Luận văn Hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp huyện từ thực tiễn huyện Ea kar, tỉnh Đắk Lắk

rên Đại học 02 đạt tỉ lệ 8%; Đại học 15, đạt tỉ lệ 56%; còn lại là Trung cấp, sơ cấp. Hình 3 Sơ đồ các bộ phận thuộc Văn phòng 2.3. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Ea Kar, tỉnh Đắk Lắk 2.3.1. Lập chương trình, kế hoạch c ng tác, hoạt động Thứ nhất, trong việc xây dựng kế hoạch hoạt động, bao gồm kế hoạch hoạt động chung của UBND huyện Ea Kar và kế hoạch hoạt động của Văn phòng. Để xây dựng kế hoạch hoạt động, Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar thực hiện các công việc, các khâu cụ thể như Thu thập thông tin, số liệu, dữ liệu liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến nội dung công tác, hoạt động cần xây dựng kế hoạch. Từ đó đưa ra các đánh giá, dự báo, nhận định sơ bộ đối với hoạt động, công tác cần xây dựng kế hoạch. 50 Tiếp theo, tiến hành thu thập, lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan để hình thành những nội dung chính của kế hoạch; xác định mục tiêu cụ thể trong từng vấn đề, từng nội dung công tác, gắn với các giải pháp, công cụ, phương tiện cần thiết để đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó. Dự thảo kế hoạch hoạt động, công tác do Văn phòng HĐND và UBND sẽ được trình để lãnh đạo UBND huyện xem xét, thông qua. Đối với kế hoạch hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền xem xét, phê duyệt và ban hành. Theo các báo cáo tổng hợp, trong đó có đề cập đến chất lượng xây dựng kế hoạch công tác của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar trong giai đoạn 2011 – 2016, về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu thực tiễn đặt ra. Việc xây dựng các kế hoạch, hoạt động công tác của UBND và của Văn phòng đã căn cứ vào những quy trình có tính khoa học nhất định và bám sát thực tế công tác quản lý, điều hành trên địa bàn huyện. Trên thực tế, việc xây dựng kế hoạch của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar thể hiện sự ưu trội trong việc đã xác định được các mục tiêu ngắn hạn cụ thể, là một trong những tiêu chí rất quan trọng để đánh giá chất lượng, hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch. Thứ hai, trong việc xây dựng chương trình công tác, bao gồm chương trình công tác năm, quý, tháng và tuần. Đối với chương trình công tác năm, Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar là đơn vị chịu trách nhiệm tổng hợp, dự thảo, gửi đến các cơ quan, đơn vị khác tham gia ý kiến. Đối với chương trình công tác quý, Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch UBND xem xét, quyết định. Đối với chương trình công tác tháng và công tác tuần, Văn phòng HĐND và UBND căn cứ vào ý kiến của từng bộ phận, đơn vị để tổng hợp, 51 xây dựng dự thảo trình Chủ tịch UBND quyết định và ban hành trước ngày 01 của tháng (đối với chương trình công tác tháng) và trước ngày thứ Hai của tuần làm việc (đối với chương trình công tác tuần). Chương trình công tác sau khi được ban hành sẽ được gửi đến các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Ea Kar, UBND các xã, phường thuộc huyện, các tổ chức, cá nhân có liên quan để biết và chủ động thực hiện. Bên cạnh đó, trong thực tế, khi có những thay đổi của hoạt động quản lý, điều hành, lãnh đạo UBND sẽ chỉ đạo việc điều chỉnh, thay đổi chương trình công tác sao cho sát với thực tiễn, Văn phòng HĐND và UBND chịu trách nhiệm thông báo kịp thời đến các đơn vị liên quan. Biểu 2.1. Đánh giá tính khoa học, hợp lý kế hoạch của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar Nguồn K t quả khảo sát đánh giá tính khoa h c, hợp lý trong việc lập k hoạch, chương tr nh công tác Theo kết quả khảo sát, có 50,5% ý kiến cho rằng, việc xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND có tính khoa học, hợp lý rất cao 38,7% ý kiến đánh giá ở mức khá cao và 10,8% ý kiến đánh giá ở mức trung bình. 50.5% 38.7% 10.8% 0 10 20 30 40 50 60 Rất cao Khá cao Trung bình Rất cao Khá cao Trung bình 52 Theo các đánh giá này, chất lượng xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar trong giai đoạn 2016 – 2019 khá cao, đáp ứng được một cách cơ bản đối với các yêu cầu về tính khoa học cũng như tính hợp lý. Tuy nhiên, trong các đánh giá của công chức thu được từ kết quả khảo sát, cũng vẫn còn những ý kiến có tính chất chủ quan, phần nào chưa phản ánh đúng thực trạng xây dựng kế hoạch, chương trình công tác của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar. 2.3.2. B o đ m thu thập, x lý, cung cấp th ng tin Công tác thông tin là một trong những nội dung hoạt động của Văn phòng nói chung, Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar nói riêng nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp cho hoạt động quản lý, điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện Xem xét trên thực tế, thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo UBND huyện Ea Kar do Văn phòng HĐND và UBND tiến hành thu thập từ các nguồn bao gồm Thông tin từ cấp trên (HĐND, UBND tỉnh, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh...); Thông tin từ cấp dưới (văn bản của UBND các xã, phường, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Ea Kar); Thông tin từ các cơ quan Đảng, đoàn thể; Thông tin từ dư luận xã hội (đơn thư khiếu nại, tố cáo); Thông tin từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, các trung tâm lưu trữ, thư viện, bảo tàng, triển lãm...; Thông tin từ các đoàn công tác (đoàn đi dự họp, đoàn kiểm tra cơ sở...); Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng. Tuy nhiên, các thông tin chính thức phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý, điều hành của UBND huyện Ea Kar được Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar chú trọng nhất bao gồm các thông tin từ cấp trên và thông tin từ cấp dưới, thể hiện qua các văn bản đến trong quá trình quản lý. Dưới hình 53 thức là văn bản quản lý nhà nước, các thông tin từ hai nguồn này thường được đảm bảo về tính pháp lý, tính chính xác, độ tin cậy. Do đó, việc sử dụng thông tin từ các nguồn này tạo thuận lợi nhất định cho đội ngũ công chức trực tiếp thực hiện nhiệm vụ thu thập, tổng hợp. Quy trình thông tin tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar được thực hiện theo quy trình chung của công tác thông tin trong hoạt động quản lý, bao gồm các bước xây dựng và tổ chức nguồn thông tin; thu thập thông tin; nghiên cứu, xử lý thông tin; kiến nghị các phương án giải quyết, sử dụng thông tin; xác định đối tượng nhận thông tin và thực hiện truyền thông tin; lưu trữ thông tin. Qua khảo sát thực tế, 69,4% công chức được hỏi cho rằng việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar rất đầy đủ, đáp ứng được yêu cầu của hoạt động này trong việc phục vụ hoạt động của UBND huyện Ea Kar; 18,0% ý kiến đánh giá khá cao; 12,6% đánh giá ở mức trung bình. Đối với tính chính xác của việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 90,1% ý kiến được hỏi đánh giá đảm bảo, 9,9% ý kiến được hỏi đánh giá không đảm bảo. Đối với tính kịp thời trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 89,2% ý kiến được hỏi đánh giá là đảm bảo, 10,8% ý kiến được hỏi đánh giá không đảm bảo. Đối với tính phù hợp trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, 86,5% ý kiến được hỏi đánh giá là đảm bảo, 13,5% ý kiến được hỏi đánh giá không đảm bảo. Đơn vị % Nội dung đánh giá Đảm bảo Không đảm bảo Tính chính xác 90,1 9,9 54 Tính kịp thời 89,2 10,8 Tính phù hợp 86,5 10,5 B ng 2.1. Tổng hợp ý kiến đánh giá việc thu thập, x lý và cung cấp th ng tin của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar Nguồn K t quả khảo sát tổng hợp ý ki n đánh giá việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Công tác thông tin là một trong những nội dung hoạt động của Văn phòng nói chung, Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar nói riêng nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp cho hoạt động quản lý, điều hành của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện. Xem xét trên thực tế, thông tin phục vụ quản lý, điều hành của lãnh đạo UBND huyện Ea Kar do Văn phòng HĐND và UBND tiến hành thu thập từ nhiều nguồn. Tuy nhiên, các thông tin chính thức phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý, điều hành của UBND huyện Ea Kar được Văn phòng HĐND và UBND huyện chú trọng nhất bao gồm các thông tin từ cấp trên và thông tin từ cấp dưới, thông tin trao đối qua lại giữa các cơ quan hành chính nhà nước, thông tin với doanh nghiệpthể hiện qua các văn bản đến, đi trong quá trình quản lý. 2.3.3. Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị Theo kết quả tổng hợp từ báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Hành chính – Quản trị thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar, trong giai đoạn 2016 – 2019, trung bình mỗi năm Văn phòng phục vụ trên 400 cuộc họp, hội nghị của HĐND, UBND huyện và tham mưu, bố trí để lãnh đạo huyện tham dự trên 500 cuộc họp do tỉnh và các ngành, các địa phương tổ chức. Như vậy, tính trung bình cho 253 ngày làm việc/năm, mỗi ngày Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar tổ chức, phục vụ và bố trí phục vụ cho lãnh đạo tham gia cho trên dưới 4 cuộc họp, hội nghị. Những con 55 số này vừa phản ánh thực trạng hội họp quá nhiều trong các cơ quan nhà nước nói chung, chính quyền huyện Ea Kar nói riêng; đồng thời cũng phần nào thể hiện những yêu cầu rất cao đối với công tác phục vụ cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar. Hình 4 Quang cảnh một cuộc h p Thành viên UBND huyện Thông thường, để đảm bảo hiệu quả cho việc tổ chức, phục vụ họp, hội nghị của HĐND, UBND, quá trình tổ chức chia thành 3 giai đoạn, bao gồm: Giai đoạn chuẩn bị cho cuộc họp, hội nghị: Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar thực hiện các công việc cụ thể như Đăng ký địa điểm tổ chức họp, hội nghị; Xây dựng chương trình cuộc họp, hội nghị, trong đó đề cập một số nội dung chủ yếu như mục đích, tính chất, nội dung họp, thành phần tham gia, chủ trì, thời gian, địa điểm, trình tự dự kiến của cuộc họp, hội nghị; Soạn thảo giấy mời, hoặc công văn triệu tập thành phần tham dự cuộc họp, hội nghị, kèm theo các tài liệu, văn bản, yêu cầu hoặc các gợi ý, đề xuất liên quan đến nội dung họp, hội nghị. 56 Đơn vị cuộc họp hội nghị Năm 2015 2016 2017 2018 2019 Số cuộc họp huyện chủ trì tổ chức 315 350 454 428 528 Số cuộc họp huyện tham dự 320 370 427 545 630 B ng 2.3. ố lượng các cuộc họp, hội nghị của HĐND và UBND được Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar tổ chức hàng năm Nguồn Báo cáo k t quả thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar t năm 2015-2019 Trong khi tiến hành các cuộc họp, hội nghị: Trong giai đoạn này, Văn phòng HĐND và UBND thực hiện các công việc chủ yếu bao gồm Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu (nếu có); Tham gia điều hành cuộc họp, thường là trong phần nghi thức, khánh tiết và dẫn chương trình; Thực hiện ghi biên bản cuộc họp, hội nghị, và tùy thuộc vào nội dung, tính chất cuộc họp, hội nghị, Văn phòng tiến hành ghi âm, ghi hình. Sau khi kết thúc cuộc họp, hội nghị: Đây là giai đoạn mà Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar tiến hành hoàn thiện các văn kiện họp, hội nghị; thông báo kết quả cuộc họp, hội nghị đến các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan; lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị; thu thập hóa đơn, chứng từ về chi phí để thanh toán. Theo kết quả khảo sát ý kiến của công chức, 63,1% công chức được hỏi cho rằng quy trình tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đầy đủ, bài bản, khoa học; 36.9% ý kiến đánh giá ở mức cơ bản đầy đủ. 76,6% ý kiến cho rằng, chất lượng công tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng 57 HĐND và UBND đáp ứng ở mức rất cao, 18% ý kiến đánh giá ở mức khá cao; 5,4% ý kiến đánh giá ở mức trung bình. Biểu 2.4. Đánh giá chất lượng c ng tác tổ chức các cuộc họp, hội nghị của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar Nguồn K t quả khảo sát đánh giá chất lượng tổ chức các cuộc h p 2.3.4. C ng tác văn thư, lưu tr Công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar do 2 đồng chí đảm nhiệm, thực hiện các công việc cụ thể bao gồm Tiếp nhận và phát hành văn bản, giấy tờ, tài liệu; Sao y, phát hành các văn bản của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện qua đường bưu điện và qua hệ thống thư điện tử công vụ, hệ thống quản lý văn bản và điều hành iDesk; Quản lý và sử dụng con dấu; Tiếp và hướng dẫn tổ chức, công dân đến thực hiện các giao dịch liên quan đến công tác văn bản; Lưu trữ văn bản, tài liệu, hồ sơ theo quy định của pháp luật. Đơn vị văn b n Năm 2015 2016 2017 2018 2019 76.6% 18% 5.4% 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Rất cao Khá cao Trung bình Rất cao Khá cao Trung bình 58 Tổng số văn bản đi 2986 3.375 3.498 3.779 3.837 Tổng số văn bản đến 4.687 6.689 7.735 8.673 8.967 B ng 2.5. ố lượng văn b n đến và đi tại UBND huyện Ea Kar Nguồn Báo cáo k t quả thực hiện nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar t năm 2016-2019 Thứ nhất, đối với hoạt động quản lý văn bản đến. Văn bản đến được hiểu là tất cả văn bản từ các cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi đến UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar . Từ bảng 2.2 cho thấy, số lượng văn bản đến do Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar tiếp nhận trung bình mỗi năm trong giai đoạn 2016-2020 là trên dưới 8.000 văn bản, tăng từ 4.687 văn bản năm 2015 lên 8.967 văn bản năm 2019 (thông qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành iDesk và đường bưu điện), qua đó cho thấy mặc dù chúng ta đang thực hiện cải cách hành chính nhưng số lượng văn bản đến không ngừng gia tăng. Số lượng văn bản đến tương đối lớn nên việc tiếp nhận văn bản đến trong sổ tiếp nhận được biên mục theo ngày, tháng nhận văn bản. Tùy thuộc vào tên loại văn bản đến, chuyên viên tiếp nhận sẽ lưu các văn bản đến trong các hộp lưu có ghi tên loại văn bản lưu ở ngoài. Kết thúc năm (ngày 31/12 hàng năm), toàn bộ văn bản đến trong năm được lưu vào tủ hồ sơ Văn phòng HĐND và UBND. Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar tuân thủ các quy định chung của pháp luật về văn thư – lưu trữ và các quy định cụ thể của UBND huyện Ea Kar, trong đó gồm các bước sau: Một là, tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: Khi thực hiện tiếp nhận văn bản được chuyển đến, chuyên viên phụ trách công tác văn thư thực hiện việc kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong, dấu chỉ 59 mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn (nếu có). Đặc biệt, đối với các văn bản được đóng dấu mật, chuyên viên văn thư sẽ kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi (phát hành) trước khi nhận và ký nhận văn bản. Hai là, phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đến: Đối với các văn bản đến ghi đích danh cá nhân, văn bản mật, văn bản khẩn, văn bản của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội đều được chuyển trực tiếp cho lãnh đạo UBND hoặc Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar . Đối với các loại văn bản khác còn lại, văn thư bóc bì và xử lý theo các quy định về nghiệp vụ văn thư. Ba là, đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến của văn bản được tiếp nhận: Đối với các bản fax thì được chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với các văn bản được gửi qua hệ thống trực tuyến thì tùy thuộc vào văn bản cụ thể để in và đóng dấu đến. Đối với các loại văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, đơn vị mà không đóng dấu đến. Bốn là, đăng ký văn bản đến: Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến và được đăng ký trên hê thống máy tính thông qua phần mềm quản lý văn bản. Năm là, trình văn bản đến: Sau khi đăng ký, văn bản đến được chuyển đến lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND để phân loại, trình lãnh đạo UBND giải quyết. Sáu là, chuyển văn bản đến: Sau khi lãnh đạo UBND huyện Ea Kar xử lý, có ý kiến chỉ đạo, văn bản được chuyển trở lại bộ phận văn thư để chuyển đến phòng, ban, đơn vị liên quan. Thứ hai, đối với hoạt động quản lý văn bản đi, quy trình được thực hiện gồm những bước cơ bản sau: 60 Một là, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện có sai sót, nhầm lẫn thì kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. Hiện nay tại HĐND và UBND huyện Ea Kar, tất cả các văn bản ban hành trước khi chuyển đi đều phải thông qua lãnh đạo văn phòng (Chánh Văn phòng hoặc Phó Chánh Văn phòng) kiểm tra, ký nháy về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Năm 2019, huyện Ea Kar đã bắt đầu triển khai thực hiện Chữ ký số trên văn bản, tuy nhiên việc ứng dụng thực hiện Chữ ký số hiện nay vẫn đang gặp một số khó khăn nhất định do vẫn có một bộ phận cán bộ lãnh đạo, quản lý trình độ ứng dụng công nghệ còn hạn chế do đó vẫn đang áp dụng cả 02 hình thức và Bộ phận Văn thư phải làm thay) Hai là, ghi số văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Ba là, nhân văn bản đi theo đúng số lượng, thời gian quy định. Bốn là, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn (nếu có). Việc đóng dấu được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư và chỉ đóng dấu khi có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Việc đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. 61 Năm là, đăng ký văn bản đi vào sổ. Đăng ký văn bản đi là việc ghi các thông tin cơ bản của văn bản đi, bao gồm số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn bản; trích yếu nội dung văn bản. Sáu là, làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo quy định. Bảy là, lưu văn bản đi theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Thứ ba, đối với công tác lưu trữ thì được giao cho một chuyên viên tại bộ phận tổng hợp của Văn phòng HĐND và UBND phụ trách. Các nhiệm vụ liên quan đến công tác lưu trữ gồm có thu thập tài liệu từ văn thư, các phòng chuyên môn UBND huyện để chỉnh lý, lên danh mục tài liệu; khai thác, cung cấp tài liệu lưu trữ khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng; quản lý kho lưu trữ tài liệu của cơ quan UBND huyện theo đúng quy định; phối hợp với chuyên viên phụ trách văn thư để thực hiện công tác văn thư theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng; hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cơ sở; thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện. Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định tại Luật Lưu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03/1/2013 về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011. Theo kết quả khảo sát đối với cán bộ, công chức, có 85,6% ý kiến cho rằng việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar được tuân thủ tuyệt đối; 14,4% ý kiến đánh giá cơ bản đảm bảo đúng quy định. Đồng thời, có ý kiến cho rằng việc tuân thủ quy trình quản lý văn bản đến và đi ở Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar đáp ứng ở mức tuyệt đối. Từ đó, có thể thấy, đại đa số công chức được hỏi đều cho rằng, về cơ bản việc thực hiện quản lý văn bản 62 tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar tuân thủ chặt chẽ các quy định chung của pháp luật, và tuân thủ quy trình thực hiện công tác văn thư cơ quan. Biểu 2.3. Đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về c ng tác văn thư, lưu tr tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar Nguồn K t quả khảo sát đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu tr Thứ tư, hoạt động quản lý và sử dụng con dấu. Liên quan đến quản lý, sử dụng con dấu, hệ thống văn bản điều chỉnh bao gồm Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Theo quy định tại Điều 25, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, con dấu của cơ quan được giao cho nhân viên phụ trách công tác văn thư giữ, nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản, tuyệt đối không để mất con dấu, không được giao dấu co bất kỳ ai trừ khi được lãnh đạo đồng ý và phải có biên bản bàn giao; đồng thời không đóng dấu khống chỉ (lưu không) trên bất kỳ loại văn bản, tài liệu nào. 85.6% 14.4% 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Tuân thủ tuyệt đối Cơ bản đảm bảo đúng quy định Tuân thủ tuyệt đối Cơ bản đảm bảo đúng quy định 63 2.3.5. C ng tác tiếp c ng dân Ban Tiếp công dân do 01 đồng chí Phó Chánh Văn phòng phụ trách, ngoài ra còn có 01 chuyên viên chuyên trách tiếp công dân, Ban Tiếp công dân có nhiệm vụ Thực hiện công tác tiếp công dân; xây dựng lịch tiếp công dân cho Chủ tịch HĐND, đại biểu HĐND, Chủ tịch UBND, các Phó Chủ tịch UBND; tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, tham mưu cho Chủ tịch UBND xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; theo dõi tình hình giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân để phục vụ cho công tác tiếp dân. Ban Tiếp công dân có nhiệm vụ Thực hiện công tác tiếp công dân; xây dựng lịch tiếp công dân cho Chủ tịch HĐND, đại biểu HĐND, Chủ tịch UBND, các Phó Chủ tịch UBND; tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo, tham mưu cho Chủ tịch UBND xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; theo dõi tình hình giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân để phục vụ cho công tác tiếp dân. Năm Tổng số lƣợt tiếp công dân lƣợt vụ việc Số vụ việc đ giải quyết vụ việc T lệ vụ việc đ giải quyết (%) Tổng số đơn thƣ khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đ tiếp nhận đơn vụ việc Số vụ việc thuộc th m quyền vụ việc Số vụ việc thuộc th m quyền đ giải quyết vụ việc T lệ vụ việc đ giải quyết (%) 2015 64/57 53 93 89 89 83 93 2016 121/95 92 97 121 117 108 92 2017 185/140 127 91 211 144 124 86 2018 248/206 188 91 234 232 213 91 2019 113/87 78 90 193 167 161 96,5 B ng 2.4. Kết qu thực hiện c ng tác tiếp c ng dân và gi i quyết đơn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar Nguồn Báo cáo k t quả ti p công dân và xử lý đơn thư của Ban Ti p công dân thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar t năm 2015-2019 Theo các số liệu, giai đoạn 2015-2019 số lượt, vụ việc có chiều hướng gia tăng nhất là trong các năm 2017, 2018 xuất phát từ nguyên do Bộ Nông 64 nghiệp và PTNT đang triển khai dự án Hồ chứa nước Krông Pách Thượng tại địa bàn huyện với tổng mức đầu tư trên 5.000 tỷ đồng và có liên quan đến việc thu hồi đất nên số lượt và vụ việc tiếp công dân gia tăng, số đơn thu cũng gia tăng. Năm 2019 tỷ lệ số vụ việc được giải quyết/tổng số vụ việc khiếu nại, tố cáo tăng từ 86% (2017) lên 91% (2018) và 96,5% (2019), kết quả này có được bao gồm một phần đóng góp của công tác tiếp dân một cách có hiệu quả, biết lắng nghe ý kiến công dân, đi sâu, nắm bắt tâm tư, nguyện vọng của công dân. Qua công tác tiếp dân cho thấy, tuy số vụ việc khiếu nại, tố cáo rất lớn, và có xu hướng tăng nhưng tính chất từng vụ việc không quá khó khăn, phức tạp, trước khi khiếu nại, tố cáo, đa số công dân có tâm lý bức xúc do không được giải thích, giải đáp thỏa đáng về các chủ trương, chính sách, quy định của địa phương; nhưng sau khi được hướng dẫn, giải thích cụ thể của lãnh đạo UBND, của Thường trực HĐND, công dân tăng thêm hiểu biết, giảm bớt áp lực đối với các cơ quan chính quyền. Biểu 2.4. Đánh giá mức độ đ m b o tuân thủ các quy định của pháp luật trong c ng tác tiếp c ng dân của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ea Kar Nguồn K t quả khảo sát việc tuân thủ các quy định của pháp luật trong công tác Ti p dân 66.7% 27% 6.3% 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Rất cao Khá cao Trung bình Rất cao Khá cao Trung bình 65 Qua khảo sát, 66,7% công chức được hỏi cho rằng công tác tiếp công dân tại Văn phòng HĐND và UBND đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật ở mức độ rất cao, 27% đánh giá ở mức khá cao 6,3% ý kiến đánh giá ở mức độ trung bình. Bên cạnh đó, 9,9% ý kiến công chức cho rằng, trong quá trình thực hiện tiếp công dân có dấu hiệu gây khó khăn, phiền hà, nhũng nhiễu từ phía công chức đối với công dân, 18% kh ng định không có việc nhũng nhiễu trong tiếp công dân; rất hiếm khi gây phiền hà 72,1%. 2.3.6. Hiện đại h a c ng tác văn phòng, ứng dụng c ng nghệ th ng tin Hiện nay, hệ thống iGate ở huyện Ea Kar đã cung cấp dịch vụ công trực tuyến đến mức độ 2 và mức độ 3 ở một số lĩnh vực theo đó bảo đảm cung cấp đầy đủ các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên qua