Luận văn Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phẩn sữa TH

T. Sữa chua ăn, sữa chua uống: sử dụng trang thiết bị của nhà cung cấp Sacmi (Italia). Sacmi là nhà cung cấp độc quyền trang thiết bị cho dòng sản phẩm sữa chua ăn và sữa chua uống. 2.1.6. Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty. Bảng 2.4: Doanh thu và tổng thu nhập của CBCNV của công ty qua từng năm STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 555 1.584 1.421 2 Tổng thu nhập/người/tháng Triệu đồng 6.5 7.7 9.0 (Riêng số liệu năm 2013 mới tính đến 6 tháng đầu năm) Mặc dù mới ra đời từ năm 2010 nhưng dựa vào số liệu bảng trên ta có thể thấy được rằng doanh thu của công ty đang có chiều hướng đi lên. Vì công ty đang còn nằm trong diện dự án từ 2010 tới năm 2017. Tuy nhiên trong 3 năm đầu sau khi Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 39 thành lập, doanh thu của công ty đã mang lại những tín hiệu đáng mừng. Doanh thu tăng dần theo mỗi năm và mục tiêu của công ty trong năm 2013 là đạt doanh thu 3.500 tỷ. Đây là con số khả thì vì theo số liệu thống kê tới 6 tháng đầu năm thì doanh thu của công ty đã đạt được con số 1.421 tỷ. Điều đáng nói hơn ở đây là thương hiệu TH ra đời đang nhận được sự chào đón của người tiêu dùng trong cả nước. Trong tháng 7/2013 công ty đã tiếp tục tung ra các sản phẩm thuộc dòng sữa chua và sữa chua uống men sống & tiệt trùng. Với việc tung ra các sản phẩm này thì công ty đang dự kiến có được bước đột phá trong việc tăng doanh thu đáp ứng theo kế hoạch đã đề ra. Theo lộ trình kế hoạch thì đến năm 2017 thì doanh thu của TH milk sẽ đạt mức 1 tỷ USD. Để đạt được mức doanh thu này ở năm 2017 công ty cũng đã có những chiến lược bán hàng cực kỳ rõ ràng. Bên cạnh việc bán hàng theo kênh truyền thống thì công ty cũng mạnh dạn mở ra kênh bán hàng cho riêng mình bằng hệ thống siêu thị mini TH true mart. Nắm bắt được nhu cầu phát triển của nghành tiêu dùng bán lẻ hiện nay nên TH milk mạnh dạn đầu từ vào kênh bán hàng tương đối mới mẻ ở Việt Nam này. Dù biết rằng kênh bán hàng này sẽ làm tăng chi phí bán hàng lên cao. Theo một số phân tích và nghiên cứu cho rằng việc mở rộng thị trường bằng cách đầu tư hẳn một kênh bán hàng như TH true mart vào thời điểm này sẽ là gánh nặng về chi phí bán hàng nhưng trong tương lai thì nó sẽ là kênh bán hàng hữu hiệu. Nắm bắt được thị trường và mạnh dạn đầu tư nên trong tương lai TH milk sẽ có 2 kênh bán hàng là truyền thống và hệ thống siêu thị mini TH true mart. Nhờ đó mà mục tiêu doanh thu năm 2017 sẽ là 1 tỷ USD càng có căn cứ hơn. Tuy nhiên sự biến động của thị trường trong 3 năm qua cũng khiến cho TH milk gặp không ít khó khăn như giá cả nguyên vật liệu tăng cao, tình hình lạm phát gia tăng, cạnh tranh thị trường với các công ty sữa hàng đầu như Vinamilk và Dutch Lady cũng gây nhiều ảnh hưởng cho mục tiêu của TH milk. Nhưng với mục tiêu có sẵn cùng với tiềm lực tài chính kèm theo đó là sự tự tin với thương hiệu TH nên công ty đang từng bước có những bước tiến vững chắc trên con đường chinh phục thị trường sữa Việt Nam. Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 40 2.2. Phân tích thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần sữa TH. 2.2.1. Hệ thống kế hoạch tại công ty cổ phần sữa TH. Hệ thống kế hoạch của công ty bao gồm: kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn, kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch tác nghiệp. Đối với kế hoạch dài hạn: Công ty xây dựng theo chiến lược và mục tiêu rõ ràng, ban giám đốc là người chịu trách nhiệm lập loại kế hoạch này. Hiện nay công ty cũng đang trong dự án từ năm 2010 tới năm 2017. Mục tiêu của công ty là tới năm 2017 sẽ đạt sản lượng sữa tươi 1.700 tấn/ngày, trở thành công ty số một trong việc sản xuất và phân phối sản phẩm sữa tươi tại Việt Nam. Kế hoạch trung hạn, kế hoạch năm: Từ kế hoạch dài hạn cùng với đó là các chỉ đạo từ ban giám đốc, các trưởng phòng ban sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch trung hạn, kế hoạch năm. Kế hoạch năm được xây dựng theo chiến lược có sẵn của công ty là tập hợp các kế hoạch: sản xuất, tài chính, lao động, vật tư, kỹ thuật, xây dựng cơ bảnTrong đó phần kế hoạch sản xuất sản phẩm phải đảm bảo mục tiêu về doanh thu theo lộ trình phát triển, phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh và đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu từ thị trường. Thông thường đối với kế hoạch năm thì khoảng tháng 10 hàng năm, công ty bắt đầu xây dựng kế hoạch cho cả năm tới (AOP: Annual Operation Plan). Kế hoạch này bao gồm mục tiêu về doanh thu mà công ty cần đạt trong năm tới. Căn cứ vào mục tiêu đó công ty tiến hành xây dựng các kế hoạch cụ thể liên quan để đáp ứng mục tiêu trên. Kế hoạch sản xuất sản phẩm năm: là cơ sở để chuẩn bị các điều kiện đảm bảo về nhân lực, trang thiết bị, công nghệ, nhà xưởng, vật tưTừ đó công ty sẽ có kế hoạch tài chính cụ thể để đảm bảo ngân sách hoạt động trong năm tới. Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 41 Bảng 2.5: Danh mục các kế hoạch của công ty TH năm 2013 STT Danh mục kế hoạch Quý1 Quý2 Qúy 3 Quý 4 1 Sản lượng và cơ cấu SP X X X X 2 THM AOP 2013 Plant capacity X X X X 3 THM AOP 2013 Capex X X X X 4 THM AOP 2013 Opex X X X X 5 THM AOP 2013 People Cost X X X X 6 THM AOP 2013 TnE X X X X 7 THM AOP 2013 Material Cost X X X X (Nguồn: phòng tài chính) Trong đó: Sản lượng và cơ cấu sản phẩm: căn cứ vào mục tiêu doanh thu, công ty tiến hành phân tích và đưa ra con số sản lượng cần sản xuất cho năm 2013 và tỷ lệ giữa các sản phẩm cần sản xuất. THM AOP 2013 Plant capacity: là kế hoạch chuẩn bị về trang thiết bị máy móc để đảm bảo kế hoạch sản xuất. THM AOP 2013 Capex: là kế hoạch chi phí cần đầu tư để đảm bảo kế hoạch sản xuất năm. THM AOP 2013 Opex: là kế hoạch chi phí hoạt động cần có khi triển khai từ kế hoạch sản xuất năm. Từ kế hoạch này thì công ty sẽ có kế hoạch tài chính chuẩn bị nguồn tiền hàng tháng để đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kế hoạch Opex này bao gồm tất cả chi phí hoạt động của tất cả các phòng ban trong công ty theo năm, theo quý và theo tháng. THM AOP 2013 People Cost: là kế hoạch về chi phí nhân sự để đảm bảo kế hoạch sản xuất năm. THM AOP 2013 TnE: là kế hoạch về các chi phí hoạt động như chi phí công tác, chi phí tiếp khách của cán bộ công nhân viên trong công ty. Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 42 THM AOP 2013 Material Cost: là kế hoạch nguyên vật liệu và chi phí mua nguyên vật liệu để phục vụ sản xuất hàng năm, hàng quý và hàng tháng. Kế hoạch ngắn hạn và tác nghiệp: Căn cứ từ kế hoạch sản xuất năm, công ty tiến hành phân bổ theo quý và chi tiết xuống từng tháng để tiến hành sản xuất và đảm bảo tiến độ cho cả năm. Ngoài ra, đối với kế hoạch tác nghiệp hàng ngày, hàng tuần thì công ty còn sử dụng các lệnh sản xuất để gửi tới các bộ phận liên quan. Lệnh sản xuất này bao gồm: số lượng sản phẩm cần sản xuất, số giờ sản xuất. Từ đó các bộ phận sẽ tính đến cơ cấu nhân sự, máy móc trang thiết bị để chuẩn bị đáp ứng sản xuất. Ở công ty cổ phần sữa TH, kế hoạch rất linh động. Do đó mục tiêu của năm được chia thành mục tiêu các quý, mục tiêu các quý được chia thành mục tiêu các tháng. Khi áp dụng mục tiêu của tháng thì công ty tiến hành rất linh động để có thể cập nhật nhu cầu của thị trường. Công ty áp dụng mục tiêu 1 tháng cố định và 2 tháng kế tiếp có thể thay đổi. Nhờ đó mà các kế hoạch của công ty có thể thay đổi một cách linh hoạt. Cuối mỗi tháng lại tiến hành họp định kỳ để tổng hợp kết quả đạt được và cập nhật tình hình thị trường để đưa ra mục tiêu cho tháng kế tiếp. Tất nhiên do đã có kế hoạch cho năm và quý nên sự thay đổi trong kế hoạch trong công ty chỉ cho phép +/- 20%. Ngoài con số chênh lệch trên thì phải giải trình lý do tại sao? 2.2.2. Phân tích về bộ máy lập kế hoạch sản xuất. 2.2.2.1. Sơ đồ bộ máy lập kế hoạch sản xuất tại TH milk. Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 43 Chủ tịch hội đông quản trị Kiểm tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Phó tổng giám đốc Khối kinh doanhKhối chuỗi cung ứng Khối tổ chức hành chính Khối tài chính - kế toán Bộ phận kế hoạch nhu cầu Bộ phận mua hàng Bộ phận kho & vận tải Phòng kinh doanh Phòng tài chính Phòng kế toán Khối sản xuất Phó tổng giám đốc Khối trang trại Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy lập KHSX (Nguồn: phòng kế hoạch nhu cầu) Theo sơ đồ bộ máy lập kế hoạch sản xuất tại công ty thì hoạt động lập kế hoạch sản xuất có sự tham gia của hầu hết các bộ phận trong công ty. Trong đó, ban giám đốc (gồm tồng giám đốc và năm phó tổng giám đốc) là cơ quan có nhiệm vụ phê duyệt các kế hoạch cũng như đánh giá tổng kết tình hình thực hiện kế hoạch của công ty. Các khối phòng ban có trách nhiệm triển khai và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch của công ty. 2.2.2.2. Phân tích vai trò của bộ máy lập kế hoạch sản xuất tại TH milk. Ban giám đốc: triển khai từ kế hoạch kinh doanh của công ty, ban giám đốc đã chuyển thành kế hoạch nhu cầu mà công ty cần sản xuất. Sau đó kế hoạch này được chuyển đến khối chuỗi cung ứng để triển khai thành kế hoạch sản xuất. Khối trang trại: căn cứ vào kế hoạch hàng năm của ban giám đốc, khối trang trại sẽ cân đối mua bò để đáp ứng sản lượng sữa mong muốn và vận chuyển đến tận nhà máy để phục vụ sản xuất. Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 44 Khối chuỗi cung ứng: bộ phận chịu trách nhiệm đặc biệt triển khai kế hoạch sản xuất từ kế hoạch nhu cầu của công ty là bộ phận kế hoạch nhu cầu. Căn cứ vào kế hoạch nhu cầu, công suất của nhà máy và sản lượng sữa từ trang trại, bộ phận kế hoạch nhu cầu sẽ tính toán và cân đối sản lượng cần sản xuất để đáp ứng nhu cầu của công ty (hay nói cách khác là nhu cầu của bộ phận bán hàng). Từ kế hoạch cần sản xuất này thì bộ phận sẽ tính ra nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết mua để đáp ứng kế hoạch sản xuất. Kế hoạch này sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng để tiến hành mua nguyên vật liệu. Kế hoạch sản xuất cuối cùng sẽ được triển khai đến khối sản xuất (thuộc khối chuỗi cung ứng). Căn cứ vào máy móc thiết bị, nguyên vật liệu và nhu cầu cần sản xuất, thì khối này sẽ tiến hành sản xuất ra đúng số lượng yêu cầu của kế hoạch. Và cuối cùng toàn bộ thành phầm sản xuất ra sẽ được bộ phận kho & vận tải vận chuyển ra thị trường. Khối tài chính và khối tổ chức hành chính: có vai trò hỗ trợ và đảm bào tài chính và nhân lực luôn đầy đủ và sẵn sàng để phục vụ sản xuất. Tuy vai trò và công việc ở bộ máy lập KHSX được phân công tương đối rõ rang nhưng vẫn còn đó một số hạn chế như: - Thiếu các chương trình đào tạo chuyên sâu dành cho đội ngũ lập kế hoạch sản xuất. Do đó việc nâng cao các kỹ năng vẫn còn hạn chế. - Sơ đồ tổ chức bộ máy lập kế hoạch sản xuất ở công ty TH cũng đã lâu, thiếu sự cải cách trong sơ đồ tổ chức để giúp bộ máy hoạt động linh hoạt hơn trong việc đối phó các tình huống. - Thiếu đội ngũ kế thừa trong bộ máy. Điều này có thể dẫn đến việc hoạt động không lâu dài, thiếu sự ổn định trong tương lai. 2.2.3. Phân tích quy trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty. 2.2.3.1. Quy trình lập kế hoạch của công ty. Quy trình lập kế hoạch sản xuất ở TH chia làm hai quy trình là quy trình soạn thảo KHSX và quy trình triển khai, theo dõi và điều chỉnh KHSX. Cụ thể về hai quy trình như sau: Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 45 ¾ Quy trình soản thảo kế hoạch sản xuất. (Quy trình S&OP). Sản xuất Mua hàng Xuất - nhập khẩuTrang trại Bán hàng Kế hoạch nhu cầu Sản lượng sữa Tồn nhà PP Dự báo bán hàng Điều kiện SX liên quanKHSX dự kiến KHSX liên quan Tồn kho NVL liên quan Thông tin mua hàng liên quan Xác nhận Họp các bộ phận Xác nhận KHSX tháng chính thức & 2 tháng dự kiến Xác nhận KHSX tuần trong tháng Đối chiếu tồn kho Hình 2.3: Quy trình soạn thảo KHSX (Nguồn: phòng kế hoạch nhu cầu) Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 46 ¾ Quy trình triển khai kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh KHSX. Biểu mẫu theo dõi KHSX Báo cáo sản xuất Bộ phận kế hoạch nhu cầu Biểu mẫu KHSX thay đổi Bộ phận sản xuất Báo cáo sản xuất Lưu đồTrách nhiệm Tài liệu Bộ phận kế hoạch nhu cầu Biễu mẫu KHSX Biễu mẫu đặt hàng NVL Bộ phận sản xuất Hình 2.4: Quy trình triển khai, theo dõi và điều chỉnh KHSX (Nguồn: phòng kế hoạch nhu cầu) Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 47 2.2.3.2. Phân tích quy trình lập kế hoạch của công ty. 1) Quy trình soạn thảo kế hoạch sản xuất. Quy trình này là tổng hợp của nhiều công đoạn khác nhau từ nhiều bộ phận khác nhau. Khối trang trại: trang trại đưa ra sản lượng sữa dự kiến cho từng năm dựa vào kế hoạch nhập bò, tình hình thực tế lượng bò hiện tại và kế hoạch sinh nở sắp tới của bò. Bên cạnh đó yếu tố mùa vụ cũng ảnh hưởng đến lượng sữa được vắt ra ví dụ như mùa hè thì lượng sữa vắt được ít hơn so với các mùa còn lại. Bảng 2.6: Bảng dự báo sản lượng sữa và thực tế nhận sữa của tháng 4, tháng 5 và tháng 6 năm 2013 STT Sản lượng sữa Đơn vị Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 1 Theo kế hoạch Tấn/ngày 225 250 260 2 Thực tế nhận Tấn/ngày 190 210 230 3 Chênh lệch Tấn/ngày (35) (40) (30) 4 Mức độ hoàn thành KH % 84% 84% 88% (Nguồn: phòng kế hoạch nhu cầu) Từ bảng trên ta thấy rằng, sự chênh lệch giữa thực tế và kế hoạch dự báo sản lượng sữa là luôn luôn tồn tại. Do đó một trong những nguyên nhân đầu tiên làm giảm hiệu quả của quy trình soạn thảo kế hoạch sản xuất chính là độ chính xác của việc dự báo sản lượng sữa. Khối bán hàng: sau khi có mục tiêu của một năm, khối này tiến hành phân tích thị trường để đưa ra dự báo cho từng quý, từng tháng. Căn cứ vào nhu cầu dự báo và mục tiêu doanh thu năm của công ty. Khối này sẽ có những giải pháp cụ thể như quảng cáo, khuyến mãi với mục đích là xúc tiến bán hàng để đáp ứng mục tiêu chung của công ty. Thông thường thì nhu cầu dự báo của 1 tháng, 1 quý hay 1 năm thì nó sẽ tính theo công thức sau: 1 i i t tF A xα−= [2.1] Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 48 Trong đó: 9 itF : nhu cầu sản phẩm i cho năm kế hoạch t. 9 1itA − : nhu cầu sản phẩm i cho năm kế hoạch t-1 9 α : dự báo mức độ tăng trưởng của sản phẩm i Ở TH thì mức độ tăng trưởng α là do ban lãnh đạo (BOD) quyết định hàng năm và đó được coi như là mục tiêu năm của công ty. Tuy nhiên khi xét đến kế hoạch quý và tháng thì lại đơn giản hơn nhiều và lúc đó α lại không có nhiều ý nghĩa lắm vì lúc đó các căn cứ để làm kế hoạch sản xuất lại là: 9 Tồn kho thành phẩm tháng trước. 9 Tình hình dự báo bán hàng tháng kế tiếp: tình hình này được bộ phận bán hàng xác định và theo mùa khác nhau thì nó khác nhau ví dụ như mùa đông thì sữa khó bán hơn các mùa còn lại. 9 Tình hình sản xuất tháng kế tiếp và dự kiến tồn kho tháng kế tiếp. Nói như vậy để thấy rằng kế hoạch ở TH là cực kỳ linh động. Nó phụ thuộc chủ yếu vào nhu cầu thị trường và sản lượng sữa từ trang trại. Do đó công việc của bộ phận kế hoạch nhu cầu là làm thế nào để đồng nhất được sản lượng sữa và nhu cầu từ thị trường. Từ đó công ty sẽ có những chiến lược cụ thể để đảm bảo mục tiêu của công ty. Bảng 2.7: Kiểm tra độ chính xác của số liệu dự báo SP có đường 110 của quý I & II năm 2013. Quý Tháng Đơn vị Kế hoạch(1) Thực hiện(2) Sai số (2)-(1) Độ chính xác Tháng 1 Thùng 204.421 177.128 (27.293) 87% Tháng 2 Thùng 178.868 144.011 (34.857) 81%Quý I Tháng 3 Thùng 245.830 634.221 388.391 -58% Tháng 4 Thùng 308.122 232.834 (75.288) 76% Tháng 5 Thùng 438.178 311.331 (126.848) 71%Quý II Tháng 6 Thùng 385.084 277.214 (107.870) 72% (Nguồn: phòng kế hoạch nhu cầu) Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 49 Dựa vào bảng trên ta có thể thấy rằng độ chính xác của dự báo cho sản phẩm có đường 110 là từ 70% tới 87%. Duy chỉ có tháng 3 là độ chính xác đạt -58% là vì do kế hoạch thực tế trong tháng đó bán được vượt xa nhu cầu dự báo. Điều này chỉ ra rằng sự biến động của nhu cầu thị trường là rất khó lường. Do đó tần suất cập nhật sự thay đổi nhu cầu thị trường càng nhiều thì độ chính xác của dự báo càng tăng lên. Từ việc phân tích độ chính xác của khả năng dự báo nhu cầu từ thị trường cho ta thấy rằng nguyên nhân thứ hai ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của quy trình soạn thảo kế hoạch sản xuất đó chính là độ chính xác của khả năng dự báo nhu cầu từ thị trường. Khối chuỗi cung ứng: sau khi nhận được kế hoạch nhu cầu từ bộ phận bán hàng thì bộ phận kế hoạch nhu cầu chịu trách nhiệm cân đối giữa các yếu tố: tồn kho thành phẩm và bán thành phẩm, nhu cầu bán hàng trong tháng, tồn dự kiến cuối tháng, từ đó đưa ra kế hoạch cần sản xuất trong từng tháng. Bảng 2.8: Bảng cân đối lập KHSX tháng 4, năm 2013 STT Tên TP Đơn vị Tồn đầu kỳ DK Nhu cầu Tồn cuối kỳ Mức KHSX 1 Ít đường 110 Thùng 21.992 42.374 22.232 42.586 2 Có đường 110 Thùng 155.468 308.122 219.089 371.743 3 Dâu 110 Thùng 50.774 105.000 62.000 116.226 4 Chocolate 110 Thùng 12.492 25.000 17.000 29.508 5 K đường 180 Thùng 26.526 52.673 31.150 57.297 6 Ít đường 180 Thùng 79.202 173.720 95.660 190.178 7 Có đường 180 Thùng 326.250 571.704 325.620 571.074 8 Dâu 180 Thùng 28.887 60.390 35.880 67.383 9 Chocolate 180 Thùng 19.766 35.000 21.325 36.559 10 Collagen 180 Thùng 7.569 15.000 10.000 17.431 11 Phytos 180 Thùng 9.394 15.000 10.000 15.606 12 Canxi 180 Thùng 6.477 15.000 10.000 18.523 (Nguồn: phòng kế hoạch nhu cầu) Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 50 Từ bảng trên ta thấy sau khi nhận được dự kiến nhu cầu từ bộ phận bán hàng cho các tháng 4 và tháng 5 thì để lập ra mức KHSX, bộ phận kế hoạch nhu cầu phải chốt được tồn đầu tháng 4, tồn cuối kỳ tháng 4. Theo chính sách tồn kho thành phẩm ở công Ty TH thì tồn cuối kỳ mỗi tháng bán được khoảng 15 ngày của tháng tới. Trong bảng trên thì tồn cuối kỳ tháng 4 bằng một nửa nhu cầu bán hàng tháng 5. Từ các thông số trên bộ phận kế hoạch nhu cầu đưa ra được mức kế hoạch sản xuất cho tháng 4 như trên. Hàng tháng, bộ phận bán hàng sẽ cập nhật nhu cầu của thị trường để bộ phận kế hoạch nhu cầu điều chỉnh kế hoạch sản xuất sao cho phù hợp với tình hình của thị trường tại thời điểm đó. Tóm lại, trong quy trình soạn thảo kế hoạch sản xuất này có sự tham gia hầu hết của các bộ phận với mục đích là chuyển từ nhu cầu thị trường sang nhu cầu sản xuất của công ty. Để nâng cao hiệu quả trong quy trình soạn thảo kế hoạch sản xuất này, nó đòi hỏi khả năng dự báo sản lượng sữa và khả năng dự báo nhu cầu từ thị trường phải cực kỳ chính xác. Bên cạnh đó tần suất cập nhật các dự báo phải nhanh để công ty còn có kế hoạch điều chỉnh sản xuất một cách hợp lý nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của thị trường. 2) Quy trình triển khai kế hoạch, theo dõi và điều chỉnh KHSX. a) Công tác chuẩn bị sản xuất. Khi nhận được mức kế hoạch sản xuất từ cuộc họp S&OP, phòng kế hoạch nhu cầu tiếp tục triển khai công tác chuẩn bị để tiến hành sản xuất. Phân tích khả năng đáp ứng kế hoạch: xem xét lịch sử sản xuất máy móc thiết bị. Việc xem xét lịch sử sản xuất các ngày sản xuất trước đó cho phép xác định và tính toán sản lượng trung bình trong một ngày/trong một ca/trong một giờ thực tế sản xuất ra được bao nhiêu sản phẩm và tỷ lệ phần trăm đạt kế hoạch đề ra. Từ đó đối chiếu với sản lượng cần phải sản xuất trong kế hoạch hiện tại có khả thi hay không? Nếu không, đưa ra các nguyên nhân, biện pháp xử lý và phản hồi về bộ phận/cấp liên quan để xem xét hoặc đổi lại kế hoạch sản xuất. Khi xem xét tiểu sử các ngày sản xuất trước đó, các thông tin sau cần phải xem xét: 9 Năng suất sản xuất chung đường chuyền trung bình (LU%). 9 Sản lượng thực tế sản xuất ra. Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 51 9 Tỷ lệ phần trăm đạt kế hoạch (PTS). 9 Tỷ lệ thời gian ngừng máy do lỗi thiết bị (EPL) và Hiệu suất sản xuất (LE) v.v. Xem xét các yếu tố khẩn cấp, có khả năng ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất. Việc xem xét các yếu tố khẩn cấp giúp việc sản xuất chủ động trong công việc triển khai kế hoạch sản xuất của bộ phận, từ đó có thông tin phản hồi đến các phòng ban liên quan. Các yếu tố khẩn cấp có thể có tác động đến kế hoạch sản xuất phải xem xét như: 9 Thiên tai, hỏa hoạn. 9 Các sự cố về máy móc thiết bị. 9 Xây dựng, chỉnh sửa/nâng cấp và cải tạo nhà xưởng. 9 Các thay đổi về chính sách tại địa phương v.v. Phân tích tồn kho vật tư: khi có được mức KHSX, bộ phận kế hoạch nhu cầu tiến hành tính toán và cân đối lượng tồn kho của nguyên vật liệu đủ để đáp ứng kế hoạch sản xuất. Việc xem xét tồn kho của nguyên vật liệu được tiến hành theo các bước sau: 9 Bước 1: xem xét tồn kho hiện tại tại các kho chứa nguyên vật liệu của nhà máy. 9 Bước 2: xem xét tồn kho tại kho nguyên vật liệu đã đặt nhưng chưa về. 9 Bước 3: xem xét tồn kho nguyên vật liệu để đảm bảo chính sách tồn kho an toàn của công ty. Nếu số lượng tồn kho của nguyên vật liệu không đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất theo mức kế hoạch sản xuất thì bộ phận kế hoạch chủ động tính toán và gửi kế hoạch đến bộ phận mua hàng để tiến hành mua hàng theo đúng chủng loại và số lượng yêu cầu nhằm đảm bảo kế hoạch sản xuất và chính sách tồn kho nguyên vật liệu của công ty. Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 52 Bảng 2.9: Bảng cân đối lập KH NVL cho tháng 4, năm 2013 STT Tên TP Đ/vị Tồn đầu kỳ DK Nhu cầu Tồn cuối kỳ Cần đặt hàng 1 Đường RE Kg 68595 254604 59408 245417 2 Seakem Kg 500 5664 800 864 3 Rikemal 105 Kg 4000 5656 3394 5049 4 Riplex DU Kg 954 802 782 630 5 Hương dâu 59 Kg 611 305 183 (124) 6 Hương dâu 60 Kg 611 305 183 (124) 7 Màu 1000 Kg 200 141 146 87 8 Chomilk 150 Kg 1000 807 635 442 9 Rikemal 200S Kg 500 368 267 134 10 Dark chocolate Kg 7137 11093 6656 10611 11 Flavor chocolate Kg 500 202 159 (139) 12 Vanila Natural Kg 411 252 214 55 (Nguồn: phòng kế hoạch nhu cầu) Sau khi cân đối số lượng nguyên vật liệu cần thì bộ phận kế hoạch nhu cầu sẽ tính toán và gửi số lượng cần đặt cho bộ phận mua hàng, với những nguyên liệu mà có số lượng cần đặt là âm thì không cần đặt, nghĩa là tồn kho đủ sản xuất theo kế hoạch đề ra. Thông tin mà bộ phận kế hoạch nhu cầu gửi cho bộ phận mua hàng như sau: 9 Số lượng đặt hàng. 9 Ngày yêu cầu về. 9 Số yêu cầu mua hàng. Dựa vào các thông số đó thì bộ phận mua hàng sẽ tiến hành liên hệ với nhà cung cấp để đàm phán và đưa về theo yêu cầu của bộ phận kế hoạch để đảm bảo kế hoạch sản xuất. b) Công tác lên kế hoạch sản xuất chi tiết. Việc xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết hàng ngày tuần cho từng khu vực/bộ phận và dây chuyền sản xuất sẽ được tiến hành theo các bước sau: Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 53 9 Lên kế hoạch sản lượng sản xuất hàng ngày: sau khi có được kế hoạch sản xuất tuần/tháng từ cuộc họp S&OP, bộ phận kế hoạch tiến hành tính toán, cập nhật các thông tin sản xuất mới nhất và lập kế hoạch sản xuất về sản lượng cần phải sản xuất cho mỗi ngày nhằm: o Đạt chỉ tiêu sản lượng đề ra. o Phân tích, đánh giá các yếu tố tác động đến sản xuất, từ đó có các biện pháp xử lý và cải tiến kịp thời. Luận văn thạc sĩ  Thái Ngô Hiếu – Lớp QTKD3- 2011B Page 54 00 Tuần số: 14 Từ ngày/ From 1-Apr-12 Đến ngày/ To 07-Apr-12 MON UHT đường: 64(tấn) UHT đường: 161(tấn) UHT đường: 127,000 (hộp) UHT đường: 455,000 (hộp) UHT đường: 447,000 (hộp) UHT đường: 447,000 (hộp) SWEETENED SWEETENED SWEETENED 1-Apr-12 225 (tấn) TUE UHT đường: 64(tấn) UHT đường: 161(tấn) UHT đường: 127,000 (hộp) UHT đường: 455,000 (hộp) UHT đường: 447,000 (hộp) UHT đường: 447,000 (hộp) SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED 2-Apr-12 225 (tấn) WED UHT đường: 60(tấn) UHT đường: 115(tấn) UHT đường: 127,000 (hộp) UHT đường: 455,000 (hộp) UHT đường: 320,000 (hộp) UHT đường: 320,000 (hộp) SWEETENED UHT Dâu: 50(tấn) SWEETENED SWEETENED UHT Dâu: 140,000 (hộp) UHT Dâu: 140,000 (hộp) 3-Apr-12 225 (tấn) THU UHT đường: 64(tấn) UHT đường: 150(tấn) UHT đường: 127,000 (hộp) UHT đường: 455,000 (hộp) UHT đường: 386,000 (hộp) UHT đường: 447,000 (hộp) SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED 4-Apr-12 214 (tấn) FRI UHT đường: 60(tấn) UHT k đường: 115(tấn) UHT đường: 127,000 (hộp) UHT đường: 455,000 (hộp) UHT k đường: 320,000 (hộp) UHT k đường: 320,000 (hộp) SWEETENED UHT Dâu: 50(tấn) SWEETENED SWEETENED UHT Dâu: 140,000 (hộp) UHT Dâu: 140,000 (hộp) 5-Apr-12 225 (tấn) SAT UHT đường: 64(tấn) UHT đường: 161(tấn) UHT đường: 127,000 (hộp) UHT đường: 455,000 (hộp) UHT đường: 447,000 (hộp) UHT đường: 447,000 (hộp) SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED SWEETENED 6-Apr-12 225 (tấn) SUNDAY UHT ít đường: 50(tấn) UHT ít đường: 175(tấn) UHT ít đường: 455,000 (hộp) UHT ít đường: 486,000 (hộp) UHT ít đường: 486,000 (hộp) LESS SUGAR LESS SUGAR LESS SUGAR LESS SUGAR LESS SUGAR LESS SUGAR 7-Apr-12 Tên sản phẩm/ DISCRIPTION Duyệt Lập Bởi Tổng UHT