Luận văn Nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân cấp xã, huyện Phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế

nếu UBND cấp xã không vững mạnh thì các tổ chức chính quyền cấp 49 trên khó có thể phát huy vai trò của mình, sức mạnh của của hệ thống chính trị được chứng minh rõ nét qua hoạt động và hiệu quả hoạt động của chính quyền cấp xã. 2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND cấp xã được quy định cụ thể trong Điều 31 và Điều 35 của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015, bao gồm: Tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật trên địa bàn xã; Quyết định những vấn đề của xã trong phạm vi được phân quyền, phân cấp theo quy định của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và quy định khác của pháp luật có liên quan. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan hành chính nhà nước cấp trên ủy quyền; Chịu trách nhiệm trước chính quyền địa phương cấp huyện về kết quả thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của chính quyền địa phương ở xã. Quyết định và tổ chức thực hiện các biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ của nhân dân, huy động các nguồn lực xã hội để xây dựng và phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh trên địa bàn xã; Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân xã quyết định những vấn đề, quyền hạn thuộc HĐND xã, quyết định biện pháp đảm bảo trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham nhũng trong phạm vi được phân quyền. Bảo vệ tài sản của cơ quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn xã. Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách xã. điều chỉnh dự toán ngân sách xã trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán ngân sách xã. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của xã trong phạm vi được phân quyền và tổ chức thực hiện các Nghị quyết của HĐND xã, tổ chức thực hiện ngân sách địa phương và thực 50 hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân xã. 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy Thực hiện Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, hiện nay, tại UBND cấp xã trên địa bàn huyện, cơ cấu tổ chức đảm bảo theo Điều 34 của Luật, quy định cụ thể về cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND cấp xã, cụ thể bao gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ trách quân sự, Ủy viên phụ trách công an; UBND các xã loại I có không quá hai Phó Chủ tịch; xã loại II và loại III có một Phó Chủ tịch. Hiện nay, trên địa bàn huyện có 08 xã, thị trấn loại 1 bao gồm Vinh Thanh, Vinh Hà, Vinh An, Phú Hải, Phú Thuận, Phú Diên, thị trấn Thuận An và thị trấn Phú Đa, tại các xã này, đã bố trí 02 Phó Chủ tịch, còn lại cơ cấu tổ chức bộ máy đáp ứng theo quy định, mỗi xã, thị trấn có 01 Chủ tịch UBND, 01 Ủy viên phụ trách quân sự và 01 Ủy viên phụ trách công an 2.1.1.4. Các mối quan hệ công việc Quan hệ với Ủy ban nhân dân huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện UBND cấp xã chịu sự chỉ đạo của UBND cấp huyện, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND cấp huyện; Trong chỉ đạo điều hành, khi gặp những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc chưa được pháp luật quy định, UBND xã phải báo cáo kịp thời để xin ý kiến chỉ đạo của UBND huyện; thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tình hình với UBND huyện và cơ quan chuyên môn cấp huyện theo quy định hiện hành về chế độ thông tin báo cáo. UBND xã chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp huyện trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn trên địa bàn xã; có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên 51 môn cấp huyện trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức cấp xã, từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức cấp xã. Quan hệ với Đảng ủy xã UBND xã chịu sự lãnh đạo của Đảng ủy xã trong việc thực hiện các Nghị quyết của Đảng, pháp luật của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo của cơ quan nhà nước cấp trên; UBND xã chủ động đề xuất với Đảng ủy phương hướng, nhiệm vụ cụ thể về phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề quan trọng khác ở địa phương, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng để giới thiệu với Đảng ủy những cán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức vụ công tác chính quyền. Quan hệ với Hội đồng nhân dân xã UBND xã chịu sự giám sát của HĐND xã, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Nghị quyết của HĐND, báo cáo trước HĐND xã, phối hợp với Thường trực HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND xã, xây dựng các đề án trình HĐND xã xem xét, quyết định, cung cấp thông tin về hoạt động của UBND xã, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của các đại biểu HĐND xã; Các thành viên UBND xã có trách nhiệm trả lời các chất vấn của đại biểu HĐND, khi được yêu cầu, phải báo cáo giải trình về những vấn đề có liên quan đến công việc do mình phụ trách; Quan hệ với Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và các đoàn thể nhân dân cấp xã UBND xã phối hợp chặt chẽ với Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cấp xã trong thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và bảo vệ lợi ích của nhân dân; tạo điều kiện cho các tổ chức này hoạt động có hiệu quả; định kỳ 6 tháng một lần hoặc khi thấy cần thiết thông báo về tình hình phát triển kinh tế - xã hội địa phương và các hoạt động của UBND cho các tổ chức 52 này biết để phối hợp, vận động, tổ chức các tầng lớp nhân dân chấp hành đúng đường lối chính sách, pháp luật và thực hiện tốt nghĩa vụ công dân đối với Nhà nước. Quan hệ giữa Ủy ban nhân dân xã với Trưởng thôn Chủ tịch UBND xã phân công các thành viên UBND phụ trách, chỉ đạo, nắm tình hình các thôn. Hàng tháng, các thành viên Ủy ban nhân dân làm việc với Trưởng thôn thuộc địa bàn được phân công phụ trách hoặc trực tiếp làm việc với thôn để nghe phản ánh tình hình, kiến nghị và giải quyết các khiếu nại của nhân dân theo quy định của pháp luật. 2.1.2. Khái quát về bộ phận văn thư, lưu trữ cấp xã tại huyện Phú Vang 2.1.2.1. Vị trí, vai trò của bộ phận VTLT là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND cấp xã nói riêng, cũng giống các cơ quan khác UBND cấp xã nếu muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình thì phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Thực hiện tốt công tác VTLT sẽ giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính. Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức 53 đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. 2.1.2.2. Công tác tổ chức nhân sự của bộ phận Điều 9 Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp quy định: “Tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn bố trí công chức kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ” và “Người làm văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật và thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở Nội vụ” [3]. Thực tế hiện nay, trên ở UBND cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang có một số ít xã, thị trấn đã bố trí công chức Văn phòng – Thống kê kiêm nhiệm làm VTLT, còn đại đa số bố trí người không chuyên trách làm công tác VTLT và hưởng chế độ phụ cấp không quá 1,0 mức lương tối thiểu chung. Thậm chí nhiều xã, thị trấn còn bố trí người không chuyên trách làm thủ quỹ kiêm VTLT và một điều thực tế là có không ít những người được bố trí làm văn thư, lưu trữ không có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định. 54 Theo số liệu của Phòng Nội vụ huyện Phú Vang, tính đến cuối năm 2017, ở 20 xã, thị trấn có 5 xã, 1 thị trấn bố trí Công chức Văn phòng Thống kê kiêm nhiệm công tác VTLT, 11 xã, 1 thị trấn bố trí cán bộ bán chuyên trách đảm nhiệm công tác VTLT, 01 xã bố trí công chức địa chính kiêm nhiệm VTLT và 01 xã bố trí Công chức văn hóa xã hội kiêm nhiệm chức danh VTLT. Biểu đồ 2.1. bố trí nhân sự phụ trách văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang 30% 60% 10% Bố trí Công chức VPTK kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ Bố trí bán chuyên trách phụ trách văn thư, lưu trữ Bố trí công chức khác ( Nguồn: Phòng Nội vụ huyện Phú Vang - 2017) Theo đó, tại UBND các xã, thị trấn thuộc huyện Phú Vang, có 06 đơn vị bố trí Công chức Văn phòng Thống kê kiêm nhiệm công tác VTLT, chiếm tỷ lệ 30%, 12 đơn vị bố trí cán bộ bán chuyên trách đảm nhiệm công tác này, chiếm tỷ lệ 60% và 02 đơn vị bố trí công chức khác kiêm nhiệm, chiếm tỷ lệ 10%. 55 Bảng 2.1. tổng hợp số lượng, chất lượng người làm công tác văn thư lữu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn huyện Phú Vang Số lượng người làm công tác VTLT Trình độ chuyên môn người làm công tác VTLT Tổng VT-LT bán chuyên trách Công việc khác kiêm VTLT Trong đó Đúng chuyên ngành Không đúng chuyên ngành Tổng cộng Trong đó Tổng cộng Trong đó ĐH CĐ TC ĐH CĐ TC 20 12 8 12 0 0 12 8 8 0 0 Nguồn Phòng Nội vụ huyện Phú Vang. Về trình độ chuyên môn của người làm công tác VTLT, qua bảng trên có thể thấy có sự khác biệt rõ rệt, tức là đối với những xã trên địa bàn huyện bố trí người làm văn thư lưu trữ bán chuyên trách thì hầu hết những người này điều có trình độ chuyên môn trung cấp theo đúng chuyên ngành, còn ở những xã, thị trấn bố trí người làm công việc khác trong cơ quan kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ thì lại không có chuyên môn về VTLT mà chỉ có trình độ đại học chuyên ngành khác. 2.2. Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân cấp xã, huyện phú vang, tỉnh Thừa Thiên Huế 2.2.1. Thực trạng công tác văn thư 2.2.1.1. Về công tác soạn thảo và ban hành văn bản Các văn bản hành chính mà cấp xã thường soạn thảo bao gồm Quyết định, Công Văn, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình....Việc soạn thảo các văn bản này tại các UBND xã được diễn ra theo trình tự các bước cụ thể. Trước hết, căn cứ vào tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo và dựa trên chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, cá nhân tại UBND xã, Chủ 56 tịch UBND xã sẽ giao cho các bộ phận hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì để phối hợp soạn thảo văn bản. Ví dụ, để soạn thảo Tờ trình nâng bậc lương thường xuyên cho công chức chuyên môn, thì căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ thì Chủ tịch UBND xã sẽ giao cho công chức văn phòng thống kê chủ trì soạn thảo, báo cáo công tác hộ tịch sẽ giao cho công chức tư pháp hộ tịch chủ trì soạn thảo Sau khi được phân công soạn thảo văn bản, bộ phận hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo sẽ căn cứ văn bản yêu cầu của cấp trên hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo xã để xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản, xác định rõ mục đích của văn bản để sử dụng các căn cứ và thể hiện ngôn ngữ để khi văn bản được ban hành và đến với cá nhân, tổ chức sẽ thể hiện rõ và đáp ứng được yêu cầu đề ra, cụ thể đối với Tờ trình đề nghị khen thưởng thì mục đích hướng tới là làm thế nào đó diễn giải một cách cụ thể về đối tượng cần đề nghị và những thành tích đã đạt được, khi xác định rõ mục đích văn bản thì các nội dung đưa vào văn bản mới có tính thống nhất và thuyết phục cao. Việc xác định hình thức văn bản sử dụng căn cứ vào mục đích, tính chất và nội dung cần văn bản hóa, căn cứ vào chức năng của từng hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành của cơ quan để lựa chọn hình thức văn bản phù hợp. Cụ thể, khi được giao soạn thảo văn bản để đề nghị cấp trên khen thưởng thì công chức văn phòng thống kê phải xác định cần phải soạn thảo tờ trình đề nghị khen thưởng. Tiếp theo, bộ phận hoặc cá nhân được phân công soạn thảo sẽ tiến hành thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung của vấn đề cần xây dựng văn bản. Thông tin cần thu thập là các thông tin pháp lý hoặc thông tin thực tế từ các nguồn khác nhau với nhiều phương pháp khác nhau. Thông tin cần được thu thập và đầy đủ, xử lí chính 57 xác. Tùy vào các văn bản được ban hành thì việc thu thập thông tin cũng diễn ra theo nhiều cách khác nhau, có thể thu thập thông tin thông qua các báo cáo, ý kiến đề xuất tại các cuộc họp có nội dung liên quan, việc thu thập thông tin cũng có thể tại các cuộc tiếp dân, tiếp xúc cử tri các thôn, tổ dân phố Ví dụ để xây dựng Đề án sáp nhập thôn có quy mô nhỏ trên địa bàn các xã, thì công chức phụ trách xây dựng Đề án phải tổng hợp và thu thập các ý kiến của cử tri các thôn, đồng thời phải phân tích, lựa chọn những thông tin đáp ứng các yêu cầu để đưa vào Đề án, việc lựa chọn thông tin sẽ giúp cho việc soạn thảo văn bản phù hợp với tình hình thực tế và có tính thuyết phục cao, đồng thời cũng là căn cứ quan trọng để văn bản khi đã ban hành đạt được mục đích của việc xây dựng văn bản. Sau khi tiến hành thu thập, phân tích thông tin, cá nhân hoặc bộ phận được giao soạn thảo văn bản sẽ tiến hành xây dựng đề cương văn bản nhằm giúp cho việc soạn thảo văn bản thuận lợi, đề cương được xây dựng sẽ trình bày sơ lược hoặc chi tiết về dự định những điểm cốt yếu trong nội dung và bố cục của văn bản và trong quá viết bản thảo cần bám sát các nội dung của đề cương để văn bản có trình tự trình bày và bố trí các nội dung một cách hợp lý. Sau khi các công tác trên được chuẩn bị thì tiến hành xây dựng dự thảo, trước hết người soạn thảo hoặc bộ phận được giao chủ trì sẽ tiến hành viết bản thảo, căn cứ trên cơ sở đề cương đã xây dựng, cá nhân hoặc bộ phận chủ trì tiến hành soạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức theo Thông tư 01 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, việc viết bản thảo phải dựa vào nội dung, tính chất, lựa chọn các thông tin cần thiết và chọn cách trình bày khoa học, rõ ràng. Sau khi soạn thảo xong phải thì tiến kiểm tra về thể thức, lỗi chính tả, kỹ thuật trình bày để đảm bảo không có hoặc hạn chế tối đa các lỗi về nội dung và thể thức văn bản. 58 Nhằm hạn chế các sai sót về thể thức và nội dung, đồng thời để xây dựng một văn bản có chất lượng, đối với những văn bản quan trọng có thể tiến hành việc xin ý kiến góp ý cho bản thảo, văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp thì bô phận, cá nhân được giao soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có thể đề xuất với người đứng đầu UBND xã, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. Đối với các xã trên địa bàn thì việc lấy ý kiến góp ý cho bản thảo thường ít được diễn ra, tuy nhiên khi có những văn bản quan trọng thì thường được đưa vào lấy ý kiến tại các cuộc họp của UBND xã, họp các thành viên Ủy ban nhân dân hoặc cần thiết có thể đưa ra ở các cuộc họp Ban Chấp hành Đảng ủy, Ban Thường vụ Đảng ủy xã. Sau khi đã được xây dựng và lấy ý kiến, sẽ tiến hành duyệt văn bản,đối với các văn bản không do công chức văn phòng thống kê soạn thảo thì sau khi các bộ phận hoặc cá nhân được phân công soạn thảo sẽ trình cán bộ văn phòng phụ trách ở cấp xã xem xét thể thức và thủ tục pháp lý, sau khi xem xét và yêu cầu sửa chữa (nếu có) cán bộ văn phòng sẽ ký nháy vào văn bản và trình lãnh đạo UBND xã xem xét.Văn bản sẽ được trình cho Chủ tịch UBND xã, hoặc Phó Chủ tịch được phân công duyệt nội dung bản thảo. Đối với những văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể mà việc thông qua phải do tập thể thảo luận và quyết định theo đa số, thì việc thông qua do tập thể quyết định. Sau khi được duyệt thông qua, bộ phận hoặc cá nhân được phân công soạn thảo sẽ tiến hành hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, sửa chữa các sai sót nếu có hoặc bổ sung các thông tin theo ý kiến chỉ đạo hoặc ý kiến góp ý, đề xuất hợp lý, sau đó tiến hành đánh máy (hoặc in), soát lại văn bản và trình ký chính thức. 59 Sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận văn bản, hoàn thiện các phần thể thức của văn bản do cán bộ văn thư đảm nhận và làm các thủ tục ban hành: Văn thư ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận Đóng dấu cơ quan Làm các thủ tục ban hành Lưu văn bản theo quy định hiện hành (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo). 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến Tại các xã tác giả chọn khảo sát, trong việc quản lý văn bản đến đã ban hành quy trình theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 để thực hiện, cụ thể trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn thư các xã thực hiện thực hiện tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn và thực hiện các thao tác như: Kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận, trả lại bưu điện những bì thư chuyển nhầm địa chỉ. Kiểm tra, phân loại thư từ, sách báo, không bóc đối với những bì thư, tài liệu: ghi tên riêng, đóng dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật, bì ghi “chỉ người có tên mới được bóc”, nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng mạng nội bộ hoặc mạng Internet. Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào văn bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng). 60 Đối với văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức hoặc người tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với báo cáo lãnh đạo xã để xử lý. Những bì thư thuộc diện không được bóc, văn thư ghi vào sổ chuyển giao văn bản cho đơn vị, cá nhân ký nhận. Trừ những văn bản ở trên, văn thư tiến hành bóc bì đối với tất cả những bì thư còn lại: loại này được đóng dấu đến, đăng ký tại văn thư cơ quan, bóc bì trước những văn bản có đóng dấu hoả tốc. Sau khi bóc bì, văn thư tiến hành đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng, năm, hồ sơ, tiếnhành gửi lại nơi gửi các văn bản, hồ sơ không ký, không dấu, ký và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không số, không ghi ngày, tháng hoặc dấu đen (trừ bản fax), bản rách, mờ không đọc được...Văn bản gửi lại phải được mở sổ theo dõi trước khi làm thủ tục gửi lại. Văn thư cấp xã tiến hành đóng dấu “Văn bản đến” lên góc trái ngay dưới phần trích yếu hoặc phần số, ký hiệu văn bản đến; Điền thông tin vào “Phiếu xử lý văn bản đến” kèm theo văn bản đến để trình lãnh đạo UBND xã. Sau khi lãnh đạo UBND xã xem xét và có ý kiến chỉ đạo, cán bộ văn thư có trách nhiệm vào sổ giao nhận văn bản với các đơn vị và cá nhân, đồng thời thực hiện nguyên tắc văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong ngày đó. Văn bản đóng dấu mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngày sau khi được nhận, không để người không có trách nhiệm xem văn bản hoặc đơn vị, cá nhân khác.Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giả quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp cần thiết công chức chuyên môn in Phiếu xử lý văn bản đến kèm theo văn bản giấy trình lãnh đạo cơ quan để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến. 61 Tại UBND các xã, cán bộ văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết báo cáo Văn phòng UBND xã để xin ý kiến của lãnh đạo xã, đồng thời văn phòng có trách nhiệm đôn đốc báo cáo lãnh đạo về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các bộ phận liên quan . 2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu chính quyền xã sử dụng bao gồm con dấu của UBND xã và con dấu của HĐND xã, được giao cho công chức văn phòng – thống kê bảo quản và sử dụng theo quy định hiện hành. Việc đóng dấu diễn ra tại cơ quan, trong trường hợp dấu được đem ra ngoài thì phải được sự đồng ý của Chủ tịch UBND xã bằng văn bản, tại các xã của huyện đã bố trí các tủ để bảo quản an toàn con dấu. Khi đóng dấu cần phải tuân thủ theo nguyên tắc, dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu quy định, khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải chùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. Còn việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ tướng, cơ quan quản lý ngành. Công chức văn phòng thống kê tại xã đã thực hiện tốt việc quản lý con dấu, cụ thể như: Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của lãnh đạo xã; đa số công chức văn phòng tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; thực hiện đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Không đóng dấu khống chỉ. 62 Việc đóng dấu thường được sử dụng trong việc thực hiện các giao dịch hành chính đối với tổ chức, cá nhân hoặc ban hành các văn bản như Quyết định, Tờ trình, Công văn, sau khi các thủ tục hành chính đã được hoàn thành, được lãnh đạo UBND xã ký, cũng giống như các văn bản đã được ký duyệt thì sẽ chuyển cho công chức văn phòng thống kê đóng dấu để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân hoặc đóng dấu để phát hành văn bản. Hình 2.1. Con dấu Ủy ban nhân dân xã sử dụng trong chứng thực bản sao y bản chính Nguồn Tác giả: 63 Hình 2.2. Con dấu của UBND xã sử dụng trong ban hành văn bản Nguồn: Tác giả 2.2.1.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Lập hồ sơ công việc là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan”[7, 17]. Như vậy, hàng năm người đứng đầu UBND cấp xã phải thực hiện rà soát chức năng, nhiệm vụ được phân công, phụ trách để ban hành Danh mục hồ sơ; đồng thời, thường xuyên chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc quản lý văn bản, lập hồ sơ 64 và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định của cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ theo dõi, giải quyết công việc cụ thể . Ví dụ, danh mục tài liệu về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật tại cấp xã được Chủ tịch UBND ký ban hành như sau: Số, ký hiệu hồ sơ Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập hồ sơ Ghi chú 1.TĐKT Tập văn bản của các cơ quan TW, tỉnh, huyện chỉ đạo, quy định hướng dẫn về công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật Theo hiệu lực văn bản Hồ sơ nguyên tắc 2. TĐKT Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn về thi đua khen thưởng Vĩnh viễn 3. TĐKT Hồ sơ, chương trình, kế hoạch, báo cáo của xã về công tác thi đua khen thưởng + Năm, nhiều năm + 6, 9 tháng + Quý, tháng Vĩnh viễn 20 năm 5 năm 4. TĐKT Hồ sơ khen thưởng cho các tập thể, cá nhân của xã Vĩnh viễn 5. TĐKT Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về công tác TĐKT, kỷ luật 10 năm Căn cứ vào danh mục hồ sơ được ban hành hàng năm, cán bộ, công