Luận văn Thực trạng và một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng mộc sang thị trường EU của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam

ất kinh doanh của Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam. 1.1 Đặc điểm mặt hàng kinh doanh. Tổng công ty Lâm nghiệp Việt Nam hình thành và phát triển chưa được lâu song Tổng công ty đã góp phần không nhỏ vào ngân sách của nhà nước. Tổng công ty đã kinh doanh xuất khẩu rất nhiều mặt hàng có gía trị kinh tế trong đó có mặt hàng mộc một loại mặt hàng kinh doanh chủ đạo cuả Tổng công ty, tỷ trọng mặt hàng này luôn chiếm tỷ lệ cao trong cơ cấu các mặt hàng xuất khẩu của Tổng công ty. Mặt hàng mộc của Tổng công ty chính là những sản phẩm như bàn, ghế dùng trong phòng khách, trong bếp và cả ngoài trời. Nó là một mặt hàng khá đặc biệt, ngoài giá trị sử dụng nó còn mang giá trị về nghệ thuật rất cao, mang một đặc trưng riêng của từng vùng, từng khu vực. Do vậy mà sản phẩm đồ mộc của Tổng công ty đã đem lại nguồn thu nhập ngoại tệ xuất khẩu đáng kể cho Tổng công ty.Đặc điểm của các sản phẩm làm từ đồ mộc này là : - Các sản phẩm mộc này có thể tháo rời từng phần rất thuận tiện cho việc vận chuyển, bảo quản - Các sản phẩm mộc được làm vừa bằng máy vừa bằng tay nên đòi hỏi phải sử dụng nhiều lao động, đồng thời góp phần giải quyết công ăn việc làm cho một lượng lao động nhàn rỗi. - Việc tìm nguồn nguyên liệu để sản xuất ra sản phẩm cũng không khó khăn . Ngoài việc tận dụng gỗ rừng tự nhiên, chúng ta cũng khá thuận lợi trong việc nhập khẩu gỗ ở hai nước láng giềng Lào và Campuchia. - Do đặc tính cuả sản phẩm mộc là dễ ngấm nước, dễ mối mọt, dễ bị nứt và cong vênh đồng thời cũng bị phụ thuộc vào điều kiện thời tiết do vậy phải chú ý trong khâu bảo quản, chế biến và vận chuyển. Chủng loại các sản phẩm mộc rất đa dạng và phong phú . Nhưng bên cạnh đó Tổng công ty còn kinh doanh thêm nhiều mặt hàng khác: sản phẩm cơ khí, xe máy, vật tư sắt thép; nông sản, thuỷ hải sản…. 1.2 Công tác tạo nguồn hàng xuất khẩu Nguyên liệu cho công nghiệp chế biến gỗ ở nứơc ta hiện nay chủ yếu vẫn là gỗ rừng tự nhiên vì gỗ rừng trồng hiện nay là chưa nhiều. Nhưng rừng tự nhiên ngày càng suy giảm cả về diện tích và chất lượng . Để bảo vệ môi trường nhà nước đã có chủ trương hạn chế khai thác rừng , hướng tới đóng cửa rừng tự nhiên. Là một Tổng công ty kinh doanh XNK chủ yếu là gỗ và lâm sản thì vấn đề tạo nguồn hàng là rất quan trọng đặc biệt đối với chính sách của nhà nước . Nguồn nguyên liệu từ Tổng công ty không ổn định và phân tán có nhiều nguồn khác nhau : - Mua từ các lâm trường trong nước - Tự trồng - Gỗ nhập khẩu Hiện nay Tổng công ty có 6 đơn vị chuyên làm nghề rừng , đó là - Công ty Nông lâm nghiệp Đông Mác - Công ty Lâm nghiệp Thái Nguyên - Công ty Lâm nghiệp Gia Lai - Công ty Lâm nghiệp La Ngà - Lâm trường Ba Tơ - Quảng Ngãi Ngoài việc chỉ đạo trồng rừng đối với các đơn vị trực thuộc, Tổng công ty đã liên kết với các tỉnh để trồng rừng chuẩn bị nguyên liệu cho các nhà máy ván nhân tạo sẽ xây dựng trong năm 2000-2005. Cụ thể là Tổng công ty đã làm việc với tỉnh Thái Nguyên , phối hợp với các Cục khuýên lâm để trồng rừng thử nghiệm 100 ha gỗ keo lai ; thành lập công ty rừng nguyên liệu Hà Tĩnh. Về nguồn nguyện liệu nhập khẩu , Tổng công ty có mối quan hệ tốt và lâu dài đối với bạn hàng. Bạn hàng quen thuộc của Tổng công ty là Lào và Campuchia , đây là những bạn hàng có từ trước thời kỳ đổi mới đất nước . Tuy nhiên thời kỳ đó việc nhập khẩu gỗ từ Lào và Campuchia dựa trên cơ sở hợp tác giúp đỡ , ký kết theo nghị định thư . Hiện nay quan hệ giữa các bạn hàng này được chuyển sang sản xuất kinh doanh bền vững. Ngoài ra Tổng công ty còn nhập khẩu gỗ cao su và gỗ tự nhiên từ Myanma. Và còn nhập khẩu gỗ từ các nước khác như Indonesia , Malaysia, Sôlômông, Thuỵ Điển, New Zealand, Mỹ …thì Tổng công ty phải chịu giá thành cao và chịu thêm chi phí do vận chuyển xa. 1.3 Phương thức giao dịch của Tổng công ty Hiện nay Tổng công ty đang áp dụng có hiệu quả một số phương thức giao dịch sau: a) Phương thức giao dịch trực tiếp Đây là phương thức giao dịch thông thường, chủ yếu. Tổng công ty trực tiếp chào hàng, thoả thuận với các bạn hàng nược ngoài thông qua điện thoại, fax…hoặc gặp gỡ trực tiép với đại diện của họ tại Việt Nam để tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng. Trong phương thức giao dịch này Tổng công ty có gửi các bản chào hàng, hỏi giá khách hàng. Sau đó Tổng công ty tiếp tục đàm phán về giá cả, quy cách, chất lượng, số lượng sản phẩm và các vấn đề khác liên quan cho tới khi đạt được sự thống nhất của cả hai bên rồi tiến hành ký kết hợp đồng. Phương thức này có ưu điểm là đi đến thống nhất, tránh được sự hiểu lầm đáng tiếc, giảm chi phí trung gian, chủ động trong việc sản xuất tiêu thụ hàng hoá. Song phương thức này đòi hỏi các cán bộ ngoại thương phải có năng lực và trình độ chuyên môn cao để ngăn ngừa những thiếu sót trong hợp đồng có thể dẫn tới những hậu quả không lường trước được. Do vậy phương thức này được Tổng công ty sử dụng trong giao dịch với khách hàng thường xuyên của Tổng công ty. b) Phương thức giao dịch qua trung gian Trong phương thức này Tổng công ty thực hiện các hợp đồng thông qua các tổ chức đại lý hoặc các môi giới. Các tổ chức đại lý hoặc các môi giới giúp Tổng công ty tìm khách hàng có nhu cầu về mặt hàng của Tổng công ty. Tiếp theo Tổng công ty tiến hành đàm phán, thương lượng về hợp đồng qua môi giới. Khi kết thúc hợp đồng Tổng công ty phải trả một khoản tiền thù lao cho người môi giới hoặc tổ chức đại lý. Việc sử dụng trung gian trong giao dịch giúp Tổng công ty nhanh chóng tìm được khách hàng tiêu thụ, mặc dù phải mất tiền môi giới nhưng bù lại Tổng công ty lại tìm được một khoản chi phí khi Tổng công ty tìm được khách hàng. Hiện nay Tổng công ty có quan hệ tốt với rất nhiều các tổ chức đại lý, môi giới trong cả nước về cả đầu ra lẫn đầu vào. Do vậy Tổng công ty liên tục mở rộng được bạn hàng tiêu thụ thúc đẩy sự phát triển của Tổng công ty. c) Phương thức giao dịch tại hội chợ, triển lãm Đây là hoạt động được Tổng công ty tổ chức hàng năm. Việc tham gia vào các hội chợ, triển lãm rất có lợi vì ngoài tự giới thiệu, khuyếch trương về sản phẩm của Tổng công ty, thì đây là nơi tụ hội gặp gỡ rất nhiều doanh nghiệp và vì vậy các hợp đồng thường được ký kết rất nhanh và ít tốn kém. Tuy nhiên trong những năm qua Tổng công ty mới chỉ dừng ở việc tham gia hội chợ, triển lãm trong nước chứ chưa chú trọng tới việc tham gia các hội chợ, triển lãm nước ngoài. Thực ra đây là tình trạng chung của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam. Do vậy thông qua hội chợ, triển lãm Tổng công ty chủ yếu thiết lập thêm các quan hệ cung ứng hàng hoá trong nước hoặc mở rộng các hợp đồng uỷ thác xuất khẩu. 1.4 Các phương thức xuất khẩu của Tổng công ty Kinh doanh xuất khẩu trong cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức linh hoạt nhạy bén, áp dụng nhiều phương thức kinh doanh nhằm thu hút khách hàng tăng doanh thu và lợi nhuận. Hiện nay Tổng công ty có 2 hình thức xuất khẩu chủ yếu: - Phương thức xuất khẩu trực tiếp : đây là hoạt động xuất khẩu chính của Tổng công ty và trong đó mặt hàng gỗ là mặt hàng xuất khẩu trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty. Trong phương thức này Tổng công ty đã chủ động tìm kiếm ký kết hợp đồng với các khách hàng nước ngoài sau đó tổ chức thực hiện hợp đồng và chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh tế của hợp đồng đó. - Phương thức nhận xuất khẩu uỷ thác : Tổng công ty xuất khẩu hàng hoá cho các công ty khác. Kết thúc hợp đồng Tổng công ty sẽ được trả một khoản tiền gọi là phí uỷ thác. Mặc dù đây không phải là hoạt động xuất khẩu chính của Tổng công ty song phương thức này cũng đem lại một tỷ lệ kim ngạch xuất khẩu khá khả quan cho Tổng công ty. Ví dụ : hợp đồng uỷ thác số 02 HĐYT/2001 của Tổng công ty với Công ty chế biến lâm sản Trung Văn. Tổng công ty nhận uỷ thác xuất khẩu cót ép với trị giá hàng xuất khẩu là 20.209 USD. Tổng công ty sẽ nhận đượcc phí xuất khẩu uỷ thác là 1 % ngay sau khi xuất xong lô hàng. 2 Tình hình xuất khẩu hàng mộc trong giai đoạn 2001 - 2003 2.1 Kim ngạch xuất khẩu mặt hàng mộc của Tổng công ty Hàng mộc bao gồm rất nhiều loại hàng khác nhau tuy nhiên đã từ nhiều năm nay có thể nói từ khi thành lập đến giờ thì mặt hàng mộc là mặt hàng chủ lực của Tổng công ty trong công tác xuất khẩu các loại sản phẩm từ gỗ. Do vậy mà sự phát triển của Tổng công ty gắn liền với sự phát triển của mặt hàng này. Kết quả hoạt động xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty ( 2001 - 2003 ) được thể hiện qua bảng 5: Bảng 5 : Kết quả hoạt động xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty trong 3 năm TT Mặt hàng N 2001 N 2002 N 2003 Thực Hiện (USD) Tỷ Trọng % Thực Hiện (USD) Tỷ Trọng % Thực Hiện (USD) Tỷ Trọng % 1. Đồ mộc ngoài trời 6.543.622 31,97 7.183.851 30,07 7.306.882 30,56 2. Đồ mộc trong nhà 5.225.469 25,53 5.824.639 24,38 5.461.943 22,85 3. Đồ mộc TT nội thất 4.128.692 20,43 5.398.161 22,59 5.428.657 22,71 4. Đồ mộc mỹ nghệ 3.651.203 17,84 3.826.785 16,03 4.388.268 18,36 5. Các loại ván XK 629.278 3,07 854.832 3,56 737.054 3,08 6. Dăm gỗ 237.477 1,16 805.757 3,37 584.363 2,44 Tổng KNXK hàng mộc 20.470.128 100 23.894.025 100 23.907.167 100 Nguồn báo cáo xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty Phân tích kết quả bảng 5 cho thấy: Trong số các mặt hàng mộc mà Tổng công ty đang kinh doanh thì mặt hàng đồ mộc ngoài trời chiếm tỷ trọng khá ổn định so với các mặt hàng khác. Cụ thể: Năm 2001 tổng giá trị xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty là 20.470.218 USD trong đó đồ mộc ngoài trời chiếm tỷ trọng cao nhất 31,97 % tương đương với 6.543.622 USD. Tiếp đến là đồ mộc trong nhà, mộc trang trí nội thất và mộc mỹ nghệ cũng có tỷ trọng tương đối chiếm 25,53 %; 20,43 % và 17,84 % tương đương với 5.225.946 USD; 4.182.692 USD và 3.651.203 USD. Và mặt hàng có tỷ trọng được coi là thấp nhất là các loại ván xuất khẩu và dăm gỗ chiếm tỷ trọng là 3,07 % và 1,16 % tương đương với 629.278 USD và 237.477 USD. Năm 2002 cho thấy kim ngạch xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty đã tăng lên rõ rệt so với năm 2001, từ 20.470.218 USD giá trị tổng kim ngạch lên 23.894.025 USD. Đây là một dấu hiệu đáng mừng. Trong đó mặt hàng đồ mộc ngoài trời luôn có kim ngạch xuất khẩu cao nhất trong nhóm hàng mộc của Tổng công ty, nó giữ một vai trò chủ đạo. Trị giá kim ngạch của mặt hàng này có cao hơn năm 2001 (đạt 7.183.851 USD) nhưng tỷ trọng của nó so với năm 2001 thì lại thấp hơn bởi do năm 2002 tổng kim ngạch xuất khẩu tăng cao còn mặt này lại tăng không đáng kể so với năm 2001. Còn đối với các mặt hàng đồ mộc và các loại ván xuất khẩu thì vẫn có sự tăng đều với tỷ lệ tăng chậm. Riêng đối với mặt hàng dăm gỗ thì kim ngạch xuất khẩu có sự tăng lên khá mạnh từ 237.477 USD lên 805.757 USD và tỷ trọng tăng từ 1,16 % lên 3,37 %. Có thể nói rằng hoạt động kinh doanh xuất khẩu của Tổng công ty trong năm 2002 là tốt hơn hẳn năm 2001. Sang năm 2003 cơ cấu mặt hàng không có gì thay đổi với năm 2001 và 2002 mặt hàng đồ mộc ngoài trời vẫn có giá trị xuất khẩu cao nhất trong kim ngạch xuất khẩu mặt hàng mộc là 7.306.882 USD nhưng tỷ trọng chỉ chiếm là 30,56% và có cao hơn năm 2002. Ta thấy kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty có tăng nhưng tăng rất ít so với năm 2002 từ 23.894.025 USD lên 23.907.167 USD. Đối mặt hàng mộc trang trí nội thất, mộc mỹ nghệ thì vẫn tăng đều từ 5.824.639 USD lên 5.428.657 USD và từ 3.826.785 USD lên 4.388.268 USD với tỷ trọng chiếm từ 22,59 % lên 22,71 % và 16,03 % lên 18,36 %. Có ba mặt hàng trong năm 2003 là không tăng về giá trị xuất khẩu đó là mộc trong nhà, các loại ván gỗ và dăm gỗ. Giá trị xuất khẩu của ba mặt hàng này có giảm nhưng không nhiều lắm từ 5.824.639 USD xuống 5.461.943 USD ; từ 854.823 USD xuống 737.054 USD và từ 805.757 USD xuống 584.363 USD, điều này có nghĩa là tỷ trọng của ba mặt hàng này bị giảm xuống. Sự biến động cũng làm ảnh hưởng phần nào đến kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty. Và điều này đồng nghĩa với việc Tổng công ty phải xem lại hoạt động kinh doanh xuất khẩu các mặt hàng này trong năm tới 2004. Nhìn chung qua 3 năm tình hình xúât khẩu mặt hàng mộc của Tổng công ty có nhiều biến động. Vì thế mà Tổng công ty cần phải đi sâu tìm hiểu nguyên nhân sau đó khắc phục để hoạt động kinh doanh được tốt lên. 2.2 Thị trường xuất khẩu hàng mộc của Tổng công ty Thị trường đầu ra của sản phẩm đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh hàng hoá, là một Tổng công luôn kinh doanh xuất nhập khẩu, thị trường chủ yếu của Tổng công ty là thị trường nước ngoài. Xu thế khu vực hoá toàn cầu diễn ra mạnh mẽ trên thế giới đã tạo thuận lợi cho Tổng công ty giao lưu với thị trường quốc tế. Tính đến nay Tổng công ty đã có quan hệ với trên 41 nước. Trong đó có những khu vực, những nước là bạn hàng lâu năm thường xuyên của Tổng công ty, tiêu thụ một số lượng lớn và được Tổng công ty xem như là một thị trường chính cần phải đẩy mạnh thâm nhập. Một trong những thị trường đó là thị trường EU. Có thể nói rằng thị trường EU là một thị khá rộng lớn để một doanh nghiệp có thể xâm nhập được. Bởi các nước thành viên của EU đều là những quốc gia nằm trong khu vực Tây và Bắc âu có những điểm tương đồng về kinh tế và về văn hoá. Trình độ phát triển kinh tế xã hội lạ khá đồng đều cho nên người dân thuộc khối EU có sở thích và thói quen tiêu dùng khá thồng nhất như ưa chuộng hàng có nguồn gốc tự nhiên, lành mạnh. Mức sống của người dân EU rất cao nên vấn đề quan trọng nhất là chất lượng, mẫu mã, chủng loại chứ không phải là giá cả. Họ chấp nhận giá cao khi đạt yêu cầu thị hiếu và chất lượng theo ý muốn của họ. Xu hứơng tiêu dùng của người dân EU ngày nay đã thay, không thích sử dụng đồ nhựa mà thích dùng đồ gỗ, đòi hỏi yêu cầu về mẫu mốt và kiểu dáng phải phong phú đa dạng, gía rẻ hơn và phương thức dịch vụ tốt hơn. Tuy nhiên người tiêu dùng EU cũng rất khắt khe về chất lượng và độ an toàn của sản phẩm. Thị trường EU gồm nhiều nước nhưng về cơ bản cũng giống như một thị trường quốc gia. Cho nên hệ thống phân phối EU cũng giống như hệ thống phân phối của một quốc gia, gồm mạng lưới bán buôn và mạng lưới bán lẻ. Song họ vẫn liên kết rất chặt chẽ với nhau như một chuỗi mắt xích và các mối mắt xích đó là các hợp đồng kinh tế. Điều này cho thấy hệ thống phân phối của EU đã hình thành lên một tổ hợp rất chặt chẽ và có nguồn gốc. Để tiếp cận được hệ thống phân phối này không phải là việc dễ đối với các nhà xuất khẩu hiện nay. Một đặc điểm nổi bật của thị trường EU là quyền lợi của người tiêu dùng được bảo vệ chặt chẽ khác hẳn với thị trường của các nước phát triển khác. EU đã tiến hành kiểm tra các sản phẩm ngay từ nơi sản xuất và có hệ thống báo động giữa các nước thành viên, đồng thời bãi bỏ việc kiểm tra các sản phẩm ở biên giới. EU cũng có những tổ chức chuyên nghiên cứu đại diện cho giới tiêu dùng đưa ra các quy chế định chuẩn quốc gia hoặc Châu âu. Để xuất khẩu được hàng hoá vào thị trường EU thì Tổng công phải nắm vững nhu cầu thị trường, thị hiếu tiêu dùng, thông thạo kênh phân phối, hệ thống pháp luật và phải nắm được hệ thống quản lý xuất khẩu. Sau đây là kim ngạch xuất khẩu hàng hoá của Tổng công ty sang thị trường EU trong 3 năm 2001 đến 2003 được thể hiện qua bảng 6: Bảng 6 : Kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty sang thị trường EU Đơn vị : USD Tên nước Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 Giá trị Tỷ lệ% Giá trị Tỷ lệ % Giá trị Tỷ lệ % Anh 402.724 1,37 487.409 1,62 351.480 0,98 Pháp 1.055.805 3,58 1.036.432 3,45 603.391 1,69 Đức 1.276.911 4,34 1.414.237 4,70 1.648.882 4,62 Hà Lan 498.250 1,69 745.299 2,48 910.446 2,55 Bỉ 258.711 0,87 699.822 2,33 206.615 0,56 Đan Mạch 3.267.745 11,09 3.723.734 12,38 4.741.488 13,28 Italia 984.404 3,35 1.311.788 4,36 1.513.920 4,24 Thuỷ Điển 263.427 0,89 644.947 2,14 28.715 0,08 TâyBa Nha 258.574 0,88 844.404 2,81 561.406 1,57 Phần Lan 0 0 27.966 0,09 63.107 0,18 Hy Lạp 0 0 1.750 0,01 0 0 Kim Ngạch XK Sang EU 8.266.551 28,06 10.937.788 36,37 10.629.450 29,77 Tổng kim ngạch XK sang T/cả TT 29.462.970 100 30.074.127 100 35.703.275 100 Nguồn báo cáo thị trường xuất khẩu của Tổng công ty Cũng như đã giới thiệu sơ qua về thị trường EU ở phần trên, cộng với việc giới thiệu thêm về kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty ở bảng 6 đã cho ta thấy khả năng xuất khẩu của Tổng công ty sang thị trường EU là tương đối tốt. Điều này cũng cho biết thị trường EU có dung lượng tiêu thụ là rất lớn. Trong 3 năm từ 2001 đến 2003 kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty sang thị trường EU là rất cao, nó gần bằng 1/3 tổng kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty. Năm 2001 kim ngạch xuất khẩu sang EU chiếm 28,06 % so với kim ngạch xuất khẩu chung của Tổng công ty. Và thị trường Đan Mạch là thị trường tiêu thụ cao nhất trong số các thị trường thuộc khối EU chiếm 11,09 % so với tổng kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty tương đương với 3.267.745 USD. Có hai thị trường Pháp và Đức cũng có giá trị xuất khẩu lớn hơn 1 triệu USD và một thị trường Italia có giá trị xuất khẩu gần 1 triệu USD cụ thể là : giá trị xuất khẩu sang thị trường Pháp là 1.005.805 USD chiếm 3,58 % tổng kim ngạch xuất khẩu ; giá trị xuất khẩu sang thị trường Đức là 1.276.911 USD chiếm 4,34 % ; sang thị trường Italia là 984.404 USD chiếm 3,34 %. Còn các thị trường khác cũng có giá trị xuất khẩu bình thường duy chỉ có thị trường Phần Lan và Hy Lạp là không nhập khẩu nên Tổng công ty không thu được kim ngạch xuất khẩu từ hai thị trường đó. Năm 2002 kim ngạch xuất khẩu của Tổng công ty có tăng lên đáng kể từ 8.266.551 USD ( năm 2001 ) lên 10.937.788 USD chiếm 36,37 % so với tổng kim ngạch xuất khẩu. Thị trường Đan Mạch vẫn là thị trường có giá trị xuất khẩu cao nhất 3.723.734 USD chiếm 12,38 %. Giá trị xuất khẩu của Tổng công ty thu được từ các thị trường thuộc khối EU cũng đã tăng lên tương đối. Và giá trị xuất khẩu sang thị trường Italia giờ đã vượt quá 1 triệu USD chiếm 4,36 % tương đương 1.311.788 USD. Giá trị xuất khẩu sang thị trường Phần Lan và Hy Lạp tuy không nhiều nhưng đây cũng là một bước tiến của Tổng công ty trong việc mở rộng thị trường xuất khẩu. Có thể nói năm 2002 đối với Tổng công ty đây là một năm hoạt đông kinh doanh khá thành công. Sang năm 2003 do nhiều yếu tố tác động đặc biệt là sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường đã làm cho kim ngạch xuất khẩu sang EU của Tổng công ty giảm xuống từ 10.937.788 USD ( năm 2002 ) xuống 10.629.450 USD và cũng chỉ bằng 29,77 % tổng kim ngạch xuất khẩu. Thị trường Đan Mạch vẫn là thị trường đem lại gía trị xuất khẩu cao nhất chiếm 13,28 % tương đương 4.741.488 USD. Gía trị xuất khẩu của các thị trường khác có tăng ,có giảm nhưng không đáng lo lắm mà điều Tổng công ty đang hết sức lo lắng là thị trường Pháp và Thuỵ Điển. Hai thị trường này vẫn được coi là thị trường triển vọng của Tổng công ty mà hiện giờ giá trị xuất khẩu bị giảm xuống trầm trọng cụ thể đối với thị trường Pháp đang từ 1.036.432 USD xuống 603.391 USD và thị trường Thuỵ Điển từ 644.947 USD xuống rất thấp chỉ còn 28.715 USD. Đây là lời cảnh báo cho hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty ở hai thị trường này. Và dĩ nhiên nếu Tổng công ty không xem lại phương pháp, cách hoạt động của mình thì có thể Tổng công ty sẽ mất hẳn thị trường Thuỵ Điển , một thị trường truyền thống và tiềm năng của Tổng công ty. Từ thực tế thu được của năm 2003 đã rút cho Tổng công ty một kinh nghiệm mới đó là việc tiếp cận, thâm nhập thị trường là rất khó và việc giữ và phát triển được thị trường đó còn khó hơn nhiều. Vì vậy Tổng công ty cần phải chú ý nâng cao hơn nghiệp vụ xuất khẩu hơn nữa 3. Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Tổng công ty Sau khi Tổng công ty ký được hợp đồng xuất khẩu có nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ đã được xác lập. Tổng công ty phải xắp xếp các công việc phải làm, lên một kế hoạch để theo dõi quá trình, tiến độ thực hiện hợp đồng. Việc tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu có ý nghĩa rất quan trọng bởi có thực hiện tốt thì mới tạo điều kiện cho đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của mình. Quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quá trình phức tạp vì vậy mà các bên phải có kế hoạch tổ chức thực hiện hợp đồng. Một điều quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty là Tổng công ty trường tiến hành giao hàng theo điều kiện FOB, CIF và khi thanh toán Tổng công ty thường sử dụng phương thức tín dụng chứng từ. Từ những vấn đề cơ bản đó mà Tổng công ty đã tổ chức thực hiện hợp đồng theo những bước cơ bản sau: Sơ đồ 2 : Quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Tổng công ty Lập chứng từ hàng xuất khẩu Kiểm tra hàng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu Giục bên mua mở L/C và kiểm tra L/C Chuẩn bị thủ tục Thuê phương tiện ( nếu có ) Thanh lý hợp đồng Giải quyết khiếu nại Làm thủ tục thanh toán Giao hàng với phương tiện Làm thủ tục hải quan 3.1 Chuẩn bị thủ tục Trước đây, trước khi thực hiện hợp đồng, Tổng công ty phải chuẩn bị đầy đủ các thủ tục về quản lý hành chính trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Việt Nam. Đối với mặt hàng được sản xuất từ gỗ nhà nước chỉ cho phép xuất khẩu gỗ thành phẩm tinh chế và phải quản lý bằng hạn ngạch . Sau khi nhận được công văn phân bổ hạn ngạch, Tổng công ty cử người đến Bộ thương mại xin đổi giấy phép hạn ngạch. Đến khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu Tổng công ty mới xin giấy phép xuất khẩu. Nhưng hiện nay nhà nước đang khuyến khích xuất nên không cần phải xin giấy phép xuất khẩu. Điều này quy định bởi QĐ 56/ CP của thủ tướng chính phủ về hàng hoá xuất khẩu. Nên Tổng công ty khi thực hiện hoạt động xuất khẩu không cần phải xin giấy phép xuất khẩu như trước nữa. 3.2 Giục bên mua mở L/C và kiểm tra L/C Thanh toán là khâu quan trọng trong toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nhà xuất khẩu chỉ thực sự yên tâm khi biết chắc hàng hoá xuất khẩu sẽ được thanh toán. Trong thương mại quốc tế có nhiều cách thanh toán khác nhau. Nhưng hiện nay phương thức thanh toán trong buôn bán ngoại thương hầu hết là phương thức thanh toán tín dụng chứng từ ( L/C ). Bởi vậy Tổng công ty thường sử dụng phương thưc thanh toán tín dụng chứng từ (L/C ) trong hợp đồng xuất khẩu để đảm bảo việc thu tiền. Vì vậy trước khi chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu Tổng công ty phải đôn đốc nhắc nhở người mua phải mở L/C đúng yêu cầu ( về thời gian, nội dung hàng hoá…) thoả thuận trong hợp đồng. Thông thường sự thoả thuận giữa Tổng công ty với đối tác chủ yếu là bằng Fax. Thông qua việc giục người nhập khẩu mở L/C Tổng công ty có thể thấy được thiện chí của khách hàng và khả nằng thanh toán của họ, tránh thiệt hại nếu có rủi ro phát sinh từ phía đối tác. Khi tiếp nhận L/C từ ngân hàng Vietcombank Tổng công ty tiến hành kiểm tra đối chiếu với hợp đồng đã ký và đối chiếu với khả năng đáp ứng của mình . Nếu khi thấy sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng Tổng công ty tiến hành thực hiện theo cách sau: - Nếu sự khác biệt có ảnh hưởng lớn đến quyền lợi và nghĩa vụ của Tổng công ty và Tổng công ty không thực hiện được hoặc nếu thực hiện Tổng công ty sẽ bị thiệt hại về mặt tài chính, Tổng công ty sẽ lập tức yêu cầu khách hàng điều chỉnh sửa đổi cho phù hợp với hợp đồng. Việc kiểm tra L/C đặc biệt được Tổng công ty chú trọng, cán bộ nghiệp vụ chịu trách nhiệm làm khâu này đòi hỏi phải có một trình độ thực sự vững vàng. Bởi nếu không phát hiện được sự không phù hợp giữa L/C và hợp đồng mà Tổng công ty vẫn thực hiện , cứ chấp nhận và tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì Tổng công ty sẽ không đòi được tiền. Khi phát hiện thấy nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng hoặc trái với luật lệ các bên hoặc không có khả năng thực hiện Tổng công ty yêu cầu chỉnh sửa laị cho phù hợp với hợp đồng. Thông thường Tổng công ty thường kiểm tra các nội dung sau: - Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C - Tên ngân hàng mở L/C ( Ví dụ trong hợp đồng với SCANCOM HONG KONG thì ngân hàng mở L/C là ngân hàng HBZ Finance LTD - HK ) - Tên địa chỉ ngân hàng thông báo ( Vietcombank ) - Số tiền của L/C - Loại L/C ( huỷ ngang hoặc không huỷ ngang ) - Ngày và thời hạn hết hiệu lực của L/C ( Ví dụ: 15 ngày kể từ ngày nhận dược L/C ) - Thời hạn giao hàng - Cách giao hàng và cách vận tải ( theo phương thức FOB hoặc CIF ) Ngoài ra Tổng công ty rất chú trọng kiểm tra thời hạn hiệu lực của L/C thời hạn này phải đủ dài thích hợp để Tổng công ty giao hàng , tập hợp chứng từ , xuất trình chứng từ. Thêm vào đó thời hạn này phải bao gồm cả 7 ngày làm việc liên tục với ngân hàng ngoại thương Việt Nam kiểm tra chứng từ xuất trình . 3.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu * Thu gom hàng xuất khẩu Công việc thu gom chuẩn bị hàng xuất khẩu là một công việc quan trọng ảnh hưởng chủ yếu đến chi phí thực hiện hợp đồng. Đối tượng hàng xuất khẩu của Tổng công ty bao gồm tự gia công chế biến và hàng thu mua từ nhiều nguồn khác trong nước. Đối với hàng tự gia công chế biến các công đoạn của giai đoạn này rất quan trọng , nó đóng vai trò quyết định sự thành công hay thất bại của lô hàng xuất khẩu, cụ thể được thực hiện theo các bước sau: Bước I : Khâu lựa chọn nguyên liệu: Đây là khâu quan trọng trong chế biến gỗ yêu cầu người công nhân kỹ thuật phải có đầy đủ kiến thức về quy cách và chất lượng sản phẩm từ đó có sự lựa chọn nguyên liệu thích hợp để có sự sử dụng nguyên liệu một cách tốt nhất và tiết kiệm nhất. Do vậy ở khâu này cần phải