăng khả năng hiệu dụng và giúp cho người dùng có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi khi họ Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -74- có kết nối Internet. Điều này rất hữu ích khi cán bộ phải đi công tác xa và không có điều kiện sử dụng máy tính để bàn thường xuyên. Hình 3.7: Mô hình các thực thể khi triển khai hệ thống [Nguồn: tác giả tự tổng hợp] Khi triển khai hệ thống này, việc mang lại trải nghiệm mới cho nhân viên dự án là vô cùng quan trọng. Song song với các phương pháp giao tiếp truyền thống như chat, thư điện tử, cổng thông tin giờ đây còn mang lại nhiều tiện ích hơn như một diễn đàn mở như: chia xẻ tệp, thư mục; trao đổi thông tin, họp trực tuyến  Giai đoạn 3 Tạo dựng nhận thức của người sử dụng Theo thống kê của trang Royal Pingdom [39] thì có 1,1 tỉ người sử dụng Internet tại châu Á và 9,7 triệu tên miền “.org” trong đó có tên miền của Làng SOS Việt Nam được đăng kí. Do vậy có thể thấy kênh Internet là một kênh rất hữu hiệu cho việc giảm chi phí hiện nay tại tổ chức nhờ các dịch vụ giá trị gia tăng trên nó. Vì vậy, việc đầu tư đúng mức cho trang web sẽ làm tăng số lượng người truy cập và từ đó tạo ra các cộng đồng người sử dụng. Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -75- Portal – Cổng thông tin điện tử: Portal là một giao diện web đơn, nó cung cấp truy cập cá nhân tới thông tin, các ứng dụng, xử lý thương mại và nhiều hơn nữa. Với công nghệ Portal, các tổ chức có thể giảm cường độ, nhưng lại tăng giá trị lao động và đặc biệt còn làm tăng giá trị các sản phẩm. Các tổ chức có thể tích hợp thông tin trong phạm vi môi trường làm việc, các ứng dụng dịch vụ hoặc sử dụng giao diện đơn lẻ. Portal có các đặc điểm cơ bản sau: -Chức năng tìm kiếm - Dịch vụ thư mục - Ứng dụng trực tuyến - Cá nhân hóa các dịch vụ - Cộng đồng ảo - Một cổng tích hợp thông tin duy nhất Hệ thống Portal hỗ trợ cộng đồng người dùng trực tuyến, các cán bộ, nhân viên, các đối tác và các nhà cung cấp... dưới nhiều hình thức kết hợp khác nhau. Cơ sở hạ tầng Portal giúp việc khởi tạo, tích hợp, quản lí và cá nhân hóa toàn diện các thông tin và ứng dụng cho mỗi người dùng riêng biệt phục vụ các nhu cầu và sở thích của một cộng đồng riêng biệt. Các lợi ích thực sự của hệ thống Portal này đem lại nhìn từ khía cạnh hiệu quả ứng dụng thực tế đó là: - Nâng cao hiệu quả làm việc cho các cá nhân và tổ chức, đối tác... nhờ truy cập bảo mật, tích hợp tới các thông tin và ứng dụng liên quan, cũng như truy cập tổng thể tới tất cả các cá nhân, thông tin, tổ chức và các nhà cung cấp từ bất kì đâu, bất kì khi nào. - Cải thiện các tiến trình hợp tác nhờ luồng thông tin tốt hơn giữa con người và các ứng dụng, và nhờ các môi trường cộng tác giúp giảm thời gian để chuyển đổi thông tin thô thành tri thức. Luận văn Cao học QTKD Viện Ktế và Qlý, ĐHBK HN HV: Mai Thanh Việt, CH 2010-2012 -76- - Giảm gánh nặng của việc triển khai và quản lí thông tin và các dịch vụ ứng dụng trong một tổ chức. - Duy trì, quản lý, mở rộng, nâng cấp, tái sử dụng dễ dàng, tiết kiệm chi phí đầu tư để xây dựng lại hệ thống. - Cho phép các hãng thứ 3 tham gia vào việc cung cấp ứng dụng hệ thống, các dịch vụ trung gian... Khả năng này làm phong phú, đa dạng khả năng úng dụng và triển khai của hệ thống Portal. Mạng xã hội – Social network: Cũng vẫn theo trang Royal Pingdom [39], cho tới tháng 10-2012 có xấp xỉ 1 tỉ người sử dụng dịch vụ Facebook. Điều này phản ánh sức mạnh của mạng xã hội đối với các dịch vụ gia tăng khác trên Internet. Trong phạm vi đề cập tới cổng thông tin, mạng xã hội thực tế là không cần thiết đối với các cán bộ dự án người mà chỉ tương tác thông tin ở trong nội bộ. Tuy nhiên, với việc mở rộng sau này, việc đưa mạng xã hội cùng sử dụng song hành với cổng thông tin sẽ tạo ra các thông tin có tính mở hơn bởi tại dự án, không chỉ tương tác với Văn phòng mà còn với SOS Quốc tế.  Giai đoạn 4: Các đánh giá tập hợp qua ba giai đoạn trên Vấn đề tiến độ, báo cáo là một vấn đề rất được quan tâm trong lộ trình thực hiện giải pháp. Nó giúp người quản lý có thể nhìn và đánh giá thông tin, dữ liệu nhằm ra quyết định hoặc giúp đơn