Luận văn Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý khám chữa bệnh tại bệnh viện đa khoa huyện Lâm thao, tỉnh Phú Thọ

b. Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiệm y tế, đầu tư của nước ngoài, và các tổ chức kinh tế. c. Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi ngân sách của bệnh viện; từng bước thực hiện hạch toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh. 24 2.3. Khái quát về cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa huyện Lâm Thao Cơ cấu tổ chức bệnh viện đa khoa huyện Lâm Thao, tỉnh Phú Thọ Ban giám đốc Phòng TC – HC - QT Phòng Y tá - điều dưỡng Phòng KH - TH Khoa Nội – Nhi - Lây Khoa Hồi sức cấp cứu Khoa Ngoại – S - CKL Khoa Dược Khoa Y học cổ truyền Khoa KSNK Khoa XN - CLS Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức bệnh viện đa khoa huyện Lâm Thao, tỉnh Phú Thọ 2.3.1. Ban giám đốc bệnh viện Ban giám đốc bệnh viện, đứng đầu là giám đốc bệnh viện, chịu trách nhiệm trực tiếp trước cấp trên về mọi hoạt động của bệnh viện. 2.3.2 Đơn vị phòng 2.3.2.1 Phòng Tổ chức – Hành Chính – Quản trị Phòng Tổ chức - Hành chính - Quản trị là phòng nghiệp vụ, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ hoạt động hành chính, tài chính trong bệnh viện, về tổ chức thực hiện các 25 công tác tổ chức cán bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ của bệnh viện, về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của bệnh viện. - Kế hoạch hoạt động của khoa, phòng. - Đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện quy chế bệnh viện. - Tổ chức và chỉ đạo công tác nghiệp vụ chuyên môn của bệnh viện. 2.3.2.2. Phòng y tá (điều dưỡng) Phòng y tá (điều dưỡng) của bệnh viện là phòng nghiệp vụ, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc bệnh viện và chịu trách nhiệm trước giám đốc về tổ chức, điều hành và giám sát công tác chăm sóc người bệnh toàn diện. 2.3.2.3. Phòng Kế hoạch – Tổng hợp Phòng Kế hoạch – tổng hợp của bệnh viện là phòng nghiệp vụ chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc bệnh viện chịu trách nhiệm trước giám đốc về toàn bộ công tác vật tư, thiết bị y tế trong viện. 2.3.2.4. Các khoa phòng Mỗi khoa có một chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều phối hợp với nhau để đảm bảo việc khám chữa bệnh cho bệnh nhân. 2.3.3. Nhiệm vụ, trách nhiệm của bác sĩ, y tá 2.3.3.1. Bác sĩ trưởng khoa Bác sĩ trưởng khoa là người chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn của khoa, bố trí nhân lực trong khoa cho phù hợp với công việc. Cụ thể là: - Quản lý thông tin bác sĩ trong khoa - Phân công bác sĩ điều trị cho các bệnh nhân - Phân lịch trực cho các bác sĩ - Xét duyệt các yêu cầu (hội chẩn, chuyển khoa, xuất viện ) 26 2.3.3.2. Bác sĩ Bác sĩ là những người có chuyên môn y học, họ có quyền khám bệnh và ra y lệnh điều trị bệnh nhân. Cụ thể là: - Xem thông tin bệnh nhân - Xem danh sách bệnh nhân được phân công điều trị. - Xem lịch trực của bác sĩ - Gửi yêu cầu và xem các kết quả xét nghiệm và chuẩn đoán hình ảnh - Ra y lệnh - Xem các báo cáo chăm sóc bệnh nhân 2.3.3.3. Y tá ( điều dưỡng ) trưởng khoa: Y tá trưởng khoa là người quản lý, tổ chức, kiểm tra, đôn đốc y tá thực hiện các y lệnh của bác sĩ, lập kế hoạch phân công công việc cho các y tá. Cụ thể là: - Phân công việc chăm sóc bệnh nhân cho các y tá. - Phân công lịch trực cho các y tá - Xem các báo cáo chăm sóc bệnh nhân 2.3.3.4. Y tá: Y tá là người thực hiện các y lệnh của bác sỹ, cập nhật các thông tin kết quả chăm sóc bệnh nhân. Cụ thể là: - Xem danh sách bệnh nhân chăm sóc - Xem lịch trực y tá - Xem và thực hiện các y lệnh - Cập nhật báo cáo chăm sóc bệnh nhân (báo cáo các triệu chứng bất thường khi chăm sóc bệnh nhân) 27 2.3.3.5. Dược sĩ Dược sĩ là người có trách nhiệm quản lý các thông tin liên quan đến việc bảo quản, xuất nhập thuốc, hóa chất và dụng cụ theo quy định 2.3.3.6. Kỹ thuật viên Kỹ thuật viên là nhóm các kỹ sư, các chuyên viên kỹ thuật, công tác tại các khoa khác nhau trong bệnh viện. Họ có thể tham gia vào việc nghiên cứu, làm việc tại các phòng xét nghiệm, kiểm nghiệm, hoặc vận hành, quản lý một số thiết bị y tế trong bệnh viện 2.3.3.7. Người quản trị: Người quản trị là người chịu trách nhiệm duy trì, bảo dưỡng hệ thống, đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, hiệu quả. Người quản trị được phép thực hiện tất cả các quyền trong hệ thống dưới sự chỉ đạo, ủy quyền của ban giám đốc bệnh viện. 2.4 Thực trạng công tác quản lý bệnh nhân Bệnh viện đa khoa Lâm Thao là bệnh viện qui mô tuyến huyện có công suất sử dụng 120 giường bệnh; được giao chỉ tiêu 100 giường bệnh, 20 giường bệnh xã hội hóa. Số lượt khám bệnh - Năm 2011 đạt: 455.963 lần; - Năm 2012 đạt: 423.604 lần; - Năm 2013 đạt 453.314 lần. Công suất sử dụng giường bệnh - Năm 2011 công suất sử dụng: 131% - Năm 2012 công suất sử dụng: 139% - Năm 2013 công suất sử dụng: 170% Ngày điều trị trung bình 6 đến 6,7 ngày/1 lần điều trị 28 2.4.1. Quản lý bệnh nhân nội trú: Quy trình khám bệnh nội trú Hình 2.2. Quy trình khám bệnh nội trú Quy trình quản lý bệnh nhân nội trú được thực hiện thủ công, theo dõi trên giấy tờ sổ sách rất mất thời gian, lãng phí nhân lực trong việc ngồi viết các phiếu yêu cầu nhiều lần cho 1 ngày điều trị. Công việc vào thông tin cho bệnh nhân chiếm 4h/1 ca trực của y tá bác sĩ (8h/1 ca trực hành chính và 16h/1 ca trực ngoài giờ hành chính ). Dễ xảy ra tình trạng viết sai thông tin bệnh nhân, viết nhầm thông tin bệnh nhân, viết sai tên thuốc, sai tên vật tư y tế và để bệnh nhân chờ đợi lâu khi có đông bệnh nhân cùng điều trị. Các thông tin về bệnh nhân được viết đi viết lại nhiều lần như: - Họ tên bệnh nhân; - Năm sinh; - Giới tính; - Địa chỉ; - Nghề nghiệp; - Loại bệnh nhân ( Bảo hiểm hay trả phí ); - Chuẩn đoán. Cho mỗi loại nghiệp vụ của bệnh viện như: - Phiếu xét nghiệm; 29 - Phiếu chuẩn đoán hình ảnh; - Phiếu theo dõi chức năng sống; - Phiếu lĩnh thuốc; - Phiếu lĩnh vật tư y tế tiêu hao; - Phiếu cấp thuốc; - Phiếu cấp vật tư y tế tiêu hao. 2.4.2. Quản lý bệnh nhân ngoại trú: Quy trình khám bệnh đối tượng BHYT 6b Hình 2.3. Quy trình khám bệnh đối tượng BHYT Quy trình khám bệnh đối tượng viện phí Hình 2.4. Quy trình khám bệnh đối tượng viện phí Quy trình quản lý bệnh nhân ngoại trú được thực hiện thủ công, theo dõi trên hồ sơ sổ sách. 30 Bệnh nhân ngoại trú thường tập trung đông vào buổi sáng. Do việc cấp phát số khám, phân buồng khám cho bệnh nhân còn thủ công. Nên việc chờ đợi của bệnh nhân là không tránh khỏi khi lượng bệnh nhân chủ yếu tập trung vào buổi sáng, phải xếp hàng chờ đến lượt khám gây mệt mỏi cho bệnh nhân. Trước tình hình đó, bệnh viện đã bố trí cho bộ phận đón tiếp bệnh nhân làm việc trước 30 phút so với giờ hành chính để giảm thời gian chờ đợi cho bệnh nhân khi bác sĩ khám bệnh. Mỗi buổi khám cho bệnh nhân, y tá, điều dưỡng phải viết bằng tay các phiếu chỉ định xét nghiệm của bác sĩ cho bệnh nhân gây chờ đợi rất lâu vì mỗi bệnh nhân phải viết lại nhiều lần thông tin bệnh nhân Vì vậy, mỗi phòng khám phải có 03 nhân viên y tế gồm: 1 bác sĩ khám bệnh;1 điều dưỡng viết chỉ định các xét nghiệm,cận lâm sàng của bác sĩ;1 y tá kiểm tra các chỉ số sinh tồn của bệnh nhân. Sau khi có kết quả xét nghiệm của bệnh nhân được chuyển về phòng khám, bác sĩ đọc các chỉ số xét nghiệm, ra y lệnh điều trị cho bệnh nhân. Điều dưỡng viết đơn thuốc cho bệnh nhân. Một lần khám bệnh cho bệnh nhân ngoại trú thường bắt đầu từ 7h30 đến 11h kết thúc quá trình khám bệnh của bệnh nhân vì không có sự liên kết thông tin giữa các phòng, các buồng xét nghiệm, cận lâm sàng. Vì: - Bệnh nhân xếp hàng đợi phát số, phân buồng khám bệnh ( 5-10 phút ); - Tại buồng khám bệnh, bệnh nhân đợi tới lượt khám bệnh (10-15 phút); - Bác sĩ khám bệnh, chỉ định các xét nghiệm – cận lâm sàng, điều dưỡng viết phiếu chỉ định các xét nghiệm – cận lâm sàng (10-15 phút); - Tại mỗi phòng xét nghiệm, bệnh nhân đợi tới lượt làm xét nghiệm (10- 15 phút); - Bệnh nhân đợi kết quả tại các phòng (Siêu âm, điện tim, X-Quang) từ (20-30 phút) do việc ghi kết quả bằng tay của từng bệnh nhân lên phiếu kết quả cho bệnh nhân, vào sổ theodõi bệnh nhân; - Bệnh nhân đợi kết quả xét nghiệm tại các phòng: Xét nghiệm tế bào máu, xét nghiệm sinh hóa máu, xét nghiệm nước tiểu (60-90 phút) do 31 phải phục vụ xét nghiệm cho cả bệnh nhân nội trú, bệnh nhân ngoại trú. Mỗi lượt xét nghiệm được 36 mẫu chạy trong 45 phút. Kỹ thuật viên phải ghi kết quả xét nghiệm trên màn hình ra phiếu yêu cầu xét nghiệm cho bệnh nhân ( 3-5 phút). - Sau khi có đầy đủ kết quả xét nghiệm – cận lâm sàng. Bệnh nhân cầm tất cả kết quả xét nghiệm – cận lâm sàng quay về buồng khám bệnh đợi đến lượt khám bệnh ( 5-10 phút) - Bác sĩ đọc kết quả xét nghiệm – cận lâm sàng (5-10 phút); - Bác sĩ ra y lệnh điều trị cho bệnh nhân (cấp thuốc điều trị ngoại trú, nhập viện điều trị nội trú, chuyển viện tuyến trên), y sỹ viết chỉ định của bác sĩ trên giấy (3-5 phút); - Bệnh nhân mang đơn thuốc, chỉ định của bác sĩ và tất cả xét nghiệm – cận lâm sàng đến phòng thanh toán để tổng hợp thanh toán. Kế toán viên tổng hợp đơn thuốc, xét nghiệm – cận lâm sàng vào biểu mẫu thanh toán (10-15 phút); - Bệnh nhân thanh toán viện phí, kết thúc quá trình khám bệnh. Như vậy kết thúc quá trình khám bệnh ngoại trú, trung bình một bệnh nhân mất 200 phút ( 3 giờ 20 phút ) để kết thúc quá trình khám bệnh. Chưa kể thời gian đi lại giữa các khoa, buồng khám bệnh để thực hiện các chỉ định xét nghiệm – cận lâm sàng của bác sĩ. Sau đó lại quay lại để lấy các xét nghiệm – cận lâm sàng đưa về buồng khám bệnh để bác sĩ khám đọc kết quả và chỉ định phương pháp điều trị. Việc kê đơn thuốc cho bệnh nhân bằng tay của điều dưỡng cũng rất dễ xảy ra hiện tượng nhầm tên thuốc, nhầm hàm lượng thuốc do các loại thuốc có nhiều hàm lượng khác nhau như 100mg; 200mg; 500mg gây ảnh hưởng tới bệnh nhân. 32 2.4.3. Quản lý thuốc, vật tư y tế khoa dược Quy trình nghiệp vụ khoa Dược bệnh viện Hình 2.5. Quy trình nghiệp vụ khoa Dược bệnh viện Quy trình nghiệp vụ: Khoa dược là khoa quản lý hàng hóa, vật tư thiết bị của toàn bệnh viện. Khi có yêu cầu lĩnh hàng hóa, vật tư thiết bị của các khoa phòng. Khoa dược trước tiên kiểm tra phiếu lĩnh, so sánh số lượng tồn trong khoa từ đó xuất hàng theo phiếu lĩnh. a. Quản lý thuốc Khoa dược là khoa đặc thù chuyên môn của bệnh viện. Có trách nhiệm dự trù, cung ứng thuốc, vật tư y tế đầy đủ phục vụ yêu cầu chuyên môn cũng như phục vụ bệnh nhân điều trị tại bệnh viện có đủ lượng thuốc, vật tư y tế. Do việc quản lý thuốc, vật tư y tế bằng sổ sách nên việc theo dõi thuốc, vật tư y tế rất khó khăn cho cán bộ khoa dược như: - Không kiểm soát được số lượng thuốc còn tồn trong kho chính xác tại một thời điểm là bao nhiêu. 33 Ví dụ: Khoa dược còn 50 viên thuốc paracetamol hàm lượng 500mg nhưng cùng một thời điểm khoa: Khám bệnh cấp cho bệnh nhân 20 viên; Khoa Ngoại sản viết phiếu lĩnh 20 viên; Khoa nội – nhi lĩnh 20 viên như vậy sẽ xảy ra tình trạng: Thiếu thuốc 1 trong 2 khoa nội trú - Khi bác sĩ kê đơn thuốc cho bệnh nhân ngoại trú. Bệnh nhân thanh toán hóa đơn tại phòng thanh toán sau đó chuyển khoa dược lĩnh thuốc và kết thúc quá trình khám bệnh. - Khoa nội trú viết phiếu lĩnh thuốc cho bệnh nhân. Thuốc hết quay trở lại bác sĩ ra y lệnh thay thuốc khác làm tổn thất về thời gian và chờ đợi của bệnh nhân cần sử dụng thuốc. Thiếu thuốc cho bệnh nhân ngoại trú - Khi bác sĩ viết phiếu lĩnh thuốc cho bệnh nhân nội trú. Điều dưỡng chuyển khoa 2.4.4. Về xây dựng quy trình, quy chuẩn trong khám và điều trị Bảo về sức khỏe của người dân là nhiệm vụ và trách nhiệm của bệnh viện, nhận thức được vấn đề đó. Ban giám đốc bệnh viện đã rất chú trọng và quan tâm đến việc hoàn thiện và liên tục bổ sung các quy trình về chăm sóc bệnh nhân như: Bộ quy trình về chăm sóc bệnh nhân khoa Nội; Quy trình về chăm sóc bệnh nhân khoa Ngoại – Sản; Quy trình chăm sóc bệnh nhân khoa Y học cổ truyền; Quy trình về chăm sóc bệnh nhân khoa Hồi sức cấp cứu. Từ đó giúp Bác sĩ, y tá cũng như điều dưỡng có những tiêu chuẩn về quy trình để điều trị cũng như chăm sóc cho bệnh nhân được tốt nhất dựa vào từng loại bệnh của bệnh nhân mà có quy trình phù hợp. 2.5. Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý khám chữa bệnh tại bệnh viện Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Phú Thọ, các bệnh viện đa khoa tuyến huyện cũng như bệnh viện Đa khoa tỉnh Phú Thọ đã được đầu tư hạ tầng mạng Lan (local are network), phần mềm quản lý bệnh viện thống nhất HIS (Hospital Intelligence Solution), duy chỉ có bệnh viện đa khoa huyện Lâm Thao là chưa 34 được triển khai phần mềm do đang trong quá trình xây dựng cơ bản. Vì vậy, để đảm bảo công tác chuyên môn cũng như quản lý thu chi tài chính, báo cáo theo quy định của Sở y tế tỉnh Phú Thọ, Bảo hiểm xã hội tỉnh Phú Thọ. Bệnh viện đã phát triển chương trình “Quản lý dược” dựa trên nền phần mềm Access 2000 của Microsft. Đã đáp ứng được phần nào yêu cầu của bệnh viện trong việc thanh toán viện phí cho bệnh nhân bảo hiểm cũng như bệnh nhân không có thẻ bảo hiểm tại bệnh viện. Do là phần mềm tự phát triển nên còn nhiều bất cập, quy mô không lớn, chủ yếu chỉ áp dụng cho bộ phận kế toán viện phí thanh toán viện phí cho bệnh nhân nên tất cả công đoạn thanh toán cũng như nhập liệu đơn thuốc, thủ thuật, vật tư y tế tiêu hao cho bệnh nhân trong quá trình điều trị được bộ phận kế toán tổng hợp và thanh toán trực tiếp cho bệnh nhân. Tạo áp lực lớn cho bộ phận thanh toán khi cùng một lúc phải thanh toán cho nhiều bệnh nhân. Chương trình quản lý dược được thiết kế cho các phần (module) như sau: - Hệ thống; - Nhập hàng; - Quản lý dược; - Nội trú BHYT; - Nội trú viện phí; - Báo cáo BHYT; - Báo cáo viện phí. Giao diện chương trình quản lý dược Hình 2.6. Giao diện chương trình quản lý dược 35 2.5.1. Phần hệ thống Phần hệ thống của chương trình bao gồm: - Nhập mẫu hàng hóa nhập kho: Có chức năng tạo danh mục hàng hóa (thuốc, vật tư y tế, thiết bị y tế) cho toàn bộ bệnh viện. - Xem phân loại thuốc, vật tư, dịch vụ: Có chức năng phân loại thuốc, máu, vật tư thiết bị y tế, xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thành nhóm theo quy định của Bộ y tế. - Xem bảng mã đối tượng: Có chức năng phân loại các đối tượng tham gia bảo hiểm theo từng nhóm được hưởng các mức bảo hiểm khác nhau (80%, 95%, 100%) theo quy định của Bảo hiểm xã hội Việt Nam. - Xem mã bệnh: Có chức năng phân loại mã bệnh theo tiêu chuẩn ICD-10 của Bộ y tế. - Thống kê dịch vụ khám chữa bệnh: Có chức năng quản lý, thêm, bớt, sửa, xóa các dịch vụ kỹ thuật của bệnh viện theo phân tuyến kỹ thuật của Bộ y tế quy định Kết chuyển cuối tháng: Cơ sở dữ liệu access không phải là cơ sở dữ liệu có mức lưu trữ lớn. - Kích thước tối đa của một cơ sở dữ liệu mdb là 2 GB; - Số lượng tối đa các đối tượng trong một CSDL là: 32,768; - Số modules tối đa là: 1,000 (bao gồm báo cáo, form với thuốc tính Hasmodule là True) ; - Tên đối tượng dài nhất là 64 ký tự; - Mật khẩu dài nhất là 14; - Tên nhóm dài nhất là 24; - Số lượng người dùng đồng thời là 255. Cho nên, cuối mỗi tháng, bộ phận kế toán phải làm công việc kết chuyển dữ liệu cuối tháng thực chất là thao tác xóa dữ liệu bệnh nhân nội trú, ngoại trú của tháng đó và tạo lượng thuốc, vật tư y tế còn tồn lại sang tháng sau. Vì vậy, trước khi kết chuyển bộ phận kế toán phải sao lưu data (dữ liệu của tháng hiện tại) để chuẩn bị cho dữ liệu của tháng kế tiếp. Với nhược điểm trên, 36 chương trình chỉ có thể tổng hợp báo cáo theo tháng, không thể tổng hợp báo cáo thường kỳ Quý, năm theo yêu cầu lãnh đạo bệnh viện, Sở Y tế, Bảo hiểm xã hội, Bộ y tế. So với phần mềm đã được triển khai ở các bệnh viện trên địa bàn tỉnh (HIS) thì còn thô sơ, chưa đáp ứng được toàn bộ yêu cầu chuyên môn như: - Không quản lý được hồ sơ bệnh nhân khám và điều trị tại viện; - Không quản lý được thông tin hành chính của bệnh nhân; Chỉ có các chức năng cơ bản để lập thông tin danh mục thuốc, đối tượng bệnh nhân, danh mục thủ thuật, phẫu thuật để tham chiếu cho phần thanh toán bệnh nhân và. 2.5.2.Phần nhập hàng Hình 2.7. Phần nhập hàng Phần nhập hàng của chương trình bao gồm: - Nhập mới: Có chức năng nhập mới hàng hóa theo hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) của bên cung cấp hàng hóa vào kho thuốc, vật tư, thiết bị y tế của bệnh viện. - Xem hàng tồn kho: Có chức năng kiểm tra, in báo cáo lượng hàng tồn kho của toàn bệnh viện tại thời điểm hiện tại. - Nhập dịch vụ y tế: Có chức năng thêm, bớt, sửa, xóa, in danh sách danh mục kỹ thuật của bệnh viện. 37 Ở chương trình Quản lý dược, phần nhập Hàng chỉ có chức năng cơ bản: - Quản lý hàng hóa nhập kho dược; - Quản lý dịch vụ kỹ thuật; So với phần mềm HIS thì chương trình còn hạn chế: - Không kiểm tra được hạn sử dụng của thuốc; - Không theo dõi được số lô sản xuất; - Không xuất được thẻ kho theo dõi từng loại hàng hóa xuất nhập kho; - Không kiểm tra được lượng tồn kho thực tế tại thời điểm lập báo cáo; 2.5.3. Phần quản lý dược - Xuất khám Bảo hiểm y tế (BHYT): Có chức năng thanh toán viện phí bệnh nhân điều trị ngoại trú sau khi tổng hợp các phiếu kê đơn thuốc, dịch vụ kỹ thuật cận lâm sàng. Hình 2.8. Tổng hợp phiếu thanh toán ngoại trú - Xuất khám viện phí: Có chức năng tương tự như phần xuất khám BHYT nhưng dành cho đối tượng bệnh nhân không có thẻ bảo hiểm y tế. - Xuất hàng cho phòng khám: Có chức năng xuất thuốc, hóa chất, vật tư, thiết bị cho phòng khám khi có phiếu yêu cầu từ phòng khám (khoa khám bệnh ngoại trú). 38 - Xuất hàng cho khoa Nội, Ngoại, Đông Y: cũng tương tự như khoa khám bệnh, khi có yêu cầu lĩnh thuốc, hóa chất, vật tư, thiết bị của các khoa điều trị thì phòng kế toán làm phiếu xuất theo yêu cầu cho các khoa điều trị. - Xuất hàng cho xã, thị trấn: Vì đặc thù bệnh viện đa khoa huyện Lâm Thao là bệnh viện đa khoa tuyến huyện, có chức năng quản lý và chỉ đạo tuyến xã, thị trấn trong toàn huyện về khám và chữa bệnh cho bệnh nhân trong vùng. Do vậy, hàng tháng bệnh viện sẽ cấp cho các xã, thị trấn một cơ số thuốc điều trị các bệnh thông thường để khám và điều trị bệnh nhân tại chỗ. - Hàng xuất thanh lý kho Dược: Có chức năng xuất hủy, thanh lý hàng hóa tại kho Dược bệnh viện với các trường hợp: hàng hóa vỡ, hỏng, hết hạn sử dụng, không đảm bảo yêu cầu sử dụng. Ở chương trình Quản lý dược - Chỉ có chức năng tổng hợp phiếu thanh toán cho bệnh nhân sau khi có tổng hợp các dịch vụ, đơn thuốc của phòng khám chuyển sang. - Dễ sai sót, tổng hợp nhầm đơn thuốc, dịch vụ của bệnh nhân do bác sĩ kê đơn thuốc bằng tay. - Tổng hợp thiếu dịch vụ bệnh nhân đã làm do bệnh nhân làm rơi, đưa thiếu phiếu xét nghiệm – cận lâm sàng cho bộ phận kế toán tổng hợp. Dẫn đến thất thu tài chính của bệnh viện. So sánh phần mềm HIS - Không quản lý được bệnh nhân ngoại trú điều trị trong ngày; - Không lập được danh mục quản lý bệnh nhân ngoại trú; - Không quản lý được thông tin hành chính của bệnh nhân; - Bệnh nhân phải chờ đợi lâu do phải đợi bộ phận kế toán tổng hợp và áp giá lại phiếu thanh toán của bệnh nhân. 2.5.4. Phần nội trú BHYT Có chức năng tổng hợp thanh toán chi phí điều trị nội trú cho bệnh nhân nội trú tại các khoa lâm sàng. Được phân theo từng khoa điều trị nội trú của bệnh viện: - Khoa Điều trị Ngoại – Sản; - Khoa điều trị Nội – Nhi; - Khoa điều trị Đông Y (YHCT) 39 Khi bệnh nhân thanh toán ra viện, điều dưỡng khoa nội trú tổng hợp các loại thuốc, vật tư y tế, thủ thuật, xét nghiệm chuyển bộ phận kế toán nhập trên chương trình để tính tiền phải thanh toán của bệnh nhân. Hình 2.9. Tổng hợp phiếu thanh toán nội trú – Bảo hiểm 2.5.5. Phần nội trú viện phí Tương tự như phần nội trú BHYT, nội trú viện phí có chức năng tổng hợp thanh toán chi phí điều trị cho bệnh nhân nội trú không có thẻ bảo hiểm y tế tại các khoa lâm sàng. Do tính chất, cách tính khác nhau giữa bệnh nhân viện phí và bệnh nhân có thẻ BHYT nên phải thiết kế trên hai module riêng biệt. - Sau khi y tá các khoa tổng hợp thuốc, dịch vụ đã sử dụng cho bệnh nhân chuyển bộ phận kế toán. Bộ phận kế toán tổng hợp phiếu thanh toán trên phần mềm, thanh toán cho bệnh nhân. Gây lãng phí thời gian do phải tổng hợp nhiều lần (y tá khoa tổng hợp danh mục thanh toán, kế toán nhập lại danh mục, áp đơn giá vào phiếu thanh toán) tổng hợp thanh toán cho bệnh nhân. - Việc tổng hợp danh mục thanh toán của bệnh nhân cũng có thể sai sót do y tá khoa phải tổng hợp trong hồ sơ bệnh án của bệnh nhân lên mẫu phiếu thanh toán thủ công. Sau đó chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp lại trên chương trình Quản lý dược cũng có thể sai do quá trình nhập liệu. So với phần mềm His - Không theo dõi tình hình cấp thuốc, danh mục vật tư y tế, dịch vụ của bệnh nhân hàng ngày được. 40 - Không kiểm tra được bệnh nhân tạm ứng đủ số tiền điều trị tại thời điểm hiện tại được. - Không quản lý được số lượng bệnh nhân điều trị tại các khoa nội trú. - Dễ sai sót trong quá trình tổng hợp dịch vụ cho bệnh nhân điều trị dài ngày, bệnh nhân sử dụng nhiều loại thuốc khác nhau. - Không thanh toán được cho bệnh nhân phải điều trị nhiều khoa khác nhau trong bệnh viện cho một đợt điều trị. ( Phải làm một phiếu thanh toán cho một khoa bện nhân điều trị). Gây phiền hà cho bệnh nhân. 2.5.6. Phần báo cáo BHYT Có chức năng tổng hợp các báo cáo theo quy định của cơ quan Bảo hiểm xã hội đối với các đối tượng được thanh toán bằng thẻ Bảo hiểm y tế. Đáp ứng được phần nào những báo cáo cơ bản của cơ quan bảo hiểm như: - Báo cáo mẫu 14a/BHYT; - Báo cáo mẫu 14b/BHYT; - Báo cáo mẫu 25a/BHYT; - Báo cáo mẫu 25b/BHYT. Hình 2.10. Báo cáo Bảo hiểm y tế So với phần mềm HIS - Chỉ có các báo cáo cơ bản theo yêu cầu của cơ quan BHXH tỉnh; - Không có các báo cáo trực quan về doanh thu ngày, tháng, năm; - Không có báo cáo thu chi tài chính; - Không có báo cáo thủ thuật, phẫu thuật. 41 2.5.7. Phần báo cáo viện phí Có chức năng tổng hợp các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo bệnh viện. Cũng như thu chi tài chính trong kỳ (tháng) của bệnh viện. - Báo cáo dược hàng tháng: Tổng hợp lượng thuốc, vật tư y tế, hóa chất, thiết bị của toàn bệnh viện tại ngày lập báo cáo. Hình 2.11. Báo cáo quyết toán hóa chất và vật tư y tế - Báo cáo khám ngoại trú viện phí: Tổng hợp danh sách bệnh nhân viện phí ngoại trú từ đầu tháng đến ngày lập báo cáo. - Báo cáo khám nội trú viện phí: Tương tự như báo cáo khám ngoại trú viện phí, báo cáo có chức năng tổng hợp danh sách bệnh nhân viện phí tại các khoa lâm sàng. - Báo cáo sử dụng dịch vụ kỹ thuât: Có chức năng tổng hợp tất cả dịch vụ kỹ thuật, thủ thuật, phẫu thuật, xét nghiệm – cận lâm sàng của toàn viện trong tháng. So với phần mềm HIS - Các báo cáo chỉ chủ yếu phục vụ báo cáo về quyết toán đối với cơ quan bảo hiểm xã hội. Mà chưa có các báo cáo liên quan trực tiếp đến quản lý tài chính của bệnh viện. 42 Do là chương trình do bệnh viện tự phát triển nên nhìn chung chỉ đáp ứng được phần nào yêu cầu chuyên môn, còn nhiều bất cập cần phải giải quyết, giảm tải cho bệnh nhân đến khám và điều trị tại bệnh viện. Do phải nhập lại nhiều lần thông, dữ liệu từ các nguồn tổng hợp nên không tránh khỏi sai sót trong quá trình nhập liệu từ yếu tố của con người. Từ những việc trên gây ra rất nhiều bất cập trong công tác quản lý cũng như điều hành tại bệnh viện như: - Quản lý chủ yếu bằng công việc thủ công, gây lãng phí về nguồn nhân lực; - Số liệu báo cáo không chính xác do phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn; - Dễ xảy ra tình trạng thất thoát hàng hóa, thiết bị vật tư do số lượng hàng hóa nhiều (trên 300 danh mục thuốc, vật tư y tế) với số lượng mỗi loại hàng hóa lên tới hàng chục nghìn đơn vị - Không kiểm soát được tình hình thu chi tài chính của đơn vị hàng ngày. Nhận thức được vấn đề đó, đảng ủy, ban giám đốc bệnh viện đã ra nghị quyết về “Triển khai ứng dụng CNTT tại Bệnh viện đa khoa huyện Lâm Thao giai đoạn 2010-2015” nhằm nâng cao năng lực quản lý, phục vụ bệnh nhân được tốt hơn. CNTT là bước tiến đối với tiến bộ y học. Là công cụ hỗ trợ trong công tác quản lý cũng như theo dõi được bệnh nhân một cách tốt nhất. Bệnh viện đa khoa huyện Lâm Thao tham khảo rất nhiều phần mềm quản lý bệnh viện có uy tín cũng như phù hợp với yêu cầu của bệnh viện đa khoa tuyến huyện như: - Phần mềm quản lý bệnh viện NaNo - Hospital của Công ty cổ phần công nghệ Nanosoft - Phần mềm quản lý bệnh viện FPT.eHospital của tập đoàn FPT - Phần mềm quản lý bệnh viện Onemes của Công ty cổ phần Tân Quang Minh Nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng chính của bệnh viện trong giai đoạn hiện nay là: Vấn đề quản lý thuốc, vật tư y tế tiêu hao. Có quản lý chính xác thuốc, vật tư y tế bệnh viện mới có thể quản lý được tình hình tài chính cũng như giảm thiểu các rủi ro do sai sót về th