Luận văn Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên

ng Uỷ ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, các cơ quan Trung ương được tổ chức theo ngành dọc đóng trên địa bàn tỉnh, các doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh thuộc Danh mục nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ về Sở Nội vụ. - Đối với Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện, các cơ quan, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ về phòng Nội vụ của huyện, sau đó phòng Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp số liệu và báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ về Sở Nội vụ. Sau khi nhận được báo cáocủa các cơ quan, đơn vị trên, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tham mưu giúp Sở Nội tổng hợp số liệu và gởi báo báo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Bên cạnh đó thì tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ cũng thực hiện báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ lịch sử hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ của tỉnh về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Nhận xét: 56 - Ưu điểm: Nhìn chung chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong thời gian qua được các cơ quan, đơn vị địa phương thực hiện nghiêm túc, kịp thời, đúng thời gian quy định, giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước nắm được nguồn số liệu để có cơ sở định hướng xây dựng các chỉ tiêu quy hoạch, kế hoạch phát triển ngành lưu trữ ở địa phương. - Hạn chế: Trên thực tế chất lượng báo cáo thống kê định kỳ của các cơ quan, đơn vị, địa phương vẫn còn thiếu chính xác do vậy gây khó khăn cho người tổng hợp số liệu như: một số yếu tố, nội dung cần được thể hiện trong bảng thống kê báo cáo còn để trống, có những nội dung tùy tiện thống kê nên số liệu không chính xác, thậm chí còn mâu thuẫn. Mặc khác một số tiêu chí, thông tin trong báo cáo nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương báo cáo không chính xác mà chỉ mang tính đối phó như tổng số mét giá tài liệu đã thu thập, tổng số phôngđơn cử như khái niệm về mét giá tài liệu lưu trữ được tính là: mét giá tài liệu là chiều dài 01 mét tài liệu được xếp đứng, sát vào nhau trên gía (hoặc tủ); có thể quy đổi bằng 10 cặp (hộp, bó ) tài liệu, mỗi cặp (hộp, bó) có độ dày 10cm, nhưng vẫn có những cách hiểu sai do vậy số liệu báo cáo không chính xác. Hay khái niệm về “phông lưu trữ”, theo khoản 6, Điều 2 Luật Lưu trữ quy định: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”, nhưng có những địa phương hiểu chưa đúng và báo cáo một xã có nhiều phông lưu trữĐiều này dẫn đến tính thiếu chính xác trong số liệu thống kê. Tóm lại, tỉnh đã thực hiện chế độ báo cáo thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo đúng thời gian quy định, tuy nhiên số liệu vẫn còn thiếu tính chính xác và chưa đầy đủ, vì thế chưa phản ánh đúng tình hình thực tế công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng và của tỉnh Phú Yên nói chung. 57 2.2.5. Tổ chức, chỉ đạo ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ Cùng với sự phát triển không ngừng và nhanh chóng của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ ngày càng được coi trọng và khẳng định. Công tác lưu trữ không nằm ngoài quỹ đạo của bước tiến khoa học công nghệ, điều đó khẳng định thông qua các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của nhà nước về lưu trữ như Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 01/3/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Quyết định số 28/2018/QĐ -TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gởi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước đã nhấn mạnh vai trò của lưu trữ điện tử, ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Trong những năm qua, công tác tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ đã và đang được cơ quan lưu trữ của tỉnh Phú Yên quan tâm phát triển. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức nhà nước trên địa bàn tỉnh thực sự bắt đầu triển khai mạnh mẽ khi Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 2819/QĐ-UBND ngày 23/11/2016 về việc ban hành Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động các cơ quan nhà nước tỉnh Phú Yên giai đoạn 2016 - 2020. Trên cơ sở tình hình ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, căn cứ vào tình hình thực tế tại các cơ quan, đơn vị tại địa phương, hiện nay, tỉnh Phú Yên đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, điều hành nhằm ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh. Đồng thời đã triển khai phần mềm 58 TDOffice, Ioffice đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ theo quy định của các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ. Bên cạnh việc triển khai thực hiện hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành, tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Yên cũng đã được cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đây là phần mềm quản lý hồ sơ được chuyển giao từ Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ năm 2010 đến nay, phần mềm có các chức năng chính như sau: - Tìm kiếm hồ sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, tìm kiếm theo hệ thống khung phân loại thông tin rất nhanh chóng và chính xác; - Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu theo các trường thông tin chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành; - Cập nhật và quản lý phông, bộ sưu tập lưu trữ; đăng ký, quản lý độc giả và tình hình khai thác sử dụng, quản lý thẻ độc giả, phiếu yêu cầu, sao chụp tài liệu; - Quản lý và theo dõi tình hình khai thác trực tuyến, kiểm soát được lượt người truy cập chương trình cũng như thời gian truy cập. Hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc phông Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên từ năm 1989 đến 2009, kết quả là đã nhập thông tin của 4269 hồ sơ, 85380 văn bản, chủ yếu là tập lưu văn bản đi của Ủy ban nhân dân tỉnh (Quyết định, chỉ thị, công văn). Tuy nhiên việc nhập dữ liệu mới đạt được một số lượng hạn chế do vẫn còn khó khăn về kinh phí thực hiện cũng như nguồn nhân lực. Vì vậy vẫn chưa thể tiến hành đưa vào hoạt động và sử dụng có hiệu quả phần mềm, chưa phục vụ được việc khai thác và sử dụng tài liệu ở diện rộng trên môi trường mạng, mà chỉ khai thác ở mức độ mạng LAN nội bộ. Đối với các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện đã được triển khai và sử dụng ổn định song song hai phần mềm 59 TDOffice, Ioffice. Tất cả các cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh và cấp huyện đã sử dụng phần mềm khá hiệu quả, đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện cho việc liên thông kết nối, gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị trong tỉnh; giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước điều hành công việc nhanh chóng, hiệu quả, tra cứu, truy xuất văn bản dễ dàng. Đối với các đơn vị cấp xã cũng được triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành do tỉnh triển khai để thực hiện việc gởi nhận văn bản trên trục liên thông văn bản của tỉnh. Nhận xét: - Ưu điểm: Có thể khẳng định, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ ở tỉnh đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức nói chung và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ nói riêng trên địa bàn tỉnh. - Hạn chế: Bên cạnh những kết quả đã đạt được, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ còn một số khó khăn, hạn chế nhất định. Trình độ công nghệ thông tin của cán bộ, công chức, viên chức ở các cơ quan, đơn vị còn ở mức khiêm tốn, chỉ quen xử lý văn bản trên giấy tờ, còn dè dặt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chuyên môn, chưa thực hiện được việc lập hồ sơ điện tử mà chỉ mới thực hiện chức năng quản lý văn bản đi, đến. Hệ thống văn bản của Nhà nước chỉ đạo, hướng dẫn về công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ còn chậm, chưa đầy đủ, nên đã hạn chế không nhỏ đến công tác chỉ đạo, hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư, lưu trữ ở địa phương. 2.2.6. Bố trí, sắp xếp, sử dụng và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ và thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ 60 2.2.6.1. Tình hình cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Để hệ thống bộ máy hành chính nhà nước nói chung và hệ thống ngành văn thư, lưu trữ nói riêng hoạt động có hiệu lực, hiệu quả thì không chỉ cần có năng lực, phẩm chất và kết quả công tác của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức mà còn phải đảm bảo đủ số lượng biên chế để thực hiện nhiệm vụ. Nhân sự làm công tác lưu trữ là những người trực tiếp tham gia vào các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ và thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ. Nếu đội ngũ này đủ số lượng và đảm bảo chất lượng thì công tác lưu trữ của tỉnh có nền tảng để phát triển tốt và ngược lại. Chính vì thế đào tạo, bồi dưỡng tập huấn đội ngũ nhân sự làm công tác lưu trữ là việc làm quan trọng và thường xuyên. Trong những năm qua công tác tổ chức cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh luôn được kiện toàn, bố trí nhân sự có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, quan tâm tăng cường về số lượng người làm lưu trữ. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Yên là cơ quan có nhiệm vụ giúp cho Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh. Thực hiện Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp, ngày 09/8/2010, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành Quyết định số 1104/QĐ-UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ Phú Yên. Đến năm 2018 tổ chức bộ máy cơ bản ổn định, Chi cục Văn thư - Lưu trữ hiện có 13 biên chế, trong đó có 04 công chức và 09 viên chức. trình độ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ từ Trung cấp trở lên. Trình độ đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ có 02 người có trình độ Đại học và 03 người có trình độ Trung cấp; 61 chuyên ngành khác có 06 người có trình độ đại học và 02 người có trình độ cao đẳng. Cơ cấu tổ chức của Chi cục có 02 phòng, 01 Trung tâm: Phòng Hành chính - Tổng hợp, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Hiện nay, theo số liệu tại báo cáo số 183/BC-UBND ngày 29 tháng 10 năm 2018 của Ủy ban nhân dân tỉnh về sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ giai đoạn 2012 - 2017 trên địa bàn tỉnh Phú Yên (số liệu báo cáo đến ngày 31/12/2017) và các báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ hàng năm cho thấy công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh đều thuộc bộ phận Văn phòng hoặc Phòng Hành chính - Tổng hợp, được bố trí sắp xếp trong tổng số biên chế được giao của đơn vị. Tuy nhiên, cho đến nay nhiều cơ quan, tổ chức chưa bố trí được cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ dẫn đến thiếu cán bộ, công chức có nghiệp vụ chuyên môn làm công tác lưu trữ, công tác này chủ yếu là phân công cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư kiêm nhiệm. Theo số liệu thống kê có tổng số công chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện có 230 người làm công tác lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm, trong đó: + Cơ quan tổ chức cấp tỉnh: 96 người (gồm 18 người chuyên trách và 78 người kiêm nghiệm); trong đó trình độ đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ: 25 người (Đại học:13, Cao đẳng: 05, Trung cấp: 06, Sơ cấp: 01); trình độ chuyên ngành khác: 71 người (Đại học: 56, cao đẳng: 01, Trung cấp:14). [60] + Cơ quan, tổ chức cấp huyện: 134 người (gồm 07 người chuyên trách và 127 người kiêm nhiệm); trong đó: Trình độ đúng chuyên ngành văn thư, 62 lưu trữ: 14 người (Đại học: 10, Trung cấp: 04), trình độ chuyên ngành khác: 120 người (Cao học: 01, Đại học: 98, Cao đẳng: 11, Trung cấp: 10). [60] + Tại Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn: Đã bố trí 01 cán bộ không chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ hoặc bố trí công chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ. Theo số liệu thống kê trên cho thấy số lượng cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ chuyên trách là rất khiêm tốn so với khối lượng công việc cần đảm nhận tại các lưu trữ cơ quan là rất lớn. Việc bố trí cán bộ kiêm nhiệm vừa phải làm nhiệm vụ công tác văn thư vừa phải làm công tác lưu trữ là rất phổ biến. Đặc biệt, những cán bộ này còn bị tăng thêm áp lực phải làm nhiều công việc do tài liệu của các phòng chuyên môn không được lập hồ sơ và sắp xếp khoa học. Qua khảo sát biên chế làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại 09 huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh không chỉ thực hiện nhiệm vụ giúp lãnh đạo phòng Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn huyện mà còn phải đảm nhận nhiều công việc như làm văn thư, lưu trữ hiện hành của phòng, có huyện còn phân công tham mưu lĩnh vực cải cách hành chính, kế toán phòngnên không tránh khỏi tình trạng quá tải công việc. Theo quy định hiện hành, lưu trữ cấp xã là lưu trữ cố định, không phải giao nộp hồ sơ, tài liệu cho cấp nào nên khối lượng công việc của người làm lưu trữ cấp xã là rất lớn. Trong khi đó đội ngũ công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ cấp xã không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ và rất ít được tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Nhận xét: 63 - Ưu điểm: Tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ từng bước được kiện toàn, số lượng và chất lượng người làm công tác lưu trữ cũng được lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, địa phương quan tâm tăng cường hơn trước. - Hạn chế: Hầu hết các cơ quan, đơn vị chưa bố trí công chức, viên chức làm công tác lưu trữ chuyên trách, chủ yếu là kiêm nhiệm nên khó khăn trong việc triển khai thực hiện các văn bản quản lý, chỉ đạo và các khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ. Một số cơ quan, đơn vị bố trí công chức, viên chức chuyên ngành khác làm công tác lưu trữ. Do đó, số lượng biên chế và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ của tỉnh về cơ bản chưa đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ đặt ra hiện nay. 2.2.6.2. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ Có thể thấy, con người là yếu tố quan trọng nhất, là nguồn lực mang tính quyết định sự thành công hay thất bại trong một cơ quan, tổ chức. Do vậy việc đào tạo và bồi dưỡng công chức, viên chức lưu trữ hiện nay là việc làm cần thiết, thường xuyên, liên tục, có hệ thống và phải tuân theo những quy chuẩn nhất định. Hiện nay, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ, việc quy định tiêu chuẩn đối với các chức danh nghề nghiệp: lưu trữ viên chính, lưu trữ viên, lưu trữ viên trung cấp là người phải có trình độ được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ, nếu đào tạo ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ. Thông tư này quy định sẽ là cơ sở để các cơ quan quản lý lưu trữ, các cơ quan sử dụng công chức, viên chức làm lưu trữ có định hướng trong công tác đào tạo, bồi dưỡng và cũng để chính đội ngũ công chức, viên chức thực hiện 64 công tác lưu trữ phấn đấu học tập để tự hoàn thiện, đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan và của lĩnh vực công tác. Theo báo cáo thống kê cho thấy, tại các sở, ban, ngành tỉnh có 25/96 công chức, viên chức, tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện có 14/134 công chức, viên chức được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ. Như vậy, đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại một số sở, ban, ngành tỉnh và UBND huyện, thị xã, thành phố thiếu cả về số lượng, và chất lượng, chưa thực sự đáp ứng với yêu cầu ngày càng cao của công tác này. Chính vì thế, việc đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác lưu trữ là hết sức cần thiết. Bảng 2.1 Thống kê số lượng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ và đào tạo chuyên ngành khác. 1. Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: 64/70 Số lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ Số lượng đào tạo chuyên ngành khác Tổng >ĐH ĐH CĐ Trung cấp Sơ cấ p Tổng >ĐH ĐH CĐ Trung cấp Sơ cấp Tên các chuyên ngành khác 25 13 05 06 01 71 56 01 14 Kinh tế; Tin học; Khoa học - Thư viện; KS Hóa; Ngoại ngữ 65 2. Tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: 127/9 huyện, thị xã, thành phố Số lượng đào tạo đúng chuyên ngành văn thư - lưu trữ Số lượng đào tạo chuyên ngành khác Tổng >ĐH ĐH CĐ Trung cấp Sơ cấp Tổng >ĐH ĐH CĐ Trung cấp Sơ cấp Tên các chuyên ngành khác 14 10 04 120 01 98 11 10 Kinh tế;Luật; Hành chính; Kế toán; Quản trị Kinh doanh; Kinh tế (Nguồn: Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên) Nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ, hàng năm Ủy ban nhân dân tỉnh đã chỉ đạo Sở Nội vụ tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ. Căn cứ vào kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức của Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt, hàng năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch tổ chức từ 02 - 03 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ, và các đồng chí là lãnh đạo Văn phòng giao phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương. Từ năm 2012 đến năm 2018, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu giúp Sở Nội vụ tổ chức 11 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho 1.696 người tham gia. Cụ thể: 66 Tháng 12 năm 2012, Sở Nội vụ đã phối hợp với Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn TP Hồ Chí Minh tổ chức 02 Hội nghị tập huấn Luật Lưu trữ và triển khai các văn bản quy định, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho 281 học viên, với thành phần tham dự lớp tập huấn cấp tỉnh: Lãnh đạo các sở, ban, ngành tỉnh, Lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính, công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ các sở, ban, ngành tỉnh; lớp cấp huyện và cấp xã: Lãnh đạo Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành phố và công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng chuyên môn thuộc các huyện, thị xã, thành phố; cấp xã là công chức văn phòng thống kê hoặc cán bộ không chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ. [33] Năm 2014 và 2015, Sở Nội vụ đã phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức 04 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho 851 học viên, với thành phần tham dự là lãnh đạo Văn phòng và công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh; Lãnh đạo Phòng Nội vụ và công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các huyện, thị xã, thành phố; công chức làm văn thư, lưu trữ của các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh. Ngoài ra lớp tập huấn của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh còn mời thêm thành phần công chức trực tiếp tham mưu giải quyết công việc, lập hồ sơ công việc tại các phòng chuyên môn, thuộc các các sở, ban, ngành tỉnh. Nội dung tập huấn: Triển khai, quán triệt các văn bản mới quy định về công tác lưu trữ, hướng dẫn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh, hướng dẫn phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. [38, 40] 67 Từ năm 2016 - 2018, Sở Nội vụ đã phối hợp với Trung tâm dịch vụ chuyển giao Công nghệ văn thư, lưu trữ tổ chức 05 lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và hướng dẫn phương pháp lập hồ sơ giấy, lập hồ sơ điện tử cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ ở cả ba cấp, với 564 học viên. Tại các lớp bồi dưỡng này đã đổi mới hình thức tập huấn, bồi dưỡng, giảm bớt lý thuyết, đưa nội dung thực hành vào tiết học, công chức, viên chức được thực hiện nghiệp vụ công tác lập hồ sơ công việc, thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý ngay trên hồ sơ tại lớp học. [43, 46] Ngoài ra, các địa phương cũng đã chủ động bố trí kinh phí tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ như: Ủy ban nhân dân huyện Sơn Hòa, Tuy An Sở Nội vụ đã cử báo cáo viên xuống hướng dẫn trực tiếp cho các huyện trong công tác lập hồ sơ công việc và nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Qua đó cho thấy kết quả của các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ là hầu hết công chức, viên chức trực tiếp làm và phụ trách công tác lưu trữ đã được bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ. Các lớp tập huấn không chỉ tập trung vào các đối tượng nhân viên mà còn mở rộng tập huấn cho lãnh đạo trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ ở cơ quan. Do đó, đã giúp cho lãnh đạo các cơ quan, đơn vị nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, từ đó quan tâm chỉ đạo sát sao, thiết thực và cụ thể hơn các nhiệm vụ về công tác lưu trữ. Nhiều cơ quan, đơn vị đã lập danh mục hồ sơ, thực hiện việc lập hồ công việc, số lượng hồ sơ, tồn đọng giảm dần, số lượng hồ sơ đưa ra khai thác sử dụng nhiều hơn, trình độ chuyên môn của công chức, viên chức làm công tác lưu trữ được nâng lên rõ rệt. Nhận xét: 68 - Ưu điểm: Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm chỉ đạo. Qua các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đã giúp cho các cơ quan đơn vị, địa phương nâng cao nhận thức, kỹ năng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nắm bắt và cật nhật thêm kiến thức, văn bản mới để triển khai áp dụng trong quá trình thực thi nhiệm vụ tại cơ quan, đơn vị, địa phương mình có hiệu quả nhất, góp phần đưa hoạt động văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định của pháp luật hiện hành. - Hạn chế: Có thể thấy rằng, công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ tại tỉnh Phú Yên mới chỉ tập trung vào việc tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, còn việc đào tạo chưa được triển khai. Qua khảo sát cho thấy, bản thân các công chức, viên chức làm công tác lưu trữ rất ít người có nhu cầu đào tạo về chuyên ngành lưu trữ mà thường tham gia các lớp đào tạo về ngành Luật, Hành chính, đồng thời tỉnh chưa thực hiện việc phối hợp với các cơ sở đào tạo chuyên ngành lưu trữ để tổ chức các lớp đào tạo tại tỉnh, do vậy, người có nhu cầu đào tạo cũng không có lớp để đăng ký tham gia. Ngoài ra, nội dung của các lớp tập huấn chủ yếu triển khai, phổ biến thực hiện các văn bản của Trung ương quy định về công tác lưu trữ mà ít tập trung hướng dẫn chuyên sâu các nghiệp vụ lưu trữ. Bên cạnh đó một số công chức, viên chức là lãnh đạo đơn vị nhưng chưa ý thức đầy đủ vai trò của công tác lưu trữ nên không nghiêm túc tham gia lớp tập huấn đầy đủ. Mặc khác , do kinh phí tổ chức lớp học còn gặp khó khăn nên các lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ thường được tổ chức với số lượng quá đông, thời gian tập huấn ngắn nên chưa truyền tải hết những nội dung, kỹ năng cần thiết, chưa giải đáp hết những vướng mắc đặt ra trong thực tế thực hiện công việc. Kết thúc lớp tập huấn chưa có báo cáo đánh giá kết quả đạt được sau tập huấn, điều này cũng ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo, bồi dưỡng công tác này. 69 2.2.6.3. Thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ Thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ là một nội dung của quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ. Làm tốt công tác thi đua sẽ là động lực thúc đẩy mọi cá nhân và tập thể tích cực hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ ở tỉnh Phú Yên từ năm 2012 đến năm 2018 trong thực tế chưa được quan tâm, mặc dù năm 2017 tỉnh đã ban hành tiêu chí đánh giá, xếp loại kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa b