SKKN Sử dụng tiện ích Google drive trong quản lý ở trường THPT Lê Lai, huyện Ngọc lặc năm học 2016-2017

.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm. 2.2.1. Thực trạng về đội ngũ và khả năng ứng dụng sử dụng google drive. * Biên chế năm học 2016– 2017 được tính đến thời điểm 30 tháng 4 năm 2017 Tổng số lớp: 26 lớp, tổng số học sinh: 952 học sinh. * Đội ngũ cán bộ giáo viên: 62 người. Trong đó: - Cán bộ quản lý: 3 người + Hiệu trưởng: Trần Hữu Hải: ĐH SP Sinh; Thạc sỹ Quản lý; CCLLCT; đang học ĐH Luật (Văn bằng 2) Hình thức đào tạo từ xa của ĐH Vinh + Phó hiệu trưởng: Đinh Xuân Lắm: ĐH SP Văn Lê Hồng Kỳ: ĐH SP Lý - Giáo viên: 55 người, trong đó có 14 giáo viên trình độ trên chuẩn - Nhân viên hành chính: 04 người * Cơ cấu môn học và trình độ như sau: TT Môn Số lượng Trình độ thạc sỹ Nữ Nữ dân tộc Ghi chú 1 Toán 11 7 2 1   2 Lý 4 2 3 1   3 Hóa 5 1 4 2   4 Sinh 4 2 2 2   5 CN (KTNN) 1 0 1 0   6 CN (KTNN) 0 0 0 0   7 Văn 8 1 6 2   8 Tin 1 0 1 1   9 Sử 4 0 3 2   10 Địa 4 0 2 1   11 GDCD 3 0 1 0   12 Tiếng Anh 6 1 4 2   13 Thể dục 3 0 0 0   14 Quốc phòng 1 0 0 0     Tổng cộng 55 14 29 14   * Cơ cấu nhân lực, hạ tâng công nghệ thông tin: - Toàn trường có 02 phòng máy vi tính với 54 máy tính nối mạng; 04 cổng cáp quang internet (01 của VNPT và 03 của VIETTEL), lắp mặt 04 modem phát wifi, các phòng làm việc của Hiệu trưởng, phó hiệu trường và bộ phận khác đều được trang bị máy tính nối mạng internet; - Qua khảo sát và đánh giá: + Có 44/58 người có máy tính xách tay; + Có 40/58 người sử dụng điện thoại thông minh; + Có 06/58 người được đánh giá trình độ tin học văn phòng rất tốt; + Có 27/58 người được đánh giá trình độ tin học văn phòng tốt; + Có 25/58 người được đánh giá trình độ tin học văn phòng trung bình; + Có 27/58 người sử dụng hệ thông thư điện tử rất thường xuyên trong công việc quản lý và giảng dạy; + Có 26/58 người sử dụng hệ thông thư điện tử thường xuyên trong công việc quản lý và giảng dạy; + Có 05/58 người sử dụng hệ thông thư điện tử không thường xuyên trong công việc quản lý và giảng dạy; - Nhà trưởng cử 01 giáo viên Toán - Tin phụ trách công nghệ thông tin. - Đây chính là điều kiện quan trọng để hiệu trưởng trường THPT Lê Lai tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin nói chung và tiện ích google drive nói riêng quản lý của Nhà trường. 2.2.2. Thực trạng về sử dụng google drive trong quản lý ở trường THPT Lê Lai. Trong những năm học trước việc ứng dụng CNTT của nhà trường chủ yếu tập trung vào các phần mềm sau: - Cổng thông tin vnedu.vn của VNPT Thanh Hóa, mới chỉ sử dụng modun nhập và quản lý điểm của học sinh, trích xuất dữ liệu báo cáo Sở GD & ĐT dưới dạng EMIS. - Sử dụng hệ thống mail do Sở GD & ĐT thiết lập trên nền của google: nhận và gửi thư trong bộ nhà trường và báo cáo Sở thường xuyên, định kỳ hoặc đột xuất, - Tiện ích google drive đã được sử dụng trong việc thu thập thông tin nề nếp của giáo viên và học sinh các lớp theo tuần trên nền google bảng tính do Đoàn trường phụ trách; - Tiện ích google drive đã được viên chức phụ trách thi đua khen thưởng sử dụng trong việc đánh giá nhận xét lấy ý kiến trong xây dụng quy chế tính điểm, đăng kí thi đua của cá nhân, tập thể. Đã được viết SKKN được xếp loại C cấp ngành năm học 2015 - 2016; - Việc xin phép nghỉ chuyên môn thực hiện theo phương pháp truyền thống, giáo viên viết giấy xin phép, hiệu trưởng đồng ý cho nghỉ chuyển đến tổ trưởng chuyên môn phân công dạy thay. Theo cách này việc Hiệu trưởng nắm bắt được thông tin từ tháng 8 năm trước đến hết tháng 5 năm kết thúc năm học có bao nhiêu lượt giáo viên xin nghỉ, bao nhiêu tiết, thời gian nghỉ và nghỉ với lí do gì thi không thể tổng hợp được; - Việc giáo viên chủ nhiệm báo cáo tình hình thực hiện nề nếp của học sinh lớp mình hàng tháng. Nhà trường làm mẫu trên word gửi đến giáo viên chủ nhiệm, giáo viên chủ nhiệm lập danh sách theo mẫu gửi lại cho tổ trưởng Tổ chủ nhiệm, tổ trưởng tổ chủ nhiệm tổng hợp gửi Hiệu trưởng. Thực hiện theo phương pháp này thời gian thường lâu, không tiện cho việc nắm thông tin nhanh; - Việc báo cáo tình hình sử dụng và bảo quản cơ sở vật chất phòng học của các lớp thực hiện theo cách, phát mẫu, giáo viên chủ nhiệm cập nhật, nộp lại cho phó hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất, tổng hợp, báo cáo Hiệu trưởng cho ý kiến về sửa chữa thay thế. Làm theo cách này thường mất thời gian, cập nhật không kịp thời; - Xuất phát từ thực tế nêu trên, năm học 2016 - 2017 hiệu trưởng trường THPT Lê Lai đã đề xuất sáng kiến sử dụng tiện ích google drive trong quản lý. Trong đó ứng dụng trong ba nội dung công việc đã trình bày. Tính hiệu quả và khả thi rất cao, được cán bộ giáo viên nhân viên ủng hộ và đã thu được những kết quả cao trong quản lý. Điều quan trong là tính nhanh chóng kịp thời, chính xác, hiệu trưởng nắm bắt tình hình nhanh chóng. 2.3. Giải pháp đã sử dụng tiện ích Google drive trong quản lý ở trường THPT Lê Lai 2.3.1. Xây dựng kế hoạch về ứng dụng CNNT và chọn cử viên chức phụ trách CNTT trong nhà trường - Trên cơ sở hướng dẫn của Giám đốc Sở GD&ĐT về nhiệm vụ công nghệ thông tin trong mỗi năm học. Hiệu trưởng chỉ đạo viên chức phụ trách tham mưu xây dựng kế hoạch công nghệ thông tin của nhà trường. Trong đó có việc sử dụng tiện ích google drive - Về viên chức phụ trách công nghệ tin, trường THPT Lê Lai chọn cử giáo viên Toán - Tin, có trình độ thạc sĩ, đảm bảo một số điều kiện sau: + Có trình độ sử dụng tin học chuyên nghiệp, có tinh thần trách nhiệm, đam mê sử dụng công nghệ tin trong quản lý và dạy học; + Có khả năng tham mưu tốt cho Hiệu trưởng về công nghệ thông tin, có khả năng cụ thể hóa hướng dẫn về công nghệ thông tin của Giám đốc với điều kiện cụ thể của nhà trường. + Là đầu mối trong việc hướng dẫn, bồi dưỡng kỉ năng sử dụng công nghệ thông tin cho đội ngũ giáo viên, nhân viên nhà trường; + Là người làm tốt công tác in ấn, lưu trữ, sao lưu dữ liệu về ứng dụng công nghệ thông tin của nhà trường; + Được nhà trường chi trả hỗ trợ kinh phí 650.000 đồng/tháng (9 tháng trong năm - được quy định trong Quy chế chi tiêu nội bộ Nhà trường) - Viên chức phụ trách CNTT được Hiệu trưởng ban hành quyết định và giao nhiệm vụ ngay đầu mỗi năm học. 2.3.2. Tuyên truyền nâng cao nhận thức và bồi dưỡng kĩ năng sử dụng tiện ích google drive cho đội ngũ viên chức nhà trường. Mục đích: Thông qua công tác tuyên truyền để đội ngũ viên chức nhà trường nhận thức được vai trò công nghệ thông tin, tiện ích google drive trong quản lý và giảng dạy. Đồng thời từ nhận thức có ý thức tự học hỏi nâng cao trình độ công nghệ thông tin sử dụng trong vị trí việc làm của mỗi cá nhân. Nội dung tuyên truyền và bồi dưỡng: - Tuyên truyền chủ trương, các văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn của ngành về ứng dụng CNTT trong trường học; - Bồi dưỡng kỉ năng sử dụng công nghệ thông tin, đề cao vai trò của tiện ích google drive gắn với việc sử dụng hệ thống thư điện tử của Sở GD & ĐT; - Nội dung bồi dưỡng do viên chức phụ trách công nghệ thông tin tham mưu cho hiệu trưởng, - Tuyên truyền và bồi dưỡng gắn với công tác BDTX hàng năm. Cách thức tuyên truyền và bồi dưỡng: - Thông qua họp cơ quan triển khai nhiệm vụ năm học theo hướng dẫn của Giám đốc Sở; - Thông qua Hội nghị công chức viên chức đầu năm: phân công tham luận về nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT nói chung và tiện ích google drive nói riêng trong quản lý và giảng dạy; - Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ, kĩ năng sử dụng công nghệ thông tin được thực hiện theo các cách sau: + Viên chức phụ trách CNTT soạn hướng dẫn, chỉ dẫn sử dụng tiện tích google drive trên word hoặc powerpoint gửi đến các cá nhân trong toàn trường thông quan mail; + Hoặc gửi đường link của video hướng dẫn trên youtube.com đến các cá nhân trong toàn trường thông quan mail. + Hướng dẫn đội ngũ giáo viên tự tìm kiếm trên nền Google Search; + Hướng dẫn để đội ngũ giáo viên tự học nâng cao trình độ công nghệ thông tin; + Hiệu trưởng giới thiệu để giáo viên truy cập trang edumall.vn mua các khóa học trực tuyến về công nghệ thông tin. 2.3.3. Xác định nội dung trong quản lý ứng dụng tiện tích google drive. Tiện ích google drive có rất nhiều tính năng có thể sử dụng được trong công tác quản lý nhà trường. Tuy nhiên, trong khuôn khổ thời gian năm học và từng bước triển khai gắn với sử dụng hệ thống thư điện tử của nhà trường. Ngoài việc ứng dụng trong những năm học trước về thi đua khen thưởng, thu thập thôn tin về nền nếp dạy và học do Đoàn thanh niên đảm nhận. Năm học 2016 - 2017 Hiệu trưởng nhà trường tổ chức xây dựng tiện ích google drive trên các nội dung. Xây dựng google form thu thập thông tin quản lý trên các nội dung sau: - Giáo viên chủ nhiệm báo cáo tình hình thực hiện nền nếp của học sinh theo tháng; - Giáo viên báo cáo cập nhật thông tin xin nghỉ chuyên môn; - Giáo viên chủ nhiệm báo cáo tình hình sử dụng bảo quản cơ sở vật chất phòng học; - Thu thập các thông tin khác (nếu cần); Đánh giá về việc lập form thu thập thông tin về các nội dung trên: - Nhanh chóng, kịp thời, cập nhật thông tin được trên các thiết bị máy tính bảng, điện thoại thông minh mọi lúc mọi nơi; - Hiệu trưởng nắm được tình hình ngay lập tức; - Dữ liệu lưu trữ dài lâu, cần thiết có thể tìm kiếm thông tin nhanh; - Có khả năng chia sẻ dữ liệu cho mọi đối tượng có liên quan, đồng thời trao quyền truy cập và xử lý thông tin theo kiểu: Chỉ được xem, được xem và sửa...; 2.3.4. Xây dựng quy trình làm việc có ứng dụng tiện ích google drive Để việc ứng dụng tiện ích google drive hiệu quả. Hiệu trưởng Nhà trường xây dựng quy trình làm việc như sau: - Giới thiệu tiện ích và bồi dưỡng kỉ năng sử dụng google drive cho đội ngũ viên chức nhà trường; - Xác lập các đối tượng làm việc trực tiếp với google drive gồm: + Giáo viên giảng dạy trực tiếp; + Đội ngũ giáo viên chủ nhiệm các lớp; - Thiết kế form trên nền của google drive (Hiệu trường thực hiện trực tiếp hoặc viên chức phụ trách công nghệ thông tin) - Sau khi thiết kế form thì gửi đến các đối tượng cần thu thập thông tin; - Cá nhân nhận được thư form yêu cầu cập nhật theo mẫu và gửi thông tin; - Thông tin được gửi đến mail của người tạo mẫu; - Xử lý thông tin, sử dụng thông tin thu thập được cho công tác quản lý, lưu trữ thông tin; - Chia sẻ thông tin đến các cá nhân liên quan; - Trên cở sở thông tin thu được Hiệu trưởng ban hành các quyết định chỉ đạo, quản lý điều hành nhà nhà. - Đối với trường THPT Lê Lai do Hiệu trưởng thành thạo về CNTT nên việc thiết lập biểu mẫu do Hiệu trưởng trực tiếp thực hiện. Ưu điểm: Hiệu trưởng nắm thông tin trực tiếp không qua khâu trung gian. Các trường khác có thể do viên chức phụ trách công nghệ thông tin thực hiện. - Quy định thời gian gửi mẫu: ngày 01 hàng tháng Hiệu trưởng gửi mẫu + Đối với xin phép nghỉ chuyên môn: báo cáo cập nhật thông tin khi cá nhân có lí do xin nghỉ; + Đối với báo cáo dành cho giáo viên chủ nhiệm: thời gian báo cáo chậm nhất là ngày 26 hàng tháng, sau 26 sẽ báo cập nhật cho tháng sau; + Hàng ngày Hiệu trưởng truy cập google drive sẽ nhận được thông tin báo cáo từ các cá nhân. + Định kỳ vào tệp trong google drive tải xuống dưới dạng .xls và xử lý dữ liệu theo yêu cầu quản lý. Minh họa quy trình thực hiện (Phụ lục 1, 2, 3) 2.3.5. Gắn việc sử dụng tiện tích google drive với công tác đánh giá, thi đua khen thưởng của nhà trường. Mục đích: Gắn trách nhiệm của giáo viên, giáo viên chủ nhiệm về ứng dụng tiện ích google drive, làm cơ sở cho việc tính điểm và xếp loại thi đua hàng tháng, trên cơ sở giáo viên phải cập nhật thông tin theo mẫu google form qua hệ thông thư tử đã gửi đến mail cá nhân. Cách sử dụng thông tin báo cáo thu thập được qua tiện ích goole drive: - Thông tin xin nghỉ chuyên môn của giáo viên hàng tháng sẽ được xuất ra dưới dạng .xls chyển đến viên chức phụ trách thi đua để tính điểm trừ trong tháng (nếu việc nghỉ là việc cá nhân) theo quy định của Quy định cho điểm và xếp loại giáo viên theo tháng; - Thông tin xin nghỉ của giáo viên được tổng hợp, đây là cơ sở để hiệu trưởng nắm bắt tình hình xin nghỉ chuyên môn của giáo viên trong suốt năm học. Xếp loại thi đua cuối năm và đề nghị các danh hiệu thi đua, hình thức thi đua của viên chức xếp từ điểm cao xuống thấp. Tuy nhiên nếu có 2 cá nhân bằng điểm nhau thi số ngày nghỉ, tiết nghi chuyên môn trong năm sẽ là một tiêu chí để xem xét đề nghị; - Thông tin về nề nếp học sinh theo tháng, tình hình sử dụng cơ sở vật chất của lớp do giáo viên chủ nhiệm cập nhật hay không cập nhận cũng được chuyển đến bộ phận thi đua để theo dõi và tính điểm cho tháng. Nếu lớp không có gì để báo cáo, giáo viên chủ nhiệm nhập "không" vào các ô trong mẫu gửi, ô tên lớp điền tên lớp bấm gửi là được. - Thông tin về nền nếp học sinh của lớp được share đến tổ trưởng tổ chủ nhiệm, xuất ra dưới dạng .xls được tách theo xã gửi về chính quyền địa phương theo quy chế phối hợp với các xã có học sinh học tại trường; - Thông tin về tình hình cơ sở vật chất phòng học được share đến phó hiệu trưởng phụ trách cơ sở vật chất, giúp hiệu trưởng xây dựng kế hoạch sửa chữa, thay thế kip thời; - Các thông tin về nền nếp học sinh, tình hình sử dụng bảo quản cơ sở vật chất phòng học được sử dụng trong việc tính điểm xếp loại thi đua theo tháng của cá nhân liên quan và tập thể các lớp; Giao diện bảng exel tổng hợp nền nếp học sinh sau tết 2017 (Phụ lục 4) 2.4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm đối với hoạt động giáo dục, với bản thân, đồng nghiệp và nhà trường Thực hiện nhiệm vụ quản lý điều hành trường THPT Lê Lai, sử dụng tiện ích google drive cá nhân tôi nhận thấy hiệu quả thể hiện qua các đánh giá sau: - Nhanh chóng, thuận tiện, chỉ cần hiệu trưởng có ý thức tự học tập, quyết tâm là thực hiện được. Dữ liệu được lưu trữ lâu dài, thuận tiện cho việc thống kế, tổng hợp, chia sẻ, phân quyền quản trị dữ liệu trực tuyến ngay trên hệ thống; - Dữ liệu thu được được xuất dưới dạng bảng tính excel thuận tiện cho việc lưu trữ và làm việc, phân nhóm dữ liệu; tổng hợp số liệu theo tiện ích của bảng tích excel; - Tiện ích Goole drive rất thuận tiện để giáo viên trả lời trực tuyến, đơn giản chỉ vài thao tác nhập và lick chuột, luôn chủ động trả lời bất cứ ở đâu, thời gian nào; - Đồng thời, trong quá trình sử dụng tiện ích google drive có thể điều chỉnh phiếu hỏi để phù hợp nội dung cần thu thập, tiết kiệm thời gian, công phải in ấn tài liệu phát như phương pháp truyền thống; - Thông qua tiện ích google drive số liệu thu được chính xác, kịp thời, công khai, là một trong những số liệu quan trọng giúp cho việc đánh giá xếp loại trong thi đua khen thưởng. Cụ thể trong năm học 2016 - 2017: + Về xin nghỉ chuyên môn của giáo viên: Từ ngày 21/08/2016 đến 19/05/2017 có 142 lượt giáo viên xin nghỉ chuyên môn. Trong đó: Số lượng: 553 tiết; 221 buổi Nghỉ đi công tác: 31 lượt giáo viên Nghỉ đi học: 07 lượt giáo viên Nghỉ việc riêng: 77 lượt giáo viên Nghi đi tập huấn: 28 lượt giáo viên Tổng hợp xin nghỉ chuyên môn năm học 2016 - 2017 (Phụ lục 5) + Về thống kê thực hiện nề nếp của học sinh theo tháng (được gửi về chính quyền đia phương các xã có học sinh học tại trường Tổng số: 145 lượt học sinh th