Luận văn Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và tuyên truyền

ịnh. Đối với các loại văn bản đến thuộc loại "hỏa tốc", "thượng khẩn" hoặc có nội dung yêu cầu giải quyết công việc khẩn cấp phải được chuyển thẳng đến Giám đốc hoặc Phó giám đốc phụ trách khối công việc có liên quan đó để xử lý và chuyển ngay cho Phòng Hành chính để vào sổ và chuyển ngay cho thủ trưởng đơn vị, cá nhân được giao thực hiện. Tất cả những văn bản đến ngày nào thì được chuyển ngay ngày đó. Hàng năm, công văn đến HVBCTT có khối lượng rất lớn và đến từ nhiều nguồn khác nhau (đã trình bày ở chương 1). Mặc dù, việc tiếp nhận và xử lý với khối lượng văn bản đến ngày càng nhiều, song về cơ bản các văn bản đến HVBCTT đều được tiếp nhận, phân loại, xử lý, đảm bảo kịp thời chính xác, bảo mật và an toàn, phân trách nhiệm giải quyết văn bản phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị cá nhân. Vì vậy, việc quản lý văn bản đến HVBCTT được thống nhất và được tuân theo một quy trình. Tuy nhiên, ở một số khâu còn chưa được làm tốt cụ thể là: Tình trạng văn thư các đơn vị khoa phòng đôi khi nhận văn bản xong vẫn để thất lạc văn bản... làm cho thủ trưởng các đơn vị không có cơ sở để xử lý giải quyết công việc. Có trường hợp cán bộ văn thư ở đơn vị để quên văn bản ngày sau mới nhớ ra đưa cho thủ trưởng đơn vị thì bị nhỡ, công việc đã hết hạn. - Đối với công văn gửi đến, Bộ phận Văn thư Học viện thường gửi bản chính cho các đơn vị thi hành, không photocopy, sao chụp, lưu trữ ở bộ phận nhận công văn đến; hãn hữu có những công văn liên quan đến vấn đề chung của HVBCTT mới lưu lại bộ phận lưu trữ cơ quan. Còn các văn bản khác gửi đến thì lưu ở các hồ sơ công việc của các đơn vị khoa phòng có liên quan đến. - Có trường hợp các văn bản gửi đến HVBCTT, bộ phận khác nhận hộ xong gửi thẳng đến đơn vị thi hành mà không qua văn thư vào sổ công văn đến. Công văn đến thường không đóng dấu đến ngay và vào sổ theo quy định mà cán bộ văn thư quên chỉ đóng dấu đến mà không ghi rõ ngày đến để theo dõi... - Trên các trang bìa của sổ đăng ký "công văn đi" không có tên cơ quan và đơn vị chủ quản. * Quản lý văn bản mật: Việc quản lý chặt chẽ, đảm bảo bí mật tài liệu chính là góp phần giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, cơ quan. Những văn bản mật là những văn bản có nội dung quan trọng. Văn bản mật gửi đến HVBCTT bất kỳ từ nguồn nào đều được văn thư HVBCTT đăng ký vào sổ quản lý riêng, để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Trường hợp những tài liệu, công văn đến thuộc loại "mật", "tối mật", "tuyệt mật" mà bì trong có dấu "chỉ người có tên bóc bì", bộ phận văn thư không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ ghi những thông tin ngoài bì và đóng dấu công văn đến rồi chuyển ngay đến người có tên nhận (nếu người có tên ghi trên bì đi vắng, thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết). Sau khi có ý kiến xử lý của người nhận, Phòng Hành chính xử lý tiếp những văn bản đó theo đúng quy định về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước. Mọi trường hợp giao nhận tài liệu mật giữa các khâu (người dự thảo, đánh máy, in văn thư, người có trách nhiệm giải quyết, người cất giữ, bảo quản... đều được vào sổ có ký nhận giữa hai bên giao nhận. Việc nhận văn bản được thực hiện trực tiếp tại phòng làm việc theo quy định của cơ quan. Những người giữ văn bản mật phải thực hiện những yêu cầu sau đây: - Chỉ phổ biến vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm. - Không được mang tài liệu, văn bản mật về nhà hoặc đi công tác xa giải quyết. - Không được ghi chép những thông tin quan trọng vào sổ tay riêng. - Không được tự ý hủy văn bản mật khi không có ý kiến của Giám đốc. - Khi hủy văn bản mật phải có ít nhất hai người làm chứng. Tài liệu sau khi đã được giải quyết xong được văn thư phân loại, sắp xếp theo trình tự trong mỗi năm rồi đưa vào một bìa hồ sơ và cất vào trong tủ của phòng văn thư. Đối với các loại điện mật, công điện, công văn có độ khẩn thì được chuyển giao đến Giám đốc cơ quan vào thời gian nhanh nhất để giải quyết công việc không bị chậm trễ và tránh để văn bản không bị thất lạc đến một địa chỉ xử lý khác không thuộc thẩm quyền. Trong thông tin liên lạc bằng điện thoại, điện báo, bộ đàm, telex khi có những vấn đề bí mật phải chuyển đi thì không nói rõ những vấn đề bí mật mà được chuyển đến Phòng Hành chính HVBCTT để chuyển đi bằng điện mật. Tài liệu mật gửi đi phải kèm theo phiếu gửi và bỏ vào trong 2 bì: Bì trong đóng dấu mức độ mật như: Tuyệt mật, tối mật (hay mật), dấu "riêng người có tên mở bì" (nếu có và niêm phong). Bì ngoài đóng dấu bằng ký hiệu (A: Tuyệt mật; B: Tối mật; C: Mật). Công văn tài liệu tuyệt mật phải lập hồ sơ riêng để quản lý theo chế độ tài liệu "mật, tuyệt mật" và chỉ được khai thác khi được lãnh đạo cơ quan cho phép. Nhìn chung công tác bảo vệ tài liệu mật của HVBCTT đôi lúc còn chưa được tuân thủ theo đúng quy trình một cách chặt chẽ. Do đó, các đơn vị, cá nhân có chức năng trong công tác này ở HVBCTT cần phải quan tâm đến vấn đề này nhiều hơn nữa. * Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ: Lập hồ sơ là một quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành sau khi giải quyết công việc theo các nguyên tắc và các phương pháp quy định. Lập hồ sơ là khâu cuối cùng của công tác văn thư và cũng là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác này. Nó là mắt xích nối liền giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Lập hồ sơ giúp cho cán bộ, viên chức tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu một cách khoa học, quản lý chặt chẽ được văn bản, tạo điều kiện giải quyết công việc hàng ngày được nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả và đảm bảo bí mật thông tin văn bản. Do tác dụng của việc lập hồ sơ như vậy nên Nhà nước đã ban hành một số văn bản quy định về vấn đề này. Điều 21, Điều lệ Công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ cũng đã quy định: Cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công tác liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ công việc mình đã làm. Quy định này tiếp tục được khẳng định lại ở Điều 21, Mục 3, Chương 3 của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn thư. Thực hiện những quy định trên đây, ở HVBCTT thông thường cuối mỗi năm, Phòng Hành chính (bao gồm cả bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ) phối hợp với các đơn vị trong cơ quan dự kiến những hồ sơ cần lập trong năm tới, sau đó lập Danh mục hồ sơ chung của cơ quan trình lãnh đạo Học viện phê duyệt. Danh mục hồ sơ của Học viện thường được ban hành từ tháng cuối cùng năm trước. Phòng Hành chính có trách nhiệm chuẩn bị bìa, cặp và hướng dẫn các đơn vị khoa, phòng trong Học viện về nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ. Hiện nay, Phòng Hành chính hướng dẫn lập hồ sơ và quản lý chặt chẽ các hồ sơ chủ yếu sau: Các hồ sơ của hội nghị cơ quan như: Hồ sơ Đại hội Đảng, hồ sơ hội nghị công nhân viên chức... Thực tế ở HVBCTT cán bộ văn thư đã lập hồ sơ công văn đi, đến của cơ quan nhưng chủ yếu theo tên gọi và thời gian. Ví dụ: Quyết định năm 2000 thông báo năm 2002... và một số hồ sơ theo vấn đề. Vào quý I hàng năm, cơ quan thực hiện nộp lưu hồ sơ đã giải quyết xong của năm trước vào lưu trữ cơ quan. Khi giao nộp có biên bản cụ thể ghi rõ thông tin cần thiết như: Số lượng tài liệu, thành phần tài liệu, nội dung tài liệu, tình trạng vật lý của tài liệu. Cán bộ được cử đi học, đi công tác dài hạn... phải bàn giao đủ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc người thay thế. Trong thời gian tài liệu lưu giữ ở văn thư nếu cho cán bộ mượn thì phải ghi vào sổ cho mượn và có ký nhận phải trả đúng kỳ hạn. Bộ phận văn thư lưu trữ HVBCTT đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình như: Làm tốt công việc lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự thời gian, giao nộp vào lưu trữ đúng quy định. Tuy nhiên, ở HVBCTT vẫn còn một số các đơn vị khoa, phòng trong những năm qua chưa nộp hết hồ sơ vào lưu trữ Học viện. Điều này trái với quy định của nhà nước làm thất thoát tài liệu ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin tài liệu phục vụ cho hoạt động điều hành của HVBCTT. 2.1.4. Tổ chức quản lý hồ só tài liệu ở lưu trữ HVBCTT HVBCTT là một cơ quan đào tạo trực thuộc HVCTQGHCM, có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định tại Nghị quyết số 52 ngày 30-7-2005 và Quyết định số 149 ngày 2-8-2005 của Bộ Chính trị. HVBCTT có đầy đủ yếu tố để thành lập một Phông Lưu trữ độc lập (có cơ cấu tổ chức bộ máy riêng, có văn thư, có con dấu riêng, có tài khoản riêng). Hiện nay, Phông Lưu trữ HVBCTT có khối lượng tài liệu tương đối lớn. Khối lượng tài liệu này được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau: Từ văn thư cơ quan; từ các phòng, ban chức năng; từ các khoa và các trung tâm… Hiện nay, tài liệu được bảo quản trong Lưu trữ HVBCTT có thời gian sớm nhất là năm 1962 tức là từ khi thành lập HVBCTT cho tới nay. Tài liệu lưu trữ của HVBCTT được phân thành hai khối cơ bản sau: - Khối tài liệu hành chính. - Khối tài liệu nghiên cứu khoa học. Tài liệu hành chính hiện có 7.890 hồ sơ, trong đó: - 979 hồ sơ về tổ chức cán bộ. - 3.170 hồ sơ về công tác đào tạo. - 1.158 hồ sơ về công tác kế toán tài chính. - 520 hồ sơ về công tác hành chính, quản trị. - 348 hồ sơ về vấn đề nhà ở. - 442 hồ sơ về xây dựng cơ bản. - 97 hồ sơ về quan hệ hợp tác quốc tế. - 35 hồ sơ về công tác quân sự. Tài liệu nghiên cứu khoa học gồm: 315 bộ tài liệu. Ngoài ra, còn có khoảng 20 m giá tài liệu tồn đọng chưa được lập hồ sơ. Để thu thập tài liệu vào kho lưu trữ, trong những năm qua, cán bộ lưu trữ kết hợp với Phòng Hành chính HVBCTT đã tổ chức hướng dẫn các đơn vị tiến hành lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu theo quy định. Tuy nhiên, thực tế cho thấy ở HVBCTT các đơn vị khoa, phòng thường không nộp đủ tài liệu vào lưu trữ cho nên các hồ sơ không hoàn chỉnh, tài liệu thất lạc rất nhiều, ảnh hưởng đến việc tổ chức khoa học tài liệu và phục vụ các nhu cầu khai thác. Hiện nay, trên cơ sở số lượng tài liệu đã thu thập được, cán bộ lưu trữ đã và đang tiến hành phân loại các hồ sơ theo phương án thời gian - cơ cấu tổ chức. Ví dụ: Các hồ sơ, tài liệu năm 2000 của Phòng Đào tạo được phân thành các nhóm sau: a) Những vấn đề chung: - Những văn bản của Bộ GD-ĐT, HVCTQGHCM chỉ đạo, hướng dẫn về công tác đào tạo. - Kế hoạch đào tạo. - Báo cáo tổng kết công tác đào tạo. b) Quản lý đào tạo: - Tài liệu về chương trình đào tạo, bồi dưỡng đối với các loại hình đào tạo. - Tài liệu về đánh giá chất lượng chuyên môn và công tác giảng dạy. - Tài liệu xác nhận dạy vượt giờ của giảng viên. c) Quản lý học viên, sinh viên: - Tài liệu về tổ chức thi tuyển sinh (hệ chính quy, tại chức, ngắn hạn). - tài liệu về hồ sơ lý lịch, danh sách sinh viên. - Tài liệu về thi cử của sinh viên (thi học phần, thi tốt nghiệp). - Tài liệu về khen thưởng kỷ luật sinh viên. - Tài liệu về chế độ chính sách đối với sinh viên, học viên (cấp học bổng, thu học phí, trợ cấp xã hội, trợ cấp ưu đãi). - Tài liệu về cấp giấy chứng nhận học lực, cấp bằng tốt nghiệp và các giấy tờ có liên quan. - Tài liệu về tổ chức khai giảng, bế giảng, sơ kết học kỳ, tổng kết năm học. Việc tiến hành ghi bìa hồ sơ lưu trữ được thực hiện theo đúng chỉ dẫn về nghiệp vụ của Cục lưu trữ Trung ương Đảng. Hiện nay, các bìa hồ sơ lưu trữ của HVBCTT không có phần ghi chứng từ kết thúc và mục lục bên ngoài hồ sơ, do các hồ sơ hầu hết chưa thu thập đủ tài liệu, cần được bổ sung. Đó là một thiếu sót lớn, cán bộ lưu trữ cần phải khắc phục ngay. Song mỗi một hồ sơ thì được hệ thống hóa bằng các tấm thẻ (trên tấm thẻ ghi đầy đủ các thông tin cần thiết) và sau đó phân nhóm các tấm thẻ theo phương án đã phân loại: Các hồ sơ được lập có liên quan với nhau về cơ cấu tổ chức thì cho vào một hộp số. Mỗi hộp số đều có dán tem, có những thông tin sau: HVBCTT Tài liệu: Hộp số: Đơn vị bảo quản: Nói chung, công tác lập hồ sơ lưu trữ ở đây còn gặp nhiều khó khăn do thiếu cán bộ, tài liệu thu thập bị hư hỏng, mất mát, không đủ thông tin cho việc lập từng hồ sơ hoàn chỉnh. Theo quy định hiện hành, tài liệu lưu trữ của HVBCTT đến định kỳ phải được lựa chọn và nộp lên Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Tuy nhiên, cho đến nay mặc dù trong kho lưu trữ HVBCTT vẫn đang bảo quản những tài liệu có từ năm 1962 (nghĩa là từ khi thành lập HVBCTT), nhưng vẫn chưa nộp lưu lên Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương đảng. * bảo quản tài liệu lưu trữ: Bảo quản tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ trọng yếu của công tác lưu trữ. Đó là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, chủ yếu là biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu... nhằm phục vụ tốt cho việc khai thác, sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Để hạn chế đến mức thấp nhất hay loại trừ được các nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu, kho lưu trữ của HVBCTT được trang bị nhiều trang thiết bị hiện đại như: Máy hút bụi, máy hút ẩm, điều hòa nhiệt độ, hệ thống đèn chiếu sáng, dụng cụ chữa cháy... Tuy nhiên, cho đến nay, HVBCTT vẫn chưa có kho theo tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu. Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Học viện hiện vẫn còn một số nằm rải rác ở các phòng, khoa trong tình trạng bó gói. Tại các phòng, khoa này tình trạng tài liệu bị hư hỏng, thất lạc là không thể tránh khỏi. Qua đây cho thấy HVBCTT chưa thực sự quan tâm trong việc bố trí kho để đảm bảo điều kiện đầu tiên cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Do diện tích kho quá nhỏ nên tài liệu không được sắp xếp theo yêu cầu, tài liệu tích đống từ nhiều năm không những bị hư hỏng mà còn gây khó khăn cho việc tìm kiếm phục vụ khai thác sử dụng. Nhiều đơn vị phòng, khoa bố trí để tài liệu chỉ với dụng ý "cất" tài liệu để có đủ diện tích phục vụ cho hoạt động nghiên cứu, đào tạo. Nhìn chung, Lưu trữ HVBCTT đã trang bị được hệ thống giá để sắp xếp tài liệu. Do diện tích kho có hạn, khối lượng tài liệu nhiều hiện đang trong tình trạng quá tải. Cũng do diện tích kho chật hẹp nên mặc dù được trang bị hệ thống giá đầy đủ, theo tiêu chuẩn nhưng tài liệu không được sắp xếp khoa học, khoảng cách giữa các giá không đủ cho lối đi lại phục vụ cho công tác vệ sinh, tra tìm tài liệu. Mật độ tài liệu lớn cũng là điều kiện không tốt cho việc bảo quản tài liệu được an toàn. Để phục vụ tốt công tác tra cứu tài liệu, Bộ phận Lưu trữ Học viện đã xây dựng hệ thống công cụ tra tìm tài liệu. Đối tượng tra tìm của các công cụ này là hồ sơ lưu trữ. Thông qua hệ thống công cụ này, người sử dụng tài liệu lưu trữ có thể nhận được các thông tin cần thiết về các hồ sơ cần nghiên cứu, đồng thời có thể tra tìm được các hồ sơ đó. Tại lưu trữ HVBCTT hiện nay, công cụ tra tìm tài liệu thông dụng nhất là Mục lục hồ sơ, đây là công cụ tra tìm tài liệu dễ xây dựng và dễ sử dụng. Nó không chỉ giúp các cán bộ lưu trữ trong HVBCTT trong việc tra tìm tài liệu mà còn có thể thống kê được tương đối đầy đủ toàn bộ thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu được bảo quản trong kho lưu trữ. Công cụ truyền thống này đã phát huy được tác dụng rất lớn trong việc thông tin tài liệu lưu trữ đến các đối tượng sử dụng. Sau mỗi đợt chỉnh lý tài liệu của các đơn vị khoa, phòng, cán bộ lưu trữ HVBCTT thường lập thành 2 bản Mục lục hồ sơ, một bản lưu tại phòng lưu trữ, một bản lưu tại đơn vị có tài liệu chỉnh lý. Cách làm này của HVBCTT bước đầu đã phát huy được hiệu quả. Có thể nói, việc sử dụng Mục lục hồ sơ trong tra tìm tài liệu đã và đang trở thành thói quen đối với các cán bộ lưu trữ, các chuyên viên tại các đơn vị thuộc HVBCTT. Trong những năm gần đây, các cơ quan đã từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tra tìm tài liệu. Công nghệ thông tin với sức mạnh to lớn của mình đã góp phần rút ngắn tối đa thời gian tra tìm một tài liệu. Tuy nhiên, đến nay, HVBCTT vẫn chưa áp dụng công nghệ thông tin vào công tác tra tìm tài liệu và chưa xây dựng được phần mềm riêng để quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ. 2.1.5. Đánh giá về tình hình tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT Để có cơ sở xem xét, đánh giá về công tác tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT, chúng tôi đã áp dụng phương pháp khảo sát đối với cán bộ, công chức của HVBCTT, bao gồm Ban giám đốc cơ quan; các trưởng, phó khoa, phòng và một số cán bộ, viên chức làm công tác quản lý văn bản ở các đơn vị. Trong tổng số 97 cán bộ, công chức được khảo sát có 35 người là cán bộ lãnh đạo Học viện và trưởng các khoa, phòng (chiếm 36%); 31 người là cán bộ lãnh đạo cấp phó các khoa, phòng (chiếm 32%); số còn lại 31 người là cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách và kiêm nhiệm (chiếm 32%). Trong phiếu khảo sát, chúng tôi đưa ra các mức độ để cán bộ đánh giá về tình hình quản lý văn bản ở Học viện và ở các khoa, phòng. Tham gia đánh giá về quản lý văn bản ở HVBCTT có 97 người, trong đó 4% đánh giá là rất tốt, 40% đánh giá tốt, 51% bình thường, 5% chưa tốt. Các ý kiến đánh giá về công tác tổ chức quản lý văn bản ở các đơn vị trực thuộc HVBCTT cho kết quả như sau: Rất tốt 8%, tốt 47%, bình thường 38%, chưa tốt 5%, đánh giá khác 2%. Trong phần khảo sát chúng tôi đưa ra bốn mức để cán bộ tự đánh giá về công tác quản lý văn bản ở HVBCTT và các đơn vị trực thuộc. Kết quả trả lời là những ý kiến cá nhân. Mức độ tốt, bình thường, chưa tốt chỉ mang tính chất tương đối và chưa được định hướng cụ thể, nên chỉ là thông tin tham khảo. Dưới đây là kết quả khảo sát chúng tôi thu thập được: Biểu đồ 2.1: Đánh giá về quản lý văn bản tại HVBCTT Biểu đồ 2.2: Đánh giá về công tác quản lý văn bản ở đơn vị Qua đó chúng ta thấy được việc tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT cũng như ở các đơn vị khoa phòng trực thuộc HVBCTT còn nhiều điểm hạn chế cần phải có những biện pháp khắc phục kịp thời những yếu tố chưa làm tốt và cần có những giải pháp hợp lý nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công tác tổ chức quản lý văn bản của HVBCTT. Trên cơ sở đó, công tác tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT và các đơn vị trực thuộc phải phối hợp với nhau để đưa ra các biện pháp, quy trình, phù hợp và khoa học để công tác tổ chức quản lý văn bản ở HVBCTT đạt kết quả tốt hơn. 2.2. Nhu cầu và thực trạng khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở học viện báo chí và tuyên truyền 2.2.1. Hoạt động quản lý đào tạo và nhu cầu khai thác thông tin văn bản Để duy trì sự tồn tại và phát triển với tư cách là một cơ sở đào tạo, HVBCTT phải triển khai các hoạt động quản lý trên nhiều lĩnh vực như: - Quản lý hành chính: tổ chức quản lý các loại công văn giấy tờ, soạn thảo ban hành các loại văn bản đúng theo qui định của Nhà nước, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan đúng nguyên tắc; tổ chức điều hành các hoạt động chung. - Quản lý tổ chức và nhân sự: quy hoạch bồi dưỡng, bố trí, quản lý cán bộ, kiện toàn bộ máy, đảm bảo thực hiện đúng và kịp thời các chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với cán bộ giảng viên, công nhân viên trong HVBCTT. - Quản lý tài chính: quản lý nguồn ngân sách, phân phối và giám sát việc sử dụng toàn bộ kinh phí của HVBCTT theo đúng thể lệ Nhà nước qui định. - Quản lý hoạt động đào tạo: tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo (bao gồm kế hoạch, nội dung, chương trình, đảm bảo chất lượng dạy và học theo qui chế đào tạo) cùng với khoa quản lý sinh viên trong quá trình đào tạo. - Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học: quản lý mọi hoạt động nghiên cứu khoa học, tổ chức các hội nghị khoa học, thông tin khoa học cho cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của HVBCTT. - Quản lý cơ sở vật chất: quản lý đất đai, kiến thiết, tu bổ nhà ở, nơi làm việc, học tập của cán bộ giảng viên và sinh viên, cung ứng và quản lý trang thiết bị vật tư, phương tiện phục vụ cho giảng dạy và học tập, sinh hoạt của cán bộ, giảng viên và học viên của HVBCTT. Trong những lĩnh vực quản lý trên đây, hoạt động quản lý đào tạo là một trong những nhiệm vụ cơ bản, chủ yếu nhất trong toàn bộ hoạt động quản lý nói chung của HVBCTT. Hoạt động quản lý nói chung và hoạt động quản lý đào tạo nói riêng thường bao gồm các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Thứ nhất, HVBCTT phải nghiên cứu và xây dựng, ban hành các văn bản để xác định chiến lược phát triển và ban hành các qui chế, qui định làm căn cứ, cơ sở cho mọi hoạt động của nhà trường, trong đó có hoạt động quản lý đào tạo. - Thứ hai, trên cơ sở chiến lược phát triển và các qui chế, qui định, Phòng Đào tạo có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch đào tạo cho từng năm, nhiều năm và cụ thể hơn là cho từng học kỳ. Chẳng hạn, Phòng Đào tạo phối hợp với các khoa để xây dựng chương trình đào tạo cho từng ngành học. Ví dụ: Quyết định số 608/QĐ-PVBCTT của Giám đốc Phân viện BCTT ngày 25/5/1999 về việc ban hành chương trình tổng thể đào tạo cử nhân các ngành học thuộc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền. - Thứ ba, trên cơ sở kế hoạch đào tạo, Phòng Đào tạo có nhiệm vụ tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch theo đúng yêu cầu và tiến độ. Ví dụ: Triển khai thực hiện kế hoạch tuyển sinh; triển khai thực hiện kế hoạch giảng dạy; triển khai thực hiện kế hoạch thực tập; triển khai thực hiện kế hoạch thi tốt nghiệp; triển khai thực hiện kế hoạch biên soạn giáo trình... - Thứ tư, trong quá trình tổ chức triển khai thực hiện, Phòng Đào tạo kết hợp với các khoa phải tiến hành theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện của các đơn vị và cá nhân trong thực tế để kịp thời có những điều chỉnh cho phù hợp. Ví dụ: Phòng Đào tạo thường xuyên kiểm tra việc giảng dạy và học tập theo lịch của học kỳ. Trong trường hợp không thực hiện theo kế hoạch đã ban hành (giảng viên bỏ giờ, giáo viên ốm, giáo viên mời không đến) thì Phòng Đào tạo phối hợp với các khoa tổ chức giảng dạy bù những buổi thiếu vào ngày thứ 7 hoặc chủ nhật. - Thứ năm, sau khi hoàn thành nhiệm vụ các kế hoạch, Phòng Đào tạo phải kết hợp với các đơn vị tiến hành tổng kết, đánh giá tình hình thực hiện để tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân… Trên cơ sở đó, Phòng Đào tạo sẽ nghiên cứu và đề xuất các ý kiến tham mưu cho lãnh đạo Học viện. Ví dụ: Nếu một trong những khoa không thực hiện theo đúng kế hoạch thì Phòng Đào tạo và khoa chủ quản cần tìm ra những nguyên nhân tại sao không thực hiện. Nếu giáo viên không đủ, lãnh đạo Phòng Đào tạo sẽ kiến nghị lên Ban giám đốc để năm học sau sẽ cho một số lớp học ghép. Quản lý hoạt động đào tạo không phải chỉ là riêng Phòng Đào tạo mà còn có vai trò của một số đơn vị khác, như: Phòng Quản trị, Phòng Công tác chính trị, Thanh tra, các khoa, bộ môn. Nhưng Phòng Đào tạo là nơi chịu trách nhiệm giúp Giám đốc tổng hợp hoạt động quản lý đào tạo trực tiếp. Để thực hiện những nhiệm vụ quản lý đào tạo được tốt, dưới đây chúng tôi xin trình bày chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Đào tạo. * Trưởng phòng Phòng Đào tạo: Quản lý chung và chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về kế hoạch đào tạo đại học, sau đại học cũng như các hoạt động chuyên môn của phòng; tuyển dụng và bố trí cán bộ trong phạm vi phòng, xem xét và quyết định điều kiện thi tốt nghiệp của sinh viên trước khi giám đốc ra quyết định chính thức; quản lý phách bài thi học phần, thi tốt nghiệp; ký các loại giấy tờ, văn bản thanh toán; tham gia các công việc khác. Phó Trưởng phòng thứ nhất: Giúp Trưởng phòng quản lý đào tạo đại học: xây dựng kế hoạch giảng dạy, học tập năm học và từng học kỳ, kiểm tra hồ sơ sinh viên vào trường, nhận và xem xét, giải quyết đơn từ, đề nghị của sinh viên (những trường hợp đặc biệt phải thông qua trưởng phòng); theo dõi toàn bộ các công việc liên quan đến thi tốt nghiệp của sinh viên; chuẩn bị địa điểm và các giấy tờ văn bản cho sinh viên đi kiến tập, thực tập; tham gia các công việc khác theo sự phân công, thay mặt trưởng phòng giải quyết các công việc khi trưởng phòng đi vắng. Phó Trưởng phòng thứ hai: Giúp Trưởng phòng quản lý đào tạo sau đại học; các công việc liên quan đến bảo vệ luận văn của học viên; công tác thi đua khen thưởng sinh viên, học viên; tham gia các công việc khác theo sự phân công. Ngoài lãnh đạo phòng còn có 5 chuyên viên được phân công trách nhiệm cụ thể như sau: Chuyên viên A: Xây dựng lịch giảng dạy học tập của các khoa, các lớp, cuối tuần báo cáo kết quả kiểm tra cho trưởng phòng; xử lý việc ghép lớp, học bù, trong khuôn khổ giám đốc cho phép; tính giờ giảng dạy, phục vụ giảng dạy của các khoa, đối chiếu bản kê khai để tính vượt giờ hàng năm; nhận, quản lý và xử lý, đăng ký tiến độ giảng dạy của các khoa bộ môn, tổng hợp và lập danh sách các đoàn sinh viên đi kiến tập, thực tập ở các địa phương; kiểm tra các bản khai thanh toán giảng viên mời của các khoa bộ môn, thanh toán các khoản chi phí có liên quan đến hoạt động chuyên môn của phòng, phụ trách quỹ phòng; tham gia các công việc khác thuộc sự phân công. Chuyên viên B: Các công việc chuẩn bị cho kỳ thi tuyển sinh, quản lý bằng trắng và các chứng chỉ khống, làm thẻ sinh viên, làm các thủ tục đổi bằng đặc cách, tham gia các công việc khác thuộc sự phân công. Chuyên viên C: Quản lý các công việc liên quan đến thi học phần, chuẩn bị giấy thi, bố trí người coi thi lần 2, nhận bài thi, đánh phách, cắt phách, ghép phách, vào điểm, lập danh sách sinh viên thi lại, học lại, kiểm tra điều kiện thi học phần, kiểm tra các bản khai kết quả học tập của sinh viên; giúp trưởng phòng quản lý sinh viên trên máy tính, soạn thảo các văn bản theo yêu cầu; tham gia các công việc khác theo sự phân công. Chuyên viên D: Thực hiện các công việ