Luận văn Kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nhóm hàng nông sản tại Công ty Xuất nhập khẩu Intimex

ông ty Thời gian thực hiện: Từ ngày 25/3 đến ngày 2/4/2009 Số lượng phiếu phát ra: 6 phiếu Đối tượng nhận phiếu điều tra: Các nhân viên kế toán tại Công ty Bước 3: Thu hồi và tổng hợp phiếu điều tra Toàn bộ phiếu điều tra phát ra đều thu hồi về được (6 phiếu) và không có phiếu điều tra nào là không sử dụng được. Các thông tin thu thập được trong phiếu điều tra được tổng hợp lại phục vụ cho mục tiêu của cuộc điều tra. Mẫu phiếu điều tra trắc nghiệm (phụ lục số 01) Bảng tổng hợp phiếu điều tra trắc nghiệm (phụ lục số 02) 3.1.2. Phương pháp phỏng vấn Nếu như phương pháp điều tra cho ta thấy được tổng quan về đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, tổ chức công tác kế toán tại Công ty thì đến phương pháp phỏng vấn ta có thể thấy được rõ ràng và chi tiết hơn về kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại công ty. Các bước tiến hành phỏng vấn: Bước 1: Xây dựng các câu hỏi phỏng vấn Để thực hiện công tác phỏng vấn tốt thì ta phải chuẩn bị và xây dựng các câu hỏi phỏng vấn đối với từng đối tượng được phỏng vấn trước khi phỏng vấn. Các câu hỏi phỏng vấn được đề xuất phải dễ hiểu, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của người được phỏng vấn nhưng đồng thời phải đáp ứng được mục tiêu của cuộc phỏng vấn là đi sâu vào tìm hiểu công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu. Đối tượng phỏng vấn: kế toán xuất khẩu của Công ty vì kế toán xuất khẩu trong Công ty là người nắm được rõ nhất về nghiệp vụ xuất khẩu, kế toán tổng hợp công nợ là người nắm rõ về tình hình thanh toán trong Công ty do đó sẽ đem lại những thông tin hữu ích liên quan đến nghiệp vụ xuất khẩu. Bước 2: Tiến hành phỏng vấn Thời gian phỏng vấn: Cuộc phỏng vấn diễn ra trong 2 ngày 3/4 và 6/4/2009. Theo thời gian và địa điểm đã hẹn trước, tiến hành phỏng vấn các đối tượng có liên quan theo các câu hỏi phỏng vấn đã được xây dựng. Để đảm bảo cho cuộc phỏng vấn mang lại kết quả cao và chính xác: cuối buổi phỏng vấn người phỏng vấn nhắc lại một lần nữa các thông tin có được sau khi phỏng vấn. Những câu trả lời của người được phỏng vấn về những thông tin ta phỏng vấn phải được ghi chép cẩn thận và chính xác. Thông tin phỏng vấn sẽ là cơ sở quan trọng trong việc xem xét và đánh giá thực trạng kế toán xuất khẩu tại Công ty. Các câu hỏi phỏng vấn (phụ lục số 03) 3.1.3. Phương pháp quan sát thực tế Đây là phương pháp được xây dựng dưới góc quan sát của chính bản thân người nghiên cứu. Thông qua phương pháp này, bản thân người nghiên cứu phải trực tiếp tìm hiểu và quan sát được quy trình thực hiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu ở Công ty như thế nào ở tất cả các khâu: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết doanh thu, giá vốn. Qua phương pháp này, người nghiên cứu phải xem xét, đánh giá được quy trình thực hiện kế toán nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty có phù hợp với chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành hay không, tìm ra được những ưu điểm, những hạn chế, những vấn đề còn tồn tại trong công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty để từ đó đề cập các giải pháp hoàn thiện . 3.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán nghiệp vụ xuất khẩu tại Công ty XNK Intimex 3.2.1 Đặc điểm hoạt động, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại công ty XNK Intimex 3.2.1.1 Đặc điểm hoạt động của công ty XNK Intimex Vài nét về Công ty XNK Intimex Công ty Cổ phần Intimex Việt Nam nguyên là Tổng công ty xuất nhập khẩu Nội  thương và Hợp tác xã được thành lập theo quyết định số 58 NT/QĐ ngày 10/08/1979 của Bộ Nội Thương (nay là Bộ Công Thương). Trải qua quá trình phát triển, sau một số lần thay đổi tổ chức và tên gọi, từ năm 2000 đến nay tên công ty được đổi thành Công ty xuất nhập khẩu Intimex, tên giao dịch đối ngoại: Intimex Import-Export Corporation. Trụ sở chính của Công ty đặt tại 96 Trần Hưng Đạo - Hà Nội - Việt Nam. Ngoài trụ sở chính tại Hà Nội, công ty có 6 chi nhánh tại: thành phố Hồ Chí Minh, Đồng Nai, Đà Nẵng, Nghệ An, Hải Phòng và chi nhánh tại Matxcova-Liên Bang Nga. Đặc điểm hoạt động của công ty: Trải qua 30 năm hoạt động, nay công ty XNK Intimex là một trong những doanh nghiệp có quy mô lớn của Bộ Công Thương về lĩnh vực kinh doanh thương mại. Trong những năm đầu đổi mới của nền kinh tế đất nước, công ty phát triển mạnh mẽ chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu: xuất khẩu nông sản, thủy sản, công nghệ phẩm…; nhập khẩu vật tư nguyên liệu, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, hàng tiêu dùng…; kinh doanh phân phối bán buôn, bán lẻ, đại lý các mặt hàng phục vụ sản xuất, kinh doanh, tiêu dùng… Ngoài ra công ty còn thực hiện hoạt động kinh doanh dịch vụ: dịch vụ viễn thông, dịch vụ cho thuê kho bãi, văn phòng, chuyển khẩu, chuyển tải; hoạt động sản xuất: sản xuất, chế biến hàng nông sản, nuôi trồng, chế biến thủy hải sản, sản xuất, lắp ráp xe máy, sản xuất, gia công hàng may mặc. 3.2.1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh Với đặc điểm là một doanh nghiệp nhà nước có quy mô lớn bao gồm 5 phòng quản lý, 3 phòng kinh doanh, 9 đơn vị trực thuộc và 3 Công ty con cổ phần nên từ năm 2002 Công ty đã triển khai giải pháp giao ban điều hành trực tuyến (Video Conference) giữa Công ty và các đơn vị ở xa… Tổ chức bộ máy quản lý của công ty xuất nhập khẩu Intimex bao gồm: * Ban giám đốc bao gồm: Giám đốc do Bộ trưởng Bộ Công Thương bổ nhiệm và miễn nhiệm là người chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của công ty, là người phụ trách chung chịu trách nhiệm nhận xét ký duyệt các đợt xuất nhập hàng và là người điều hành bổ nhiệm cán bộ công nhân viên toàn công ty. Phó giám đốc: Bao gồm hai phó giám đốc do giám đốc lựa chọn và đề nghị Bộ trưởng Bộ Công Thương bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Một phó giám đốc phụ trách công việc kinh doanh, một phó giám đốc phụ trách công việc nội bộ. Phó giám đốc chịu trách nhiệm trước giám đốc, đồng thời thay mặt giám đốc giải quyết công việc khi giám đốc vắng mặt trong phạm vi phụ trách và được uỷ quyền. *Các phòng ban: Ngoài ban giám đốc thì Công ty bao gồm khối những phòng quản lý, khối các phòng kinh doanh, và khối các đơn vị trực thuộc với những chức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng trên cơ sở liên kết để đưa Công ty ngày càng phát triển. 3.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty XNK Intimex 3.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty Xuất phát tứ đặc điểm doanh nghiệp kinh doanh với quy mô lớn, nhiều ngành nghế với mạng lưới chi nhánh ở nhiều nơi do đó tổ chức bộ máy kế toán của công ty Xuất nhập khẩu Intimex là mô hình tổ chức kế toán phân tán. Đây là mô hình tối ưu cho các doanh nghịêp lớn, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh trên nhiều địa bàn khác nhau, các đơn vị hoạt động tương đối độc lập. Tại mỗi đơn vị thành viên của công ty đều có phòng kế toán riêng tương đối hoàn chỉnh, làm nhiệm vụ thu nhận kiểm tra, xử lý chứng từ kế toán, thực hiện việc hạch toán tổng hợp, hạch toán chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị theo sự phân cấp quản lý trong công ty, định kỳ lập báo cáo kế toán gửi về phòng tài chính kế toán Công ty. Phòng tài chính kế toán Công ty thực hiện việc tổng hợp số liệu báo cáo các đơn vị trực thuộc và hạch toán các nghiệp vụ phát sinh ở văn phòng Công ty, lập báo cáo quyết toán của toàn Công ty, kiểm tra kế toán trong toàn Công ty. Hiện nay, phòng kế toán tài chính tại Công ty gồm có 14 người trong đó có: 1 kế toán trưởng, 2 phó phòng kế toán và 11 kế toán viên được phân công trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán toàn Công ty (phụ lục số 04) Nhiệm vụ của mỗi nhân viên như sau: - Trưởng phòng kế toán: phụ trách chung công tác hạch toán kế toán toàn công ty. - Phó phòng 1: phụ trách báo cáo tổng hợp quyết toán toàn công ty, theo dõi tình hình tài chính toàn công ty. - Phó phòng 2: phụ trách theo dõi chi phí, công nợ và tài sản cố định toàn công ty. - Kế toán viên đảm nhận các nhiệm vụ sau: kế toán hàng hóa nhập khẩu; kế toán hàng hóa xuất khẩu; kế toán tiền mặt,công cụ, dụng cụ; kế toán tiền gửi, tiền vay bằng Việt Nam đồng; kế toán tiền gửi, tiền vay bằng ngoại tệ; kế toán thuế; kế toán tổng hợp công nợ; kế toán theo dõi hàng kinh doanh nội địa và cho thuê cửa hàng; kế toán dự án. - Thủ quỹ: làm thủ quỹ và theo dõi tiền lượng tiền thực có tại công ty, lượng tiền thu, chi. 3.2.2.2. Tổ chức công tác kế toán tại công ty Với vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng của doanh nghiệp do đó trong công tác hạch toán kế toán của Công ty XNK Intimex phải tuân theo những chính sách, chế độ kế toán chung mà nhà nước đã quy định. Niên độ kế toán: niên độ kế toán của Công ty được tính theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Việt nam đồng Nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác: các nghiệp vụ kế toán phát sinh liên quan đến ngoại tệ, khi hạch toán căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế hay tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Đối với số dư các tài khoản có gốc ngoại tệ: cuối năm tài chính kế toán công ty tiến hành đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên Ngân hàng tại thời điểm ngày 31/12. Phương pháp khấu hao TSCĐ: được áp dụng một phương pháp tính khấu hao duy nhất là phương pháp khấu hao đường thẳng Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phương pháp Kê khai thường xuyên Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá đích danh Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ theo giá đích danh Phương pháp tính thuế GTGT là theo phương pháp khấu trừ Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng tại Công ty là hệ thống tài khoản do Bộ Tài chính quy định theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các tài khoản được doanh nghiệp chi tiết đến cấp 3, cấp 4. Hình thức ghi sổ kế toán Trong các loại hình thức sổ kế toán mà nhà nước đã quy định Công ty XNK Intimex áp dụng tất cả các hình thức sổ nhưng công ty sử dụng chủ yếu hình thức Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán Fast 2003 để hạch toán và ghi sổ Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Công ty xuất nhập khẩu Intimex lập đầy đủ các báo cáo Tài chính theo quy định của Bộ Tài chính gồm: + Bảng cân đối kế toán (B 01-DN) + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B 02-DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B 03-DN) + Thuyết minh báo cáo tài chính (B 09-DN) 3.2.3 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường đến kế toán nghiệp vụ xuất khẩu của Công ty Nhân tố vĩ mô: Chính sách kế toán của Nhà nước: Do các chính sách kế toán, các quy định, các chuẩn mực của Nhà nước thay đổi làm cho công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nói riêng cũng phải thay đổi cho phù hợp và đúng với chế độ kế toán hiện hành, chính vì vậy khi vận dụng theo chế độ kế toán mới khiến cho công tác hạch toán gặp lúng túng và dễ dẫn đến sai sót. Tỷ giá hối đoái: Do tỷ giá hối đoái luôn thay đổi do đó kế toán phải luôn cập nhật tỷ giá thực tế hàng ngày. Hơn thế nữa, sự thay đổi của tỷ giá hối đoái sẽ làm cho công tác xử lý các trường hợp phát sinh chênh lệch ngoại tệ phức tạp, dễ gây nhầm lẫn, làm tăng khối lượng công việc của kế toán. Nhân tố vi mô: Về mô hình tổ chức: mô hình tổ chức hiện nay chưa phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty và chưa tạo được sức mạnh tập trung do quy mô, phạm vi rộng khắp, kinh doanh sản xuất đa ngành nghề. Do đó, việc quản lý của lãnh đạo các đơn vị trực thuộc chưa làm hết khả năng, trách nhiệm. Về công tác kế toán: Công ty chưa kịp thời cập nhật những quy định mới về kế toán nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa theo chuẩn mực kế toán, các thông tư hướng dẫn thi hành chuẩn mực do đó dẫn tới những sai sót trong công tác kế toán tại Công ty Về hoạt động kinh doanh của Công ty: Mặt hàng kinh doanh xuất khẩu của Công ty chủ yếu là hàng nông sản, trong đó, cà phê và hạt tiêu là hai mặt hàng chính chiếm hơn 70% tỷ trọng kim ngạch xuất khẩu. Việc kinh doanh nông sản nói chung và cà phê, hạt tiêu nói riêng luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro do vốn sử dụng nhiều mà hiệu quả kinh doanh thấp, giá cả bấp bênh, lên xuống thất thường,…Bên cạnh đó, hoạt động kinh doanh siêu thị cũng gặp nhiều khó khăn. Vì đây là ngành có tỷ lệ lợi nhuận thấp lại sử dụng nhiều lao động và trong giai đoạn hiện nay, ngành bán lẻ của nước ta nói chung và của Công ty nói riêng đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt của các tập đoàn bán lẻ nước ngoài với kinh nghiệm và tiềm lực lớn hơn rất nhiều. Hơn nữa, nguồn vốn kinh doanh của Công ty còn hạn chế chưa đáp ứng được yêu cầu sản xuất kinh doanh. Trong khi đó, Công ty lại có nhiều khoản nợ xấu chưa thu hồi được. Về hoạt động đầu tư: Công ty tích cực đầu tư vào nhiều dự án, một số dự án đã đi vào hoạt động nhưng hiệu quả đem lại chưa cao. Việc đầu tư chưa mang tính tập trung khiến cho nhiều dự án còn dở dang nên Công ty phải trích lợi nhuận kinh doanh ra để trả vốn vay, lãi vay ngân hàng và khấu hao thiết bị đầu tư nên lợi nhuận trong những năm qua còn thấp, thậm chí bị lỗ. Tóm lại, trong giai đoạn hiện nay, bên cạnh những thuận lợi cần phải tân dụng, Công ty còn phải có những biện pháp khắc phục, giải quyết khó khăn để đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty trong thời gian tới. 3.3. Khái quát thực trạng kế toán nghiệp vụ xuất khẩu nhóm hàng nông sản tại công ty XNK Intimex 3.3.1 Đặc điểm xuất khẩu tại Công ty Phương thức xuất khẩu: Khi mới thành lập công ty chỉ được nhà nước cấp cho một số vốn ít ỏi để thực hiện hoạt động chủ yếu đó là hoạt động xuất khẩu ủy thác. Nhưng với sự nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên công ty đã ngày càng phát triển có uy tín trên thị trường xuất nhập khẩu. Đó là do công ty làm tốt công tác xuất khẩu, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường về cả số lượng, chất lượng và sự đa dạng hóa các mặt hàng phù hợp từng khối thị trường. Hoạt động xuất khẩu của công ty phát triển giúp công ty phát triển vững mạnh, tăng doanh thu về ngoại tệ cho nhà nước, đóng góp vào ngân sách nhà nước giúp kinh tế đất nước ngày càng phát triển. Hiện nay, Công ty XNK Intimex thực hiện hoạt động xuất khẩu chủ yếu thông qua 2 hình thức là: xuất khẩu trực tiếp (tự doanh), còn hình thức xuất khẩu ủy thác hầu như không xảy ra. Công ty luôn xem xét, đánh giá hiệu quả đối với từng nghiệp vụ xuất khẩu sao cho công ty luôn đạt được mức lợi nhuận mong đợi và hoàn thành mục tiêu kinh doanh. Thực tế cho thấy, một hợp đồng xuất khẩu để thực hiện được phải có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng xuất nhập khẩu của công ty và phòng kế toán. Trong đó, phòng xuất nhập khẩu đảm nhận các nghiệp mang tính chất ngoại thương như tìm kiếm nguồn hàng đồng thời hoàn tất chứng từ xuất khẩu. Căn cứ vào bộ chứng từ xuất khẩu, kế toán sẽ tiến hành hoàn tất các thủ tục và lập bộ chứng từ thanh toán. Điều kiện thanh toán: Thời gian thanh toán: Do hoạt động xuất khẩu chứa đựng nhiều rủi ro, vì thế công ty thường yêu cầu trả tiền trước. Tuy nhiên cũng tùy vào quan hệ của công ty với từng bạn hàng, nếu bạn hàng là khách hàng truyền thống thì công ty có thể cho trả ngay thậm chí trả sau, còn nếu uy tín của bạn hàng chưa cao thì công ty thường yêu cầu trả tiền trước. Phương thức thanh toán: Hiện nay trong hoạt động xuất khẩu, Công ty xuất nhập khẩu Intimex chủ yếu sử dụng các phương thức thanh toán sau: Phương thức tín dụng chứng từ (Letter of Credit) Phương thức chuyển khoản (chủ yếu là chuyển tiền bằng điện Telegraphic Transfer(T/T)) Phương thức nhờ thu (chủ yếu tiền thu đổi chứng từ Documents Payment(D/P)) Đồng tiền sử dụng trong thanh toán: Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, công ty thường sử dụng đồng tiền mạnh là USD, vì nó tương đối an toàn, độ rủi ro thấp và phổ biến trong giao dịch quốc tế. Ngoài ra công ty còn sử dụng phương tiện tiền tệ là đồng EUR, GBP trong thanh toán. Phương thức tính giá mua hàng Giá mua hàng xuất khẩu Công ty tính là giá mua theo hoá đơn, chi phí thu mua hàng xuất khẩu được tính luôn vào chi phí bán hàng trong kỳ. Phương thức tính giá vốn hàng xuất khẩu Cán bộ phòng nghiệp vụ tiến hành tìm kiếm nguồn hàng và thu mua hàng xuất khẩu sau khi ký kết hợp đồng ngoại. Thông thường hàng mua xuất khẩu của Công ty xuất nhập khẩu Intimex không nhập kho Công ty mà được đưa thẳng đến cảng làm thủ tục xuất khẩu ngay. Chính vì vậy giá thực tế đích danh được Công ty sử dụng để tính giá vốn hàng xuất khẩu. Cách tính này vừa đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí thực tế bỏ ra và doanh thu đạt được, vừa phù hợp với đặc điểm thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Công ty. Phương pháp tính giá hàng xuất khẩu Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá bán hàng xuất khẩu được sử dụng phổ biến là giá CIF và giá FOB. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá CIF thì ngoài việc làm thủ tục Hải quan Công ty còn tiến hành thuê phương tiện vận chuyển, mua bảo hiểm hàng hoá nếu hợp đồng yêu cầu, Công ty chịu mọi khoản chi phí này và được tính vào giá bán. Nếu hợp đồng quy định giá bán là giá FOB thì Công ty đưa hàng ra cảng để xuất sau khi thu mua hàng hoá, Công ty chỉ cần làm thủ tục Hải quan và giao hàng lên phương tiện vận chuyển. Công ty áp dụng 2 phương pháp tính giá này là hoàn toàn phù hợp với thông lệ quốc tế tạo điều kiện thuận lợi cho Công ty thích ứng hơn với từng thị trường, từng đối tác. Nguyên tắc hạch toán tỷ giá hối đoái Do đặc trưng kinh doanh của Công ty là xuất nhập khẩu nên số lượng nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ của Công ty là rất lớn, do đó để thuận lợi trong công việc thanh toán với đối tác, phù hợp với thông lệ quốc tế cũng như phù hợp với chế độ kế toán của Việt Nam, Công ty dùng tỷ giá thực tế tại thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ. 3.3.2. Thực trạng kế toán xuất khẩu nhóm hàng nông sản tại Công ty XNK Intimex 3.3.2.1 Về chứng từ kế toán Hợp đồng kinh doanh (sales contract) (phụ lục số 05): Đây là hợp đồng được lập và được 2 bên: bên xuất khẩu và bên nhập khẩu (giữa người bán và người mua) ký kết theo những điều khoản đã được thỏa thuận giữa các bên. Hợp đồng kinh doanh là cơ sở quan trọng để kế toán xuất khẩu theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu Công ty và bên mua. Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice): là chứng từ cơ bản của khâu thanh toán, là yêu cầu của người bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Trên hoá đơn nói rõ đặc điểm của hàng hoá, số lượng, đơn giá, tổng giá trị của hàng hoá, điều kiện giao hàng, phương thức chuyển hàng và phương thức thanh toán (phụ lục số 06). Vận đơn đường biển (Bill of Lading- B/L), vận đơn đường hàng không (Air Way Bill)… là chứng từ do người chuyên trở cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để vận chuyển. Kế toán căn cứ vào vận đơn để hạch toán (phụ lục số 07). Hóa đơn GTGT (đầu ra) (phụ lục số 08): Khi chuyển hàng đi xuất khẩu kế toán lập hóa đơn GTGT cho toàn bộ lô hàng xuất khẩu làm căn cứ để được hoàn thuế GTGT đầu vào. Tờ khai hải quan: đây là chứng từ rất quan trọng trong việc xác nhận hàng hoá có thực sự xuất khẩu hay không. (phụ lục số 09) Bảng kê đóng gói (Packing List): bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng. (phụ lục số 10) Giấy chứng nhận chất lượng, trọng lượng (Certificate of quanlity and weight) (phụ lục số 11): là xác nhận số lượng hàng hoá thực giao, chứng nhận phẩm cấp của hàng hoá thực giao và chứng minh phẩm chất hàng hoá là phù hợp với các điều kiện trong hợp đồng. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate Of Origin) (phụ lục số 12): là chứng từ do cơ quan có thẩm quyền cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác hàng hoá. (phụ lục) Hóa đơn cước tàu (phụ lục số 13): là căn cứ quan trọng để kế toán xuất khẩu ghi nhận vào giá vốn hàng xuất khẩu do bên cung cấp dịch vụ vận tải xuất cho Công ty. Đơn bảo hiểm (Insurance policy) (phụ lục số 14): đây là căn cứ để kế toán xuất khẩu tiến hành ghi nhận vào giá vốn hàng xuất khẩu khi Công ty xuất khẩu hàng theo giá CIF, chứng từ này do công ty cung cấp dịch vụ bảo hiểm xuất cho Công ty. Giấy báo Có của Ngân hàng: là chứng từ do Ngân hàng gửi cho Công ty khi khách hàng mua hàng xuất khẩu của Công ty trả tiền. Kế toán căn cứ vào Giấy báo Có của Ngân hàng để hạch toán các khoản phải thu của khách hàng. (phụ lục số 15) Đối với các mặt hàng nông sản xuất khẩu thì chứng từ rất cần thiết và phải có trong hợp đồng xuất khẩu là: Giấy chứng nhận không có Aflatoxin, Giấy chứng nhận không có khuẩn Samonella, Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật,Giấy chứng nhận y tế (phụ lục số 16, 17, 18, 19)… đây là các chứng từ quan trọng để đánh giá phẩm chất của các mặt hàng nông sản. Sau khi ký kết hợp đồng ngoại, Công ty tiến hành ký kết hợp đồng nội mua hàng để xuất khẩu, hàng mua có thể xuất khẩu ngay hoặc nhập kho của Công ty. Nếu hàng mua xuất ngay có biên bản giao nhận hàng hoá, tại Công ty xuất nhập khẩu Intimex chủ yếu là mua hàng xuất ngay. Sau khi hoàn thành việc thu mua hàng hóa với người bán nội, bước tiếp theo phòng nghiệp vụ làm tờ khai hải quan và một số giấy tờ khác như: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng hàng hóa, bảng kê đóng gói. Một chứng từ rất quan trọng khác là khi chuyển hàng lên tàu (hoặc đến cảng của người mua) là vận đơn có chữ ký của thuyền trưởng. Nếu xuất khẩu theo giá CIF còn có thêm “Hóa đơn bảo hiểm GTGT”. Sau khi có bộ chứng từ xuất khẩu, phòng nghiệp vụ lập lệnh viết hóa đơn trình giám đốc duyệt, để từ đó viết hóa đơn thương mại ngoại. Ngoài việc lập hóa đơn thương mại cho khách ngoại, công ty phải lập hóa đơn GTGT làm 3 liên, để làm chứng từ kê khai thuế GTGT đầu ra với cơ quan thuế. Khi hợp đồng xuất khẩu đã được thực hiện, phòng kinh doanh sẽ gửi bộ chứng từ sang phòng kế toán để ghi nhận doanh thu. 3.3.2.2 Vận dụng tài khoản và sổ kế toán Do Công ty xuất nhập khẩu Intimex thực hiện việc mua hàng xuất khẩu giao tay ba không qua kho của Công ty nên khi mua hàng để xuất khẩu căn cứ vào các chứng từ gốc: Hóa đơn GTGT (đầu vào) (phụ lục số 20), biên bản giao nhận hàng (phụ lục số 21), hợp đồng mua bán nội kế toán tiến hành cập nhật hoá đơn trên phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phần mềm kế toán sẽ tự động hạch toán thẳng vào TK 632 đối ứng với TK 331 và lên sổ chi tiết, sổ cái TK 6321. Ngày 26/12/2008 Công ty mua 52 tấn cơm dừa sấy khô của Công ty TNHH Phước Nghĩa. Kế toán căn cứ vào: Hoá đơn GTGT số 13866 (phụ lục số 20) do Công ty TNHH Phước Nghĩa xuất kế toán tiến hành nhập số liệu trên phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phần mềm tự động hạch toán: ghi nhận biến động tăng TK 6321: 917.800.000, TK 133110: 45.890.000 đối ứng với TK 3311: 963.690.000 và phần mềm tự động lên sổ chi tiết, sổ cái TK 6321 (phụ lục số 22), TK 3311 (phụ lục số 23, 24) Chi phí phát sinh liên quan đến quá trình mua hàng để xuất khẩu, kế toán xuất khẩu của Công ty căn cứ vào hoá đơn GTGT dịch vụ mua ngoài liên quan đến quá trình mua hàng để xuất khẩu, giấy báo nợ của ngân hàng: tiến hành cập nhật số liệu vào hệ thống, hệ thống tự động ghi nhận biến động tăng TK 641 đối ứng với các tài khoản thanh toán và hệ thống tự động vào sổ chi tiết, sổ cái TK 641 Ngày 02/01/2009 kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của Ngân hàng Đầu tư và phát triển - Chi nhánh Hà Thành - NHG0040 về việc thu phí chuyển tiền mua bột dừa theo HĐ 06/KD6-PN/08 kế toán cập nhật số liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm tự động ghi nhận biến động tăng TK 6417 đối ứng với TK 112131 với số tiền phát sinh là: 73.500 và lên sổ cái, sổ chi tiết TK 6417 (phụ lục số 25, 26), TK 112131 (phụ lục số 27). Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu ra, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống trên phân hệ bán hàng và công nợ phải thu. Khi đã nhập dữ liệu vào hệ thống, hệ thống tự động xử lý: Ghi nhận vào TK doanh thu 51111, hệ thống tự động vào sổ chi tiết, sổ cái TK 51111 – Doanh thu bán hàng hóa xuất khẩu Ghi nhận vào TK phải thu khách hàng 1311 lên sổ chi tiết, sổ cái TK 1311 – Phải thu của khách hàng xuất khẩu Ngày 01/01/2009 căn cứ vào hoá đơn GTGT (đầu ra) số 0014166 (phụ lục số 08) về nghiệp vụ xuất bán 52 tấn cơm dừa theo: Invoice số 05/KD6-HHPN/08, Hợp đồng xuất khẩu trực tiếp cơm dừa số 01/P6-OSF/08 ngày 10/12/2008 giữa Công ty xuất nhập khẩu Intimex (bên xuất khẩu) do phòng nghiệp vụ kinh doanh 6 ký với Công ty OOO SOKHA FRUKT (bên nhập khẩu), kế toán tiến hành nhập số liệu vào hệ thống trên phân hệ bán hàng và công nợ phải thu, hệ thống tự động hạch toán bút toán ghi nhận tăng TK 13116 đối ứng với TK 511116 với số phát sinh là 1.058.616.000 và lên sổ chi tiết, sổ cái TK 1311 (phụ lục số 28, 29), TK 51111 (phụ lục số 30). Căn cứ vào hóa đơn cước tàu khi Công ty giao hàng cho khách hàng theo giá CIF kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào hệ thống trên phân hệ mua hàng và công nợ phải trả, phần mềm hệ thống tự động xử lý phản ánh vào giá vốn hàng xuất khẩu TK 6321 và lên sổ kế toán chi tiết, sổ cái TK 6321. Ngày 05/01/2009 căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 000348 (phụ lục số 13) do Công ty TNHH giao nhận và vận tải quốc tế Cánh Buồm lập về việc thanh toán cước vận tải biển xuất khẩu 52 tấn cơm dừa, invoice 05/KD6-HHPN/08 (phụ lục số 06), vận đơn B/L YMLUN490052784 cước tàu xuất ngày 01/01/2009 (phụ lục số 07), kế toán tiến hành c