Luận văn Hoàn thiện hạch toán tiêu thụ hàng hoá và kết quả tiêu thụ tại Công ty Cổ phần Đầu tư -Công nghiệp- Kỹ nghệ- Thương mại (FINTEC)

ổ sách kế toán , báo cáo tài chính của Công ty và một số nhiệm vụ khác theo điều lệ công ty qui định. Ban kiểm soát phải chịu trách nhiệm về những sai phạm gây ra. Ban giám đốc: hiện nay gồm tổng giám đốc, TS. Nguyễn Hồng Chương do HĐQT bổ nhiệm chịu trách nhiệm quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của Công ty, giúp đỡ cho tổng giám đốc điều hành công ty là phó tổng giám đốc, kỹ sư Đỗ Hồng Minh. Phòng kế toán có nhiệm vụ thu thập, xử lý các thông tin tài chính kế toán, giúp ban giám đốc quản lý, giám sát một cách thường xuyên và có hệ thống mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ lập và triển khai thực hiện kế hoạch xuất, nhập khẩu cung ứng vật tư, hàng hoá, trang thiết bị và các phương tiện sản xuất cho các đơn vị trực thuộc Công ty. Văn phòng chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản, hợp đồng kinh tế và các giấy tờ, ... tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt động của Công ty Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lược kinh doanh cho Công ty, tìm kiếm nguồn hàng cũng như nơi tiêu thụ hàng hoá, tiếp nhận và phê duyệt đơn đặt hàng, thông báo cho phòng kế toán những thông tin về khách hàng. Với thời gian hoạt động chưa bao lâu nhưng công ty FINTEC đã không ngừng phát triển cả về chiểu rộng lẫn chiều sâu, đi đôi với việc phát triển là đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ nhằm thoả mãn tốt nhất các nhu cầu của khách hàng. Giờ đây, Công ty FINTEC có sáu đơn vị thành viên hạch toán độc lập hoạt động ở các lĩnh vực khác nhau, chịu sự chỉ đạo chung của ban giám đốc ty. Tại mỗi đơn vị đều có giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, điều hành đơn vị mình cũng như chịu trách nhiệm về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trước ban giám đốc công ty. Công việc quản lý được thực hiên theo mô hình trực tuyến chức năng, phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế thị trường đối với các công ty vừa và nhỏ ở nước ta. Theo mô hình này, quan hệ quản lý trực tuyến từ trên xuống dưới vẫn tồn tại, nhưng để giúp người quản lý đã có những bộ phận chức năng giúp đỡ trong các lĩnh vực chuyên môn. II- ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY FINTEC ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HOÁ Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của Công ty FINTEC được tổ chức theo mô hình kế toán phân tán. Mô hình đó như sau: Kế toán trưởng công ty Kế toán các hoạt động tại công ty Kế toán các chi nhánh của công ty Kế toán tài sản cố định Kế toán mua hàng Kế toán bán hàng Kế toán thuế Kế toán vât tư, hàng hoá Kế toán tiền và thanh toán Kế toán tổng hợp Sơ đồ 4: Mô hình kế toán theo kiểu phân tán của công ty FINTEC Theo như mô hình này, kế toán trung tâm và kế toán chi nhánh đều có sổ sách kế toán và bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng nhiệm vụ của kế toán phân cấp: Kế toán chi nhánh phải mở sổ kế toán, thực hiên toàn bộ công tác kế toán phần hành tương tự như các phần hành của Công ty từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo quản trị đưa lên kế toán Công ty. Các chi nhánh được giao quyền quản lý vốn kinh doanh, được hình thành bộ phận quản lý để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh tại chi nhánh. Kế toán các hoạt động tại Công ty được tổ chức theo tám phần hành chính. Số lượng nhân viên kế toán trong phòng kế toán gồm có ba người: kế toán trưởng chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các nghiệp vụ do nhân viên kế toán thực hiện, kế toán công nợ chịu trách nhiệm với các phần hành tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và thanh toán, kế toán tổng hợp đảm nhiệm tất cả các phần hành còn lại. Mô hình kế toán theo kiểu phân tán, sử dụng kế toán máy trong hạch toán kế toán nên số lượng nhân viên kế toán được giảm bớt. Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình này rất phù hợp với bộ máy quản lý nói trên. Hàng hoá và các kênh phân phối của công ty FINTEC Công ty FINTEC chủ yếu kinh doanh các mặt hàng sau: Thiết bị văn phòng của hãng CANON: máy in phun, máy in lazer, máy quét scanner, máy photocopy, máy fax ... Mực in SEPOMS cho máy in: CANON, HP, EPSON,.... Máy vi tính thương hiệu KEYMAN của Việt Nam Các sản phẩm máy vi tính của các hãng: COMPAQ, IBM, HP, DELL, ... Các thiết bị mạng và giải pháp hệ thống của CISCO, 3COM, HP, INTEL,..... Máy huỷ giấy của hãng INTIMUS Công ty FINTEC phân phối sản phẩm rộng rãi trên thị trường Hà Nội và các chi nhánh tại các thành phố lớn như Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng FINTEC Chi nhánh TP Hồ Chí Minh Chi nhánh TP Đà Nẵng Thiết bị văn phòng và sản phẩm tin học TP Hà Nội Sơ đồ 5: Các kênh phân phối của công ty FINTEC Các sản phẩm tin học và các thiết bị văn phòng của Công ty FINTEC được tiêu thụ trên thị trường cả nước, song chủ yếu là tại Hà Nội, Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh. Những hàng hoá này được Công ty tiêu thụ trực tiếp tại Hà Nội hoặc được bán cho các Chi nhánh của Công ty tại các thành phố khác để cung cấp cho thị trường nơi đó. Quan hệ giữa chi nhánh với Công ty là quan hệ bên mua và bên bán bởi vì các Chi nhánh của Công ty đều hạch toán độc lập. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, kể từ năm 1998 đến nay Công ty áp dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Từ 01/01/1999, Công ty đăng ký mã số thuế và áp dụng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế, niên độ kế toán được áp dụng từ 01/01 đến 31/12. Các sổ sách sử dụng bao gồm: Sổ cái: là bảng liệt kê số dư, chi tiết số phát sinh, tài khoản đối ứng của từng tài khoản theo thứ tự hệ thống tài khoản áp dụng, sổ cái được chương trình kế toán tự động lập và in ra theo định kì. Nhật ký đặc biệt: Bao gồm Nhật ký bán hàng, Nhật ký mua hàng, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký kho. Trong đó, Nhật kí bán hàng ghi chép các nghiệp vụ bán hàng khi đã giao hàng hoặc xuất hoá đơn cho khách hàng, việc ghi chép trong nhật ký bán hàng theo thứ tự số hoá đơn, ngày chứng từ. Nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ không liên quan đến mua bán hàng hoá, thanh toán mà dùng để ghi chép các nghiệp vụ như: hạch toán khấu hao tài sản cố định, các bút toán phân bổ, trích trước... Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký đặc biệt. Trình tự ghi sổ kế toán được tổng quát theo sơ đồ sau: Sổ Nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký kho) Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản Sổ cái Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sụ ủoà 6: Chu trỡnh ghi soồ toồng hụùp taùi coõng ty FINTEC Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu III- HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY FINTEC Phương thức tiêu thụ hàng hoá và tài khoản sử dụng. . Phương thức tiêu thụ hàng hoá và phương thức thanh toán. Công ty FINTEC chuyên kinh doanh các thiết bị văn phòng và sản phẩm tin học. Trong điều kiện kinh tế thị trường, sự cạnh tranh luôn diễn ra quyết liệt, việc đưa sản phẩm đến tay người tiêu dùng đòi hỏi các phương thức tiêu thụ của Công ty phải phù hợp với ngành nghề và mặt hàng kinh doanh sao cho vừa thuận tiện vừa đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Hiện nay, Công ty đang thực hiện hai phương thức tiêu thụ là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ hàng hoá. Công ty có nhiều mối quan hệ khách hàng nhưng nhìn chung có hai nhóm khách hàng chính: các chi nhánh của Công ty và các khách hàng khác. Các chi nhánh và các công ty khác mua hàng qua các hợp đồng kinh tế và thường là các lô hàng lớn, giá trị. Còn khách lẻ thường không ký hợp đồng kinh tế mà mua theo đơn đặt hàng. Tại Công ty, chỉ áp dụng hai phương thức thanh toán đối với khách hàng là thu tiền ngay và trả chậm. Với khách hàng thường xuyên, có tín nhiệm, Công ty cho phép nợ lại theo thời hạn. Còn những khách hàng không thường xuyên thì phải thanh toán đầy đủ mới được nhận hàng Về hình thức thanh toán, Công ty chấp nhận các hình thức như: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séc. Về phương thức giao hàng, Công ty thường giao hàng trực tiếp tại kho cho khách và khách hàng tự vận chuyển về. Tuy nhiên, nếu khách hàng có yêu cầu thì Công ty sẽ lo phương tiện vận tải, các khoản chi phí phát sinh sẽ được hạch toán vào tài khoản 641 (chi phí bán hàng). Tài khoản sử dụng Để phục vụ hạch toán tiêu thụ, kế toán Công ty sử dụng một số tài khoản sau: + TK 156: hàng hoá Chi tiết: TK 1561 Giá mua hàng hoá TK 1562 Chi phí thu mua hàng hoá + TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 531: Hàng bán bị trả lại + TK 532: Giảm giá hàng bán + TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 333: Thuế và các khoản phải nộp nhà nước Chi tiết: TK 33311 Thuế GTGT đầu ra phải nộp TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Chính sách giá cả, phương thức thanh toán và phương pháp tính giá vốn hàng tiêu thụ tại Công ty FINTEC Giá bán của hàng hoá được xác định dựa trên ba căn cứ: Giá trị hàng mua vào, giá cả thị trường và mối quan hệ của Công ty với khách hàng. Đối với khách hàng thường xuyên, khách mua với khối lượng lớn, Công ty sẽ giảm giá cho họ. Nhờ thực hiện chính sách giá cả linh hoạt như vậy mà Công ty thu hút được khách hàng, uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh Phương thức thanh toán của Công ty cũng rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sự thoả thuận của hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký. Viêc thanh toán có thể được thực hiện ngay hoặc sau một thời gian nhất định. Công ty luôn muốn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, do đó hình thức thanh toán chủ yếu hiện nay là thanh toán chậm. Tuy nhiên, Công ty cũng không muốn làm ảnh hưởng đến tiến độ kinh doanh của mình nên luôn phải giám sát chặt chẽ các khoản phải thu của khách hàng, phân tích các mối nợ để tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn. Về phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng:Trên bảng thuyết minh báo cáo tài chính của công ty, công ty đăng kí phương pháp kế toán hàng tồn kho là phương pháp Kiểm kê định kì và trên thực tế đã tính hàng hoá xuất kho trong tháng căn cứ vào các phiếu nhập kho, lượng tồn đầu tháng và kiểm kê kho cuối tháng kế toán tính “giá trị hàng xuất kho = tồn đầu tháng + nhập trong tháng - tồn cuối tháng”. Đối với hàng nhập kho, kế toán tính trị giá hàng nhập theo giá mua thực tế của hàng hoá chưa có chi phí thu mua, khoản chi phí này được Công ty hạch toán vào tài khoản 1562. Đối với hàng xuất kho, kế toán tính trị giá hàng xuất kho được coi là tiêu thụ theo phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ. Thực trạng hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty FINTEC 3.1. Các chứng từ sử dụng và các qui định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Các chứng từ được sử dụng trong tiêu thụ hàng hoá tại Công ty FINTEC gồm: Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho: được lập thành 03 liên, là chứng từ để Thủ kho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộ phận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi Công ty và được kí duyệt , đồng thời là phiếu xuất kho. Hoá đơn bán hàng: là hoá đơn tài chính của Công ty dùng làm chừng từ thanh toán và đi đường cho hàng hoá xuất bán. Bên cạnh đó thì việc xuất hàng ra khỏi Công ty phải tuân theo một số qui định sau: Hàng hoá xuất bán ra khỏi Công ty phải có Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt. Thời gian trả chận đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàng của Công ty. Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặt hàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán... để dễ dàng cho việc thực hiện và kiểm tra. Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn và lập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày và gửi cho Kế toán trưởng để kiểm tra việc thu nợ và xuất hàng. Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty FINTEC Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty được tiến hành theo trình tự sau: Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156. Định kỳ 7 hoặc 10 ngày, kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết. Qui trình này có thể được khái quát qua sơ đồ sau: Sổ Nhật ký bán hàng Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Nhật ký chung Báo cáo kế toán Bảng cân đối tài khoản Sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 156, 632, 511, 131 Sơ đồ 7: Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kì Quan hệ đối chiếu Qui trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty FINTEC Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán. Qui trình bán hàng diễn ra như sau: Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có). Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Côngty kiêm phiếu xuất kho (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng. Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho sau khi được ký duyệt của Trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): -Liên 1: lưu tại quyển gốc -Liên 2: Giao cho khách hàng -Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán. Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho được kí duyệt của Kế toán trưởng và Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty. Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt , ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ ký cuả Thủ kho, người nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng. 01 liên hoá đơn GTGT được khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có). Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng đối với những khách hàng truyền thống. Điều này giúp Công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, tránh ứ đọng hàng hoá. Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty FINTEC. Ngày 27 tháng 3 năm 2003, Chi nhánh Thăng Long đặt mua với số lượng lớn mặt hàng Máy in Canon LBP 1120 và Mực EP-22. Sau khi thoả thuận giá cả, nhận đơn đặt hàng của khách, Bộ phận bán hàng của Công ty lập Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho (Bảng 1)với các khoản mục chủ yếu sau: Loại hàng: Máy in Canon LBP 1120 vá Mực EP-22 Số lượng, đơn giá, tổng giá trị; ghi trong hoá đơn GTGT Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng ký duyệt, phiếu sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT. Do Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL. Hoá đơn được lập thành 03 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyển hoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hảng, 01 liên xanh dùng để thanh toán. Sau đó, hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho phải được Kế toán trưởng và Tổng giám đốc ký duyệt. Sau các thủ tục trên, nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai thứ chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Tại kho, khi Thủ kho nhận được hoá đơn và Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho đã được ký duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho (Bảng 2). 01 liên Phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất kho được giao cho khách hàng để ra cổng Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá. Sau khi ghi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán. Căn cứ vào đó, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá (Bảng 3, bảng 4). (Bảng 1) Công ty FINTEC Số phiếu: 00987X Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo Kho:Cty PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CÔNG TY KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày 27 tháng 03 năm 2003 Xuất cho: Chi nhánh Thăng Long Địa chỉ: 101-K1, Giảng Võ, Đống Đa, Hà Nội Phương thức thanh toán: Thanh toán chậm 30 ngày kể từ ngày giao hàng STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Ghi chú Yêu cầu Thực xuất 1 Máy in Canon LBP 1120 cái 240 240 2 Mực EP-22 hộp 144 144 Người Trưởng KT trưởng Tổng giám đốc Thủ kho Người nhận đề nghị phòng (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) (Bảng 2) Công ty FINTEC Địa chỉ: 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội THẺ KHO Tháng 03 năm 2003 Hàng hoá: Máy in Canon LBP-1120 Đơn vị tính:cái Chứng từ Diễn giải Số lượng Ghi chú Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu tháng 351 00875 2/3 Cty TNHH Công nghệ truyền thông 1 350 00889 8/3 DTIC 3 347 ... ... ... 00987 27/3 Chi nhánh Thăng Long 240 ... ... ... ... 00990N 29/3 Cty DTIC trả lại hàng 1 ... ... Cùng với việc ghi sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT số 028837 ngày 27/03/2003 bán cho chi nhánh Thăng Long, kế toán sẽ phản ánh vào sổ Nhật ký bán hàng (Bảng 5). Đồng thời, kế toán cũng nhập nội dung của chứng từ vào máy với đầy đủ các yếu tố cần thiết (số liệu, ngày tháng, tên đơn vị giao dịch, mã tài khoản, hình thức thanh toán, tên hàng hoá, qui cách, số lượng, đơn giá...). Với phần mềm kế toán được cài đặt sẵn, kế toán xác định được tổng giá vốn của lô hàng vừa tiêu thụ là 651.571.200 VNĐ Trong đó: Giá vốn 01 Máy in Canon LBP 1120 là 2.402.400 VNĐ Giá vốn 01 Hộp mực EP-22 là 520.800 VNĐ Kế toán định khoản; Nợ TK 632: 651.571.200 Có TK 156 (1561): 651.571.200 Đồng thời ghi nhận doanh thu: Nợ TK 131 (131- CN Thăng Long): 853.248.000 Có TK 511: 775.680.000 Có TK 333 (33311): 77.568.000 Đến ngày 30 tháng 03 năm 2003, Chi nhánh Thăng Long thanh toán tiền hàng của hoá đơn số 028837. Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh số tiền được nhận: Nợ TK 112: 853.248.000 Có TK 131 (131- Chi nhánh Thăng Long): 853.248.000 Hạch toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá tại Công ty FINTEC Hiện nay, Công ty FINTEC áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên bán hàng thu tiền và trực tiếp giao hàng cho khách hàng. Tuy nhiên, đối với những khách hàng truyền thống thì Công ty vẫn có thể cho trả chậm. Với giá trị hàng bán ra thấp dưới mức qui định thì không phải lập hoá đơn, nhưng nếu khách hàng yêu cầu thì Công ty vẫn lập. Bảng kê bán lẻ hàng hoá cũng như hoá đơn GTGT đều là cơ sở để ghi vào Nhật ký chung, Nhật ký bán hàng, sổ chi tiết hàng hoá, là cơ sở để xác định doanh thu, giá vốn và thuế GTGT đầu ra phải nộp. Ví dụ: Ngày 29 tháng 03 năm 2003, Công ty FINTEC bán cho Công ty TNHH Công nghệ truyền thông một bộ máy tính Prolinia và một bộ máy in Laser, kế toán xuất hoá đơn GTGT số 028843 như sau: Từ hoá đơn GTGT số 028843, kế toán vào sổ Nhật kí chung, nhật kí bán hàng, đồng thời nhập số liệu vào máy để máy tính đưa ra thông tin về số thuế GTGT đầu ra phải nộp, doanh thu và giá vốn. Căn cứ vào phiếu xuất kho, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết hàng hoá (Qui trình giống như đối với nghiệp vụ bán buôn hàng hóa). Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu. Công ty FINTEC có chính sách giá mềm dẻo, áp dụng các phương thức thanh toán linh hoạt, nên từ đầu năm 2003 đến nay chỉ có khoản hàng bán bị trả lại mới làm giảm trừ doanh thu của Công ty. Khi bán hàng cho khách, nếu như xảy ra sự cố gì mà nguyên nhân thuộc trách nhiệm của Công ty như: vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất hoặc không đúng chủng loại, qui cách đã ghi trong hợp đồng thì Công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hay toàn bộ số hàng đã mua tuỳ theo mức độ vi phạm. Trị giá của hàng bán bị trả lại được tính đúng theo trị giá ghi trên hoá đơn. Kế toán sử dụng tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản này. Khi phát sinh nghiệp vụ, người bán hàng sẽ lập biên bản trả lại hàng, sau đó kế toán lập phiếu nhập kho cho số hàng bán bị trả lại. Cụ thể như sau: Ngày 29 tháng 03 năm 2003, Công ty DTIC trả lại một phần số hàng hóa đã mua với lý do không đảm bảo chất lượng. Sau đây là biên bản trả lại hàng. Công ty FINTEC Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập_ Tự do_ Hạnh phúc BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG Hôm nay, ngày 29 tháng 03 năm 2003, tại số 109 Trần Hưng Đạo, Hà Nội, Công ty FINTEC chúng tôi gồm: Ông Nguyễn Hồng Chương : Tổng giám đốc công ty Anh Hoàng Thế Cường : Nhân viên bán hàng Chị Nguyễn Thị Thuý Hằng : Khách hàng. Ghi nhận việc trả lại một phần số hàng đã mua theo hoá đơn số 028812 ngày 08 tháng 03 năm 2003 Loại hàng: Máy in Canon LBP-1120 Số lượng: 01 cái Đơn giá: 2.860.000 VNĐ Thành tiền: 2.860.000 VNĐ Thuế GTGT 10%: 286.000 VNĐ Tổng cộng:3.146.000 VNĐ Lý do: Không đảm bảo chất lượng. Ông Nguyễn Hồng Chương, tổng giám đốc công ty đã trực tiếp kiểm tra lại hàng hoá, chấp nhận yêu cầu của khách hàng. Anh Hoàng Thế Cường, nhân viên bán hàng đã nhận lại hàng và thanh toán tiền hàng cho khách. Biên bản được lập thành 03 bản, có chữ kí xác nhận của người có liên quan. Hà Nội ngày 29 tháng 03 năm 2003. Chữ ký khách hàng Tổng giám đốc Công ty Người lập biên bản ( Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Tổng giám đốc trực tiếp kiểm tra lại hàng hóa, thấy giữ nguyên trạng thái ban đầu nên đồng ý cho nhập lại kho. Căn cứ vào biên bản trả lại hàng này, kế toán lập Phiếu nhập kho (Bảng 8), chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho. Sau đó, Phiếu nhập kho lại được chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết hàng hoá. (Bảng 8) PHIẾU NHẬP KHO Ngày 29 tháng 03 năm 2003 Nợ: 156 Số phiếu: 00990N Có: 632 Họ tên người giao hàng: Chị Nguyễn Thị Thuý Hằng Nhập kho: Cty STT Tên, nhãn hiệu, qui cách , phẩm chất hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập 1. Máy in Canon-1120 cái 1 1 2.860.000 2.860.000 Tổng cộng 2.860.000 Về phía khách hàng, Công ty sẽ thanh toán cho họ bằng tiền mặt hoặc trừ vào số nợ cũ mà khách hàng chưa thanh toán. Căn cứ vào phiếu nhập kho hàng bị trả lại do thủ kho chuyển lên, kế toán phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 632 (Bảng 10) và tài khoản 156 (Bảng 3). Từ hoá đơn bán hàng trước đây, kế toán vào sổ chi tiết tài khoản 531 (Bảng 9). (Bảng 9) SỔ CHI TIẾT HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI Tài khoản 531 “ Hàng bán bị trả lại” Từ ngày 0103/2003 đến ngày 31/03/2003. Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày 00990N 29/03 Công ty DTIC trả lại hàng 131 2.860.000 Cộng 2.860.000 Từ sổ chi tiết hàng bán bị trả lại, kế toán ghi định khoản: Nợ TK 531: 2.860.000 Nợ TK 333 (33311): 286.000 Có TK 131- Công ty DTIC: 3.146.000 (Bảng 10) SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán ” Tháng 3/2003 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ PS Nợ PS Có Số Ngày 00875X 2/3 Công ty TNHH Công nghệ truyền thông 156 2.402.400 00876X 2/3 Khách lẻ 156 520.800 00877X 2/3 DTIC 156 1.939.000 00878X 2/3 Khách lẻ 156 4.080.500 00879X 4/3 ABB 156 3.690.500 ... 00889X 8/3 DTIC 156 7.207.200 ... 00987X 27/3 Chi nhánh Thăng Long 156 651.571.200 ... 00998X 29/3 Cty TNHH Công nghệ truyền thông 156 6.560.400 00990N 29/3 DTIC trả lại hàng 156 2.402.400 ... Tổng cộng phát sinh trong tháng: 837.343.178 Kế toán ghi giá vốn số hàng bán bị trả lại: Nợ TK 156: 2.402.400 Có TK 632: 2.402.400 Định kì, từ sổ Nhật kí bán hàng kế toán phản ánh váo sổ cái các TK 511 (Bảng 11), 632, 156. IV- HẠCH TOÁN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY FINTEC 1. Hạch toán chi phí bán hàng Chi phí bán hàng tại Công ty bao gồm các chi phí