Luận văn Nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình tại ban QLDA khí đông nam bộ

à Rịa – Vũng Tàu ban hành thấp hơn rất nhiều giá đất theo thị trường. Do đó không thể áp dụng giá trong biểu giá đó để đền bù đất cho người dân. Chính vì vậy Ban ĐNB đã phải tiến hành khảo sát giá đất theo giá thị trường để tìm giải pháp thỏa đáng nhất đền bù cho người dân. Chi phí phát sinh để thực hiện khảo sát này là 167 triệu đồng; - Trong quá trình thực hiện công tác đền bù giải tỏa và tái định cư cho khu vực dọc tuyến ống của dự án đi qua, người dân thường có xu hướng yêu cầu đền bù đất nông nghiệp theo giá đất thổ cư. Hơn nữa, như đã nếu trên, giá đền bù trong biểu giá của tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu thấp hơn khá nhiều so với giá trị thị trường. Để giải quyết vấn đề này, Ban ĐNB đã phải phối hợp với chính quyền địa phương tổ chức rất nhiều cuộc họp để giải thích cho người dân. Điều này làm chậm tiến độ chung của dự án. C. Nghiện thu và bàn giao công trình cho đơn vị vận hành: Sau khi hoàn thành các công việc của công tác thực hiện đầu tư, Ban ĐNB bắt đầu thực hiện những công việc của công tác kết thúc đầu tư đó là đánh giá lại quá trình thi công dự án, nghiệm thu công trình. Ban ĐNB có trách nhiệm nghiệm thu công trình kịp thời sau khi có phiếu yêu cầu nghiệm thu của nhà thầu EPC. Nội dung cụ thể là: - Nghiệm thu từng công việc xây dựng trong quá trình thi công xây dựng: + Kiểm tra đối tượng nghiệm thu tại hiện trường: công việc xây dựng, thiết bị lắt đặt tại công trường; + Kiểm tra các kế quả thử nghiệm, đo lường mà nhà thầu thi công xây dựng phải thực hiện để xác định và khối lượng của vật liệu, cấu kiện xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình; + Đánh giá sự phù hợp của công việc xây dựng và việc lắp đặt thiết bị so với thiết kế. - Nghiệm thu bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng: + Kiểm tra đối tượng nghiệm thu tại hiện trường: bộ phận công trình xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng. Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  43 + Kiểm tra các kế quả thử nghiệm, đo lường do nhà thầu thi công xây dựng đã thực hiện. + Kiểm tra bản vẽ hoàn công bộ phận công trình xây dựng. + Kết luận về sự phù hợp với thiết kế được duyệt được duyệt, cho phép chuyển giai đoạn thi công xây dựng. - Nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng để đưa vào sử dụng. + Kiểm tra công trường. + Kiểm tra bản vẽ hoàn công công trình. + Kiểm tra kế quả thử nghiệm vận hành thử đồng bộ hệ thống máy móc thiết bị công nghệ. + Kiểm tra các văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về phòng chống cháy nổ, an toàn môi trường, an toàn vận hành. + Kiểm tra quy trình vận hành và quy trình bảo trì công trình xây dựng. - Chấp thuận nghiệm thu để đưa công trình xây dựng vào khái thác sử dụng. Sau khi công trình được nghiệm thu đưa vào vận hành, Ban ĐNB sẽ tiến hành bàn giao công trình cho Tổng Công ty khí để vận hành công trình. 2.2.2.2 Quản lý dự án theo lĩnh vực chủ yếu của dự án: Quản lý dự án xây dựng là một quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho công trình dự án hoàn thành đúng thời hạn; trong phạm vi ngân sách được duyệt; đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật, chất lượng; đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Một dự án đầu tư xây dựng thành công có nghĩa là sử dụng nguồn lực được giao một cách hiệu quả và hữu hiệu nhằm hoàn thành các mục tiêu: - Hoàn thành trong thời hạn quy định - Hoàn thành trong chi phí cho phép - Đạt được thành quả mong muốn Trong tất cả các dự án nói chung và các dự án do Ban ĐNB nói riêng, ba yếu tố: thời gian, chi phí và chất lượng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trong của từng mực tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì của cùng một dự án, nhưng nói chung, đạt được kết quả tốt nhất đối với mục tiêu này thường phải hi sinh một hoặc hai mục tiêu còn lại. Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  44 A. Quản lý tiến độ dự án Việc quản lý tiến độ các dự án tại Ban ĐNB được tiến hành như sau: A.1. Kế hoạch dự án và kiểm soát Tiến độ tổng thể được xác định dựa trên hướng dẫn của PVN/PVGAS và các yêu cầu của hợp đồng về các mốc và ngày hoàn thành dự án. Quản lý dự án là một phương pháp tiếp cận để lập kế hoạch và hướng dẫn quy trình dự án từ đầu đến cuối. Quy trình được hướng dẫn thông qua 5 bước: khởi đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc dự án. Hệ thống quản lý của Ban ĐNB được chia ra làm 2 phần liên quan mật thiết đến nhau. A.1.1. Phần 1: Quản lý tiến độ dự án bằng phần mềm: Tiến độ dự án tại Ban ĐNB được lập bởi phần mềm Microsoft Project. A.1.1.1 Tiến độ tổng thể (tiến độ cấp 1, cấp 2) - Khi dự án bắt đầu, tiến độ tổng thể của dự án được thiết lập bao gồm tất cả các gói thầu của dự án. Tiến độ của dự án được trình bày bởi sơ đồ ngang và các mốc tiến độ. - Các công việc và mục tiêu chính được thiết lập với các thông tin chủ yếu (thời gian thực hiện, ngày bắt đầu, kết thúc,). Tất cả các gói thầu/các công việc phải được liên kết với nhau một cách lôgíc, chính xác để có thể tạo ra mối quan hệ chặt chẽ đi xuyên suốt vòng đời của dự án kể từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc. - Tiến độ tổng thể sẽ được trình cho PVGAS trước khi dự án bắt đầu để PVGAS xem xét phê duyệt. Khi đã được phê duyệt, tiến độ tổng thế này sẽ là cơ sở để thực hiện dự án và sẽ là cơ sở để so sánh tiến độ thực tế và phát triển kế hoạch chi tiết hơn. A.1.1.2 Tiến độ chi tiết của dự án - Tiến độ chi tiết của dự án sẽ được lập bởi nhà thầu (tiến độ cấp 3, cấp 4). Nhà thầu phải trình tiến độ chi tiết đã được chấp thuận bởi Ban ĐNB không chậm quá 1 tháng sau khi hợp đồng được được ký. - Trong quá trình thực hiện dự án, Ban ĐNB có trách nhiệm quản lý và kiểm tra những khác biệt, chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế trong việc thực hiện. Vì thế, các thông tin tiến độ chi tiết cần phải được trình bày như sau: + Thời gian thực hiện cơ sở; + Ngày bắt đầu cơ sở; + Ngày kết thúc cơ sở; + Thời gian thực hiện thực tế; + Thực tế bắt đầu; Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  45 + Thực tế kết thúc + Dự kiến kết thúc; + Sự chênh lệch; + Ngày dự phòng; + Đường găng; + Tỷ lệ phần trăm hoàn thành. A.1.2. Phần 2: Hệ thống đo lường tiến trình thực hiện dự án A.1.2.1 Tiến trình thực hiện dự án (cấp 1) - Tổng phần trăm hoàn thành của dự án được xác định bằng tổng phần trăm hoàn thành từng công việc/nhiệm vụ trong toàn bộ dự án. - Để quản lý tiến độ thực hiện dự án, tỷ trọng của từng gói thầu phải được thiết lập. Ví dụ: Dự án đường ống dẫn khí NCS2 bao gồm 21 gói thầu. Tỷ trọng cho mỗi gói sẽ được thiết lập tương ứng với tỷ lệ chi phí của nó. Hệ thống này được thực hiện trong tập tin Excel. - Giá trị của các gói thầu dựa trên các chi phí đã được phê duyệt của PVN trong Kế hoạch đấu thầu hoặc trong hợp đồng. A.1.2.2 Tiến trình thực hiện gói thầu (cấp 2) Phương pháp đo lường tiến độ từng gói thầu như sau: - Tuỳ theo tính chất của mỗi gói thầu, nhà thầu sẽ trình Ban ĐNB cấu trúc phân chia công việc (WBS) chi tiết đến mức nhỏ nhất sau khi hợp đồng có hiệu lực 6 tuần kèm theo tỷ trọng của từng cấp tiến độ trên cơ sở chi phí/ thời gian/nguồn lực cần thiết để hoàn thành tất cả các các công việc. Ban ĐNB tổ chức xem xét và phê duyệt các giá trị tỷ trọng để có cơ sở đo lường tiến độ của dự án. Giá trị tỷ trọng được tích hợp vào hệ thống đo lường của Ban ĐNB (cấp 1) để thực hiện kiểm soát tiến độ. - Nhà thầu sẽ phải trình bản tiến độ chi tiết được lập dựa trên WBS đã được Ban ĐNB chấp thuận sau 14 tuần kể từ khi hợp đồng có hiệu lực. - Trong thời gian đấu thầu của từng gói thầu, Nhà thầu được yêu cầu nộp quy trình: Kế hoạch thực hiện dự án, quy trình lập WBS, quy trình lập và kiểm soát tiến độ dự án, quy trình đo lường tiến độ dự án, quy trình báo cáo tiến độ dự án để kiểm tra và kiểm soát tiến độ của gói thầu. Những yêu cầu này được quy định rõ trong Hồ sơ mời thầu. Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  46 - Các gói thầu được thực hiện bởi Ban ĐNB: trước khi bắt đầu công việc, tỷ trọng của từng công việc trong các gói thầu sẽ được phân tích và lựa chọn bởi các bộ phận kiên quan dựa trên chi phí, thời gian, nguồn lực. A.1.2.3 Ví dụ: Gói thiết kế FEED – Dự án đường ống dẫn khí Nam Côn Sơn 2: - Tỷ trọng của tiến độ cấp 1 của gói thầu này (cấp 2 của dự án) được xác định bởi giờ công tiêu hao để hoàn thành tài liệu/công việc: Bảng 2.5: Tỷ trọng tiến độ cấp 1 gói thầu FEED dự án Dự án đường ống dẫn khí Nam Côn Sơn 2 Số TT Miêu tả WT (%) 1. Gói FEED 100 % 1.1 Quản lý dự án 15 % 1.2 Đường ống biển 15 % 1.3 Đường ống bờ 20 % 1.4 Cấp phép 10 % 1.5 GPP2 35 % 1.6 Phê duyệt 5 % - Tỷ trọng của các lĩnh vực thiết kế cho phần đường ống bờ (cấp 2 của FEED) như sau: Bảng 2.6: Tỷ trọng tiến độ cấp 2 gói thầu FEED dự án Dự án đường ống dẫn khí Nam Côn Sơn 2 Số TT Miêu tả WT (%) 1.3 Đường ống bờ 100 % 1.3.1 Công nghệ 19 % 1.3.2 Đường ống 18 % 1.3.3 Ống công nghệ 8 % 1.3.4 Cơ khí 6 % 1.3.5 Điện 11 % 1.3.6 Tự động hóa 11 % 1.3.7 Thông tin liên lạc 5 % 1.3.8 Xây dựng 9 % 1.3.9 PCCC 6 % 1.3.10 Ăn mòn 7 % Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  47 A.2. Quản lý tiến độ dự án: - Trong quá trình thực hiện dự án, Nhóm quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm liên lạc và phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan / Nhà thầu để cập nhật thông tin và tiến độ thực tế của công việc. - Kỹ sư kế hoạch dự án phải gắn kết cả hai phần của việc quản lý dự án được đề cập ở trên để có thể tổng hợp các thông tin đầy đủ về thời gian, tiến độ, phần trăm hoàn thành công việc, sự chênh lệch với cơ sở và kế hoạch. Quản lý tiến độ dự án bằng phần mềm: + Tiến độ dự án cơ sở (project baseline schedule) là tiến độ được phê duyệt bởi cấp thẩm quyền và được tích hợp vào phần mềm Microsoft Project. + Tiến độ dự án phải thể hiện được mối quan hệ của các công việc để xác định đường găng. Đường găng là rất quan trọng vì nó là cơ để đánh giá sự tác động của công việc đến tiến độ dự án cũng như việc phải xây dựng lại lại tiến độ dự án nếu có sự thay đổi. + Kỹ sư kế hoạch dự án phải chịu trách nhiệm cập nhật tiến độ thực tế bằng phần mềm Primavera mỗi Thứ tư hằng tuần vào hệ thống quản lý tiến độ của TCT từ đó đưa ra các sự chênh lệch giữa kế hoạch với tiến độ thực tế. Thêm vào đó, tiến độ dự án cập nhật (Project Schedule Updated) phải được thực hiện thông qua báo cáo bởi phần mềm Primavera và nộp cho TCT nếu được yêu cầu. + Trong trường hợp cần thay đổi tiến độ dự án thì phải thông qua hệ thống kiểm soát thay đổi tiến độ. Sau khi yêu cầu thay đổi tiến độ được được phê duyệt thì tiến độ mới sẽ được tái lập và trình lại cho TCT/Tập đoàn để xem xét và phê duyệt. Thay đổi này sẽ được đưa vào hệ thống quản lý tiến độ dự án của TCT như là một tiến độ cơ sở mới để thực hiện và theo dõi. Quản lý bởi hệ thống đo lường tiến trình thực hiện dự án: + Mỗi nhà thầu phải nộp báo cáo vào thứ tư hằng tuần. Báo cáo cần phải thể hiện được tất cả các thông tin về tỷ lệ phần trăm thực tế hoàn thành công việc trong tuần. + Kỹ sư kế hoạch dự án có trách nhiệm kiểm tra tính xác thực và độ tin cậy của thông tin và tập hợp phần trăm hoàn thành của công việc vào hệ thống đo lường dự án (cấp độ 1) để xác định phần trăm hoàn thành của tổng thể dự án. Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  48 + Ngoài ra, đường cong chữ S phải được thể hiện dựa trên giá trị cập nhật của hệ thống đo lường dự án (cấp độ 1) để so sánh phần trăm hoàn thành thực tế của công việc so với kế hoạch. + Công việc cập nhật được thực hiện vào thứ tư hằng tuần bằng bảng Excel và được thể hiện thông qua báo cáo tiến độ. - Kỹ sư kế hoạch dự án phải kết hợp cả hai báo cáo của hệ thống quản lý (tiến độ dự án và đo lường tiến độ thực hiện) để thực hiện báo cáo cho dự án. Kỹ sư kế hoạch dự án phải phân tích một cách tỉ mỉ tình trạng thực tế và đánh giá các tác động có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án cũng như phải nhìn trước những công việc bất lợi và báo cáo cho người có thẩm quyền của Ban ĐNB. Kỹ sư kế hoạch dự án phải phối hợp với các phòng ban có liên quan và Nhà thầu để đề xuất các giải pháp tối ưu để giảm thiểu mọi rủi ro theo hướng bất lợi và giữ đúng tiến độ, chất lượng dự án. A.3. Báo cáo - Nhà thầu phải chuẩn bị và phát hành báo cáo hàng tuần vào 8h sáng mỗi ngày thứ tư hàng tuần và nộp cho Ban ĐNB. Báo cáo tháng sẽ được chuẩn bị và nộp cho Ban ĐNB vào 8h sáng các ngày thứ 2 của cuối mỗi tháng. - Tất cả các nhóm, quản lý trong đội quản lý dự án phải xem xét và có ý kiến về báo cáo của Nhà thầu đảm bảo các báo cáo thể hiện chính xác tình trạng công việc thực tế. Họ phải theo dõi phần trăm hoàn thành công việc, hoạt động trong tuần/tháng, sự khác biệt giữa phần trăm thực hiện công việc thực tế so với kế hoạch, số ngày muộn so với tiến độ được duyệt và đưa ra giải pháp để tăng tốc tiến độ thực hiện công việc. - Tất cả các nhóm chuyên môn của dự án phải chịu trách nhiệm cung cấp báo cáo với đầy đủ các thông tin về các công việc được thực hiện bởi chính mình. Các báo cáo này sẽ được gửi cho đội quản lý dự án/Kỹ sư kế hoạch dự án trước 12h trưa các ngày thứ tư trong tuần để làm báo cáo tuần và 8h sáng ngày thứ Ba cuối cùng của tháng báo cáo qua email và đường công văn chính thức. - Tình trạng của tất cả các công việc theo tiến độ hợp đồng sẽ phải được theo dõi, xem xét; tất cả các công việc chậm trễ sẽ được xác định. Khi đó, các nhóm sẽ tổng hợp các báo cáo và nộp cho Chủ trì thiết kế (trong giai đoạn thiết kế) hoặc Delivery Manager (trong quá trình mua sắm/ xây dựng, vận hành). Báo cáo bao gồm các tình Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  49 trạng công việc, nguyên nhân và giải pháp cho sự chậm trễ, các vấn đề liên quan và các đề nghị của mỗi phòng ban. - Chủ trì thiết kế/ Delivery Manager sẽ chuyển báo cáo cho Kỹ sư kế hoạch để cập nhật tiến độ thực tế của dự án vào phần mềm Microsoft Project và bảng tính. Người đứng đầu dự án (PM) sau đó sẽ được thông báo về bất kỳ sự chậm trễ hoặc khả năng gây chậm trễ. Nguyên nhân gây chậm trễ hoặc khả năng gây chậm trễ sẽ được xác định và đưa ra các hành động để khắc phục các sự chậm trễ đó và sẽ được đưa vào báo cáo tiến độ. - Chủ trì thiết kế có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tiến độ hàng tuần và nộp cho người đứng đầu dự án (PM). - Quản lý dự án (PM) sẽ xem xét và kết hợp các báo cáo tiến độ trước khi nộp cho Lãnh Đạo Ban để xem xét và chỉ đạo. - Báo cáo sẽ được phát hành hàng tuần và hàng tháng - Báo cáo phải được hoàn thành hàng tuần và ngày báo cáo sẽ là thứ 5 hàng tuần vào lúc 10h. Và báo cáo tháng sẽ phải nộp cho Lãnh đạo Ban/ TCT vào lúc 9h sáng mỗi ngày thứ 4 cuối cùng của tháng. Chi tiết bảng tiến độ cấp 2 dự án NCS2 tại Phụ lục IV Nhận xét về công tác quản lý tiến độ dự án củ Ban ĐNB: Nhìn chung công tác quản lý tiến độ dự án tại Ban ĐNB là khá hoàn thiện, tuy nhiên còn một số tồn tại sau: - Nhận sự trực tiếp tham gia công tác quản lý tiến độ các dự án của Ban ĐNB rất mỏng, chi có 01 cán bộ thuộc phòng Kế hoạch – Thương mại được phân công phụ trách mảng này. Điều này có thể dẫn tới tình trạng quá tải ảnh hưởng tới chất lượng quản lý tiến độ dự án; - Việc tiên lượng thời gian thẩm định, phê duyệt của các cấp có thẩm quyền cho các phần việc thường khác khá xa so với thực tế. Nguyên nhân là do thủ tục hành chính tại các cơ quan quản lý nhà nước khá rườm rà chồng chéo, dẫn đến việc tiên lượng rất khó khăn; - Việc tiên lượng thời gian thực hiện các gói thầu tư vấn, đặc biệt các gói thầu tư vấn do nhà thầu trong nước thực hiện thường thiếu chính xác. Nguyên nhân là do năng lực của một số nhà thầu tư vấn còn hạn chế, thời gian thực hiện thường kéo dài hơn so với thực tế. Đơn cử, theo tiến độ được lập, gói thầu Tư vấn thiết kế FEED dự án Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  50 xây dựng đường ống dẫn khí Nam Côn Sơn 2 sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian 5,5 tháng. Tuy nhiên gói thầu này đã chậm tiến độ thêm 5 tháng, nghĩa là tổng thời gian thực hiện là 10,5 tháng. B. Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. Trong quản lý dự án, điều chỉnh tiến độ thời gian thực hiên các công việc có thể làm tăng hoặc giảm nguồn lực liên quan khác. Nhiều trường hợp muốn rút ngắn thời gian thực hiện một công việc thì cần tăng thêm chi phí và ngược lại muốn giảm bớt chi phí cho công việc phải kéo dài thêm thời gian thực hiện. Nhiệm vụ của quản lý chi phí dự án là làm sao cho dự án hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng đảm bảo với chi phí càng thấp càng tốt. Như đã nêu ở trên, thời gian hoàn thành dự án có thể được rút ngắn song song với việc đẩy chi phí lên cao. Chi phí bao gồm chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp. Nếu thời gian thực hiện dự án được rút ngắn thì chi phí gián tiếp càng ít. Để quản lý chi phí có hiệu quả, cần cân nhắc mối quan hệ giữa chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và thời gian thực hiện công việc. Với việc sử dụng mối quan hệ mật thiết giữa 3 nhân tố trên, ta có thể đưa ra một kế hoạch điều chỉnh chi phí sao cho tổng chi phí thực hiện dự án là thấp nhất. Công tác quản lý chi phí tại Ban ĐNB luôn luôn đảm bảo nguyên tắc: - Chi phí của dự án đầu tư xây dựng công trình được xác định theo công trình phù hợp với các bước thiết kế và được biểu hiện bằng tổng mức đầu tư, tổng dự toán, dự toán xây dựng công trình. - Chi phí dự án đầu tư xây dựng của các dự án luôn được lập và quản lý trên cơ sở hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, định mức chi phí trong hoạt động xây dựng, hệ thống giá xây dựng và cơ chế chính sách có liên quan do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành. Để có thể quản lý chi phí một cách hiệu quả, giảm thiểu chi phí thi công, Ban ĐNB luôn lập kế hoạch điều chỉnh chi phí một cách hợp lí, từng bước từng bước để đảm bảo cả về mặt thời gian, chi phí cũng như chất lượng dự án. Đầu tiên đối với tổng dự toán công trình, dự toán sẽ bao gồm ngân sách dành cho dự án và ngân sách cho các hoạt động không theo dự án (ngân sách này liên quan đến Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  51 hoạt động không theo dự án, liên quan đến hoạt động của các phòng chức năng, các hoạt động bình thường của dự án): - Đơn giá xây dựng, bảng giá nhân công xây dựng và phụ cấp. - Chi phí nguyên liệu, vật tư, thiết bị. - Chi phí dành cho cho các gói thầu. - Chi phí dành cho giải phóng mặt bằng. - Chi phí dành cho thi công công trình theo từng hạng mục... Tổng dự toán xây dựng công trình của dự án là toàn bộ chi phí cần thiết để đầu tư xây dựng, được xác định trong giai đoạn thiết kế kĩ thuật và là căn cứ để quản lý chi phí xây dựng công trình. Tổng dự toán bao gồm tổng các dự toán xây dựng công trình và các chi phí khác thuộc dự án. Tổng dự toán sẽ làm cơ sở để Ban ĐNB tiến hành lựa chọn nhà thầu. Tiếp theo, đối với việc tạm ứng vốn đầu tư xây dựng tại Ban ĐNB: Việc tạm ứng vốn được thực hiện ngay sau khi hợp đồng xây dựng có hiệu lực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Việc tạm ứng vốn tại Ban ĐNB được thực hiện như sau: - Đối với hợp đồng tư vấn, mức vốn tạm ứng tối thiểu là 25% giá trị của hợp đồng bố trí cho việc phải thuê tư vấn. Đối với các hợp đồng tư vấn do tổ chức tư vấn nước ngoài thực hiện, việc tạm ứng theo thông lệ quốc tế. - Đối với gói thầu thi công xây dựng thì mức tạm ứng bốn bằng 10% giá trị hợp đồng. - Đối với việc mua sắm thiết bị, tùy theo giá trị của gói thầu mức tạm ứng vốn do hai bên thỏa thuận nhưng không nhỏ hơn 10% giá trị của gói thầu. - Vốn tạm ứng cho công việc giải phóng mặt bằng được thực hiện theo kế hoạch giải phóng mặt bằng. - Do Ban ĐNB sử dụng ngân sách nhà nước nên mức tạm ứng vốn không vượt quá kế hoạch vốn hàng năm của gói thầu. - Việc thu hồi vốn tạm ứng bắt đầu khi gói thầu được thanh toán khối lượng đã hoàn thành đạt từ 20% đến 30% giá trị hợp đồng. Vốn tạm ứng được thu hồi dần vào từng thời kì thanh toán khối lượng hoàn thành và được thu hồi hết khi gói thầu được thanh toán khối lượng hoàn thành đạt 80% giá trị hợp đồng. Đối với các công việc Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  52 giải phóng mặt bằng, việc thu hồi vốn tạm ứng kết thúc sau khi đã thực hiện xong công việc giải phóng mặt bằng. Đối với Việc thanh toán vốn đầu tư xây dựng công trình: - Việc thanh toán vốn đầu tư cho các công việc, nhóm công việc hoặc toàn bộ công việc lập dự án, khỏa sát, thiết kế, thi công xây dựng, giám sát và các hoạt động xây dựng khác phải căn cứ theo giá trị khối lượng thực tế hoàn thành và nội dung phương thức thanh toán trong hợp đồng đã kí kết. - Do sử dụng vốn nhà nước nên sau khi Ban ĐNB nghiệm thu công trình thì Ban phải thanh toán toàn bộ cho nhà thầu giá trị công việc hoàn thành trừ khoản tiền giữ lại theo quy định để bảo hành công trình. - Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhà thầu nộp hồ sơ thanh toán hợp lệ theo quy định, Ban ĐNB phải thanh toán giá trị khối lượng công việc đã thực hiện cho nhà thầu. Đối với việc quyết toán vốn đầu tư: - Ban ĐNB có trách nhiệm thực hiện quyết toán vốn đầu tư xây dựng công trình ngay sau khi công trình hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng. - Do dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước nên vốn đầu tư được quyết toán phỉa nằm trong giới hạn tổng mức đầu tư được cấp có thẩm quyền phê quyệt. - Ban ĐNB chịu trách nhiệm lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành để trình người có thẩm quyền phê duyệt chậm nhất là 12 tháng đối với các dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm A (các dự án mà Ban ĐNB đang quản lý) kể từ khi công trình hoàn thành đưa bào khai thác sử dụng. Việc quản lý chi phí của Ban ĐNB do phòng Tài chính – Kế toán chủ trì. Ta biết rằng để quản lý chi phí của dự án tốt thì chủ đầu tư phải cần tiến hành phân bổ vốn đầu tư cho các công việc hợp lý, phải xác định được nguồn vốn để đảm bảo đúng tiến độ của công trình. Trong quá trình thực hiện đầu tư, Ban ĐNB sẽ quản lý chi phí dựa trên kế hoạch chi phí đã được phê duyệt, thường xuyên có sự kiểm toán vốn đầu tư hàng năm, nếu thấy có phát sinh thêm chi phí thì phải làm báo cáo lên cấp có thẩm quyền. Trong từng công tác, Ban ĐNB cố gắng thực hiện theo đúng tiến độ thi công nhằm giảm tối đa việc gia tăng thêm chi phí phát sinh. Bên cạnh đó, Ban ĐNB cũng giám sát Luận văn cao học QTKD Đại học Bách khoa Hà Nội  53 chặt chẽ quá trình thi công của nhà thầu, nhằm giảm thiểu những thất thoát và đồng thời đảm bảo chất lượng của hạng mục, tránh việc phải sửa chữa, gây tốn kém. Nhận xét công tác quản lý chi phí dự án tại Ban ĐNB: - Công tác quản lý chi tại Ban ĐNB rất chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy định hiện hành. Tuy nhiên trên thực tế, do tác động của những nguyên nhân khách quan và chủ quan, nên trong quá trình Ban ĐNB quản lý các dự án này thì luôn có những phát thêm chi phí phát sinh trong các dự án. Cụ thể, tại dự án đường ống dẫn khí Nam Côn Sơn 2 có những chi phí phát sinh sau: + Chi phí phát sinh gói thầu CA là 400.000 USD trên giá trịn gói thầu 1,9 triệu USD (phát sinh khoảng 21,05% giá trị gói thầu): Nguyên nhân là do quá trình thiết kế FEED chậm 5 tháng; + Chi phí phát sinh gói thầu PMC là 500.000 USD trên giá trị gói thầu 6,9 triệu USD (phát sinh 7,25 % giá trị gói thầu): Nguyên nhân là do quá trình thiết kế FEED chậm 5 tháng; - Quá trình quyết toán công trình kéo dài. Điển hình là công tác quyết toán dự án thu góm khí đồng hành và gaslift mỏ Rồng - Đồi Mồi: Công trình đã đi vào vận hành từ cuối năm 2010, tuy nhiên đến thời điểm hiện tại, công tác quyết toán công trình vẫn chưa hoàn thành. Nguyên nhân của việc quyết toán chậm này là do trong quá trình thực hiện hợp đồng chìa khóa trao tay đã không lập dự toán công trình. C. Quản lý về chất lượng dự án. Quản lí chất lượng dự án là tập hợp các hoạt động của chức năng quản lý, là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiên đề ra. Quản lý chất lượng dự án bao gồm việc xác định các chính sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động kiểm soát, giám sát chất lượng trong hệ thống. Việc quản lý chất lượng dự án tại Ban ĐNB thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án, từ lúc bắt đầu các công việc của công tác chuẩn bị đầu tư cho đến khi kết thúc đầu tư. Việc đảm bảo chất lượng của từng phần việc, giúp Ban ĐNB có thể đảm bảo được thời gian thiết kế, thi công, chi phí cũng như chất lượng của công trình. Từ đó, Ban ĐNB có thể tránh được những sai sót không đáng có, đồng thời sẽ dễ dàng sửa chữa ngay khi phát hiện ra sai sót. Trong công tác Chuẩn bị đầu tư, Quản lý