Luận văn Nhận xét về đặc điểm ngôn ngữ của văn bản hành chính

viết hoa các tên riêng chưa thống nhất. Để có cơ sở nhận diện và phân loại các ngữ liệu, luận văn dựa vào qui định của văn phòng chính phủ về viết hoa (Quyết định số 09/1998/ QĐ - VPCP ngày 22/11/1998 của Bộ trưởng Chủ nhiệm văn phòng Chính phủ). 39Ta) Đối với tên riêng các tổ chức, các cơ quan Đảng, nhà nước, tên chức vụ 24TViết hoa chữ cái đầu trong tổ hợp từ dùng làm tên riêng của các cơ quan đó và viết hoa chữ cái đầu của từ biểu thị tính chất riêng biệt của tên gọi. 24TVí dụ: Phòng Tài chính, Trường Đại học Sư phạm TP.HỒ Chí Minh ... 39Tb) Đối với các danh từ riêng chỉ tên người và địa danh thì viết hoa các chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng 24TVí dụ: Nguyễn Thị Minh Khai, Lê Hồng Phong, Hà Nội, Cửu Long, Sài Gòn, Vũng Tàu. 24T heo chúng tôi, việc viết hoa trong sử dụng ngôn ngữ nói chung, trong văn bản hành chính nói riêng phải tuân theo chuẩn mực nhất định. 24TQua khảo sát 241 văn bản của các thể loại, chúng tôi phát hiện có các trường hợp viết hoa tùy tiện, sai qui định như sau: 38T♦> Không viết hoa khi cần phải viết hoa: 24TVí dụ: huyện Xuyên mộc (huyện Xuyên Mộc); huyện Châu đức (huyện Châu Đức); Tp. Vũng tàu (TP.Vũng Tàu); Đ/c bí thư Trần văn Khánh (Bí thư Trần Văn Khánh); Đ/c chủ tịch Nguyễn tuấn Minh (Chủ tịch Nguyễn Tuấn Minh). 38T❖ Viết hoa khi không cần viết hoa: 24TVí dụ: Ban Tổ Chức Tỉnh ủy Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (Ban Tổ chức Tỉnh ủy tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu); Thanh Tra Sở Tài Chính Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu (Thanh tra 24T5sở 24T5 ài chính tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu); Ban Đời 24T5sống 24T5Công Đoàn Huyện (Ban đời sống Công đoàn huyện); Bí Thư Tỉnh ủy (Bí thư Tỉnh ủy); Chủ Tịch UBND Tỉnh (Chủ tịch UBND tỉnh); Xí Nghiệp Liên Doanh Dầu Khí Việt - Xô (Xí nghiệp Liên doanh Dầu khí Việt - Xô). 38T❖ Viết chữ in hoa không bỏ dấu 38T64ở 38T64các đề mục: 56 24TViệc viết hoa không bỏ dấu trong các văn bản hành chính là điều tối kỵ vì nó gây nên sự khó hiểu và thiếu nghiêm túc trong văn bản. 24TVí dụ: 24TBÁO CÁO TỔNG KẾT NĂM 2003 I. 24T ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH 1. 24TNhững thuận lợi 2. 24TNhững khó khăn II. 24T ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG THỜI GIAN QUA 1. 24TNhững thành tích đã đạt được 2. 24TNhững tồn tại III. 24T NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM 2.2.1.6. Bảng tống hợp tình hình sử dụng chính tả 24TKết quả khảo sát 241 văn bản của 08 thể loại cơ bản, được tổng hợp bản sau: 38T Loại lỗi 38TSố văn bản có lỗi/ 241 38T ỷ lệ 24TVề phụ âm đầu 24T112 24T 6,4% 2TVề phụ 2T4âm cuối 2T132 2T54,8% 2TVề 2T4nguyên âm và vần 2T110 2T45,5% 2TVề 2T4dấu thanh 2T 11 2T87,6% 24TViết số tùy tiện 24T97 24T 0,2% 24TViết hoa tùy tiện 24T71 24T 9,5% 38T ổng cộng 38T733 38T 04% 24TCó thể thấy lỗi về dấu thanh, chủ yếu là sự lẫn lộn giữa UhỏiU 24T9(?) 24T9và Ungã U(~) chiếm tỷ lệ cao nhất. Đây có thể coi là cùng chung đặc điểm với các văn bản trong văn bản hành chính các tỉnh phía Nam. Bởi vì, trong hệ thống ngữ âm phương ngữ đang xét không có sự phân biệt giữa hai thanh này. Kế đến, về sai ở phụ âm cuối, chúng ta cũng có tình hình tương tự. Nói rõ hơn trong phương ngữ đang xét không có sự phân biệt giữa - n, - ng và -t, - c. Cuối cùng việc 57 sử dụng số Á Rập một cách tùy tiện cũng là đặc điểm đáng lưu ý trong văn bản hành chính của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu. 2.2.2. Tình hình chung về sử dụng từ ngữ 24T ừ là đơn vị nhỏ nhất có nghĩa, có chức năng tạo câu. Từ bao giờ cũng là sự thống nhất giữa nội dung và hình thức, nói cách khác là sự thống nhất giữa ý nghĩa và sự thể hiện. Trong quá trinh giao tiếp bằng ngôn ngữ, việc sử dụng từ ngữ chuẩn xác và hay là yêu cầu có tính nguyên tắc, do vậy vấn đề phong cách ngôn ngữ đã được đặt ra trong từng hoàn cảnh giao tiếp cụ thể nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Trong phong cách ngôn ngữ hành chính nói chung, văn bản hành chính nói riêng, việc sử dụng từ ngữ phải đảm bảo các yêu cầu: trong sáng; rõ ràng; dễ hiểu; đơn nghĩa và không màu mè hình tượng. 24TKhảo sát 241 văn bản ở tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, chúng tôi nhận thấy những lỗi về dùng từ ngữ như: - 24TDùng từ ngữ không phù hợp phong cách chức năng. - 24TDùng từ không chính xác về nghĩa. - 24TDùng thừa từ, lặp từ. - 24TViết tắt tùy tiện. 24TXin trích dẫn cụ thể các vấn đề trên như sau. 2.2.2.1. Sử dụng từ ngữ không phù hợp phong cách chức năng 24T rong các văn bản được khảo sát chúng tôi đã gặp nhiều trường hợp dùng từ không phù hợp chức năng ngôn ngữ hành chính tập trung ở hai lỗi chính: 39Ta) Dùng từ ngữ hình tượng 24TVí dụ 24T51: 24T5"Trong phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc, nhờ Utai mắtU của quần chúng, các tội phạm buôn bán ma túy, mãi dâm đã được Uquét sách Ulàm trong sạch địa bàn dân cư". 24T6(Báo cáo tổng kết phong trào bảo vệ an ninh Tổ quốc của TP.Vũng Tàu). 24TDùng các từ "tai mắt"; "quét sạch" làm cho câu văn thiếu trang trọng. 24TNên thay từ "tai mắt" bằng từ 24TUsự U24Thưởng ứngU và thay từ "quét sạch" bằng từ Ugiải quyếtU. 24TCâu trên có thể được viết là: 58 24T rong phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc, nhờ sự hưởng ứng tích cực của quần chúng, các tội phạm buôn bán ma túy, mãi dâm đã được giải quyết làm trong sạch địa bàn dân cư. 24TVí dụ 2: Để giải quyết khó khăn trong công tác đền bù giải tỏa ở khu vực dọc đường Thúy Vân Bãi sau, UBND Thành phố Vũng Tàu cần có phương án Utháo gỡU phù hợp với chủ trương của Tỉnh về ngân sách, ổn định đời sống và thỏa đáng quyền lợi cho các hộ dân phải di dời. 24T6(Chỉ thị của UBND Tỉnh). 24TDùng từ "tháo gỡ" không phù hợp phong cách ngôn ngữ hành chính. Phải thay bằng từ Ugiải quyếtU. 24TCác văn bản cũng thường lạm dụng cụm từ "trên cơ sở đó" thay cho các quan hệ từ: "do vậy"; "vì thế"; "cho nên" hoặc các từ "qua"; "qua đó" làm cho câu văn trở nên máy móc, mất tự nhiên, trong một số trường hợp làm mất đi tính logich của câu. 39Tb) Một số từ được dùng theo thói quen khẩu ngữ (dùng từ địa phương) 24TỞ Việt Nam có nhiều phương ngữ trong đó có 3 phương ngữ lớn tiêu biểu cho 3 miền: Bắc, Trung và Nam. So với từ ngữ toàn dân, từ địa phương là lớp từ ngữ chuyên dùng ở địa phương này, nhưng không dùng ở địa phương khác. Mỗi địa phương có cách phát âm riêng, có nhiều trường hợp phát âm rất khác nhau, nhưng trong từ ngữ toàn dân chỉ cho phép thể hiện bằng một cách ghi chữ viết. 24T rong các văn bản hành chính, việc dùng khẩu ngữ sẽ làm cho câu văn khó hiểu và thiếu trang trọng. 24TKhi khảo sát các văn bản, chúng tồi nhận thấy, việc soạn thảo đã sử dụng lẫn lộn giữa từ ngữ nói và từ ngữ viết. 24TVí dụ 24T51: 24T5"Huyện Tân Thành là huyện mới được thành lập, Utình hình Unhân sự của Huyện còn UmỏngU, cơ sở vật chấUt chưa có gìU". 24TCác từ: "mỏng"; "chưa có gì"; "tình hình" được dùng theo thói quen khẩu ngữ và mang tính địa phương. Nên thay từ "mỏng" bằng từ UthiếuU, từ "chưa có gì" bằng từ Unghèo nànU, từ "tình hình" nên bỏ đi. 24TCâu trên có thể được sửa lại là: 24THuyện Tân Thành là huyện mới được thành lập, nhân sự và cơ sở vật chất của huyện còn thiếu. 59 24TVí dụ 2: "Do trường mới thành lập nên lực lượng giảng viên cơ hữu còn UmỏngU...". 24TVí dụ 3: "Huyện Xuyên Mộc là huyện vùng sâu, vùng xa, trừ khu vực thị trấn và các xã lân cận, các xã còn lại tổ chức hội phụ nữ hầu như còn UtrắngU". 24T6(Báo cáo tổng kết Hội Liên hiệp Phụ nữ tỉnh). 24T ừ "trắng" là khẩu ngữ phải thay bằng tUừ chưa cóU. 24TVí dụ 4: "Dưới sự chỉ đạo của Huyện ủy, UBND Huyện đã phối hợp với các đoàn thể triển khai thực hiện tốt công tác xóa đói giảm nghèo, cho đến nay Uvề cơ bảnU không còn hộ đói. 24T6{Báo cáo công tác xóa đói giảm nghèo huyện Tân Thành). 24T ừ "về cơ bản" có thể thay bằng từ Ugần nhưU. 24TVí dụ 5: U"Nhìn chungU trong năm qua đa số các Công đoàn cơ sở đều đạt chỉ tiêu về hiến máu nhân đạo". 24T6(Báo cáo của Công đoàn Giáo dục tỉnh). 24T ừ "nhìn chung" không nên dùng ở đây. Câu trên có thể được viết: 24T rong năm qua, đa số các Công đoàn cơ sở đều đạt chỉ tiêu về hiến máu nhân đạo. 24TVí dụ 6: "So với cùng kỳ Unăm ngoáiU số vụ cháy rừng ở khu vực núi lớn đã giảm xuống rõ rệt". 24T6(Báo cáo của Hạt kiểm lâm). 24T ừ "năm ngoái" là từ địa phương nên thay bằng từ Unăm trướcU. 24TVí dụ 7: "UTrên cơ sỏ nắm bắtU 24T5sự 24T5chỉ đạo của nghị quyết lần thứ 24T510 24T5BCH Đảng bộ Tỉnh". 24T6(Báo cáo tổng kết của Phòng Giáo dục huyện Châu Đức). 24TCụm từ "trên cơ sở nắm bắt" là cụm từ dùng theo thói quen khẩu ngữ, có thể thay thế bằng cụm từ Uquán triệt tư tưởng. 24TCâu trên sửa lại là: 24TUQuán triêt tư tưởngU chỉ đạo của Nghị quyết lần thứ 24T510 24T5BCH Đảng bộ Tỉnh... 24TVí dụ 8: "Đối với các phương tiện chuyên chở vật liệu san lấp, đất đá rơi vãi trên đường và tình trạng hoạt động của các phương tiện vận tải hành khách, hoạt động của các Uxe chay dùU. lòng vòng đón khách, trả khách sai qui định...". 24T6{Báo cáo của Ban an toàn giao thông). 24TCụm từ "xe chạy dù" là tiếng lóng nghề nghiệp được dùng trong khẩu ngữ, không phù hợp phong cách ngổn ngữ văn bản hành chính. Có thể thay cụm từ "xe chạy dù" bằng cụm từ Uxe rước khách không đúng bến bãiU. 60 24TCâu trên có thể được viết lại như sau: 24T"Đối với các phương tiện chuyên chở vật liệu san lấp, đất đá rơi vãi trên đường và tình trạng hoạt động của các phương tiện vận tải hành khách, hoạt động của các Uxe rước khách không đứng bến bãiU, lòng vòng đón khách, 16T24trả 16T24khách sai qui định...". 24TVí dụ 9: "... để đẩy mạnh tiến độ công trình, giải ngân hết số vốn được phân bổ năm nay...". 24T6(Công văn của Sở Tài chính). 24T ừ "năm nay" thường được dùng trong văn nói, phải thay bằng từ Unăm 2002U. 2.2.2.2. Sử dụng từ không chính xác về nghĩa 24TĐối với văn bản hành chính, việc dùng từ chính xác là một yêu cầu có tính nguyên tắc. Từ chính xác trong văn bản hành chính là từ khi nêu lên phải diễn tả đúng đối tượng, sự vật, sự việc và nói lên được chính xác đều muốn nói. 24T rong quá trình khảo sát các văn bản tại tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, chúng tôi thấy việc dùng từ thiếu chính xác về nghĩa khá phổ biến, chiếm tỷ lệ khá cao trong hầu hết các thể loại. Xin dẫn chứng các trường hợp như sau: 24TVí dụ 1: "Tổng số đoàn viên Công đoàn 9.885 người, chiếm tỷ lệ 95,8% Uso vớiU tổng số 10.042 CB - GV - NV". 24TDùng từ "so với" là không chính xác, phải thay bằng từ UtrongU. 24TVí dụ 2: "Đời sống cán bộ, nhân viên ngày càng được nâng cao, tạo được Utâm lý vững vàngU, yên tâm công tác...". 24TCụm từ "tâm lý vững vàng" là không chính xác nên thay bằng cụm từ Utâm lý ổn đinhU. 24TVí dụ 3: "Đội ngũ ổn định về số lượng, chất lượng ngày càng được Unâng dần"U. 24T ừ "nâng dần" không chính xác, nên thay bằng từ Unâng caoU. 24TVí dụ 4: "UNâng cao nhân thứcU, tăng cường các biện pháp tự kiểm tra giám sát, Ukiểm tra không để xảy raU các hiện tượng tiêu cực, các tệ nạn xã hội xâm nhập vào địa bàn dân cư". 24T6(Báo cáo phong trào bảo vệ an ninh tổ quốc). 24T- Dùng cụm từ "nâng cao nhận thức" là không chính xác, nên thay bằng từ Unâng cao ý thứcU. 61 19T- Dùng cụm từ "kiểm tra không để xảy ra hiện tượng tiêu cực" là không chính xác, nên thay bằng: Ukiểm tra phát hiện những hiện tượng tiêu cựcU hoặc Ucó biện pháp ngăn chặn những hiện tượng tiêu cựcU. Câu trên có thể được viết lại là: 19TNâng cao ý thức, tăng cường các biện pháp tự kiểm tra, giám sát, có biện pháp ngăn chặn những hiện tượng tiêu cực... 19TVí dụ 5: "Danh sách các đơn vị Uđược chiU tiền trợ cấp để về dự đại hội". 19TDùng tự "được chi" là không chính xác, phải sửa lại là "được nhận". 19TVí dụ 6: "Năm 2002 hầu hết các huyện, thành phố, thị xã trong tỉnh đều đạt yêu cầu 100% phổ cập cấp 1. UTrong đóU hai huyện Xuyên Mộc và Châu Đức còn nhiều xã chưa thực hiện được". 19T28(Báo cáo tổng kết của Sở Giáo dục). 19TDùng từ "trong đó" không chính xác, phải thay bằng từ UriêngU. Ví dụ 7: "Do Uyêu cầuU tiêu thụ hải sản chế biến ngày càng tăng". 19T28{Báo cáo tổng kết của Sở Thủy sản). 19TDùng từ "yêu cầu" là không chính xác, phải sửa lại là Unhu cầuU. 19TVí dụ 8: "Sở Tài chính Vật giá gởi cho Uđơn vịU công văn số 10323TC/NSNN ngày 23/9/2003 của Bộ Tài chính về việc "Kinh phí thực hiện đổi mới chương trình giáo dục phổ thông" để Uđơn vịU nghiên cứu thực hiện". 19T ừ "đơn vị" là từ chỉ chung của các cơ quan, ở đây 19T36sở 19T36 ài chính Vật giá gởi cho Sở Giáo dục thì phải nêu rõ là gởi cho 19T36USở U19T36Giáo dục - Đào taoU thì mới rõ ràng chính xác, tránh việc sử dụng từ ngữ mơ hồ trong văn bản hành chính. 2.2.2.3. Sử dụng từ lặp, thừa từ, thiếu từ 19TDo chưa hiểu hết ý nghĩa của từ hoặc do thói quen viết theo văn nói cho nên trong các văn bản hành chính còn những trường hợp dùng từ lặp lại, thừa từ làm cho câu văn lủng củng thiếu nghiêm túc. 19TVí dụ 1: "Các Đoàn thể phối hợp Ucùng vớiU chính quyền trong việc kiểm tra thực hiện qui chế dân chủ cơ sở". 19T28(Nghị quyết Đảng bộ TP. Vũng Tàu). 19TDùng từ "cùng" trong "cùng với" ở câu trên là thừa nên bỏ đi. Câu trên được viết là: 19TCác đoàn thể phối hợp với chính quyền trong việc kiểm tra thực hiện qui chế dân chủ cơ sở. 62 19TVí dụ 2: "Ban giám hiệu các trường phối hợp với Đoàn thanh niên, Đội thiếu niên tích cực tuyên truyền, giáo dục, làm cho học sinh thấy rõ UsứcU tác hại của ma túy". 19T28(Công văn của Sở Giáo dục - Đào tạo). 19TCâu dùng thừa từ "sức". 19TVí dụ 3: "Trong tổng số 303 Công đoàn cơ sở, Utrong đóU chỉ có 35 CĐCS do CĐGD Tỉnh quản lý toàn diện". 19TCâu dùng thừa từ "trong đó". 19TVí dụ 4: "Lãnh đạo chính quyền, đoàn thể và các cấp ủy đảng đã phối hợp tổ chức tốt lớp Utriển khai quán triệtU các nghị quyết 19T45lo 19T45của tỉnh Đảng bộ". 19T28(Báo cáo tổng kết của Đảng bộ TP.Vũng Tàu). 19TCụm từ "triển khai quán triệt" thừa từ, chỉ nên chọn một trong hai từ hoặc Utriển khaiU hoặc Uquán triệtU vì trong "triển khai" đã bao hàm "quán triệt" và trong "quán triệt" có bao hàm "triển khai". 19TVí dụ 5: "UBND tỉnh đã có chủ trương về Uviêc giải tỏaU nhằm giải quyết việc Ugiải tỏaU đền bù thỏa đáng cho các hộ dân dọc đường quốc lộ 51 Vũng Tàu -TP.HCM". 19TDùng lặp từ Ugiải tỏaU. 19TNên bỏ bớt từ "giải tỏa" sau. Câu trên được viết lại là: 19TUBND Tỉnh đã có chủ trương về việc giải tỏa nhằm giải quyết việc đền bù thỏa đáng cho các hộ dân dọc đường quốc lộ 51 Vũng Tàu - Thành phố Hồ Chí Minh. 19TVí dụ 6: "Do Uđoàn kiểm tra của trung ươngU vào làm việc với tỉnh ngày 04/8/2003, vì vậy để kịp thời có số liệu báo cáo và làm việc với đoàn Ukiểm tra của trung ươngU, tiểu ban chỉ đạo yêu cầu...". 19T28(Công văn của Ban chỉ đạo quyền dân chủ cơ sở). 19TCâu trên đã dùng lặp cụm từ "Ukiểm tra của trung ươngU", 19T2cần 19T2cắt bỏ và được sửa lại như sau: 19TĐoàn kiểm tra của trung ương sẽ vào làm việc với tỉnh ngày 04/8/2003, để kịp thời có số liệu làm việc với đoàn, Ban chỉ đạo yêu cầu... 63 19TVí dụ 7: "Đây là công tác rất quan trọng, Uđồng thờiU rất khẩn trương, vì vậy tiểu ban chỉ đạo QDCCS của tỉnh đề nghị các cấp ủy đảng Uquan tâmU, tập trung Ulãnh đaoU, chỉ đạo tiến hành các công việc để tổng kết kịp thời gian". 19T28(Câng văn cửa Tiểu ban chỉ đạo QDCCS). 19TCâu trên thừa các từ "quan tâm", "lãnh đạo", "đồng thời" làm cho câu văn dài dòng và nặng nề. Có thể viết lại câu trên như sau: 19TĐây là công tác rất quan trọng và khẩn trương, vì vậy tiểu ban chỉ đạo QDCCS của tỉnh đề nghị các cấp ủy đảng tập trung chỉ đạo tiến hành các công việc để tổng kết kịp thời gian. 19TVí dụ 8: "Xét tờ trình số 211/TT - CĐCĐ ngày 24/12/2002 về việc xin duyệt nhân sự". 19T28(Công văn của UBND Tỉnh). 19TXét tờ trình của ai? Thiếu cụm từ "của trường cao đẳng Cộng Đồng". Câu trên được viết đầy đủ như sau: 19TXét tờ trình số 211/TT - CĐCĐ ngày 24/12/2002 Ucủa trường cao đẳng Cộng ĐồngU về việc xin duyệt nhân sự. 19TVí 19T5dụ 19T5 : "Qua 19T5kết 19T5quả khảo sát của 19T5Vụ GDMN - sở GD - ĐT 19T5về 5 tiêu chuẩn trường mầm non đạt tiêu chuẩn quốc gia...". 19T28(Tờ trình của Sở GD -ĐT). 19TCâu trên cần thêm vào các cụm từ "Bộ GD - ĐT" vào sau cụm từ "Vụ GDMN", thêm từ UđểU vào sau cụm từ "5 tiêu chuẩn"; bỏ dấu gạch ngang giữa "Vụ GDMN - Sở GD - ĐT" và thay bằng UvàU. 19TCâu trên được viết lại như sau: 19TQua kết quả khảo sát của Vụ GDMN UBô GD - ĐT vàU 19T36sở 19T36GD - ĐT về 5 tiêu chuẩn để trường mầm non đạt tiêu chuẩn quốc gia.... 19TVí dụ 10: "Kiểm điểm và đánh giá thực trạng tình hình thực hiện chỉ thị 30/CT - TW ngày 18/9/1998 của Bộ Chính trị". 19T28(Công văn của Liên đoàn Lao động Tỉnh). 19TDùng cụm từ "Thực trạng tình hình thực hiện", làm cho câu văn nặng nề, chưa hợp lý. Nên thay từ "Thực trạng tình hình" bằng từ Ukết quảU. Câu trên có thể được viết lại như sau: 19TKiểm điểm đánh giá Ukết quảU thực hiện chỉ thị 30/CT - TW ngày 18/9/1998 của Bộ Chính trị. 64 2.2.2.4. Sử dụng cách viết tắt tùy tiện 19T ừ ngữ sử dụng trong văn bản hành chính là từ đơn nghĩa, về nguyên tắc, văn bản hành chính không để người tiếp cận văn bản hiểu sai nghĩa, suy luận không đúng với nghĩa của người ban hành văn bản, do vậy các yếu tố viết tắt phải tuân theo qui định được phổ biến. 19T2Về 19T2nguyên tắc, các yếu tố viết tắt phải đảm bảo các yêu cầu sau: 19T- Các từ viết tắt trong văn bản hành chính phải là những từ phổ biến có tần suất sử dụng cao như: UBND, HĐND, TW... 19TNếu từ hoặc cụm từ xuất hiện nhiều lần, văn bản muốn viết tắt thì trong lần xuất hiện đầu tiên phải viết nguyên dạng kèm theo chú giải. 19TVí dụ: quyền sử dụng đất (QSDĐ). 19TQua khảo sát văn bản các loại của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu, chúng tôi đã gặp nhiều trường hợp viết tắt không có chú giải: 19TVí dụ: - 19TBáo cáo của huyện Long Đất năm 2002 có 7 trang thì có 18 trường hợp viết tắt không chú giải. - 19TBáo cáo của huyện Châu Đức năm 2002 có 19T45lo 19T45trang thì có 21 trương hợp viết tắt không có chú giải. - 19TBản tổng kết và phương hướng nhiệm vụ của Công đoàn Giáo dục tỉnh nhiệm kỳ 2000 - 2005 có 18 trang thì có 19 lần viết tắt không có chú thích. - 19TNhiều công văn, báo cáo khác có những chỗ viết tắt tùy tiện trong khi đó không phải là những từ phổ biến. 19TVí dụ 1: Hội giảng cấp huyện TH có 25 GV dự thi. 19T ừ TH phải ghi rõ là UTin họcU. Câu được viết lại là: Hội giảng tin học cấp huyện. 19TVí dụ 2: "Nhân tuần lễ quốc gia UNSVSMTU đề nghị UBND Tỉnh kịp thời chỉ đạo các huyện và 19T36sở 19T36Văn hóa Thông tin tuyên truyền cổ động....". 19T28(Công văn của Sở Khoa học công nghệ & môi trường). 19TCụm từ "NSVSMT" phải viết rõ Unước sạch vệ sinh môi trườngU. 65 19TVí du 3: "Hàng năm CĐN đều mua sổ tay công tác nữ công cấp cho BNC làm tư liệu sinh hoạt". 19T28(Báo cáo tổng kết năm 2003 của Công đoàn TP. Vũng Tàu). 19TCụm từ UCĐNU phải viết rõ là Ucông đoàn ngànhU. 19TUBNCU phải viết rõ là UBan nữ côngU. 19TVí dụ 4: "UBND Huyện đã chỉ đạo các phòng chức năng thực hiện đúng các chế độ chính sách đối với CNVC như: nâng bậc lương; BHYT, BHXH". 19T28(Báo cáo của UBND huyện Tân Thành). - 19TCNVC (công nhân viên chức) - 19TBHYT (bảo hiểm y tế) - 19TBHXH (bảo hiểm xã hội) 19TVí dụ 5: "Hầu hết các xã trong huyện về cơ bản đã hoàn tất việc PCGD bậc tiểu học". 19T28(Báo cáo của Phòng Giáo dục huyện Long Đất). 19T"PCGD" phải viết rõ là Uphổ cập giáo dụcU. 19TVí dụ 6: "Kính gởi: Trưởng ban chỉ đạo CCHC các Huyện, Thị xã, Thành phố, các ban ngành thuộc tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu". 19T28{Công văn của Ban chỉ đạo cải cách hành chính). 19T"CCHC" phải viết rõ là Ucải cách hành chính.U Nên hạn chế viết tắt ở phần tiêu đề văn bản. 19TVí dụ 7: "Do kinh phí ĐT - BDCB - 19T2CCVC 19T2năm 2003 được UBND tỉnh phê duyệt có hạn, chưa đáp ứng tất cả nhu cầu mở lớp ĐT - BDCB -19T2CCVC...". 2T8{Công văn của Ban tổ chức chính quyền Tỉnh). 19TViết tắt cụm từ quá dài, người đọc không hiểu được. Cụm từ "ĐT - BDCB -CCVC" cần viết rõ là: Uđào tạo - bồi dưỡng cán bộ công chức viên chức. 19TVí dụ 8: 19T"A. CÁC CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH 19T l. CN-TTCN 19T .......................................... 19T 2.Dịch vụ thương mại 19T ....................................... 66 19TB. VỀ XDCB VÀ QUẢN LÝ ĐÔ THỊ 24T1. 19T24XDCB ................................ 19T2. Quản lý đô thị ....................................... 19TC. CÁC MỤC TIÊU XÃ HỘI 24T1. 2T4Về 19T2giáo dục 19T ................................ 19T2.VHTT-TT ........................... 3. Y tế ............................... 19T4. TBXH 52T ........................... 28T(Báo cáo tháng 5/2001 của UBND Thị xã Bà Rịa) 19TBáo cáo trên viết tắt khá tùy tiện. Ở các tiêu đề và tiểu mục đều không nên viết tắt. 2.2.2.5. Sử dụng dấu, viết số tùy tiện 19TViệc viết số, thay chữ một cách tùy tiện đã diễn ra rất nhiều trong các văn bản nhất là ở các văn bản thuộc thể loại báo cáo. 19TVí dụ 19T45 : 19T45"Ở khu vực Bãi trước về đêm và một số công viên do thiếu ánh sáng, việc tụ tập chích ma túy đã trở thành 19T45 19T45báo động". 19T28(Báo cáo của Ban phòng chống ma túy, mãi dâm). 19TVí dụ 2: "Việc giải tỏa để mở đường quốc lộ 51 qua khu vực Huyện Tân Thành công tác đền bù không thỏa đáng dẫn đến 19T45 19T45số nông dân đến kiến nghị với HĐND tỉnh". 19TVí dụ 3: "Trong công tác chỉ đạo xây dựng các dự án cơ sở hạ tầng của tỉnh có ba vấn đề cần xem xét: 1.1. 19Tlà ....................... 67 19T 2.2. là ...................... 19T 3.3 .là ...................... ". 19TVí dụ 4: "Sở Lao động - TBXH đề nghị UBND Tỉnh cấp kinh phí như sau: 19T+ Năm 2001 hỗ trợ cho 711 đối tượng, tổng kinh phí = 5.369.000.000đ 19T+ Năm 2002 hỗ trợ cho 670 đối tượng, tổng kinh phí= 5.360.000.000đ 19T+ Năm 2003 hỗ trợ cho 677 đối tượng, tổng kinh phí= 5.336.000.000đ 19T+ Năm 2004 hỗ trợ cho 645 đối tượng, tổng kinh phí=5.160.000.000đ" 19TSử dụng dấu (=) như trên là không đúng, phải thay dấu (=) bằng từ là hoặc Udấu hai chấmU. 24T 24T75.2.2.6. Bảng tổng hợp tình hình sử dụng từ ng75Tữ 24TLoại lỗi 24TSố lượng văn bản/241 24T ỷ lệ 19TLỗi dùng từ không phù hợp phong cách chức năng ngôn ngữ 19T 49 19T61,8% 19TLỗi dùng từ không chính xác về nghĩa 19T 29 19T53,5% 19TLỗi dùng lặp từ và thừa từ 19T 1 1 19T46,1% 19TLỗi từ ngữ viết tắt tùy tiện 19T 68 19T70,1% 19TLỗi viết số tùy tiện 19T 6 19T39,8% 24T ổng cộng 24T653 24T 71,3% 19TNhìn chung, văn bản nào cũng có sai sót về dùng từ, trong đó lỗi về viết tắt tùy tiện chiếm tỷ lệ cao nhất, kế đến lỗi dùng từ không phù hợp với phong cách chức năng cũng chiếm một tỷ lệ đáng kể. Tất cả các số liệu ở bảng trên cho thấy tình hình sử dụng từ sai là rất đáng báo động. 2.2.3. Tình hình chung về viết câu 19TCâu là đơn vị dùng từ, ngữ, cấu tạo nên trong quá trình tư duy và là đơn vị nhỏ nhất có chức năng thông báo. Câu có nghĩa hoàn chỉnh, có cấu tạo ngữ pháp và có tính độc lập. Trong ngôn ngữ, câu là đơn vị cơ bản của lời nói, một tập hợp các từ có cấu trúc riêng của nó từ đơn giản đến phức tạp, được kết cấu để diễn tả một ý trọn vẹn và tạo nên một thực thể ngôn ngữ 68 lớn hơn đó là văn bản. Câu thường do nhiều thành phần tạo nên, trừ loại câu đặc biệt chỉ có một từ với một ngữ điệu đi kèm. Trong câu, các thành phần đều có mối quan hệ với nhau và đảm nhiệm một vai trò hoặc chức năng nhất định. 19TNgôn ngữ của văn bản hành chính đòi hỏi phải đảm bảo các đặc trưng chính của phong cách hành chính công vụ đó là: tính chính xác minh bạch; tính nghiêm túc khách quan và tính khuôn mẫu. Muốn đạt được những điều đó ngoài việc sử dụng từ ngữ trong sáng, rõ ràng, dễ hiểu, đơn nghĩa và không màu mè hình tượng, vấn đề viết câu chuẩn xác về ngữ pháp, ngắn gọn, rõ ràng, nghiêm túc là yêu cầu có tính nguyên tắc trong các thể loại văn bản hành chính. 19TKhảo sát 241 văn bản thuộc các thể loại của tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu về viết câu chúng tôi thấy có các lỗi cụ thể như sau: - 19TCâu sai về cấu trúc (sai về ngữ pháp) vì thiếu nòng cốt câu (C - V), thiếu chủ ngữ (CN) - 19TCâu sai vì diễn đạt lủng củng - 19TCâu sai qui chiếu. 19TXin trích dẫn một số trường hợp tiêu biểu như sau: 2.2.3.1. Câu sai về cấu trúc 19T rước khi trình bày câu sai về cấu trúc, luận văn xét thấy cần thiết phải nêu lên mấy vấn đề về dấu câu, vì chính việc sử dụng dấu câu đúng hay không đúng sẽ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của câu viết trong văn bản. 19TDấu câu, một thành phần rất quan trọng của câu, một loại ký hiệu đặc biệt của chữ viết, được dùng để biểu thị ngữ điệu của lời nói, vì vậy, quan hệ giữa ngữ điệu và dấu câu là một dạng của mối quan hệ giữa lời nói và chữ viết, nhờ có dấu câu xuất hiện trên chữ viết mà ngữ điệu của lời nói được thể hiện. Ngoài ý nghĩa trên, dấu câu liên quan mật thiết đến ngữ nghĩa và cấu trúc của câu. 19T rong tiếng Việt có hai loại dấu câu cơ bản: - 19TDấu giữa câu gồm dấu phẩy, chấm phẩy, gạch ngang, ngoặc đơn, ngoặc kép, hai chấm. - 19TDấu cuối câu gồm: dấu chấm, dấu cảm, chấm hỏi, dấu chấm lửng (nhiều chấm). 69 24TViệc sử dụng đúng dấu câu sẽ làm cho ngôn ngữ viết trở nên rõ ràng, minh bạch hơn. Dùng sai dấu câu hoặc không dùng dấu câu trong những t