Luận văn Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1

sử dụng chính sách thả nổi tỷ giá thì nó sẽ ảnh hưởng nhanh chóng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ, khi chính phủ tăng mức cung tiền trong toàn bộ nền kinh tế sẽ dẫn đến lãi suất tiền gửi hạ xuống và từ đó khuyến khích các doanh nghiệp tăng cường đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả là làm tăng thêm nhu cầu tiền tệ của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp phải chú trọng đến công tác quản lý ngân quỹ để đạt hiệu quả trong đầu tư. Các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng thương mại Ngân hàng là một tổ chức kinh tế, hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ. Nghiệp vụ chủ yếu của ngân hàng là: nhận tiền gửi, sử dụng số tiền đó để cho vay và làm phương tiện thanh toán. Ngày nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các dịch vụ của ngân hàng trong hoạt động thanh toán của mình. Như vậy, ngân hàng càng cung cấp nhiều dịch vụ thì các doanh nghiệp càng thuận lợi hơn trong thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng của mình. Hoạt động thanh toán của ngân hàng càng đa dạng và hiện đại sẽ đẩy nhanh quá trình thanh toán. Có thể nói, các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng thương mại là một yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản lý ngân quỹ. Khách hàng của doanh nghiệp Trong kinh tế thị trường, khách hàng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đây là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới việc quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp. Những khách hàng kinh doanh thường xuyên thua lỗ, sẽ trì trệ trong thanh toán, làm ảnh hưởng tới ngân quỹ của xí nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp phải nghiên cứu khách hàng của mình trên thị trường để xác định những đặc điểm tâm lý, sinh lý, thị hiếu của khách hàng. Nghiên cứu nhu cầu để dự báo được thay đổi nhu cầu, khả năng thanh toán. Các nhà quản lý thường duy trì mức tồn quỹ lớn hơn để dự phòng khả năng không thu hồi nợ đúng hạn, đồng thời cũng tăng cường theo dõi, lên kế hoạch tài trợ cho ngân quỹ ngay từ đầu. Chương 2 : Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 2.1 Giới thiệu chung về Bưu điện trung tâm 1 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Bưu điện trung tâm 1 Bưu điện trung tâm 1 được thành lập căn cứ vào quyết định 5041/QĐ - TCCB ngày 25/12/2002 của Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam. Đây là một doanh nghiệp trực thuộc Bưu điện Hà Nội, làm việc theo chế độ thủ trưởng. Mọi hoạt động dựa trên nguyên tắc tập trung dân chủ thống nhất theo các quy định của Nhà nước, Bộ Bưu chính viễn thông, Bưu điện Hà Nội. Bưu điện trung tâm 1 hoạt động kinh doanh và phục vụ trong lĩnh vực bưu chính - viễn thông, được Bưu điện giao quyền quản lý vốn và tài sản tương ứng với nhiệm vụ kinh doanh và dịch vụ của Bưu điện trung tâm 1, có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn được giao. Dịch vụ mà Bưu điện trung tâm 1 cung cấp không phải là vật chất cụ thể mà là hiệu quả của việc truyền tin tức được kết tinh trong sản phẩm của các ngành kinh tế dịch vụ khác. Đối với Bưu điện trung tâm 1, kinh doanh và dịch vụ là hai mặt của quá trình sản xuất kinh doanh. Ngoài mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận, Bưu điện trung tâm 1 còn có mục tiêu là dịch vụ, đáp ứng yêu cầu của cộng đồng, thực hiện các nhiệm vụ an ninh quốc phòng trên địa bàn thủ đô. 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Bưu điện trung tâm 1 2.1.2.1 Chức năng Chức năng phục vụ Bưu điện trung tâm 1 là một ngành quản lý độc quyền có chức năng phục vụ các dịch vụ bưu chính, viễn thông, phát hành báo chí cho sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nước đồng thời tổ chức tốt phục vụ nhu cầu thông tin của nhân dân, ở đâu có dân là ở đó phải có điện thoại phục vụ. Bưu điện trung tâm 1 là ngành sản xuất dịch vụ. Chức năng kinh doanh Bên cạnh việc phục vụ, Bưu điện trung tâm 1 có chức năng tổ chức mọi hoạt động sản xuất kinh doanh mạng lưới bưu chính với phương châm kinh doanh có lãi để phục vụ tốt hơn. Tuy nhiên việc phân biệt giữa công ích và kinh doanh trong hoạt động của ngành bưu chính-viễn thông vẫn còn tồn tại chưa giải quyết được vì đây là vấn đề phức tạp. 2.1.2.2 Nhiệm vụ Bưu điện trung tâm 1 có nhiệm vụ khai thác các dịch vụ bưu chính, phát hành báo chí, các dịch vụ viễn thông, tin học trả trước trên địa bàn quận Hoàn Kiếm và khu vực các phường Phúc Xá, Nguyễn Trung Trực, Quan Thánh, Điện Biên, Kim Mã, Giảng Võ, Thành Công thuộc quận Ba Đình. Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của cơ quan Đảng, chính quyền các cấp, phục vụ yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế xã hội các ngành và nhân dân trên địa bàn quản lý. 2.1.3 Cơ cấu tổ chức quản lý của Bưu điện trung tâm 1 Cơ cấu tổ chức *Ban giám đốc: Gồm giám đốc và hai phó giám đốc. *Các phòng ban chức năng Phòng tổ chức hành chính Phòng nghiệp vụ kinh doanh Phòng tài chính kế toán *Các đơn vị trực thuộc Bưu điện trung tâm 1 Bưu cục giao dịch 1 Bưu cục giao dịch 2 Bưu cục bưu chính quốc tế Bưu cục viễn thông quốc tế Bưu cục Tràng Tiền Bưu cục Lương Văn Can Bưu cục Cửa Nam Bưu cục Hùng Vương Bưu cục Giảng Võ Bưu cục phát hành báo chí Đội vận chuyển và phát thư báo Đội kiểm tra kiểm soát 2.1.4 Đặc điểm kinh doanh, phục vụ của ngành Bưu điện trong nền kinh tế thị trường 2.1.4.1 Sản phẩm của ngành Bưu điện Bưu điện là ngành sản xuất đặc biệt vì sản phẩm của ngành Bưu điện chính là hiệu quả có ích của việc truyền đưa thông tin, lưu chuyển bưu phẩm. Sản phẩm bưu chính viễn thông không mang hình thái vật chất mà là hiệu quả có ích của quá trình truyền đưa tin tức từ người gửi đến người nhận. Sản phẩm của ngành tồn tại dưới nhiều dạng, có sản phẩm tồn tại dưới dưới dạng vật chất cụ thể như con tem, các phương tiện, thiết bị để lưu truyền thông tin. Sản phẩm bưu chính viễn thông thể hiện dưới dạng dịch vụ. Để tạo ra sản phẩm dịch vụ nói chung và sản phẩm bưu chính viễn thông nói riêng đều cần có sự tham gia của các yếu tố sản xuất như lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Sản phẩm bưu chính viễn thông là sản phẩm đặc biệt, để tạo ra sản phẩm, trong quá trình sản xuất không tạo ra bất cứ một sự thay đổi nào ngoài sự thay đổi về vị trí không gian: các bưu phẩm phải được đảm bảo nguyên vẹn, các thông tin mã hoá phải được giải mã chính xác, nếu tạo ra bất cứ một sự thay đổi nào khác là bưu điện đã vi phạm chất lượng. Như vậy, sản phẩm bưu chính viễn thông không phải là hình thái vật chất cụ thể, không tồn tại ngoài quá trình sản xuất, không thể đưa vào kho cũng như không thể thay thế được. Mặt khác, do đặc thù của sản phẩm bưu chính viễn thông là mang tính vô hình, không tồn tại ở một dạng vật chất cụ thể, các doanh nghiệp bưu chính viễn thông không cần nguyên vật liệu chính, phải bỏ tiền ra mua ngoài các vật liệu phụ như dây gai, ấn phẩm.. Điều này ảnh hưởng đến cơ cấu chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông: chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng nhỏ, chi phí lao động sống chiếm tỷ trọng lớn..và tạo nên sự khác biệt lớn trong phương thức tính giá thành sản phẩm và chế độ hạch toán kế toán của doanh nghiệp bưu chính viễn thông so với doanh nghiệp sản xuất khác. 2.1.4.2 Đặc điểm kinh doanh của ngành bưu điện Quá trình cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông mang tính dây chuyền Quá trình cung cấp dịch vụ trong ngành bưu điện đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có hệ thống mạng lưới thông tin, mạng lưới tổ chức con người và hoạt động sản xuất kinh doanh rộng khắp. Quá trình sản xuất cung cấp dịch vụ bưu chính viễn thông mang tính dây chuyền. Điểm đầu và điểm cuối của một quá trình truyền đưa tin tức có thể cùng một thành phố, cùng quốc gia hay tại các nước khác nhau. Để truyền đưa một tin tức hoàn chỉnh từ người gửi đến người nhận thường có hai hay nhiều cơ sở bưu điện tham gia, mỗi cơ sở chỉ thực hiện một giai đoạn nhất định của quá trình truyền đưa tin tức hoàn chỉnh đó. Việc chi phí cho một quá trình sản xuất bưu điện rải rác ở nhiều đơn vị bưu điện song việc thu cước (giá cả bán sản phẩm bưu điện) của toàn trình lại được thực hiện ở một nơi, đó là nơi ký gửi tin tức. Do vậy, doanh thu cước của một đơn vị bưu điện không đặc trưng cho kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị đó. Chính do đặc điểm này nên trong giai đoạn hiện nay, toàn khối thông tin được hạch toán tập trung. Toàn bộ doanh thu được tập trung về một mối, chi phí cân đối từ một nguồn, những đơn vị có doanh thu, lợi nhuận cao hỗ trợ cho các đơn vị có doanh thu thấp. Quá trình cung cấp gắn liền với quá trình tiêu thụ sản phẩm Chu kỳ tái sản xuất sản phẩm nói chung là Sản xuất – Phân phối – Trao đổi – Tiêu dùng. Như vậy, thông thường tiêu dùng sản phẩm nằm sau quá trình sản xuất. Đối với các doanh nghiệp, sản phẩm sau khi sản xuất được đưa vào kho, sau đó thông qua mạng lưới thương nghiệp thực hiện phân phối, trao đổi và sau đó người tiêu dùng mới tiêu dùng được. Còn trong hoạt động bưu chính viễn thông, quá trình tiêu thụ sản phẩm không tách rời quá trình sản xuất và tiêu dùng nên chất lượng bưu chính viễn thông đòi hỏi ngày càng cao. Sản phẩm của các ngành khác sau khi sản xuất phải trải qua khâu chất lượng rồi mới được đưa ra thị trường. Người tiêu dùng có thể từ chối không mua sản phẩm có chất lượng kém hoặc chấp nhận mua những sản phẩm cạnh tranh với giá rẻ hơn. Còn đối với các dịch vụ bưu chính viễn thông thì dù muốn hay không, người tiêu dùng vẫn phải tiêu dùng những sản phẩm do Ngành tạo ra. Hơn thế nữa, một sản phẩm bưu chính viễn thông kém chất lượng không thể thay thế bằng một sản phẩm khác chất lượng tốt hơn, sản phẩm bưu chính viễn thông kém chất lượng có thể tạo ra những tổn thất to lớn cả về vật chất lẫn tinh thần. Tải trọng không đồng đều theo không gian và thời gian Trong quá trình khai thác sản xuất gắn liền với tiêu thụ, yêu cầu thông tin liên lạc phải thông suốt, tức là cung ứng 24/24 giờ trong ngày. Trong khi đó nhu cầu sử dụng lại phân bố không đều theo thời gian và không gian, điều đó dẫn tới khi thì quá tải, khi thì dư thừa năng lực không khai thác hết. Hiệu quả sử dụng thực tế của sản phẩm bưu chính viễn thông rất khác nhau đối với những người sử dụng khác nhau và ở những vùng khác nhau. Mỗi tổ chức bưu chính viễn thông đều thực hiện hai chức năng kinh doanh và dịch vụ, cung cấp cho xã hội những loại hình dịch vụ khác nhau, phục vụ cho nhiều loại đối tượng, trên nhiều địa bàn. Từ đó việc chấp nhận mức giá của sản phẩm bưu chính viễn thông của một loại dịch vụ cung cấp cũng khác nhau. Các sản phẩm dịch vụ bưu chính viễn thông có khả năng thay thế lẫn nhau trong một giới hạn nhất định, bởi vì mỗi lượng tin tức người ta có thể ký thác dưới dạng này hay dạng khác để truyền đưa qua mạng bưu điện.  2.1.5 Tình hình sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1 Bưu điện trung tâm 1 là đơn vị trực tiếp tạo ra sản phẩm bằng các hoạt động mang tính chất dịch vụ của mình. Giá trị của sản phẩm là những hao phí về lao động sống và lao động vật hoá làm thay đổi đối tượng lao động (tin tức) từ không gian này đến không gian kia. Trong một khoảng thời gian cho phép nào đó, sản phẩm của một đơn vị thực chất chỉ là một công đoạn của sản phẩm toàn ngành bởi quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm dịch vụ bưu điện là một dây chuyền liên tục và phải có sự tham gia của ít nhất hai đơn vị bưu điện trở lên. Các sản phẩm, dịch vụ của Bưu điện trung tâm 1 là: Dịch vụ Bưu chính bao gồm: Bưu phẩm; bưu kiện; Bưu chính uỷ thác; Dịch vụ chuyển tiền (bao gồm thư chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh, điện hoa); Dịch vụ tiết kiệm bưu điện. Dịch vụ viễn thông bao gồm: Dịch vụ đàm thoại ghisê (bao gồm dịch vụ điện thoại nội hạt, dịch vụ gọi 171, dịch vụ điện thoại Collect-call, HCD..); Dịch vụ điện thoại thẻ. Dịch vụ phát hành báo chí bao gồm: Nhận đặt báo dài hạn; Bán báo lẻ. Bảng 2.1 : Phân tích doanh thu kinh doanh Bưu chính-Viễn thông năm 2003 và 2004 Đơn vị: triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Mức biến động 2004/2003 Lượng Tỷ trọng (%) Doanh thu bưu chính viễn thông Doanh thu dịch vụ bưu chính Doanh thu dịch vụ viễn thông Doanh thu dịch vụ PHBC 57286 37965 17713 1608 52235 38363 11493 2379 -5051 398 -6220 771 91,2 101,04 64,9 147,9 Doanh thu phân chia 5581 17612 12031 315 Doanh thu được hưởng 62867 69847 6980 111,1 Nguồn : Báo cáo tổng hợp doanh thu chi phí năm 2003, 2004 Qua bảng phân tích doanh thu kinh doanh Bưu chính-Viễn thông năm 2003 và 2004 ta thấy, năm 2004 chỉ tiêu doanh thu được hưởng của Bưu điện trung tâm 1 tăng lên 11,1% so với năm 2003 thể hiện nhu cầu sử dụng các dịch vụ Bưu điện trên thị trường tăng lên. Doanh thu kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông năm 2004 thấp hơn so với năm 2003 là 5051 triệu đồng (bằng 91,2% so với 2003). Nguyên nhân là doanh thu từ dịch vụ viễn thông giảm 35,1%, giảm 6220 triệu đồng, doanh thu từ dịch vụ bưu chính chỉ tăng 1,04% so với năm 2003. Doanh thu từ dịch vụ viễn thông giảm bởi năm 2003, trung tâm được hạch toán toàn bộ doanh thu từ dịch vụ bán thẻ Cardphone, nhưng từ năm 2004, theo quy định của Bưu điện Hà Nội, trung tâm chỉ được hạch toán 8% doanh thu bán thẻ Cardphone. Chính sự thay đổi này đã làm cho doanh thu từ dịch vụ viễn thông giảm đáng kể. Tuy nhiên, doanh thu phân chia năm 2004 tăng lên đáng kể là 12 031 triệu đồng. Doanh thu phân chia Bưu chính viễn thông của Bưu điện trung tâm 1 là kết quả bù trừ giữa phần doanh thu bưu chính viễn thông phải trả và nhận được khi thực hiện phân chia cước với các đơn vị trong nội bộ Bưu điện Hà Nội như Công ty điện thoại, Trung tâm dịch vụ khách hàng, Trung tâm tin học.. Bảng 2.2 : Bảng phân tích lợi nhuận trước thuế năm 2003,2004 Đơn vị: Triệu đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Mức biến động 2004/2003 Lượng Tỷ trọng(%) Doanh thu được hưởng 62867 69847 6980 111,1 Giá vốn hàng bán 26525 26639 114 100,4 Lợi nhuận trước thuế 34659 38255 3596 110,3 Nguồn : Báo cáo tổng hợp doanh thu chi phí năm 2003, 2004 Qua số liệu ở bảng trên, ta thấy lợi nhuận trước thuế năm 2004 đạt 38255 triệu đồng, tăng 10,3% so với lợi nhuận trước thuế năm 2003, tăng 3 596 triệu đồng. Điều này được lý giải bởi doanh thu được hưởng năm 2004 tăng 11,1% so với doanh thu năm 2003, trong khi đó giá vốn hàng bán tăng lên ít, chỉ tăng 0,4%, tăng 114 triệu đồng. Tuy nhiên, lợi nhuận không phải là tiêu chí duy nhất đánh giá kết quả và hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, từ số liệu trong bảng trên ta tính được chỉ tiêu tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu của Bưu điện trung tâm 1. Chỉ tiêu này được xác định bằng cách chia lợi nhuận trước thuế cho doanh thu. Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu = Lợi nhuận trước thuế/Doanh thu Tỷ suất lợi nhuận trước thuế trên doanh thu của Bưu điện trung tâm 1 năm 2003 là 55,1%, năm 2004 là 54,6%. Như vậy, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu năm 2004 giảm so với năm 2003 chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của năm 2004 không bằng năm 2003. Tuy nhiên, sự sụt giảm không lớn ( khoảng 0,5%) nên ảnh hưởng không nhiều đến việc đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1 năm 2004. 2.2 Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1 2.2.1 Ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 2.2.1.1 Đặc điểm hoạt động ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 Với đặc thù về loại hình tổ chức sản xuất kinh doanh nên ngành Bưu điện thực hiện hạch toán kế toán toàn ngành. Mọi chi phí được tập hợp từ cơ sở Bưu điện huyện, lên đến Bưu điện tỉnh, thành phố rồi lên Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam. ở các cơ sở bưu điện huyện chỉ tập hợp chi phí không tính giá thành dịch vụ, ở Bưu điện tỉnh là nơi tính giá thành một công đoạn dịch vụ, còn Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam mới là nơi tính giá thành toàn ngành Bưu điện. Bưu điện Hà Nội được coi là đơn vị hạch toán cấp tỉnh, các đơn vị trực thuộc là đơn vị hạch toán cấp huyện. Ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 chủ yếu bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Bưu điện trung tâm 1 có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Công thương và Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Tiền gửi ngân hàng của công ty bao gồm : Tài khoản tiền gửi kinh doanh Tài khoản tiền gửi tiết kiệm bưu điện Tài khoản tiền gửi chuyên thu: Hàng ngày Bưu điện trung tâm 1 phải chuyển toàn bộ số dư trên tài khoản chuyên thu của ngày hôm trước về Bưu điện Hà Nội. Hiện nay công tác quản lý tài chính của công ty do phòng Tài chính kế toán đảm nhiệm. Công tác kế toán tại đây được hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tính. Bưu điện trung tâm 1 tổ chức hạch toán và lưu trữ chứng từ kế toán tại đơn vị, lập các báo cáo kế toán nội bộ theo quy định gửi về Bưu điện Hà Nội. Mọi công việc quản lý đều được thực hiện qua mạng máy tính. Công tác quản lý ngân quỹ được coi là một phần công việc của các nhân viên kế toán và thủ quỹ. Kế toán trưởng là người có quyền ra các quyết định quản lý ngân quỹ. Các kế toán viên và thủ quỹ có nhiệm vụ báo cáo với kế toán trưởng khi có tình huống bất lợi cho ngân quỹ xảy ra. Công tác quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 dựa vào sự biến động của tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các tài khoản có liên quan như tài khoản theo dõi các khoản phải thu, phải trả... Bưu điện trung tâm 1 phải thực hiện định mức lưu quỹ hàng ngày các tại bưu cục giao dịch theo quy định của Bưu điện Hà Nội. Cụ thể, đối với các Bưu cục không phục vụ dịch vụ chuyển tiền (Thư chuyển tiền, Điện chuyển tiền, Chuyển tiền nhanh) mức lưu quỹ tiền mặt tối đa dưới 3.000.000 đồng. Đối với các Bưu cục có phục vụ dịch vụ chuyển tiền mức lưu quỹ tiền mặt tối đa dưới 30.000.000 đồng. Đặc biệt các Bưu cục có số lượng nhận phát hành và chi trả của các dịch vụ chuyển tiền nhiều cho phép mức lưu quỹ tiền mặt tối đa dưới 50.000.000 đồng. Định mức số dư tài khoản tiền gửi kinh doanh và tài khoản tiền gửi tiết kiệm Bưu điện dưới hai tỷ năm trăm triệu đồng. Hàng ngày, phòng Tài chính- Kế toán của trung tâm cử người đến các Bưu cục để nhận thu gom tiền, đồng thời tiếp quỹ cho các Bưu cục phải chi trả tiền ngân vụ hoặc tiết kiệm Bưu điện. Các bưu cục của Bưu điện trung tâm 1 sẽ phải dự trù lượng tiền cần thiết tối thiểu phải có tại thời điểm trong ngày để đáp ứng ngay khi khách hàng đến lấy tiền. Với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện, hoạt động thu chi diễn ra hàng ngày, không thể dự đoán trước được, đặc biệt trong trường hợp khách hàng đến rút tiền đột xuất mà các bưu cục không có bất kỳ một thông tin nào báo trước thì với định mức lưu quỹ theo quy định như hiện nay sẽ làm cho các bưu cục luôn ở trong trạng thái bị động khi phải chi trả các khoản tiền ngân vụ (trả cho dịch vụ thư chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh), trả cho dịch vụ tiết kiệm Bưu điện (trả gốc và lãi). Hiện nay, trung tâm không quản lý ngân quỹ theo mô hình nhất định, không xác định một mức cân đối tiền tối ưu. Như vậy, công tác quản lý ngân quỹ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện trung tâm 1. Nếu trung tâm áp dụng một mô hình quản lý thích hợp kết hợp cùng với những định mức lưu quỹ theo quy định thì sẽ giúp cho trung tâm luôn chủ động trong việc chi trả, thanh toán cho khách hàng. 2.2.1.2 Thu – chi ngân quỹ Các khoản thực thu ngân quỹ: Thu từ kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông + Thu tiền phát hành ngân vụ: bao gồm các dịch vụ thư chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh. Khoản thu này chiếm tỷ lệ lớn nhất trong các khoản thực thu của Bưu điện trung tâm 1 trong kỳ. + Tiền thu cước dịch vụ bưu chính viễn thông (gồm cả thu từ đại lý bưu điện) sau khi trừ các khoản hoàn cước, giảm cước, phân chia cước với các đối tác và các đơn vị khác. + Thu về phí phát hành báo chí đã phát hành sau khi trừ các khoản thiệt hại về báo ế, báo thiếu hụt. + Thu về lắp đặt, dịch chuyển máy thuê bao, phát triển thuê bao. + Thu về từ dịch vụ tiết kiệm bưu điện. + Thu do người mua ứng trước để mua hàng hoá dịch vụ. Thu từ hoạt động đầu tư +Thu từ lãi tiền gửi ngân hàng: Khoản thu này làm tăng số dư tài khoản tiền gửi thanh toán. Thu từ hoạt động bất thường Tóm lại, thu ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 chủ yếu là thu từ kinh doanh bưu chính viễn thông. Các khoản thu này chủ yếu được trả bằng tiền mặt, qua tài khoản tiền gửi kinh doanh tại ngân hàng. Các khoản thực chi ngân quỹ Chi cho hoạt động kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông + Một yếu tố ảnh hưởng lớn đến các khoản thực chi ngân quỹ là: *Trả tiền ngân vụ : trả cho dịch vụ thư chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh. *Trả cho dịch vụ tiết kiệm : trả gốc và lãi cho dịch vụ tiết kiệm. + Chi trả nguyên nhiên vât liệu, động lực *Vật liệu dùng cho sản xuất sản phẩm, cho khai thác nghiệp vụ: Tại Bưu điện trung tâm 1, không có phần chi về nguyên vật liệu chính để tạo ra thực thể sản phẩm, nó khác với các ngành sản xuất vật chất khác. Do đó, tỷ trọng khoản mục vật liệu trong tổng chi phí chiếm tỷ trọng không cao. Chi phí nguyên vật liệu dùng trong sản xuất như xi,dây gai, ấn phẩm, mực dấu, bao bì, chi phí in tem, giấy Fax, giấy photocopy, đĩa mềm, giấy in cho máy vi tính, vật liệu cho lắp đặt điện thoại, thiết bị viễn thông.. và quản lý như giấy, bút, dập ghim.. * Vật liệu dùng cho sửa chữa tài sản * Nhiên liệu: Khoản chi ngày càng được giảm trong số chi phí khi mà trang thiết bị hiện đại ngày càng được nâng cao. Đây là khoản mục chi phí phục vụ cho máy móc, thiết bị phương tiện vận chuyển phục vụ cho việc truyền tin tức, bao gồm: xăng dầu phục vụ cho sản xuất và quản lý mạng lưới, xăng dầu dùng cho ô tô, chạy máy nổ khi mất điện.. * Động lực : Là khoản mục chi phí về động lực, thiết bị động lực phục vụ cho máy móc chuyên dùng để phục vụ cho việc truyền đưa tin tức. * Dụng cụ sản xuất, đồ dùng văn phòng: Đây là khoản chi mua sắm dụng cụ phục vụ cho công nhân khai thác, vận hành, bảo dưỡng mạng lưới, phục vụ cho cán bộ công nhân viên làm công tác quản lý như máy tính cá nhân, đồ dùng văn phòng. Hay nói cách khác, chi phí dụng cụ sản xuất, đồ dùng văn phòng là khoản chi mua sắm những dụng cụ phục vụ cho điều kiện làm việc của cán bộ công nhân viên không đủ điều kiện của tài sản cố định. + Chi trả tiền lương và các khoản phụ cấp tiền ăn ca Tiền lương là khoản mục chi phí ngày càng chiếm tỷ trọng một cao trên tổng chi phí của Bưu điện trung tâm 1 bởi nhu cầu truyền đưa thông tin ngày một nhiều, khối lượng ngày một nâng cao, đòi hỏi phải có lao động tiền lương cao phục vụ việc truyền đưa tin tức. Chi trả lương cho cán bộ, công nhân viên quản lý được tính trên cơ sở lương cơ bản, bậc lương và các hệ số điều chỉnh. Khoản chi này cũng có biến động không đáng kể. Tiền lương được chi theo đúng mục đích, gắn với kết quả sản xuất kinh doanh. + Chi bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn: Đây là khoản chi được tính trên cơ sở quỹ tiền lương của Bưu điện trung tâm 1 theo các chế độ hiện hành của nhà nước. + Chi dịch vụ mua ngoài * Chi sửa chữa TSCĐ mua ngoài: Khoản mục này có xu hướng giảm trong tỷ trọng tổng chi phí bởi tài sản cố định, máy móc, thiết bị mới, hiện đại được trang bị sẽ không còn những thiết bị cũ, sẽ không phải sửa chữa nhiều. Đây là khoản chi nhằm phục hồi tài sản đã hao mòn trong quá trình sử dụng, nhằm khôi phục giá trị sử dụng của tài sản cố định, đảm bảo khang trang cơ sở vật chất phục vụ cho khách hàng và các khoản chi phí sửa chữa tài sản cố định đặc thù. * Vận chuyển bốc dỡ thuê ngoài: Đây là khoản chi vận chuyển hàng hoá thông tin cho nhu cầu truyền đưa tin tức, bao gồm chi thuê phương tiện vận chuyển trong khai thác, sản xuất bưu chính, chi thuê bốc dỡ bưu phẩm, bưu kiện...tính theo quy định hiện hành của nhà nước và Tổng công ty bưu chính viễn thông. Khoản chi này ngày càng được giảm đáng kể khi mà thiết bị truyền tin ngày càng được hiện đại hoá, điện tử hoá, công nghệ hoá. *Điện năng : Bao gồm chi phí tiêu hao điện năng phục vụ cho sản xuất bưu chính viễn thông, phát hành báo chí và cho công tác quản lý khác. * Hoa hồng đại lý: Chi hoa hồng đại lý là khoản chi trả cho các đại lý bán tem, báo, đại lý điện thoại công cộng, đại lý bưu điện, tính theo quy định hiện hành của Tổng công ty. + Chi bằng tiền khác * Các khoản thuế, phí, lệ phí * Bảo hộ lao động * Tuyên truyền quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại: * Bổ túc, đào tạo * Chi khác Chi hoạt động đầu tư tài chính: Chi mua sắm đầu tư xây dựng cơ bản Chi hoạt động bất thường Như vậy, ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 là chênh lệch giữa các khoản thực thu và thực chi ngân quỹ. Vì Bưu điện trung tâm 1 hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ nên các khoản thu và chi của trung tâm nhiều, đặc biệt là khoản thu chi ngân vụ và tiết kiệm bưu điện có ảnh hưởng rất lớn đến ngân quỹ của đơn vị hàng ngày. 2.2.2 Tình hình quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1 Qua các bảng báo cáo tài chính của Bưu điện trung tâm 1 ta có: Bảng 2.3 : Dự trữ, phải thu, phải trả năm 2003 – 2004 Đơn vị: triệu đồng Khoản mục 31/12/2003 31/12/2004 Bình quân Các khoản phải thu 3103 3267 3185 Các khoản phải trả 2095 1867 1981 Dự trữ (Nguyên vật liệu) 683 1525 1254 Nguồn: Bảng cân đối phát sinh tài khoản năm 2003 và 2004 Dựa vào bảng tổng hợp doanh thu chi phí ta biết: + Tổng doanh thu :68847 triệu đồng + Tổng giá vốn hàng bán: 26639 triệu đồng Độ dài chu kỳ dự trữ được tính như sau Giá vốn hàng bán Vòng quay hàng dự trữ = -----------------------------------