Luận văn Quản lý bán hàng bằng mã vạch

®æi ®­îc vµ ®é nÐn cña m· v¹ch rÊt cao nªn cã thÓ l­u tr÷ ®­îc nhiÒu l­îng th«ng tin h¬n trong mét kho¶ng kh«ng gian kh«ng lín l¾m. 4. T¹o ra m· v¹ch M· v¹ch cã thÓ in trùc tiÕp lªn bao b× cña s¶n phÈm hoÆc in lªn nh·n vµ d¸n lªn s¶n phÈm. Tr­êng hîp in trùc tiÕp lªn bao b× lóc ®ã m· v¹ch sÏ lµ mét phÇn trong kiÓu d¸ng nãi chung cña bao b× s¶n phÈm, nã sÏ ®­îc in b»ng c«ng nghÖ in bao b× (th­êng lµ in Offset). Nh­ng ®iÓm quan träng nhÊt lµ ®a sè c¸c tr­êng hîp, m· v¹ch th­êng ®­îc in lªn nh·n vµ d¸n trªn s¶n phÈm vµ th­êng ®­îc in víi sè l­îng rÊt nhiÒu theo s¶n phÈm s¶n xuÊt, do ®ã cÇn ph¶i cã c¸c lo¹i m¸y in chuyªn dông cïng víi c¸c phÇn mÒm hç trî míi ®¶m tr¸ch ®­îc. M¸y in nh·n (Label Printer): lµ lo¹i m¸y in chuyªn dông dïng ®Ó t¹o nh·n cho s¶n phÈm, c¸c lo¹i m¸y in nµy ®Æc biÖt hç trî viÖc in m· v¹ch víi quy m« chuyªn nghiÖp. C¸c lo¹i m¸y in nh·n kh«ng dïng c«ng nghÖ in Laser, in phun hay in kim mµ dïng c«ng nghÖ in nhiÖt nh­ m¸y Fax. PhÇn mÒm in nh·n: th­êng c¸c h·ng s¶n xuÊt m¸y in nh·n ®Òu cã phÇn mÒm in nh·n vµ driver cña m¸y in nh·n kÌm theo trªn mét ®Üa CD. PhÇn mÒm in nh·n do h·ng cung cÊp kÌm theo m¸y th­êng hç trî nhiÒu tiÖn Ých cho m¸y, tuy nhiªn, còng cã mét sè phÇn mÒm in nh·n do c¸c h·ng kh¸c s¶n xuÊt cã thÓ dïng chung cho nhiÒu lo¹i m¸y. Sù kh¸c nhau gi÷a c¸c phÇn mÒm in nh·n lµ møc ®é hç trî c¸c tiÖn Ých, c¸c driver vµ c¸c lo¹i m· v¹ch. 5. §äc m· v¹ch §Ó ®äc m· v¹ch ng­êi ta dïng thiÕt bÞ gäi lµ m¸y quÐt m· v¹ch (barcode scanner), ®©y lµ mét thiÕt bÞ ®Çu ®äc quang häc dïng tia laser. Khi nh×n vµo ký hiÖu m· v¹ch trªn mét mÆt hµng, cã khi ng­êi ta thÊy mét d·y sè n»m ngay bªn d­íi ký hiÖu m· v¹ch ®ã nh­ng còng cã khi kh«ng cã g× c¶. VÊn ®Ò cã sè hay kh«ng cã sè lµ do phÇn mÒm in m· v¹ch t¹o ra gióp cho con ng­êi cã thÓ nhËn d¹ng ®­îc b»ng m¾t th­êng, nã chØ quan träng ®èi víi con ng­êi chø kh«ng quan träng ®èi víi m¸y v× m¸y kh«ng hiÓu ®­îc c¸c con sè nµy mµ chØ cã thÓ ®äc ®­îc chÝnh b¶n th©n c¸c ký hiÖu m· v¹ch. §Ó m¸y ®äc ®­îc m· v¹ch th× ký hiÖu m· v¹ch ph¶i râ rµng. M· v¹ch sau khi quÐt sÏ ®­îc gi¶i m· b»ng mét phÇn mÒm ®Ó cho ra m· sè ban ®Çu. Tïy theo c«ng nghÖ ®ang dïng vµ tïy theo lo¹i m¸y quÐt, m¸y ®äc sÏ ®­îc gi¶i m· b»ng mét phÇn mÒm th«ng th­êng nh­ Notepad, Wordpad,.. 6. TiÖn Ých khi c¸c doanh nghiÖp ®¨ng ký m· sè m· v¹ch Trong mçi quèc gia, c¸c doanh nghiÖp, c¸c nhµ cung cÊp sÏ thuËn lîi khi qu¶n lý, ph©n phèi; biÕt ®­îc xuÊt xø, nguån gèc cña mçi lo¹i s¶n phÈm. Trong giao l­u th­¬ng m¹i quèc tÕ, c¸c nhµ s¶n xuÊt, c¸c nhµ cung cÊp tr¸nh ®­îc c¸c hiÖn t­îng gian lËn th­¬ng m¹i, b¶o vÖ quyÒn lîi cho ng­êi tiªu dïng; s¶n phÈm hµng hãa cã thÓ l­u th«ng tr«i næi toµn cÇu mµ vÉn biÕt ®­îc lai lÞch cña nã còng nh­ ®¶m b¶o ®é chÝnh x¸c vÒ gi¸ c¶ vµ thêi gian giao dÞch rÊt nhanh. Trong giao dÞch mua b¸n, kiÓm so¸t ®­îc tªn hµng, mÉu m·, quy c¸ch, gi¸ c¶ xuÊt, nhËp kho hµng kh«ng bÞ nhÇm lÉn vµ nhanh chãng, thuËn tiÖn. ë ViÖt Nam, ChÝnh phñ ®· giao cho Bé Khoa Häc vµ C«ng NghÖ lµ c¬ quan qu¶n lý nhµ n­íc vÒ EAN-VN. Tæng côc Tiªu chuÈn §o l­êng ChÊt l­îng lµ ®¹i diÖn cña EAN-VN vµ lµ thµnh viªn chÝnh thøc cña EAN quèc tÕ. ViÖc ®¨ng ký vµ cÊp MS - MV cho c¸c doanh nghiÖp ®Ó g¾n trªn c¸c s¶n phÈm ®Òu do c¬ quan Tæng côc Tiªu chuÈn §o l­êng ChÊt l­îng qu¶n lý, ph©n phèi cho c¸c tæ chøc hîp ph¸p kh¸c thùc hiÖn hoÆc cÊp trùc tiÕp cho doanh nghiÖp. Víi mét chiÕc m¸y in nh·n cì nhá hoÆc trung, mét m¸y quÐt m· v¹ch cÇm tay vµ mét phÇn mÒm in nh·n lµ cã thÓ cho hµng hãa l­u th«ng hîp ph¸p trªn thÞ tr­êng, tr­ng bµy chóng trong c¸c cöa hµng hay siªu thÞ vµ nhanh chãng tÝnh tiÒn b»ng mét phÇn mÒm. C«ng nghÖ nµy rÊt ®¬n gi¶n vµ chi phÝ còng rÊt thÊp mµ hoµn toµn cã thÓ trang bÞ, qu¶n lý vµ ®iÒu khiÓn chóng mét c¸ch dÔ dµng. Theo s¬ ®å sau: M¸y in nh·n m· v¹ch Tem m· v¹ch ®­îc d¸n lªn mÆt hµng PhÇn mÒm qu¶n lý vµ m¸y quÐt m· v¹ch Tem m· v¹ch sau khi in PhÇn mÒm in nh·n m· v¹ch PhÇn 2: Tæng quan vÒ ®Ò tµi Ch­¬ng I: Kh¶o s¸t hiÖn tr¹ng I. C¬ cÊu tæ chøc hÖ thèng 1. S¬ ®å tæ chøc: Ban gi¸m ®èc Bé phËn kÕ to¸n Phßng tin häc Bé phËn kho Bé phËn kinh doanh 2. Chøc n¨ng cña mçi bé phËn, phßng ban. Gi¸m ®èc: §iÒu hµnh toµn bé c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Bé phËn kÕ to¸n: CËp nhËt th«ng tin, l­u vµo chøng tõ sæ s¸ch, thùc hiÖn c¸c b¸o c¸o kÕt to¸n. Phßng tin häc: Thùc hiÖn viÖc nhËp d÷ liÖu, in nh·n vµ d¸n nh·n m· v¹ch cho mÆt hµng. Bé phËn kho: L­u tr÷ hµng hãa, b¶o qu¶n hµng hãa. Bé phËn kinh doanh: Thùc hiÖn b¸n hµng vµ lËp hãa ®¬n cho kh¸nh hµng. II. M« t¶ ho¹t ®éng cña hÖ thèng 1. Quy tr×nh qu¶n lý nhËp hµng Bé phËn kinh doanh c¨n cø vµo nhu cÇu mua hµng cña kh¸ch hµng, sè hµng tån kho vµ danh s¸ch c¸c lo¹i mÆt hµng ®Ó lËp phiÕu ®Æt hµng. Trong phiÕu ®Æt hµng cã ghi râ th«ng tin vÒ c«ng ty vµ c¸c lo¹i hµng cÇn nhËp vÒ. Bé phËn kinh doanh th«ng qua gi¸m ®èc råi göi ®¬n ®Æt hµng tíi nhµ cung cÊp. Khi hµng vÒ bé phËn kinh doanh lËp phiÕu nhËp hµng bao gåm: th«ng tin ®Çy ®ñ vÒ nhµ cung cÊp, danh s¸ch mÆt hµng, sè l­îng, ngµy nhËp ®¬n gi¸, theo mÉu cã s½n. Bé phËn kinh doanh chuyÓn phiÕu nhËp hµng sang cho bé phËn kÕ to¸n ®Ó bé phËn kÕ to¸n lËp phiÕu chi bao gåm: M· nhµ cung cÊp, tªn nhµ cung cÊp, ng­êi nhËn, ®Þa chØ, sè tiÒn ®Ó thanh to¸n cho nhµ cung cÊp. Mçi lÇn nhËp hµng tiÕn hµnh cËp nhËt l¹i danh môc hµng hãa nh­ sè l­îng, ®¬n gi¸, nhËp t¹i kho nµo. 2. Quy tr×nh qu¶n lý b¸n hµng Mçi mÆt hµng ®Òu ®­îc d¸n tem vµ cã in s½n gi¸ b¸n, m· v¹ch, c¸c th«ng tin cã liªn quan ®Õn mÆt hµng ®ã (h¹n sö dông..). Nh©n viªn b¸n hµng sÏ quÐt m· v¹ch c¸c mÆt hµng mµ kh¸ch hµng ®· chän vµo m¸y tÝnh ®Ó in hãa ®¬n b¸n hµng cho kh¸ch. NÕu kh¸ch mua tr¶ tiÒn ngay th× bé phËn b¸n hµng bµn giao trùc tiÕp vµ thanh to¸n trùc tiÕp. NÕu kh¸ch hµng lµ tËp thÓ th× cã thÓ ®Æt hµng vµ thanh to¸n tr­íc hoÆc thanh to¸n sau khi nhËn hµng nÕu cßn nî th× l­u hãa ®¬n cã sè tiÒn cßn nî ®ã. NÕu cã ®¬n ®Æt hµng th× trªn ®¬n ghi th«ng tin vÒ kh¸ch hµng, sè l­îng mua vµ lo¹i hµng mua. Khi cã ®¬n ®Æt hµng th× bé phËn kinh doanh xem xÐt ®¬n ®Æt hµng ®ång thêi so s¸nh l­îng hµng tån kho ®Ó b¸o víi kh¸ch hµng nhËn hµng. Mçi lÇn xuÊt hµng ®Òu ph¶i lµm mét phiÕu xuÊt hµng bao gåm: M· kh¸ch hµng, ®Þa chØ, xuÊt t¹i kho, tªn hµng, sè l­îng, ®¬n gi¸ thµnh tiÒn. LËp hãa ®¬n thanh to¸n cho kh¸ch hµng. Thµnh tiÒn=sè l­îng*®¬n gi¸ TiÒn VAT = Thµnh tiÒn * ThuÕVAT(%) TiÒn khuyÕn m·i= Thµnh tiÒn * KhuyÕn m·i(%) Thanh to¸n= Thµnh tiÒn + TiÒn VAT - TiÒn khuyÕn m·i 3. Quy tr×nh qu¶n lý kho hµng Bé phËn qu¶n lý kho ®Æt m· sè hµng hãa (M· v¹ch). M· v¹ch lµ bé m· mang tÝnh chÊt ph¸p lý gi÷a siªu thÞ vµ ng­êi tiªu dïng, mçi mét mÆt hµng kinh doanh ®Òu cã mét m· sè riªng biÖt ®Ó ph©n biÖt víi nh÷ng mÆt hµng kh¸c. Mét m· mÆt hµng cã ®é dµi 13 ký tù theo cÊu tróc cña hÖ thèng m· v¹ch barcode quèc tÕ ®èi víi nh÷ng mÆt hµng cã in s½n m· v¹ch cña nhµ s¶n xuÊt. NÕu mét mÆt hµng nµo kh«ng cã s½n m· v¹ch hay nÕu cã mµ m· v¹ch kh«ng cã kh¶ n¨ng tin cËy th× mÆt hµng ®ã sÏ ®­îc dïng m· néi bé cña siªu thÞ lµm m· b¸n hµng. §Æt hµng víi nhµ cung cÊp: h»ng ngµy qu¶n lý kho sÏ thèng kª hµng tån trong kho ®Ó ®Ò xuÊt nhËp hµng lªn tæ tr­ëng tæ qu¶n lý kho. Tæ tr­ëng lµ ng­êi cã tr¸ch nhiÖm xem xÐt vµ ®Ò xuÊt c¸c mÆt hµng còng nh­ sè l­îng chñng lo¹i cÇn nhËp. 4. Ho¹t ®éng cña bé phËn kÕ to¸n Phßng kÕ to¸n còng cã chøc n¨ng gièng nh­ phßng kÕ to¸n cña c¸c tæ chøc kh¸c, thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô sau: - KÕt to¸n hµng hãa - Thèng kª tiÒn mÆt - Thèng kª nî - LËp b¸o c¸o thuÕ - B¸o c¸o quyÕt to¸n KÕt to¸n hµng hãa: KiÓm tra qu¸ tr×nh nhËp xuÊt hµng hãa, c¸c chøng tõ, phiÕu nhËp, phiÕu xuÊt, phiÕu tr¶ hµng cho nhµ cung cÊp, thèng kª tiÒn mÆt, thèng kª nî 5. Ho¹t ®éng cña phßng tin häc. In tem hµng hãa ChØnh söa th«ng tin b¸n hµng khi kh¸ch hµng tr¶ l¹i hµng LËp b¸o c¸o kinh doanh hµng ngµy LËp b¸o c¸o khi cã nhu cÇu B¸o c¸o hµng tæng hîp theo ®¬n vÞ cung cÊp B¸o c¸o b¸n hµng tæng hîp B¸o c¸o b¸n hµng tæng hîp theo ®¬n vÞ cung cÊp B¸o c¸o chi tiÕt nhËp kho LËp b¶ng c©n ®èi nhËp, xuÊt, tån Thèng kª doanh môc hµng hãa theo nhµ cung cÊp LËp hãa ®¬n nhËp, xuÊt kho. III. Mét sè biÓu mÉu, b¸o c¸o 1. Hãa ®¬n nhËp hµng Hãa ®¬n nhËp hµng Sè seri: 24564123113121 – Sè hãa ®¬n: 111137465464645 STT Tªn mÆt hµng §VT SL Gi¸ mua Gi¸ b¸n sØ Gi¸ b¸n lÎ 1 V¨n häc 10 QuyÓn 120 3,500 3,600 4,000 2 To¸n 10 QuyÓn 100 4,200 4,300 4,500 3 Hãa häc 10 QuyÓn 100 2,300 2,500 2,600 Tæng tiÒn hµng: 1,070,000 Vinh, Ngµy 10 th¸ng 04 n¨m 2006 Gi¸m ®èc Ng­êi nhËp Thñ kho (Ký, Hä tªn) (Ký, Hä tªn) (Ký, Hä tªn) Nhµ s¸ch Hoµng Minh §Þa chØ: 43-TrÇn Phó-TP Vinh M· sè : 01 – VT Ban hµnh theo Q§ sè:1141 TC/QD/CDKT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995  2. Hãa ®¬n b¸n hµng Hãa ®¬n B¸n hµng Sè seri: 24564123113121 – Sè hãa ®¬n: 111137465464645 Tªn kh¸ch hµng: C«ng ty thiÕt bÞ tr­êng häc NghÖ An §Þa chØ: 13 Minh Khai – TP Vinh STT Tªn mÆt hµng §VT SL §¬n gi¸ Thµnh tiÒn 1 V¨n häc 10 QuyÓn 20 3,600 72,000 2 To¸n 10 QuyÓn 10 4,300 34,000 3 Hãa häc 10 QuyÓn 2 2,500 5,000 Tæng tiÒn : 111,000 ThuÕ VAT : 0% KhuyÕn m·i : 0% Thanh to¸n : 111,000 §· tr¶ : 111,000 Cßn nî : 0 Vinh, Ngµy 10 th¸ng 04 n¨m 2006 Gi¸m ®èc Ng­êi nhËp Thñ kho (Ký, Hä tªn) (Ký, Hä tªn) (Ký, Hä tªn) Nhµ s¸ch Hoµng Minh §Þa chØ: 43-TrÇn Phó-TP Vinh M· sè : 01 – VT Ban hµnh theo Q§ sè:1141 TC/QD/CDKT Ngµy 1 th¸ng 11 n¨m 1995 3. Thèng kª mÆt hµng b¸n ch¹y Thèng kª mÆt hµng b¸n ch¹y Thêi gian thèng kª tõ: 10/02/2006 ®Õn:10/04/2006 STT Tªn mÆt hµng §VT Sè l­îng b¸n §¬n gi¸ 1 V¨n häc 10 QuyÓn 20 3,600 2 To¸n 10 QuyÓn 10 4,300 3 Hãa häc 10 QuyÓn 2 2,500 Vinh, Ngµy 10 th¸ng 04 n¨m 2006 Nhµ s¸ch Hoµng Minh §Þa chØ: 43-TrÇn Phó-TP Vinh 4. Thèng kª mÆt hµng doanh thu theo thêi gian Thèng kª doanh thu b¸n hµng Thêi gian thèng kª tõ: 10/02/2006 ®Õn:10/04/2006 STT Sè seri Sè seri Ngµy b¸n TiÒn b¸n 1 2023330002002 2023330002002 10/02/2006 200,000 2 2023330002002 2023330002003 10/02/2006 1,500,000 3 2023330002002 2023330002012 11/02/2006 240,000 Tæng doanh thu: 1,940,000 Vinh, Ngµy 10 th¸ng 04 n¨m 2006 Nhµ s¸ch Hoµng Minh §Þa chØ: 43-TrÇn Phó-TP Vinh 5. Thèng kª mÆt hµng doanh thu theo n¨m Nhµ s¸ch Hoµng Minh §Þa chØ: 43-TrÇn Phó-TP Vinh Thèng kª doanh thu b¸n hµng n¨m 2005 Tæng doanh thu: 1,940,0000 Vinh, Ngµy 10 th¸ng 04 n¨m 2006 Th¸ng 4: 6,410,000 Th¸ng 5: 8,760,000 Th¸ng 6: 2,000,000 Quý 2 : Th¸ng 1: 2,530,000 Th¸ng 2: 4,300,000 Th¸ng 3: 5,000,000 Quý 1 : Th¸ng 10: 3,230,000 Th¸ng 11: 8,650,000 Th¸ng 12: 9,780,000 Quý 4 : Th¸ng 7: 7,500,000 Th¸ng 8: 4,600,000 Th¸ng 9: 3,000,000 Quý 3 : 6. Thèng kª mÆt hµng tån kho Thèng kª Tån kho STT Tªn kho Tªn mÆt hµng §VT Sè l­îng 1 S¸ch S¸ch to¸n 10 QuyÓn 100 2 S¸ch S¸ch v¨n 12 QuyÓn 50 3 VP phÈm Bót bi Thiªn Long T¸ 10 Vinh, Ngµy 10 th¸ng 04 n¨m 2006 Nhµ s¸ch Hoµng Minh §Þa chØ: 43-TrÇn Phó-TP Vinh VI. Th«ng tin ®Çu ra cña hÖ thèng §èi víi bµi to¸n qu¶n lý b¸n hµng c¸c th«ng tin ®Çu ra cã thÓ ph©n thµnh c¸c nhãm sau: 1. Thèng kª Thèng kª danh môc mÆt hµng. Thèng kª hãa ®¬n nhËp hµng Thèng kª hãa ®¬n b¸n hµng. Thèng kª nî. Thèng kª danh môc nh÷ng mÆt hµng b¸n ch¹y nhÊt. Thèng kª doanh thu theo kho¶ng thêi gian. Thèng kª l­îng hµng tån kho 2. T×m kiÕm T×m kiÕm th«ng tin vÒ mÆt hµng gåm: m· v¹ch, lo¹i mÆt hµng, m· mÆt hµng, nhµ cung cÊp. T×m kiÕm th«ng tin vÒ hãa ®¬n nhËp hµng. T×m kiÕm th«ng tin vÒ hãa ®¬n b¸n hµng. ch­¬ng 2. Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng 1. Mét sè kh¸i niÖm 1.1. BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng lµ biÓu ®å h×nh c©y, trong ®ã mçi nót lµ mét chøc n¨ng, nã thÓ hiÖn sù ph©n r· c¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng. Mçi chøc n¨ng ®­îc biÓu diÔn b»ng h×nh ch÷ nhËt, trong ®ã cã ghi tªn chøc n¨ng. KÕt nèi gi÷a c¸c chøc n¨ng ph©n cÊp ®­îc biÓu diÔn b»ng ®o¹n th¼ng hoÆc ®­êng gÊp khóc. 1.2. BiÓu ®å luång d÷ liÖu BiÓu ®å luång d÷ liÖu lµ ph­¬ng tiÖn diÔn t¶ chøc xö lý vµ viÖc trao ®æi th«ng tin gi÷a c¸c chøc n¨ng. BiÓu ®å luång d÷ liÖu gåm cã 5 thµnh phÇn: - Chøc n¨ng xö lý: diÔn t¶ c¸c thao t¸c nhiÖm vô hay tiÕn tr×nh xö lý nµo ®ã. C¸c chøc n¨ng ®­îc biÓu diÔn b»ng h×nh trßn hoÆc h×nh « van. Trong ®ã cã ghi tªn chøc n¨ng. Tªn chøc n¨ng xö lý - Luång d÷ liÖu: luång th«ng tin vµo hay ra mét chøc n¨ng xö lý. Luång d÷ liÖu ®­îc biÓu diÔn b»ng mòi tªn, bªn c¹nh cã ghi tªn luång, chiÒu cña mòi tªn chØ chiÒu ®i cña luång. Tªn luång d÷ liÖu - Kho d÷ liÖu: bao gåm c¸c d÷ liÖu ®­îc l­u tr÷ l¹i trong kho¶ng thêi gian ®Ó c¸c chøc n¨ng xö lý hoÆc t¸c nh©n trong sö dông. Kho d÷ liÖu ®­îc biÓu diÔn b»ng cÆp ®o¹n th¼ng song song ë gi÷a cã ghi tªn kho. Tªn kho d÷ liÖu - T¸c nh©n ngoµi: DiÔn t¶ mét ng­êi, mét nhãm ng­êi hay mét tæ chøc ë bªn ngoµi hÖ thèng nh­ng trao ®æi th«ng tin víi hÖ thèng. T¸c nh©n ngoµi ®­îc biÓu diÔn b»ng mét h×nh ch÷ nhËt, trong ®ã cã ghi tªn t¸c nh©n ngoµi. Tªn t¸c nh©n ngoµi - T¸c nh©n trong: lµ mét chøc n¨ng hay mét hÖ thèng con. T¸c nh©n trong ®­îc biÓu diÔn b»ng mét h×nh ch÷ nhËt hë mét c¹nh, trong ®ã cã ghi tªn t¸c nh©n trong Tªn t¸c nh©n trong 2. C¸c ®èi t­îng yªu cÇu qu¶n lý - Qu¶n lý nhµ cung cÊp - Qu¶n lý hµng hãa - Qu¶n lý kho - Qu¶n lý ®¬n hµng - Qu¶n lý phiÕu nhËp hµng - Qu¶n lý hãa ®¬n thanh to¸n 3. C¸c chøc n¨ng cña hÖ thèng + Qu¶n lý nhËp hµng - Th«ng tin vµo: th«ng tin vÒ nhµ cung cÊp, th«ng tin hµng hãa - Th«ng tin ra: danh môc hµng nhËp + Qu¶n lý xuÊt hµng - Th«ng tin vµo: c¸c th«ng tin kh¸ch hµng yªu cÇu, th«ng tin hµng hãa - Th«ng tin ra: Danh môc hµng, phiÕu xuÊt + Thèng kª b¸o c¸o - Th«ng tin vµo : c¸c yªu cÇu thèng kª - Th«ng tin ra : b¸o c¸o thèng kª 4. BiÓu ®å ph©n cÊp chøc n¨ng Qu¶n lý b¸n hµng Thèng kª b¸o c¸o B¸n hµng CËp nhËt th«ng tin MÆt hµng Thèng kª b¸n hµng nhËp NhËp hµng B¸n lÎ / b¸n sØ Thèng kª mÆt hµng Kh¸ch hµng Thanh to¸n Nhµ cung cÊp Thèng kª hµng tån Thèng kª c«ng nî §¬n vÞ tÝnh,... B¸o c¸o doanh thu 5. BiÓu ®å luång d÷ liÖu 5.1. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc khung c¶nh Hµng hãa Nhµ cung cÊp Nh©n viªn b¸n hµng PhiÕu chi B¸o c¸o Yªu cÇu §¬n ®Æt hµng Qu¶n lý b¸n hµng Hãa ®¬n thanh to¸n to¸n Th«ng tin hµng §¬n ®Æt hµng Hµng hãa Yªu cÇu mua hµng PhiÕu xuÊt Th«ng tin hµng Kh¸ch hµng 5.2. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc ®Ønh PhiÕu nhËp Danh môc hµng §¬n ®Æt hµng §¬n ®Æt hµng Nh©n viªn b¸n hµng PhiÕu thanh to¸n CËp nhËt th«ng tin Thèng kª b¸o c¸o Th«ng tin hµng hãa Hµng hãa Th«ng tin hµng hãa Kh¸ch hµng NhËp hµng Yªu cÇu B¸o c¸o Nhµ cung cÊp §¬n hµng Hµng hãa  5.3. BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc d­íi ®Ønh 5.3.1. Ph©n r· chøc n¨ng qu¶n lý nhËp hµng §¬n ®Æt hµng Nh©n viªn b¸n hµng §¬n ®Æt hµng Nhµ cung cÊp Hãa ®¬n thanh to¸n hµng hãa LËp ®¬n ®Æt hµng LËp phiÕu nhËp hµng LËp phiÕu chi PhiÕu chi PhiÕu nhËp hµng Thanh to¸n Th«ng tin hµng nhËp CËp nhËt danh môc hµng Danh môc hµng hãa PhiÕu nhËp TK b¸o c¸o 5.3.2. Ph©n r· chøc n¨ng qu¶n lý b¸n hµng Thèng kª b¸o c¸o PhiÕu nhËp Thanh to¸n Danh môc hµng Danh môc kh¸ch hµng Hãa ®¬n thanh to¸n Kh¸ch hµng LËp phiÕu b¸n CËp nhËt danh môc hµng Hµng b¸n §¬n ®Æt hµng CËp nhËt kh¸ch hµng míi TTKH Hµng hãa Xem xÐt ®¬n ®Æt hµng §¬n hµng Th«ng tin hµng 5.3.3. Ph©n r· chøc n¨ng thèng kª b¸o c¸o Nh©n viªn b¸n hµng Yªu cÇu/b¸o c¸o Yªu cÇu/b¸o c¸o TK hµng nhËp PhiÕu nhËp TK hµng nhËp TK hµng tån 6. ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu 6.1. Bảng danh môc c¸c mÆt hµng dù kiÕn kinh doanh - MatHang Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch MatHangID Int 4 MÆt hµng ID LoaiHangID Int 4 Lo¹i hµng ID MaMatHang NVarChar 50 M· mÆt hµng TenMatHang NVarChar 50 Tªn mÆt hµng MaVach NVarChar 13 M· v¹ch NCCID Int 4 Nhµ cung cÊp ID DVTID Int 4 §¬n vÞ tÝnh ID GiaMua Real 4 Gi¸ mua GiaBanLe Real 4 Gi¸ b¸n lÎ GiaBanSi Real 4 Gi¸ b¸n sÜ DienGiai NVarChar 100 DiÔn gi¶i 6.2. Bảng danh môc c¸c lo¹i mÆt hµng - LoaiHang Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch LoaiHangID Int 4 Lo¹i hµng ID MaLoai NVarChar 50 M· lo¹i TenLoai NVarChar 50 Tªn lo¹i 6.3. B¶ng danh môc c¸c lo¹i ®¬n vÞ tÝnh - DonViTinh Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch DVTID Int 4 §¬n vÞ tÝnh ID TenDVT NVarChar 100 Tªn ®¬n vÞ tÝnh 6.4. B¶ng rµng buéc lo¹i hµng vµ ®¬n vÞ tÝnh – LoaiHang_DVT Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch LoaiHangID Int 4 Lo¹i hµng ID DVTID Int 4 §¬n vÞ tÝnh ID  6.5. Bảng danh môc c¸c kho hµng - KhoHang Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch KhoID Int 4 Kho ID MaKho NVarChar 50 M· kho TenKho NVarChar 100 Tªn kho DiaChi NVarChar 100 §Þa chØ 6.6. Bảng th«ng tin chi tiÕt tån kho - ChiTietKho Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch KhoID Int 4 Kho ID MatHangID Int 4 MÆt hµng ID SoLuong Int 4 Sè l­îng 6.7. B¶ng hãa ®¬n nhËp hµng - NhapXuat Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch HoaDonID Int 4 Hãa ®¬n ID KhoID Int 4 Kho ID LoaiHD Int 4 Lo¹i hãa ®¬n Ngay Char 2 Ngµy Thang Char 2 Th¸ng SoSeri NVarchar 15 Sè Seri SoHoaDon NVarchar 15 Sè hãa ®¬n DienGiai NVarchar 100 DiÓn gi¶i NguoiLap NVarchar 30 Ng­êi lËp 6.8. B¶ng chi tiÕt hãa ®¬n nhËp hµng - NhapXuatCT Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch HoaDonID Int 4 Hãa ®¬n ID MatHangID Int 4 MÆt hµng ID SoLuong Int 4 Sè l­îng DonGia Money 8 §¬n gi¸ ThanhTien Money 8 Thµnh tiÒn 6.9. Bảng hãa ®¬n b¸n hµng - BANHANG Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch KhachHangID Int 4 Kh¸ch hµng ID HoaDonID Int 4 Hãa ®¬n ID LoaiHD Char 1 Lo¹i hãa ®¬n Ngay Char 2 Ngày Thang Char 2 Th¸ng SoSeri NVarchar 15 Sè Seri SoHoaDon NVarchar 15 Sè hãa ®¬n ThanhTien Money 8 Thµnh tiÒn VAT Real 4 ThuÕ VAT KhuyenMai Real 4 KhuyÕn m·i NguoiBan NVarchar 50 Ng­êi b¸n 6.10. Bảng chi tiÕt hãa ®¬n b¸n hµng - BanHangCT Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch HoaDonID Int 4 Hãa ®¬n ID MatHangID Int 4 MÆt hµng ID SoLuong Int 4 Sè l­îng DonGia Money 8 §¬n gi¸ ThanhTien Money 8 Thµnh tiÒn 6.11. Bảng th«ng tin vÒ hÖ thèng - HeThong Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch TenCongTy NVarChar 100 Tªn c«ng ty DiaChi NVarChar 100 §Þa chØ DienThoai Char 20 §iÖn tho¹i Fax Char 20 Fax Email NVarChar 100 Email 6.12. Bảng danh s¸ch kh¸ch hµng - KhachHang Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch KhachHangID Int 4 Kh¸ch hµng ID MaKho NVarChar 50 M· kh¸ch hµng MaKH NVarChar 50 Tªn kh¸ch hµng TenKH NVarChar 30 M· sè thuÕ MaSoThue NVarChar 30 Sè tµi kho¶n SoTaiKhoan NVarChar 20 §iÖn tho¹i DienThoai NVarChar 200 §Þa chØ DiaChi NVarChar 200 Fax Fax NVarChar 200 Email Email NVarChar 50 Ng­êi giao dÞch NguoiGiaoDich NVarChar 20 §iÖn tho¹i liªn hÖ DTLienHe Int 4 Kh¸ch hµng ID 6.13. Bảng qu¶n lý nî cña kh¸ch hµng - KhachHangNo Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch KhachHangID Int 4 Kh¸ch hµng ID NgayNo Char 10 Ngµy nî TienNo Money 8 TiÒn nî NgayTra Char 10 Ngµy tr¶ TienTra Money 8 TiÒn tr¶ HoaDonID Int 4 Hãa ®¬n ID ThanhToan Char 1 Thanh to¸n 6.14. B¶ng danh s¸ch c¸c nhµ cung cÊp mÆt hµng- NhaCungCap Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch NCCID Int 4 Nhµ cung cÊp ID MaNCC NVarChar 50 M· nhµ cung cÊp TenNCC NVarChar 200 Tªn nhµ cung cÊp MaSoThue Char 30 M· sè thuÕ SoTaiKhoan Char 30 Sè tµi kho¶n DienThoai Char 20 DienThoai DiaChi NVarChar 200 §Þa chØ Fax NVarChar 30 Fax NguoiGiaoDich NVarChar 50 Ng­êi giao dÞch DTLienHe Char 20 §iÑn tho¹i liªn hÖ 6.15. B¶ng danh s¸ch nh©n sù cña doanh nghiÖp - NhanSu Tªn tr­êng KiÓu d÷ liÖu §é réng Chó thÝch BoPhanID Int 4 Bé phËn ID MaNhanSu NVarChar 50 M· nh©n sù HoDem NVarChar 30 Hä ®Öm Ten NVarChar 30 Tªn NgaySinh Char 10 Ngµy sinh DienThoai Char 20 DienThoai QueQuan NVarChar 250 Quª qu¸n DiaChi NVarChar 250 §Þa chØ UserName NVarChar 20 Tªn sö dông Password NVarChar 20 MËt khÈu BanHang Char 1 B¸n hµng QLKho Char 1 Qu¶n lý kho QLNo Char 1 Qu¶n lý nî KhaiBaoHT Char 1 Khai b¸o hÖ thèng 7. L­îc ®å quan hÖ Chi tiÕt phiÕu b¸n hµng Bé PhËn PhiÕu b¸n hµng Nh©n viªn Nhµ cung cÊp Hµng hãa Hãa ®¬n hµng Kho hµng Lo¹i hµng Chi tiÕt hãa ®¬n Chi tiÕt kho §¬n vÞ tÝnh 8. Lùa chän c«ng cô cµi ®Æt Cã c¸c ng«n ng÷ lËp tr×nh m¹nh vµ hiÖn ®¹i nh­: Pascal, C, C++, Visual C++, Visual Basic, Java, .Net,… Mçi ng«n ng÷ ®Òu cã nh÷ng ­u thÕ riªng. Tuy nhiªn víi ph¹m vi nghiªn cøu cña ®Ò tµi nµy em chän ng«n ng÷ Visual Basic. Víi phiªn b¶n 6.0, Visual Basic lµ mét ng«n ng÷ dÔ x©y dùng c¸c øng dông trong lÜnh vùc qu¶n lý. C¸c hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu hiÖn nay gåm cã rÊt nhiÒu nh­: Foxpro, Microsoft Access, SQLServer, Oracle,... nh­ng SQL Server ®· trë thµnh phæ dông vµ cung cÊp c¸c c«ng cô cÇn thiÕt ®Ó t¹o c¬ së d÷ liÖu ®¹t hiÖu qu¶ cao vµ giao diÖn th©n thiÖn víi ng­êi dïng. C¨n cø vµo nh÷ng yªu cÇu cña ®Ò tµi em quyÕt ®Þnh chän hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu SQL Server vµ ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Basic ®Ó x©y dùng ®Ò tµi nµy. Ngoµi ra cßn cã mét sè c«ng cô ®i kÌm kh¸c: +TrueDBGridPro: lµ ®iÒu khiÓn cã nhiÒu tÝnh n¨ng dïng thay cho DataGrid +ActiveReports: c«ng cô t¹o b¸o biÓu, thèng kª, in Ên… +HTML Help Workshop: lµ c«ng cô so¹n th¶o c¸c file chm. Ch­¬ng 3: Cµi ®Æt ch­¬ng tr×nh 1. Giao diÖn chÝnh ch­¬ng tr×nh 2. Chøc n¨ng truy nhËp quyÒn sö dông NÕu muèn thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng ®· ®­îc ph©n c«ng trong ch­¬ng tr×nh th× ng­êi sö dông ph¶i ®¨ng ký quyÒn cËp nhËt ch­¬ng tr×nh theo tªn sö dông vµ mËt khÈu. 3. From xem chøc n¨ng tµi kho¶n 4. Chøc n¨ng thay ®æi mËt khÈu NÕu kh«ng muèn dïng mËt khÈu cò n÷a hoÆc lµ mËt khÈu bÞ ng­êi kh¸c biÕt ®­îc th× cã thÓ ®æi mËt khÈu kh¸c. 5. Chøc n¨ng khai b¸o ®¬n vÞ tÝnh cña c¸c mÆt hµng Chøc n¨ng nµy thùc hiÖn khai b¸o c¸c lo¹i ®¬n vÞ tÝnh cña mÆt hµng. Chøc n¨ng nµy gåm: +Thªm míi: th«ng tin tªn ®¬n vÞ tÝnh vµo b¶ng DonViTinh +Söa: th«ng tin tªn ®¬n vÞ tÝnh vµo b¶ng DonViTinh + Xãa: th«ng tin vÒ mét ®¬n vÞ tÝnh ra khái danh s¸ch ®¬n vÞ tÝnh. 6. Chøc n¨ng khai b¸o lo¹i mÆt hµng kinh doanh Chøc n¨ng nµy thùc hiÖn khai b¸o c¸c lo¹i mÆt hµng mµ doanh nghiÖp dù kiÕn kinh doanh. Chøc n¨ng nµy gåm: +Thªm míi: c¸c th«ng tin vÒ lo¹i mÆt hµng gåm: m· lo¹i, tªn lo¹i vµo b¶ng LoaiHang. +Söa: c¸c th«ng tin vÒ lo¹i mÆt hµng gåm: m· lo¹i, tªn lo¹i vµo b¶ng LoaiHang. + Xãa: th«ng tin vÒ mét lo¹i hµng ra khái danh s¸ch lo¹i mÆt hµng. 7. Chøc n¨ng lo¹i hµng - ®¬n vÞ tÝnh Chøc n¨ng nµy dïng ®Ó rµng buéc ®¬n vÞ tÝnh cho tõng lo¹i mÆt hµng. Thùc hiÖn rµng buéc nh­ sau: chän lo¹i mÆt hµng -> ®¬n vÞ tÝnh cho lo¹i mÆt hµng -> nhÊn nót rµng buéc, mét b¶n ghi gåm c¸c th«ng tin: lo¹i hµng vµ ®¬n vÞ tÝnh sÏ ®­îc thªm míi vµo b¶ng LoaiHang_DVT. 8. Chøc n¨ng khai b¸o kho hµng Chøc n¨ng nµy thùc hiÖn khai b¸o c¸c kho chøa hµng. Chøc n¨ng nµy gåm: +Thªm míi: c¸c th«ng tin vÒ kho gåm: m· kho, tªn kho, ®Þa chØ vµo b¶ng Kho. +Söa: c¸c th«ng tin vÒ kho gåm: m· kho, tªn kho, ®Þa chØ vµo b¶ng Kho. + Xãa: th«ng tin mét kho ra khái danh s¸ch Kho. 9. Chøc n¨ng khai b¸o nhµ cung cÊp Chøc n¨ng nµy dïng ®Ó khai b¸o c¸c nhµ cung cÊp mÆt hµng kinh doanh cho doanh nghiÖp. Chøc n¨ng nµy gåm: +Thªm míi: c¸c th«ng tin vÒ m· nhµ cung cÊp gåm: tªn nhµ cung cÊp, m· sè thuÕ, sè tµi kho¶n, ®iÖn tho¹i, ®Þa chØ, Fax, Email, Ng­êi giao dÞch, ®iÖn tho¹i liªn hÖ vµo b¶ng NhaCungCap. +Söa: c¸c th«ng tin vÒ m· nhµ cung cÊp gåm: tªn nhµ cung cÊp, m· sè thuÕ, sè tµi kho¶n, ®iÖn tho¹i, ®Þa chØ, Fax, Email, Ng­êi giao dÞch, ®iÖn tho¹i liªn hÖ vµo b¶ng NhaCungCap. + Xãa: th«ng tin vÒ nhµ cung cÊp ra khái danh s¸ch nhµ cung cÊp. 10. Chøc n¨ng khai b¸o c¸c mÆt hµng Chøc n¨ng nµy thùc hiÖn khai b¸o c¸c mÆt hµng mµ doanh nghiÖp dù kiÕn sÏ kinh doanh. Chøc n¨ng nµy gåm: +Thªm míi: c¸c th«ng tin cña mÆt hµng gåm: m· v¹ch, lo¹i mÆt hµng, m· mÆt hµng, tªn mÆt hµng, ®¬n vÞ tÝnh, gi¸ mua, gi¸ b¸n lÎ, gi¸ b¸n sØ vµo b¶ng MatHang. +Söa: c¸c th«ng tin cña mÆt hµng gåm: m· v¹ch, lo¹i mÆt hµng, m· mÆt hµng, tªn mÆt hµng, ®¬n vÞ tÝnh, gi¸ mua, gi¸ b¸n lÎ, gi¸ b¸n sØ vµo b¶ng MatHang. + Xãa: th«ng tin mÆt hµng ra khái danh s¸ch mÆt hµng dù kiÕn kinh doanh. 11. Chøc n¨ng cËp nhËt nh©n sù Chøc n¨ng nµy thùc hiÖn cËp nhËt nh©n sù cho doanh nghiÖp. Chøc n¨ng nµy gåm: +Thªm míi: c¸c th«ng tin cña mét ng­êi gåm: hä tªn, ngµy sinh, giíi tÝnh, ®Þa chØ, quª qu¸n, ®iÖn tho¹i, tµi kho¶n vµ c¸c chøc n¨ng sö dông ch­¬ng tr×nh vµo b¶ng NhanSu. +Söa: c¸c th«ng tin cña mét ng­êi gåm: hä tªn, ngµy sinh, giíi tÝnh, ®Þa chØ, quª qu¸n, ®iÖn tho¹i, tµi kho¶n vµ c¸c chøc n¨ng sö dông ch­¬ng tr×nh vµo b¶ng NhanSu. + Xãa: th«ng tin vÒ mét ng­êi ra khái danh s¸ch nh©n sù cña doanh nghiÖp 12. Chøc n¨ng khai b¸o kh¸ch hµng Chøc n¨ng nµy thùc hiÖn cËp nhËt c¸c kh¸ch hµng cã quan hÖ lµm ¨n l©u dµi víi doanh nghiÖp. Chøc n¨ng nµy gåm: +Thªm míi: c¸c th«ng tin cña mét kh¸ch hµng gåm: tªn kh¸ch hµng, m· sè thuÕ, sè tµi kho¶n, ®Þa chØ, ®iÖn tho¹i, Fax, Email, ng­êi giao dÞch, ®iÖn tho¹i liªn hÖ vµo b¶ng KhachHang. +Söa: c¸c th«ng tin cña mét kh¸ch hµng gåm: tªn kh¸ch