Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại cụng ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex Group)

ực hiện các thủ tục thanh toán a)Thanh toán bằng thư tín dụng Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được các yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi ta mới giao hàng. Khi lập bộ chứng tử thanh toán, những điểm quan trọng cần được quán triệt là: Nhanh chóng, chính xác, phù hơp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức. b) Thanh toán bằng phương thức nhờ thu Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, thì đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để ủy thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền. Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và nhanh chóng giao cho Ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn. 9. Khiếu nại và giải quyết khiếu nại Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (đơn vị nhập khẩu ). Việc giải quyết khiếu nại phải khẩn trương, kịp thời, có tình, có lý. Nếu khiếu nại của khách hàng là có cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những phương pháp sau: + Giao hàng thiếu. + Sửa chữa hàng hỏng. + Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng. + Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hóa giao vào thời gian sau đó. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu có thỏa thuận trọng tài) hoặc tại tào án. III. Các nhân tố chủ yếu tác động tới công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu 1. Các nhân tố chủ quan 1.1. Mục tiêu của doanh nghiệp Mục tiêu của doanh nghiệp sẽ quyết định toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp nói chung cũng như công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng. Tùy theo mục tiêu của doang nghiệp trong mỗi thương vụ kinh doanh là vì lợi nhuận, vì quan hệ hay vì mở rộng thị trường… mà công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu sẽ được thúc đẩy nhanh hay chậm. 1.2. Khả năng vốn của doanh nghiệp Vốn là yếu tố hàng đầu quyết định mọi hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng. Vốn là yếu tố hàng đầu đảm bảo cho doanh nghiệp có thể thuê lao động, đầu tư sản xuất, thu mua tạo nguồn hàng cho hoạt động xuất khẩu. Vốn là yếu tố cần thiết để doanh nghiệp hiện đại hóa nhằm đáp ứng tốt hơn cho hoạt động của doanh nghiệp. 1.3. Nguồn nhân lực của doanh nghiệp Nguồn nhân lực của doanh nghiệp thể hiện ở cả hai mặt là số lượng và chất lượng cán bộ công nhân viên trong công ty. Một doanh nghiệp có đủ đội ngũ lao động có tay nghề, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao đáp ứng được yêu cầu kinh doanh trong điều kiện mới là yếu tố quan trọng góp phần quyết định đến thắng lợi của doanh nghiệp. Với đội ngũ nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao, giàu kinh nghiệm thì công tác thực hiện hợp đồng sẽ được đảm bảo cả về mặt thời gian và chất lượng nâng cao uy tín của công ty với các bạn hàng. 1.4. Cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật và công nghệ Để công tác thực hiện hợp đồng diễn ra một cách nhanh chóng và kịp thời thì không chỉ cần có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn và giàu kinh nghiệm mà còn phải có một cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ hiện đại phục vụ cho công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Các cơ sở hạ tầng, vật chất kỹ thuật là hệ thống kho tàng, mặt bằng sản xuất, máy móc thiết bị, phương tiện vận chuyển… đáp ứng nhu cầu của hoạt động xuất khẩu. Ngoài ra cũng cần phải trang bị các sản phẩm ứng dụng công nghệ hiện đại như máy tính, internet, phần mềm chuyên dụng để phục vụ cho công tác thực hiện hợp đồng; tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả của công tác thực hiện hợp đồng. 2. Các nhân tố khách quan 2.1. Khách hàng Khách hàng là nhân tố được xem xét đến hàng đầu. Theo quan điểm của marketing hiện đại thì mọi hoạt động của doanh nghiệp đều phải xuất phát từ khách hàng và nhằm hướng tới khách hàng. Trong kinh doanh nói chung cũng như trong công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu nói riêng thì sự am hiểu về khách hàng là một trong những nhân tố quyết định sự thành công của hoạt động. 2.2. Môi trường kinh doanh Môi trường kinh doanh được coi là nhân tố có tác động lớn đối với hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp; và do đó cũng ảnh hưởng tới công tác thực hiện hợp đồng. Sự biến động của môi trường kinh doanh sẽ tác động thuận chiều hay nghịch chiều là phụ thuộc vào khả năng thích ứng, sự chuẩn bị của mỗi doanh nghiệp. 2.3. Chính sách, pháp luật của Nhà nước Các chính sách về thuế quan, hạn ngạch, tỷ giá hối đoái …sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới công tác thực hiện hợp đồng. Các chính sách này sẽ ảnh hưởng tới hoạt động của tất cả các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường song nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. 2.4 Luật pháp quốc tế Hiện nay, khi các nền kinh tế tiến lại ngày càng gần nhau hơn thì để có thể điều chỉnh các quan hệ đó mà không có bên nào phải chịu bất lợi thì sự ra đời của các văn bản pháp lý mang tính quốc tế là cần thiết. Luật pháp quốc tế ở đây được hiểu là hệ thống pháp luật được áp dụng khi điều chỉnh quan hệ của hai chủ thể có quốc tịch hay trụ sở khác nhau. Chúng có thể là: Điều ước quốc tế, Tập quán quốc tế, Tiền tệ pháp hoặc Luật quốc gia. Khi doanh nghiệp thực hiện hoạt động xuất khẩu thì tức là họ đã tham gia vào hoạt động thương mại quốc tế, chính vì vậy họ không thể đứng ngoài sự điều chỉnh của các văn bản trên. 2.5 Các nhân tố hỗ trợ khác Sự phát triển của ngành vận tải, của ngành bảo hiểm và của hệ thống ngân hàng sẽ là các nhân tố thúc đẩy công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu được thuận tiện và nhanh chóng. Ngành vận tải giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí và thời gian cho công việc vận chuyển hàng hóa. Ngành bảo hiểm giúp cho doanh nghiệp hạn chế được các rủi ro trong hoạt động xuất khẩu nói chung cũng như công tác thực hiện hợp đồng nói riêng. Hệ thống ngân hàng giúp cho việc thanh toán diễn ra một cách thuận lợi, họ còn đưa ra các cảnh báo hữu ích cho doanh nghiệp khi tiến hành các giao dịch với các công ty nước ngoài. CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY HAPROSIMEX GROUP I. Giới thiệu chung về công ty Haprosimex Group 1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex Group) được thành lập theo quyết định số 528/UBND-QĐ ngày 29/01/1993 của UBND TP. Hà Nội với số vốn điều lệ là 200 tỷ. Đây là loại hình doanh nghiệp 100 % vốn Nhà Nước chịu sự quản lý của UBND TP.Hà Nội, lĩnh vực hoạt động chính là sản xuất và xuất nhập khẩu. Khi mới thành lập số cán bộ công nhân viên trong công ty chỉ có 70 người đến nay sau hơn 13 năm mở rộng hoạt động sản xuất và kinh doanh số cán bộ công nhân viên trong công ty là 2500 người. Haprosimex là công ty hàng đầu chuyên sản xuất và xuất nhập khẩu một loạt các mặt hàng như: sản phẩm thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, hàng nông lâm sản … Haprosimex có quan hệ kinh doanh với khoảng 60 nước và vùng lãnh thổ ở hầu hết các khu vực trên toàn thế giới như: Châu Á, Đông Âu, EU, Châu Phi, Bắc Mỹ và Úc. Khẩu hiệu và phương châm của công ty là “TẤT CẢ VÌ KHÁCH HÀNG”, do đó công ty luôn đánh giá cao tất cả ý kiến đóng góp của khách hàng dựa trên sự hợp tác các bên cùng có lợi. Công ty sẵn sàng đáp ứng tất cả các yêu cầu của khách hàng với chất lượng tốt nhất, giá cả cạnh tranh, số lượng và thời gian giao hàng đảm bảo. Hiện nay, Haprosimex Group đã chính thức ra mắt hoạt động theo cơ chế công ty mẹ- công ty con, gồm 12 công ty thành viên và công ty mẹ, với mục tiêu tổ chức hệ thống phân phối trong nước, trong chiến lược phát triển thương mại, kinh tế xã hội của Thủ đô. Trên thực tế, từ nhiều năm nay, Công ty Sản xuất- xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội (Haprosimex)- hiện là công ty mẹ của Haprosimex Group đã thí điểm hoạt động theo mô hình công ty mẹ - con và đã đạt được những kết quả khả quan. Các đơn vị thành viên của Haprosimex với chức năng sản xuất đa ngành nghề, trong đó chủ yếu là sản xuất hàng dệt, may mặc, dệt len, chế biến nông lâm sản để xuất khẩu … đã luôn chủ động đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh, trang bị thêm máy móc thiết bị hiện đại, đồng bộ, máy chuyên dùng, nhằm nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm, tạo thế chủ động trong sản xuất. Với phương châm phát triển lâu dài, bền vững, Haprosimex luôn là đơn vị đi đầu trong việc đầu tư những dự án sản xuất hàng xuất khẩu của TP. Hà Nội. Xí nghiệp mũ xuất khẩu của công ty với những loại mũ thêu cao cấp đã đứng vững ở thị trường rất khó tính như Nhật, Mỹ, Hàn Quốc, kim ngạch xuất khẩu ngày càng tăng. Hai đơn vị sản xuất hàng may mặc của Haprosimex Group là Xí nghiệp may Thanh Trì và Liên doanh MSA- Hapro đã đi đầu trong việc đầu tư dây chuyền công nghệ hiện đại được đánh giá là cao cấp trong khu vực Đông Nam Á như công nghệ may không chỉ, với những máy móc đặc chủng, mỗi chiếc giá hơn 20.000 USD, sản xuất được những mặt hàng cao cấp đang được thế giới rất ưa chuộng. Theo ông Nguyễn Cự Tẩm- Tổng Giám đốc Haprosimex Group - cho biết, hiện nay những sản phẩm may giá rẻ rất khó cạnh tranh vì quá nhiều đơn vị làm, Haprosimex Group đi theo hướng đầu tư làm hàng cao cấp, như vậy sẽ tạo được ấn tượng hơn, mang lại lợi nhuận cao hơn. Do chịu khó đầu tư nên Haprosimex Group là một trong số ít những đơn vị được hãng NIKE chọn làm đối tác với những đơn hàng rất lớn. Công tác xúc tiến thương mại để đẩy mạnh xuất khẩu được Haprosimex Group đặc biệt coi trọng. Haprosimex Group là doanh nghiệp đầu tiên của Việt Nam thành lập chi nhánh và mở showroom diện tích 1.200m2, giới thiệu và bán sản phẩm tại Nam Phi. Đây sẽ là “bàn đạp” để thâm nhập vào thị trường Nam và Trung Phi. Việc mở thành công showroom này của Haprosimex Group bước đầu đã có tín hiệu tốt, kim ngạch xuất khẩu hàng hóa của Haprosimex Group sang thị trường này tăng trưởng cao. Đồng thời, showroom này không chỉ là nơi giới thiệu và chào bán những sản phẩm của Haprosimex Group mà tương lai sẽ là nơi giới thiệu hàng hóa của Việt Nam nói chung và của Hà Nội nói riêng với thị trường Nam Phi. Ngoài ra, cán bộ thị trường của Haprosimex Group còn nghiên cứu thị trường thế giới để tìm cách khai thác thị trường ngách mà các công ty khác không để ý. Đầu năm nay, Haprosimex Group đã xuất khẩu loại giấy photocopy sang thị trường Nhật Bản, mở ra triển vọng xuất khẩu lâu dài. Nhờ những nỗ lực tìm tòi, kim ngạch xuất khẩu của công ty luôn tăng trưởng cao. Những năm qua, Haprosimex luôn là doanh nghiệp có kim ngạch xuất khẩu dẫn đầu Thủ đô và liên tục được Nhà nước, Chính phủ, và UBND TP. Hà Nội khen thưởng trên các lĩnh vực hoạt động. + Một vài thông tin chủ yếu: - Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt:Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội - Tên giao dịch quốc tế: HANOI GENERAL PRODUCTION AND IMPORT - EXPORT COMPANY - Tên viết tắt: Haprosimex group - Giám đốc:Nguyễn Cự Tẩm - Loại hình doanh nghiệp: Doanh nghiệp Nhà Nước - Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất và xuất nhập khẩu - Địa chỉ: 22 Hàng Lược, Quận Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội - Điện thoại: (84)-4-8267708 - Fax: (84)-4-8264014 - Website: .com.vn + Các nhà máy, xí nghiệp trực thuộc: - Công ty may xuất khẩu Thanh Trì: Km 11, Quốc lộ 1A, thị trấn Văn Điển, Thanh TRì, Hà Nội. - Công ty mũ xuất khẩu Hà Nội: 233/9A Đường Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội. - Công ty dệt kim Haprosimex : Khu công nghiệp Ninh Hiệp, Gia Lâm , Hà Nội. - Chi nhánh Haprosimex tại TP. Hồ Chí Minh: 43D/27 Hồ Văn Huê, Q.Phú Nhuận, TP. Hồ Chí Minh. - Công ty liên doanh Hapro – MSA: 545 Nguyễn Văn Cừ, Q.Long Biên, Hà Nội. - Công ty liên doanh MSA – Hapro: B16 khu công nghiệp Sài Đồng B, Q. Long Biên, Hà Nội. - Công ty cổ phần SX – XNK Thanh Hà: 122+123 M2 Láng Trung, Đống Đa, Hà Nội. - Công ty cổ phần SX – KD bao bì và hàng XK Hà Nội: 94 Hoàng Cầu, Đống Đa, Hà Nội. - Công ty cổ phần mỹ nghệ Hà Nội: 150 Phố Huế, Hai Bà Trưng, Hà Nội. - Công ty cổ phần Thanh Phong: 209 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. - Công ty cổ phần may 40: 88 hạ Đình, Thanh Xuân, Hà Nội. - Chi nhánh công ty Haprosimex tại Cộng Hòa Nam Phi: 168 Bronkhorst str, New Muckleneuk – pretoria Po. Box 1750 South Aftica. 2. Đặc điểm cơ cấu tổ chức * Cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của công ty bao gồm: a) Hội đồng quản trị; b) Ban kiểm soát; c) Tổng giám đốc; d) Các phó tổng giám đốc; e) Kế toán trưởng; f) Bộ máy giúp việc; Trong quá trình hoạt động, cơ cấu tổ chức quản lý, điều hành của công ty có thể thay đổi để phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh do đại diện chủ sở hữu công ty quyết định. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Tổng giám đốc Kế toán trưởng Các phó tổng giám đốc Các công ty liên doanh Bộ máy giúp việc Các đơn vị thành viên Phòng kinh doanh 1,2,3,4,5,6, Phòng kế hoạch đầu tư tài chính Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính đối ngoại Bộ máy tổ chức của Haprosimex Group hiện nay được thiết kế theo mô hình phân cấp quản lý và tập trung lãnh đạo nhằm phát huy tối đa năng lực điều hành của các cấp quản lý và khả năng sáng tạo của cán bộ công nhân viên, đáp ứng nhanh, chính xác các yêu cầu, nhiệm vụ trong sản xuất kinh doanh . * Nhiệm vụ của công ty : Là một đơn vị chuyên kinh doanh sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp, công ty có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: - Xây dựng và tổ chức thực hiện các phương án kinh doanh, các kế hoạch dài hạn và ngắn hạn về sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu theo kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty. - Tổ chức nghiên cứu, nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ kỹ thuật, cải tiến công nghệ, nâng cao chất lượng sản phẩm phù hợp với thị hiếu khách hàng. - Chấp hành pháp luật Nhà nước, thực hiện chế độ chính sách về quản lý và sử dụng nguồn vốn vật tư, tài sản, nguồn lực, thực hiện hạch toán kinh tế, bảo toàn vốn và phát triển, thực hiện nghĩa vụ vốn đối với Nhà nước. - Thực hiện mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với các tổ chức nước ngoài và trong nước. - Quản lý toàn diện, đào tạo và phát triển đội ngũ công nhân, cán bộ viên chức theo pháp luật, chính sách của Nhà nước và sự quản lý phân cấp của Bộ để thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty, chăm lo đời sống, tạo điều kiện lao động thuận lợi cho người lao động và thực hiện vệ sinh môi trường, thực hiện phân phối công bằng. - Bảo vệ doanh nghiệp, bảo vệ môi trường, giữ gin an ninh chính trị và trật tự an toàn xã hội theo quy định của pháp luật, phạm vi quản lý của công ty. Trên cơ sở nhiệm vụ của công ty, Tổng giám đốc quy định nhiệm vụ cụ thể của các phòng ban như sau: - Các phòng kinh doanh: Có chức năng tổ chức hoạt kinh doanh xuất nhập khẩu theo điều lệ và giấy phép kinh doanh của công ty. Nhiệm vụ cụ thể là xây dựng kế hoạch kinh doanh xuất nhập khẩu và tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi đã được công ty phê duyệt. Được phép ủy thác và nhận làm ủy thác xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trên toàn thế giới; tổ chức liên doanh, liên kết trong kinh doanh xuất nhập khẩu với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước nhằm thực hiện các kế hoạch được giao. - Phòng kế toán: Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh của công ty, các công tác báo cáo kế toán của Nhà nước theo định kỳ và chế độ tài chính kế toán. Thực hiện và chấp hành tốt các quy định về sổ sách kế toán và thống kê bảng biểu theo quy định của Nhà nước, chứng từ thu chi rõ ràng hợp lệ, chủ trương đề xuất với cấp trên về chính sách ưu đãi, chế độ kế toán vốn, nguồn vốn, tài sản chủa doanh nghiệp nhằm hỗ trợ và đáp ứng cho công ty kinh doanh có haiku quả hơn. - Phòng kế hoạch đầu tư tài chính có chức năng tham mưu và hướng đãn thực hiện các nghiệp vụ công tác như: kế hoạch thống kê, nghiên cứu đề xuất, định hướng phát triển kinh doanh, tổng hợp và dự báo kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm, phối hợp với các phòng nghiệp vụ xuất khẩu. Tổ chức thực hiện các phương án, kế hoạch của công ty tham gia đấu thầu, hội chợ triển lãm và quảng cáo, quản lý và tổ chức hướng đãn thực hiện công tác pháp chế áp dụng vào qúa trính sản xuất kinh doanh . - Phòng hành chính tổ chức và đối ngoại: Có nhiệm vụ quản lý các loại công văn, giấy tờ, hồ sơ của công ty và cán bộ công nhân viên; quản lý thủ tục hành chính văn phòng , công văn đi đến, con dấu của công ty, quản lý tài sản đồ dùng văn phòng của công ty , liân hệ và phối hợp chặt chẽ với cơ quan tổ chức lao động về đào tạo cán bộ và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên của công ty. Hướng dẫn và thực hiện công tác đối ngoại. Các phòng ban phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin chứng từ cho phòng kế toán để phòng kịp thời hoạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm đem lại hiệu quả kinh doanh cho công ty. II. Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua 1. Tổng quan về hoạt động xuất khẩu tại công ty Công ty Haprosimex Group hoạt động trên lĩnh vực sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu. Công ty thực hiện chế độ hạch toán kinh doanh độc lập dựa trên cơ sở lấy thu bù chi, khai thác nguồn vật tư nhân lực tài nguyên thiên nhiên của đất nước đẩy mạnh hoạt động xuất khẩu nhằm thu ngoại tệ góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển kinh tế của đất nước. Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước phù hợp với quy định của pháp luật. Các mặt hàng xuất khẩu chủ yếu của công ty : - Hàng may mặc: áo phông, jacket,quần, đồ đan lát,lụa, mũ… - Hàng thủ công mỹ nghệ: song mây, mây tre, sơn mài, gốm và sứ, đồ trạm bạc, thảm và chiếu… - Sản phẩm nông sản và lâm sản: vừng, lạc, hạt mầm, cà phê, gạo, hồi, lạc, quế, tiêu, các loại thảo dược, dầu thực vật…. Hiện tại, các mặt hàng xuất khẩu của công ty chủ yếu được thực hiện theo hình thức xuất khẩu trực tiếp. Với hình thức xuất khẩu này thì công ty có thể giảm được chi phí trung gian do không phải phân chia lợi nhuận, và có thể nắm bắt được nhu cầu cũng như các góp ý của khách hàng, nắm bắt nhu cầu khối lượng hàng hóa trực tiếp từ khách hàng để có những biện pháp kịp thời và nhanh chóng. Bảng 1: Tổng kim ngạch xuất khẩu năm 2004 - 2006 Chỉ tiêu Đơn vị 2004 2005 2006 Kim ngạch xuất khẩu USD 59.456.793 56.634.241 90.584.145 Tốc độ tăng % 100,00 95,25 159,94 Có thể nói, trong mấy năm trở lại đây, công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty Haprosimex đã đạt được nhiều kết quả to lớn cả về kim ngạch xuất khẩu lẫn chất lượng công tác thực hiện, đặc biệt là trong năm 2006. Qua bảng 1 ta có thể thấy kim ngạch xuất khẩu của công ty qua các năm 2004 – 2006 như sau: Năm 2004, kim ngạch xuất khẩu là 59.456.793; năm 2005, kim ngạch xuất khẩu là 56.634.241. So với năm 2004 thì năm 2005 thì kim ngạch xuất khẩu có giảm đi đôi chút (giảm 4,75%), tuy nhiên sự giảm xuống này là do các nguyên nhân khách quan như do giá hàng xuất khẩu giảm, do cúm gia cầm, do giá xăng dầu lên cao làm tăng chi phí sản xuất. Bên cạnh các nguyên nhân khách quan là nguyên nhân chủ quan, đó là do các sản phẩm thuộc nhóm hàng thực phẩm, tiêu dùng và cao su giảm mạnh so với năm trước. Bước sang năm 2006 thì kim ngạch xuất khẩu của công ty có sự tăng trưởng vượt bậc, kim ngạch là 90.584.145, đạt tốc độ tăng 159,94% so với năm 2005. Sở dĩ có sự tăng trưởng vượt bậc này là do việc sản xuất các sản phẩm mới của công ty đã dần ổn định và được thị trường chấp nhận. Bên cạnh đó là do sự nỗ lực của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, đặc biệt là các cán bộ làm công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Tính chung lại thì trong giai đoạn 2004 – 2006 kim ngạch xuất khẩu của công ty luôn có tốc độ tăng trưởng khoảng 25%, điều này thể hiện công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty đã được thực hiện khá tốt. Trong các mặt hàng xuất khẩu của công ty thì mặt hàng nông sản và may mặc là hai sản phẩm xuất khẩu chủ lực của công ty. Năm 2004, kim ngạch xuất khẩu hàng nông sản là 19.626.100(USD); sang năm 2005 kim ngạch là 20.824.145(USD), tăng 106,10% so với năm 2004; kim ngạch xuất khẩu năm 2006 là 52.026.616 (USD) tăng 249,84% so với cung kỳ năm trước. Đây là một trong những nguyên nhân khiến tổng giá trị xuất khẩu năm 2006 tăng cao. Bảng 2 : Kim ngạch xuất khẩu theo sản phẩm Sản phẩm Đơn vị 2004 2005 2006 So sánh (%) Kim ngạch Kim ngạch Kim ngạch 2005/2004 2006/2005 Nông sản USD 19.626.100 20.824.145 52.026.616 106,10 249,84 May mặc USD 20.747.143 22.136.285 23.617.312 106,70 106,70 Mũ xuất khẩu USD 11.821.900 8.007.000 7.343.793 67,73 91,72 Hàng thủ công mỹ nghệ USD 5.998.784 5.405.907 4.878.297 90,12 90,24 Thực phẩm, tiêu dùng USD 52.530 7.593 202.849 14,45 2671,53 Cao su USD 1.210.336 183.311 2.515.278 15,15 1372,14 2.Thực trạng công tác thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty trong thời gian qua 2.1 Xin giấy phép xuất khẩu Sau khi hợp đồng được ký kết giữa Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội và khách hàng thì để thực hiện hợp đồng đó công ty phải xin phép xuất khẩu tại Bộ thương mại. Với tất cả các hợp đồng gia công xuất khẩu và hợp đồng mua bán thì phòng kinh doanh phải mang hợp đồng này lên phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại để đăng ký hợp đồng. Nếu Bộ thương mại xem xét hợp đồng này có phù hợp với thông lệ quốc tế và pháp luật xuất khẩu của Nhà nước, đáp ứng trong phạm vi giấy phép kinh doanh và các điều khoản trong hợp đồng xuất khẩu. Phòng cấp giấy phép của Bộ Thương mại sẽ xác nhận vào bản hợp đồng, khi đó hợp đồng coi như đã được đăng ký. Sau khi đăng ký hợp đồng xuất khẩu thì để hoàn thiện thủ tục xin giấy phép xuất khẩu, phòng kinh doanh xem xét khách hàng đã mở L /C hay chưa. Nếu đã mở rồi thì phòng kinh doanh chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép xuất khẩu gồm: - Hợp đồng đã đăng ký với Bộ Thương mại - Giấy phép kinh doanh xuất khẩu trực tiếp - Giấy phép xuất khẩu chuyến - Hoá đơn hàng - Hoá đơn thương mại - L/C Sau khi chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ, phòng kinh doanh có trách nhiệm đưa lên phòng Thương mại để xin giấy phép xuất khẩu chuyến. Nếu hồ sơ hợp lệ đầy đủ, chính xác thì phòng cấp giấy phép sẽ ký xác nhận cho phép xuất khẩu lô hàng. 2.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu Sau khi ký kết hợp đồng xuất khẩu Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Đối với hàng công ty sản xuất như may mặc, mây tre đan v.v... phòng kế hoạch thị trường giao chỉ tiêu cho các phòng sản xuất, về số lượng, ngày giao hàng, kích cỡ màu, dạng mầu đóng gói. Sau khi tiến hành sản xuất xong, công ty có trách nhiệm thẩm tra chất lượng và tiến hành kiểm tra giám sát việc đóng gói hàng và đưa hàng vào kho chờ xuất khẩu. Đối với hàng công ty phải thu mua thông qua các hợp đồng kinh tế như hàng nông lâm sản, hàng mây tre đan, hàng thủ công mỹ nghệ. Công ty tiến hành đặt hàng tại các doanh nghiệp tư nhân tại các vùng nghề, làng nghề. Đối với hàng mây tre đan, đến thời hạn giao hàng công ty tiến hành việc thu gom và nghiệm thu hàng hoá đồng thời mời khách hàng nước ngoài hoặc đại diện khách hàng nước ngoài cùng tiến hành nghiệm thu. Sau khi hàng hoá đạt tiêu chuẩn hợp đồng, Khách hàng cấp cho công ty giấy chứng nhận phẩm chất để công ty đóng gói niêm phong và vận chuyển tới cảng đã thoả thuận. Mặt hàng mây tre đan, thủ công mỹ nghệ là loại hàng cần nhẹ nhàng bảo quản. Công ty thường đóng gói bằng bao bì coton và đóng vào container tại tại địa điểm thu hoá ở công ty. 2.3 Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu Trước khi giao hàng công ty kiểm tra chất lượng hàng hoá về phẩm chất, số lượng, trọng lượng, bao bì theo quy định (Tuân thủ theo quy định của Điều 61, Luật Thương mại Việt Nam). Thông thường việc kiểm tra này do khách mua trực tiếp thực hiện tại kho hàng của công ty hoặc giao thoả thuận uỷ quyền cho Vinacontrol thực hiện. Để đảm bảo uy tín với khách hàng. Công ty phải luôn thường xuyên xuống các nơi sản xuất giám sát, đôn đốc về mặt chất lượng ngay từ khi lựa chọn nguyên liệu, nguồn hàng, kỹ thuật chế biến, sản xuất cho đến khi giao hàng cho người mua. Khi phát hiện sai xót gì về chất lượng quy định theo hợp đồng. Công ty loại bỏ ngay số hàng đó ra khỏi lô hàng, giữ vững nguyên tắc giao đúng, giao đủ, cả về số lượng, chất lượng. Tuy nhiên, đối với hàng mây tre đan cần phải lưu ý các quy cách phẩm chất về độ ẩm, mối mọt dung sai, kích cỡ, dài rộng cao thấp, dung sai về số lượng. 2.4 Thuê tàu hoặc lưu cước Công ty sản xuất và xuất nhập khẩu tổng hợp Hà Nội xuất khẩu hàng hoá được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu là theo giá FOB và CIF. Với lô hàng bán giá FOB. Đây là hình thức bán chủ yếu của công ty. Bán theo điều kiện này thì công ty không phải thuê tàu và mua bảo hiểm. Với những lô hàng này thì công ty phải tổ chức giao hàng và việc giao hàng như thế nào đã được quy định cụ thể trong hợp đồng hoặc từ những thông tin của người mua. Với những lô hàng bán theo điều kiện CIF. Theo điều kiện này thì công ty phải có trách nhiệm thuê tàu. Công ty tiến hành tìm, nghiên cứu hãng tàu nào để có thể giảm giá cước, thời gian vận chuyển nhanh, an toàn. Sau khi