Luận văn Hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH các hệ thống viễn thông VNPT-NEC

mục đích chung của toàn công ty, nâng cao hiệu quả kinh doanh mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách Nhà nước và tuân thủ pháp luật. 2.1.3.2. Các chính sách quản lý tài chính – kinh tế áp dụng tại DN Về vốn kinh doanh và phân phối lợi nhuận: VINECO là công ty liên doanh góp vốn giữa hai bên VNPT (của Việt Nam) và NEC (của Nhật Bản). Lợi nhuận sau thuế dùng để bù đắp các khoản lỗ năm trước (nếu có), phần còn lại dùng để trích lập các quỹ theo chế độ và kế hoạch tài chính, và chia cho các bên tham gia góp vốn theo tỷ lệ vốn đã góp: phía NEC 51%, phía VNPT 49%. Về sản phẩm sản xuất kinh doanh: Công ty chú trọng tới chất lượng sản phẩm và xác định giá bán dựa trên các chi phí sản xuất sản phẩm và các chi phí bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Về chính sách lao động, tiền lương: Nhân viên của VINECO phải có trình độ tương xứng với chức vụ, khả năng lao động, làm việc. Lương được tính theo hệ số cấp bậc, chức vụ theo quy định của Công ty. 2.1.4. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm tại Công ty VINECO 2.1.4.1. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty VINECO Đầu mỗi năm, Tổng công ty bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) xác định nhu cầu đầu tư hệ thống tổng đài có số lượng là bao nhiêu. Điều này phụ thuộc vào sự mở rộng địa bàn sử dụng sản phẩm, mật độ đường dây thuê bao của các tỉnh. Phòng thương mại của công ty theo các nhu cầu đó sẽ liên hệ với Bưu điện tỉnh nhằm thu thập thông tin về khách hàng. Căn cứ vào các thông tin này, phòng kế hoạch, phòng kỹ thuật lên danh sách đơn đặt hàng, chuẩn bị kế hoạch thu mua, nhập khẩu hàng hoá, NVL. Phòng thương mại và phòng kỹ thuật chào hàng kỹ thuật và chào hàng thương mại để tham gia dự thầu. Nếu chào hàng thành công, phòng thương mại sẽ xúc tiến ký kết hợp đồng với khách hàng. Sau khi ký kết các hợp đồng, phòng thương mại đã xây dựng được kế hoạch bán hàng, từ đó phòng thương mại và phòng kế hoạch cùng nhau lập kế hoạch mua hàng. Sau khi đã có hàng hoá, phòng kế hoạch tiến hành giao hàng. Bộ phận bán hàng thuộc phòng thương mại bổ sung chứng từ đôn đốc thu tiền bán sản phẩm (với số tiền là 95% giá trị hợp đồng). Khi công ty tiến hành giao hàng cho khách thì doanh thu bán hàng được ghi nhận. Trong giai đoạn lắp đặt thiết bị, phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm cử kỹ sư đi lắp đặt, chạy thử. Sau từ 3 đến 4 tháng thiết bị vận hành tốt, hai bên công ty và khách hàng nghiệm thu chính thức và đến đây các bên kết thúc hợp đồng, khách hàng thanh toán nốt 5% giá trị hợp đồng cho công ty. 2.1.4.2. Công nghệ sản xuất sản phẩm Mỗi một sản phẩm của công ty bao gồm nhiều chi tiết được lắp ráp với nhau qua bốn dây chuyền lắp ráp trong bốn phân xưởng: Phân xưởng lắp ráp cáp, phân xưởng lắp môđun và khối chức năng, phân xưởng lắp card, phân xưởng lắp khung giá. Quy trình sản xuất sản phẩm bắt đầu từ việc xuất các linh kiện từ kho vật tư cho các phân xưởng lắp ráp. Sau khi đã qua lắp ráp ở phân xưởng khung giá sẽ cho ra sản phẩm hoàn chỉnh và được đem đi kiểm tra chất lượng. Nếu sản phẩm đạt chất lượng thì được đem đi đóng gói và giao hàng. Nếu không đạt chất lượng ở chi tiết nào thì sẽ được trả lại khâu lắp ráp đó để sửa chữa sản phẩm hỏng. Ngoài ra, còn có NVL lắp đặt được xuất từ kho gửi kèm sản phẩm đã hoàn thành lắp ráp tại phân xưởng để giao cho khách hàng. Có thể khái quát quá trình sản xuất sản phẩm của công ty qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2.02: Đặc điểm công nghệ sản xuất Phân xưởng lắp ráp cáp Phân xưởng lắp môđun và khối chức năng Phân xưởng lắp ráp card Phân xưởng lắp khung giá Đóng gói giao cho khách hàng Phòng kiểm tra chất lượng Kho vật tư Đạt tiêu chuẩn Không đạt tiêu chuẩn Xuất NVL lắp đặt 2.1.5. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty VINECO Hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý là một trong những nhân tố quan trọng cốt lõi quyết định tới sự thành bại của một công ty. Sự tổ chức, phân quyền, phân công, phân nhiệm một cách hợp lý, khoa học, rõ ràng, không chồng chéo chính là chìa khoá đảm bảo cho mọi hoạt động của công ty được bình thường, thống nhất, tuân thủ các quy định của pháp luật và đạt hiệu quả hoạt động cao đồng thời đảm bảo không có sự thất thoát về tài sản của công ty. Bộ máy kế toán của công ty nhìn chung được tổ chức gọn nhẹ và tập trung tại phòng kế toán. Hiện nay, bộ máy kế toán được tổ chức như sau: Sơ đồ 2.03: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty VINECO Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ và lao động tiền lương Kế toán thanh toán Kế toán nguyên vật liệu Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành và doanh thu tiêu thụ kiêm thủ quỹ Kế toán trưởng Mọi hoạt động về kinh tế, tài chính của công ty được phản ánh về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, quan hệ giữa kế toán trưởng với các nhân viên kế toán trong phòng là quan hệ theo phương thức điều hành trực tiếp, kế toán trưởng là người trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán của phòng. Chức năng, nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán: Kế toán trưởng (trưởng phòng): là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của công ty, tham mưu và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc công ty về chuyên môn kế toán của Công ty. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán, phân công, kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác của các nhân viên kế toán trong phòng, đồng thời kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành các chế độ tài chính, chính sách của tất cả các khâu trong quá trình kinh doanh, thông qua và ký duyệt tất cả các chứng từ thu, chi cũng như các báo cáo kế toán, hợp đồng kinh tế. Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ theo dõi và thanh toán toàn bộ công nợ của các đối tượng như khách hàng, nhà cung cấp, nội bộ công ty, các nhân viên trong công ty, theo dõi công nợ với ngân hàng về các khoản tiền gửi, tiền mặt, tiền vay của công ty. Kế toán nguyên vật liệu: có nhiệm vụ theo dõi việc mua bán NVL với các nhà cung cấp trên sổ chi tiết, theo dõi tình hình biến động nhập, xuất, tồn của NVL, phản ánh chính xác tình hình nhập xuất về mặt số lượng, chi tiết theo từng chủng loại, quy cách, phẩm chất của từng loại NVL, tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá thực tế của từng loại NVL cuối tháng để làm căn cứ tính giá thành sản phẩm. Kế toán chi phí sản xuất, tính giá thành và doanh thu tiêu thụ kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ tập hợp, phân bổ chính xác kịp thời các loại chi phí sản xuất theo các đối tượng hạch toán và đối tượng tính giá thành; tính toán chính xác giá thành sản xuất của sản phẩm hoàn thành, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty; đồng thời theo dõi việc mua bán thành phẩm, cung cấp dịch vụ với các khách hàng trên sổ chi tiết và xác định chính xác doanh thu tiêu thụ, doanh thu cung cấp dịch vụ trong kỳ; kiêm nhiệm vụ của thủ quỹ: bảo quản quỹ tiền mặt, thu, chi tiền khi đủ thủ tục chứng từ. Kế toán tổng hợp kiêm kế toán TSCĐ và lao động tiền lương: có nhiệm vụ tính tiền lương, thưởng, BHXH, BHYT… cho nhân viên trong công ty, tổng hợp tình hình thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH… của toàn công ty; quyết toán BHXH với cơ quan nhà nước; theo dõi nguyên giá, tính khấu hao và theo dõi giá trị còn lại cũng như sự biến động về TSCĐ trong toàn công ty; tập hợp số liệu và lên các báo cáo tổng hợp. Công ty sử dụng phần mềm kế toán EFFECT trong việc hạch toán kế toán và quản lý các đối tượng hạch toán kế toán. Mối quan hệ giữa phòng kế toán với các bộ phận khác trong công ty là mối quan hệ qua lại, phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau: Phòng kế toán cung cấp các thông tin kế toán cần thiết cho các bộ phận khác làm cơ sở để thực hiện chức năng nhiệm vụ của bộ phận đó, đồng thời phòng cũng là nơi nhận, lập, thông qua, luân chuyển, lưu các chứng từ và tài liệu cần thiết liên quan đến mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty. Các bộ phận khác trong công ty có nhiệm vụ cung cấp các chứng từ, số liệu, tài liệu liên quan hoạt động của bộ phận mình cho phòng kế toán để đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán ghi chép, phản ánh đầy đủ. 2.1.6. Vận dụng chế độ kế toán hiện hành tại Công ty VINECO Công ty hiện nay đang áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính và áp dụng đúng theo 26 chuẩn mực kế toán hiện hành. Các chính sách áp dụng: Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 năm dương lịch. Kỳ kế toán theo tháng. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng. Các đồng tiền khác phát sinh phải được quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Tỷ giá ngoại tệ xuất theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Trong hạch toán hàng tồn kho: Hàng tồn kho được phản ánh theo nguyên tắc giá gốc. Xác định giá trị xuất của hàng tồn kho là giá bình quân cả kỳ dự trữ. Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để kế toán hàng tồn kho. Kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song. Kế toán TSCĐ hữu hình: Tài sản, nhà cửa và thiết bị được xác định bằng nguyên giá trừ đi khấu hao tích luỹ. Khấu hao được tính theo phương pháp tuyến tính, căn cứ vào thời gian sử dụng ước tính của tài sản. Kế toán TSCĐ vô hình: Quyền sử dụng đất: Nguyên giá ban đầu bao gồm giá trị của quyền sử dụng đất được quy định trong Giấy phép đầu tư và toàn bộ chi phí trực tiếp phát sinh liên quan đến việc đảm bảo quyền sử dụng đất. Giá trị hao mòn được tính theo phương pháp đường thẳng trong 163 tháng Phần mềm vi tính: Giá mua phần mềm vi tính mới mà phần mềm vi tính này không là một bộ phận không thể tách rời với phần cứng có liên quan thì được vốn hoá và hạch toán như TSCĐ vô hình. Tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng trong vòng 5 năm. Dự phòng nợ phải thu khó đòi: Ban Giám đốc sẽ ước tính rủi ro không thu được nợ của khách hàng chủ yếu có vấn đề về khả năng thanh toán kết hợp xem xét tới sự rủi ro trước đây và sự ảnh hưởng ước tính của điều kiện kinh tế hiện tại để đánh giá các khoản dự phòng nợ khó đòi. Về chế độ chứng từ: Chứng từ sử dụng tại Công ty bao gồm các chứng từ mang tính chất bắt buộc theo quy định chung sử dụng mẫu thống nhất theo quy định của nhà nước; chứng từ kế toán mang tính hướng dẫn ngoài ra, Công ty còn có những mẫu chứng từ riêng phục vụ cho yêu cầu của kế toán quản trị. Về chế độ tài khoản kế toán: Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán theo như quy định, kết hợp với yêu cầu, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý, hệ thống tài khoản của VINECO gồm 72 tài khoản cấp 1 trong số 86 tài khoản trong bảng và 5 trong số 6 tài khoản ngoài bảng của hệ thống tài khoản kế toán áp dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006 của Bộ Tài chính và không có tài khoản nào không có trong chế độ. Đồng thời, các tài khoản cấp 1 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3 và cấp 4 cho phù hợp với đặc điểm và yêu cầu quản lý. Về chế độ sổ sách: Công ty sử dụng hình thức tổ chức sổ là hình thức nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán EFFECT để hạch toán kế toán. Trình tự nhập liệu và hạch toán kế toán tại công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.04. Sơ đồ 2.04: Quy trình nhập liệu và hạch toán kế toán chung Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm kế toán (Máy vi tính) Nhật ký chung Nhật ký đặc biệt Sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Về chế độ báo cáo: Hệ thống báo cáo tài chính nộp cho các cơ quan chính phủ bao gổm 4 loại báo cáo: Bảng Cân đối Kế toán, Báo cáo Kết quả Hoạt động kinh doanh, Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính. Ngoài ra, Phòng kế toán còn lập các Báo cáo quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. Đồng thời Công ty cũng chấp hành mọi quy định, hướng dẫn theo Thông tư số 60/TC/CĐKT ngày 01 tháng 09 năm 1997 của Bộ Tài chính về “Hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và kiểm toán đối với các doanh nghiệp, tổ chức có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. Về TK sử dụng hạch toán NVL: Công ty sử dụng các TK: Số hiệu TK Tên TK Ghi chú Cấp 1 Cấp 2 Cấp 3 152 Nguyên liệu, vật liệu Tài khoản tổng hợp 1521 Nguyên vật liệu chính Theo dõi NVLC về tiền mua NVL theo hóa đơn mua hàng 1522 Nguyên vật liệu phụ Theo dõi NVLP về tiền mua NVL theo hóa đơn mua hàng 1524 Thuế NK NVL Theo dõi về tiền TNK phải nộp của NVL 15241 Thuế NK NVL – NVLC Theo dõi về tiền TNK phải nộp của NVLC 15242 Thuế NK NVL – NVLP Theo dõi về tiền TNK phải nộp của NVLP Ngoài ra, kế toán còn sử dụng các tài khoản sau: TK 151 – Hàng mua đang đi trên đường. Chi tiết TK cấp 2: TK 1511 – Hàng mua đang đi đường_NVLC TK 1512 – Hàng mua đang đi đường_NVLP TK 15141 - Thuế NK hàng mua đang đi đường_NVLC TK 15142 - Thuế NK hàng mua đang đi đường_NVLP TK 111, 112, 133, 141, 154, 331, 621, 627 … 2.2. Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại Công ty VINECO 2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu của Công ty Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là các linh kiện điện tử tinh vi có tính chất lâu bền, đa dạng về chủng loại với nhiều hình dáng kích thước, tính năng kỹ thuật khác nhau từ những con chíp, tụ điện... rất nhỏ đến những cuộn cáp có dạng tròn, khung giá to bản... Tuy nhiên các loại NVL này lại dễ hút ẩm trong không khí, có thể bị hư hỏng vì nhiệt độ, độ ẩm và các điều kiện môi trường khác. Công ty chỉ có NVL mua ngoài, không gia công chế biến NVL, không có vốn góp liên doanh bằng NVL, không nhập kho phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh... NVL của VINECO chủ yếu được nhập khẩu từ Nhật Bản. Giá trị NVL nhập khẩu chiếm khoảng 95% tổng giá trị NVL. Trong đó, phần lớn các NVL chính được nhập khẩu từ các công ty nước ngoài như Kanematsu, NEC, NEC TEL CHINA, Krone, Specialty Tech Corporation Ltd, Sumitomo... Công ty cũng mua một số loại NVL chính và NVL phụ từ những nhà cung cấp trong nước như: Công ty liên doanh cáp điện LG VINA, Công ty cổ phần cơ khí chính xác số 1, Công ty cổ phần thiết bị điện và dịch vụ điện tử viễn thông... Do đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty nên giá trị NVL luôn chiếm tỷ trọng cao trong tổng giá thành sản phẩm. Vì vậy, việc quản lý và sử dụng NVL tốt có ý nghĩa quyết định đến chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, giá bán sản phẩm, cũng như kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 2.2.1.2. Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Xuất phát từ đặc điểm NVL, yêu cầu quản lý và hạch toán NVL, công ty đã tiến hành các hoạt động quản lý NVL chặt chẽ qua từng khâu: Ở khâu thu mua: Tất cả các đơn đặt hàng do phòng kế hoạch lập được dựa trên kế hoạch sản xuất tổng thể, số lượng NVL tồn kho và đều phải thông qua Tổng giám đốc ký duyệt. Vật liệu trước khi nhập kho được kiểm tra về mặt số lượng, chủng loại, quy cách, mẫu mã và các thông số kỹ thuật đảm bảo đúng với yêu cầu. Ở khâu bảo quản: NVL được bảo quản tại kho vật tư với hệ thống điều hoà nhiệt độ để đảm bảo nhiệt độ và độ ẩm trong kho theo đúng các yêu cầu bảo quản vật tư. Các NVL tuy cùng chứa trong một kho nhưng được dán tem và quản lý chặt chẽ trên từng giá nằm ở các khu riêng rất thuận tiện trong việc quản lý, sử dụng NVL. Ở khâu sử dụng: Nhu cầu sử dụng của các bộ phận được nằm trong kế hoạch xuất vật liệu hàng tháng. Dựa trên kế hoạch sản xuất và tiến độ sản xuất thực tế của dự án, phòng kế hoạch lập và phê duyệt chỉ thị xuất kho, trên cơ sở đó kế toán NVL lập Phiếu xuất kho. Công ty đã xác định các định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL, các định mức chi phí NVL cho từng dự án. Từ đó, có kế hoạch dự trữ, mua và sử dụng NVL giúp cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục và hiệu quả. 2.2.2. Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty VINECO Để sản xuất và lắp ráp tổng đài điện tử NEAX61∑, NVL trong Công ty có khoảng hơn 600 chủng loại, được chia thành hai đối tượng lớn: nguyên vật liệu chính và nguyên vật liệu phụ. Trong đó: Nguyên vật liệu chính: là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. NVLC của đơn vị được chia làm tám nhóm lớn dựa trên cơ sở công dụng kinh tế - kỹ thuật của vật liệu: - Nhóm vật tư A (Các thiết bị lắp ráp - Materials), gồm 557 loại chi tiết: bảng mạch, thiết bị kết nối, điôt, transito, khung giá, giá treo, tấm cách điện, đai sắt,... - Nhóm vật tư B (Các bảng mạch - Card), gồm 49 loại chi tiết. - Nhóm vật tư C (Unit & Card) gồm 11 loại chi tiết. - Nhóm vật tư H (Các thiết bị điều khiển – Installation materials) gồm 12 loại chi tiết. - Nhóm vật tư F (Các thiết bị nguồn – Power equipment) gồm 17 loại chi tiết. - Nhóm vật tư J (Phần mềm – Software) gồm 8 loại chi tiết. - Nhóm vật tư E (Các chi tiết dùng để lắp đặt hệ thống tổng đài – Maintenance tools) - Nhóm NVL mua từ thị trường Việt Nam được chia thành nhóm nguyên vật liệu H-4 và G, chủ yếu là các loại pin, đồng hồ,... Nguyên vật liệu phụ: là NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm nhưng nó có thể kết hợp với NVLC tạo thành một sản phẩm hoàn chỉnh hoặc tạo điều kiện để quá trình sản xuất diễn ra thuận lợi hơn. NVLP của Công ty chiếm số lượng ít trong tổng số NVL, bao gồm: bulông, ốc vít, bột hàn, dây buộc, băng dính, keo dán... thường có giá trị thấp và được nhập mua từ thị trường trong nước. Bên cạnh đó, Công ty còn theo dõi NVL theo nguồn gốc xuất xứ của chúng: theo đó, NVL được chia thành: NVL nhập khẩu (chủ yếu nhập từ thị trường Nhật Bản) NVL nhập mua từ thị trường Việt Nam 2.2.3. Tính giá nguyên vật liệu tại Công ty VINECO Do đặc điểm NVL của Công ty được nhập khẩu tới 95% trong tổng số, kế toán công ty đã tiến hành theo dõi giá NVL theo nguyên tắc: - Với từng loại NVL nhập khẩu kế toán chỉ theo dõi giá trị theo USD. - Với từng loại NVL mua trong nước kế toán chỉ theo dõi giá trị theo VNĐ. Các phiếu nhập kho, xuất kho NVL mua trong nước sẽ được đổi ra USD. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: - Giá trị NVL nhập khẩu, tiền thuế nhập khẩu, khoản phải trả người bán được quy đổi sang tiền VNĐ theo tỷ giá thực tế tại ngày mở tờ khai hải quan. - Phí vận chuyển, lưu kho, giám định phải trả có gốc ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá trên hoá đơn GTGT của người cung cấp dịch vụ. - Các khoản chênh lệch tỷ giá phát sinh trong kỳ được hạch toán vào tài khoản chi phí tài chính và doanh thu hoạt động tài chính. 2.2.3.1. Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu: Đối với các nghiệp vụ nhập khẩu công ty sử dụng giá CIF để thanh toán. Các chi phí ngoài lãnh thổ Việt Nam do người bán trả. Khi đó, giá NVL nhập kho được tính như sau: Giá nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn (giá CIF) + Thuế nhập khẩu (nếu có) Thuế nhập khẩu = Giá CIF (USD) x Tỷ giá tại thời điểm mở tờ khai hải quan x Thuế suất thuế nhập khẩu Ví dụ: Công ty mua Thiết bị kết nối (Interface Connector) theo hoá đơn thương mại số 100-75249-1S với số lượng là 2 cái, đơn giá là 78,43 USD/cái, thuế suất thuế nhập khẩu của thiết bị này là 5%. Tỷ giá ngoại tệ vào ngày lập tờ khai hải quan là 1USD = 16.070VNĐ. Giá nhập kho = (2 x 78,43 x 16.070) + (2 x 78,43 x 16.070) x 5% = 2.646.777 VNĐ Đối với nguyên vật liệu mua trong nước: Giá nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua - Chiết khấu, giảm giá được hưởng NVL mua trong nước của công ty được các nhà cung cấp chuyển đến và giao tại kho Công ty nên rất hiếm khi phát sinh chi phí ngoài giá mua ghi trên hoá đơn. Ví dụ: Ngày 21 tháng 02 năm 2008 Công ty mua Thiết bị nguồn của Công ty TNHH thương mại công nghệ Quang Dũng, hàng được giao tại kho Công ty, với số lượng 5 cái, đơn giá 120.000 VNĐ (chưa thuế GTGT). Giá trị NVL nhập kho là: 5 x 120.000 = 600.000 VNĐ Riêng với chi phí thu mua (bao gồm: chi phí vận chuyển, đóng gói, lưu kho,...) NVL từ cảng Hải Phòng hoặc sân bay Nội Bài, hay từ nhà cung cấp về kho Công ty không tính ngay vào giá nhập kho NVL, mà kế toán ghi sổ theo bút toán: Nợ TK 154 _chung Chi phí thu mua NVL đã trả bằng tiền Có TK 111, 112, 331 hoặc còn nợ nhà cung cấp Chi phí thu mua được tập hợp trên tài khoản 154_chung. Khi giao hàng cho một DA, kế toán tiến hành phân bổ chi phí thu mua cho DA đó theo tiêu thức NVLC. Công thức tính như sau: Chi phí thu mua NVL phân bổ cho Dự án X = Tổng chi phí thu mua NVL x Giá trị NVL chính đã xuất ra cho dự án X Giá trị NVLC tồn đầu kỳ (trong kho và trên dây chuyền) + Giá trị NVLC nhập trong kỳ 2.2.3.2. Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với nguyên vật liệu chính xuất dùng: Công ty sử dụng phương pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ để xác định giá trị xuất. Các công thức tính giá từng loại NVL chính xuất kho như sau: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ NVLi (USD/VNĐ) = Giá trị tồn kho đầu kỳ NVLi (USD/VNĐ) + Giá trị nhập kho trong kỳ NVLi (USD/VNĐ) Số lượng NVLi tồn kho đầu kỳ + Số lượng NVLi nhập kho trong kỳ Giá trị NVLi xuất kho (USD/VNĐ) = Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ NVLi (USD/VNĐ) x Số lượng NVLi xuất kho Ví dụ: Với Thiết bị kết nối được nhập khẩu từ Nhật Bản, vật liệu này được áp thuế suất TNK là 5%, có tình hình nhập, tồn trong tháng 2 năm 2008 như sau: Bảng 2.02: Tình hình tồn, nhập tháng 2/2008 của Thiết bị kết nối Chỉ tiêu Số lượng ĐVT Đơn giá (USD) Tiền NVL (USD) Tiền TNK (USD) (1) (2) (3) (4) (5) = (2) x (4) (6)=(5) x 5% Tồn đầu kỳ 5 cái 78,4 392 19,6 Nhập khẩu lần 1 3 cái 78,42 235,26 11,763 Nhập khẩu lần 2 2 cái 78,43 156,86 7,843 Ta tính được: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ của Thiết bị kết nối (USD) = 392 + (235,26 + 156,86 ) = 78,412 5 + (3 + 2) Theo phiếu xuất kho số 10115 xuất Thiết bị kết nối cho dự án Bình Định FA2 9.1KL với số lượng là: 3 cái. Giá NVL xuất = 3 x 78,412 = 235,236 (USD) Giá trị Thuế NK xuất = 3 x 78,412 x 5% = 11,7618 (USD) Đối với nguyên vật liệu phụ Hàng tháng, Công ty không theo dõi số lượng hay giá trị NVLP thực tế xuất kho. Cuối mỗi tháng, kế toán ghi bút toán xuất NVLP về giá trị mua NVL theo số tiền định mức hàng tháng đã được ban giám đốc phê duyệt (số tiền này phụ thuộc kế hoạch sản xuất từng năm). Ví dụ: Định mức chi phí NVLP hàng tháng trong năm 2008 là 42.154.000 VNĐ, nên cuối tháng 02/2008 kế toán ghi bút toán: Nợ TK 627: 42.154.000 Có TK 1522: 42.154.000 Vào tháng 6 và tháng 12 hàng năm, bộ phận kho tiến hành kiểm kê và báo cáo số lượng tồn thực tế để tính giá trị tồn kho thực tế của NVLP. Từ đó kế toán xác định giá trị chênh lệch giữa số thực tế xuất kho và số đã ghi nhận ước tính trong sáu tháng để tiến hành điều chỉnh trên TK 627- chi phí sản xuất chung và TK 1522 - Nguyên vật liệu phụ. Nếu giá trị NVLP kiểm kê ít hơn so với số dư trên sổ cái TK 1522, kế toán ghi bút toán bổ sung chi phí: Nợ TK 627 Phần chi phí NVLP ghi bổ sung Có TK 1522 Nếu giá trị NVLP kiểm kê nhiều hơn so với số dư trên sổ, kế toán ghi bút toán giảm chi phí: Nợ TK 1522 Phần chi phí NVLP đã ghi thừa Có TK 627 Với số tiền TNK của NVLP được tập hợp khi phát sinh và cứ 6 tháng mới phân bổ một lần theo công thức: Thuế nhập khẩu của NVL phụ xuất dùng trong 6 tháng = Tổng tiền thuế nhập khẩu của nguyên vật liệu phụ x Giá trị NVL phụ (không thuế NK) xuất trong 6 tháng Giá trị NVL phụ (không thuế NK) tồn đầu kỳ và nhập trong 6 tháng Kế toán ghi bút toán phân bổ chi phí TNK của NVLP theo bút toán: Nợ TK 627 TNK của NVL phụ xuất dùng Có TK 15242 trong 6 tháng 2.2.4. Thủ tục, chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.4.1. Nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu Đầu mỗi năm, dựa trên nhu cầu đầu tư hệ thống tổng đài của Tổng công ty bưu chính viễn thông VNPT, phòng Kế hoạch lên kế hoạch sản xuất của năm. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất năm, lượng tồn kho NVL của Công ty, định mức dự trữ NVL, phòng Kế hoạch lên kế hoạch cụ thể về việc thu mua NVL bao gồm các thông số: chủng loại và số lượng NVL cần mua, thời gian đặt hàng, thời gian nhận hàng, dự tính chi phí mua… và trình lên Tổng Giám đốc ký duyệt. Sau đó, theo kế hoạch thu mua NVL đã lập, Phòng Kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp và hai bên tiến hành thỏa thuận, ký kết hợp đồng mua bán. Trong hợp đồng mua bán ghi rõ chủng loại, số lượng, giá tiền, phương thức giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức bảo hành. Thủ tục mua nguyên vật liệu nhập khẩu Riêng đối với NVL nhập khẩu, trước thời điểm cần NVL cho sản xuất 4 tháng, phòng Kế hoạch phải lên kế hoạch mua. Sau khi lên kế hoạch mua NVL 1 tháng, phòng Kế hoạch gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp nước ngoài và tiến hành thỏa thuận, ký hợp đồng đảm bảo 3 tháng sau đó, nhà cung cấp xếp hàng lên phương tiện (máy bay hoặc tàu thủy) và gửi cho công ty bộ chứng từ giao nhận. Bộ chứng từ trong khâu này gồm có: Hoá đơn thương mại (Commercial invoice) Vận đơn (Bill of lading / Airway bill) Bảng kê đóng gói bao bì (Packing list) Chứng từ bảo hiểm (Insurance policy) Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ (Certificate of original) Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality)... Nhận được bộ chứng từ, nhân viên phòng Thương mại sẽ tiến hành khai hải quan. Khi nhận được