Luận văn Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng tại công ty Gạch ốp lát Hà Nội

đồ DFD là nơi lưu trữ thông tin trong 1 khoảng thời gian nào đó. Từ một kho dữ liệu có thể có những dòng dữ liệu đi ra, ta nói rằng đó là dòng dữ liệu thâm nhập; hoặc đi vào, đó là dòng dữ liệu cập nhật kho dữ liệu. - Nguồn hoặc đích: Tên người/ bộ phận phát/ nhận tin Hình 12: Ký hiệu tác nhân của HTTT Nguồn hoặc đích là những bộ phận, tổ chức bên ngoài lĩnh vực đang nghiên cứu nhưng có quan hệ nhất định với hệ thống. Các tác nhân ngoài này có thể là nơi nhận tin, sản phẩm của hệ thống nhưng cũng có thể là nơi cung cấp thông tin cho hệ thống. 1.3 Mô hình dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phương pháp xác định các đơn vị thông tin cơ sở có ích cho hệ thống (các thực thể), và xác định rõ mối quan hệ bên trong hoặc tham trỏ chéo nhau giữa chúng. Điều này có ý nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ được lưu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể truy cập từ bất kỳ chương trình nào bởi nhiều người sử dụng khác nhau. Mục đích của việc xây dựng mô hình dữ liệu : - Kiểm tra chặt chẽ các yêu cầu của người dùng. - Cung cấp cái nhìn lô gic về thông tin cần cho hệ thống. Các thành phần của mô hình dữ liệu bao gồm : Thực thể: được hiểu là tập hợp các đối tượng cùng loại dưới góc độ quan tâm của nhà quản lý. Có hai loại thực thể: + Thực thể tài nguyên: chỉ mô tả mà không giao dịch. VD: DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) + Bảng giao dịch (Nhóm thực thể giao dịch): Thể hiện các giao dịch. Ví dụ: HoaDonBanHang (SoHD, MaKH, DienGiai, NgayHD, NguoiBan) - Kiểu thực thể: là một nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả một loại thông tin chứ không phải bản thân thông tin. - Thuộc tính: là đặc trưng của thực thể. Thuộc tính liên quan đến các kiểu thực thể, còn giá trị thuộc tính riêng biệt thì thuộc về riêng từng thực thể. Có 3 loại thuộc tính như: + Thuộc tính định danh (thuộc tính khoá): là một hay nhiều thuộc tính cho phép xác định duy nhất một thực thể. + Thuộc tính mô tả: hầu hết các thuộc tính trong một kiểu thực thể đều là thuộc tính mô tả. Mỗi thuộc tính chỉ xuất hiện trong một bảng. Ví dụ: Với thực thể DmHang ( Mahang, Tenhang, Dvtinh, Dongia ) thì: * Thuộc tính Mahang là khoá. * Thuộc tính Tenhang, Dvtinh, Dongia là thuộc tính mô tả. + Thuộc tính kết nối: là thuộc tính được dùng để chỉ ra mối quan hệ giữa một thực thể này với một thực thể khác. - Các kiểu liên kết: 1@1 Liên kết Một - Một Một lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngược lại. 1@N Liên kết Một - Nhiều Loại liên kết này phổ biến trong thực tế, một lần xuất của thực thể A liên kết với một hay nhiều lần xuất của thực thể B, nhưng mỗi lần xuất của B chỉ liên kết với một lần xuất của A. Ví dụ như quan hệ giữa khách hàng và hóa đơn bán hàng, một khách hàng có thể có nhiều hóa đơn bán hàng, còn một hóa đơn bán hàng chỉ thuộc về một khách hàng nào đó. N@M Liên kết Nhiều - Nhiều Mỗi lần xuất của A tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B và ngược lại, nhiều mỗi lần xuất của B tương ứng với một hay nhiều lần xuất của B. Các giai đoạn trong quá trình xây dựng mô hình dữ liệu : * Xác định các thuộc tính : Dựa trên 3 nguồn : - Tri thức của bản thân về công việc đang nghiên cứu. - Những người sử dụng hệ thống hiện tại. - Xem xét các tài liệu sử dụng thường xuyên trong lĩnh vực nghiên cứu. * Xác định kiểu thực thể: Để có được kiểu thực thể người phân tích phải chuẩn hoá nhằm mục đích : - Tối thiểu việc lặp lại. - Tránh dư thừa thông tin. * Xác định các quan hệ: Thiết lập mối liên hệ tự nhiên giữa các thực thể và liên kết này phải ở dạng quan hệ một - nhiều. Quá trình chuẩn hoá mô hình dữ liệu. - Khái niệm chuẩn hoá: Chuẩn hoá là việc chuyển đổi tập hợp dữ liệu được lưu trữ sang cấu trúc dữ liệu nhỏ hơn, đơn giản và ổn định hơn. Cấu trúc dữ liệu được chuẩn hoá cũng thuận lợi hơn trong việc bảo quản. - Các qui tắc chuẩn hoá: Chuẩn hoá mức 1 (1.NF): Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng, trong mỗi danh sách không được chứa các thuộc tính lặp. Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính đó thành các danh sách con, có ý nghĩa dưới góc độ quản lý. Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng, trong một danh sách mỗi thuộc tính không phải khoá phải phụ thuộc hàm hoàn toàn vào toàn bộ khoá chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá. Nếu có sự phụ thuộc như vậy thì phải tách những những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá thành một danh sách con mới. Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng, trong một danh sách không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính. Nếu thuộc tính này phụ thuộc hàm vào thuộc tính kia thì phải tách chúng ta thành các thuộc tính khác nhau có quan hệ với nhau. 1.4 Mô hình quan hệ. Mô hình quan hệ là danh sách tất cả các thuộc tính thích hợp cho từng thực thể của mỗi mô hình dữ liệu. Mục đích xây dựng mô hình quan hệ: Nhằm kiểm tra, cải tiến, mở rộng và tối ưu hoá mô hình dữ liệu đã xây dựng. Các bước xây dựng mô hình quan hệ: - Xác định tất cả các thuộc tính cần dùng tới trong hệ thống định xây dựng. - Xác định kiểu thực thể để đặt từng thuộc tính nhằm giảm thiểu việc sao chép và tránh dư thừa. Với các thuộc tính, kiểu thực thể và quan hệ đã biết có thể xây dựng một sơ đồ trực giác mô hình quan hệ. Khi đó ta có thể so sánh các mô hình và trích ra được từ việc so sánh đó một mô hình duy nhất có chứa đặc trưng tốt nhất của cả hai. Phân tích chi tiết hệ thống thông tin. Một hệ thống bao gồm nhiều phần tử khác nhau nhưng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Việc thay đổi của phần tử này sẽ kéo theo sự thay đổi của các phần tử khác dẫn tới sự thay đổi của cả hệ thống. Chẳng hạn, đối với hệ thống thông tin việc thay đổi về phần cứng kéo theo những thay đổi về chương trình cũng như việc đưa vào những nguyên tắc quản lý mới, yêu cầu phải hiện đại hoá lại toàn bộ ứng dụng. Chính vì lý do đó, khi tiến hành phân tích thiết kế hệ thống, các nhà phân tích và thiết kế hệ thống thường đưa ra phương thức tiếp cận hệ thống theo từng mức. Đó cũng chính là nội dung của phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống MERISE. Theo phương pháp này, việc tiếp cận hệ thống theo từng mức sẽ phân tích hệ thống ra 3 yếu tố: - Xử lý (Treatment). - Dữ liệu (Data). - Truyền tin (Communication). và 4 mức tiếp cận: - Khái niệm (Conceptural): ở mức này, hoạt động của tổ chức sẽ được mô tả theo một cấu trúc khái quát nhất, các chức năng của hệ thống được mô tả độc lập với các bộ phận (Ai?), vị trí (ở đâu?), cũng như thời điểm (bao giờ?). Mức này tương đương với việc xác định mục đích nhằm trả lời câu hỏi: Vì sao hệ thống đó tồn tại? Và nó là cái gì? Đây là mức thể hiện tính ổn định của mô hình quan niệm và mục tiêu ràng buộc của hệ thống . - Tổ chức (Organization): mức này thể hiện các mục tiêu đã được khái niệm hoá ở mức khái niệm lên mức thực tế tổ chức, trong đó có tính đến ràng buộc về mặt tổ chức. Mức tổ chức nhằm trả lời cho câu hỏi: Ai? Bao giờ? ở đâu? Sau đó đưa ra sự sắp xếp vị trí làm việc cho các đối tượng trong hệ thống, cố gắng tìm ra cách tổ chức tốt nhất. - Lô gíc (Logic): mức này đề cập tới những công cụ tin học mà người sử dụng sẽ dùng trong xử lý như: Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (FOXPRO, ACCESS, ORACLE, EXCEL, bảng tính điện tử... ) - Vật lý (Physical): Đề cập tới các trang thiết bị tin học cụ thể được sử dụng trong hệ thống. Việc phân tích và thiết kế hệ thống được tiến hành qua các bước sau: - Nghiên cứu thực tế. - Xây dựng các mô hình xử lý dữ liệu quan niệm, mô hình tổ chức xử lý. - Xây dựng mô hình dữ liệu lôgic. - Xây dựng mô hình vật lý dữ liệu và mô hình tác nghiệp vật lý. - Hợp thức hoá. Giai đoạn thiết kế hệ thống 3.1. Xác định hệ thống máy tính Mục đích của việc xác định hệ thống máy tính là xác định bộ phận nào sẽ được xử lý bằng máy tính, bộ phận nào được xử lý thủ công. Công cụ được sử dụng để xác định hệ thống máy tính là sơ đồ DFD. Người ta chia các tiến trình lô gíc của DFD thành các tiến trình vật lý. Một số tiến trình vật lý có thể được đảm nhiệm bằng máy vi tính và một số khác do người sử dụng đảm nhiệm. 3.2. Thiết kế cơ sở dữ liệu Khi triển khai một ứng dụng thì việc thiết kế tốt một cơ sở dữ liệu ngay từ ban đầu là điều rất quan trọng. Làm thế nào để hệ thống không bị cứng nhắc mà có thể thay đổi một cách linh hoạt đồng thời có thể duy trì bảo dưỡng một cách dễ dàng, ít tốn kém, tránh gây phiền hà cho người sử dụng. Nếu giải quyết tốt các yêu cầu trên thì thực sự ta đã có được một cơ sở dữ liệu hoàn hảo. Bước 1 : Phân tích toàn bộ yêu cầu Bước đầu tiên và khó khăn nhất là phân tích trọn vẹn những yêu cầu trong việc hình thành cơ sở dữ liệu cho một đơn vị. Người thiết kế phải tìm hiểu kỹ việc xử lý dữ liệu của tổ chức như thế nào để có cái nhìn tổng quát sau đó mới bắt tay vào thiết kế cơ sở dữ liệu. Bước 2: Nhận diện các thực thể Sau khi tìm hiểu tiến trình xử lý, nhà thiết kế phải nhận diện được thực thể sẽ làm việc. Mỗi thực thể được xem như một đối tượng xử lý rõ ràng, riêng biệt. Những thực thể này được biểu diễn bởi những bảng trong cơ sở dữ liệu. Bước 3: Nhận diện các mối tương quan giữa các thực thể Ở bước này phải xác định xem giữa các thực thể có mối quan hệ với nhau như thế nào? Giữa các thực thể có thể có mối quan hệ một - một, một - nhiều hoặc nhiều - nhiều. Bước 4: Xác định khoá chính Trong mỗi bảng cần phải xác định một trường hay một thuộc tính mà giá trị của nó xác định một cách duy nhất đối với từng bản ghi làm khoá chính. Ngoài ra có thể kết hợp các trường trong cùng một bảng với nhau làm khoá chính. Bước 5: Nhận diện mục khoá ngoại lai Khoá ngoại lai là một trường trong một bảng mà giá trị của nó trùng với giá trị khoá chính trên bảng khác nhằm kết nối hai bảng có quan hệ với nhau. Đây là loại khoá mang tính kết nối chứ không phải khoá xác định tính duy nhất của các bản ghi. Bước 6: Xác định các trường còn lại trong bảng dữ liệu Sau khi khai báo các thực thể, khoá chính, khoá ngoại lai, ta phải xác định được các trường còn lại trong bảng. Chú ý cần đặt tên sao cho thuận tiện khi xử lý. Cần phải chuẩn hoá các bảng dữ liệu để tránh trùng lặp, giữ cho dữ liệu có liên hệ chặt chẽ mà không bị mất thông tin. Bước 7: Xây dựng sơ đồ dữ liệu Công việc của giai đoạn này là vẽ ra những gì đã khai báo để có thể có cái nhìn tổng quát cũng như dễ dàng tìm ra các sai sót để sửa. Bước 8: Khai báo phạm vi môi trường Đây là bước cuối cùng của quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu, trong bước này ta xác định kiểu dữ liệu thích hợp cho mỗi trường và độ rộng của mỗi trường. 3.3. Thiết kế giao diện người - máy Thiết kế giao diện người - máy nhằm tạo ra giao diện thân thiện trong quá trình người sử dụng giao tiếp với máy, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tiếp xúc đạt hiệu quả cao nhất. Các chỉ tiêu quan trọng khi đánh giá một giao diện người - máy: - Dễ sử dụng và dễ học ngay cả với người ít kinh nghiệm. - Tốc độ thao tác nhanh. - Kiểm soát: người sử dụng thực hiện hoặc kiểm soát đàm thoại. - Dễ phát triển. Các tính chất cần thoả mãn khi thiết kế giao diện: - Phù hợp nhiệm vụ được giao. - Phù hợp với người sử dụng. Một số kiểu giao diện cơ bản: - Hỏi và đáp: kiểu này rất phù hợp với người ít kinh nghiệm. - Ngôn ngữ lệnh: là phạm trù rộng và phức tạp, bao gồm từ câu lệnh đơn giản đến ngôn ngữ điều khiển phức tạp. Theo kiểu giao diện này thì sự tinh vi và tính mềm dẻo bị giới hạn bởi ngữ pháp của ngôn ngữ, tuy vậy nó lại phù hợp đối với người sử dụng là chuyên gia. - Điền mẫu: là một dạng đối thoại được dùng phổ biến nhất đối với dữ liệu và nó cũng được sử dụng trong việc khôi phục dữ liệu. Mẫu được thể hiện trên màn hình như bản báo cáo mẫu. Trên màn hình có tên mẫu chú thích cho các trường hợp và các thông báo hướng dẫn sử dụng. Kiểu giao diện này phù hợp với tất cả người sử dụng. Tóm lại, trong giai đoạn thiết kế này, nhà phân tích có thể sử dụng các công cụ theo cách đánh giá của mình để giải quyết vấn đề mà hệ thống đặt ra sao cho có hiệu quả nhất, phù hợp với thực tiễn của tổ chức hiện tại. V. NỘI DUNG BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1. Đặc điểm của bài toán. Các yêu cầu của hệ thống quản lý bán hàng Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng và thoả thuận với khách hàng. Nhập thông tin về hàng hoá. Nhập thông tin về khách hàng. Lập hoá đơn bán hàng cho khách hàng. Lập hoá đơn thanh toán. Lập các báo cáo thống kê về hàng hoá. Lập các báo cáo tổng hợp về hoá đơn, doanh số bán hàng,… Lập các báo cáo thống kê về khách hàng. Các mẫu biểu thường sử dụng trong hệ thống bán hàng Hoá đơn bán hàng. Sổ ghi chép khách hàng. Sổ ghi chép hàng hoá. Sổ ghi chép hoá đơn. Danh sách các loại hàng. Phiếu thanh toán. Phiếu nhập hàng... 2. Quy trình của bài toán quản lý bán hàng Tiến trình quản lý nhập xuất hàng của một công ty hay một cửa hàng trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán hàng hoá như sau: Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu về hàng hoá thì phát sinh yêu cầu nhập hàng. Hàng hoá nhập có thể được đáp ứng bởi nhiều nhà cung cấp. Hàng được nhận về kèm với đơn đặt hàng của công ty và hoá đơn bán hàng của nhà cung cấp. Bộ phận tiếp nhận hàng sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng hàng nhập. Nếu hàng không đủ số lượng hoặc không đảm bảo chất lượng thì: Báo cáo kiểm tra hàng không chấp nhận (đối với những hàng không đảm bảo yêu cầu) được lập và chuyển tới bộ phận mua hàng. Những hàng lỗi được để riêng sang một bên và chờ chuyển trả lại nhà cung cấp. Bộ phận kiểm tra sẽ viết phiếu nhận và chuyển tới bộ phận quản lý kho đối với hàng được chấp nhận. Bộ phận quản lý kho sẽ đối chiếu danh sách hàng trên phiếu nhận và thực tế, tìm vị trí thích hợp trong kho để đặt hàng vào vị trí trong kho, viết phiếu nhập kho căn cứ vào phiếu nhập. Khi bộ phận bán hàng có yêu cầu xuất hàng bán cho khách hàng, thì hoá đơn bán hàng sẽ được bộ phận bán hàng viết theo yêu cầu về hàng hoá của khách hàng và chuyển tới bộ phận quản lý kho. Bộ phận quản lý kho sẽ tìm hàng theo hoá đơn bán hàng và tiến hành thủ tục xuất hàng. Nếu hàng không có hoặc không đủ số lượng theo yêu cầu thì lập báo cáo chuyển cho bộ phận mua hàng. Trường hợp hàng hoá đã xuất bán theo yêu cầu của khách hàng mà không được khách hàng chấp nhận (do hàng không đạt yêu cầu kỹ thuật hoặc không đảm bảo chất lượng) thì hàng sẽ được chuyển tới bộ phận kiểm tra. Tại đây, hàng sẽ được kiểm tra lại, nếu đúng thì sẽ tiến hàng làm thủ tục nhập lại kho. Khi có yêu cầu về thông tin xuất nhập hàng hoá thì bộ phận quản lý kho phải lập được các báo cáo về hàng hoá để cho bộ phận quản lý bán hàng biết được tình hình và các thông tin về hàng hoá. Trong kho có những loại hàng hoá nào, số lượng là bao nhiêu,...để có thể tiến hành nhập xuất hàng hoá. 3. Giải pháp phần mềm Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ tin học phần cứng, công nghệ tin học phần mềm cũng tiến những bước dài trên con đường phát triển của nó. Đặc biệt là về một số lĩnh vực như: hệ điều hành máy tính, ngôn ngữ phát triển các chương trình phần mềm ứng dụng trên máy tính,… Hiện nay, có rất nhiều ngôn ngữ được sử dụng làm công cụ thiết kế, xây dựng các chương trình phần mềm phục vụ cho công tác quản lý, cũng như trong một số lĩnh vực khác. Do vậy việc lựa chọn ngôn ngữ viết chương trình nhằm giải quyết bài toán đặt ra là vô cùng quan trọng. Mỗi bài toán đặt ra đều có những cách giải quyết khác nhau tuỳ vào mục đích của bài toán và sự lựa chọn của người thực hiện bài toán đó. Mỗi ngôn ngữ đều có những điểm mạnh và nhược điểm của nó, nên việc lựa chọn một ngôn ngữ phải dựa trên các yêu cầu của bài toán đạt ra. Các công cụ mà ngôn ngữ đó cung cấp cho người sử dụng trong quá trình giải quyết vấn đề, khả năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải đáp ứng được các yêu cầu đặt ra. Dựa trên các yêu cầu của bài toán và quá trình phân tích thiết kế chương trình thì phải tìm ra được một giải pháp phần mềm tối ưu. Tức là phải đảm bảo thông tin chính xác, dễ sử dụng vào công tác quản lý, giao diện đẹp, thân thiện với người sử dụng,…Trên cơ sở phân tích bài toán, tìm hiểu các ngôn ngữ, em quyết định lựa chọn ngôn ngữ Microsoft Visual Foxpro 7.0 để xây dựng chương trình. Microsoft Visual Foxpro 7.0 là hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ nổi tiếng với khả năng đơn giản hoá thủ tục thiết kế quản lý dữ liệu. Microsoft Visual Foxpro 7.0 giúp dễ dàng tổ chức dữ liệu, định nghĩa các nguyên tắc áp dụng cho cơ sở dữ liệu và xây dựng chương trình ứng dụng, nó cho phép nhanh chóng kiến tạo các biểu mẫu, vấn tin, báo biểu dựa vào bộ công cụ thiết kế giao diện đồ hoạ, Ngoài ra Microsoft Visual Foxpro 7.0 còn cho phép thiết kế nhanh các trình ứng dụng có đầy đủ các tính năng thông qua môi trường thiết kế thích hợp, cung cấp các công cụ lập trình hướng đối tượng cực kỳ mạnh mẽ, khả năng máy khách/ máy chủ, hỗ trợ OLE và ActiveX. Nói tóm lại Microsoft Visual Foxpro 7.0 là công cụ quản lý dữ liệu tương tác cực kỳ mạnh mẽ và đang được sử dụng rộng rãi như là một công cụ mạnh của các nhà lập trình ứng dụng chuyên nghiệp nhằm tạo ra các phần mềm quản lý doanh nghiệp, các chương trình kế toán. CHƯƠNG III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG 1.1. Sản phẩm của công ty Năm qua sản phẩm của công ty luôn thay đổi về kiểu dáng và màu sắc đáp ứng thị hiếu đa dạng của người tiêu dùng. Số lượng mẫu tung ra thị trường được coi là nhiều nhất so với các hãng khác với trên 50 loại gạch lát, 30 loại gạch ốp và 10 loại gạch chống trơn. Những mẫu mã này thường xuyên có sự kết hợp, sàng lọc để sản xuất hàng loạt và quay vòng sản xuất bán ra trên thị trường. Do vậy mức doanh thu tại mỗi khu vực có sự ổn định. Công ty đã không ngừng nâng cao năng suất lao động, đổi mới công nghệ, hiện đại hoá các dây chuyền sản xuất. Vì vậy, chủng loại sản phẩm của công ty rất đa dạng và phong phú đủ cung cấp cho một công trình hoàn thiện. Tất cả các vỏ hộp sản phẩm đều được đóng bằng bao bì carton bên ngoài bọc một lớp nilon. Thông tin Mô tả Trọng lượng (kg/hộp) Kích thước (mm) Đóng gói (viên/hộp) 1 Gạch lát 16.8 300x300x8 11 2 Gạch lát 18.2 400x400x9 06 3 Gạch chống trơn 15.4 200x200x8 25 4 Gạch lát 33.5 500x500x10 06 Hình 13: Các loại sản phẩm của công ty. Hiện nay công ty đưa ra thị trường hàng trăm mẫu mã sản phẩm các loại thông qua các đại lý và các cửa hàng bán lẻ. 1.2. Thị trường của công ty Công ty Gạch ốp lát Hà Nội có thị trường rộng lớn khắp 61/61 tỉnh thành trong cả nước và được phân chia trên khoảng 3 miền Bắc- Trung –Nam. + Miền Nam gồm 25 tỉnh thành do chi nhánh tổng công ty tại thành phố Hồ Chí Minh phụ trách. Mạng lưới bán hàng tại miền Nam do các nhà phân phối lớn đảm nhiệm, chi nhánh chịu trách nhiệm hỗ trợ thúc đẩy họ bán hàng. Trung bình thị trường miền nam tiêu thụ 30% sản lượng sản xuất của công ty. Tại thị trường này công ty tiêu thụ thông qua kênh bán hàng của các nhà phân phối lớn và đặc biệt là bán hàng theo phương thức độc quyền mẫu. + Miền Trung: Gồm 10 tỉnh thành là Quảng Bình, Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Đắc Lắc, Quy Nhơn, Phú Yên, Khánh Hòa. Thị trường này do chi nhánh của công ty tại Đà Nẵng quản lý. Thị trường miền Trung là nơi có đời sống dân cư tương đối thấp so với miền Bắc và miền Nam, đây cũng là nơi có ít các công trình xây dựng lớn nên tốc độ tăng doanh thu những năm qua không cao, trung bình tiêu thụ 15% sản lượng chung. + Miền Bắc là thị trường chủ yếu của công ty, một mặt là do nhu cầu xây dựng ở khu vực này mới bắt đầu và đang phát triển mạnh, đặc biệt là ở hai thành phố lớn là Hà Nội và Hải Phòng. Toàn bộ thị trường miền bắc gồm 25 tỉnh thành phố được chia ra làm 5 khu vực theo địa lý. Thị trường miền Bắc tiêu thụ trên 50% sản lượng chung của toàn công ty. Trong năm 2001, công ty bắt đầu hình thành bộ phận xuất khẩu. Bộ phận này đang từng bước thâm nhập vào những thị trường có sức tiêu thụ mạnh như: Mỹ, Bănglades, Thái Lan…làm tiền đề cho công tác xuất khẩu năm 2003. Đây là cơ hội tốt cho bộ phận tiêu thụ có điều kiện cọ sát tìm hiểu thị trường gạch ceramic về chủng loại, mẫu mã và công tác bán hàng của những công ty sản xuất hàng đầu trên thế giới trong lĩnh vực này. 1.3. Các phương thức tiêu thụ Bán hàng là một nghiệp vụ kinh doanh cực kỳ quan trọng bởi vì chỉ có bán được hàng doanh nghiệp mới thu hồi được vốn, trang trải chi phí bỏ ra và thu được lợi nhuận. Vì vậy bán hàng là khâu trung tâm chi phối các hoạt động khác của công ty. Kết quả của hoạt động bán hàng phản ánh đúng đắn các mục tiêu chiến lược kinh doanh của công ty đồng thời thể hiện được năng lực tổ chức của công ty trên thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng này trong những năm qua công ty không ngừng chú trọng đến công tác tiêu thụ. Công ty giao nhiệm vụ này cho phòng kinh doanh. Ngoài nhiệm vụ đơn thuần là bán hàng, phòng kinh doanh còn phải xây dựng và thực hiện chiến lược marketing, tìm hiểu thị phần trên thị trường, xây dựng và phát triển hệ thống các đại lý, cửa hàng bán lẻ của công ty để đem lại doanh thu cao nhất và có hiệu quả nhất. Xuất phát từ đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là những mặt hàng có khối lượng lớn, vận chuyển khó khăn và thường xuyên được người tiêu dùng mua với khối lượng lớn nên công ty chủ yếu bán sản phẩm theo phương thức bán buôn, còn bán lẻ chủ yếu là phục vụ cho người mua với số lượng ít, khi công trình của họ bị dở dang do thiếu một ít mà trong hợp đồng mua buôn không lường trước được. Với chính sách khuyến khích cán bộ công nhân viên công ty bán lẻ cho họ với giá ưu đãi hơn. Bán buôn ở đây là hình thức công ty bán cho các tổng đại lý lớn, giao hàng và thu tiền với các tổng đại lý thông qua cán bộ quản lý khu vực thị trường. Nhằm thúc đẩy tiêu thụ công ty cũng có các biện pháp hỗ trợ các đại lý như thưởng các đại lý nếu đạt một lượng tiêu thụ quy định. Do đó nhiều khi các đại lý bán hàng với giá bằng giá của công ty (thậm chí nhỏ hơn một chút) để khuyến khích khách hàng mua mà hai bên cùng có lợi. 1.4. Hệ thống kênh phân phối Công ty gạch ốp lát Hà Nội Tổng đại lý Cửa hàng bán lẻ VLXD Người tiêu dùng Hình 14: Hệ thống kênh phân phối của công ty trên thị trường Miền Bắc. Nhìn chung hệ thống phân phối mà công ty gạch ốp lát Hà Nội đang áp dụng hiện nay là khá phù hợp với thị trường và khả năng của công ty. Đối với hệ thống phân phối này, quan hệ mua bán từng khâu nên tổ chức chặt chẽ nhưng phải linh hoạt. * Các tổng đại lý là các trung gian của công ty trong quá trình phân phối sản phẩm. Họ tham gia vào quá trình đàm phán, thương lượng việc mua bán nhưng không sở hữu chúng. Lợi ích mà các tổng đại lý thu được là hoa hồng đại lý (khoảng 9.000 đến 10.000đ/m2). Các đại lý của công ty là các cá nhân, tổ chức kinh doanh vật liệu xây dựng khi hội tụ các điều kiện sau: - Có giấy phép đăng ký kinh doanh vật liệu xây dựng. - Có cửa hàng trưng bày sản phẩm và địa điểm kinh doanh ổn định. - Có tiền nộp quỹ tối thiểu 50%. * Các cửa hàng bán lẻ (các đại lý) vật liệu xây dựng: là những tổ chức, cá nhân nhận hàng của công ty hay qua các tổng đại lý sau đó bán trực tiếp cho người tiêu dùng. Họ được hưởng mức hoa hồng đại lý là 8000đ/m2 sản phẩm. Lực lượng bán hàng này phát triển rất mạnh trong những năm gần đây, hiện nay công ty có hàng nghìn cửa hàng bán lẻ trên toàn quốc. * Khách hàng của công ty là những tổ chức, cá nhân, hộ gia đình và các công ty xây dựng. Các công ty xây dựng là khách hàng lớn nhất của công ty, họ đem lại phần lớn doanh thu cho công ty. Do đó, công ty cần củng cố các mối quan hệ làm ăn tốt với họ giữ vững niềm tin với khách hàng. Với hệ thống kênh phân phối trên sẽ giúp cho công ty có thể quản lý được hiệu quả các dòng chảy và khả năng thoả mãn nhu cầu thị trường lớn. Nó còn đảm bảo mục tiêu “ phủ đầy ” thị trường sản phẩm của công ty. II. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN 2.1. Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của hệ thống Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của công ty CÔNG TY GẠCH ỐP LÁT HÀ NỘI 1. Quản lý sản xuất 3. Quản lý bán hàng 2. Quản lý kho Hình 15:Mô hình chức năng nghiệp vụ công ty gạch ốp lát HN Mô hình chức năng nghiệp vụ (BFD) của bộ phận quản lý bán hàng QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1. Quản lý danh mục 3. Thống kê và báo cáo 2. Quản lý hoá đơn Hình 15:Mô hình chức năng nghiệp vụ của bộ phận quản lý bán hàng BFD tiến trình 1 1. Quản lý danh mục 1.1. Quản lý Hàng hoá 1.3. Quản lý Khách hàng 1.2. Quản lý Nhà cung cấp Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh Nhập mới Tìm kiếm Hiệu chỉnh Hình 16: Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý danh mục của bộ phận quản lý bán hàng 2. Quản lý hoá đơn 2.1. Quản lý Phiếu nhập 2.3. Quản lý Hoá đơn thanh toán 2.2. Quản lý Hoá đơn bán hàng Nhập bản sao hợp đồng mua hàng Kiểm tra hàng Viết phiếu biên nhận Viết hoá đơn than toán Tìm kiếm Hiệu chỉnh Viết hoá đơn bán hàng Tìm kiếm Hiệu chỉnh BFD tiến trình 2 Hình 15:Mô hình chức năng nghiệp vụ quản lý hoá đơn của bộ phận quản lý bán hàng 3. Thống kê và báo cáo 3.1. Thống kê 3.2. Báo cáo Thông kê danh mục Thống kê hàng nhập Thông kê tình hình bán hàng Tổng hợp hàng bán Bảng kê hoá đơn bán hàng Báo cáo hàng tồn kho Báo cáo doanh số bán hàng BFD tiến trình 3 Hình 17: Mô hình chức năng nghiệp vụ thống kê và báo cáo của bộ phận quản lý b