Luận văn Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại công ty TNHH Thương mại Đại Đức

toán trưởng phải kiểm tra, kiểm soát kỹ lưỡng tình hình thực hiện của các kiểm toán viên, cuối kỳ, cuối quý phải tiến hành tổng hợp đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán trước khi ra quyết định sau cùng. Do đặc điểm kinh doanh của công ty là mô hình nhỏ số lượng kế toán có giới hạn nên kế toán trưởng của công ty phải kiêm thêm phần hành của kế toán thuế. Cuối tháng dựa vào các chứng từ liên quan đến các khoản thuế kế toán thuế tập hợp số liệu lập các bảng kê khai thuế và nộp thuế cho nhà nước đúng hạn đúng nghĩa vụ. Các khoản thuế phải nộp của công ty chủ yếu là thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế nhập khẩu. Trong đó thuế giá trị gia tăng và thuế nhập khẩu phụ thuộc và số lượng vào hàng hoá mua vào bán ra và nhập khẩu trong tháng còn thuế thu nhập doanh nghiệp công ty phải tạm nộp cho cơ quan thuế mỗi tháng 1.400.000 VND ( một triệu bốn trăm ngàn đồng) đến cuối năm sẽ tiến hành đối chiếu kiểm tra giữa số thuế phải nộp và số thuế đã tạm nộp để tiến hành điều chỉnh, quyết toán thuế. Vì là doanh nghiệp nhập khẩu máy chế biến gỗ nên phần hành kế toán thuế của công ty tương đối phức tạp thuế suất thuế giá trị gia tăng có đầy đủ các loại có cả mặt hàng được miễn thuế mặt hàng chịu thuế suất 0%, 5%, 10% việc kê khai thuế có nhiều vấn đề nên công ty quyết định để cho kế toán trưởng kiêm thêm phần hành này. Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ hàng tháng, hàng quý tổng hợp các số liệu của các phần hành kế toán vào sổ cái giúp kế toán trưởng lập báo cáo kết quả kinh doanh tổng hợp. Kế toán tổng hợp của công ty phụ trách tương đối nhiều phần hành kế toán từ khâu mua hàng, bán hàng đến khâu xác định kết quả. Khi nhập hàng về kế toán tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi số lượng hàng nhập, đơn giá, số lượng hàng tồn kho xử lý các chứng từ mua hàng ghi chép vào các sổ chi tiết sau đó lập kế hoạch bán hàng, đồng thời với việc bán hàng là theo dõi doanh thu giá vốn, các khoản chí phí liên quan tới việc bán hàng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý, chi phí tài chính. Cuối tháng kế toán tổng hợp sổ sách để xác định kết quả kinh doanh của công ty. Kế toán thanh toán hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra dưới cả hai hình thức là bán buôn và bán lẻ nên phần hành kế toán thanh toán được tách ra do một người khác đảm nhiệm. Kế toán thanh toán có trách nhiệm theo dõi tình hình công nợ đối với từng khách hàng và nhà cung cấp, ghi sổ các tài khoản liên quan ngay khi có căn cứ xác định doanh thu hoặc chi phí. Cuối tháng lập bảng tổng hợp số dư công nợ chuyển cho kế toán tổng hợp. Bên cạnh đó kế toán thanh toán phụ trách thêm một phần hành nữa là kế toán tài sản cố định. Vì đây là doanh nghiệp thương mại do đó tài sản cố định ít có biến động phương pháp khấu hao tính theo đường thẳng nên việc theo dõi tình hình tài sản cố định rất đơn giản, không mấy phức tạp. Thủ quỹ được giao thêm nhiệm vụ thủ kho là người quản lý theo dõi quỹ tiền mặt của công ty thông qua sổ quỹ tiền mặt. Hàng ngày căn cứ vào phiếu thu phiếu chi để ghi sổ, cuối tháng báo cáo trực tiếp với kế toán trưởng. Đồng thời kiêm thêm việc theo dõi số lượng Nhập-Xuất Tồn hàng hoá tại kho về mặt số lượng. Mỗi tháng khi nhập, xuất hàng thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vào thẻ kho rồi tính ra số tồn kho cuối kỳ để chuyển sang tháng sau tiếp tục theo dõi. 2.2.2. Tổ chức hạch toán kế toán của công ty 2.2.2.1. Tổ chức vận dụng các chính sách kế toán chung Doanh nghiệp là công ty TNHH có quy mô nhỏ hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại nên theo Luật doanh nghiệp công ty phải hạch toán kế toán theo Chế độ kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa. Chế độ kế toán của doanh nghiệp nhỏ và vừa trước đây là chế độ kế toán của doanh nghiệp vừa và nhỏ được ban hành vào năm 1996, từ đó đến nay đã được sửa đổi bổ sung thêm nhằm hoàn thiện hơn chế độ kế toán cho phù hợp với tình hình kinh tế của nước ta qua mỗi thời kỳ. Về cơ bản chế độ kế toán của công ty đã tuân thủ theo các quyết định sau: - Quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT ban hành ngày 23/12/1996 - Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ban hành ngày 21/12/2001 sửa đổi bổ sung một số điều về chế độ kế toán được quy định tại quyết định số 1177 TC/QD/CĐKT của BTC. - Quyết định số 149/2001/QĐ/BTC ngày 31/12/2001 - Quyết định số 165/2002/QĐ/BTC ngày 31/12/2002 - Quyết định số 234/2003/QĐ/BTC ngày 30/12/2003 - Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong hoạt động kinh doanh. Mới đây nhất Bộ Tài Chính đã ban hành quyết định số 48/2006 QĐ-BTC ngày 14/9/2006 áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa thay thế quyết định số 1177 TC/QĐ/CĐKT và quyết định số 144/2001/QĐ-BTC. Theo quy định này công ty tiến hành khoá sổ kế toán tại thời điểm 31/12/2006 để tính chuyển số dư tài khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới từ 01/01/2007, những quy định khác về kế toán không quy định trong quyết định số 48 được thực hiện theo Luật kế toán và nghị định số 129/2004. Để thuận tiện cho việc hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế với nhà nước công ty thực hiện kỳ kế toán theo năm dương lịch tính từ 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Từ khi luật thuế GTGT ra đời công ty đã đăng ký tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Công ty sử dụng đồng tiền ghi sổ là VND, nghiệp vụ nào liên quan đến ngoại tệ sẽ được quy đổi theo tỷ giá thực tế. Hàng hoá của công ty có cả máy móc thiết bị nhập khẩu nên tình hình giá cả có thể biến động lớn do tác động từ nhiều phía vì vậy hàng tồn kho của công ty được quản lý theo phương pháp kê khai thường xuyên, phương pháp xác định giá hàng tồn kho cuối kỳ là giá bình quân gia quyền. 2.2.2.2. Vận dụng chế độ chứng từ kế toán của công ty Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Các chứng từ công ty sử dụng là: Phiếu thu Phiếu chi Biên lai thu tiền Vé thu phí lệ phí Hoá đơn thuế giá trị gia tăng Giấy đề nghị tạm ứng... Hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ Chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của người lập, duyệt, những người có liên quan cũng như đầy đủ các yếu tố khác theo quy định của nhà nước. Chứng từ kế toán của công ty từ 2006 về trước được áp dụng theo mẫu in trong quyết định 144/2001/QĐ-BTC, mẫu chứng từ được ban hành trong quyết định 48/2006 được áp dụng từ ngày 01/01/2007. Bất cứ nghiệp vụ kinh tế nào phát sinh đều phải tiến hành lập chứng từ để xác định thời gian giá trị kinh tế của nghiệp vụ đó. Tuỳ theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ mà sử dụng chứng từ thích hợp. Hiện tại ở công ty TNHH TM Đại Đức lập chứng từ theo hai loại đó là chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện. - Chứng từ mệnh lệnh là các chứng từ như hợp đồng kinh tế, đề nghị chi lệnh xuất kho... các chứng từ này do phòng kinh doanh hoặc người có nhu cầu chi tiền lập sau đó trình lên giám đốc phê duyệt. - Chứng từ thực hiện là các chứng từ như hoá đơn Thuế giá trị gia tăng, phiếu thu phiếu thu, phiếu chi... các chứng từ này do kế toán lập để làm căn cứ ghi sổ. Các chứng từ này phải có đầy đủ chữ ký xác nhận của những người có liên quan như người lập, người duyệt, kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị... thì mưói có hiệu lực Trong trường hợp chứng từ bị lập sai kế toán sẽ tiến hành xử lý theo các cách sau đây: Nếu phát hiện sai khi chứng từ chưa được luân chuyển thì thực hiện huỷ ngay. Nếu chứng từ đã luân chuyển mới phát hiện ra sai xót thì bắt buộc phải lập biên bản huỷ chứng từ. Các chứng từ bị huỷ được tổng hợp để báo cáo cụ thể cho cơ quan thuế để cơ quan thuế nắm được tình hình sử dụng chứng từ của công ty. Chứng từ được lưu trữ bảo quản để cơ quan thuế có thể kiểm tra và có thể sử dụng lại để kiểm tra đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết. Vì công ty TNHH TM Đại Đức là công ty có liên quan đến vấn đề nhập khẩu nên việc lưu trữ chứng từ kế toán cũng được phân chia riêng rẽ để thuận tiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra và tránh nhầm lẫn: các chứng từ kế toán của hàng mua trong nước được lưu trữ trong tủ của phòng kế toán, chứng từ của hàng nhập khẩu được lưu trữ ở phòng xuất nhập khẩu. Thời gian lưu trữ phụ thuộc vào từng loại chứng từ có thể là 5 năm, 10 năm, 20 năm theo quy định của quyết định số 48/2006 QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của bộ trưởng BTC. Sau khi hết thời hạn lưu trữ chứng từ được đem huỷ. Kế toán viên lập các chứng từ thuộc phần hành của mình để làm căn cứ ghi sổ sau đó các chứng từ sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra và quản lý. 2.2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty Tài khoản là cách thức phân loại, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán (tài sản, nguồn vốn và các quá trình kinh doanh). Công ty TNHH TM Đại Đức là một công ty nhỏ nên công ty chỉ sử dụng một số tài khoản cơ bản chứ không sử dụng hết các tài khoản trong bảng hệ thống tài khoản. Trong năm 2006 BTC đã ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo quyết định số 48 QĐ-BTC nhưng tạm thời công ty vẫn áp dụng hệ thống tài khoản trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ban hành ngày 21/12/2001 của BTC đến hết năm 2006 cho thống nhất, sang năm 2007 mới điều chỉnh hệ thống tài khoản theo quyết định mới. Tổng số tài khoản mà công ty sử dụng là 30 tài khoản, trong đó có một số tài khoản còn được chi tiết thành các tiểu khoản theo quy định riêng của công ty khác so với chế độ để tiện cho việc hạch toán của công ty. Các tài khoản loại 1 của công ty sử dụng bao gồm : TK111: Tiền mặt. TK 112: Tiền gửi ngân hàng. TK 131: Phải trả người bán TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ TK 142: Chi phí trả trước chờ kết chuyển TK 153: Công cụ dụng cụ TK 156: Hàng hoá Vì công ty có cả hoạt động nhập khẩu hàng hoá nên đôi khi chi phí thu mua là khá lớn do đó công ty đã sử dụng hai tài khoản chi tiết của TK156 là: 1561: Hàng hoá. 1562: Chi phí thu mua. TK 1561 chỉ dùng để ghi giá trị của hàng hoá, còn các khoản chi phí thu mua hàng hoá ví dụ như tàu xe, bến bãi, công vânh chuyển... sẽ được hạch toán vào TK 1562. Tài khoản loại 2 của công ty chỉ có 2 tài khoản là: TK 211: Tài sản cố định TK 214: Hao mòn tài sản cố định Tài sản cố định của công ty chỉ có tài sản cố định hữu hình, nguyên tắc đánh giá tài sản cố định là giá thực tế, trích quỹ khấu hao theo các mức đã đăng ký với cơ quan thuế ngay từ khi mới thành lập doanh nghiệp. Tài khoản loại 3 để phản ánh các khoản vay và nghĩa vụ của công ty đối với nhà nước: TK 311: Vay ngắn hạn TK 331: Phải trả cho người bán TK 3331: Thuế GTGT đầu ra TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu TK 3333: Thuế nhập khẩu TK 3334: Thuế thu nhập doanh nghiệp TK 335: Chi phí lãi vay TK 342: Nợ dài hạn Trong đó TK 331 được chi tiết ra thành hai tài khoản: TK 331a: Phải trả cho người bán nước ngoài TK 331b: Phải trả cho người bán trong nước Tài khoản loại 4 bao gồm: TK 411: Nguồn vốn kinh doanh TK 413: Chênh lệch tỷ giá TK 421:Lợi nhuận chưa phân phối Công ty có quan hệ kinh doanh với cả đối tác nước ngoài nên thường xuyên phải sử dụng ngoại tệ, phần chênh lệch tỷ giá sẽ được đưa vào TK 413 cuối kỳ được kết chuyển vào TK 711 hoặc TK 811 để xác định kết quả kinh doanh. Tài khoản loại 5của công ty chỉ có TK 511 ghi nhận doanh thu. Công ty là một công ty độc lập không có chi nhánh hay phân xưởng nên không sử dụng TK 512, còn trường hợp hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán thì doanh nghiệp hạch toán chung vào TK811 không thông qua TK 531, 532 để đơn giản hoá hệ thống sổ sách kế toán. Công ty không có hoạt động sản xuất nên tài khoản loại 6 của công ty chỉ có: TK 632: Giá vốn hàng bán TK 635: Chi phí tài chính TK 641: Chi phí bán hàng TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp Ngoài ra công ty còn sử dụng thêm 1 số TK như TK 711: Thu khác, TK 811: Chi khác, TK 911: Xác định kết quả kinh doanh. Công ty không sử dụng tài khoản ngoài bảng. Các khoản chi phí bán hàng trước đây được phản ánh vào TK 641 nhưng từ ngày 01/01/2007 công ty đã hạch toán các khoản chi phí bán hàng vào TK 6421 và chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 6422 đúng theo quy định số 48/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của BTC. 2.2.2.4. Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán của công ty Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế của hoạt động kinh doanh. Công ty có quy mô nhỏ, đội ngũ kế toán không nhiều, nội dung các nghiệp vụ tương đối giống nhau dựa vào đặc điểm đó công ty lựa chọn ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Các sổ mà công ty sử dụng bao gồm: Sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp, sổ cái các tài khoản sử dụng. Cụ thể như sau: - Sổ chi tiết: + Thẻ kho + Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán + Sổ chi tiết giá vốn hàng bán + Sổ chi tiết bán hàng + Sổ chi tiết chi phí + Sổ tiền mặt + Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng + Sổ chi tiết hàng hoá + Sổ quỹ - Sổ tổng hợp + Sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn + Báo cáo bán hàng + Bảng tổng hợp số dư công nợ Khi đã đầy đủ chứng từ kế toán các phần hành tiến hành ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ để cuối tháng cộng trừ tính toán ra số dư của mỗi TK sử dụng và đưa lên bảng cân đối tài khoản, xác định kết quả kinh doanh của công ty. Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ: Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp các chứng từ ghi sổ Sơ đồ 2.3. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại Công ty TNHH TM Đại Đức : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ kế toán ghi vào sổ cái các TK liên quan, đồng thời từ các chứng từ đó còn được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng TK trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. - Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập BCTC Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ phải bằng tổng số phát sinh Có của các TK trên bảng cân đối số phát sinh. Số dư của từng TK trên BCĐ số phát sinh pải bằng số dư của từng TK tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Các mẫu sổ của công ty đều tuân thủ nghiêm chỉnh theo mẫu sổ quy định của luật kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐCP ngày 31/5/2005 của chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán. 2.2.2.5. Hệ thống báo cáo kế toán của công ty Kế toán tổng hợp lập báo cáo nội bộ và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất. Mục đích của việc lập báo cáo tài chính là để tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong một năm tài chính. Báo cáo tài chính cung cấp thông tin kinh tế chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin của báo cáo tài chính là căn cứ quan trọng cho việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành kinh doanh của chủ sở hữu đồng thời cũng cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý vĩ mô của nhà nước. Các báo cáo tài chính mà công ty lập bao gồm: Bảng cân đối kế toán mẫu B01-DNN Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh mẫu 02-DNN Quyết toán thuế GTGT... Khi gửi báo cáo tài chính cho cơ quan thuế còn phải kèm theo phụ biểu: Bảng cân đối tài khoản mẫu số F1-DNN. So với quy định hiện nay công ty. vẫn còn lập thiếu một mẫu báo cáo đó là bản thuyết minh báo cáo tài chính Tất cả các báo cáo tài chính đều phải có chữ ký của người lập biểu, kế toán trưởng, giám đốc. Sang năm 2007 các mẫu sổ của công ty đã được áp dụng theo mẫu sổ in trong quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC. Tuân theo quy định của pháp luật cuối năm tài chính công ty lập các báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Công ty còn gửi các báo cáo tài chính tới một số đơn vị ban ngành có liên quan như sở tài chính Hà Nội, cục thống kê hay ngân hàng, tạo niềm tin cho ngân hàng để công việc vay vốn hoặc mở L/C thuận lợi hơn. Cuối mỗi tháng kế toán tổng hợp các số liệu trên sổ cái, sổ chi tiết để lên bảng cân đối tài khoản và xác định kết quả kinh doanh của từng tháng sau đó đến cuối năm thì tiến hành lập các báo cáo tài chính tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh cho cả một năm. Ngoài ra khi có yêu cầu đột xuất công ty cũng phải lập báo cáo tài chính để kiểm tra hoặc cung cấp thông tin. Báo cáo tài chính của công ty được trình bày một cách rõ ràng, trung thực, hợp lý để báo cáo cho ban giám đốc, cung cấp thông tin cho các nhà đầu tư. Ban giám đốc sử dụng báo cáo tài chính cho công tác quản trị nội bộ doanh nghiệp, lấy đó làm căn cứ để đánh giá tình hình phát triển của năm trước và đề ra các chiến lược phát triển cho năm tới. Các nhà đầu tư trước khi quyết định đầu tư vào doanh nghiệp cũng cần xem xét phân tích báo cáo tài chính rồi mới đưa ra quyết định đầu tư. Vì vậy báo cáo tài chính có một vai trò hết sức quan trọng quyết định không nhỏ tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 2.3. Kế toán lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty TNHH TM Đại Đức 2.3.1 Kế toán quá trình mua hàng hoá nhập khẩu 2.3.1.1. Phương thức mua hàng và thanh toán áp dụng tại công ty Về phương thức nhập khẩu hàng hoá công ty có thể thực hiện theo cả hai phương thức là nhập khẩu uỷ thác và nhập khẩu trực tiếp. Trước đây khi hoạt động buôn bán ngoại thương ở Việt Nam chưa phát triển, nhà nước chỉ cho phép các doanh nghiệp nhà nước mới được phép nhập khẩu thì hoạt động nhập khẩu của công ty phải uỷ thác cho các đơn vị chuyên nhận uỷ thác xuất nhập khẩu. Nhưng từ khi nhà nước xoá bỏ quy định đó cho phép các doanh nghiệp tự do buôn bán với nước ngoài thì công ty đã chuyển từ nhập khẩu uỷ thác sang hình thức nhập khẩu trực tiếp. Công việc nhập khẩu hàng hoá do phòng nhập khẩu phụ trách trách toàn bộ từ khâu tìm nhà cung cấp đặt hàng, xem xét hợp đồng, làm thủ tục hải quan, kiểm tra chất lượng hàng hoá đến lúc hàng về nhập kho. Hiện nay do phương tin thông tin liên lạc rất hiện đại nên các nhân viên phòng xuất nhập khẩu không cần trực tiếp ra nước ngoài để đặt hàng và làm hợp đồng và lấy hàng mà mọi hoạt động giao dịch mua bán được thực hiện thông qua điện thoại, fax, các phương tiện vận chuyển... Phòng nhập khẩu thường tìm nguồn hàng từ các nhà cung cấp quen thuộc, nếu các nhà cung cấp đó không có mặt hàng công ty đang cần thì các nhân viên phòng nhập khẩu sẽ tìm kiếm thông tin về các nhà cung cấp uy tín thông qua internet, báo chí, các phương tiện thông tin đại chúng khác...hoặc có thể tham khảo các công ty bạn để tìm ra nguồn hàng mới. Công ty thường nhập khẩu hàng từ các nước như : Đài Loan, Đức, Tây Ban Nha, Italia, Malaysia... Về phương thức thanh toán hiện nay công ty áp dụng hai hình thức thanh toán là điện chuyển tiền và thư tín dụng tùy thuộc vào từng hợp đồng và yêu cầu của nhà cung cấp nước ngoài. Trong đó hình thức điện chuyển tiền (TT) thường được áp dụng đối với các công ty mà đơn vị đã giao dịch nhiều lần hai bên có sự tin tưởng lẫn nhau, công ty sẽ điện chuyển tiền cho nhà cung cấp trước rồi mới nhận hàng sau. Còn đối với các nhà cung cấp mới hoặc không thường xuyên công ty phải thực hiện theo hình thức thanh toán mở thư tín dụng (L/C). Thư tín dụng là một bức thư do một ngân hàng lập ra đảm bảo khả năng thanh toán của công ty để tạo niềm tin cho người xuất khẩu giao hàng cho công ty đông thời cũng đảm bảo quyền lợi cho công ty. Thanh toán bằng hình thức mở L/C công ty sẽ mất thêm một khoản tiền mở L/C nhưng mọi mọi vấn đề liên quan đến thanh toán sẽ do ngân hàng chịu trách nhiệm vì vậy hạn chế được rủi ro tài chính. Do tài khoản của công ty được mở tại ngân hàng Eximbank Hà Nội nên công ty cũng ký quỹ mở L/C tại ngân hàng này. Đây là hoạt động giao dịch buôn bán với nước ngoài do đó đồng tiền thanh toán thường là ngoại tệ có thể là ngoại tệ của nước xuất khẩu hoặc USD (thông thường là USD). 2.3.1.2. Phương pháp tính giá hàng nhập kho Cũng như hầu hết các doanh nhiệp nhập khẩu khác công ty thường nhập khẩu hàng theo giá CIF. Giá CIF là giá giao nhận hàng tại nước mua đã bao gồm cả phí bảo hiểm. Nhưng đôi khi công ty vẫn nhập khẩu hàng hoá với giá FOB là giá giao nhận hàng tại biên giới nước bán (nước xuất khẩu) và không bao hàm phí bảo hiểm trong đó. Do hàng nhập khẩu thường có chi phí lớn nên khoản chi phí đó được tách ra hạch toán vào một tài khoản khác (TK1562) chứ không hạch toán gộp vào giá trị thực tế của hàng hóa. Điều này hoàn toàn phù hợp với chế độ kế toán hiện hành. Doanh nghiệp áp dụng hình thức nhập khẩu trực tiếp, thuế giá trị gia tăng khấu trừ nên ta có giá thực tế của hàng nhập khẩu như sau: = + + Giá thực tế hàng nhập khẩu Giá mua hàng nhập khẩu Chi phí mua hàng nhập khẩu Thuế nhập khẩu Trong đó thuế nhập khẩu phải nộp là: = * * Thuế nhập khẩu phải nộp Số lượng hàng nhập khẩu Đơn giá tính thuế nhập khẩu Thuế suất thuế nhập khẩu 2.3.1.3. Kế toán chi tiết hàng hoá Các chứng từ sử dụng trong kế toán hàng hoá thông thường bao gồm - Hoá đơn Thuế giá trị gia tăng - Hợp đồng cung cấp, mua bán hàng hoá dịch vụ - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho Đối với hàng hoá nhập khẩu công ty phải mở một bộ hồ sơ hàng nhập khẩu riêng. Các chứng từ này dùng để phản ánh nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá. Khi mua hàng kế toán nhận Hoá đơn thuế giá trị gia tăng hoặc hoá đơn bán hàng của đơn vị cung cấp và phiếu nhập kho để làm cơ sở ghi sổ số hàng nhập kho. Khi hàng hoá được xuất bán kế toán ghi Hoá đơn thuế giá trị gia tăng lập thành ba liên (đặt giấy than viết một lần) trong đó liên 1 màu tím để lưu, liên 2 màu đỏ giao cho khách hàng, liên 3 màu xanh dùng để thanh toán, phiếu xuất kho được lập thành hai liên, một liên lưu tại quyển, một liên chuyển cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó lại chuyển cho kế toán để kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hoá. Người có nhu cầu hàng đề nghị xuất hàng (có thể là cán bộ phòng kinh doanh) đưa đề nghị lên cho giám đốc công ty duyệt lệnh xuất, thủ kho kiểm kê giao hàng, ghi số thực xuất vào phiếu xuất, cùng với người nhận hàng ký vào phiếu xuất, ghi số lượng xuất của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng. Kế toán thu nhận chứng từ xuất, phân loại chứng từ và định khoản trên chứng từ, ghi sổ chi tiết TK 1561, TK5111... và sổ tổng hợp, điền vào cột đơn giá trên phiếu xuất. Vì là công ty nhỏ nên doanh nghiệp tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song. Các loại sổ thẻ mà công ty lập bao gồm thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá, sổ tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn. Thẻ kho: căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất thủ kho ghi vào thẻ kho mỗi chứng từ gốc được ghi một dòng trên thẻ. Cuối ngày cuối tháng thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng để đối chiếu với kết oán chi tiết sổ chi tiết vật tư ( cột số lượng). Sổ chi tiết hàng hoá: hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất do thủ kho chuyển đến kế toán ghi vào sổ chi tiết hàng hoá theo cả chỉ tiêu số lượng và giá trị. Cuối tháng kế toán tính ra số lượng tồn cho từng loại hàng hoá, số này phải bằng số lượng tồn trên thẻ kho do thủ quỹ ghi. Bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn: sổ này được lập vào cuối tháng dựa trên cơ sở là các sổ chi tiết hàng hoá để tính ra số lượng tồn cho cả kho hàng. Cột giá trị Nhập-Xuất-Tồn phải khớp với giá trị của tổng phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ của TK 1561. * Ví dụ về kế toán chi tiết lô hàng nhập khẩu theo hình thức thanh toán bằng L/C ngày 13/02/2007. Ngày 15/01/2007 công ty đã ký hợp đồng số DD-YF/116 với công ty YUH FARN MACHINERY INDUSTRIAL CO.,LTD địa chỉ tại No 51 Alley 42, Lane 66, Sec 2, Chiao Tan R.d. Feng Yuan Tai chung, Taiwan để nhập khẩu một lô hàng phục vụ theo đơn đặt hàng của khách hàng ngoài ra còn một số mặt hàng công ty nhập về trước chờ tiêu thụ sau. * Quá trình nhập khẩu lô hàng - Ngày 10/01/2007 nhận được đơn đặt hàng và yêu cầu xem bảng báo giá của công ty TNHH Phú Đạt, địa chỉ: Xuân Hoà-Phúc Yên-Vĩnh Phúc về các mặt hàng sau: Bảng 2.5.Trích hợp đồng mua bán số12012007HDNK/DD Tên hàng Số lượng Đơn vị tính Máy cưa rong YFR-303 03 Cái Máy bào thẩm AN-616 01 Cái Dao finger TKG 160x50x2Tx4 100 Cái Mũi đục 1/2 120 Cái - Ngay trong ngày hôm đó công ty gọi điện cho công ty YUH FARN MACHINERY INDUSTRIAL của Đài Loan để tìm nguồn hàng và đề nghị công ty này fax cho mình bảng báo giá. - Ngày 11/01/2007 gửi bảng báo giá của công ty cho công ty Phú Đạt tham khảo. - Ngày 12/01/2007 ký hợp đồng mua bán số 12012007HDNK/DD (Biểu số 3.25) với công ty TNHH Phú Đạt đồng ý cung cấp lô hàng trên cho công ty này. - Công ty xem xét tình hình thị trườn